TILSETTINGSREGLEMENT FOR HOLE KOMMUNE

Transkript

1 TILSETTINGSREGLEMENT FOR HOLE KOMMUNE

2 1. DEFINISJONER OMFANG OPPRETTELSE/NEDLEGGELSE AV STILLINGSHJEMLER STILLINGSVURDERING/KUNNGJØRING TILSETTINGSMYNDIGHET INTERVJUGRUPPAS GJØREMÅL OG SAMMENSETTING SAKSBEHANDLINGSREGLER I FORBINDELSE MED TILSETTING (WEB-SAK) VIRKNINGSTIDSPUNKT... 8

3 1. Definisjoner 1.1. Med kommune menes i dette reglement i Hole kommune Med tilsetting menes: 2. Omfang Fast tilsetting Tidsbegrenset tilsetting (vikariat, engasjement og åremål) Konstituering. (midlertidig tilsetting i overordnet stilling) Beordring som stedfortredere 2.1. Dette reglement gjelder tilsettinger hvor tjenesteledere er delegert myndighet jfr. Delegasjonsreglementets pkt 6.4 og 6.5 til å foreta tilsettinger Reglementet gjelder tilsettinger i alle stillinger i Hole kommune Reglementet gjelder ikke når annet er bestemt i lov, tariffavtale eller annen bestemmelse som er bindende for Hole kommune. 3. Opprettelse/nedleggelse av stillingshjemler 3.1. Tjenesteledere er tillagt myndighet å opprette/nedlegge stillingshjemler innenfor kommunestyrets vedtatte økonomiske ramme. 4. Stillingsvurdering/kunngjøring 4.1. Tjenesteledere foretar en stillingsanalyse ved ledighet i stilling. Ved omgjøring av stillingshjemmel gis plasstillitsvalgte muligheter for å uttale seg Tjenesteledere eller den han/hun bemyndiger fastsetter profesjonsvalg og tar beslutning om ledig stillingshjemmel skal besettes gjennom fast eller midlertidig tilsetting. Det vises forøvrig til arbeidsmiljølovens 58 A Som hovedregel skal alle ledige stillinger kunngjøres eksternt og skje offentlig. Tjenesteledere treffer avgjørelse om en stilling skal utlyses internt. Ved midlertidig tilsetting inntil 12 måneder kan tilsetting skje uten utlysing. Utover 12 måneder skal midlertidig stilling utlyses. Plasstillitsvalgt skal gis mulighet til å uttale seg Ved intern kunngjøring av stilling gis deltids- og midlertidig tilsatte muligheter til å søke Ved ekstern og intern kunngjøring skal det fremgå opplysninger om kvalifikasjonskrav og arbeidsområde for stillingen og at vedkommende tilsettes i «Hole kommune». Utlysningsteksten er bindende for tilsettingsmyndigheten Søknadsfristen ved ekstern og intern kunngjøring skal minst være 14 dager Tjenesteledere avgjør om søknader innkommet etter søknadsfristens utløp skal behandles eller om stillingen skal kunngjøres på nytt. Medbestemmelse 4.5. De tillitsvalgte har uttalerett i tilsettingssaker jfr. HA 3-4. Dette skjer ved at hovedtillitsvalgt fra det aktuelle tjenestested inngår i intervjugruppa.

4 Tillitsvalgt i intervjugruppa kan delegere sin funksjon til annen tillitsvalgt eller avstå fra deltakelse i intervju Når tillitsvalgt avstår fra å delta i intervju skal tjenestestedets hovedtillitsvalgt gis anledning til å komme med uttalelse om intervjugruppas innstilling før tilsetting finner sted Tjenestestedets hovedtillitsvalgt er ansvarlig for å informere andre berørte tillitsvalgte innenfor tjenestestedet i tilsettingssaker. Med dette imøtekommes HA 3-4 pkt. D Følgende lokale fagforeninger (hovedtillitsvalgt) er representert med ett medlem i intervjugruppene: (etter tjenestested)

5 Tjenestested Rådmannen Informasjons- og publikumstjenesten Pleie- rehabilitering og omsorg Funksjonshemmede Helse Sosial og barnevern Hole ungdomsskole Vik skole/sfo Røyse skole/sfo Sundvollen oppvektsenter Teknisk/eiendom Areal og byggesak Kultur og kulturskole Sollighøgda barnehage Sundvollen barnehage Løken barnehage Vik barnehage Røyse familiebarnehage Svendsrud naturbarnehage Helgelandsmoen barnehage Lokal fagforening (normalt hovedtillitsvalgt) Delta Norsk sykepleierforbund Fellesorganisasjonen Skolenes landsforbund Delta NITO Delta

6 5. Tilsettingsmyndighet 5.1. Rådmannen er tillagt myndighet jfr. delegasjonsreglementets pkt. 6.4 og 6.5 til å foreta tilsettinger i Hole kommune Tjenesteledere, utviklingssjef og kommunalsjef/ass. rådmann tilsettes av rådmann Tjenestelederne er gitt fullmakt til å forestå tilsettinger som rådmannens stedlige representant innenfor sine respektive tjenesteområder Før tjenestelederne treffer endelig beslutning i tilsettingssaker avgir intervjugruppa innstilling til tjenestelederne Tjenestelederne foretar midlertidig tilsetting, beordring og konstituering innenfor vedtatt budsjett og godkjente stillingshjemler Ved midlertidig tilsetting og konstituering utover 12 måneder gis tjenestestedets tillitsvalgt anledning til å komme med uttalelse. 6. Intervjugruppas gjøremål og sammensetting 6.1. Intervjugruppa innstiller ovenfor tjenestelederne i tilsettingssaker hvor rådmannen er delegert tilsettingsmyndighet til å foreta tilsetting med de unntak som er nevnt i pkt og Innstilling kan skje muntlig i tilknytning til intervjuet Et mindretall i intervjugruppa kan kreve at tilsettingen avgjøres av administrasjonsutvalget. Mindretallsanke må fremlegges samtidig med behandling av saken i intervjugruppa Intervjugruppa skal være sammensatt av minimum to medlemmer hvorpå arbeidsgiver har minimum et medlem og lokale fagforeninger har et medlem Intervjugruppa består av: Tjenesteleder og/eller den han/hun bemyndiger. (normalt saksbehandler) Tjenesteleder og/eller den han/hun bemyndiger er leder av intervjugruppa og har dobbelstemme Tjenestestedets tillitsvalgt eller den han/hun bemyndiger 6.4. Ved tilsetting av tjenesteledere, utviklingssjef og kommunalsjef/ass. rådmann er rådmannen medlem av intervjugruppa. 7. Saksbehandlingsregler i forbindelse med tilsetting (WEB-sak) 7.1. Ved tilsetting skal som hovedregel aktuelle kandidater innkalles til intervju. Tjenesteleder vurderer om/hvem som skal innkalles til slikt intervju og nedsetter intervjugruppe I tilsettingsvedtaket og arbeidsavtalen skal prøvetidens lengde alltid fremgå Saksbehandlingsregler i WEB-sak: Ansettelsesmodulen er et verktøy for elektronisk håndtering av prosessene i en ansettelse og skal dokumentere saksprosessen i en ansettelsessak.

7 Alle tilsettinger skal behandles i ansettelsesmodulen i WEB sak i tråd med de rutiner som er utarbeidet for tilsettingssaker (jf. Rutinehåndbok for ansettelsesmodul og sjekkliste ansettelsesprosess i Hole kommune Ansettelsesmodulen skal brukes ved utlysing av stilling internt og eksternt Før utlysning finner sted, må det opprettes egen arkivsak via ansettelsesmodulen i WEB sak. I utlysningsteksten skal arkivsaksnummeret oppgis da de som søker elektronisk må referere til dette. Dette gjør det mulig for postmottaket å laste elektroniske søknader inn i riktig arkivsak Elektroniske søknader består av søknad samt CV. Attester og vitnemål kan ikke vedlegges. Det skal derfor opplyses i utlysningsteksten at de som sender søknad i posten bare skal sende søknad vedlagt oppdatert CV. Attester og vitnemål skal tas med til eventuelt intervju Det skal opplyses om at CV blir brukt til utvidet søkerliste Det skal fremkomme av utlysningsteksten at kommunen har som hovedregel at søknaden skal være offentlig (jf. offentlighetsloven 25). I utlysingen skal det gjøres oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli gjort offentlige selv om søkeren har anmodet om ikke å blir ført opp på søkerlisten ( 25). og at søkerens navn skal holdes skjermet inntil søknadsfristens utløp Søkere har rett til partsinnsyn ved tilsetting. jfr. Forvaltningslovens 5. Gjelder søknad, attester og vitnemål For øvrig gjelder offentlighetslovens 25 om offentlig søkerliste Hvis en søker anmoder skiftlig om det skal Hole kommune vurdere i hvert enkelt tilfelle om ikke å offentliggjøre navn, alder, stilling, yrkestittel eller bo- og arbeidskommune på vedkommende søker. Dette gjelder i hele tilsettingsprosessen Ved utlysning på Hole kommunes intranett og hjemmeside oppgis linken til vårt søknadssenter. Ved utlysning i andre media må linken til søknadssenteret oppgis Søkere skal oppfordres til å søke elektronisk. Søknader skal sendes Hole kommunes postmottak Når en stilling er lyst ut, skal melding om type stilling og arkivsaksnummer strakts sendes til arkivet slik at postmottaket/arkivet kan sortere de innkomne søknadene til riktig arkivsak Offentlig søkerliste Forenklet søkerliste er offentlig (Off. loven 25) Offentlig søkerliste utarbeides så raskt som mulig etter søknadsfristens utløp Den skal inneholde navn, alder, stilling/yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det er opp til forvaltningsorganet å vurdere i det enkelte tilfellet om ønske om konfidensialitet skal etterkommes. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har.

8 7.5. Utvidet søkerliste Utvidet søkerliste er unntatt offentlighet, og inneholder i tillegg til ovennevnte oversikt over søkernes teoretiske og praktiske utdanning Utvidet søkerliste utarbeides snarest mulig etter søknadsfristens utløp. Den skal inneholde navn, alder, utdanning og tidligere praksis Det skal sendes melding til søker om at søknaden er mottatt og antatt behandlingstid (egen standardtekst for dette i WEB sak) Brevet kan sendes som e-post til de søkere som har oppgitt e-postadresse. For søkere som har bedt om at søknaden unntas fra offentlighet, skal brevet sendes i vanlig post Søkerne er part i saken og har rett til å gjøre seg kjent med utvidet søkerliste og andre dokumenter i saken dersom de ønsker det. jf. forskrift til forvaltningsloven 5. Det samme har tillitsvalgte som deltar i tilsettingsprosessen Innstilling og tilsetting Det skal utarbeides skriftlig saksframlegg som grunnlag for tilsettingen selv om saken ikke skal behandles i ansettelsesutvalg Vedtak om tilsetting eller innstilling bygges opp på samme måte som andre utvalgssaker (egne standardtekster for dette i WEB sak) Ansettelse er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og utløser lovens krav til en saklig og forsvarlig saksbehandling. Ansettelsessaker er unntatt fra reglene om begrunnelse og klage og det er begrenset adgang til å omgjøre vedtaket Når vedtak om tilsetting er fattet, sender enheten tilsettingsbrev og arbeidskontrakt i to eksemplarer til den aktuelle søker (egen standardtekst for tilbud om stilling i WEB sak) Den som får tilbud om stilling, har åtte dagers svarfrist. Etter fristens utløp går tilbudet til nestemann av de innstilte, Svaret sendes postmottak Når den som har fått tilbud om stilling har takket ja, skal det sendes brev til de andre søkerne om at stillingen er besatt (egen standardtekst for dette i WEB sak. 8. Virkningstidspunkt Vedlegg 8.1. Dette reviderte tilsettingsreglement gjelder fra med endringer høsten Sjekkliste for ansettelsesprosess: Klikk her