Import-mva 2017 Bokføring, dokumentasjon og vurderinger

Transkript

1 Import-mva 2017 Bokføring, dokumentasjon og vurderinger

2 PwC har de siste månedene fått mange spørsmål om det nye regimet for merverdiavgift ved innførsel av varer (). Vi har derfor valgt å utarbeide en oversikt og anbefaling fra vår side som både omtaler endringene i mva-regelverket og praktisk regnskapsføring. Fremstillingen er tilpasset den gjennomsnittlige import-bedrift, men vi har også lagt inn et punkt som omtaler situasjonen for særlige grupper. Vi viser også til at Bokføringsstandardstyret rett før jul 2016 publiserte en oppdatert utgave av GBS 9 som omhandler temaet. I det videre vil vi behandle: Løpende bokføring av og bokføring av inngående fakturaer knyttet til import Spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring Avstemming/rimelighetsvurdering Spørsmål for særlige grupper Eksempler på bokføring 2 Import-mva 2017

3 Løpende bokføring av og av inngående fakturaer knyttet til import Inngående fakturaer Innkjøp av varer skal bokføres løpende på varekjøpskonto(-er) som tidligere. Her må importørene imidlertid passe på at det opprettes egne varekjøpskontoer som bare knytter seg til innkjøp fra utlandet, eller at man har koder som ivaretar det samme formålet. Det må også skilles mellom varer med vanlig og mids mva-sats. Det er også viktig å merke seg at man må ha egen kode for innkjøp av varer fra utlandet som er fritatt for, dersom dette er aktuelt. Dette kan blant annet gjelde tidsskrifter, bøker i siste omsetningsledd og strøm, men også midlertidig import av varer og gjeninnførsel i uforandret stand. Import-mva I tillegg til de inngående fakturaene skal grunnlaget for bokføres særskilt, og det må opprettes egne kontoer for dette på de ulike avgiftssatsene. Disse kontoene skal imidlertid ikke inngå i verken resultatregnskap eller balanse, men er hjelpekontoer opprettet for avstemming- og kontrollformål. Bokføring kan enten skje løpende på bakgrunn av tolldeklarasjonene eller samlet basert på Altinn-oversikten fra tollmyndighetene. Eksempler på bokføring av inngående fakturaer og er tatt inn til slutt i denne publikasjonen. Vi gjør oppmerksom på at det også er andre måter dette kan gjøres på, avhengig av organiseringen av regnskapet ellers og evt. integrering av tolldeklarasjoner i bedriftens regnskapssystemer. Våre eksempler dekker heller ikke alle tenkelige varianter av. Import-mva

4 Spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring Spesifikasjon Regnskapsdokumentasjonen må inneholde en nærmere spesifikasjon av hvordan er kalkulert i den enkelte termin. Det er flere måter å oppfylle disse reglene på, men en enkel metode er å ta utgangspunkt i de månedlige oversiktene i Altinn som viser de varene bedriften har tolldeklarert i perioden. Ved å hente ut disse oversiktene, tilpasse dem og lagre dem, vil bedriften oppfylle kravene til spesifikasjon av. Tilpasningene som må gjøres er at importøren må legge til følgende ekstra kolonner (dersom rapporten tas ut i excel): Grunnlag for for hver avgiftssats - Her skal summen av kolonnene «statistisk verdi» og «avgift» inn. «Avgift» er i denne sammenheng evt. toll og særavgifter som påløper ved import, men ikke merverdiavgift Avgiftssats - Her må det settes inn 0%, 15% eller 25% alt etter varetype og behov - Husk at midlertidig import og retur av tidligere importerte varer i uforandret stand skal rapporteres med 0-sats Utregnet per avgiftssats Oversikten fra Altinn kommer i xmlformat, og det vil også være mulig å importere denne i selve regnskapssystemet. Det er som sagt også andre måter å utarbeide en slik spesifikasjon på, herunder tredjeparter som tilbyr ulike tekniske løsninger for dette (speditører, systemleverandører osv). Dokumentasjon og oppbevaring Tolldeklarasjonene er primærdokumentasjonen for, sammen med såkalte grunnlagsdokumenter, jf. bokføringsforskriften Grunnlagsdokumenter er ikke definert i tollregelverket, men faktura og transportdokumenter er de mest sentrale. Det er viktig å være klar over forskjellen mellom den betalbare fakturaen fra leverandøren og fakturaen som blir brukt i forbinse med fortollingen. Det blir i de aller fleste tilfeller utarbeidet et eget dokument som brukes i forbinse med fortollingen, som går under navn som commercial invoice, pro-forma invoice, customs invoice etc. 4 Import-mva 2017

5 Etter vårt syn er både den betalbare fakturaen og tollfakturaen grunnlagsdokumenter som skal oppbevares av importøren. Tollregelverket krever at tolldeklarasjonene og grunnlagsdokumentene skal oppbevares i 10 år. Dette gir en utfordring, da regnskapet med bilag for de fleste bedrifter har en oppbevaringstid på 5 år. De betalbare fakturaene er således oppbevaringspliktige i 5 år som en av regnskapet, men i 10 år som en av grunnlagsdokumentasjonen for korrekt fortolling. I de første 5 årene vil det være tilstrekkelig å oppbevare de betalbare fakturaene i regnskapet. Etter at det har gått 5 år, foreslår vi at man tar kopi av leverandørfakturaene for det aktuelle året og lagrer disse sammen med tolldeklarasjonene og resten av tolldokumentene for samme periode. Dette med mindre reglene om oppbevaring av tolldokumentasjonen også har blitt endret til 5 år. Det er ulike tekniske løsninger for å oppbevare dokumentasjonen, herunder systemer for å oppbevare tolldokumenter. Speditører/transportører tilbyr også slike tjenester. Det er ikke et krav at bedriften selv står for oppbevaringen, men dersom dette er satt ut til en tredjepart, er det bedriftens ansvar at oppbevaringen er god nok og dekker hele perioden. Sporbarhet/kontrollspor Det er et generelt krav om sporbarhet i regnskapet. Når det gjelder, betyr dette for det første at de rapporterte beløpene som er ført i avgiftsoppgaven må kunne spores tilbake til Altinn-oppgaven, og så spores videre derfra til de enkelte tolldeklarasjonene. Det er frivillig om man ønsker å bruke Altinn-oppgaven til rapportering av. Dersom Altinn-oppgaven ikke brukes til dette, vil det være krav om sporbarhet mellom de rapporterte beløpene i avgiftsoppgaven og tolldeklarasjonene. Det kan etter vårt syn ikke kreves sporbarhet mellom tolldeklarasjonene og de betalbare fakturaene. Disse dokumentene kommer på to forskjellige tidspunkter, og det er ikke noen entydig indikator som gjør det mulig å matche dem automatisk (tolldeklarasjonen inneholder ikke nødvendigvis fakturanummeret til den betalbare fakturaen). Vi mener det gir en tilstrekkelig sikkerhet at tolldeklarasjonen oppbevares sammen med tollfakturaen, samtidig som bedriften oppbevarer de betalbare fakturaene i kopi slik som beskrevet over. Det vil være mulig å manuelt knytte disse sammen ved en eventuell kontroll fra myndighetene. Det er selvsagt ikke noe i veien for å knytte tolldeklarasjonene til de betalbare fakturaene, dersom importøren har systemer som legger til rette for dette. Import-mva

6 Avstemming/rimelighetsvurdering Det må avstemmes at (mva-grunnlaget i) alle importdeklarasjoner i den enkelte termin har blitt rapportert i mvaoppgaven. Det er ikke lovfestet et krav til formell avstemming av grunnlaget for mot inngående (betalbare) fakturaer. Vi anbefaler likevel at det gjøres en rimelighetsvurdering av rapportert mot innkjøp av varer fra utlandet for de enkelte avgiftssatsene. Dersom man ikke avstemmer, vil feil som blir gjort ved tolldeklareringen ikke bli oppdaget, og feil beløp vil bli rapportert som i skattemelding for merverdiavgift. I forbinse med rimelighetsvurderingen kan man bruke xml-versjonen av Altinn-rapporten fra tollmyndighetene, der det er en egen kolonne for fakturert beløp fra utlandet. På den måten unngår man avvik som skyldes transportkostnader og valutadifferanser. Vi tar forbehold om at vi så langt bare har sett et konstruert eksempel på Altinnoversikten, og at den reelle oversikten kan avvike fra dette eksempelet. Vi anbefaler å gjøre en slik rimelighetsvurdering på to-månedlig og halvårlig basis. 6 Import-mva 2017

7 Spørsmål for særlige grupper Våre forslag og innspill til bokføring er basert på en gjennomsnittlig importbedrift. Det er flere måter å innrette bokføringen på, og hver bedrift må gjøre sine tilpasninger. Det er også mulig å bruke tekniske plattformer og løsninger som tilbys av tredjeparter til å oppfylle reglene. Et særlig problem knytter seg til import av varer med ulike mva-satser, dvs. foretak som både importerer næringsmidler og andre varer. Altinn-oversikten vil ikke inneholde en opping av importen basert på mva-satsene, og slik vi forstår det vil oversikten heller ikke inneholde varenumrene som kunne vært brukt til å foreta en slik foring. Oversikten inneholder imidlertid navn på avsender/ leverandør, som muligens kan brukes til en foring i noen tilfeller. For denne gruppen importører kan det muligens være mer praktisk å la f.eks. speditøren foreta utregningen av for hver deklarasjon, da disse aktørene har den nødvendige informasjonen til å skille mellom mva-satsene. Importører som har korte avgiftsterminer (1 uke og 2 uker) vil i utgangspunktet ikke klare å rapportere i riktig termin basert på den månedlige Altinn-oversikten. Skattemyndighetene har imidlertid sagt i sin informasjon til importørene at kan bokføres månedlig. Dette må bety at man også kan rapportere månedlig, i den siste avgiftsterminen hver måned. For de fleste importører vil rapporteres både som utgående og inngående mva. Noen importører vil være i en posisjon der de importerte varene skal brukes i avgifts-unntatt virksomhet (f.eks. til helsetjenester eller undervisningstjenester), og da vil man i mva-oppgaven bare rapportere de utgående transaksjonene. I andre tilfeller vil de importerte varene brukes i både avgiftspliktig og avgifts-unntatt virksomhet. I disse tilfellene vil det være nødvendig å bruke en foringsnøkkel for å beregne hvor mye av beløpet som skal fradragsføres i mva-oppgaven. Import-mva

8 Eksempler på bokføring av I de følgende eksemplene har vi tatt utgangspunkt i enkeltstående varekjøp og korresponderende fortollinger, for å illustrere prinsippene for bokføringen. Som nevnt innledningsvis kan fortollingene bokføres periodevis i stedet for en og en, på bakgrunn av Altinn-rapporten. De to første eksemplene viser bokføring av import av varer med 25% sats, med og uten bruk av mva-koder. De to neste eksemplene viser bokføring av import der varer med 25% sats skal brukes både i avgiftspliktig og unntatt virksomhet. Dersom importøren har varer med 15% sats, vil det bli tilsvarende bokføring av dette. Har man varer i begge kategorier, vil det måtte tas hensyn til dette. Vi har ikke laget egne eksempler for dette. 8 Import-mva 2017

9 Eksempel 1 - Import av varer til 25% Med bruk av mva-koder Et selskap har bestilt en maskin fra Sverige til et beløp av SEK som blir fortollet inn i Norge Bokføring av betalbar faktura fra leverandør Varefakturaen selskapet mottar fra leverandøren har dato og blir omregnet med kurs NOK 0,9508 per SEK 1 (kurs hentet fra Norges Bank) på fakturadato og bokført i regnskapet med beløp NOK Dato Debet Mva Kredit Mva Beløp Beskrivelse Innkjøp av varer Leveran- dørkonto NOK Bokføring av betalbar faktura fra leverandør Import-mva

10 Bokføring av tolldeklarasjonen Tolldeklarasjonen for fortollingen er datert og grunnlaget for statistisk verdi er omregnet med tolletatens ukeskurs; NOK 0,9493 per SEK 1 som gir en statistisk verdi på NOK For denne varen er det ingen særavgifter, toll eller andre forhold som øker statistisk verdi, slik at beregningsgrunnlaget for blir NOK Dato Debet Mva Kredit Mva Beløp Beskrivelse Beregningsgrunnlag for ved kjøp av varer Beregningsgrunnlag for ved kjøp av varer NOK Bokføring av tolldeklarasjonen Inngående 2705 Utgående NOK Mva - automatisk kontering gjennom mva-kode 81 Når mva-kode 81 blir registrert på debetsiden er det viktig at systemet er kodet riktig, slik at utgående blir kontert i kredit og inngående i debet. Det er også viktig at føringene blir registrert med riktig fortegn i skattemeldingen; både for grunnlaget for utgående og selve momsen i post 9 samt inngående i post Import-mva 2017

11 Import-mva

12 Eksempel 2 - Import av varer med 25% sats Uten bruk av mva-koder I dette eksemplet brukes samme scenario som i forrige eksempel der det brukes mva-koder. Bokføring av betalbar faktura fra leverandør Dersom det bokføres uten mva-koder anbefales det å opprette egne varekjøpskonto(-er) som bare knytter seg til innkjøp fra utlandet, og det må i tillegg skilles mellom varer med vanlig og mids mva-sats. Dato Debet Mva Kredit Mva Beløp Beskrivelse Innkjøp av varer og tjenester fra utlandet 25% 2400 Leveran- dørkonto NOK Bokføring av betalbar faktura fra leverandør Bokføring av tolldeklarasjonen Dato Debet Mva Kredit Mva Beløp Beskrivelse Motkonto grunnlag utgående for varer og tjenester 25% 2720 Grunnlag utgående for varer og tjenester 25% NOK Bokføring av tolldeklarasjonen Inngående 2705 Utgående NOK Bokføring av 25% Føringen på konto 2720 skal føres som grunnlag i post 9 i Skattemeldingen for merverdiavgift, føringen på konto 2705 skal føres som avgift i post 9 og føringen på konto 2715 skal føres i post 17. Føringen på konto 2721 er kun for å nullstille grunnlaget for utgående siden dette kun er ment som en hjelpekonto opprettet for avstemmings- og kontrollformål. 12 Import-mva 2017

13 Eksempel 3 - Innførsel av varer med forholdsmessig fradragsrett Med bruk av mva-koder Når en virksomhet har både avgiftspliktig og avgiftsunntatt omsetning foreligger det forholdsmessig fradragsrett for kostnadene. Det betyr at kostnader som fullt ut brukes i avgiftspliktig virksomhet kan føres til fradrag til 100%, men kostnader som brukes til den avgiftsunntatte virksomheten ikke kan føres til fradrag. Kostnader som gjelder begge virksomheter, som f.eks. felleskostnader som husleie, strøm, regnskap, osv. skal fradragsføres i forhold til hvor stor an den avgiftspliktige virksomheten utgjør. Et selskap driver med både undervisningsvirksomhet til 30% og konsulentvirksomhet til 70%. Selskapet har kjøpt datamaskiner fra Sverige og mottar en faktura på SEK fra leverandøren med dato Bokføring av betalbar faktura fra leverandør Den betalbare fakturaen blir omregnet med kurs NOK 0,9508 per SEK 1 (hentet fra Norges Bank) til NOK , hvor 70% (NOK ) kan føres til fradrag. Dato Debet Mva Kredit Mva Beløp Beskrivelse Kontormaskiner Kontormaskiner 21 NOK Bokføring av betalbar faktura fra leverandør, fradragsberettiget 20 NOK Bokføring av betalbar faktura fra leverandør, ikke fradragsberettiget Leveran- dørkonto NOK Bokføring av betalbar faktura fra leverandør Mva-kode 21 brukes i dette eksemplet kun for å markere grunnlaget for inngående 25% i merverdiavgiftsspesifikasjonen for den en som det er fradragsrett for. Mva-kode 20 brukes i dette eksemplet kun for å markere grunnlaget for inngående 25% i merverdiavgiftsspesifikasjonen for den en som det ikke er fradragsrett for. Import-mva

14 Bokføring av tolldeklarasjonen Tolldeklarasjonen for fortollingen er datert og grunnlaget for statistisk verdi er omregnet med tolletatens ukeskurs; NOK 0,9493 per SEK 1 som gir en statistisk verdi på NOK I dette eksemplet har denne varen ingen særavgifter, toll eller andre forhold som øker statistisk verdi, slik at beregningsgrunnlaget for innførselsmoms blir NOK Dato Debet Mva Kredit Mva Beløp Beskrivelse Kontormaskiner Kontormaskiner NOK Bokføring av tolldeklarasjonen, fradragsberettiget Inngående 2705 Utgående NOK Mva - automatisk kontering av mva til betaling og fradrag gjennom mva-kode Kontormaskiner Kontormaskiner NOK Bokføring av tolldeklarasjonen, ikke fradragsberettiget Kontormaskiner 2705 Utgående NOK Mva - automatisk kontering av mva til betaling gjennom mva-kode Import-mva 2017

15 Når mva-kode 81 blir registrert på debetsiden er det viktig at systemet er kodet riktig, slik at utgående blir kontert i kredit og inngående i debet. Det er også viktig at føringene blir registrert med riktig fortegn i skattemeldingen; både for grunnlaget for utgående og selve momsen i post 9 samt inngående i post 17. Mva-kode 81 beregner både inngående, utgående og grunnlaget for utgående. Mva-kode 82 beregner utgående som skal rapporteres i post 9 sammen med grunnlaget for utgående. Men siden det ikke kan føres noe til fradrag for NOK 7 500, blir denne en balanseført på konto Import-mva

16 Eksempel 4 - Innførsel av varer med forholdsmessig fradragsrett Uten bruk av mva-koder I dette eksemplet brukes samme scenario som i forrige eksempel der det brukes mva-koder. Bokføring av betalbar faktura fra leverandør Dato Debet Mva Kredit Mva Beløp Beskrivelse Kontormaskiner fra utlandet - fradragsberettiget Kontormaskiner fra utlandet - ikke fradragsberettiget Leverandørkonto NOK NOK NOK Bokføring av betalbar faktura fra leverandør, fradragsberettiget Bokføring av betalbar faktura fra leverandør, ikke fradragsberettiget Bokføring av betalbar faktura fra leverandør 16 Import-mva 2017

17 Bokføring av tolldeklarasjonen Dato Debet Mva Kredit Mva Beløp Beskrivelse Motkonto grunnlag utgående 2720 Grunnlag utgående NOK Bokføring av tolldeklarasjonen Inngående 2705 Utgående NOK Bokføring av 25%, fradragsberettiget Kontormaskiner fra utlandet - ikke fradragsberettiget 2705 Utgående NOK Bokføring av 25%, ikke fradragsberettiget Mva for den en som er avgiftsunntatt kan ikke fradragsføres og blir derfor balanseført på konto Import-mva

18 18 Import-mva 2017

19 Kontakt oss Per Kirknes Direktør, Advokatfirmaet PwC Tlf: Trond Tømta Direktør, PwC Assurance Tlf: Olav Bjørnås Direktør, PwC Consulting Tlf: Therese Davidsson Leder MVA-representasjon, PwC Accounting Tlf: Import-mva

20 20 Import-mva PwC. Med enerett. I denne sammenheng refererer PwC seg til PricewaterhouseCoopers AS, Advokatfirmaet PricewaterhouseCoopers AS, PricewaterhouseCoopers Accounting AS og PricewaterhouseCoopers Skatterådgivere AS som alle er separate juridiske enheter og uavhengige medlemsfirmaer i PricewaterhouseCoopers International Limited. Foto: Annette Larsen