PROSJEKT OMSTILLING RAPPORT/OPPSUMMERING GRUPPE 2

Transkript

1 PROSJEKT OMSTILLING RAPPORT/OPPSUMMERING GRUPPE 2 Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. BAKGRUNN 1.1 Gruppas sammensetning s Visjoner s FELLES SPØRSMÅLSSTILLINGER TIL GRUPPENE 2.1 Hvilken hovedstruktur skal prege Lillehammer kommune? s Fordeling av ansvar på rådmannsnivå s Hvordan skape god fagutvikling i denne strukturen? s Hvordan skal personal og organisasjonsutviklingen tydeliggjøres og styrkes? s Hvordan skape gode strukturer (organisering) for samordning av fagfeltene? s Samhandling og samarbeid s Hvordan få til ledelses- og styringsstruktur som fremmer helhetlige tjenester? s Brukermedvirkning s Hvordan tilrettelegge for optimale stabs og støttefunksjoner? s Hvilke av dagens tjenesteområder, avdelinger, enheter hører naturlig inn under hovedoverskriften «Samfunn», «infrastruktur» og «planlegging»? s.9 3. GRUNNLAGSDOKUMENTER s.11 -Mandat for gruppe 2 -Referat Referat Referat Referat Referat Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 2

3 1. BAKGRUNN I forbindelse med budsjettbehandlingen 2012 gjorde kommunestyret følgende vedtak: Det gjøres en gjennomgang på kommunens organisering. Det skal ses på om dagens organisering er hensiktsmessig, og definere hva som er kommunens kjernevirksomhet. Rådmannens delegasjonsmyndighet gjelder inntil ny sak om delegasjonsmyndighet er vedtatt. Ny sak skal fremmes tidlig på nyåret. Gruppa legger i denne rapporten fram synspunkter i forhold til hovedstrukturen i Lillehammer kommune framover. Det innebærer at vi definerer den prosessen vi er inne i nå som fase 1. Denne hovedstrukturen legger føringer for fase 2 der organisering innenfor hovedstrukturen blir tema. Gruppa ser det som gunstig å dele prosessen i to for forankring og eierskap i organisasjonen Lillehammer kommune til den struktur som blir valgt. 1.1: GRUPPAS SAMMENSETNING Navn Fra: Rolle Siri Moen Kommunalsjef Leder Monica Knapkøien Personal Sekretær Line Brusveen TO-leder Lars Rudi TO-leder Morten Røkke TO-leder Sidsel Brath FE-leder UNIO HTV Bente Rønningen HTV Ester Heidrun Berg Råd for funksjonshemmede Eva Bueie Nygård Grunnskole Gruppas mandat: Samfunn, infrastruktur og planlegging. 2. Visjoner Lillehammer kommune har følgende visjoner: Innbyggere og folkestyre: Lillehammer skal kjennetegnes ved et sterkt lokaldemokrati. Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 3

4 Lillehammerregionen: Lillehammer skal kjennetegnes ved et livskraftig og attraktivt regionsenter Bærekraftig utvikling: Lillehammer skal kjennetegnes ved at livskvalitet og livsgrunnlag deles mellom nålevende generasjoner og med framtidige Kultur- og idrettsbyen: Lillehammer skal kjennetegnes ved robuste og skapende miljøer basert på variert næringsliv, kunnskap, kultur og idrett Kommunale tjenester: Lillehammer skal kjennetegnes ved tjenestetilbud som innbyggerne er fornøyd med Les mer om kommuneplanens samfunnsdel. Vi tar med visjonene i kommuneplanen som bakteppe for rapporten. Visjonene er noe å strekke seg etter, bakgrunnen for og oppdraget vedtatt av politikerne i gjeldende kommuneplan. Visjonene definerer rammen for og oppdraget til kommunens tjenesteleveranse. Fra mandatet: «Arbeidet skal munne ut i en kortfattet rapport hvor det tydelig kommer fram anbefalinger basert på en vurdering. Anbefalingen må beskrive fordeler og ulemper. Vurderingen skal være kort. For eventuelle utdypinger skal dette legges som vedlegg til rapporten. Det er en målsetting at hele gruppen slutter seg til en anbefaling. Imidlertid kan det være at det ikke oppnås enighet i arbeidsgruppen. Det skal i så fall fremgå av rapporten hvorfor innstillingen er delt og hvem som står for divergerende synspunkter. Om det dukker opp områder hvor arbeidsgruppen er usikker på hvordan oppgaven skal tolkes, vil rådmannsgruppen avklare dette.» Gruppa leverer en enstemmig anbefaling, gruppa er enig i hovedkonklusjonene. 2. FELLES SPØRSMÅLSSTILLINGER TIL GRUPPENE: 2.1 Hvilken hovedstruktur skal prege Lillehammer kommune? Flat struktur, etatsstruktur, blandet struktur eller annet? Vurdering: Viktig å videreføre utstrakt delegasjon av ansvar og myndighet Utgangspunktet må være å videreutvikle og forbedre dagens modell. Framtidig struktur må være hensiktsmessig i forhold til å løse oppgaver og for tjenesteyting i kommunen. Det er lite hensiktsmessig å gå tilbake til en etatsmodell som reduserer myndighetsområde til ledere. Gruppa har drøftet at dette blir som å gå med ryggen inn i framtida. Ustrakt Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 4

5 delegasjon av myndighet til tjenestenivået i kommunen er en forutsetning for en tydelig, helhetlig ledelse innenfor fag, økonomi og personal. 2.2 Fordeling av ansvar på rådmannsnivå: Lillehammer kommune har fra 2003 fordelt ansvar på rådmannsnivå uti fra en tenkning om at kommunalsjefene ikke skal ha sektoransvar. Målsettingen med dette har vært ønsket om at en på rådmannsnivå skulle ta et felles helhetlig ansvar for kommunens utvikling. Gruppe 2 foreslår å gå bort fra en generalistmodell på rådmannsnivå Vurdering: Generalistmodellen på rådmannsnivå har den svakhet at den kan redusere grepet om en helhetlig faglig og strategisk utvikling innen ulike fagområder. Gjennomgangen/evalueringen av dagens modell (foretatt i TO-ledermøtet våren 2012) viser til at det er større behov for felles koordinering og et større fokus på helhet innen for sektorområder. På enkelte områder (eks barn/unge) er det de seneste årene etablert en samhandlings- og koordineringsarena som viser seg å bli oppfattet som positivt for TOene og for fagområdet som helhet. Det er stadig større faglige utfordringer på alle områder i kommunal sektor. Det øker behovet for et felles grep om både fag, kompetanse, ledelse og økonomi. I kommunikasjonen mellom To-ledere og kommunalsjef har vi tro på at en faglig forankring og bakgrunn hos kommunalsjef, både vil lette kommunikasjonen og vil kunne bidra til å fatte enda bedre beslutninger gjennom overordnet faglig ledelse. Kommunalsjef vil videre ha et bedre «grep» om helheten innen sektoren, gjennom sektororganisering. 2.3 Hvordan skape god fagutvikling i denne strukturen? Fagutvikling bør i ny struktur knyttes til tjenesteområdene/fagområdene for å oppnå: Forankring Eierskap Ansvar for strategisk utvikling innenfor sektorområdene skal ligge på rådmannsnivå. Vurdering: Gruppa er opptatt av å styrke strategisk tenkning og utvikling innen de ulike sektorer i Lillehammer kommune. Dette gjelder den strategiske tenkningen på overordnet nivå, og utvikling av fag innen hvert tjenesteområde. Det løses ikke ved organisering alene, men ved å styrke samhandling og samarbeid. Det blir en særskilt utfordring i det videre arbeid å se på forholdet mellom driftsoppgaver og strategisk arbeid i tjenesteområdene. 2.4 Hvordan skal personal og organisasjonsutviklingen tydeliggjøres og styrkes? Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 5

6 Personal/organisasjonsutvikling styrkes og tydeliggjøres gjennom en egen personal/organisasjonsutviklingsenhet HR som forankres på rådmannsnivå. Oppgavene vil bl.a. være: Personal m/oppgaver tilnærmet som i dag Lederutvikling Organisasjonsutvikling Kompetanseutvikling Styringssystemer IKT, da dette er knyttet til kommunikasjons- og styringssystemer for TO/FE, herunder også kontrollerfunksjon til fagområdet Vurdering: I denne enheten fortsetter personal tilnærmet som i dag sammen med strategisk, sektorovergripende organisasjonsutvikling i Lillehammer kommune. Det innebærer bl.a. oppgaver som kompetanseutvikling og bruk av styringssystemer med mål å styrke lederfunksjon og felles strategier. Strategisk ledelse og god forankring av prosesser i personalog organisasjonsutviklingssammenheng er avgjørende for å sikre enhetlig ledelse og felles strategier, med tanke på bl.a. styringssystemer, rekruttering, kompetanse og lederutvikling. Organisasjonsutviklingsprosesser, f.eks hvordan tjenesteområde/sektor skal organiseres opp mot hovedstrukturen skal forankres i sektor/tjenesteområde. 2.5 Hvordan skape gode strukturer (organisering) for samordning av fagfeltene? Ved at vi går bort fra generalistmodell på rådmannsnivå sikrer vi i større grad helhetlig og samordnet grep om fagområdene innenfor hovedstrukturen. Kommunalsjefene vil ha en samordnende og koordinerende rolle, et helhetsansvar for fag- og tjenesteutvikling i kommunen. 2.6 Samhandling og samarbeid Det skal være tydelige mål med hensyn til samarbeid og samhandling for å forplikte tjenesteområdene til å tenke utover egen enhet. Dette forutsetter Ledelses og styringsstruktur som fremmer helhetlig tenkning Tydelig ledelse Helhetlig og samordnende rolle på rådmannsnivå Samhandling og koordinering: Organisering er et virkemiddel, et instrument, for å oppnå de mål organisasjonen Lillehammer kommune setter for virksomheten. Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 6

7 Vi kan aldri organisere oss bort fra behovet for samordning og koordinerende på tvers av sektoransvar. I den videre prosessen må det vurderes på hvilke områder vi skal ha koordinerende fora som arbeider på oppdrag og med et tydelig mandat. Bør tjenester innenfor samme hoved overskrift i større grad enn tidligere samles? Ja, dette følger dersom vi går bort fra generalistmodellen. 2.7 Hvordan få til ledelses- og styringsstruktur som fremmer helhetlige tjenester? Forslaget om å samle sektoransvar på rådmannsnivå, samt forslaget om en egen personalog organisasjonsutviklingsenhet er viktige grep for å styrke en struktur som fremmer helhetlige tjenester og enhetlig strategisk ledelse. Ansvar for samordning av fagfeltene ligger da på rådmannsnivå. Målet: Tydelig ledelse Økt samarbeid og samhandling Enhetlig bruk av styringssystemer Utfordringer når det gjelder å utvikle en tydelig og enhetlig ledelse i Lillehammer kommune handler ikke bare om organisering. Det handler i stor grad om kultur i organisasjonen. Organisasjonen Lillehammer kommune må identifisere hvilken kultur vi har som fremmer/hemmer en ønsket utvikling i retning av mer tydelig og enhetlig ledelse. Mantraet må være; slik gjør vi det i Lillehammer kommune! Målet er å skape en forutsigbar praksis i både ledelse og tjenesteleveranse. 2.8 Brukermedvirkning Gruppa har drøftet at Lillehammer kommune generelt bør styrke brukermedvirkning. Til dette har vi behov for å utvikle en helhetlig strategi for brukermedvirkning. 2.9 Hvordan tilrettelegge for optimale stabs og støttefunksjoner? Generelt, viktig at stab/støttefunksjoner er innrettet slik at tjenesteledere opplever å få den støtte de har behov for. God organisering og god innretting på stab/støttefunksjoner vil frigjøre tid til ledelse i tjenesteområdene. Samtidig må vi tenke dynamisk i forhold til støttefunksjoner slik at stab/støttefunksjoner svarer opp de behov som til enhver tid er i organisasjonen. Stabs-/støttefunksjoner kan deles inn i 3 nivåer: Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 7

8 Nivå 1: Rådmannsnivået: fastsetting av overordnede strategier og systemer innen fagområder tilknyttet stab/støtte. Nivå 2: Stabs-/støttenivået, herunder både støtte- og kontrollerfunksjoner innen alle stabs-/støttefunksjoner. Kontroller-nivået implementerer og følger opp beslutninger på nivå 1. Kontroller jobber både mot nivå 1 og 3. Nivå 3: Oppgaver relatert til stab og -støttefunksjoner som er definert å ligge igjen i TO/FE, dvs det operative nivået tilknyttet TOs kjernevirksomhet. Dagens modell tilsvarer omtrent dette skillet. Det er viktig med avklaring om hvilken myndighet stabsenhetene skal ha overfor TO Konkret Strategisk økonomisk planlegging/analyse, budsjett, og lederstøtte i stab hos rådmannen, med rydding/avklaring av oppgaver som i dag ligger i FE Økonomi, eks: finansforvaltning, pensjon, anvisning fellesområdet, inntektsoppfølging og støtte til TO-ledere. Styrke strategisk grep om kommunikasjon ved å legge kommunikasjonsenhet i stab hos rådmannen, herunder ansvar for overordnet kommunikasjonsstrategi både ekstern og intern, ansvar for etablering og utvikling av kommunikasjonskanaler, mediestøtte, stabs-/støttefunksjoner til rådmannsgruppa og TO/FE-ledere. Kommunikasjonsfaget tilsvarer økonomi og HR som strategisk verktøy for utvikling av gode tjenester. Dagens modell med delegert kommunikasjonsansvar opprettholdes, samtidig er det behov for en styrking av fagområdet gjennom tydelig overordnet forankring. Gruppa drøftet at informasjon bør betegnes som, og handle om kommunikasjon. Det innebærer en tilnærming hvor det tenkes to-veis kommunikasjon. Det betyr at Lillehammer kommune skal kommunisere med innbyggerne. Dette i motsetning til informasjon som begrep som i større grad kan oppfattes som enveis kommunikasjon. Lillehammer kommune bør sette fokus på en helhetlig strategisk kommunikasjonsstrategi. Servicetorget gjennomgang for å bli det servicesenter/kommunikasjonssenter som håndterer alle kanalene for kommunikasjon innrettet på dagen i dag og i morgen. Utvikling av service/kommunikasjonssenter kan ses i sammenheng med kommunikasjonsenhet i stab hos rådmannen. Veiledning og bistand til innbyggere løses i dag innenfor et svært begrenset område fra servicetorget. I gjennomgangen av servicetorgfunksjonene må det avklares i hvilken grad tjenester/veiledning til innbyggere skal løses fra servicetorget. Sekretariat/arkiv/post og fellesfunksjoner krever også en gjennomgang. Fellesenhet økonomi som egen enhet/avdeling, med den avgrensing at de kun skal levere tjenester ihht gjeldende oppdragsavtale mellom FE Økonomi og kommunene. Avgrensingen = kommunalt regnskapsbyrå. FE Økonomi bør ikke ha ansvar for noen Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 8

9 av kommunens bevilgningsområder, slik det er i dag knyttet til en del av fellesområdet. Ansvar for bevilgningsområdene legges til stabsenhet økonomisk planlegging og styring. Det vil tilsvare de oppgavene som ligger igjen hos Gausdal og Øyers økonomisjefer. Innkjøp Fortsetter som egen enhet; fagområdet er overordnet og knyttet til strategiske beslutninger kombinert med operativ støtte. IT må tas særskilt hånd om bestiller kompetanse systembruk. Dette er et område som knyttes til HR, da områdene er relatert til leder- og styringssystemer. Egen enhet i stab hos rådmann med ansvar for alle overordna og/eller sektorovergripende planer og planstrategier utover arealplaner og «fagplaner» som naturlig tilhører TO/fagområde Hvilke av dagens tjenesteområder, avdelinger, enheter hører naturlig inn under hoved overskriften «Samfunn», «infrastruktur» og «planlegging»? Hoved overskriften samfunn, infrastruktur og planlegging omfatter i dag tjenesteområdene: Eiendom Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunale eiendommer, herunder også eiendommer tilhørende Lillehammer kommunale boligstiftelse og Lillehammer kommunale eiendomsselskap TO Areal og miljø, fagområder: - Byggesak - arealplan, reguleringsplan - Oppmåling/GIS TO Kommunalteknikk og Utemiljø: Forvaltning, drift, vedlikehold og utbygging av anlegg og områder innen: - park, idrett, natur og friluftsliv - Veg, trafikk og parkering - Vann, avløp og renovasjon Byggservice -Vaktmestertjenester (drift og vedlikehold av bygninger) -Håndverkstjenester (snekring, maling etc.) -Renholdstjenester Gruppa har drøftet at dette er en hensiktsmessig gruppering under hoved overskriften. Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 9

10 Hva vurderes som kommunens kjernevirksomhet innenfor området samfunn, infrastruktur og planlegging? Innenfor denne hoved overskriften og i de aktuelle tjenesteområdene er det oppgaver som kommunen har behov for i det helhetlige tjenestetilbudet. Vi finner ingen oppgaver vi kan slutte med. At vi ikke kan slutte med oppgaver betyr ikke at vi ikke kan diskutere omfang og kvalitet på tjenestene. Fase 2: Organisering av tjenester under hoved overskriften samfunn, infrastruktur og planlegging. Innledningsvis i denne rapporten skrev vi: Gruppa legger i denne rapporten fram synspunkter i forhold til hovedstrukturen i Lillehammer kommune framover. Det innebærer at vi definerer den prosessen vi er inne i nå som fase 1. Denne hovedstrukturen legger føringer for fase to der organisering innenfor hovedstrukturen blir tema. Gruppa ser det som gunstig å dele prosessen i to for forankring og eierskap i organisasjonen Lillehammer kommune til den struktur som blir valgt. Gruppa har drøftet forutsetninger som bør tas med i det videre arbeid: Definere hvilke behov det er for samhandling mellom tjenester innenfor område samfunn, infrastruktur og planlegging som utgangspunkt i den videre drøfting av organisering. Gruppa har drøftet at det er behov for økt samhandling og samarbeid mellom de berørte tjenesteområdene, for eksempel areal og miljø opp mot kommunalteknikk og utemiljø og eiendom opp mot byggservice. Ansvar for arealplanlegging inklusive fagrelaterte planer (for eksempel hovedplan vann og avløp, transport og veiplan, fysisk aktivitet og naturopplevelse) skal ligge innenfor denne sektoren Tilslutt vil gruppa peke på noen utfordringer på andre områder som må tas med i den helhetlige vurderingen av organisering av Lillehammer kommune: Boligsosialt arbeid: Sikre en helhetlig strategi når det gjelder bl.a. tildeling, kjøp/salg av boliger, bostøtte, bruk av husbankens virkemidler Psykisk helse/rus Miljø- Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 10

11 3. Grunnlagsdokumenter: Mandat gruppe 2 Møtereferat Møtereferat Møtereferat Møtereferat Møtereferat Gruppe 2: Samfunn, infrastruktur og planlegging Side 11