Fullført saksbehandling A B C. for saksbehandlere i Krødsherad kommune

Transkript

1 Fullført saksbehandling A B C for saksbehandlere i Krødsherad kommune

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Marit Lesteberg Arkiv: 040 Arkivsaksnr.: 11/62 FULLFØRT SAKSBEHANDLING I KRØDSHERAD KOMMUNE. Vurder om saken skal unntas offentlighet. (Lovhjemmel for unntak må merkes saken i K 2000) OVERSKRIFT. VEDLEGG. Skal klargjøre sakens innhold i korttekst. En kronologisk opplisting av alle vedlegg som skal følge saken til politisk behandling. SAKSOPPLYSNINGER. 1. Bakgrunn Kort beskrivelse av bakgrunn for saken. Historikk. For eksempel Søknad, pålegg om utredning, tidligere behandling o.s.v. 2. Fakta Faktaopplysninger som må til får å skape et grunnlag for konklusjon og vedtak. (NB! Ingen vurderinger her). 3. Problemanalyse Problembeskrivelse. Hva er kommunens formelle ansvar? (Eks. juridiske. Økonomiske, organisasjonsmessige, personalmessige, etiske/moralske, tekniske, faglige. Hvordan skal baken behandles? VURDERINGER. 1. Målsetting. Mulige alternative løsninger skal beskrives. 2. Administrasjonens vurdering av saken. 3. Viktige konsekvenser; - både positive og negative. administrative, økonomiske, miljømessige (se egen sjekkliste) evt. presedensskapende Andre 4. Vurderingen skal bygge opp mot sakskonklusjon og forslag til vedtak. FORSLAG TIL VEDTAK: o Forslaget skal ha en fullstendig formulering som starter som følger: Rådmannen viser til ovenstående og foreslår at Her må det skilles mellom

3 a) saker som skal avgjøres i formannskap / planutvalg eller administrasjonsutvalg, og b) saker som skal avgjøres av kommunestyret. For saker etter punkt a) fremmer rådmannen forslag til vedtak; slik: Rådmannen viser til foranstående og foreslår at formannskapet (evt. annet utvalg) fatter slikt vedtak. For saker etter punkt b) Rådmannen viser til foranstående og foreslår at formannskapet fremmer følgende innstilling overfor kommunestyret. o Vedtaket skal inneholde alle nødvendige opplysninger for å kunne settes ut i verk, også økonomisk dekningsmåte. o Enkeltvedtak skal begrunnes i henhold til bestemmelsene i FVL 24. NB! Unntaksvis vil noen saker være av en slik politisk betydning at de bør leges fram uten innstilling. Dette må i så fall klart framgå. DETTE ER ET SKJEMATISK SAKSOPPSETT. For nærmere redegjørelse /bakgrunnsmateriell se ABC for saksbehandlere i Krødsherad kommune. Skjematisk oppsett over fullført saksbehandling.

4 Kommentar til enkeltpunktene. Arkivsaknr. (journalnummer) og arkivnummer. o Ved oppretting av ny sak i K-2000 for saken automatisk et arkivsaksnummer (journalnummer) o Alternativt er saken en videreføring av tidligere behandling og har således tidligere fått arkivsaksnummer. Det er da viktig at saken videreføres på dette nummer. o Arkivnummer (altså arkivnøkkel =k-kode), her henvisning til hvor saken skal arkiveres. Må påføres, hvis tvil tas kontakt med servicekontorets arkivansvarlige. Overskrift. Skal klargjøre sakens innhold i korttekst. Vedlegg. o Vedleggsoversikten skal følge sakens oppbygging. o Vedleggene skal klargjøres av saksbehandler før overlevering til kontorleder, og også være scannet inn og lagt på saken i K2000. o Vedlegg som det henvises til i sakens vedtak (f. eks. kontrakter, vedtekter, reguleringsbestemmelser eller lignende, skal også være del av protokollen) Saksopplysninger. Bakgrunn. Ikke alle kjenner sakens historie eller bakgrunn. Denne beskrivelse skal være kort, men presis. Henvisning til tidligere saker med nr. og årstall er også nødvendig. Kortere saksutdrag kan være nyttig, men vær nøye med utvelgelse av nødvendige opplysninger. Problemanalyse. Hva har kommunen ansvar for i denne konkrete saken. (Eks. juridisk, økonomisk, organisasjonsmessig, planmessig, etisk/moralsk, teknisk, faglig) Hvordan skal saken behandles. Andre opplysninger. Her gis de opplysninger om saken som blir grunnlag for konklusjon og vedtak. Alle faktiske opplysninger skal fram, så vel egne som de som er innhentet fra andre. Vurderinger. Her starter den subjektive vurdering av saken. Vurderingen skjer på grunnlag av de faktaopplysninger som tidligere er gitt, overordnede kommunale mål, og de retningslinjer en administrativt har blitt enige om underveis. Mulige alternative løsninger bør skisseres der dette er aktuelt, men ende opp i en vurdering som leder hen mot det anbefalte vedtak. Konsekvenser. Det er viktig at saksbehandleren klart tilkjennegir mulige konsekvenser. Administrative eks. kan vi klare å gjennomføre tiltaket med den bemanning vi har, må det innleies ekspertise eller lignende. Økonomiske - Viktig med reelle opplysninger om økonomiske konsekvenser.

5 Miljømessige - Evt. presedens - Andre - Herunder totalkostnader, og finansieringsmuligheter, samt konsekvenser for framtidige budsjetter. Vi har alle et felles ansvar for miljøhensynet. Benytt vedlagte sjekkliste som rettesnor. Saksbehandler bør også tilkjennegi mulige presedenskonsekvenser. Evt. andre kjente konsekvenser medtas. Vurderingen skal bygge opp til vedtaksforslag. Det er viktig at vurderingen bygges opp på en logisk måte slik at den danner en naturlig bakgrunn for forslaget til vedtak. Hvis administrasjonen er i tvil om hva som er den beste løsningen, bør dette klart framgå av saksutredningen og grunngis. NB!. Hvis fagsjefens / sektorleders vurdering, etter nøye drøfting, avviker fra rådmannens vurdering, skal dette klart framgå av saken. Når saksbehandler konsulterer sin leder i løpet av saksbehandlingen kan ansvarlig leder finne at viktige moment er uteglemt. Ledere skal da i prinsippet ikke overta saken og føye på det som mangler, men i stedet be saksbehandler arbeide videre med saken etter at rettledning er gitt. Forslag til vedtak. Forslaget skal ha en fullstendig formulering. Det er kun i saker som skal behandles av formannskap, kommunestyre og administrasjonsutvalg at rådmannen skal fremme innstilling. Forslaget til vedtak skal være så konkret at det tilkjennegir hva som skal iverksettes. Alle vedtak som har økonomiske konsekvenser skal klart tilkjennegi, kostnad og hvordan de økonomiske forhold skal løses. (Dekningsmåte budsjett, fond, lån eller lignende) I evt. tvilstilfelle skal vedtaksformuleringen avklares med økonomiavdelingen. Enkeltvedtak skal begrunnes i henhold til FVL 24 (Jfr. lovtekst og kommentarutgave.) FULLFØRT SAKSBEHANDLING.

6 Å utarbeide saksframstilling for folkevalgte organer er en av de viktigste oppgaver for en saksbehandler. Prinsippene for saksbehandling skal være de samme uavhengig av hvilket organ en er saksbehandler for. Det er også ønskelig at saker som legges fram for kommunens organer har en mest mulig lik framstilling. Hva er fullført saksbehandling. Én saksbehandling gjennom alle folkevalgte organer. Fullført saksbehandling er en arbeidsform som innebærer at den som behandler en sak i første instans lager en framstilling som har en slik form og et slikt innhold at saken kan behandles i alle folkevalgte organer uten nye utredninger underveis. Saksbehandler er ansvarlig for kontakt med parter/sektorer/ledelse. Dette innebærer at saksbehandleren er ansvarlig for at hele sakens bredde er belyst. Fullført saksbehandling krever således ekstra god kontakt mellom saksbehandler i sektoren og andre sektorers saksbehandlere. Det forutsetter også god kontakt med overordnet i saksbehandlingsprosessen. Det må på et tidlig tidspunkt i saksbehandlingen settes av tid til å diskutere saken med de ansvarlige. Dette for å få fram andre sektorers kunnskaper/opplysninger, viktige rammebetingelser som kommunens overordnede mål, budsjettrammer eller lovmessige forutseninger. Slike opplysninger er viktig utgangspunkt for saksbehandleren, og løsningen av konkrete saker må ligge innenfor de rammer som her kommer fram. Det må også avklares med overordnet hvilke krav til dokumentasjon og analyser som bør gjelde for saken. Saksbehandler skal fullføre saken helt fram til framleggelse for organet. Det er saksbehandlers ansvar å klargjøre saken helt fram til behandling i politiske organer, Herunder også å sørge for avklaring av rådmannens innstilling, samt avklaring av økonomiske forhold. Overlevering til kontorleder ved rådmannskontoret. Når saken overleveres til kontorleder ved rådmannskontoret for utsending til politiske organer, skal saksinnhold og innstilling være klarert med rådmannen. Alle vedlegg skal være listet opp i saksdokumentet, og være klartgjort (følge saken). Dette gjelder så vel fysisk (papirversjon) og elektronisk (innscannet og tilknyttet saken i K2000) Saksmappen skal også følge saken til kontorleder. Etterbehandling av saken. Når saken er ferdig behandlet i de politiske organer, ekspederer kontorleder ved rådmannskontoret saken tilbake til saksbehandler som er ansvarlig for fullføring av saksbehandlingen i henhold til vedtakets innhold. Det vil si ekspedering til de som skal ha svar, og også øvrige personer / sektorer som skal være orientert. NB! Økonomiavdeling og revisor skal ha kopi av alle saker som vedr. økonomi. Overlevering til arkiv. Når saken er sluttbehandlet, er saksbehandler ansvarlig for rydding i mappe og overlevering til arkiv. Vårt arbeid med å sikre og kontrollere

7 at politiske vedtak blir satt ut i livet og fulgt opp. Vi skiller mellom løpende saker dvs. enkeltsaker vedtatt av kommunestyre, formannskap eller andre utvalg, og saker som følger av for eksempel kommuneplan, økonomiplan eller årsbudsjett. Enkeltsaker. Følges opp i første ledermøte med en kort gjennomgang av sakslista der det synes nødvendig -. Stikkordene for oppfølgingen er HVA, HVEM, HVORLEDES og NÅR???? Det utarbeides en kort kvartalsrapport innholdende; o Sjekk Følger saken planlagt framdrift, er det avvik? o Evt. årsak til avvik. o Tiltak for å få saken under kontroll. o Angi evt. ny tidsfrist. Saker som følger av plandokumenter. Ledergruppen utarbeider årsplaner i fellesskap. Det foretas løpende oppfølging i ledermøtene. Følges opp i årsmeldingene. Dersom viktige saker av en eller annen grunn ikke kan følges opp / gjennomføres som planlagt, skal dette meldes raskt til rådmann og politisk ledelse. Hva er et enkeltvedtak?

8 Jfr. FVL 2,1 a og c er et enkeltvedtak et vedtak som gjelder en eller flere bestemte juridiske eller fysiske personer sine rettigheter eller plikter på det offentligrettslige området. Et enkeltvedtak vil etter dette være en konkret avgjørelse (eks. byggetillatelse), mens en forskrift vil være en generell regel som berører mange (eks. vedtak om byggesaksgebyrer) Saksbehandlingsfeil Det er viktig at saksbehandleren ikke begår saksbehandlingsfeil. De mest vanlige saksbehandlingsfeil er: o Saken er ikke tilstrekkelig utredet relevante opplysninger er ikke kommet fram. (Jfr. FVL 17 lovtekst og kommentarer) o Saksbehandler eller de som har truffet vedtak er inhabile. (Jfr. FVL 6 lovtekst og kommentarer). o Reglene om forhåndsvarsel er ikke overholdt. (Jfr. FVL 16 lovtekst og kommentarer). o Reglene om partsoffentlighet er ikke fulgt. (Jfr. FVL 18 lovtekst og kommentarer). o Manglende grunngiving. (FVL 24 - lovtekst og kommentarer). OBS! Hvis et politisk organ gjør om forslaget til vedtak, er det viktig å gjøre oppmerksom på grunngivingsplikten, og sørge for at begrunnelse blir gitt i møte. Klageadgang. Ved underretning om vedtak må det også opplyses om klageadgangen i henhold til FVL 28, eller de særlover som gjelder for klageadgang. (Se FVL 28 lovtekst og kommentarer.) SJEKKLISTE FOR VURDERING AV MILJØMESSIGE KONSEKVENSER

9