RISØR KOMMUNE. Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Flatholmen - Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 16:30

Transkript

1 Side 1 av 1 RISØR KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Flatholmen - Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 16:30 Forfall meldes på tlf til Eva Swane som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Side 1

2 Saksnr Innhold PS 1/13 Godkjenning av protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget PS 2/13 Endring administrativ organiseringen - skole, barnehave, kultur m.m Side 2

3 RISØR KOMMUNE Enhet for støttefunksjoner Arkivsak: 2009/14-0 Arkiv: 033 Saksbeh: Eva Swane Dato: Godkjenning av protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget Utv.saksnr Utvalg Møtedato 1/13 Administrasjonsutvalg Rådmannens innstilling: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget godkjennes. Side 3

4 RISØR KOMMUNE Rådmannen Arkivsak: 2012/ Arkiv: 034 Saksbeh: Nils Martin Andersen Dato: Endring administrativ organiseringen - skole, barnehave, kultur m.m. Utv.saksnr Utvalg Møtedato 7/13 Oppvekstkomitéen /13 Administrasjonsutvalg Bystyret Rådmannens innstilling: 1. Vakant enhetslederstilling barnehager og barneskoler, omgjøres til enhetsleder med ansvarsområde grunnskoleenheten klasse (barneskolene og ungdomsskolen). 2. Enhetsleder- og rektorstillingen ved ungdomsskolen og voksenopplæringen, omgjøres til en rektorstilling ved ungdomsskolen. 3. Kultur reduseres med en lederstilling og denne omgjøres til enhetsleder med ansvarsområde barnehager. 4. Voksenopplæringen og ungdomstjenesten evalueres av rådmannen, og søkes innpasset i allerede eksisterende enheter. 5. Rådmannen gjør fortløpende andre endringer etter behov og tilpasser organiseringen til de ressurser som kommunen har til enhver tid. 6. Det fremmes en egen sak for avklaring om noen av lederne har fortrinnsrett til stillinger etter at den nye organiseringen er vedtatt og før eventuelt utlysning eksternt. Saksprotokoll i Oppvekstkomitéen Viggo M. Larsen, H, fremmet følgende forslag til innstilling: 1. Risør kommune tilsetter en enhetsleder for barnehage og grunnskole. (Rådmannens alternativ 1.) Stillingen lyses ut eksternt. I enheten skal det være en barnehagefaglig og en skolefaglig ansvarlig. 2. Enhetsleder- og rektorstillingen ved ungdomsskolen og voksenopplæringen omgjøres til 100% rektorstilling ved ungdomsskolen. 3. Voksenopplæringen og ungdomstjenesten evalueres av rådmannen, og søkes innpasset i allerede eksisterende enheter. Ved alternativ votering mellom rådmannens innstilling og forslag fra Viggo M. Larsen ble Viggo M. Larsens forslag enstemmig vedtatt. Oppvekstkomitéens innstilling til administrasjonsutvalget: Side 4

5 1. Risør kommune tilsetter en enhetsleder for barnehage og grunnskole. (Rådmannens alternativ 1.) Stillingen lyses ut eksternt. I enheten skal det være en barnehagefaglig og en skolefaglig ansvarlig. 2. Enhetsleder- og rektorstillingen ved ungdomsskolen og voksenopplæringen omgjøres til 100% rektorstilling ved ungdomsskolen. 3. Voksenopplæringen og ungdomstjenesten evalueres av rådmannen, og søkes innpasset i allerede eksisterende enheter. Side 5

6 Vedlegg: 1 Evaluering av den administrative organisering - bystyret Rapport - Justering av den administrative organisering Organisasjonsutvikling Kort resymé Bystyret har vedtatt en endring av den administrative organiseringen i kommunen, for å styrke satsingen på skole ønsker bystyret en mer enhetlig skolefaglig ledelse, og ber rådmannen sette i gang nødvendige prosesser og ekstern rekruttering for å samle grunnskolene under én ledelse. Saken har vært drøftet i oppvekstkomiteen og kommuneorganisasjonskomiteen før den legges frem for administrasjonsutvalget og bystyret til endelig behandling. Rådmannen legger frem forslag i tråd med bystyrets vedtak, som vil styrker skolene, barnehagene og reduserer noe innen kulturenheten. Dette nødvendiggjør nye administrative justeringer. Rådmannens foreslåtte endringer er innenfor de allerede normerte stillingshjemlene i kommunen. Saksopplysninger Følgende vedtak ble gjort i bystyret sak nr. 170/12 For å styrke satsingen på skole ønsker bystyret en mer enhetlig skolefaglig ledelse, og ber rådmannen sette i gang nødvendige prosesser og ekstern rekruttering for å samle grunnskolene under én ledelse. Tidligere ble følgende vedtak fattet i Kommuneorganisasjonskomiteen sak nr: For å styrke arbeidet i skolesektoren i Risør kommune ber komitéen rådmann vurdere en omorganisering av enhetene for barnehage og barneskole og enheten for ungdomsskole til en felles enhet for skole og barnehage. Det bør vurderes utlysning av en stilling som enhetsleder for skole og barnehage så snart som mulig. Denne stillingen bør gjøres attraktiv gjennom arbeidsoppgaver og lønnsbetingelser og rekrutteringen bør være mer omfattende enn normalt for enhetslederstillinger i Risør kommune. Dagens administrative organisering med en enhetsleder barnehager og barneskoler, samt en enhetsleder ungdomsskole og voksenopplæringen, kan oppsummeres slik: Barnehagen kommer med dagens organisering tydelig inn som første leddet i et utdanningsløp slik rammeplanen for barnehagene viser til. Dette gir et utvidet syn på opplæring ved å knytte barnehagen til grunnskolen. De har felles møter med lederne i barnehagene og grunnskolen med den hensikt å skape større forståelse for egenarten i barnehagen og grunnskolen. En av enhetslederne har det skolefaglig ansvarlig og en av kommunalsjefene har ansvaret på rådmannsnivå. Etter et svært omfattende arbeid i organisasjonen i 2007 og justeringer i 2010, har vi hatt denne tonivå-modellen, jfr. vedlegg. Ved denne endringen ble etatsjefene avskaffet og tonivå-modellen innført. Dette kan ha hatt en positiv innvirkning på en god utvikling av våre skoler. Siste skoleresultater er svært gode, og det må tilskrives et langsiktig godt arbeide. Samarbeid mellom enhetslederne i barnehage og barneskole samt ungdomsskole og Side 6

7 voksenopplæringen har gitt en god helhetsforståelse og ikke minst har det vært en styrke i rådmannens ledergruppe. Nærhet mellom rådmann og enhetsleder er en styrke. Utveksling av gjensidig informasjon er positivt. To enhetsledere gir også mulighet for en mer utdypende informasjon til både rådmannen og til det politiske nivå. Rådmannen samlet høsten 2012 ansvarsområdet innenfor barnehage, skole, kultur, omsorg og habilitering, på én kommunalsjef, for bl.a. samordning innen skole. En viktig ulempe med dagens organisering er at rektor på ungdomsskolen også er enhetsleder og dermed mister tid på utviklingsarbeid i egen skole. Dagens organisering gir også mindre fokus på barnehageenheten som også er et satsningsområde i kommunen. Enheten kan organiseres etter flere alternativer. Etter vedtaket i bystyret viser rådmannen to mulige alternative organisasjonsmodeller: Alternativ 1 En enhetsleder for barnehage og grunnskolen (barneskolene i sentrum, Søndeled-, Hope- samt ungdomsskole) og voksenopplæringen. En vurdering av en slik ordning kan være: Kan styrke helhetstenking på utdanningsløpet 0 til 16 år. En enhetsleder for politikerne å forholde seg til. En rektor uten andre administrative oppgaver i full stilling på hver skole styrker det strategiske, faglige og pedagogiske arbeidet ved skolene ved at rektor kan konsentrere seg om færre oppgaver utenfor skolen. Ulempene kan være en fragmentert tenking, p.g.a. ulikt lovverk (barnehage, skole, voksenopplæring). Stor spredning i behov og planverk (barnehage grunnskole voksenopplæring). Ubalanse i ledergruppa med en enhetsleder mindre selv om enheten blir meget stor, og de tre områdene (barnehage, grunnskole og voksenopplæring) kan få begrenset fokus i ledelsen av kommunen, samt ut i det politiske nivå. Man er fort tilbake til de gamle etatene, hvor skolen ikke kom styrket ut. Omfattende organisasjonsutviklingsprosesser i 2007 og 2010 har resultert i en helt annen organisering enn vist ved alternativ 1. jfr. vedleggene vedr. etatsmodell og 2 nivåmodell jfr. vedleggene: 1- evaluering av den administrative organisering bystyret 2010, 2 Rapport, justering av den administrative organiseringen i 2010 og 3 - organisasjonsutvikling. Med denne modellen vil også barnehagene komme svekket ut, da dette også er en stor enhet. Det er syv barnehager, hvorav fire av dem er private. Til sammen er det ca. 80 årsverk. Alternativ 2 En enhetsleder for grunnskoleenhet klasse. En vurdering av en slik ordning kan være: Det kan styrke grunnskoleløpet ved å samle skolene i en enhet og med en enhetsleder som samler skolene innenfor et lovverk. Rektor får tid til å være rektor og enheten vil være stor, men likevel enhetlig. En rektor på hver skole uten andre administrative oppgaver som vil kunne styrker det strategiske, faglige og pedagogiske arbeidet i skolene ved at rektor kan konsentrere seg om færre Side 7

8 oppgaver utenfor skolen. Det gir en enhetlig personalgruppe innenfor samme ansvarsområde, med felles lovkrav som opplæringsloven. En slik administrativ organisering ligger også nærmest begrunnelsen i vedtaket i kommuneorganisasjonskomiteen om å styrke arbeidet i skolesektoren og i samsvar med bystyrets vedtak om en mer enhetlig skolefaglig ledelse og ikke minst samle grunnskolene under én ledelse Alternativ 2 a: enhet for barnehage. Barnehagene er en stor enhet, som inkluderer private og kommunale barnehager. Enheten er også et prioritert område i kommunen. Barnehagene samles som en egen enhet, med et lovverk og enheten får styrket tjenesten på det administrative nivå. Risør kommune er til enhver tid ansvarlig for at kommunen kan tilby nok barnehageplasser. Man er derfor ansvarlig for at de private barnehagene kan levere en tjeneste kommunen har behov for og som kan måles kvalitetsmessig. Barnehagene har hver sin styrer som har personal- og økonomiansvar slik som rektorene. Til sammen har den kommunale delen av barnehagene ca. 40 årsverk (inklusiv årsverk tilknyttet spesialtiltak) og de private ca. 40 årsverk. Tidlig innsats er et satsningsområde og barnehagene er barnas første møte med kvalifiseringskjeden. I motsetning til skolene hvor fylkesmannen har tilsynsplikt, har kommunen tilsynsmyndigheten med barnehagene. Tilsyn med barnehagene skal sikre at det er god kvalitet på den pedagogiske virksomheten og at alle følger lovverket på alle punkter. Alternativ 2 b: voksenopplæringen og ungdomstjenesten I bystyre ble det vedtatt å evaluere ungdomstjenesten. Følgende vedtak ble gjort i bystyret : Erfaringene fra drift av Ungdomsklubben evalueres av rådmann. Det sees på om midlene og ressursene til denne driften kan brukes mer hensiktsmessig og målrettet mot prioritert ungdomsgruppe og mer i sammenheng med øvrige tiltak mot ungdom. Evalueringen skal gi svar innen 1. april. Det vil således være naturlig å se på organisering av ungdomstjenesten, samt voksenopplæringen inn i de øvrige enhetene. En mulig løsning kan være at ungdomstjenesten legges til kvalifisering, for å se dette mer i sammenheng til arbeide med barn og unge tilhørende deres ansvarsområde. For voksenopplæringen kan det være en mulighet å flytte enheten til enhet for støttefunksjoner som har ansvarsområde personal og kompetanse. Dette vil kunne gi mulighet for i større grad å kunne samkjøre voksenopplæringen og kommunens egne ansattes behov for kompetanseheving i tiden fremover. Dette bør utredes nærmere, som også er i tråd med bystyrets vedtak om evaluering av ungdomstjenesten. Drøftingene i komiteene. Saksprotokoll i Oppvekstkomitéen Oppvekstkomiteen vil enstemmig anbefale administrasjonsutvalget å innstille på alternativ 1: En enhet for barnehagene og grunnskolen. Saksprotokoll i Kommuneorganisasjonskomitéen Komiteen drøftet saken, men fattet ikke vedtak. I komiteen argumenterte Ragni MacQueen Leifsson (Ap) for at en enhetsledelse for skole måtte omfatte barnehage (og skole), men ikke nødvendigvis Side 8

9 Voksenopplæringen (VIRK). Dette er løsningen som prinsipielt bør velges, men komiteen er lydhør for praktiske vurderinger fra rådmannen rundt dette, f. eks. at enhetslederen får for mange arbeidsoppgaver i en stilling. Alle i komiteen var opptatt av at en omorganisering måtte føre til en styrking av hele utdanningsløpet. Det ble videre påpekt at det er særdeles viktig at ikke rektorene blir belastet med mye administrative oppgaver på bekostning av de egentlige rektoroppgavene. Rektorene må konsentrere seg om skoleledelse. Det er ønskelig med politisk medvirkning i ansettelsesprosessen (eks. ordfører og leder av oppvekstkomiteen). Stillingshjemler for enhetsledere. Ved alt. 1 kan en benytte den budsjetterte enhetslederstillingen i barnehage og barneskole hvor det for tiden er konstituert en enhetsleder frem til sommeren. Ansvarsområde vil være enhetsleder grunnskolen, voksenopplæringen, barnehagene (kommunale og private) Videre må ansvarsområde innenfor enhetslederfunksjonen i ungdomsskole inndras, samt at rektorstillingen utvides til hel stilling. (100%). Ved alt. 2 kan en benytte den budsjetterte enhetslederstillingen i barnehage og barneskole hvor det for tiden er konstituert en enhetsleder frem til sommeren. Ansvarsområdet vil være enhetsleder grunnskolen. (Barneskole og ungdomsskole.) Videre må ansvarsområdet innenfor enhetslederfunksjonen i ungdomsskole inndras, samt at rektorstillingen utvides til hel stilling. (100%). Dersom en opprettholder dagens midlertidige løsning med en redusert lederstilling i enhet for Kultur, vil en kunne benytte denne stillingen til enhetsleder i barnehage. Andre interne endringer i ansvarsområdene som voksenopplæringen og ungdomstjenesten, vil ikke medføre endringer i antall enhetslederstillinger. Dette vil også være i tråd med bystyrets vedtak om ikke å utvide antall lederstillinger i kommunen. Bystyrevedtaket (budsjettsaken 2012) hvor det bl.a. er vedtatt; Bystyret ber rådmannen ha et kontinuerlig fokus på administrativ rasjonalisering og effektivisering av driften, med det siktemål å redusere administrative kostnader og få mer tjenestekvalitet ut av hver krone. Særlig viktig er høy kvalitet på tjenestetilbudet innenfor skole og oppvekst samt et anstendig og godt tilbud innenfor pleie- og omsorg i utvidet forstand. Det synes i dag å være et for høyt antall ledere i kommunen, og det bør alvorlig overveies om ikke omfanget over tid bør reduseres. Dersom ingen har rettmessig krav på de ledige stillingene lyses disse ut ekstern. Vurderinger Oppvekstkomiteen har vurdert det dithen at alt. 1 gir den beste organiseringen. Utdanningsforbundet har ved tidligere organiseringsforslag uttalt seg i denne retningen. Kommuneorganisasjonskomiteen er noe mere variert i sin konklusjon. Alle i komiteen var opptatt av at omorganiseringen måtte føre til en styrking av hele utdanningsløpet, samt at rektorene ikke belastes med mye administrative oppgaver på bekostning av de egentlige rektoroppgavene. I begge alternativene frigjør det rektor fra enhetslederansvaret. Alt. 1 vil etter rådmannens vurdering bli en så stor enhet at denne ene enhetsleder nødvendigvis vil måtte komme til å delegere en del administrative oppgaver til rektorene. Rektorene vil således igjen bli belastet med mye administrative oppgaver som går på bekostning av de egentlige rektoroppgavene. I så måte vil dagens organisering med to enhetsledere være en mindre administrativ belastning på rektorene, dersom en ikke styrker skolene med ytterligere nye administrative stillinger. Side 9

10 Etter rådmannens vurdering kommer både grunnskolen og barnehagene svekket ut av en slik ordning. I midlertidig vil kultur opprettholde sine administrative ressurser. Alt. 2 har to enhetsledere som vil kunne avlaste rektorene for administrative oppgaver. Skole og barnehage vil således bli representert med to enhetsledere i rådmannens ledergruppe, noe som kan styrke både skole og barnehagene. Flytting av ungdomstjenesten fra kultur og voksenopplæringen fra skolen, vil avlaste både kultur og skole i denne sammenheng. Imidlertid vil kultur bli svekket men en administrativ ressurs. Etter drøftelser i organisasjonen og i komiteene har rådmannen falt ned på alt. 2 som den beste ressursutnyttelse i organisasjonen. Denne løsningen vil styrke barnehagene med en egen enhetsleder og samle skolene med en egen enhetsleder. Dette vil også best kunne opprettholde den vedtatte tonivåmodellen som vårt omfattende organisasjonsutviklingsprosjekt og bystyret dermed konkluderte med i I dette alternativet vil en få en ensartet ledelse med en enhetsleder i hele grunnskolen som vil kunne ha fokus på en stor men oversiktlig enhet, for å tilstrebe landets beste skole. Vedr. barnehageenheten. Det er også viktig for barnehagene å ha kompetanse på det barnehagefaglige. I tillegg bør man ha juridisk og økonomisk kompetanse. Barnehagesektoren er i stadig utvikling mht til økonomisk styring (spesielt mht retningslinjer for likeverdig behandling av offentlig og private barnehager). Det stilles i denne sammenheng større krav til kunnskap i kommunene enn tidligere. Videre har man stadig juridiske utfordringer da det er hyppige endringer i lovverk og forskrifter. Det er viktig for barnehagene å være i en enhet som holder seg oppdatert på eget lovverk både når det gjelder barnehagens innhold og drift. For å kunne gi alle barna i Risør kommune et mest mulig likt kvalitetsmessig tilbud trenger de å være samlet i en enhet med en enhetsleder. Spesielt med tanke på kommunens vilje til satsing på tidlig innsats som starter i barnehagene. Å styrke barnehagene med en enhetsleder vil øke kvalitet og gi god drift. Det vil være rom for å drive felles utviklingsarbeid, sikre et likt tilbud i de kommunale og de private barnehagene og ha god økonomisk styring. En egen enhet for barnehager er ikke til hinder for gode overganger barnehage skole, som for øvrig godt definert og sikret gjennom Forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver, kapittel 5. Vedr. Kulturenheten. Ved å flytte en lederstilling fra kultur til enhetsleder barnehage og dermed redusere administrasjonen av kulturarbeidet, vil dette innebære merbelastning for de oppgaver enhet for kultur har og skal utøve. Ved siste omorganisering ble administrasjonen av alt kulturarbeid samlet. De ressursene som da ble styrket var i hovedsak at biblioteksjef gikk fra å være enhetsleder for kultur drift til avdelingsleder Risørhuset og ble frigjort fra en del administrasjonsoppgaver. Enhetsleder støttefunksjoner (kommunalsjef) ble frigjort fra ansvar på Frivilligsentralen. Næringssjefen ble fritatt fra oppgaver og ansvar med Turistkontoret. Ungdomstjenesten ble lagt til kultur og frigjort fra enhet for barnehager. En ny vurdering av ansvar for disse tjenester er dermed nødvendig. Rådmannens konklusjon Rådmannen konkluderer med at alt. 2 gir best styrking av grunnskolen, samtidig som det også vil styrke barnehageenheten. Kulturenheten kommer noe svekket ut, og endringer i ansvarsområder bør Side 10

11 derved vurderes på nytt. Alt. 2 ligger også innenfor de stillingshjemler som kommunen har i dag. Dersom ingen har rettmessig krav på ledige stillinger, lyses disse ut eksternt. Side 11

12 Side 12

13 Side 13

14 Side 14

15 Side 15

16 Side 16

17 Side 17

18 Side 18

19 Side 19

20 Side 20

21 Side 21

22 Side 22

23 Side 23