BERGEN KOMMUNE. Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Evaluering av valggjennomføringen i Bergen kommune

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Evaluering av valggjennomføringen i Bergen kommune

2 1

3 Innhold 1 Organisering av valgarbeidet i Bergen Organisering av valgarbeidet Valgstyret Administrativ valgorganisering Rekruttering og bemanning Budsjett og budsjettstyring Manntallet Stemmekretser og valglokaler Stemmesedler Valgkort Materiell og logistikk Informasjon Opplæring Forhåndsstemmegivning Valgoppgjøret IKT

4 Evaluering av kommunestyre og fylkestingsvalget ORGANISERING AV VALGARBEIDET I BERGEN 1.1 Organisering av valgarbeidet Valgarbeidet ble organisert som en integrert del av virksomheten ved Bystyrets kontor. Oppgavene med å ivareta alle nødvendige forberedelser til valget og den konkrete gjennomføringen. ble fordelt på 8 grupper med gruppeansvarlige for hver gruppe. Bystyret og valgstyret har det overordnede politiske ansvaret for valget og bystyredirektøren har det øverste administrative ansvaret. Valgorganisasjonen for fylkestings- og kommunestyrevalget 2015 var slik: 1.2 Valgstyret Oppfølgingspunkter fra stortingsvalget 2013: Gjennomgå valgstyrets reglement og delegasjon av oppgaver til arbeidsutvalget og administrasjonen Utarbeide entydige kriterier for rekruttering av stemmestyremedlemmer. Innarbeide opplæring av valgstyret og arbeidsutvalget som en del av folkevalgtopplæringen. Valgstyret hadde 7 møter i 2014 og 6 møter i 2015 for å forberede og gjennomføre valget. På disse møtene tok valgstyret stilling til antall valgdager og forhåndsstemmelokaler, videreføring av forsøk med elektronisk avkryssing, endring av stemmekretser og valgtingslokaler. 3

5 Valgstyret fattet videre vedtak om prinsippene for rekruttering av valgmedarbeidere, organisering av valgarbeidet, frister, godtgjørelse, fritak, bestilling av stemmesedler og oppnevning av stemmestyrer. Valgstyret valgte et arbeidsutvalg på seks medlemmer. Oppgavene til arbeidsutvalget ble avgrenset til å foreta prøving av stemmegivninger og stemmesedler, samt observere opptellingen. Oppgaven med å vurdere å godkjenne stemmegivninger/stemmesedler er nesten falt vekk som følge av at stemmegivninger godkjennes når de mottas. Oppgaven med overvåking av splitting av stemmegivninger er også kraftig redusert. Valgstyrets reglementer er gjennomgått og nytt reglement ble vedtatt av bystyret i møte (Bsak 74/16). Det er også utarbeidet entydige kriterier for rekruttering av stemmestyremedlemmer Valgstyret hadde en egen opplæring ved 2013 valget, men som følge av at det ikke var foretatt større endringer i regelverket av betydning for valggjennomføringen, var det ikke en egen opplæring for valgstyret i For arbeidsutvalget ble det i første møte 3. september 2015 tatt en gjennomgang av ansvar, oppgaver og rolle. Arbeidsutvalget behandlet og gav tilslutning til kriterier for verifisering av stemmesedler i opptellingen. Opplæringen ble ikke innarbeidet som en del av folkevalgtopplæringen, og det bør vurderes å ha et bredere og mer omfattende opplæringsopplegg i forkant av at valgstyret begynner å forberede valget i De viktigste sakene hvor valgstyret har gitt styringssignal for valget 2015 har vært: Sak 21/14 Evaluering av 2 dagers valg - stortings og sametingsvalget 2013 Sak 26/14 Invitasjon fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet til å delta i forsøk med stemmerett for ungdom som fyller 16 eller 17 år ved kommunestyrevalget 2015 Sak 41/14 Faste forhåndsstemmesteder, åpningstider og bemanning Sak 42/12 Fastsetting av valgdag kommunestyre og fylkestingsvalget 2015 (Innstilling til bystyret) Sak 43/14 Kjøreregler for valgkampavvikling under forhåndsstemmegivningen og valgdagen (e) Sak 52/14 Endring av stemmekretser og valgtingslokaler ved kommunestyre - og fylkestingsvalget 2015 Sak 53/14 Stemmegivning på valgdagen mandag 14. september kommunestyre - og fylkestingsvalget 2015, åpningstider og valglokaler Sak 54/14 Rekruttering av valgmedarbeidere, retningslinjer Sak 5/15 Retningslinjer for tildeling av valgboder ved stortings og kommunestyrevalg Sak 11/15 Ordninger for godtgjørelse av medarbeidere i tilknytning til gjennomføring av kommunestyre- og fylkestingsvalg Oppfølging til neste valg: Opplæring for valgstyret som en del av folkevalgtopplæringen Ny gjennomgang av delegasjon av oppgaver til valgstyrets arbeidsutvalg og administrasjonen 4

6 1.3 Administrativ valgorganisering Oppfølgingspunkter fra stortingsvalget 2013: Klargjøre ansvar og oppgaver for ansvar og oppgaver for bystyredirektøren, valgansvarlig og de ansvarlige for de ulike oppgaveområdene Vurdere behov for en nestleder for valgansvarlig Vurdere om oppgavefordelingen ved Bystyrets kontor mht. valgoppgaver og øvrige oppgaver er hensiktsmessig Få utført mer av valgarbeidet ved kjøp av tjenester og samtidig sikre at vi til enhver tid har tilstrekkelig erfaringskompetanse selv. Med bakgrunn i sak 3/15 som ble behandlet i valgstyrets møte , ble arbeidet med å få valgoppgavene til å bli en integrert del av Bystyrets kontors virksomhet videreført. Bystyrets kontor har gradvis bygd opp kompetanse og kapasitet til å ivareta ansvaret for planlegging og gjennomføring av de fleste valgoppgavene. For å styrke ledelse, oppfølging og samordning av valgoppgavene, ble oppgave- og ansvarsområdene til valgstyret, bystyredirektøren, valgansvarlig og de gruppeansvarlige gjennomgått og presisert i forkant av oppstarten av valgarbeidet i Modellen som ble lagt til grunn følger vedlagt. Selv om det fremdeles er behov for å foreta noen presiseringer og mindre justeringer, vil denne modellen videreføres og legges til grunn for valgarbeidet i Beslektede oppgaver ble samlet i 8 grupper som hver ble ledet av en gruppeansvarlig. De gruppeansvarlige inngikk i en gruppe sammen med valgansvarlig og bystyredirektøren. Totalt var 32 personer engasjert i forberedelse og tilrettelegging av valget i disse gruppene. 10 kom fra andre deler av kommunen (6 fra Byrådsavdeling for finans, eierskap og eiendom, 2 fra byrådsavdeling, barnehage, skole og idrett, 2 fra byrådsavdeling for byutvikling. 7 av de 8 gruppene ble ledet av og i hovedsak bemannet med ansatte ved Bystyrets kontor. Oppgaveområdet IKT ble ledet av fristilt person i 50 % fra IKT-konsern. IKT-ansvarlig fra Bystyrets kontor deltok i gruppen. Totalt kom 10 sentrale valgmedarbeidere fra andre enheter i kommunen. 1 person var frikjøpt i 100 % i valgåret. Alle ansatte ved Bystyrets kontor ble tildelt valgoppgaver, og i perioder arbeidet flere mer med valg enn de øvrige oppgavene de har ansvar for, noe som i den mest hektiske perioden er krevende både for ansatte og ledelse, spesielt i et kommunevalg. Løsningen har imidlertid såpass mange fordeler at den bør videreføres og videreutvikles. For valgarbeidets del er det åpenbare fordeler med at 2/3 av den sentrale valgorganisasjonen er lokalisert på samme arbeidssted. Det letter kommunikasjon og samhandling og gir større fleksibilitet. Med styrkingen på IKT-feltet og modellen for rekruttering fra andre avdelinger og bruk av eksterne og vikarer ved behov, viste det seg å være både tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å ivareta både valgoppgaver og øvrige oppgaver ved Bystyrets kontor. 5

7 Kommunikasjonen mellom oppgaveområdene har bedret seg, men kan fremdeles bli bedre. Til det kommende valget skal rutinene for kommunikasjon mellom oppgaveområdene gjennomgås på nytt. Med den nye modellen har valgarbeidet blitt mindre sårbart, men det er fremdeles mulig å gjøre både valgarbeidet og de øvrige aktivitetene mindre sårbare og avhengige av enkeltpersoner i alle ledd. Samlet overtidsbruk ved dette valget var mindre enn ved tidligere valg, bl.a. på grunn av økt bruk av innleid ekstrahjelp. I forkant av oppstarten av valgarbeidet i 2015 ble det konkludert med at det ikke var behov for å ha en nestleder. Ut i fra erfaringene i 2015, står denne konklusjonen fast. På ledelsesnivå er det tilstrekkelig kapasitet og kompetanse gjennom bruk av egne ansatte og frikjøp/fristilling av eksterne. Oppgave- og ansvarsdelingen viste seg i store trekk å fungere etter intensjonene, selv om det i avgrensede perioder var behov for å sette inn ekstraressurser for å få løst både valgoppgaver og de løpende driftsoppgavene for kontoret. Dette gikk imidlertid bedre enn i tidligere valg og med en fornyet gjennomgang og mindre tilpasninger frem mot valget i 2017, vil en stå godt rustet til å håndtere både valgoppgavene og de øvrige oppgavene. Opplegget med å øke omfanget på kjøp av tjenester fra IKT Drift og Etat for bygg og eiendom (EBE), fungerte godt, og videreføres og videreutvikles. Med bakgrunn i at såpass mange oppgaver nå er overført til IKT Drift og Etat for bygg og eiendom (EBE), legges det opp til å slå de to gruppene som arbeidet med henholdsvis materiell og valglokaler sammen i neste valg. Oppfølgingspunkter til neste valg: Tettere oppføling av gruppenes arbeid fra valgansvarlig Bedre fordeling av ansvaret for personaloppfølging mellom personalansvarlig, valgansvarlig og gruppeledere Vurdere å flytte oppgaver mellom gruppene for å få en bedre fordeling av oppgavene 2 REKRUTTERING OG BEMANNING Oppfølgingspunkter fra stortingsvalget 2013: Arbeidet med rekruttering samles i en gruppe. De områdeansvarlige må definere bemanningsbehovet, men bemanningsgruppen gjør rekrutteringsarbeidet. Rekruttere en vikargruppe Utarbeide retningslinjer for rekruttering og grunnlag for utvelgelse av søkere. Gjennomgå satser for valgarbeidet Samarbeide med Oslo og Trondheim om nytt bemanningssystem og om arbeidstidsbestemmelser. 6

8 Bemanningsgruppen hadde ansvar for all rekruttering av medarbeidere, med unntak av valgoppgjøret, og foretok rekruttering gjennom et elektronisk bemanningssystem. Systemet ble anskaffet gjennom en offentlig anskaffelsesprosess i samarbeid med Oslo og Trondheim kommuner. I tillegg til de sentrale valgmedarbeiderne, ble det rekruttert rundt 750 medarbeidere for å ivareta oppgaver i forkant, under og i etterkant av selve valget. De fleste var medarbeidere i valglokalene på valgdagen, og forhåndsstemmemottakere i forkant av valget. Antall medarbeidere på selve valgdagen ble redusert ved dette valget da elektronisk avkryssing av velgere i manntallet har medført effektivisering av stemmeprosessen i valglokalene. I enkelte lokaler var likevel reduksjonen av medarbeidere litt for omfattende, og det er derfor behov for en gjennomgang og tilpasning av bemanningsstyrken i lokalene også til neste valg. Ved rekruttering annonseres stillingene til valgtinget og forhåndsstemmingen i lokalpressen og på Bergen kommunes nettsider. I tillegg kontaktes tidligere valgmedarbeidere direkte, og oppfordres til å søke. Ordfører og valgansvarlig var representert ved en deltidsjobbmesse på Studentsenteret for å få flere yngre søkere. Tiltakene var effektive, og over tusen søkere måtte avvises. Det var i forkant utarbeidet retningslinjer for utvelgelse av kandidater der erfaring, alder, kjønn, etnisitet og ønske om valglokale ble vurdert. Som ved forrige valg ble det bevisst rekruttert flere yngre valgmedarbeidere for å sikre at bemanningen i valglokalene gjenspeiler befolkningen generelt. Dette gir også et godt grunnlag for å rekruttere valgmedarbeidere med relevant erfaring til fremtidige valg. Bemanningsbehovet for valget er omfattende, og krever planlegging. Bemanningsgruppen opplevde også denne gangen utfordringer da behov for medarbeidere ikke ble definert i de ulike gruppene på forhånd, og derfor sent meldt inn fra gruppeansvarlige. Dette forhindret en samkjørt rekrutteringsprosess, både med hensyn til behov på tvers av grupper og ihht regler for midlertidig ansettelser. Påmelding og oppfølging av deltagelse på obligatorisk opplæring for valgmedarbeidere ble gjennomført av bemanningsgruppen. Det er behov for forbedringer av systemet for at dette arbeidet skal sikres på en effektiv måte. Satsene for valgarbeid ble gjennomgått og oppjustert for. Oppfølging til neste valg: Gruppeansvarlige må definere bemanningsbehovet ihht milepælsplan slik at bemanningsgruppen kan utføre rekrutteringen som en helhetlig prosess. Det foretas en tilnærmet lik rekrutteringsprosess i alle gruppene, og arbeidsavtalene skal kvalitetssikres av bemanningsgruppen. Bemanningsgruppen må samarbeide med leverandør om videreutvikling av kursmodul. 7

9 3 BUDSJETT OG BUDSJETTSTYRING Oppfølgingspunkter fra stortingsvalget 2013: Få bedre dokumentasjon og grunnlag for budsjettstyring for valget i Utarbeidet bedre rutiner for budsjettstyring Vedtatt budsjett for valget var 12,7 millioner kroner. Ved 2. tertialjustering ble det bevilget 0,9 million kroner ekstra på grunn av merkostnader i forbindelse med nye forhåndsstemmesteder, slik at budsjettet totalt var på 13,6 millioner kroner for I forkant av valget var det opprettet en rekke nye ansvarssteder, for å kunne styre økonomien bedre, det var blant annet opprettet to steder som kun skulle belastes med lønnskostnader: et til forhåndsstemmingen og et til valgtinget. Dette gir en bedre oversikt over hvordan utgiftene fordeler seg, og et bedre grunnlag for budsjettering av valget. Regnskapet viser at kostnadene totalt ble en del større enn budsjettert, merforbruk ble rapportert jevnlig i løpet av hele året, og ble dekket inn av mindre forbruk andre steder ved bystyrets organer. Radetiketter Justert budsjett 2015 Regnskap 2015 Avvik 2015 Annen bemanning Annet, valg Etat for bygg og eiendom Forhåndsstemmemottakere IKT-drift Informasjon Materiell og utstyr Valget, Bystyrets kontor Valgtingsmedarbeidere Totalsum De viktigste årsakene til at valgavvikling hadde negativt avvik var: Tjenestene som ble levert fra Etat for bygg og eiendom, ved rigging og utkjøring av utstyr/materiell til alle typer valglokaler, var mer omfattende enn ved foregående valg, og derved mer kostnadskrevende. Arbeidet bestod blant annet av transport og rigging av valglokalene opp og ned. Antall avlukker med universell utforming har økt betydelig, og medførte et mer omfattende arbeid ved montering/demontering. Riggingen av brakken på Danmarksplass ble dyrere enn antatt, og det samme gjaldt for informasjonsbannere på brakkens utside. Honoraret til valgtingsmedarbeidere økte. 8

10 En annen utfordring er at valget har en systematisk skjev pris- og lønnskompensasjon fordi valget i mellomvalgårene ikke kompenseres for lønnsøkning og svært lite for prisøkning. Oppfølging til neste valg: Utarbeide bedre rutiner for budsjettoppfølging og økonomirapportering fra de ulike gruppene Få bedre dokumentasjon og grunnlag for budsjettstyring 4 MANNTALLET Oppfølgingspunkter fra stortingsvalget 2013: Informere partiene bedre om muligheten for å få uttrekk av manntallet, og oppfordre til at bestilling av alfabetisk manntall vurderes nøye. Alle partier/listestillere ble tilskrevet og informert om retten til å kreve et manntall for Bergen kommune og om muligheten for å bestille uttrekk av manntallet. Partier/listestillere som ønsket å få manntallet for Bergen kommune ble kontaktet og orientert om omfanget på et alfabetisk manntall og begrensningene i bruken, i henhold til valglovens bestemmelser. Resultatet var at det ble bestilt kun ett eksemplar av manntallet. Det valgadministrative systemet EVA gjør det enkelt å søke opp velgere som søker om innføring i manntallet, og til å legge velgere inn i manntallet. Det er etablert et godt samarbeid med skatteetaten for å søke opp velgere hvor informasjonen ikke er tilgjengelig i de registre Bystyrets kontor har tilgang til. Arbeidet er nå mindre tidkrevende enn tidligere. 5 STEMMEKRETSER OG VALGLOKALER Oppfølgingspunkter fra stortingsvalget 2013: Vurdere stemmekretsinndelingen og valglokale Kartlegge internettilgangen i valglokalene Sak om stemmekretser og valgtingslokaler ble behandlet i valgstyret , sak Ved 2015 valget ble det vurdert som ønskelig og i hovedsak beholde stemmekretsene fra 2013 for å se om antall stemmer som ble avgitt på forhånd også ville øke i 2015, og om nettilgangen i valglokalene fungerte like godt som ved stortingsvalget i

11 Antall stemmegivninger som ble avgitt på forhånd økte også betydelig ved 2015 valget, og antall stemmer avgitt på valgdagen gikk nedmed en relativt jevn fordeling i alle lokaler. Ved gjennomgang av valgtingslokalene bør dette tas med i vurderingen av hvor mange stemmekretser Bergen kommune skal ha valgdagen. Nettilgangen i alle valgtingslokalene ble kartlagt av IKT drift, og back- up løsninger ble vurdert og tilrettelagt for alle lokaler. Som ved stortingsvalget i 2013 fungerte løsningene godt, det var ingen nedetid på systemet i valglokalene. Ikke alle lokaler har fast nett som er den mest stabile løsningen. Dette er et av kriteriene som må vurderes ved utvelgelse av valglokaler. I 2015 ble Hop valgkrets vedtatt nedlagt og velgerne ble fordelt på Paradis og Nesttun valgkrets. Endringene førte ikke til problemer for velgerne. På Søreide har det nye lokalet i skolens flerbrukshall trappeadkomst, og en heis som styres manuelt. Dette førte til litt venting for velgerne. En annen utfordring på Søreide er kravet om tildekking av gulvene for å beskytte parketten. Dette gjelder alle nye haller, og gir merarbeid og merkostnader ved innredningen av lokalene. Utbedring av skoler og idrettshaller kan være en utfordring mht. å finne erstatningslokaler med riktig lokalisering og fastnett. Et eksempel er Rolland stemmekrets hvor Rolland skole og Rollandshallen tidligst er klar innen utgangen av Det må vurderes om det også ved midlertidige løsninger må legges inn fastnett. Alle valgtingslokaler i Bergen er tilgjengelige for alle velgere, men ikke alle lokaler har en god tilkomst som gjør at alle velgere lett får tilgang til lokalene uten bistand. Tilsvarende er noen lokaler trange og mørke. Behov for gjennomgang av lokalene er en gjennomgående oppgave foran alle valg, og tilsvarende en søken etter mer egnede valglokaler, som for eksempel nye skoler/idrettshaller som ferdigstilles. Idrettshaller er gode lokaler mht. størrelse og tilgjengelighet til og i lokalet. En utfordring er å få fristilt lokalene i tide pga. aktivitetene i hallene, og noen haller har dårlig nett og mobiltilgang. Det er ønskelig å få på plass en fast avtale om bruken av idrettshaller som valglokaler. Oppfølgingspunkter til neste valg: Gjennomgang av stemmekrets inndelingen og vurdering av antall stemmekretser ved 2017 valget. (Fast oppgave i forkant av alle valg) Vurdering av egnetheten i valgdagslokalene, og alternative erstatningslokaler. (Fast oppgave i forkant av alle valg) 10

12 6 STEMMESEDLER Oppfølgingspunkter fra stortingsvalget 2013: Vurdere om det er mulig å redusere antall stemmesedler som trykkes ved reduksjon i antall stemmesteder og avlukker pr. lokale. Ved kommunestyrevalget ble kun en mindre stemmekrets nedlagt (Hop) og dette gav ingen effekt på behovet for stemmesedler. Erfaringene fra stortingsvalget i 2013 viste at ved elektronisk avkryssing i manntallet går avkryssingen i manntallet fortere og presset på avlukkene blir derved større. Det ble derfor ikke vurdert som forsvarlig å redusere antall stemmeavlukker i lokalene, og som følge av det kunne heller ikke antall stemmesedler til fordeling i lokalene reduseres. I avlukkene skal det være tilnærmet likt antall stemmesedler for alle lister uavhengig av hvor stor oppslutning listene får, og antall lister er høyt. Fortsatt er det derfor store mengder stemmesedler som går til destruksjon uten å være benyttet. Antall valglokaler og avlukker er avgjørende for hvor mange stemmesedler som må bestilles inn pr. liste. En vurdering av reduksjon i antall trykte stemmesedler må ses i sammenheng med antall valglokaler, forhåndstemmesteder og antall avlukker på stemmestedene. 7 VALGKORT Oppfølgingspunkter fra 2013 valget: Kontakte Kommunal og moderniseringsdepartementet for å få vurdert valg av utsendingsadresse for valgkortene Valgkort blir sendt til borgere som har stemmerett ved de enkelte valg (er i manntallet), og adressen valgkortet sendes til hentes fra den folkeregisterførte adressen til velgeren. Valgkortene ble ved kommunestyrevalget i 2013 sendt fra departementet til velgerens bostedsadresse. Resultatet var at antall valgkort som kom i retur til Valgstyret var høyt. Etter valget ba Bergen kommune og andre kommuner departementet om og i stede sende valgkortene til velgerens postadresse. Resultatet er at mengden valgkort som kom i retur ikke ble synlig redusert. Valgkortene som kommer i retur er i hovedsak merket «adresse ukjent», og skyldes at velgerne ikke melder fra om adresseendring til folkeregisteret, det være seg for bostedsadresse og/eller postadresse. Utsending og oppfølging av rutiner for utsending av valgkortene ivaretas nå i sin helhet av departementet. Bystyrets kontor ivaretar informasjon ut til velgerne og svarer på spørsmål om valgkort, om velgeren står i manntall og om hvor de kan avgi stemme. For de velgerne 11

13 som ikke har mottatt valgkort og som sterkt ønsker å få tilsendt valgkort, skriver Bystyrets kontor ut valgkort fra det valgadministrative systemet EVA. De fleste velgere er fornøyd når de får informasjon om at de ikke trenger valgkortet for å stemme, og at de er manntallsførte i kommunen. 8 MATERIELL OG LOGISTIKK Oppfølgingspunkter fra 2013: Vurdere organiseringen innen oppgaveområde Vurdere hva som kan inngå i en avtale om kjøp av tjenester fra Etat for bygg og eiendom. Gjennomgå rutiner for bestilling og innkjøp av materiell og utstyr Oppgaveområdet lokaler og materiell og logistikk ble i 2015 skilt ut som et eget oppgaveområde med egen gruppeansvarlig for å forenkle oppgaveløsningen. Erfaringen viser at dette ikke gav en forenkling på grunn av at oppgavene er så sterkt sammenvevd, og det er de samme personene som skal løse oppgavene. Erfaringene tilsier at oppgavene bør samles igjen, og at forenkling av oppgaveløsningen kan nås ved bedre samordning og samarbeid på tvers av oppgaveområdene og ved bedre rutiner og ansvarsdeling innenfor oppgaveområdet. Erfaringene fra samarbeidet med Etat for bygg og eiendom (EBE) er gode. Det har tilstrekkelig bemanning til å levere tjenester, de har nødvendig utstyr som biler mv, og alt større utstyr lagres og vedlikeholdes av dem i mellomvalgsårene. Tjenestene som ble vurdert som hensiktsmessig å få levert fra EBE er: kontroll av valgtingslokaler mht. tilgang til strøm, tilkomst mv. pakking, utkjøring og innhenting av utstyr og materiell til alle valglokaler, inklusive alle typer forhåndstemmelokaler. rigging og «nedpakking» av valgtingslokaler og lokaler ved Bergen rådhus innhenting av stemmeurner fra forhåndstemmelokalene vedlikehold og lagring av utstyr vaktmestertjeneste dedikert til de enkelte valgtingslokalene valgdagen Ordningen fungerte godt. EBE har opparbeidet seg en god valgfaglig kompetanse og er aktiv med å finne funksjonelle løsninger og en god logistikk i oppgaveløsningen. Kostnadene ved kjøp av tjenester har gått opp, dels som følge av at de løser flere oppgaver og dels ved at det nye valgutstyret tar lengre tid å montere, og det er mer utstyr å frakte til 12

14 og fra lokalene. Oppgaver er også overført fra andre grupper for å fristille kapasitet og få en mer effektiv løsning av oppgavene. Et eksempel er at alt IKT utstyr nå fraktes, pakkes ut og plasseres i valglokalene av EBE, og at IKT medarbeiderne ivaretar installasjonen av IKT systemet. Tilsvarende løsning er ønskelig å få på plass ved innredning av forhåndsstemmelokalene. Gruppen for materiell ivaretar innkjøp av alt valgmateriell/utstyr til valget og mottar bestillinger fra de øvrige gruppene. Et problem har vært at en del bestillinger kommer for sent fra gruppene, og det kan da være vanskelig å benytte e- handel og kommunens rammeavtaler pga. tidspresset. Det er behov for å få på plass et bedre system med klare frister for bestilling av materiell, for å sikre effektive og ressurssparende innkjøp. Dette gjelder ikke for de større innkjøpene hvor det er påkrev å benytte konkurranse. Konkurransene gjennomføres i samarbeid med seksjon for innkjøp, og følger gjeldende regelverk. Her er det ønskelig å foreta innkjøpene tidligere fordi dette gjelder vesentlige områder som levering av IKT utstyr og skannerløsning. Dette vil gi bedre tid og ro ved planlegging av fordelingen og oppsett av utstyr, og frigi kapasitet i iverksettingsfasen. En utfordring ved kjøp av materiell/utstyr som er spesifikt for valg, er at utstyret ikke er tilgjengelig for innkjøp og levering et før et stykke ut i valgåret. Innkjøp som med fordel kunne vært foretatt i mellomvalgårene kommer derved først på plass i løpet av våren valgårene. Dette gjelder for eksempel for valgavlukker og valgurner. Oppfølgingspunkter til neste valg: Samordne oppgaver knyttet til lokaler og materiell/utstyr i et oppgaveområde igjen, med en gruppeansvarlig. Vurdere ytterligere kjøp av tjenester fra EBE, fortrinnsvis i forbindelse med oppsett av lokaler forhåndsstemmingen. Etablere et bedre system for bestilling av materiell og utstyr 9 INFORMASJON Oppfølgingspunkter fra 2013 Vurdere nye informasjonskanaler for presentasjon av valgstoff. Vurdere bedre system for å besvare publikumstelefoner. Vurdere system for å kunne måle effekt av ulike informasjonstiltak Informasjon om valg blir en integrert del av informasjonsoppgavene for Bystyrets kontor 13

15 Informasjonskanalene som ble benyttet ved tidligere valg, ble videreført ved valget i Nettsiden er hovedkanalen som retter seg mot alle velgere. Annonsering på kommunetorget og i lokalavisene har bred informasjon om hvor og når en kan stemme, og den samme informasjon finnes i Bergenseren og Info posten som er et informasjonsmagasin for utviklingshemmede. Annonsene rykkes inn i papirutgavene og som web-annonser. Brosjyre med informasjon om hvem som har stemmerett, at en må vise legitimasjon for å stemme og alle forhåndsstemmestedene ble produsert på de 10 språkene som er mest benyttet i Bergen utenom norsk og distribuert via ulike kanaler. Facebook benyttes primært som en inngangsport og skal lede velgerne videre til informasjon på nettsidene. Nyte tiltak var informasjon på Bybanen om forhåndsstemmesteder og tid for stemmegivningen, og informasjon på skjermer på en rekke forhåndstemmesteder. Det ble ikke etablert et system for å måle effekten av informasjonstiltakene., Dette ble vurdert til å være for kostnadskrevende i forhold til nytteverdien, ettersom dette krever kompetanse Bystyrets kontor ikke besitter, og derfor må kjøpes eksternt, noe som vil kreve ytterligere ressurser. Organiseringen av publikumstelefonen ble vurdert og bestemt videreført som ved tidligere valg. Sentralbordet i Bergen kommune, ekspedisjonen ved Bystyrets kontor, og en egen publikumstelefontjeneste ble benyttet. Det ble tatt en ny gjennomgang mht. hvem som skulle besvare telefonene og en oppfølging av at det til enhver tid skulle være medarbeidere pålogget. Ut i fra erfaringene i 2015 må det foretas en vurdering av behovet for et Call-senter i forhåndsstemmeperioden både med hensyn til hvor mange som skal besvare denne, og hvor lang periode Call-senteret skal være åpent. Målet er enhetlige svar og god tilgjengelighet til informasjon for velgerne, samt en vurdering av dette opp mot ressursene kontoret råder over. Oppfølgingspunkter til neste valg Vurdere nye informasjonskanaler for presentasjon av valgstoff Gjennomgå åpningsperioden for Call-senteret og hvor mange som skal betjene dette 14

16 10 OPPLÆRING Oppfølgingspunkter fra 2013: Vurdere å arrangere en workshop dag hvor valgmedarbeidere kan øve seg i å bruke EVA. Lage videosnutter som viser ulike funksjoner i EVA, f. eks møtebok/innlegging av opptellingsresultat Vurdere behovet for å utvide opplæringen i føring av stemmestyrets møtebok Det legges stor vekt på opplæring av valgmedarbeiderne, og opplæringen er obligatorisk. Som ved tidligere valg ble det holdt separate kurs for: stemmestyremedlemmer øvrige valgmedarbeidere i valglokalene forhåndsstemmemottakere vaktmestre IKT- ansvarlige i valglokalene Skannerpersonell Det ble utarbeidet valgveiledere som benyttes i opplæringen og som kan benyttes som et oppslagsverk under valget. Kursene ble endret betydelig ved valget i 2013 som følge av innføringen av elektronisk avkryssing i manntallet. Ved valget i 2015 var det få endringer i valgordningen, og kursene fulgte i hovedsak malen fra stortingsvalget i Kursene for forhåndsstemmingen ble dels flyttet fra juni til august for å få opplæringen av forhåndsstemmemottakerne så nær opp til oppstarten av forhåndsstemmingen som mulig. Kursprogrammet ble derved mer komprimert enn tidligere med undervisning både på dagtid og kveldstid. Det var ikke kapasitet til å ha en egen workshop for øving i det valgadministrative systemet EVA, og behovet ble vurdert å være mindre som følge av at det var kortere tid mellom opplæring og oppstarten av stemmegivningen. Tilbakemeldingene fra valgmedarbeiderne var som ved tidligere valg gjennomgående gode. Opplegget er det samme på alle kurs, men det benyttes nå flere kursholdere enn ved tidligere valg. Det kan derfor være noe variasjon i vektleggingen av de ulike elementene i opplæringen, avhengig av kursholdere og deltakerne. Tilbakemeldinger fra både forhåndsstemmemottakere og valtingsmedarbeidere tilsier at det må vurderes å legges inn mer praktisk øving i opplæringen i bruk av EVA. Det er også kommet tilbakemelding om at kursene bør differensieres etter hvilken erfaring valgmedarbeiderne har fra tidligere valg. Kommunal og moderniseringsdepartementet som er systemeier for det valgadministrative systemet EVA, utarbeidet videosnutter som var tilgjengelig for kommunene, og som ble benyttet i Bergen kommunes opplæring. Bystyrets kontor laget derfor ikke egne videosnutter. Valgmedarbeiderne kunne også selv gå inn og repetere funksjoner i EVA ved hjelp av KMD presentasjoner. Det vil bli arbeidet videre med å supplere Bergen kommunes valgopplæring med et nettbasert tilbud for valgmedarbeiderne. 15

17 KMD hadde på innspill bla. fra opplæringsansvarlig i Bergen kommune, foretatt en forenkling av føringen av møteboken, og tilbakemeldingen er at den nye løsningen var enklere for stemmestyrene. Det vil bli vurdert å utarbeide et nettbasert tilbud for føring av møtebok, og mulighet for å øve som et supplement til kursopplæringen. Det valgadministrative systemet EVA benyttes i oppgaveløsningen i flere av gruppene. Departementet hadde opplæring for kommunene i flere moduler. Opplæringen var lagt til Oslo. Erfaringene var ikke så gode, og det ble en tidkrevende og kostbar løsning. Kompetansen med bruk av EVA er nå høy ved Bystyrets kontor, og forholdene ligger nå til rette for mer bruk av intern opplæring for sentrale valgmedarbeidere. Oppfølgingspunkter frem mot neste valg. Vurdere en differensiering av kursopplegget for henholdsvis erfarne og nye valgmedarbeidere Vurdere å etablere nettbasert opplæring som supplement til kursene Opplæring i bruk av EVA for sentrale valgmedarbeider 11 FORHÅNDSSTEMMEGIVNING Oppfølgingspunkter fra 2013: Vurdere bemanningsbehovet for tidligstemmegivning. Vurdere lokalisering, åpningstider og bemanning ved forhåndsstemmemottak. Vurdere rutinene for forsending av forhåndsstemmer til andre kommuner. Tidligstemmegivningen foregår i perioden 10. juli frem til 10. august når den ordinære forhåndsstemmegivningen starter. Tidligstemmegivningen foregår i informasjonssenter i Bergen rådhus i ordinær åpningstid. Antall stemmer som ble mottatt økte betydelig fra 2009 til 2013 fra 332 til 844 stemmer, med en nedgang til 379 stemmer i Ordningen benyttes fra dag en, men flest stemmer mottas siste uken før den ordinære forhåndsstemmegivningen. Bemanningen ved tidligstemmegivningen ble fulgt opp og forsterket av de ansvarlige for de faste mottakene ved meldt behov fra ansvarlig i informasjonssenteret. For å styrke velgernes tilgang til stemmesteder i bydelene ble det opprettet fem nye faste forhåndstemmemottak ved Sletten senter, Laksevåg senter, i en brakkeløsning på Danmarksplass og ved Høyskolen på Kronstad. (Valgstyresak 41-14). I tillegg ble det opprettet et fast stemmemottak ved Haukeland Universitetssjukehus. De faste forhåndsstemmelokalene fra 2013 valget ble videreført med unntak av NAV Årstad som ble erstattet av brakkeløsningen på Danmarksplass. Totalt var det 18 16

18 faste forhåndsstemmemottak i Bergen. Utvidelsen av antall forhåndsstemmesteder var som erstatning for at det ikke ble vedtatt å videreføre to dagers valg i Bergen. Andelen stemmer som ble avgitt på forhånd av bergensvelgerne var 37,5 % av totalt avgitte stemmer. Dette er en generell trend på landsbasis, og det er ikke dekning for å tilskrive denne økningen at antall forhåndsstemmesteder er utvidet. Valgdeltakelsen har vært tilnærmet lik gjennom de senere valgene, og tendensen er en overgang fra stemmegivning på valgdagen, til stemmegivning på forhånd. Det vil bli utarbeidet egen sak om antall valgtingstemmesteder og forhåndsstemmesteder og forholdet mellom dem i forkant av 2017 valget. Som ved tidligere valg fulgte åpningstiden i kommunale lokaler (bibliotekene og Bergen rådhus) stedets normale åpningstid i de fem siste ukene før valgdagen. Tilsvarende fulgte stemmemottakerne ved universitet/høyskoler, stedets normale åpningstid. Stemmemottakerne ved kjøpesentrene hadde felles åpningstid, Kjøpesentrene er generelt gode mottak mht antall mottatte forhåndsstemmer. Antall stemmer som mottas ved de ulike sentrene varierer og det anbefales at det ved neste valg vurderes en differensiering av åpningstidene ved kjøpesentrene, slik at de største mottakene som Lagunen og IKA, fortsatt har lang åpningstid som nå, mens kjøpesentre med færre mottatte stemmer får redusert åpningstid. For Haukeland Universitetssjukehus som var et fast stemmemottak for første gang, bør det vurderes å redusere stemmeperioden fra to uker til en uke, hvor langt de fleste stemmene ble mottatt. Som ved tidligere valg ble det tatt imot forhåndsstemmer på alle avdelingene den siste forhåndsstemmedagen I 2015 ble det for første gang brukt egen valgbrakke, bestilt via EBE. Brakken ble plassert ved siden av Kronstad DPS, like ved bybanestoppet på Danmarks plass. Målet var å nå bedre frem til velgerne i denne delen av Årstad bydel. Valgbrakken var betjent fra kl. 12 til kl. 18 i de fire siste ukene før valgdagen. Det ble avgitt i alt 1250 stemmer. Antall avlagte stemmer er lavere enn det man hadde håpet på, men likevel betydelig høyere enn antall avgitte stemmer som ble avgitt ved valget i 2013 (370 stemmer) da valglokalet var lokalisert til NAV Årstad. Det som må tas med i betraktningen er at valgdeltakelsen i denne delen av byen er relativ lav, for eksempel var valgdeltakelsen 25,2 % ved Ny- Krohnborg stemmekrets. Som stemmelokale var valgbrakken svært godt egnet. Den hadde atkomst tilpasset bevegelseshemmede, den var romslig slik at det var enkelt å få til en god logistikk i lokalet, og det var ingen andre forstyrrende aktiviteter i lokalet. Dette er en relativt kostbar løsning. Utgiftene til leie av brakken, inkludert montering og nedrigging kom på ca. kr ,-. Den største kostnaden er montering og nedrigging. Bruk av brakkeløsning bør vurderes igjen før valget i I motsetning til valgbrakken er stemmestedene på kjøpesentrene ikke like godt egnet, delvis mht. plassering og plass, og særlig mht. oppbevaring av utstyr når lokalene er stengt. Ved hvert valg undersøkes muligheten for få til mer funksjonelle løsninger i samarbeid med senterledelsen. Viljen er god hos senterledelsen, problemet er i hovedsak tilgjengelig plass både til selve stemmemottaket og for oppbevaring. 17

19 Det ble mottatt stemmer ved ca. 80 institusjoner. Nye tilbud i institusjonstemmingen var MOsentrene for rusavhengige i Fana og på Wergeland. Tilbudet ved MO senteret Strax huset ble utvidet til fra en dag til 4 dager. Antall stemmer som mottas er begrenset, men tilbudet er godt mottatt blant brukerne som ellers kan ha vansker med å få avgitt sin stemme. Totalt ble det avgitt 67 stemmer ved MO sentrene. De ansatte bidro aktivt med å informere brukerne for at de skulle kunne benytte tilbudet. Det ble også avholdt forhåndsstemmegivning i Kulturhuset Sentrum i Ytre Arna i etterkant av sanitetsforeningens eldre treff, og kun 5 stemmer ble avlagt. Det anbefales ikke å videreføre tilbudet. Fra og med 2013 valget er det krav om at det er to stemmemottakere tilstede ved mottak av stemmegivninger. Bemanningen ved sykehjemmene ble styrket slik at det var minimum tre valgmedarbeidere tilstede. Løsningen fungerte godt og bør vurderes også ved serviceboliger/omsorgsboliger, fordi beboerne i disse boligene ofte har stort behov for hjelp. Ved valget i 2013 var det for mange utenbys stemmegivninger som ble mottatt i Bergen som ikke rakk frem til hjemkommunene i tide til opptellingen. Rutinene ble endret og det ble inngått en egen avtale med posten for forhåndsstemmer som skulle sendes til andre kommuner siste lørdag før valgdagen. Disse ble hentet på rådhuset, og post som skulle til andre kommuner i Hordaland og Sogn og Fjordane ble direktesendt av posten til kommunene, uten å gå via Oslo sitt distribusjonssystem som er vanlig postgang. Det kom ingen tilbakemeldinger på at forhåndsstemmer sendt fra Bergen ikke var kommet frem til kommunene i 2015, slik det var i Oppfølgingspunkter til neste valg: Vurdere å differensiere åpningstiden ved kjøpesentrene Vurdere bemanningsbehovet ved forhåndstemmestedene og serviceboliger og omsorg + boliger Vurdere bruken av brakkeløsning som stemmemottak 12 VALGOPPGJØRET Oppfølgingspunkter fra stortingsvalget 2013: Samarbeide med Kommunal og moderniseringsdepartementet for å sikre at EVA er ferdig testet og at alle funksjoner er på plass til kommunene skal starte opp sitt arbeid. Gjennomføringen av valgoppgjøret gikk uten større problemer. Funksjonene i EVA var forbedret fra 2013 valget, og ferdig testet i forkant av at Bergen kommunes tok i bruk og testet systemet. Departementet gav god oppfølging ved behov for bistand under testing og under selve valgoppgjøret. Kompetansen er høy i egen organisasjon og arbeidsdelingen under valgoppgjøret fungerte godt. Det er fortsatt behov for å se på arbeidsdelingen mellom IKT gruppen og de ansvarlige for 18

20 valgoppgjøret, for å sikre en effektiv arbeidsdeling hvor det fremgår klart hvor ansvaret for de enkelte oppgavene ligger. Oppfølgingspunkter til neste valg: Gjennomgang av oppgavefordelingen mellom IKT- gruppen og valgoppgjørsgruppen 13 IKT Oppfølgingspunkter fra stortingsvalget 2013: Gjennomgå organiseringen av IKT-arbeidet Styrke Bystyrets kontors IKT kompetanse Vurdere ytterligere kjøp av tjenester fra IKT Drift Vurdere ytterligere kjøp av tjenester fra skannerleverandør For å være mindre avhengig av støtte og bistand fra IKT-konsern i det daglige og for å styrke egen kompetanse og kapasitet, opprettet Bystyrets kontor en IKT rådgiver. Etter kompetanseoverføring i valget 2015, vil Bystyrets kontor ta ansvar for en større del av IKT oppgavene tidligere ivaretatt av IKT konsern ved valget i Bystyrets kontor vil fremdeles kjøpe IKT-tjenester fra andre avdelinger i Bergen Kommune, det vil f.eks. bli behov for tjenester fra IKT drift av samme omfang som tidligere i valget Løsningen med PC leieavtale inngått mellom IKT konsern og kommunens rammeleverandør innenfor IKT feltet er en løsning som det er ønskelig å videreføre. Som ved valget i 2013 hadde Bergen kommune elektronisk avkryssing i manntallet, og som i 2013 var det ingen nedetid på systemet valgdagen, utstyret og oppsettet fungerte godt. Back- up løsningen gav mulighet for overvåking av alle lokalene, og valgt kommunikasjonsmetode var en sikker løsning. Stabil og sikker nettforbindelse i valglokalene er viktig for gjennomføringen av valget fordi elektronisk avkryssing av manntallet benyttes. Bystyrets kontor ønsker at det i alle valglokaler som skal benyttes i 2017 etableres stabile faste Internett-tilkoblinger og at nettforbindelsen testes i god tid før valget. Mobil nettforbindelse vil fortsatt benyttes som backup og Celerway-løsningen som automatisk velger beste nettforbindelsen har fungert godt og videreføres i Under valget 2015 var det i noen valglokaler, som ikke hadde fast internettforbindelse og dårlig mobildekning, krevende å etablere stabil internettforbindelse. 19

21 Evalueringen av gjennomføringen av valget i 2015 avdekket behov for tilleggs spesifikasjon av skannerløsning. For å sikre en god skanner- og verifiseringsløsning bør departementet gi BK mulighet til å kunne legge til tilleggs spesifikasjoner og kommentarer i tillegg til spesifikasjonene fra departementet.(dette vil bli tatt opp med departementet). I skanning og opptellingsprosessen er det viktig å få en mer tydelig avklaring på hvilken gruppe som har ansvar for de ulike leddene i skannings og opptellingsprosessen. Dette vil inngå i en gjennomgang av arbeidsdelingen mellom IKT gruppen og valgoppgjørsgruppen. Oppfølgingspunkter til neste valg i 2017: Vurdere på ny hvilke tilleggstjenester som skal kjøpes fra skannerleverandøren Nettilgang i valglokaler: Etablere stabile Internett-tilkoblinger i alle valglokaler og teste løsningen i god tid før valgdagen/periode Avklare oppgavefordeling innenfor IKT-området (arbeid pågår nå) og avklare hva IKT-gruppen skal ha ansvar for i forbindelse med f.eks. skanning og valgoppgjør 20