Dato: 5. mars 2009 VALG /09. Valgstyret. Budsjettprognose for Stortings -og sametingsvalget 2009 BYST

Transkript

1 Dato: 5. mars 2009 VALG /09 Valgstyret Budsjettprognose for Stortings -og sametingsvalget 2009 ELSO BYST Hva saken gjelder: Budsjettet for Stortings- og sametingsvalget 2009 er basert på budsjett og regnskap for Kommune- og fylkestingsvalget i 2007, som endte med et merforbruk på ca. kr. 2.3 millioner. Overskridelsen ved 2007 valget var i hovedsak på "Kjøp av tjenester internt", og gjaldt områdene IKT, innredning valglokaler/transport av materiell og informasjon. Budsjettforslaget fra Bystyrets kontor for 2009 valget, var derfor foreslått økt med kr. 2.5 millioner, men slik økning ble ikke vedtatt. I denne saken vil vi se på de områdene hvor det var registrert et merforbruk ved 2007 valget, og vi vil vurdere hvor det vil være mulig å foreta innstramminger i 2009 budsjettet. Organiseringen av valgarbeidet og den praktiske valggjennomføringen har betydning for kostnadsnivået og betingelsene for valggjennomføringen. Historikken for gjennomføringen av valgene kan være med på å belyse endringene i kostnadsnivået, og vi vil derfor kort se på overgangen fra da Kemneren hadde ansvaret for valggjennomføringen frem til overføringen av ansvaret til Bystyrets kontor. Sammenligningen av regnskapet for valgene i 2003, 2005 og 2007 viser også at valgene i hele perioden har vært underbudsjettert. Forslag til vedtak: 1. Valgstyret slutter seg til forslag til opplegg for og organiseringen av valgarbeidet for Stortings - og sametingsvalget slik det fremgår av utsatt sak 8-09 (valgstyret ). 2. Valgstyret tar redegjørelsen for budsjettprognosen for Stortings- og sametingsvalget 2009, til orientering. 3. Valgstyret ber byrådet ta stilling til hvordan "Kjøp av interne tjenester" på kr. 2.5 mill til valggjennomføringen, skal dekkes inn. Roar Kristiansen bystyredirektør Elin Solberg valgansvarlig 1

2 Saksutredning: Budsjettet for Stortings- og sametingsvalget 2009 er basert på budsjett og regnskap for Kommune- og fylkestingsvalget i 2007, som endte med et merforbruk på. kr. 2.3 millioner. Overskridelsen ved 2007 valget var i hovedsak på "Kjøp av tjenester internt", og gjaldt områdene IKT, innredning valglokaler/transport av materiell og informasjon. Budsjettforslaget fra Bystyrets kontor for 2009 valget, var derfor foreslått økt med kr. 2.5 millioner, men slik økning ble ikke vedtatt. Organiseringen av valgarbeidet og den praktiske valggjennomføringen har betydning for kostnadsnivået og betingelsene for valggjennomføringen. Historikken for gjennomføringen av valgene kan være med på å belyse endringene i kostnadsnivået, og vi vil derfor se på overgangen fra da Kemneren hadde ansvaret for valggjennomføringen frem til overføringen av ansvaret til Bystyrets kontor. Oppgavene i valggjennomføringen er de samme uavhengig av hvilken administrasjon som er ansvarlig for gjennomføringen. Hovedforskjellen ligger i måten arbeidet organiseres, som igjen i høy grad er avhengig av hvilken bemanning og kompetanse en disponerer til å løse oppgavene. Standarden/kvaliteten på tjenestene har også betydning, men har i mindre grad vært kostnadsdrivende. Sammenligningen av regnskapet for valgene i 2003, 2005 og 2007 viser også at valgene i hele perioden har vært underbudsjettert. I denne saken vil vi også se på de områdene hvor det var registrert et merforbruk ved 2007 valget, og vi vil vurdere hvor det vil være mulig å foreta innstramminger i 2009 budsjettet. 2

3 Regnskap for Kommune - og fylkestingsvalget 2003, Stortings- og sametingsvalget 2005 og Kommune - og fylkestingsvalget 2007 og stipulerte utgifter for Stortings- og sametingsvalget VALGET Regnskap 2003 Regnskap 2005 Regnskap 2007 Vedtatt budsjett 2009 Lønnsutgifter Kjøp av varer og tjenester Sum Avvik -2,4 mill.kr. -0,6 mill.kr. -2,3 mill.kr. -2,5 mill.kr. Stipulerte utgifter Lønnsutgifter Faste stillinger Vikarer faste stillinger Tillegg fast lønn Engasjementer Ekstrahjelp Overtid Honorar (trekkpliktig) Andre folkevalgte Pensjonspremie Arbeidsgiveravgift Sum Lønnsutgifter Stipulerte utgifter Kjøp av varer Brosjyrer og informasjon ErgoGroup Ca Kjøp av tjenester Beredskapsvakt Biblioteket Byggvedlikehold IKT tjenester Interne overføringer Kemneren Konsulent EDB Konsulenttjenester Lønns- og regnskapssenteret Vaktmestertjenester Vakttjeneste Vikartjenester Sum Kjøp av varer og tjenester SUM utgifter Valget

4 Budsjett - Kommune- og fylkestingsvalget 2003 og Stortings- og sametingsvalget i 2005 Hovedforskjellen i måten Kemneren og Bystyrets kontor har løst oppgavene når en avgrenser det til organisering og arbeidsfordeling, er at Kemneren i all hovedsak løste oppgavene ved bruk av egne ansatte, og at bare den delen av oppgaveløsningen som ble tatt på overtid ble belastet valgbudsjettet. Kemneren benyttet i svært liten grad bemanning fra kommunen for øvrig eller eksterne. Unntakene er i hovedsak vaktmestrene og renholdere knyttet til valgtingslokalene og rådhuset. IKT ansvarlig ved Kemneren ivaretok hovedtyngden av oppgavene knyttet til IKT løsninger med svært begrenset bistand fra IKT drift. Kemneren hadde en overskridelse på valgbudsjettet i 2003 på 2.4 millioner og i 2005 på vel 0.6 millioner. Budsjett Kommune- og fylkestingsvalget 2007 Gjennomføringen av Kommune - og fylkestingvalget i 2007 var første valget hvor Kemneren ikke var ansvarlig for valggjennomføringen, helt tilbake til kommunesammenslåingen i Ved valget i 2007 var Bystyrets kontor avhengig av å benytte mange av valgmedarbeiderne fra Kemneren, men det var også behov for å rekruttere inn medarbeidere fra øvrige enheter i kommunen. Antall medarbeidere som var nødvendig for å løse oppgavene var ikke på noen måte mulig å dekke inn blant Bystyrets kontors ansatte både mht. kapasitet og kompetanse. Manglende erfaring med valggjennomføring medførte også at det var vanskelig å benytte rene bestiller utfører løsninger fra eksterne eller internt i kommunen. Løsningen ble at erfarne valgmedarbeidere fra Kemneren utførte en rekke oppgavene som ved tidligere valg, med deltakelse fra Bystyrets kontor og ansatte fra øvrige virksomheter i Bergen kommune. Dette gjaldt særlig innenfor oppgaveområde materiell og lokaler, men også for forhåndstemmingen. Regnskapet for 2007 viste at valgbudsjettet ble overskredet med kr. 2.3 millioner, og at overskridelsene i all hovedsak var på området "Kjøp av tjenester internt". Bystyrets kontor betalte her frikjøp av medarbeidere fra Kemneren og LRS for å ivareta oppgaver på forhåndstemmingen og IKT, med kr , eksklusive utbetalt overtid. I tillegg kom intern fakturering fra IKT drift på vel kr På nevnte områder ble det også kjøpt tjenester eksternt på ca. kr , inklusive overtid. Innenfor oppgaveområdet informasjon, ble vi fakturert for bidrag til Valgbergenseren på kr Forutsetninger som er lagt tilgrunn i Bystyrets kontors budsjettforslag for Stortings- og sametingsvalget i 2009 Regnskapet for valgene for perioden 2003 til 2009 viser at valgene har vært underbudsjettert både ved kommunevalgene og stortingsvalgene. Forskjellen i kostnader ved valg gjennomføringen i regi av Kemneren og Bystyrets kontor ligger i at Kemneren benyttet egne ansatte til å løse i hovedsak alle oppgavetyper, som Bystyrets kontor må kjøpe av andre i Bergen kommune eller eksternt. I 2009 har Bystyrets kontor et budsjett på kr til "Kjøp av varer og tjenester", av dette medgår (stipulerte utgifter) alene til kjøp av varer. Vi har da en underdekning i 2009 budsjettet på kr , som er stipulerte kostnader til "Kjøp av tjenester". 4

5 Til forhåndstemmingen vil vi som i 2007 benytte tre medarbeidere fra Kemneren og LRS, og vi vil her være avhengig av fullt frikjøp fra august og frem til valget. Det går også med en del tid i perioden mars til august for planlegging. I valgbudsjettene før 2007 har ikke slike kostnader vært påberegnet som følge av at Kemneren benyttet egne medarbeidere. Bibliotekets ansatte vil også benyttes ved forhåndstemmingen. (kostnad, jamfør tabell s. 3 - samlet Kemneren, LRS og BOB, kr ) Innenfor området IKT vil vi som ved 2007 valget være avhengig av å kjøpe tjenester fra IKT drift og Kemneren. IKT drift anslår oppgavene til å utgjøre mellom timer, med en timepris på kr. 620 Kostnaden vil da være mellom til for planlagte oppgaver. Erfaringsmessig vil en på dette feltet få ekstra utkallinger, tekniske problemer en ikke kan forutse mv. Basert på erfaringene fra 2007 vil ekstrakostnader påbeløpes, og kr (kostnad, jamfør tabell s. 3) er minimum av det vi må regne med å overføre til IKT drift. Kjøp av tjenester fra IKT drift er for kommunen generelt basert på en bestiller leverer - modell. Som følge av at IKT - drift fra skal organiseres som et AS, er det rimelig å tro at timeprisen her kan bli oppjustert for å komme i balanse med andre leverandørers timepriser. I tillegg til tjenester fra IKT drift vil IKT ansvarlig fra Kemneren frikjøpes som ved 2007 valget. Oppgaveområde distribusjon av materiell og rigging av lokaler ble i 2007 i hovedsak ivaretatt av valgmedarbeidere fra Kemneren. Oppgavene ble løst etter modell fra tidligere valg, og løsningen fungerte ikke optimalt mht. muligheten for oppfølging av fremdrift og løsningsalternativer. På dette oppgaveområde vil vi også i 2009 være avhengig av kjøp av tjenester internt, og enheten i Bergen kommune som har kompetanse på dette feltet og som disponerer nødvendig utstyr, er drifteenheten ved Byggvedlikehold. Kjøp av tjenester her er for kommunen generelt basert på en bestiller- leverer løsning. Anslaget fra Byggvedlikehold er at kostnader blir ca. kr (jamfør tabell s. 3) I tillegg kommer kostnadene til vaktmestertjenester på kr (jamfør tabell s. 3) Mindre summer går til beredskapsvakt, vakttjenester og konsulentbistand, på samlet kr (kostnad, jamfør tabell s. 3) Videreføring av satsing på informasjon mot velgerne er i hovedsak langt inn på samme nivå som i Her benyttes en kombinasjon av kjøp av varer internt og eksternt. De største enkeltutgiftene er Valgbergenseren ( ) og produksjon/visning kinofilm (ca ). 5

6 Mulige innsparinger i budsjettet for Stortings- og sametingsvalget 2009 Informasjon Valgbergenseren Valgfilm, produksjon og visning Forhåndstemmingen Planlagt forhåndstemmemottak ved Lagunen utgår Valglokaler Antall valglokaler reduseres med 22 lokaler 1. mill Reduksjon av antall valglokaler er det enkeltområdet som kan gi innsparinger av viss størrelse. En får mindreutgifter til honorar til valgmedarbeiderne i valglokalene, vaktmestertjenester, renhold og distribusjon av materiell. Hele kostnaden som ved nedlegging av lokaler kan ikke tas ut, ca 1/3 må benyttes til å oppbemanne og styrke de valgtingslokaler som skal inkludere velgerne fra kretser som nedlegges. NB. endring av stemmekretser må meldes folkeregistermyndigheten innen 31. mars. Reduksjon av antall forhåndstemmelokaler kan være et alternativ eller komme i tillegg, men her er sparte kostnader mindre som følge av at kostnadene knyttet til avlønning av stemmemottakerne er avgrenset til et kronetillegg til på ordinær lønn, i ordinær arbeidstid. Det vi også ser er at antall velgere som benytter forhåndstemmingen har økt relativt kraftig ved de senere valgene, og antall forhåndstemmer er alltid høyere ved stortingsvalg enn kommunevalg. 6