ER ADMINISTRASJON SLØSING ELLER EN FORUTSETNING FOR GOD LEDELSE?

Transkript

1 ER ADMINISTRASJON SLØSING ELLER EN FORUTSETNING FOR GOD LEDELSE? ET BIDRAG TIL REFLEKSJON RUNDT ROLLEN TIL DAGENS KOMMUNALE LEDERE KJETIL HOFF OG KRISTIAN DYRKORN

2 AGENDA Presentasjon av funn fra FoU om administrasjon og ledelse Kjetil og Kristian/Rambøll Innlegg fra kommunale ledere Vigdis Monsen/Hå kommune Anne-Karin Bjerke/Ås kommune Problemstillinger til drøfting og refleksjon

3 KORT OM FOU-PROSJEKTET En undersøkelse av administrasjon og ledelse sett fra kommunale lederes perspektiv Hvordan forstås og praktiseres administrasjon og ledelse? Hvordan vurderes verdien av administrative og andre ledelsesoppgaver? Hva er sentrale utfordringer og eventuelle løsninger for utøvelse av administrasjon og ledelse i kommunene? Dette er undersøkt ved hjelp av en kombinasjon av spørreundersøkelse og kvalitative intervjuer 245 kommunale ledere har besvart spørreundersøkelsen 24 kommunale ledere har blitt intervjuet

4 HVEM HAR DELTATT I SPØRREUNDERSØKELSEN? Ulike kommunestørrelser er godt representert, med om lag en tredjedel fra henholdsvis små, mellomstore og store kommuner Ulike ledernivåer er representert, men flest svar fra enhets- /virksomhetsledere og kommunalsjefer eller liknende Samtlige sektor-/ fagområder er representert, men hovedvekten har oppgaver innenfor barnehage, skole og utdanning, samt helse og sosial Tilnærmet samtlige har høyere utdanning, og flertallet på har etter-/videreutdanning innenfor administrasjon og/eller ledelse Flertallet av lederne har vært ledere i mer enn 10 år

5 INNLEDENDE OM RAMMEBETINGELSER FOR KOMMUNAL LEDELSE Ledere i offentlig sektor må forholde seg til organisasjoner med komplekse, flertydige og skiftende mål Ulike hensyn som må balanseres, for eksempel signaler fra politikere vs ønsker fra innbyggerne Offentlige virksomheter er utsatt for sterke krav om innsyn fra media og offentligheten bl.a. på grunn av forvaltningsloven Fremveksten av New Public Management medførte et ønske om å effektivisere offentlig sektor Økt vekt på mål- og resultatstyring Endring i kommuneorganisering bevegelse mot flat struktur en bevegelse som nå har snudd?

6 FORSTÅELSE OG PRAKTISERING AV ADMINISTRASJON OG LEDELSE Hvordan forstås administrasjon og ledelse som begreper og kategorier? Hvilke oppgaver inngår i kategoriene? Hvordan er ledernes tidsbruk på disse oppgavene?

7 KOMMUNALE LEDERES FORSTÅELSE AV ADMINISTRASJON OG LEDELSE Økonomiske oppgaver Oppgaver knyttet til lønn og timeregistrering for personalet Rapportering Dokumentasjon Medarbeidersamtaler med personalet 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Ledelse av møter med personale Faglig ledelse Faglig utviklingsarbeid Strategiarbeid Administrasjon Ledelse Både og Ingen av delene Vet ikke Oppgaver knyttet til fravær og sykdom blant personalet Møter med andre/eksterne aktører Planleggingsarbeid Organisatorisk utviklingsarbeid Følge opp på måloppnåelse Utarbeidelse av mål for kommune/virksomhet

8 UKLARE SKILLER MELLOM BEGREPENE? Administrative oppgaver; oppgaver knyttet til rapportering, dokumentasjon, lønn og timeregistrering, samt oppgaver knyttet til sykefravær Ledelsesoppgaver; oppgaver knyttet til medarbeidersamtaler, møteledelse, faglig ledelse, faglig utviklingsarbeid, strategiarbeid, utarbeidelse av målsettinger og organisatorisk utviklingsarbeid «Både og»-oppgaver; økonomiske oppgaver, møter med eksterne aktører, planleggingsarbeid og følge opp på måloppnåelse

9 OPPGAVENE TIL KOMMUNALE LEDERE Følge opp på måloppnåelse til kommune/virksomhet Utarbeidelse av mål for kommune/virksomhet Møter med andre/eksterne aktører Strategiarbeid Planleggingsarbeid Organisatorisk utviklingsarbeid Økonomiske oppgaver Medarbeidersamtaler med personalet Ledelse av møter med personale Faglig utviklingsarbeid Rapportering Faglig ledelse Dokumentasjon Oppgaver knyttet til fravær og sykdom blant personalet (finne vikarer, egenerklæringsskjema m.m.) Oppgaver knyttet til lønn og timeregistrering for personalet Andre oppgaver 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

10 KOMMUNALE LEDERE HAR EN BRED OPPGAVEPORTEFØLJE Seks oppgaver inngår i arbeidsbeskrivelsen til mer enn 80 % av respondentene Disse er utarbeiding og oppfølging av målsettinger, møter med eksterne aktører, strategiarbeid, planleggingsarbeid, og organisatorisk utviklingsarbeid Oppgavene som færrest kommunale ledere oppgir å gjennomføre er oppgaver knyttet til lønn og timeregistrering Både administrative oppgaver og ledelsesoppgaver inngår i arbeidet til de fleste kommunale ledere Samtidig er tendensen at bredden i oppgaver reduseres jo høyere lederstilling man har

11 HVILKE OPPGAVER BRUKES DET MEST OG MINST TID PÅ? Medarbeidersamtaler med personalet Oppgaver knyttet til lønn og timeregistrering for personalet Følge opp på måloppnåelse 80% 70% 60% 50% Faglig ledelse Organisatorisk utviklingsarbeid Oppgaver knyttet til fravær og sykdom blant personalet 40% 30% 20% Faglig utviklingsarbeid Utarbeidelse av mål for kommune/virksomhet 10% 0% Strategiarbeid Mest tid Minst tid Dokumentasjon Møter med andre/eksterne aktører Rapportering Økonomiske oppgaver Ledelse av møter med personale Vet ikke/blankt Planleggingsarbeid

12 KOMMUNALE LEDERE BRUKER MEST TID PÅ TYPISKE LEDELSESOPPGAVER Flest kommunale ledere oppgir at de bruker mest tid på Planleggingsarbeid, oppfølging av måloppnåelse, møter med eksterne aktører, organisatorisk utviklingsarbeid, faglig utviklingsarbeid, samt strategiarbeid Samtidig oppgir om lag en tredjedel at de bruker mest tid på ledelse av møter med personale, rapportering, dokumentasjon og utarbeidelse av mål Oppgavene de bruker minst tid på er Oppgaver knyttet til lønn og timeregistrering, oppgaver knyttet til fravær og sykdom, samt medarbeidersamtaler

13 HVILKE OPPGAVER BRUKES DET FOR MYE OG FOR LITE TID PÅ? Økonomiske oppgaver Ingen oppgaver 60% Faglig ledelse Møter med andre/eksterne aktører 50% 40% Organisatorisk utviklingsarbeid Dokumentasjon 30% Faglig utviklingsarbeid 20% Rapportering 10% 0% Strategiarbeid For mye tid For lite tid Oppgaver knyttet til fravær og sykdom blant personalet Planleggingsarbeid Oppgaver knyttet til lønn og timeregistrering for personalet Utarbeidelse av mål for kommune/virksomhet Ledelse av møter med personale Vet ikke/blankt Følge opp på måloppnåelse Medarbeidersamtaler med personalet

14 KOMMUNALE LEDERE BRUKER FOR MYE TID PÅ TYPISKE ADMINISTRASJONSOPPGAVER Ledere opplever å bruke for mye tid på Rapportering og dokumentasjon Kommunale ledere opplever å bruke for lite tid på Strategiarbeid, faglig utviklingsarbeid, organisatorisk utviklingsarbeid, faglig ledelse og planleggingsarbeid Sitat: «Det det blir for lite tid til, er ting som krever langtidsplanlegging. Tiden går veldig mye med til drift» Lederne trekker særlig frem rapporterings- og dokumentasjonsarbeid som går «ut av kommunen» som særlig tidkrevende Nytte- og verdiperspektivet relevant?

15 HVORDAN VURDERES VERDIEN TIL ADMINISTRASJONS- OG LEDELSESOPPGAVER? Hvilke oppgaver vurderes å være av høy og lav verdi? Hva er opplevde utfordringer i utøvelse av administrasjon og ledelse?

16 HVILKE OPPGAVER HAR HØY, MIDDELS OG LAV VERDI? Oppgaver knyttet til lønn og timeregistrering for personalet Rapportering Faglig ledelse 80% 70% 60% 50% Faglig utviklingsarbeid Strategiarbeid Oppgaver knyttet til fravær og sykdom blant personalet Dokumentasjon 40% 30% 20% 10% 0% Utarbeidelse av mål for kommune/virksomhet Organisatorisk utviklingsarbeid Lav Middels Høy Vet ikke/ikke relevant Møter med andre/eksterne aktører Følge opp på måloppnåelse Ledelse av møter med personale Medarbeidersamtaler med personalet Planleggingsarbeid Økonomiske oppgaver

17 MANGE AV OPPGAVENE VURDERES Å HA HØY VERDI En rekke oppgaver vurderes av flertallet å være av høy verdi Faglig ledelse, faglig utviklingsarbeid, strategiarbeid, utarbeidelse av mål for kommune/virksomhet, organisatorisk utviklingsarbeid, følge opp måloppnåelse til kommune/virksomhet, økonomiske oppgaver, planleggingsarbeid, samt medarbeidersamtaler Det er færre oppgaver som har lav verdi, og de som flest ledere vurderer å ha lav verdi er Oppgaver knyttet til lønn og timeregistrering for personalet, oppgaver knyttet til fravær og sykdom blant personalet (finne vikarer,egenerklæringsskjema m.m.), samt rapportering Har kommunale ledere tid og ressurser til å løse de oppgavene de har ansvar for på en god måte?

18 KOMMUNALE LEDERES OPPLEVELSE AV TID TIL LEDELSE OG ADMINISTRASJON Jeg opplever å ha nok tid til ledelse Jeg opplever å ha nok tid til administrasjon Jeg opplever at de oppgavene jeg bruker tid på er verdiskapende/gir merverdi for kommunen Helt uenig Litt uenig Verken eller Litt enig Helt enig Vet ikke/ikke relevant Jeg opplever at de oppgavene jeg bruker tid på er verdiskapende for /gir merverdi til mitt eget arbeid som leder 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %

19 PRIORITERING ER EN UTFORDRING De fleste lederne i undersøkelsen vurderer det som en utfordring å prioritere, og dette henger sammen med at Tiden strekker ikke til Det er for mange viktige oppgaver å prioritere mellom Kommunale ledere ønsker mer tid, mer ressurser og flere støttefunksjoner Delegering en løsning? Jeg opplever at jeg fint kunne delegere flere av mine oppgaver Å delegere oppgaver bidrar til at jeg får nok tid til ledelse 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Helt uenig Litt uenig Verken eller Litt enig Helt enig Vet ikke/ikke relevant

20 OPPLEVES ADMINISTRASJON SOM EN VIKTIG DEL AV LEDELSE? Jeg opplever at administrative oppgaver ikke går på bekostning av andre ledelsesoppgaver Jeg opplever administrative oppgaver som en viktig del av ledelse Helt uenig Litt uenig Verken eller Litt enig Helt enig Vet ikke/ikke relevant 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Flertallet vurderer at administrasjon er en viktig del av ledelse, samtidig som at administrative oppgaver går på bekostning av andre ledelsesoppgaver Sitat: «Jeg opplever å være slukt av administrasjon, og har lite tid til ledelse og utviklingsarbeid. Litt for liten tid, grunnet for mange administrative saker som dukker opp»

21 FORSKJELLER KNYTTET TIL KOMMUNESTØRRELSE Tendens til at ledere i små og mellomstore kommuner opplever Å ha mindre tid til administrasjon og ledelse Å være mer kritiske til at ledere i deres kommuner har tilstrekkelig lederkompetanse Å være mindre fornøyde med sin egen utøvelse av administrasjon og ledelse At det er mer utfordrende å prioritere mellom ulike oppgaver

22 ET FORSØK PÅ Å SAMLE TRÅDENE Kommunale ledere har en krevende og presset hverdag det er en utfordring å finne tid til både ledelse og administrasjon Økende krav til rapportering, samtidig en reduksjon av stabs- og støttefunksjoner resultat at administrasjon blir en stadig viktigere del av kommunale lederes hverdag? Kommunale ledere forstår administrasjon som en viktig del av ledelse, men utfordringer er at Det brukes for mye tid på rapportering og dokumentasjon (særlig rapportering «ut av kommunen») Administrative oppgaver vurderes å gå på bekostning av andre lederoppgaver, og særlig på bekostning av mer langsiktig strategiarbeid, samt oppfølging av og tilstedeværelse hos personalet Undersøkelsen viser at situasjonen kan være mer utfordrende i mindre kommuner enn i de større

23 HVA SKAL TIL FOR Å LYKKES MED ADMINISTRASJON OG LEDELSE? Tydelige mål og signaler, god ledelse og kompetanse i organisasjonen vurderes som viktige forutsetninger, samt at man må ha god samhandling både vertikalt og horisontalt Hva blir viktig i et fremadrettet perspektiv? Det er behov for å styrke og understøtte ledelseskompetanse, både når det gjelder det administrative og det relasjonelle Det blir viktig å synliggjøre kommunene som spennende arbeidsgivere, for å tiltrekke nødvendig arbeidskraft og kompetanse Kommunene må være villige og kapable til å endre seg i takt med samfunnet Samhandling og effektiv utnyttelse av ulike kompetanser og ressurser blir stadig viktigere

24 HVA ER DINE TANKER OM FUNNENE? Et par minutter til samtale ved bordet Hvordan kjenner du deg igjen i funnene fra undersøkelsen? Er det noe du biter deg spesielt merke til? Notér dine viktigste tanker og innspill

25 INNLEGG FRA TO KOMMUNALE LEDERE

26 DRØFTING OG REFLEKSJON

27 SAMTALE VED BORDET Utgangspunktet er funnene i rapporten som er beskrevet, samt innleggene fra de to kommunale lederne På hvilken måte opplever du at det du har hørt idag styrker dine ideer om god praksis som kommunal leder? Slik du kjenner din egen kommune, og på bakgrunn av hva du i dag har hørt, hva mener du at kommunen kan fokusere mer på/utvikle? Hvilke effekter mener du det kan gi for utøvelse av ledelse? Delegeringsstrategi og organisasjonsprosess er to begreper som blir presentert i innleggene fra de to kommunale lederne. Hva opplever dere blir viktig for å skape/opprettholde en slik praksis?

28 OM BEGREPENE