Statistisk sentralbyrås håndbøker Håndbok i tilsettingssaker

Transkript

1 48 Statistisk sentralbyrås håndbøker Revidert utgave pr. august 2000

2 Statistisk sentralbyrås håndbøker 48 Innledning Målet med enhver tilsetting er å få tilsatt den best kvalifiserte søkeren. En forutsetning for å lykkes med dette er at Statistisk sentralbyrå (SSB) har ryddige og systematiske tilsettingsrutiner. Denne håndboka er ment å være et hjelpemiddel for alle som på en eller annen måte arbeider med tilsettingssaker, f.eks. ledere, tillitsvalgte, personalmedarbeidere og medlemmer av innstillings- og tilsettingsråd. Håndboka ble godkjent i ASU 16. desember Utkastet til håndboka er utarbeidet av en gruppe med representanter fra tjenestemannsorganisasjonene og administrasjonsavdelingen. Del 1 omhandler de ulike fasene i tilsettingsprosessen. Dette omfatter både retningslinjer og gjeldende lov- og regelverk. I tillegg gis en del praktiske råd, f.eks. ved forberedelse og gjennomføring av intervju. Del 2 gir en nærmere beskrivelse av hvordan SSB skal praktisere fullmaktene til å opprette, inndra, omgjøre og tilsette i stillinger samt forestå lønnsfastsettelse. Forslag til skjema og brevmaler følger som egne vedlegg. Det understrekes at det er systematikken i tilsettingsprosessen som er viktig - ikke skjemaene. Disse er kun ment å være hjelpemidler for å systematisere arbeidet og for å unngå at viktige momenter blir oversett. Vi håper at håndboka vil være til nytte for alle som arbeider med tilsettingssaker. Lykke til! Statistisk sentralbyrå, august 2000 Administrasjonsavdelingen Svein Longva 3

3 Statistisk sentralbyrås håndbøker 48 4

4 Statistisk sentralbyrås håndbøker 48 Innhold Del Ledig stilling Formelle krav til ledig stilling Fast og midlertidig tilsetting Kravspesifikasjon Kunngjøringstekst Generelt Bruk av stillingsbetegnelser Kunngjøringstekstens innhold Utlysning og lovbestemte krav Ny kunngjøring Alltid tilsetting? Behandling av søknadene Interne søkere De første dagene etter kunngjøringen Bekreftelse til søkerne Søkerliste/partsoffentlighet Offentlig søkerliste Utvidet søkerliste Partenes innsynsrett Søknader mottatt etter søknadsfristens utløp Prioritering av søkerne Grovsortering Vurdering ut fra søknadene Intervju Forberedelser Gjennomføring Vurdering av søker Referanser Forslag til innstilling Saksframstilling Forslag til lønnsplassering Innstilling og tilsetting Tilsetting Innstillingsrådet Tilsettingsrådet Tilsettinger som bare går til tilsettingsrådet Når kan en tilsettingssak stanses? Oppfølging Arbeidsavtale og oversendelsesbrev De andre søkerne Klage Lov og avtaleverk Tjenestemannsloven med forskrifter SSBs tilsettingsreglement Arbeidsmiljøloven Forvaltningsloven med forskrifter Offentlighetsloven Likestillingsloven/tilpasningsavtalen i SSB

5 Statistisk sentralbyrås håndbøker 48 Del 2 1. Innledning Opprettelse av stilling "Omgjøring" av stilling til annen stillingskode Myndighet til å opprette og "omgjøre" stillinger Myndighet til å inndra besatt stilling og vedtak om oppsigelse Krav til vedtak om inndragning av besatte stillinger Forslag til lønnsplassering ved kunngjøring Myndighet til lønnsfastsettelse Omgjøring av besatt stilling til annen stillingskode Omdisponering mellom lønnsutgifter og andre driftsutgifter

6 Statistisk sentralbyrås håndbøker 48 Del 1 1. Ledig stilling En tilsetting er en stor økonomisk investering. Det er derfor viktig at den enkelte leder gjør et grundig og systematisk forarbeid før det blir bestemt å utlyse stillingen. Før beslutning om utlysning fattes, skal det vurderes om de konkrete oppgavene i stedet kan løses ved forenkling av rutiner, omfordeling av arbeidsoppgaver, investering i utstyr, om oppgavene kan inndras eller tjenestene kjøpes. Dersom konklusjonen likevel blir at tilsetting er nødvendig, må det tas i betraktning at oppgavene på sikt vil forandre seg. Derfor må både dagens arbeidsoppgaver og omgivelser vurderes i sammenheng med de framtidige behovene og i forhold til SSBs mål og strategier. Det vil være helt sentralt å finne fram til medarbeidere som er omstillingsdyktige og som kan løse oppgavene også i framtiden. Kravene som skal stilles til utdanning, erfaring og personlige egenskaper i stillingen fastsettes på grunnlag av de oppgavene som skal løses. Dette vil igjen danne grunnlaget for innholdet i utlysningsteksten Formelle krav til ledig stilling Etter opphevelsen av hjemmelssystemet må tre forutsetninger være til stede for at det kan foretas tilsetting. Lønnsutgiftene må dekkes innenfor Stortingets bevilgninger til lønn og drift eller ved oppdragsinntekter, og tilsettingen må være i tråd med eventuelle føringer i tildelingsbrevet. Det må videre foreligge ledige arbeidsoppgaver. En stilling er ikke ledig og kan ikke kunngjøres hvis noen har rettskrav på stillingen, f.eks. når en medarbeider er fast innehaver av arbeidsoppgavene. Tilsettingen må ligge innenfor rammen av tjenestemannsloven Fast og midlertidig tilsetting Hovedregelen er at alle tilsettinger skal være faste. Midlertidig tilsetting skal alltid begrunnes særskilt. For å kunne tilsette midlertidig i en stilling, må kravene i tjenestemannsloven 3 være oppfylt: Tjenestemann skal tilsettes fast med mindre; a. Tjenestemannen trengs bare for et bestemt tidsrom eller for å utføre et bestemt oppdrag. Bestemmelsen sikter til prosjektarbeid, klart avgrensede utredningsoppgaver/oppdrag som har en naturlig avslutning, eller ekstrahjelp som følge av større arbeidsmengde for en kortere periode. Det skal alltid vurderes fast tilsetting dersom tjenestemannen tilsettes på et oppdrag/prosjekt og man samtidig tror at medarbeideren, etter prosjektets avslutning, kan arbeide på andre oppdrag/prosjekter. Både i kunngjøringsteksten og i arbeidsavtalen skal det oppgis hvor lenge tilsettingen vil vare, enten ved et definert tidsrom eller ved et definert oppdrag/prosjekt. b. Arbeidet ennå ikke er fast organisert og det derfor er usikkert hvilke tjenestemenn som trengs. Ved omorganisering kan det oppstå usikkerhet om den endelige utforming. I slike tilfeller kan det være hensiktsmessig med prøveordninger. Det kan også være aktuelt med midlertidige organiseringer i påvente av rasjonalisering. I slike overgangsperioder kan det nyttes midlertidig tilsetting. c. Tjenestemannen skal gjøre tjeneste i stedet for en annen (vikar). f. Tjenestemannen skal tjenestegjøre i åremålsstilling. En midlertidig tilsetting som ikke oppfyller ovennevnte vilkår, skal i arbeidsrettslig forstand betraktes som fast. Dette innebærer at medarbeideren har krav på fast tilsetting Kravspesifikasjon Når det er avklart at tilsettingen kan foretas, bør det utarbeides en kravspesifikasjon. Hensikten med kravspesifikasjonen er å definere de krav og ønsker vi har til den nye medarbeideren. Dette vil igjen danne grunnlaget for utlysningsteksten og hvilke kriterier som skal vektlegges i tilsettingsprosessen. Lønnspolitiske retningslinjer er et nyttig hjelpemiddel i dette arbeidet. Som utgangspunkt for kravspesifikasjonen skal avdelingens/seksjonens vedtatte prioriteringer og arbeidsplaner legges til grunn. Stillingens nærmeste overordnede har ansvaret for å utarbeide kravspesifikasjon for stillingen. De som i sitt arbeid er berørt av stillingen, bør også tas med på råd i arbeidet med kravspesifikasjonen. Det er viktig at kravspesifikasjonen samsvarer med reelle behov. Stilles det f.eks. krav om spesiell erfaring i stillingen, skal dette tas med i kravspesifikasjonen. I kravspesifikasjonen skal det også skilles mellom absolutte krav og ønsker for stillingen. 7

7 Statistisk sentralbyrås håndbøker 48 Kvalifikasjonskravene kan splittes opp i utdanning, praksis og annen relevant kompetanse, f.eks. personlige krav i stillingen og faglig innsikt. Kvalifikasjonskravene må vurderes samlet. For alle stillinger er det viktig å stille krav til egenskaper som ikke har direkte tilknytning til utdannelse eller faglig bakgrunn. Eksempler på personlige krav i stillingen er samarbeidsevne, vurderingsevne, selvstendighet, lederegenskaper og resultatorientering. I lønnspolitiske retningslinjer er slike krav tatt med i den enkelte stillingsbeskrivelsen. Lederen må vurdere hvilke krav som er aktuelle for stillingen Kunngjøringstekst Generelt Kunngjøringsteksten danner grunnlaget for avtalen mellom SSB og medarbeideren. Opplysninger i kunngjøringen er bindende dersom det ikke er gitt andre opplysninger i arbeidsavtalen etterpå. Opplysningene i kunngjøringsteksten er ellers bindende på den måten at arbeidsgiver har plikt til å vurdere tilsettingen saklig på grunnlag av oppgitte kvalifikasjonskrav. Arbeidsgiver fastsetter kunngjøringsteksten og den binder innstillings- og tilsettingsorganene i vid forstand. Før kunngjøring skal kunngjøringsteksten sendes tjenestemannsrepresentantene i avdelingen. Tjenestemannsorganisasjonene har drøftingsrett på lønnsplasseringen, jf. Hovedtariffavtalen pkt og SSBs tilsettingsreglement pkt Bruk av stillingsbetegnelser Stillingsbetegnelser som fast og midlertidig skal ikke brukes i kunngjøringstekstene. Både ved fast og midlertidig tilsetting vil ofte betegnelsen ledig stilling være tilstrekkelig. To stillingstyper for midlertidig tilsetting skal/kan likevel brukes: Vikar Betegnelsen vikar brukes når en person gjør tjeneste for en annen. Et vikariat er i tjenestemannsloven 3 nr. 2 bokstav c definert som en midlertidig stilling hvor en person skal gjøre tjeneste i stedet for en annen. Vilkåret er at vikaren fyller en annens arbeidsoppgaver. Ofte vil det ikke være praktisk mulig eller hensiktsmessig å tidsavgrense vikariatet, f.eks. ved sykdom. I arbeidsavtalen skal det da opplyses om grunnen til vikariatet og at vikaren skal fratre stillingen uten oppsigelse når stillingens innehaver kommer tilbake. I arbeidsavtalen skal det normalt framgå hvem det vikarieres for. Dette er ikke alltid mulig. Vikariater kan brukes ved midlertidig ledighet, f.eks. etter at en person har fratrådt sin stilling, og inntil ny tilsetting er foretatt. I tilfeller der flere tjenestemenn er innvilget permisjon og arbeider redusert stilling, kan vikariater også dekke brøker av flere stillinger. Vikariater må ikke brukes som ekstrahjelp f.eks. for å dekke opp ledighet for en ubestemt krets av personer. Vikariater blir ofte forlenget, eller vikaren får et nytt vikariat eller annen midlertidig stilling. Medarbeider som har vært midlertidig tilsatt i vikariater og/eller engasjementer sammenhengende i fire år, har rettigheter som fast tilsatt. En vikar kan ikke erstattes av en annen vikar for å unngå fireårsregelen eller for å tilsette en vikar som anses bedre kvalifisert. Tidsbegrenset stilling Når en tjenestemann tilsettes for et bestemt tidsrom, anbefales det å bruke formuleringen "tidsbegrenset stilling t.o.m.... (dato)". Begrepet ekstrahjelp skal ikke brukes. Ekstrahjelp er en budsjettregel for bruk av midlertidige tilsettinger for kortvarige, tidsbegrensede arbeidsoppgaver, slikt som sesongarbeid og topper i arbeidsbelastningen Kunngjøringstekstens innhold Kunngjøringen skal inneholde stillingstittel, eventuell arbeidstittel samt en kort beskrivelse av stillingens hovedoppgaver og ansvarsforhold. Organisasjonsmessig plassering og navn på nærmeste overordnede skal oppgis. Det må skilles mellom krav og ønsker til formell utdanning, erfaringer og personlige egenskaper for stillingen. Kvalifikasjonskravene/-ønskene må samsvare med kravspesifikasjonen. For stillinger i stige skal lønnen oppgis for de stigene det kan være aktuelt å tilsette i. For stillinger i spenn oppgis enten hele spennet som brukes i SSB eller deler av spennet. Selv om SSB er kjent med at det er sterke interne kandidater til stillingen, bør vi som hovedregel unngå formuleringen "i tilfelle internt opprykk blir det ledig stilling som...". Kunngjøringen må inneholde navn på den/de som kan gi nærmere opplysninger om stillingen, telefonnummer, adresse ev. e-postadresse og søknadsfrist. Søknadsfristen skal minst være to uker fra kunngjøringsdato i Norsk lysingsblad. Det kan avtales kortere søknadsfrist dersom en stilling kun skal kunngjøres internt på grunn av overtallighet. Når flere seksjoner eller avdelinger kunngjør flere stillinger i en fellesannonse, skal det framgå hvilke stillinger som er ledige samt organisatorisk plassering der dette er avklart. Krav og ønsker til utdanning, erfaring og personlige egenskaper, skal også spesifiseres for stillingene. Dette er nødvendig for at innstillings- og 8

8 Statistisk sentralbyrås håndbøker 48 tilsettingsorganene skal ha kriterier for å kunne vurdere hvilke søkere som er best kvalifisert til stillingene Utlysning og lovbestemte krav Ledige stillinger skal som hovedregel kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse. Minst 25 prosent av alle kunngjøringer skal være på nynorsk. På grunn av SSBs omstillings- og overtallighetssituasjon er det i tilsettingsreglementet åpnet for at enkelte stillinger og stillingsgrupper kan unntas fra kravet om offentlig kunngjøring, jf. tilsettingsreglementet pkt Tilsetting for kortere tid enn 12 måneder eller mindre enn 15 timer pr. uke, kan foretas uten kunngjøring. Slike saker skal drøftes med de tillitsvalgte før beslutningen tas. For midlertidige tilsettinger må uansett kravene i tjenestemannsloven 3 være oppfylt, jf. pkt Når det er kunngjort et vikariat eller tidsbegrenset stilling, og det i kunngjøringsteksten er opplyst om mulighet for forlengelse eller fast tilsetting, kan saken tas direkte i tilsettingsrådet uten ny kunngjøring. Ved kunngjøring av tidsbegrensede stillinger vil det normalt ikke være aktuelt å opplyse om muligheter til fast tilsetting i stillingen fordi stillingens art tilsier tidsbegrenset tilsetting. fravike de kvalifikasjonskrav som ble oppgitt ved kunngjøringen av stillingen, kan tilsettingsrådet bestemme at stillingen skal kunngjøres på nytt. Det samme gjelder også dersom det er gått uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort, dersom det ikke har meldt seg tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere eller når forholdene for øvrig har endret seg vesentlig. Dersom det etter første gangs kunngjøring ikke lykkes å finne en kvalifisert søker, bør det foretas en ny stillingsanalyse. Resultatet av denne analysen kan bli at stillingen må omdefineres eller arbeidsoppgaver omfordeles. Gjennom en ny analyse kan kravene kanskje endres slik at de samsvarer bedre med den lønn som tilbys, eller at oppgavene blir mer attraktive Alltid tilsetting? En arbeidsgiver har ikke plikt til å tilsette i en stilling som har vært kunngjort. Det kan i mellomtiden ha skjedd ting som gjør at tilsettingen bør utstå en tid eller ikke skje i det hele tatt. Stillingens nærmeste leder kan stoppe tilsettingsprosessen på et hvilket som helst tidspunkt, så lenge søkeren ikke har fått tilbud om stillingen. Søkerne må i så fall få rask melding om hvorfor tilsettingen må utsettes eller trekkes tilbake. Innstillings- og tilsettingsrådet skal også orienteres om saken. Ifølge lov om Norsk lysingsblad må alle ledige statsstillinger, som skal besettes etter alminnelig konkurranse, kunngjøres i Norsk lysingsblad. Når ledige stillinger annonseres utover Statens forvaltningstjenestes fellesannonse, skal alle aviser som er godkjent på det stedet vi ønsker å kunngjøre stillingen, nyttes. Andre annonsesteder, som jobbdatabaser, fagtidsskrifter o.l., bør også vurderes. Intern utlysning skal alltid foretas. Sysselsettingsloven 12 pålegger også arbeidsgiver å melde alle ledige stillinger til Arbeidsformidlingen. Så lenge SSB har overtallighet, skal stillinger som kunngjøres eksternt også meldes til Ventelønnsseksjonen i Statens pensjonskasse, jf. "Personalpolitikk ved omstillingsprosesser", PSD Likestillingsloven 4 setter forbud mot å lyse en stilling ledig for det ene kjønn. Det er likevel anledning til å oppfordre kvinner til å søke. I stillingsgrupper hvor det er mindre enn 40 prosent kvinner, skal en i kunngjøringsteksten oppfordre kvinner til å søke stillingen, jf. SSBs tilsettingsreglement pkt Kunngjøringsteksten må utformes slik at den ikke er diskriminerende i forhold til kjønn, etnisk bakgrunn eller funksjonsdyktighet Ny kunngjøring Dersom innstillingsrådet eller tilsettingsrådet ønsker å 9

9 Statistisk sentralbyrås håndbøker Behandling av søknadene Alle søkerne, enten de blir vurdert som kvalifisert eller ikke, har krav på samme behandling. En tilsetting er en god anledning til å markedsføre SSB som en seriøs arbeidsgiver. Ved å behandle søkerne korrekt, vil også de som ikke får stillingen, kunne få et godt inntrykk av SSB. Mange av dem kan være aktuelle til andre stillinger, og vil kanskje søke igjen når anledningen byr seg. Søkere som føler seg dårlig behandlet, vil neppe vurdere SSB som en mulig framtidig arbeidsgiver Interne søkere Interne søkere har de samme rettigheter som eksterne. Det betyr at selv om en intern søker er en kollega eller en underordnet, skal vedkommende få skriftlige meldinger og gis samme behandling som eksterne søkere. Det kan kreves uttalelse fra linjeleder ved forrige arbeidssted. Uttalelsen skal inneholde hva arbeidet har bestått i, arbeidsforholdets varighet og vurdering av vedkommendes kvalifikasjoner. Lederen som har ansvaret for tilsettingssaken, må påse at uttalelsen fortsatt er gyldig. Interne søkere bør også oppfordres til å oppgi referanser. Interne søkere som anses aktuelle for en stilling, skal innkalles til intervju. Dette gjelder også når vedkommende søker stilling hos nåværende leder/ arbeidssted De første dagene etter kunngjøringen De første dagene etter kunngjøringen, vil det komme en del henvendelser om den ledige stillingen. Det er da viktig at oppgitte kontaktpersoner er til stede og kan svare på telefon og e-post. Administrasjonskontoret/ Personalkontoret skal informere kontaktpersonene om hvilken dag stillingen blir kunngjort i aviser eller aktuelle tidsskrifter. Det er ulike grunner til at mulige søkere tar kontakt på telefon når en stilling er lyst ledig. Enkelte ringer for å få flere opplysninger. Noen vil sjekke om det er interne kandidater, andre ringer fordi de har en bakgrunn som ligger litt på siden av oppgitte krav og vil undersøke om det har noen hensikt å søke. Ellers ønsker en del å markere seg for å bli gjenkjent i den framtidige søknadsbunken. Allerede på dette tidspunktet vil vi få opplysninger om søkeren. Ved å stille spørsmål kan det avklares hvor realistisk søknaden er, søkerens kompetanse og andre egenskaper hos søkeren. Det bør skrives ned hvem som har kontaktet oss på telefonen. Dersom det under samtalen framkommer opplysninger som tilsier at vedkommende ikke tilfredsstiller minstekravene til stillingen, bør det gis uttrykk for dette Bekreftelse til søkerne Både interne og eksterne søkerne, skal snarest mulig etter søknadsfristens utløp, ha bekreftelse på at søknaden er mottatt. Så langt det er mulig skal det oppgis hvor lang tid tilsettingssaken vil ta, jf. forvaltningsloven Søkerliste/partsoffentlighet Offentlig søkerliste Fra søknadsfristens utløp er søkerlisten offentlig og tilgjengelig for alle, jf. offentlighetsloven 6 nr. 4. Dette betyr at ingen som søker offentlige stillinger kan stille krav om å bli behandlet konfidensielt. Søkere som ber om slik behandling, må gjøres oppmerksom på dette. Søkerlisten skal bare inneholde søkerens navn, alder, bosteds- eller arbeidskommune og nåværende stilling eller yrkestittel Utvidet søkerliste I tillegg skal det utarbeides en utvidet søkerliste, som er tilgjengelig for samtlige søkere (partene), jf. forskrift om partsoffentlighet ved tilsettinger i den offentlige forvaltning 2. Den utvidede søkerlisten er ikke offentlig. Søkerlisten skal inneholde navn og adresse, nåværende stilling, alder, relevant utdanning og relevant praksis. Ut fra søkerlisten skal det kunne vurderes om søkerne tilfredsstiller kravspesifikasjonene når det gjelder relevant utdanning og relevant praksis. De ansattes representanter i innstillings- og tilsettingsrådet skal ha den utvidede søkerlisten så snart den er ferdig. Dette vil lette medlemmenes arbeid i rådene og bidra til at tilsettingsprosessen kan gjennomføres raskere. Representanter fra Kompetanseutvalget for likestilling (KUL) skal også ha tilsendt utvidet søkerliste når de ber om det. Ut fra den utvidede søkerlisten skal det kunne vurderes om søkernes kvalifikasjoner oppfyller kravspesifikasjonen i forhold til relevant utdanning og praksis. Søkerlisten må inneholde all informasjon som er relevant i tilsettingssaken Partenes innsynsrett I henhold til forskrift om partsoffentlighet om tilsettinger i den offentlige forvaltning har en søker eller den som opptrer på vegne av søkeren krav på å se/få opplysninger om: - Utvidet søkerliste. - De deler av dokumenter som gir opplysinger om søkeren selv. - Skriftlig referat fra eget intervju, dersom slikt foreligger. - Søknadene, deler av dokumenter med faktiske opplysninger samt referat fra intervju med de som er innstilt eller tilsatt. - Hvem som er innstilt samt rekkefølgen på disse. - Om eventuell dissens i tilsettingsorganet. 10

10 Statistisk sentralbyrås håndbøker 48 En søker eller den som representerer søkeren har ikke rett til å se: - Vurdering gitt av tilsettingsorganet eller innstillingsmyndigheten eller noen som forbereder saken for disse eller uttaler seg i egenskap av særlig rådgiver eller sakkyndig for dem. - Vurderinger gitt av partens nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller overordnet eller noen som har handlet på vegne av disse. - Vurderinger gitt av partens nåværende eller tidligere oppdragsgiver eller i særlige tilfeller person som parten har hatt nær yrkesmessig kontakt med. - Vurdering som er kommet fram i forbindelse med intervju. - Dokumenter som inneholder den begrunnelsen som innstillingsmyndigheten har gitt for innstillingen. Dette gjelder likevel ikke deler som inneholder nye faktiske opplysninger eller anførsler av betydning for saken Søknader mottatt etter søknadsfristens utløp Søkere som fyller de formelle kravene i kravspesifikasjonen, kan tas med dersom dette ikke fører til forsinkelser i tilsettingsprosessen. Tilsettingsrådet avgjør om slike søknader skal tas med. 11

11 Statistisk sentralbyrås håndbøker Prioritering av søkerne Søkerne skal alltid vurderes mot den aktuelle stillingen og de oppgaver og krav som er lagt til denne. Konkurransekriteriene er de kvalifikasjonskrav som er fastsatt for stillingen, jf. kunngjøringsteksten og kravspesifikasjonen. Det er m.a.o. ikke tillatt å stille andre krav til f.eks. utdanning enn det som framkommer av stillingsannonsen. Dersom forslaget til innstilling er begrunnet med andre krav enn det som sto i stillingsannonsen, skal innstillingsrådet be om nytt forslag til innstilling Grovsortering I grovsorteringen er det kravene til utdanning og praksis det legges hovedvekt på. De personlige egenskapene skal vurderes senere, blant annet gjennom intervju og referanser. Den første silingen av søkerne kan gjøres i tre hovedgrupper: 1. De som oppfyller både krav og ønsker i kravspesifikasjonen. 2. De som kun oppfyller kravene i kravspesifikasjonen. 3. De som ikke oppfyller kravene i kravspesifikasjonen. I det videre arbeidet legges gruppe tre til side, og vi konsentrerer oss først om gruppe en. Dersom det ikke finnes tilstrekkelig antall aktuelle søkere i denne gruppen, tas søknadene i gruppe to fram til nærmere vurdering Vurdering ut fra søknadene For de søkerne vi vil gå videre med etter grovsorteringen, foretas en nærmere vurdering på bakgrunn av søknadene og vedlegg. Denne sorteringen kan hjelpe til å vurdere hvem som skal innkalles til intervju, men må brukes kritisk. Det kan f.eks. være naturlige grunner for at en søker har mange kortvarige tilsettingsforhold. Vurderingen kan deles i to grupper: Generell vurdering av søknadene: - Utforming av søknaden og formuleringsevne. - Har søkeren oppfattet hva stillingen innebærer. - Har søkeren progresjon i utdanning og erfaring. - Har søkeren hatt mange kortvarige tilsettingsforhold. - Er det huller i framlagte vitnemål og attester. - Hva er oppgitt som begrunnelse for å søke stillingen. Vurdering opp mot kravspesifikasjonen: - Er utdanningen fullført med eksamen. - Utdanningslengde. - Er opplysningene om erfaring presise. - Innhold i tidligere stillinger. 12

12 Statistisk sentralbyrås håndbøker Intervju Etter å ha vurdert søkerne i gruppe en og eventuelt i gruppe to, kalles de mest aktuelle inn til et stillingsintervju. Innkallingen må skje diskret i forhold til nåværende arbeidsgiver. Gjennom intervjuet avklares spørsmål om utdanning og praksis, men det viktigste er nå å få vurdert søkernes personlige egenskaper, motivasjon og skikkethet for stillingen. Søkere som virker meget godt kvalifisert ut fra søknaden, kan synes lite skikket til den aktuelle stillingen fordi vedkommende synes å mangle de personlige egenskapene som kreves. Motsatt kan søkere som så vidt fyller minimumskravene, vise seg å være godt skikket for stillingen. Et intervju har en todelt målsetting. På den ene side skal vi få et bedre kjennskap til søkeren, klarlegge faglige kvalifikasjoner og ikke minst, personlige egenskaper. På den annen side skal søkeren få anledning til å danne seg et bilde av SSB, de(n) nærmeste overordnede samt arbeidsoppgavene/-forholdene. Søkeren skal få et bedre grunnlag for å vurdere om stillingen fortsatt er av interesse Forberedelser Skal et intervju ha noen hensikt må det gjøres grundige forberedelser. Inntrykk under intervjusituasjonen kan være avgjørende for søkerens fortsatte interesse for stillingen. Stikkordmessig bør følgende gjennomføres under forberedelsene til intervju: 1. Avklare hvem som skal delta i gjennomføringen av intervjuene. I tillegg til nærmeste overordnede, kan representanter fra personalseksjonen/administrasjonskontoret og innstillingsrådet delta. Enkelte ganger bør også nærmeste medarbeider delta. Tjenestemannsorganisasjonenes representant i innstillingsrådet skal inviteres til å delta i intervju samtidig med at utlysningsteksten sendes tjenestemannsorganisasjonenes representanter i avdelingene, jf. pkt annet avsnitt. 2. Sette opp plan for gjennomføring av intervjuene. Regn med halvannen til to timer pr. intervju samt en pause på minst en halv time mellom intervjuene. Ofte foretas intervjuene i to omganger. Det første intervjuet kan da gjennomføres på kortere tid, men det må ikke preges av hastverk. Søkerne må gis tilstrekkelig tid til å stille spørsmål. 3. Kall inn søkerne med rimelig varsel. 4. Sørg for at ingen blir forstyrret av telefoner og avbrytelser. 5. De som skal gjennomføre intervjuet gjennomgår kravspesifikasjonen/kunngjøringsteksten sammen. Intervjuerne må ha et klart bilde av stillingens innhold og hvilke krav og ønsker som er fastlagt for stillingen. 6. Gjennomgå på nytt søknaden til de som skal intervjues. Skriv ned de punktene som trenger nærmere utdyping. 7. Forbered informasjon om SSB. Skaff aktuelt informasjonsmateriale. 8. Fordel ansvaret for de enkelte delene av intervjuet på intervjudeltakerne. De enkelte intervjudeltakerne forbereder spørsmål innenfor sine ansvarsområder der dette er mest hensiktsmessig Gjennomføring Det er ikke hensiktsmessig å sette opp faste standarder for gjennomføring av et intervju. Alle slike samtaler vil bli påvirket av søkeren som er til stede og vil av den grunn være ulike. Det bør likevel legges opp til en viss struktur i gjennomføringen. Jo mindre trening intervjueren har i å intervjue, desto viktigere er dette: Forslag til struktur: 1. Ønske velkommen, presentasjon av alle som er til stede. Fortell hvordan du har tenkt å legge opp intervjuet. Informer om SSB. 2. La søkeren snakke om utdanning og tidligere praksis. Avklar eventuelle uklare punkter i søknaden. 3. Avdekk personlige egenskaper og interesser. Start gjerne med åpne spørsmål, f.eks. "fortell litt om deg selv". Hva søkeren velger å svare, sier ofte mye om søkerens personlighet, åpenhet osv. Unngå ledende spørsmål. Still oppfølgingsspørsmål helt til du har fått svar, jf. kravspesifikasjonen. Gå fra det gene relle til det spesielle, fra det upersonlige til det personlige. Still aldri spørsmål om søkerens holdning til politiske, religiøse eller kulturelle spørsmål eller om medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner. Det må heller ikke stilles spørsmål om søkerens seksuelle legning. 4. Avklar søkerens motivasjon for å søke stillingen og hvilke forventninger søkeren har til oppgaver, ansvar, miljø, videreutdanning etc. Samsvarer dette med stillingen/muligheter? 5. Informer om stillingen: Arbeidsoppgaver, SSB og forventninger. La søkeren få god tid til å stille nær mere spørsmål om stillingen, arbeidsforhold etc. 13

13 Statistisk sentralbyrås håndbøker Hvilke forventninger har søkeren til lønn eller andre goder. 7. Innhent nødvendige referanser. 8. Oppsummer intervjuet. Er det spørsmål som ikke er avklart? 9. Orienter om antall søkere, videre saksgang og når tilsettingen kan forventes avklart. Avtal tid for når søkeren eventuelt vil bli kontaktet igjen Vurdering av søker Det er viktig å skrive ned umiddelbare inntrykk rett etter intervjuet. Å stole på egen hukommelse er både risikabelt og ineffektivt. Tidligere informasjon og inntrykk som er framkommet i løpet av intervjuet må systematiseres og vurderes i forhold til kravspesifikasjon. Vurderingen deles i tre: - Formell utdanning. - Relevant praksis/erfaring. - Personlige egenskaper. For å foreta en riktig vurdering, må vi vite hva som er viktigst for stillingen. Dette er helt sentralt for å kunne vektlegge de tre vurderingsfaktorene riktig i forhold til hverandre. Vektleggingen vil variere fra stilling til stilling. Ved rekruttering av ledere vil personlige egenskaper normalt veie tyngre enn i stillinger uten lederansvar. Ved vurdering av de personlige egenskapene, må vi være oppmerksomme på feilkilder i oss selv. Dette kan være holdninger til bestemte mennesketyper, dialekt, utseende, utdanning og klesdrakt. I tillegg må vi være våkne for at vi lett lar inntrykket fra de første minuttene i intervjuet farge vår egen oppfatning. Søkerens personlige egenskaper i forhold til kravspesifikasjonen oppsummeres. Deretter vurderes de faglige og personlige egenskapene samlet for hver av kandidatene og det foretas en rangering av disse. Søkere som ikke lenger oppfyller kravspesifikasjonen tas ut. Etter vurdering og rangering kan flere av søkerne stå tilsynelatende likt. For å skille disse kandidatene og for å sikre et bedre beslutningsgrunnlag må vi innhente referanser. Enkelte ganger bør også de best kvalifiserte søkerne innkalles til andre gangs intervju. 14

14 Statistisk sentralbyrås håndbøker Referanser Attester som ligger ved søknadene er som oftest positive eller nøytrale. Det er lite å finne av opplysninger om svake sider eller negative egenskaper. Det kan av den grunn være nødvendig å innhente opplysninger fra tidligere og nåværende arbeidsgivere for å få et utfyllende bilde av søkeren. Før vi starter dette arbeidet, må vi nøye gjennomgå det vi allerede vet om søkeren, våre krav og hva vi fortsatt er usikre på. Spørsmålene må være konkrete i forhold til kravene i stillingen. Som hovedregel bør minst to referanser innhentes. Det er ellers viktig å kryssjekke dersom opplysningene i referansene er motstridende. Nåværende eller tidligere arbeidsgivere skal ikke kontaktes uten at søkeren har gitt samtykke. Alle referanser som er oppgitt i søknaden, kan likevel kontaktes uten nærmere avklaring. Dersom søkeren ikke gir samtykke i at ønskede referanser innhentes, må vi gjøre oppmerksom på at dette kan få betydning for vurderingen av søknaden. Ved innhenting av referanser må vi forsikre oss om at referansen vil uttale seg. Alle utsagn må vurderes kritisk. Vi må være oppmerksom på ulike forhold: - Nåværende arbeidsgiver ønsker å beholde søkeren eller avslutte arbeidsforholdet. - Det kan være sterke sympatier eller antipatier mellom søkeren og referanse. - Referansen kjenner søkeren fra en annen sammenheng som ikke er direkte overførbar. - Det har gått lang tid siden søker og referanse hadde kontakt. Forhold som bør tas opp ved referanseinnhenting: - Referentens forhold til søkeren. - Hvilken stilling, arbeidsoppgaver og hvilket ansvar søkeren har/har hatt. - Tidsrom for tilsettingen. - Utføring av arbeidsoppgavene, resultater. - Personlige egenskaper som er viktige i stillingen - Samarbeidsforhold. - Generelt inntrykk. Selv om det er uvanlig å forelegge uttalelser fra tidligere eller nåværende arbeidsgiver for en søker, kan opplysninger som gis - og som blir lagt til grunn ved vurderingen - være av en slik karakter at vedkommende gis anledning til imøtegåelse, jf. forvaltningsloven 17 første ledd, som fastslår at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. 15

15 Statistisk sentralbyrås håndbøker Forslag til innstilling Etter forarbeidet der søkeren er vurdert mot utlysningsteksten er det vanligvis flere kandidater igjen å velge blant. Vi vil neppe finne et supermenneske uten feil og svakheter. Vi må ikke være ensidig på jakt etter den søkeren med flest positive egenskaper og kvalifikasjoner, men vi skal finne den personen som passer best til stillingen. Vi skal også være oppmerksomme på at vi ikke skal tilsette en som er feilkvalifisert (overkvalifisert) til stillingen. Dersom det er tilstrekkelig antall kandidater som fyller kravene til stillingen, skal det innstilles minst tre kandidater i prioritert rekkefølge. Hensikten er å gi tilsettingsrådet en reell valgmulighet mellom søkerne. Dersom det er færre kvalifiserte til stillingen, innstilles disse. I forslaget til innstilling må det begrunnes hvorfor det ikke er innstilt så mange som tre kandidater Saksframstilling Stillingens foresatte (ansvarlig leder) skal gi forslag til innstilling i tilsettingssaken. Forslaget skal alltid være skriftlig og skal omtale og vurdere de aktuelle kandidatene. Forslaget skal undertegnes. - der det er hensiktsmessig skal det også framkomme hvorfor de andre søkerne ikke er innkalt til intervju 5. Omtale/vurdering av søkerne som er intervjuet - omtale av hver enkelt kandidat og vurdering mot kravene til stillingen 6. Sammenlignende vurderinger - vurdering av de aktuelle kandidatene mot hverandre 7. Forslag til innstilling - søkerne settes opp i prioritert rekkefølge - det skal normalt foretas et forslag til innstilling for hver stilling Forslag til lønnsplassering Forslag til lønnsplassering skal skrives på eget ark. Den konkrete lønnsplasseringen skal ikke behandles i innstillingen (jf. del 2). Det kan ikke tilsettes i lavere eller høyere lønn enn det som er oppgitt i kunngjøringen. Innstillings- og tilsettingsrådet skal kun ta stilling til selve tilsettingssaken Innstilling og tilsetting Protokoll fra innstillingsrådet og tilsettingsrådet følger som eget dokument i saken. Når forslaget til innstilling skrives, er det viktig å være klar over hva som er faktiske opplysninger og hva som er vurderinger. Dette har betydning for hva slags opplysninger søkerne har krav på å få se og hva som er unntatt partsoffentlighet. Det kan derfor være fornuftig å skrive vurderingene for seg selv i innstillingen. Se for øvrig pkt Som en grovdisposisjon for tilsettingssaken skal forslag til innstilling inneholde følgende: 1. Bakgrunn - intern/offentlig kunngjøring - søknadsfrist - antall søkere - eventuelle søkere etter fristens utløp - hvem har foretatt intervjuene 2. Stillingens innhold/hovedoppgaver (jf. kravspesifikasjonen og kunngjøringsteksten) 3. Kvalifikasjonskrav - krav til utdanning, praksis, personlige egenskaper etc. - eventuelle ønsker utover dette 4. Hvilke søkere er innkalt til intervju - oversikt over søkere som er innkalt til intervju 16

16 Statistisk sentralbyrås håndbøker Tilsetting Tilsettingsprosessen i staten er sterkt formalisert og reguleres blant annet av tjenestemannsloven, forvaltningsloven og bestemmelser i SSBs personalreglement. Formålet med formaliseringene er å ivareta søkernes rettssikkerhet samt å forhindre misbruk og vilkårlighet i tilsettingssakene. Tilsettingsprosessen skjer i tre faser: 1. Ansvarlig leder gir skriftlig, prioritert forslag til innstilling, jf. kap Innstillingsrådet gir sin innstilling overfor tilsettingsrådet. 3. Tilsettingsrådet foretar den endelige tilsettingen. De ansattes representanter i innstillings- og tilsettingsrådet pekes ut av tjenestemannsorganisasjonene, jf. tilsettingsreglementet pkt. 1.11, 1.12 og Ved arbeid i rådene representerer tjenestemennene ikke sine organisasjoner, men de ansatte. Dette innebærer at medlemmene ikke kan instrueres, de kan ikke trekkes tilbake i funksjonstiden og de binder ikke de organisasjonene de er utgått fra. Ledelsens representanter i rådene kan heller ikke instrueres. Medlemmene i innstillingsrådet og tilsettingsrådet omfattes av forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Medlemmene av innstillings- og tilsettingsrådene skal ha rimelig tid til å sette seg inn i sakene. Dersom det oppstår uenighet internt i et av rådene eller uenighet mellom rådene, skal de samme medlemmene som har behandlet saken, også delta i den videre prosessen. Vararepresentantene skal kun innkalles til møte i rådene dersom den videre behandling av saken ikke kan utsettes. Innstillings- og tilsettingsrådets oppgaver og myndighet er regulert i tjenestemannsloven med tilhørende forskrifter og i SSBs tilsettingsreglement Innstillingsrådet Det skal være et innstillingsråd ved hver avdeling, jf. SSBs tilsettingsreglement. Innstillingsrådet bygger i praksis sin innstilling på lederens saksframstilling og forslag til innstilling, men står helt fritt med hensyn til sin egen innstilling til tilsettingsrådet. og følge protokollen. Den som er innstilt av et mindretall, er også innstilt Tilsettingsrådet SSB har et sentralt tilsettingsråd som foretar selve tilsettingen, jf. SSBs tilsettingsreglement pkt og Tilsettingsrådet kan kun velge mellom personer som er innstilt, enten av et flertall eller av et mindretall i innstillingsrådet. I prioriteringen mellom de innstilte søkerne står imidlertid tilsettingsrådet fritt. Dersom tilsettingsrådet ønsker å tilsette en søker som ikke er innstilt, må det innhentes ny innstilling fra innstillingsrådet. Dersom innstillingsrådet likevel ikke finner å kunne innstille vedkommende og tilsettingsrådet fastholder sin mening, skal saken avgjøres av Finansdepartementet. Tilsettingsrådet er i dette tilfellet ikke kompetent til å treffe vedtak. Finansdepartementet kan velge mellom en av de som er innstilt, eller den som tilsettingsorganet vil tilsette. Dersom det ikke er enighet i tilsettingsrådet om tilsetting, skal leder innkalle til møte i rådet. Ved fortsatt uenighet i tilsettingsrådet, kan et mindretall stanse prosessen og kreve at saken blir avgjort i Finansdepartementet. Saken må grunngis skriftlig i protokollen. I slike saker kan ikke tilsettingsrådet treffe vedtak. Dersom ingen i tilsettingsrådet krever saken forelagt Finansdepartementet, er den tilsatt som har fått flest stemmer Tilsettinger som bare går til tilsettingsrådet Enkelte stillinger utlyses med mulighet for forlengelse eller fast tilsetting, jf. pkt Forlengelsen kan tas direkte i tilsettingsrådet. Forlengelser som vil gi midlertidig tilsatte rettigheter som fast tilsatt, skal tas opp med administrasjonsdirektøren i forkant. Når fast tilsetting har vært forutsatt i utlysningen, kan tilsettingen også fremmes og tas direkte i tilsettingsrådet Når kan en tilsettingssak stanses? Administrasjonen kan når som helst i tilsettingsprosessen stanse en tilsettingssak - før den tilsatte har fått melding om vedtaket. Ansvarlig leder har ansvar for å informere om tilsettingsvedtaket. Innstillingsrådets medlemmer har rett til å innhente tilleggsopplysninger dersom de ikke har tilstrekkelig informasjon for å foreta en innstilling. Dersom noen av medlemmene i innstillingsrådet er uenig i forslaget til innstilling, skal lederen sammenkalle til møte i rådet. Fortsatt uenighet skal begrunnes 17

17 Statistisk sentralbyrås håndbøker Oppfølging Før forslag til innstilling oversendes innstillingsrådet, kan det lønne seg å kontakte søkeren som ønskes innstilt som nr. 1, for å høre om vedkommende fortsatt er interessert i stillingen. Dette gir oss mulighet til å endre forslag til innstilling dersom det er åpenbart at vedkommende ikke lenger er aktuell, f.eks. har fått et annet arbeid. utvalgsrunde. Vi skal ikke begrunne hvorfor søkeren ikke fikk stillingen. Etter vedtak i tilsettingsrådet, bør den tilsatte kontaktes snarest mulig over telefon. Deretter skal tilbudet om tilsetting bekreftes i form av egen arbeidsavtale. Reglene om at det skal inngås skriftlig arbeidsavtale og innholdet i arbeidsavtalen er regulert i arbeidsmiljøloven 55 B-F. Det er også viktig å handle raskt overfor søkerne som ikke fikk stillingen. Dette kan bidra til å markedsføre SSB som en seriøs arbeidsgiver. Avslagsbrev med retur av vedlegg bør også sendes snarest mulig etter at tilsettingen har funnet sted og etter at den tilsatte har tatt imot tilbudet om stillingen Arbeidsavtale og oversendelsesbrev Etter bestemmelsene i arbeidsmiljøloven 55 B skal det inngås en skriftlig arbeidsavtale i alle tilsettingsforhold. Dette gjelder også for kortvarige arbeidsforhold på under en måned. Kravene til innholdet i arbeidsavtalen er regulert i arbeidsmiljøloven 55 C-E. SSB har utarbeidet egen standard arbeidsavtale som skal nyttes ved tilsettinger. Opplysningene i arbeidsavtalen må være korrekte. Disse er bindende for SSB og kan ikke uten videre endres seinere. Midlertidige tilsetttinger skal alltid begrunnes i arbeidsavtalen. Tilsettingen skal ikke knyttes til en spesiell avdeling eller seksjon, men til SSB. Arbeidsavtalen med vedlegg oversendes arbeidstakeren. I de fleste tilsettingssaker vil det være slik at den tilsatte har oppsigelsestid og det vil gå en tid før stillingen kan tiltres. I denne perioden kan det være fornuftig å holde kontakten med den nytilsatte og vise at vi setter pris på å få en ny medarbeider De andre søkerne Så snart stillingen er besatt, og den tilsatte søkeren har tatt i mot stillingen, må de øvrige søkerne få beskjed. I tillegg må de også få vitnemål og attester i retur. Et slikt brev kan i de fleste tilfeller være standardisert, men i enkelte tilfeller kan det være riktig å sende et mer personlig brev til de søkerne som var med i siste 18

18 Statistisk sentralbyrås håndbøker Klage I en tilsettingssak har ofte mange av søkerne forventninger om å få stillingen. Etter at saken er avgjort, vil enkelte derfor kunne føle seg skuffet og mene at de er blitt forbigått. I henhold til forvaltningsloven 3, 3. ledd, kan selve tilsettingsvedtaket ikke påklages. Tilsettingsorganets vedtak er endelig straks det er vedtatt, og kan ikke overprøves av overordnet organ. En søker har likevel anledning til å bringe en sak inn for likestillingsombudet eller for Stortingets ombudsmann for forvaltningen. Disse instansene har likevel ikke myndighet til å omgjøre et tilsettingsvedtak. De kan kun påpeke om det er gjort en saksbehandlingsfeil eller om det er foretatt en forbigåelse. Videre kan en søker gå til søksmål mot en arbeidsgiver i en tilsettingssak. Domstolene kan likevel ikke avsi en dom som går ut på at en annen skulle være tilsatt, men bare konstatere at det er gjort feil og eventuelt pålegge arbeidsgiver erstatningsansvar. Dersom et tilsettingsvedtak blir klaget inn for de offentlige ombudene, eller det blir reist søksmål, skal likevel tilsettingsvedtaket iverksettes uten utsettelse. 19

19 Statistisk sentralbyrås håndbøker Lov og avtaleverk Tilsettingssaker blir regulert av et omfattende regelverk. Den som skal behandle en tilsettingssak, må ha god kjennskap til de mest sentrale lovene og bestemmelsene: - Tjenestemannsloven med forskrifter - SSBs tilsettingsreglement - Arbeidsmiljøloven - Forvaltningsloven med forskrifter - Offentlighetsloven - Likestillingsloven - Tilpasningsavtalen i SSB Tjenestemannsloven med forskrifter Tjenestemannsloven setter rammer for tilsettingsprosedyrene i staten. Dette omfatter kravet til kunngjøring av ledige stillinger, vilkår for å tilsette midlertidig, innstillings- og tilsettingsmyndighet, sammensetning av innstillings- og tilsettingsråd og formkrav til underretning om tilsetting. Loven regulerer ellers fortrinnsretten til ny tilsetting for arbeidstakere som er eller vil bli oppsagt på grunn av overtallighet Offentlighetsloven Offentlighetsloven 6 nr. 4 gir anledning til å unnta tilsettingssaker fra offentlighet. Søkerlisten skal likevel være offentlig, jf. pkt Likestillingsloven/tilpasningsavtalen i SSB Likestillingsloven 4, 1. ledd, forbyr å utlyse en stilling for bare det ene kjønn. Det kan gjøres unntak når det er en åpenbar grunn for det, men dette er ikke aktuelt i SSB. Videre er det anledning til å oppfordre kvinner til å søke for å bedre kvinnenes muligheter på arbeidsmarkedet Paragraf 4, 2. ledd forbyr forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved tilsetting. Det er likevel anledning til kjønnskvotering til fordel for kvinner der dette er i samsvar med lovens formål. Etter bestemmelse i SSBs tilsettingsreglementet pkt. 1.6, skal det gjennomføres moderat kjønnskvotering i stillingsgrupper der kvinner utgjør mindre enn 40 prosent av de tilsatte SSBs tilsettingsreglement Tilsettingsreglementet fastslår den prosedyren som tilsettingssaker i SSB skal følge. Reglementet bygger på tjenestemannsloven med forskrifter Arbeidsmiljøloven Arbeidsgiver må ikke i kunngjøringsteksten eller på annen måte kreve at søkere skal gi opplysninger om hvordan de stiller seg til politiske, religiøse eller kulturelle spørsmål, eller om de er medlemmer av lønnstakerorganisasjoner. Tilsvarende forbud gjelder opplysninger om søkerens eventuelle homofile legning eller homofile samlivsform. Arbeidsgiver må ikke ved ansettelse forskjellsbehandle søkere på grunn av rase, hudfarge, nasjonal eller etnisk opprinnelse, homofil legning eller homofil samlivsform. Arbeidsmiljøloven 55 B-F inneholder krav til inngåelse og innholdet i arbeidsavtalen Forvaltningsloven med forskrifter Forvaltningslovens 3 unntar tilsettingssaker fra en stor del av bestemmelsene i loven. Dette gjelder spesielt reglene om dokumentinnsyn, begrunnelse og klage som ikke gjelder for tilsettingssaker. Partenes innsynsrett i dokumentene er regulert i Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning. 20

20 Statistisk sentralbyrås håndbøker 48 Del 2 Praktisering av fullmakter - Prosedyrer for opprettelse, inndragning, "omgjøring" og lønnsfastsettelse i stillinger i SSB 1. Innledning Del 2 av tilsettingshåndboka erstatter Prosedyrer for omgjøring, tilsetting i og lønnsfastsettelse av stillinger i Statistisk sentralbyrå av SSB har fullmakt til å opprette, inndra og gjøre om ledige stillinger, tilsette i stillinger og forestå lønnsfastsettelse. Forskningsdirektørens lønn fastsettes etter lederlønnssystemets bestemmelser. Avsnittene nedenfor gir retningslinjer for hvordan disse fullmaktene skal praktiseres i SSB. 2. Opprettelse av stilling Opprettelse av stilling må ha budsjettmessig dekning og være i tråd med føringer i tildelingsbrevet. Tilsettingen må følge tjenestemannslovens bestemmelser. Det er spesielt viktig at midlertidige tilsettinger skjer i samsvar med tjenestemannsloven 3. Opprettelse av stilling(er) skal normalt omtales i virksomhetsplanen/ bemanningsplanen. Tjenestemannsorganisasjonene har drøftingsrett i henhold til Hovedavtalen 12 nr. 1 a, b, d, e, h. Ved opprettelse av nye stillinger, som medfører en økning av antall årsverk, plikter arbeidsgiver å ta spørsmålet om fordeling av nye stillinger opp til forhandlinger etter Hovedavtalens 13 nr. 2 b. Det er ikke opprettelsen, men selve fordelingen som er gjenstand for forhandlinger. Dette gjelder kun der hvor fordelingen ikke allerede er avgjort gjennom stortingsvedtak eller i vedtakets premisser eller gjennom budsjett- og virksomhetsplanvedtak. Viktige endringer i organisasjonsplanen som medfører opprettelse av sjefsstilling som fagdirektør, skal forelegges Finansdepartementet på forhånd som et ledd i budsjettforberedelsene. Ved opprettelse av stillinger er det ikke anledning til å nytte andre stillingskoder og stillingsbetegnelser enn de som er nedfelt i gjennomgående lønnsplan og egen etatslønnsplan. Arbeidstitler kan nyttes, men en korrekt stillingskode skal alltid ligge bak en intern arbeidstittel. Bruk av andre lønnsplaner krever godkjenning fra Arbeids- og administrasjonsdepartementet. 3. "Omgjøring" av stilling til annen stillingskode Dersom SSB vil tilsette i en annen stillingskode enn den ledige, opprettes en ny stilling, og den opprinnelige stillingen inndras/slettes samtidig. Tjenestemannsorganisasjonene har drøftingsrett, jf. Hovedavtalens 12 nr. 1 b. Når vilkårene for "omgjøring" er til stede, fylles ut et skjema med stillingsbetegnelsen på den stillingen som skal inndras og på den stillingen som skal opprettes. Opprettelse ("omgjøring") av stilling skal alltid begrunnes. Skjemaet sendes tjenestemannsorganisasjonene for eventuelle kommentarer eller krav om drøftinger. Tjenestemannsorganisasjonene har frist på en uke til å kommentere saken, eventuelt kreve drøftinger. Den som har fullmakt til å opprette/inndra stillingen, skal underskrive "omgjøringsskjemaet", før det sendes personalseksjonen til orientering. 4. Myndighet til å opprette og "omgjøre" stillinger I SSB er myndigheten til å opprette og inndra ("omgjøre") ledige stillinger lagt til avdelingslederne. Opprettelse av stilling som forskningssjef, seksjonsleder, kontorsjef og seniorrådgiver avgjøres av administrerende direktør. Dersom tjenestemannsorganisasjonene er uenig i opprettelse ("omgjøring") av stilling, avgjøres saken av administrerende direktør. 5. Myndighet til å inndra besatt stilling og vedtak om oppsigelse Myndighet til å inndra en besatt stilling og myndigheten til å treffe vedtak om oppsigelse skal legges til atskilte organer. Beslutning om å inndra en besatt stilling treffes av avdelingsdirektør etter samråd med administrasjonsdirektør. Etter at en besatt stilling er inndratt, og det ikke er mulig å tilby stillingsinnehaver annet passende arbeid, treffer tilsettingsrådet vedtak om oppsigelse. Ved behandling av oppsigelsen trer avdelingsdirektøren ut av tilsettingsrådet (erstattes av vararepresentant). 6. Krav til vedtak om inndragning av besatte stillinger Et vedtak om å inndra en besatt stilling må treffes skriftlig og skal inneholde: - beskrivelse av stillingens arbeidsoppgaver og arbeidsrettslige status (fast/midlertidig) - begrunnelse for inndragning av stillingen. 21