Organiseringen av valgarbeidet ved Kommune- og fylkestingsvalget 2011

Transkript

1 Dato: 27. januar 2011 VALG /11 Valgstyret Organiseringen av valgarbeidet ved Kommune- og fylkestingsvalget 2011 ELSO BYST Hva saken gjelder: I denne saken presenteres organiseringen av valgarbeidet for den administrative valggjennomføringen ved Kommune- og fylkestingsvalget Som ved valgene i 2007 og 2009 er Bystyrets kontor avhengig av å hente medarbeidere fra byrådssiden og eksternt. Nøkkelfunksjoner med ansvar for planlegging og gjennomføring ivaretas i sin helhet av kommunale medarbeidere. Valgorganisasjonen utgjør som ved stortingsvalget i personer, hvorav 10 kommer fra enheter utenfor Bystyrets kontor. De fleste medarbeiderne var med både ved kommunevalget i 2007 og stortingsvalget i 2009, og besitter alle høy kompetanse på valg. Noen endringer følger av utskiftinger i bemanningen ved Bystyrets kontor siden sist valg. De overtallige inngår i valgorganisasjonen og vil alle ivareta nøkkelfunksjoner i valggjennomføringen. En rådgiver vil ha delt lederansvar med en av kontorets faste ansatte. I den utstrekning overtallige går over i nye stillinger i Bergen kommune i perioden, vil ny arbeidsgiver bli forespurt om den aktuelle medarbeideren fortsatt kan ivareta sine oppgaver i valget. De vil da få tilsvarende avtaler som de øvrige enhetene vi kjøper fri medarbeidere fra. De overtallige må erstattes dersom de går ut a valgorganisasjonen. Valgarbeidet er fordelt på flere personer for å sikre tilgang til bred kompetanse, en akseptabel arbeidsbelastning for valgmedarbeiderne, og for at kontorets øvrige oppgaver også blir ivaretatt på en forsvarlig måte. Som ved de tidligere valgene blir valgoppgavene fordelt på team/utførerenheter som er sammensatt for å ivareta hensynet til: - sammenkobling av beslektede oppgaver - riktig kompetanse og tilstrekkelig kapasitet hos medarbeiderne - nødvendig erfaring fra valgarbeid 1

2 IKT og bruken av elektronisk valgdatasystem er felles for de fleste av oppgavene, og medarbeidere fra IKT utvikling og IKT drift inngår som svært sentrale aktører i valggjennomføringen. Dette er et felt hvor Bystyrets kontor mangler nødvendig kompetanse. På de øvrige områdene vil teamene bestå av en blanding av medarbeidere fra Bystyrets kontor og kommunen for øvrig. Bystyredirektøren ser det som nødvendig og ønskelig å bygge videre på modellen hvor valget sikres kompetanse og kapasitet ved å rekruttere en blanding av valgmedarbeidere i nøkkelfunksjoner fra Bystyrets kontor og andre enheter i Bergen kommune. Ved å samle beslektede oppgaver er målet å få til en så effektiv utnyttelse som mulig av både kompetansen og kapasiteten hos valgmedarbeiderne. Det er på samme tid viktig å ta hensyn til at valgoppgavene henger sammen og at alle ledd må fungere og være samordnet for å sikre en forsvarlig og korrekt valggjennomføring. Ved valget i 2009 var ikke samordningen og oppfølgingen av teamene så god som en kunne ønske, og dette får betydning for oppfølgingsarbeidet ved årets kommunevalg. Det vil bli lagt vekt på et tydeligere ansvar for teamansvarlige og valgansvarlig for oppfølging av arbeidet internt i gruppene, og mellom gruppene. Oppfølging og samordning av teamene vil bli delt mellom valgansvarlig og en nestleder. Det vil også bli satset mer på generell informasjon/statusrapporter til alle medarbeiderne i valgorganisasjonen. Valgarbeidet er i gang på en rekke områder, og etableringen og oppstarten av arbeidet i valgorganisasjonen igangsettes ved et oppstartseminar februar. Teamene/utførerenhetene vil da utarbeide detaljerte planer over oppgavene, tidsplaner og arbeidsfordeling innenfor de enkelte områdene. De vil også avklare behov for ressurser og samarbeid med de øvrige teamene. En del av denne oppgaven er en vurdering av behovet for rekruttering av medarbeidere til mer avgrensede enkelt oppgaver. Ved dette valget er målet å rekruttere en større andel eksternt, som for eksempel studenter, som kan delta i ulike oppaver under forhåndstemmingen, arbeid i valglokalene mv. Valgstyret vil få fremlagt en egen sak i mars med budsjettprognose for Kommune- og fylkestingsvalget 2011, og her vil kjøp av tjenester eksternt inklusive bruk av eksterne medarbeidere bli omtalt særskilt. Forslag til vedtak: Valgstyret slutter seg til forslag til opplegg for organiseringen av valggjennomføringen ved Kommune - og fylkestingsvalget Roar Kristiansen bystyredirektør Elin Solberg valgansvarlig 2

3 Saksutredning: 1. Innledning Arbeidet med å bygge opp en bred kompetanse på valg i Bergen og etablere en stabil valgorganisasjon er en prioritert oppgave. Arbeidet med å sikre en sikker og effektiv valggjennomføring vil være en kontinuerlig prosess og forutsetter et samarbeid med byrådssiden. Målet er en stabil valgorganisasjon som ivaretar både behovet for utvikling av valgoppgavene, og en forsvarlig gjennomføring av de enkelte valgene. 2. Valgorganisasjonen 2011 Valgorganisasjonen utgjør som ved stortingsvalget i personer, hvorav 10 kommer fra enheter utenfor Bystyrets kontor. De fleste medarbeiderne var med både ved kommunevalget i 2007, og stortingsvalget i 2009, og besitter alle høy kompetanse på valg. Noen endringer følger av utskiftinger i bemanningen ved Bystyrets kontor siden sist valg. Som beskrevet i andre saker (Forretningsutvalget , sak Bystyrets kontor prioriterte oppgaver og bruk av overtallige") legges det opp til at overtallige ved Bystyrets kontor deltar i valgarbeidet. Valgarbeidet er internt på Bystyrets kontor fordelt på mange personer for å sikre en bred kompetanse og en akseptabel arbeidsbelastning for valgmedarbeiderne. Det er viktig at kontorets øvrige oppgaver også blir ivaretatt på en forsvarlig måte. Som ved de tidligere valgene blir valgoppgavene organisert i team som er sammensatt for å ivareta hensynet til: - sammenkobling av beslektede oppgaver - riktig kompetanse og tilstrekkelig kapasitet hos medarbeiderne - nødvendig erfaring fra valgarbeid IKT og bruken av elektronisk valgdatasystem er felles for de fleste av oppgavene, og medarbeidere fra IKT utvikling og IKT drift inngår som svært sentrale aktører i valggjennomføringen. På de øvrige områdene vil teamene bestå av en blanding av medarbeidere fra Bystyrets kontor og kommunen for øvrig. Valgarbeidet er i gang på en rekke områder, men dras i gang for fullt med oppstartseminar februar. De ansvarlige for teamene og utførerenhetene vil da utarbeide detaljerte planer over oppgavene, tidsplaner og arbeidsfordeling innenfor de enkelte områdene. De vil også avklare behov for ressurser og samarbeid med de øvrige teamene. For å dekke inn behovet for rekruttering av medarbeidere til mer avgrensede enkelt oppgaver. er det ved dette valget et mål å rekruttere flere eksternt, som for eksempel studenter, som kan delta i ulike oppaver under forhåndstemmingen, arbeid i valglokalene mv. Ved de tidligere valgene har ansatte ved Bystyrets kontor og kommunen for øvrig løst slike oppgaver. Det vil fortsatt være anledning til for kommunalt ansatte til å delta i denne typen oppgaver, men ved å bruke eksterne kan vi lettere få tilgang til medarbeidere også på dagtid, og vi får en mer fleksibel styring av personalressursene. Bystyrets kontor har 6 overtallige medarbeidere som følge av nedleggingen av bydelsstyrene Disse er blitt fulgt opp for at de i ventefasen skal få løse oppgaver som en ellers måtte kjøpe hos andre. I tillegg ivaretar de oppgaver ved Bystyrets kontor. De overtallige inngår i 3

4 valgorganisasjonen på lik linje med kontorets øvrige medarbeidere. Dersom noen av de overtallige får nytt arbeid i Bergen kommune, vil Bystyrets kontor forespørre ny arbeidsgiver om å den enkelte kan ivareta sine valgoppgaver også ved overføring til ny enhet. De overtallige er ikke tillagt et lederansvar i utførerenhetene utover en medarbeider som vil ha et delt ansvar. 2.2 Valgorganisasjonen Kommune- og fylketingsvalget 2011 Som det fremgår av organisasjonskartet organiseres valgoppgavene ved årets valg etter omtrent samme modell som ved stortingsvalget i Løsningen er basert på utførerenheter som hver har en ansvarlig leder. Lederne av utførerenhetene skal inngå i et samordningsteam med ansvar for å ivareta helheten i valggjennomføringen, gjennom samordning av de ulike oppgaveområdene. Nytt ved årets valg er at det er utpekt en nestleder som sammen med leder av valgorganisasjonen vil følge opp arbeidet i utførerenhetene i samordningsteamet. Oppfølgingen deles mellom leder og nestleder, som ivaretar hver sine grupper i det daglige arbeidet. Det legges videre opp til at leder og nestleder har faste møter med Bystyredirektøren for å sikre en god fremdrift i valgarbeidet, og for å samordne valgarbeidet med de øvrige oppgavene ved Bystyrets kontor. 2.3 Samordningsgruppen Samordningsgruppen sammensettes av lederne i utførerenhetene, nestleder og valgansvarlig. Valgansvarlig er leder av samordningsgruppen og nestleder vil være stedfortreder. Samordningsgruppen vil ha et helhetlig ansvar for forberedelsene og gjennomføringen av valgene, og for å samordne og følge opp utførerenhetenes oppgaveløsning. Lederne av de respektive utførerenhetene er ansvarlig for arbeidet og fremdriften i egen utførerenhet, og for 4

5 å rappotere til samordningsgruppen. Lederne er også ansvarlig for å sikre nødvendig informasjon til egen utførerenhet. Ved stortingsvalget i 2009 sviktet til tider samordningen og informasjonen mellom utførerenhetene, noe som medførte unødvendig frustrasjon i en travel arbeidssituasjon. Direkte oppfølging av utførerenhetene av nestleder og leder og daglig samordning mellom de to, vil styrke samordningen og informasjonsflyten Det legges opp til en fast møtestruktur med faste orienteringsmøter for hele valgorganisasjonen for å sikre at alle har en overordnet oversikt over fremdriften i "prosjektet", videre blir det faste møter i samordningsgruppen, møter bilateralt mellom utførerenhetene. Samordning mellom valgarbeidet og Bystyrets kontor for øvrig ivaretas med faste møter mellom Bystyredirektøren og nestleder/leder av valgorganisasjonen. Samordningsgruppen skal: følge opp og iverksette valgstyrets vedtak koordinere og ivareta helheten i valggjennomføringen økonomistyring/budsjettoppfølging konkretisere og følge opp utførerenhetenes oppgaveområder godkjenne arbeidsplaner for utførerenhetene veileding av utførerenhetene sikre tilstrekkelig bemanning evaluering av valggjennomføringen 2.3 Utførerenhetene Lederne av utførerenhetene er ansvarlig for å: rapportere og delta aktivt i samordningsgruppen lede og organisere arbeidet innenfor egen utførerenhet sørge for nødvendig samordning med øvrige utførerenheter utarbeide en risiko- og sårbarhetsanalyse innenfor eget ansvarsområde utarbeide en beredskapsplan intern evaluering 3. Oppstartseminar Kommune- og fylkestingsvalget 2011 Valgorganisasjonen skal ha et oppstartseminar februar, hvor målet er at utførerenhetene skal utarbeide oversikt over egne oppgaveområder, tidsplan for gjennomføring av arbeidet og tiltakene og foreta en ansvarsdeling innad i gruppen. Det forutsettes også en kartlegging av behov for ressurser, som lokaler, ekstra medarbeidere til å løse driftsoppgaver, og en vurdering av behovet for samarbeid/samordning mot øvrige utførerenheter. 4. Utførerenhetene 4.1 Bemanning 5

6 Bemanning omfatter bemanning av valgtingslokalene og bemanning av øvrige funksjoner innenfor utførerenhetenes ansvarsområder. Bemanning valgtingslokalene Avklare prinsipper hvor hvem som kan ha funksjoner i valgtingslokalene, sak til valgstyret Rekruttere valgmedarbeidere til stemmestyrer og øvrige valgmedarbeidere i valglokalene Fordele valgmedarbeidere på lokaler og kurs Fordele valgmedarbeidere til stemmestyrene, sak til valgstyret Oppdatering og innlegging av nye data for valgmedarbeiderne i VALS Formidle arbeidsavtaler mv. til valgmedarbeiderne Rekruttere reserver og sørge for opplæring til disse Oppfølging valgmedarbeiderne Bemanning for øvrig Motta bestilling fra utførerenhetene på behov for bemanning Rekruttere valgmedarbeidere i henhold til bestillinger Utarbeide arbeidskontrakter Utarbeide retningslinjer for overtid mm. Utarbeide nødvendige skjema Etablere samarbeid med lønnskontoret for oppfølging av utbetaling av lønn/honorar 4.2 Opplæring/informasjon Opplæring Utarbeide opplæringsplan for opplæring/kursing av valgmedarbeidere til valgtingslokalene, forhåndstemmingen og medarbeidere skal bemanne innrigningstelefonen på valgdagen. Opplæring av medarbeidere som skal forestå kontroll av stemmestyrenes valgprotokoller Opplæring av vaktmestrene Utarbeide valgveileder for valgmedarbeidere i valglokalene Utarbeide veileder for forhåndstemmemottakere i samarbeid med forhåndstemmingen Utarbeide veileder for medarbeidere som bemanner innrigningstelefonen Utarbeide veileder for vaktmestrene Utarbeide protokoll for stemmestyrene Utarbeide spørreskjema for oppfølging av arbeidet i valglokalene Avholde kurs Bidra mht. inndeling av valgkretser og roder Bidra mht. oppsett for innredning og skilting i valglokalene Besøk/kontroll i valglokalene valgdagen Informasjon Utarbeide informasjonsplan/strategi for valget, sak til valgstyret Utarbeide mediestrategi Videreutvikle designprofil og skiltprogram 6

7 Utføre presse og mediarbeid/talsmannfunksjon 7

8 Internett og intranett Etablere/bygge opp nettstedet Valg 2011, info. til velgerne, partier, valgmedarbeidere og presse Utvikle resultatsider for Kommune- og fylkestingsvalget Publikumservice Utarbeide annonseringsplan, og bestille innrykk av kunngjøringer/annonser Etablere informasjonstelefon for publikum Informasjonstiltak Oppfølging informasjonsplan, etablere og iverksette tiltak i samarbeid med øvrige utførerenheter Utforme faktatekst for media mfl. Vurdere /utarbeide fremmedspråklig informasjon Forberede program for delegasjoner/besøkende Bidra med informasjon til valgkort 4.3 Forhåndstemming (faste stemmemottak, institusjoner og ambulerende stemmemottak) Forhåndstemmingen omfatter faste stemmemottak, stemmegivning ved institusjoner og hjemmestemming, som foregår i tre adskilte prosesser. På samme tid er de fleste oppgavene sammenfallende, og forutsetter samarbeid og samordning i oppgaveløsningen. Faste stemmemottak Kartlegge og avklare lokaler for faste forhåndstemmesteder, sak til valgstyret Plan for innredning av faste stemmemottak Vurdere behov for materiell, utstyr, IKT og bemanning, bestille fra øvrige utførerenheter Plan for distribusjon av materiell til stemmestedene, bestille levering Opplæring stemmemottakere, i samarbeid med utførerenhet opplæring Utarbeide rutiner for mottak og kontroll av forhåndstemmingen Oppfølging av stemmestedene/forhåndstemmemottakerne Forberede behandling av tvilsomme forhåndstemmegivninger i arbeidsutvalget for Valgstyret Klargjøre innkomne stemmegivninger for opptelling Sende stemmegivninger fra andre kommuner til valgstyrene i de respektive kommuner Stemmegivning institusjoner Kartlegge kommunale og andre institusjoner hvor det skal gjennomføres forhåndstemming, sak til valgstyret Plan for etablering av stemmemottak ved institusjoner Vurdere behov for materiell, utstyr, IKT og bemanning, bestille fra øvrige utførerenheter Plan for distribusjon av materiell til stemmestedene, bestille levering Opplæring stemmemottakere, i samarbeid med utførerenhet opplæring Utarbeide rutiner for mottak og kontroll av forhåndstemmingen 8

9 Oppfølging av stemmestedene/forhåndstemmemottakerne Hjemmestemming Avklare tidsrommet for hjemmestemmingen Bestille annonsering fra utførerenhet informasjon Etablere en ordning for mottak av ønske om hjemmestemming Utarbeide plan for gjennomføringen av hjemmestemming Sørge for nødvendig utstyr/materiell Organisere mottak og kontroll av hjemmestemmene 4.4 Valgoppgjør Telling og valgoppgjør Planlegge å organisere arealutnyttelsen i Rådhuset Avklare behov for innredning, materiell og utstyr, bestille fra utførerenhet materiell mm Sørge for at lokalene innredes i henhold til plan Avklare bemanningsbehov, bestille fra utførerenhet bemanning Utarbeide rutiner og vaktlister for mannskap Avklare tilganger til lokalene i Rådhuset, bestille nøkkelkort Gjennomføre nødvendig opplæring av mannskap Telling og system for valgoppgjør Vurdere innkomne tilbud for telling og valgoppgjør Følge opp leverandør og systemutvikling Planlegge å gjennomføre test av systemet Telling og behandling av rettelser Gjennomføre foreløpig og endelig opptelling forhåndstemmer Gjennomføre endelig opptelling valgtingsstemmer Utarbeide rutiner for kontroll av og gjennomføring av endelig opptelling fremmede stemmer Gjennomføre ruiner for kontroll av og endelig opptelling tvilsomme stemmer Organisere bortsetting av stemmesedler Godkjenning Kontroll av grunnlagsdata, partier og kandidater, stemmetillegg Innlegging av grunnlagsdata, kretser og antall stemmeberettigede Registrere tall fra foreløpig opptelling av forhåndstemmer Godkjenne/underkjenne resultat fra endelig opptelling forhåndstemmer Mottak og registrering av foreløpig opptelling i valglokalene Registrere opplysninger fra stemmestyrenes møtebøker Godkjenne/underkjenne resultat av endelig opptelling av valgtingstemmer Godkjenne/underkjenne resultat av endelig opptelling av fremmedstemmer Godkjenne/underkjenne resultat av endelig opptelling av godkjente fra tvilsomme stemmer 9

10 Behandling av tvilsomme stemmer Kontrollere og lete etter personer som ikke finnes i manntallet Behandle stemmegivninger fra ikke identifiserbare velgere Behandle stemmegivninger fra personer på egen liste (strengt fortrolig adresse) Vurdering av andre typer stemmesedler Utarbeide sak til valgstyret Valgoppgjøret Opplegg for utfylling av møtebok manuelt Oppfølging og kontroll valgsystemet Produksjon og kontroll av statistikk Kontroll valgoppgjøret Utarbeide og kontrollere valgstyrets møtebok Utarbeide sak om godkjenning av valgoppgjøret til valgstyret 4.5 Materiell/ logistikk Lokaler Lokaler omfatter valgtingslokaler, lokaler for forhåndstemmingen, lokaler for valgoppgjøret og lager. Valgtingslokaler, Vurdere behovet for utskifting av lokaler, og finne erstatningslokaler Vurdere behov for opprusting av valgtingslokalene mht. tilgjengelighet Vurdere innredningen av det enkelte lokalet, og behov for utstyr Utarbeide/oppdatere tegninger for alle typer lokaler Lager, materiell, montering og demontering Implementere nytt system for forvaltning, drift og vedlikehold av materiell/utstyr (FDV) Oppdatere materielloversikt over alt lagret materiell sentralt og i valglokalene Kartlegge utstyrsbehov Bestille nødvendig materiell Utarbeide krav til/mal for bestillinger fra andre utførerenheter Koordinere bestillinger mellom utførerenhetene Vurdere organiseringen av materielldistribusjonen Organisere arbeidet på lageret i rådhuset Oppfølging og samordning med ansvarlige for lageret på Midtun Organisere utkjøring av materiell/utstyr til forhåndstemmelokalene Organisere utkjøring av materiell/utstyr til valglokalene Utarbeide detaljert oversikt over pakking av stemmesedler Kontrollere stemmeseddelpakkingen, og utarbeide plan for utkjøring av stemmesedler til forhåndstemmingen og valglokalene Utarbeide opplegg for tilkjøring av ekstra stemmesedler og annet utstyr på valgdagen Organisere politiruten og mottak av materiell fra valgtingslokalene valgkvelden 10

11 Tilrettelegge nødvendig parkering utenfor rådhuset for forhåndstemmingen og valgdagen/natten Organisere og koordinere flytte- og transportoppdrag Montere lokalene i rådhuset etter bestilling fra utførerenhet telling/godkjenning Organisere vakthold, ekstra rengjøring, og nød aggregat for Rådhuset Demontere lokalene i rådhuset 4.6 IKT Utgangspunktet er at de øvrige utførerenhetene ikke har særskilt IKT kompetanse, og skal sikres gode teknologiske løsninger. Oppfølging av leverandør valgsystemet mht. installasjon og teknisk drift Kartlegge og definere behov for teknologisk utstyr i samarbeid med de øvrige utførerenhetene (maskinvare, linjer, telefoni mv.) Koordinere bestillinger mellom utførerenhetene Sørge for nedlasting av /innlasting av programvare og testing av løsningene Sikre at nødvendige lisenser foreligger Organisere bestilling og etablering av linjer til forhåndstemmegivningen Organisere kablingen i Rådhuset til forhåndstemmingen Organisere kablingen i Rådhuset i forbindelse med telling og valgoppgjøret i samarbeid med leverandør av valgsystemet Organisere consorte løsning for innrigning valgdagen for support valglokalene og resultatrapportering Tilrettelegge nødvendig brukerstøtte/brukeroppfølging Organisere demontering av all kabling og kommunens utstyr ved forhåndstemmelokalene og i rådhuset 4.7 Manntall/valglister Stemmekretsinndelingen Vurdere behovet for endring av stemmekretser Eventuell sak til valgstyret Melding om vedtak til geodata og folkeregistermyndigheten ved endringer Listeforslag Informasjon til listestillere Kunngjøring og utlegging av innkomne lister Kontroll av underskrivere Kontroll av listeforslag, sak til valgstyret for godkjenning av listene Melding til listekandidatene, klageadgangen 11

12 Behandle klagesaker, fremlegges for valgstyret Manntall Sak til valgstyret om utlegging av manntallet til offentlig ettersyn Bestille kunngjøring av utlegging fra utførerenhet informasjon Brev til partiene mht. bestilling av manntall Avklare hvilke manntall som skal bestilles, foreta bestilling Oppdatering og ajourhold manntall Oppfølging trykking av endelig manntall Sortering av avkryssingsmanntallene Valgkort Utforming av tekst på valgkortene i samråd med utførerenhet informasjon og opplæring Bestille valgkort Oppfølging trykking og utsendelse valgkort Utarbeide system for registrering av valgkort i retur Stemmesedler Utforming av stemmesedlene i samarbeid med partiene/leverandør Korrektur stemmesedler Bestilling for partiene/valgorganisasjonen Rodeinndelingen Vurdere behov for og foreta eventuelle endringer i rodene 12