Nesodden kommune. Utvalg Møtedato Saksnr. Partssammensatt utvalg /11 Kommunestyret /11

Transkript

1 Nesodden kommune Rådmannen Saksfremlegg 1 Dato: Vår ref: 11/ /10955 Arkivkode: Saksbeh.: Mariann Hjelle Utvalg Møtedato Saksnr. Partssammensatt utvalg /11 Kommunestyret /11 Organisasjonsutviklingsprosjektet Nye Takter - Forslag til ny overordnet struktur for administrasjonen i Nesodden kommune INNSTILLING 1. Rådmannens forslag til ny overordnet struktur for administrativ organisering vedtas. 2. Rådmannen gis fullmakt til å iverksette ny organisering og bemanne denne i tråd med avtale om medbestemmelse signert Rådmannen utarbeider forslag til nytt delegeringsreglement som legges frem for kommunestyret. 4. Rådmannen vil i den videre prosessen jevnlig informere kommunestyret om innhold og fremdrift i Nye Takter. BEHANDLING I PARTSSAMMENSATT UTVALG Rådmann Geir Grimstad orienterte om gruppens arbeid med endringene etter AMU møte Hovedtillitsvalgt for Utdanningsforbundet Elisabeth Hartvig leverte følgende endringsforslag: Introsenteret foreslås flyttet under området som ledes av kommunalsjef for skole. Barnehage og oppvekst. Votering: for utdanningsforbundets forslag 2 stemmer. Forslaget falt. Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

2 PART-005/11 VEDTAK 2 1. Rådmannens forslag til ny overordnet struktur for administrativ organisering vedtas. 2. Rådmannen gis fullmakt til å iverksette ny organisering og bemanne denne i tråd med avtale om medbestemmelse signert Rådmannen utarbeider forslag til nytt delegeringsreglement som legges frem for kommunestyret. 4. Rådmannen vil i den videre prosessen jevnlig informere kommunestyret om innhold og fremdrift i Nye Takter. Forslag til ny overordnet struktur for administrativ organisering. BEHANDLING I KOMMUNESTYRET Geir Christensen (R) fremmet følgende tilleggsforslag: Kommunestyret legger prinsippene i kommuneplanen under saksområdet om organisasjon og medarbeidere til grunn for prosjektet. Rådmannens forslag til overordnet administrativ struktur vedtas med følgende kommentarer: Ved omorganisering oppstår alltid nye gråsoner og blindsoner i forhold til kommunale oppgaver. Det er særs viktig at disse kartlegges raskt og at det gjøres tiltak for å få styring på disse områdene. I tillegg vil en sammenslåing kunne medføre at noen mindre sammenslåtte avdelingers oppgaver blir mindre synlig. Det må lages styringsmekanismer som fanger opp disse gruppenes behov. Det må være klare ansvarsforhold overfor tiltak overfor utsatte grupper slik som f.eks voksenpsykiatri/rus og uteskolen. Rådmannen rapporter til kommunestyret om løsninger i forhold til disse utfordringene i det videre arbeidet. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Rødt sitt tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. KST-067/11 VEDTAK 1. Rådmannens forslag til ny overordnet struktur for administrativ organisering vedtas. 2. Rådmannen gis fullmakt til å iverksette ny organisering og bemanne denne i tråd med avtale om medbestemmelse signert Rådmannen utarbeider forslag til nytt delegeringsreglement som legges frem for kommunestyret. 2. Rådmannen vil i den videre prosessen jevnlig informere kommunestyret om innhold og fremdrift i Nye Takter. Kommunestyret legger prinsippene i kommuneplanen under saksområdet om organisasjon og medarbeidere til grunn for prosjektet. Rådmannens forslag til overordnet administrativ struktur vedtas med følgende kommentarer: Ved omorganisering oppstår alltid nye gråsoner og blindsoner i forhold til kommunale oppgaver. Det er særs viktig at disse kartlegges raskt og at det gjøres tiltak for å få styring på disse områdene. I tillegg vil en sammenslåing kunne medføre at noen mindre sammenslåtte avdelingers oppgaver blir mindre synlig. Det må lages styringsmekanismer som fanger opp disse gruppenes behov. Det må være klare ansvarsforhold overfor tiltak overfor utsatte

3 grupper slik som f.eks voksenpsykiatri/rus og uteskolen. Rådmannen rapporter til kommunestyret om løsninger i forhold til disse utfordringene i det videre arbeidet. 3 SAKEN GJELDER BAKGRUNN I kommunestyremøte orienterte rådmannen om utsendte forslag til ny overordnet struktur for administrativ organisering. Følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret tar rådmannens høringsforslag til orientering, og anbefaler at det legges ut på høring i henhold til prosjektets fremdriftsplan. (Saksnr. 047/11). Det vises også til orientering om prosjektet Nye Takter i kommunestyremøte (Saksnr. 030/11) og dialog på kommunestyreseminaret RÅDMANNENS VURDERING Rådmannens forslag til ny overordnet struktur for administrativ organisering har vært på høring hos arbeidstakerorganisasjonene Rådmannen vil innledningsvis berømme arbeidstakerorganisasjonene i Nesodden for en konstruktiv tilnærming og vilje til å gi tydelige innspill ved denne høringsrunden og i hele fase I av Nye Takter. Hovedinntrykket som rådmannen har, etter å ha gjennomgått høringsuttalelsene, er at de i hovedsak gir støtte til rådmannens forslag. Organisasjonene er opptatt av å videreutvikle organisasjonen for å skape enda bedre tjenester til brukerne, og spørsmålet om hvordan ressursene kan brukes mer effektivt. Denne høringsrunden har gitt flere nyttige innspill som går videre enn overordnet struktur. Disse innspillene vil rådmannen ta med inn i den videre prosessen med Nye Takter høsten Rådmannen vil i den videre prosessen jevnlig informere kommunestyret om innhold og fremdrift i Nye Takter. Tett samarbeid med organisasjonene vil bli ivaretatt i samsvar med avtalen om medbestemmelse i prosjekt Nye Takter signert Høringsuttalelsene inneholder også konkrete endringsforslag og viktige spørsmål. I den videre saksutredningen vil rådmannen trekke frem og gi sine merknader til høringsinnspillene. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) behandlet rådmannens forslag til overordnet struktur for administrasjonen i Nesodden kommune (høringsutkast per 12.05) i møte AMU godkjente innstillingen: Arbeidsmiljøutvalget støtter rådmannens forslag til ny overordnet struktur for administrasjonen i Nesodden kommune. AMU vedtok følgende tillegg til innstillingen: Arbeidstakerrepresentantene ber rådmannen ta hensyn til de ulike fagforeningenes innspill som har kommet frem i høringsuttalelsene. Dette innarbeides i saksfremlegget til Partssammensatt utvalg, og legges inn i innstillingen fra rådmannen. Rådmannsnivået Det er tilslutning til rådmannens forslag om at kommunalsjefene må ha ansvar for faglike virksomheter og ha relevant kompetanse på det området de har ansvar for.

4 Flere av organisasjonene er opptatt av tydelighet i ansvar og rollefordeling mellom stabsområdene og virksomhetene. 4 Rådmannen er opptatt av å definere tydelig hvilken myndighet som legges på stabssjefnivå versus virksomhetsledernivå, det vil si i hvilke tilfeller opptrer lederne som rådmann med fullmakter. Dette vil rådmannen avklare i forbindelse med den generelle organisasjonsbeskrivelsen som vil bli utformet for lederstillingene i kommunen, og delegeringsreglementet vil bli utviklet for hver lederstilling. Virksomhetsstruktur Fagforbundet og Utdanningsforbundet fremhever behovet for god opplæring og støtte slik at virksomhetslederne kan ivareta sine delegerte oppgaver, myndighet og ansvar på en god måte. Norsk skolelederforbund fremhever i tillegg at stabs- og støttefunksjonene må dekke virksomhetenes behov for spisskompetanse, slik at de kan få nødvendig støtte. Til disse uttalelsene vil rådmannen påpeke at lederopplæring er en sentral del av Nye Takter fra høsten 2011 og at han er helt enig i at dette har stor betydning for å lykkes med ny organisasjon. I delprosjekt Stabs og støtte har styrking av kompetanse og mulighet for spesialisering vært et viktig argument for å samle en del av disse funksjonene i sterkere grad. Rådmannen forventer at stabene vil kunne tilby høyere spisskompetanse i fremtiden. Norsk skolelederforbund spør om hvordan rollefordeling vil være mellom virksomhet for Kultur, næring, idrett og friluftsliv og kommunalsjef for Kultur, næring og fritid. Rådmannens forslag beskriver oppgaver, ansvar og myndighet for rådmannsnivå og virksomhetsledernivå. Rollefordelingen på kulturfeltet er ikke annerledes enn innenfor andre tjenesteområder. Fagforbundet påpeker at det vil være behov for delegert lederansvar i de store virksomhetene for å sikre nok ledelseskapasitet. Rådmannen mener at dette er et svært viktig innspill som vil bli fulgt opp i neste fase av prosjektet. De store virksomhetene må sikres god nok ledelseskapasitet og dette vil innebære videredelegering til ledere i førstelinjen. Disse vil også få nødvendig opplæring, slik Fagforbundet understreker. Innhold i de nye virksomhetene og plassering i organisasjonen Det har kommet noen høringsuttalelser på at det er ønskelig med en annen plassering av noen oppgaver/ansvarsområder enn det rådmannen foreslår. Norsk sykepleierforbund foreslår at psykisk helse plasseres i virksomheten Forebyggende og behandlende tjenester til voksne, for å vektlegge det forebyggende elementet og at det skal nå alle voksne. Utdanningsforbundet og Norsk skolelederforbund foreslår at Introsenteret plasseres i porteføljen til kommunalsjef for skole, barnehager og oppvekst istedenfor kommunalsjef for kultur, næring og fritid. Ergoterapeutforbundet, Fysioterapeutforbundet og Delta foreslår at arbeidet med tekniske hjelpemidler samles i én virksomhet. Utdanningsforbundet foreslår at logopeder er samlet i én virksomhet.

5 Når det gjelder tilbudet innen psykisk helse for voksne har rådmannen følgende merknader: Tilbudet er i dag plassert i hjemmetjenesten, og det foreslås at organiseringen opprettholdes. Hovedbegrunnelsen er felles brukergruppe og turnusdrift. Det er nødvendig med tett samarbeid med andre helsetjenester, blant annet med virksomheten Forebyggende og behandlende tjenester til voksne. Rådmannen har etter en totalvurdering valgt å fastholde forslaget om å legge Introsenteret til porteføljen til kommunalsjef for kultur, næring og fritid. Det er et satsingsområde i denne omstillingen at rådmannsnivået skal jobbe helhetlig og ta felles ansvar. Rådmannen vil at leder for Introsenteret fortsatt skal delta i nettverk for skoleledere for å sikre kunnskapsdeling, informasjonsflyt og oppgaveløsning til beste for brukerne. Rådmannen fremholder at tilbudet som Introsenteret gir har et videre formål enn opplæring, og mener at det vil være mulig å hente ut gevinster av tettere samhandling med frivillighet, kultur og næring. Tildeling av tekniske hjelpemidler er foreslått lagt til virksomhet for Forebyggende og behandlende tjenester til voksne, knyttet til fagmiljøene for ergo- og fysioterapi. Service på og ombringing av tekniske hjelpemidler er foreslått lagt til virksomhet for Teknisk service. Rådmannen vil legge vekt på at det etableres klare rutiner for samarbeidet mellom disse to virksomhetene for å sikre gode tjenester til brukerne og en god utnyttelse av kommunens ressurser. Logoped var nevnt i to virksomheter i høringsutkastet: Barn unge og familie og Forebyggende og behandlende tjenester til voksne. Rådmannen vil presisere at det ikke har vært intensjonen å dele de to logopedene på to virksomheter, noe som også ville være i strid med målet om å samle tjenester og skape sterke fagmiljøer. Derfor støtter rådmannen Utdanningsforbundets innspill om at logopedene skal tilhøre virksomheten Barn, unge og familie, sammen med blant annet PPT og førskoleteamet. Det understrekes at det er viktig at logopedene har et godt samarbeid med andre relevante virksomheter for å gi bedre helhetlige tjenester til brukerne. Innholdet i de nye virksomhetene er arbeidet frem fra de relevante fagavdelingene på ganske kort tid, og rådmannen vil presisere at det må være åpning for at administrasjonen, etter en nærmere vurdering til høsten, ser behov for å justere oppgave- og funksjonsfordelingen mellom virksomhetene. Rådmannen fremhevet i kommunestyremøte at navn på de nye virksomhetene ikke er klare og rådmannen vil bruke mer tid på å finne riktig navn til virksomhetene og til kommunalsjefene. Det er viktig at navn både kommuniserer hva virksomheten skal yte av tjenester, og hvilken portefølje kommunalsjefen har, og at det er et navn som er lett å kommunisere til innbyggerne/brukerne. Blant annet er det ønskelig å kommunisere at forebygging er en viktig del av arbeidet til den nye virksomheten for Barn, unge og familie. 5 Stabsområdene Høringsuttalelsene gir uttrykk for at det er høye forventninger til den samlingen av stabs- og støttefunksjoner som foreslås. Det er forventninger til at stabsområdene skal videreutvikle systemer og tjenester som virksomhetene og rådmannsnivået trenger, og at behovet for faglig spisskompetanse på tjenesteområdene blir ivaretatt. Videre understrekes behovet for å satse på god opplæring og veiledning, tilstrekkelige ressurser i stabs- og støttefunksjoner for å nå målene med ny organisasjon, og fokus på både drift og utvikling av IT for å understøtte ny organisasjon.

6 Rådmannen mener at ambisjonene med ny organisasjon skal være høye og har ingen spesielle merknader til disse forventningene. 6 Rådmannen registrerer imidlertid at flere av uttalelsene vitner om et håp om at virksomhetene skal kunne styrkes med mer ressurser som følge av mer utstrakt delegering. Det første rådmannen vil si til dette er at utstrakt delegering ikke automatisk betyr større arbeidsmengde for lederne. Det å vektlegge at flere beslutninger skal treffes nærmest bruker vil også bidra til enklere beslutningsprosesser og avbyråkratisering av organisasjonen. Ledelse blir en viktigere og viktigere faktor for å sikre gode tjenester, god ressursutnyttelse og god koordinering. Rådmannen ønsker at virksomhetsledere i Nesodden skal ha myndighet til å utøve fagledelse, personalledelse og økonomiansvar. Et annet viktig moment er at administrative oppgaver skal legges der det er mest hensiktsmessig. Hvis en leder gjør en komplisert oppgave sjelden vil vedkommende sannsynligvis ha lav kompetanse og lav kvalitet på oppgaveutførelsen, og høy tidsbruk. I slike tilfeller vil det være mest hensiktsmessig å sentralisere oppgaven. I delprosjektet for stab og støtte har man drøftet hva som vil være gunstig å samle, og hva som vil være gunstig å spre av oppgaver, myndighet og ansvar. Det er disse prinsippene som vil bli lagt til grunn for delegering og oppgavefordeling i fase II til høsten. Det tredje rådmannen vil påpeke er at det ikke ligger en økning i samlet ressursbruk i Nye Takter. I fase II til høsten vil det derfor være viktig at alle virksomheter gjennomgår sin organisasjon for å tilpasse seg målene med Nye Takter og tildelte oppgaver, myndighet og ansvar. Støttefunksjoner som må være lokalisert på den enkelte virksomhet må tilpasses virksomhetens størrelse og kompleksitet. Lederutviklingsprogram Organisasjonene legger stor vekt på behovet for god opplæring og lederutvikling for alle, inkludert ledere som er delegert lederfunksjoner av virksomhetsleder. Oppstart av lederutviklingsprogram vil skje så snart bemanning av rådmannsnivå og virksomhetsledernivå er fullført. Lederutviklingsprogrammet vil bli skreddersydd ulike nivåer. Lederutviklingsprogrammet er også et kulturbyggingsprogram og så mye som mulig vil være felles for alle lederne. Andre deler vil være skreddersydd rådmannsnivået og virksomhetsledernivået. Virksomhetsledernivået representerer satsingsområdet for lederutvikling og opplæring, fordi det er her de største endringene vil være i forhold til dagens rolle, i tillegg til at dette nivået er størst i antall. I kontrakten med KS-konsulent AS er utforming, oppstart og gjennomføring av lederutviklingsprogram et sentralt element. For å skreddersy lederutviklingsprogrammet til Nesodden kommunes behov, vil konsulentene jobbe tett sammen med rådmannen og prosjektorganisasjonen i tråd med kontrakten og erfaringen med samarbeidet så langt i Prosjekt Nye Takter høst 2011 og 2012 Prosjektorganisasjonen og samarbeidet med KS-Konsulent AS videreføres høsten 2011 og Det vil bli opprettet et delprosjekt for Helhetlig styring som skal sikre at vi får et helhetlig grep om arbeidet med styring og ledelse i kommunen. Dette er blant annet rettet inn mot arbeidet med målstyring og utøvelse av delegasjon.

7 I tillegg vil det bli vurdert å etablere andre delprosjekter, for å løfte frem arbeidet med viktige satsingsområder. Dette kan blant annet gjelde satsingen på IT i ny organisasjon. 7 Når det gjelder videre fremdrift i prosjekt Nye Takter vises det til pkt. 3 i rådmannens forslag, hvor veien videre er skissert. Rådmannen vil komme tilbake til kommunestyret som prosjekteier med orientering om innhold og videre fremdrift, og planer og strategier som krever folkevalgtbehandling vil bli lagt frem for rette organer. Finansiering av prosjekt Nye takter Nye Takter er finansiert av både interne og eksterne midler. I 2011 har Nesodden kommune fått tildelt omstillingsmidler fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus pålydende kr Videre vil Nye Takter bli finansiert av interne midler, såkalte tverrsektorielle midler som blant annet skal dekke lederutviklingstiltak. I 2011 er det avsatt kr til dette formålet, og per gjenstår kr som blant annet kan benyttes til Nye Takter. I 2012 vil organisasjonsutviklingsmidler (OU-midler) fra KS være et viktig bidrag i finansieringen av lederutviklingsprogrammet, og det vil i løpet av høsten 2011 bli sendt en søknad til KS om dette. Også i 2012 vil interne tverrsektorielle midler rettet mot lederutvikling bli benyttet til Nye Takter. Siden oppstart av prosjekt Nye Takter januar 2011 er det utgiftsført kr til prosjektarbeidet. Dette er utgifter til KS-konsulent AS for honorar og reiseutgifter i henhold til avtale, ledersamling februar i Strømstad ved oppstart av prosjektarbeidet, bevertning og lokaler til møter og samlinger i prosjektorganisasjonen alle dagsarrangementer på Nesodden. Den største kostnaden i Nye Takter er tidsbruken til ansatte i arbeidet med organisasjonsutvikling. Dette er en betydelig kostnad totalt sett i organisasjonen. Prosjektlederstillingen er utlån av HR-rådgiver for den perioden Nye Takter pågår, med en antatt stillingsprosent på avhengig av aktiviteter i prosjektet. Det er ingen vikarbruk i forbindelse med ansattes deltakelse i prosjektarbeidet. Geir Grimstad Rådmann Mariann Hjelle HR-rådgiver / prosjektleder Nye takter VEDLEGG Høringsuttalelse Norsk Skolelederforbund Høringsuttalelse Norsk sykepleierforbund Høringsuttalelse Utdanningsforbundet Høringsuttalelse Norsk Fysioterapeutforb og Norsk Ergoterapeutforb Høringsuttalelse Delta Høringsuttalelse Fagforbundet Høringsuttalelse Akademikerne Høringsuttalelse FO Organisasjonsstruktur til kommunestyret 16 juni 2011.doc

8 8