HERØY KOMMUNE SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: C03 &10 Arkivsaksnr.: 13/532

Transkript

1 HERØY SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roy Skogsholm Arkiv: C03 &10 Arkivsaksnr.: 13/532 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM FORENINGEN HERØYDAGAN OG HERØY Rådmannens innstilling: 1. Herøy formannskap godkjenner forslag til revidert avtale mellom Foreningen Herøydagan og Herøy kommune. 2. For budsjettåret 2013 tar kommunestyret stilling til bevilgning etter avtalens punkt 2 ved behandlingen av budsjettrevisjonen pr For senere år behandles bevilgningen ved den ordinære budsjettbehandlingen. Bakgrunn: Foreningen Herøydagan og Herøy kommune inngikk avtale om samarbeid for gjennomføring av arrangementet Herøydagan. Saksutredning: Siden inngåelse av avtalen har arrangementet hatt en svært positiv utvikling og er blitt et svært viktig arrangement for befolkningen og Herøys omdømme. Det har vært noen utfordringer med tolkning og praktisering av denne avtalen. Dette gjelder spesielt avtalens punkt 2 Garantier. Det er også andre punkter som er litt upresise og noen nye forhold ønskes tatt inn i avtalen. Representanter for styret i Herøydagan og Herøy kommune hadde møte møte for å gjennomgå avtalen og komme fram til nødvendige justeringer av avtalen. Når det gjelder punkt 2 så er det slik at kommunen ikke lengre har anledning å gi garantier til foreninger, privatpersoner eller bedrifter. Det er også vanskelig å binde framtidige budsjetter. Kommunens budsjett er kun rettskraftig et år av gangen. Herøydagen ønsker at Herøy kommune skal være en av hovedsponsorene med faste årlige bevilgninger. I gjeldende avtale skal Herøydagan betale leie for kommunale lokaler. Foreningen står for utleie av utstillingsutstyr og inntektene overføres kommunen. Vi har gjennom drøftingene kommet fram til at dette sees i sammenheng. Forvaltningen av utstillingsutstyret overføres til Herøydagan og de tar

2 selv inntektene for utleie av dette utstyret. Kommunen stiller lokaler gratis til disposisjon for arrangementet. Til gjengjeld reduseres sponsorønsket fra kr til kr Det ble enighet om noen små endringer av punktet om sekretariat. Kommunen ønsket å beskrive begrensninger i kommunens muligheter for å tildele vaktmestertjenester. Herøydagan ønsket å sikre flagging fra alle kommunens flaggstenger under arrangementet. Med bakgrunn i dette legges fram forslag til revidert avtale. Vurdering: Foreningen Herøydagan legger ned et stort frivillig arbeid for et arrangement som er viktig for Herøys befolknings og omdømme. Jeg finner det riktig at Herøy kommune skal være en sentral støttespiller. Dette kan best ivaretas av en avtale. Vedlegg:

3 AVTALE MELLOM FORENINGEN HERØYDAGAN OG HERØY 1. Sekretariat Herøy kommune stiller personale kostnadsfritt innenfor ordinær arbeidstid for å ivareta sekretariatfunksjonen for foreningen Herøydagan. Herøy kommune utpeker en person for å ivareta oppgaven. Herøydagan avtaler arbeidsoppgavene direkte ovenfor denne personen. 2. Sponsing Det inngås en løpende avtale om at Herøy kommune årlig tar sikte på en sponsing på kr Kommunestyret tar stilling til denne bevilgningen ved behandlingen av årsbudsjettet. Sponsoravtalen er derfor bindende et år av gangen. 3. Lokaler og utstyr Kommunen stiller lokaler og utstyr til fri disposisjon for foreningen. Foreningen overtar forvaltningsansvaret for utstillingsutstyret og foretar selv utleie på egen regning. 4. Vaktmestertjeneste Herøy kommune setter opp og rigger ned scene i Herøyhallen og deltar i tilriggingen/nedriggingen av lokalene og stiller for øvrig opp med vaktmestertjenester så langt det er kapasitet. 5. Markedsføring. Herøy kommune vil være behjelpelig med utarbeidelse av informasjonsmateriell, layout, annonser, trykking og lignende. Se ellers punkt Helgeland Museum Herøy kommune ser det som naturlig at foreningen etablerer et fast samarbeid med museet slik at aktiviteter på bygdesamlingen kan inngå som en del av programmet for Herøydagan. 7. Flagging Herøy kommune besørger flagging fra alle kommunale flaggstenger under arrangementet. 8. Årsmelding og regnskap. Herøy kommune skal motta årsmelding og revidert regnskap innen hvert år. 9. Oppsigelse Denne avtalen kan gjensidig sies opp av partene med et års varsel (oppsigelsesfrist). Herøy den Herøy kommune Arnt Frode Jensen Foreningen Herøydagan Britt Anne Karlsen

4 AVTALE MELLOM FORENINGEN HERØYDAGAN OG HERØY 10. Sekretariat Herøy kommune stiller personale kostnadsfritt innenfor ordinær arbeidstid for å ivareta sekretariatfunksjonen for foreningen Herøydagan. Herøy kommune utpeker en person for å ivareta oppgaven. Herøydagan avtaler arbeidsoppgavene direkte ovenfor denne personen. 11. Sponsing

5 Det inngås en løpende avtale om at Herøy kommune årlig tar sikte på en sponsing på kr Kommunestyret tar stilling til denne bevilgningen ved behandlingen av årsbudsjettet. Sponsoravtalen er derfor bindende et år av gangen. 12. Lokaler og utstyr Kommunen stiller lokaler og utstyr til fri disposisjon for foreningen. Foreningen overtar forvaltningsansvaret for utstillingsutstyret og foretar selv utleie på egen regning. 13. Vaktmestertjeneste Herøy kommune setter opp og rigger ned scene i Herøyhallen og deltar i tilriggingen/nedriggingen av lokalene og stiller for øvrig opp med vaktmestertjenester så langt det er kapasitet. 14. Markedsføring. Herøy kommune vil være behjelpelig med utarbeidelse av informasjonsmateriell, layout, annonser, trykking og lignende. Se ellers punkt Helgeland Museum Herøy kommune ser det som naturlig at foreningen etablerer et fast samarbeid med museet slik at aktiviteter på bygdesamlingen kan inngå som en del av programmet for Herøydagan. 16. Flagging Herøy kommune besørger flagging fra alle kommunale flaggstenger under arrangementet. 17. Årsmelding og regnskap. Herøy kommune skal motta årsmelding og revidert regnskap innen hvert år. 18. Oppsigelse Denne avtalen kan gjensidig sies opp av partene med et års varsel (oppsigelsesfrist). Herøy den Herøy kommune Foreningen Herøydagan Arnt Frode Jensen Britt Anne Karlsen