Saksframstilling Vår referanse: 2019/ Saksbehandler: Elin Solberg

Transkript

1 Valgstyret Saksframstilling Vår referanse: 2019/ Saksbehandler: Elin Solberg Risikovurderinger og tiltak ved gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 Hva saken gjelder: Valgoppgavene er som ved de foregående valgene organisert slik at beslektede oppgaver er samlet og fordelt på ulike områder ledet av en gruppeansvarlig. De gruppeansvarlige inngår i en samordningsgruppe ledet av bystyredirektøren, med felles ansvar for å ivareta helheten i valggjennomføringen. Bystyredirektøren og valgansvarlig følger opp arbeidet i gruppene og samarbeidet på tvers av gruppene. Det er som ved tidligere valg utarbeidet milepæler for valggjennomføringen på alle oppgaveområder. Som ved 2017 valget er det også gjennomført en risiko og sårbarhets analyse innenfor alle oppgaveområdene. Gruppenes milepæler og risikoanalyser er oppsummert i en overordnet milepælsplan og risikoanalyse for hele valget. Ved årets valg erstatter Strømgaten 1. lokalene i Bergen rådhus som har vært benyttet til administreringen av forhåndsstemmingen, telling og valgoppgjør. Det er utarbeidet en egen risikovurdering for bruken av de nye lokalene som ikke er i bruk av kommunale eller andre virksomheter. Det er vedtatt at alle stemmer skal telles manuelt en gang. Det får konsekvenser for tellingen av forhåndsstemmer, som i Bergen kommune har vært talt to ganger ved hjelp av skanning. Det er utarbeidet en egen forskrift og veileder for manuell telling av Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Valgdirektoratet. Ved risikoidentifikasjon benytter gruppene samme skjema til vurdering av risiko og behov for tiltak innenfor oppgaveområdene. Verktøyet som benyttes er en felles mal som benyttes i Bergen kommune ved risikoidentifikasjon og analyse. Etter at det er foretatt en analyse innenfor oppgaveområdene gir systemet en samlet vurdering av grad av risiko innenfor hele oppgaveområde, her valget. Det foretas en vurdering for sannsynlighet for uønskede hendelser, og konsekvens ved eventuelle hendelser. Gruppenes analyser innenfor eget oppgaveområde er brede, og viser at sannsynligheten er begrenset for at ting kan gå galt og få store konsekvenser for valggjennomføringen. I denne saken presenteres de områder som er vurdert å være mest vesentlige i gjennomføringen av et sikkert og korrekt valg. 1

2 Tilgangen til EVA er sentral i valggjennomføringen, og det er lagt mye arbeid ned i å sikre back up løsninger i stemmelokalene og for skannersenteret. Tilsvarende gjennomgår alle valgmedarbeidere opplæring, også de som står på reservelisten. Det er reserver for alt materiell og utstyr som benyttes i stemmeperioden og under opptellingen, med et distribusjonsnett som er klar til å rykke ut ved behov. Forslag til vedtak: Valgstyret tar de den fremlagte risikovurderingen for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 til orientering. Dato: 12. juni 2019 Roar Kristiansen - bystyredirektør Elin Solberg - rådgiver Dokumentet er godkjent elektronisk. 2

3 Saksframstilling: Utgangspunktet for en vurdering av risiko og behov for tiltak ved gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019, er milepælene og en risiko og sårbarhetsanalyse av oppgavene som er lagt til gruppene. Alle grupper benytter samme skjema ved vurdering av risiko og behov for tiltak innenfor oppgaveområdene. Gruppene har sett på hva som kan skje av uønskede hendelser, vurdert årsaker, sannsynlighet og konsekvens av uønskede hendelser. Forebyggende tiltak og tiltak som iverksettes om uønskede hendelser er vurdert og forberedt. Gruppenes analyser innenfor eget oppgaveområde er brede, og viser at sannsynligheten er begrenset for at ting kan gå galt og få store konsekvenser for valggjennomføringen. Det valgadministrative systemet - EVA Behandling av listeforslag, mottak av stemmer, valgoppgjør og kandidatkåring utføres i det valgadministrative systemet (EVA). Kommunene legger inn lokal informasjon som, listeforslag, stemmesteder, stemmemottakere og hvordan kommunen gjennomfører sine tellinger/valgoppgjør. Korrekt innlegging av data er avgjørende for at stemmer mottas på riktig stemmekrets og at den kretsvise fordelingen av registrerte stemmer blir korrekt. Sikkerheten ivaretas ved at innlegging av data er avgrenset til få personer, men slik at de ansvarlige kan kontrollere, og overta funksjoner ved sykdom eller annet fravær. Ved innlegging av data gir også systemet melding ved mangler, ved at det kommer grønne haker når innleggingen er fullstendig. Valgdirektoratet overvåker også kommunenes innlegging av data, og melder fra ved mangler/feil i innleggingen. Listeforslagene importeres i EVA, og alle lister kontrolleres opp mot manntallet. Valgstyret godkjenner listeforslagene. Listene danner grunnlaget for stemmesedlene, og systemet varsler om mangler/feil ved listene, og administrasjonen leser korrektur for alle listeforslagene før godkjenning til trykking. Det er også lagt opp slik at brukerne av systemet kun får tilgang til den delen av systemet som de har behov for til å løse sine oppgaver. En forhåndsstemmemottaker som skal ta i mot forhåndsstemmer for eksempel på Lagunen, får bare tilgang til å motta stemmer på dette stemmestedet, tilsvarende for stemmemottakere på valgdagen som er den største gruppen brukere av systemet. EVA kan også bare nås på maskiner hvor det er lagt inn et sikkerhetssertifikat. Det føres oversikt over alle maskiner som har fått innlagt sertifikat. For å få tilgangen til Eva må valgmedarbeiderne identifisere seg gjennom ID porten. EVA dekker oppgaveløsningen på flere områder. I tillegg til at de ansvarlige innenfor oppgaveområdene får opplæring innenfor eget område, er det en superbruker som dekker alle oppgaveområder i EVA. Bemanning Bemanningsgruppen har foretatt en risikovurdering av arbeidet med rekruttering av valgmedarbeidere, og det er ingen områder som fremstår som spesielt sårbare eller risikofylte. Der det er kartlagt områder som kan medføre risiko, er det iverksatt tiltak slik at konsekvensene blir redusert til et minimum. Rekruttering av personell til forhåndsstemmegivningen, valglokalene valgdagen og personell til sentrale oppgaver er foretatt gjennom offentlig utlysning av stillingene, og interesserte søker deretter via et nettbasert system, Mobilise. Rekrutteringen har tatt utgangspunkt i innmeldte behov fra de gruppeansvarlige og den største gruppen er valgmedarbeidere til 3

4 valglokalene på valgdagen. Bemanningsgruppen har mottatt svært mange søkere, og det er rekruttert inn rikelig med reserver i tilfelle forfall. Alle valgmedarbeidere må delta på obligatorisk opplæring, og opplæring gis også til alle reserver. Kontaktinformasjon om valgmedarbeiderne er lagret i systemet. Skulle det oppstå systemsvikt er det lagt opp til en rutine hvor det tas ut rapporter med kontaktinformasjon og status for søkere ukentlig. Leverandøren har også foretatt en risikovurdering og skissert tiltak dersom det skulle oppstå problemer med systemet. I bemanningsgruppen er det etablert rutiner for oppfølging av oppgaver ved fravær, og flere kan administrere Mobilise. Dersom EVA faller ut over lengre tid på valgtinget, medfører det et behov for ekstra bemanning for å registrere og klargjøre stemmene for telling. Bergen kommune har ikke hatt nede tid på systemet valgene i 2013, 2015 og 2017, men byrådsleders avdeling vil som ved de tidligere valgene kontaktes for å sikre at medarbeidere i kommunen kan stille dersom EVA skulle falle ut over tid. Det vil bli gitt opplæring, og det etableres et registreringssenter sentralt. Informasjon Kommunene er ansvarlig for å informere velgerne om hvem som kan stemme, hvordan de kan stemme og hvor og når de kan stemme. Valgstyret har vedtatt en kommunikasjonsstrategi med prinsipper og føringer som er styrende for informasjonsarbeidet, og valgstyret informeres om de konkrete tiltak som iverksettes. Det er utarbeidet en oversikt for bestilling av materiell og en annonseplan for all annonsering. Det mest kritiske er om det er feil i informasjonsmateriell som sendes ut, eller kommer på trykk i aviser eller digitalt. For å redusere risikoen er det flere som leser korrektur/sjekker all tekst, før det produseres og sendes ut. Annonser produseres i god tid og tilsvarende bestilling av innrykk i avisene. Flere informasjonsarbeidere kan utføre oppgaven. Lokaler og utstyr/materiell Logistikken på rigging av forhåndsstemmesteder og valglokaler valgdagen er omfattende og det er mye materiell som skal distribueres til lokalene. Bestilling av nytt materiell og utstyr til lokalene gjennomføres i god tid før sommerferien. Pakkelister utarbeides i samarbeid med Etat for bygg og eiendom (EBE), som ivaretar hovedtyngden av pakking og distribusjon av materiell og utstyr til lokalene. EBE er også ansvarlig for rigging av lokalene etter tegninger utarbeidet av materiellgruppen i samarbeid med EBE.. Oppsettet i lokalene og tilsendt materiell, inklusive stemmesedler, kontrolleres av EBE og Bystyrets kontor i helgen før valgdagen. Alle valglokaler på valgdagen har en dedikert vedlikeholds teknikker som kjenner bygget. Stemmestyret møter i valglokalene to timer før lokalene åpner, og stemmestyrets leder har ansvar for å kontrollere at alt materiell er på plass før valglokalet åpner. Det finnes egne sjekklister både for pakking og utpakking av materiell. Det er også egne rutiner for oppbevaring og forsendelse av stempler og stemmesedler. Det er to til stede under transport, og stempler og avgitte stemmegivninger/sedler transporteres hver for seg. Stemmeseddelesker og annet materiell forsegles før transport og kontrolleres ved mottak i rådhuset. Stemmestyrets leder er ansvarlig for å kontrollere at det er stemmesedler til alle lister og at valgmedarbeiderne jevnlig kontrollerer stemmeavlukkene. Dette er for å sikre at det til enhver 4

5 tid er tilnærmet likt antall sedler for alle lister i avlukkene. Det kontrolleres også at lister ikke blir byttet om i avlukkene. ( For reserveprosedyrer valgdagen, se under opplæring) På valgdagen etableres et kontaktsenter sentralt hvor valgmedarbeiderne kan ringe om de er usikre på hvordan løse oppgaver, eller om de mangler materiell. Det er utplassert biler med materiell/stemmesedler i Åsane, Loddefjord og Fana i tillegg til i sentrum, som kan supplere valglokalene. Tilsvarende support finnes for IKT løsningen i lokalene. Ved forfall til valglokalene innkalles reserver, som har fått opplæring i forkant. EBE har også reserver som kan erstatte ved forfall blant vedlikeholdsteknikerne. Ved årets valg erstatter Strømgaten 1. Bergen rådhus for administrasjon av forhåndsstemmegivningen og skanning/valgoppgjør. Strømgaten 1. er et tomt lokale uten andre kommunale funksjoner. Sikkerheten i bygget er derfor vurdert særskilt mht. tilganger til bygget og sikring av rom hvor det oppbevares stemmegivninger og skal foretas telling og valgoppgjør. Det settes inn nye låser hvor bare autorisert personell får tilgang. Nøkler kvitteres ut og inn etter valget. Alle valgmedarbeidere skal bære eget ID kort for valget. Kortet angir hvilket valg det gjelder, og byttes ut ved alle valg. Som ved tidligere valg vil det være vektere i bygget fra og med fredagen før valgdagen til kontrolltellingen for fylke er godkjent. Det vil også være en ordning med streifvakter som ser til bygget i løpet av kveld/natt fra og med når forhåndsstemmingen starter. Inngangen i bygget vil være låst i hele valgperioden, og det benyttes bare en inngang, de øvrige inngangene vil være avstengt. Inngangen som benyttes er også sikret ved et ytre låst gjerde, hvor bare de som gis tilgang til inngangsdøren vil ha nøkkel. Opplæring Alle som skal arbeide som valgmedarbeidere i Bergen må delta på obligatorisk kurs uavhengig om de har vært med tidligere. Kursene gir en innføring i sentrale bestemmelser i valgloven/forskriftene, og en konkret gjennomgang av alle oppgavene i valglokalet. Det gjennomgås også hvordan valgmedarbeiderne skal møte og bistå velgerne. Alle må logge seg på EVA og løse oppgaver slik at de blir fortrolig med de funksjoner de skal benytte som stemmemottaker. Det utarbeides egne veiledere for forhåndsstemmemottakere, valgtingsmedarbeidere og service teknikerne som deltar i arbeidet på valgtinget. Reserveprosedyrer som skal tas i bruk dersom EVA faller ut, er beskrevet i veilederen og gjennomgått på opplæringen. Utstyr for manuelt mottak plasseres ut ved hvert avkrysserbord. Alle valgmedarbeiderne får en valgveileder som beskriver alle funksjoner i valglokalet, inklusive beskrivelser for fordeling av oppgaver mellom stemmestyrene og de øvrige valgmedarbeiderne. Stemmestyrene møter i lokalet to timer før lokalene åpner, og de øvrige valgmedarbeiderne en time for å gi rom for forberedelser. Stemmestyrets leder er ansvarlig for å føre logg over alle feil/uønskede hendelser i valglokalet. Et eksempel kan være at en velger legger en ustemplet seddel i urnen og gis anledning til å stemme på nytt. Loggboken følger stemmestyres møtebok. Forhåndsstemmegivningen Mottak av stemmer på forhånd er en omfattende oppgave med 18 faste forhåndsstemmemottak og ca. 90 institusjoner. Alle forhåndsstemmer mottas i EVA, og stemmer til egen kommune godkjennes ved mottak og når velgeren selv legger 5

6 stemmeseddelen i urnen. De kritiske områdene er hovedsakelig tilgangen til EVA ved mottak av stemmer og stabil og kompetent bemanning. Nettilgangen er testet ved alle forhåndsstemmestedene, og det er lagt opp til en back up løsninger dersom primærløsningen svikter. I tillegg er der en manuell rutine for mottak av stemmer dersom nettilgangen faller helt ut. Alle forhåndsstemmemottakere må delta på obligatorisk opplæring. Med unntak av noen få institusjoner og Ny - Kronborg stemmemottak, vil det være minimum tre stemmemottakere tilstede ved samtlige forhåndsstemmemottak. To medarbeidere er ansvarlig for å motta stemmegivninger, mens en medarbeider kan bistå velgerne. Ved noen få institusjoner vil det være to stemmemottakere som følge av at velgerne her i liten grad har behov for bistand, og at det er få som avgir stemme. Større mottak har flere medarbeidere, for å motta stemmegivninger, bistå velgerne og holde orden på eventuell kø. Det er alltid to medarbeidere ved mottak av stemmer. Det er også rekruttert reserver som kan kalles inn ved fravær. Alle reservene har fått opplæring. Forhåndsstemmegivningen følges tett og kontrolleres av de ansvarlige for forhåndsstemmegivningen sentralt. Forhåndsstemmemottakerne kan ringe en vakttelefon for hjelp i hele stemmeperioden. Stemmer til andre kommuner vil bli sendt til rette kommune fortløpende for å sikre at de kommer frem i tide til valgoppgjøret. En utfordring er at det ikke lenger er postgang om lørdagene. Valgdirektoratet arbeider med en løsning for å sikre at alle stemmegivninger kommer frem til å bli talt med i valgoppgjøret. IKT Ved gjennomføringen av kommune - og fylkestingsvalg i 2019 skal det også benyttes elektronisk avkryssing i manntallet, og derved er IKT løsningene avgjørende både ved mottak og registering av stemmegivninger, og under valgoppgjøret. Det elektroniske valgadministrative systemet (EVA) består av tre applikasjoner, EVA Admin, EVA Skanning og EVA Resultat. Systemet er eid og driftet og forvaltet av Valgdirektoratet. Systemet er nettbasert, og krever spesial tilgang og installasjon av et sertifikat på maskinene som benyttes ved mottak av stemmegivninger. I alle valglokaler er det forsikret stabil nettilgang både under forhåndsstemming og på valgdagen. Det satt opp en primær nettverksløsning som er en fast og sikker linje, og et mobilt nettverk som back up løsning. Manuelle rutiner benyttes i tilfelle den elektroniske løsningen faller ut. I forhåndsstemmeperioden og på valgdagen/uken kan valgmedarbeiderne ringe et kontaktsenter dersom det er feil på utstyret og om de har problemer med den tekniske løsningen. Valgdagen vil det være IKT ansvarlige i alle valglokalene, og det er team plassert i bydelene som kan rykke ut for bistand og utskifting av utstyr. Strømgaten 1 skal benyttes som hoved skanningslokalet i år. Som ved valget i 2017 er det inngått leieavtale med skannerleverandøren som vil også være tilstede under opptelling for både kommune og fylke. Det gjennomføres en omfattende testing av skannerløsningen, og det gjennomføres prøvevalg i regi av Valgdirektoratet. Det er også gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse og innført sikkerhetsrutiner for IKT-felt og for Strøgaten1. 6

7 Ved årets valg er det inngått leieavtale for PC-er som skal benyttes til valgarbeid mellom Bystyrets kontor og SDI hvor SDI garanterer kjøpet av PC-ene mot kommunens rammeleverandør for PC-er og IKT-utstyr. Valgoppgjøret Et korrekt og sikkert valgoppgjøret forutsetter at mottak av stemmer i valglokalene utføres korrekt, at stemmene transporteres sikkert fra valglokalene til Strømgaten 1. samt at opptellingen av stemmene foregår korrekt. Det utarbeides egne rutiner for forsegling av stemmesedler ved transport og stemmestyrets leder og nestleder må sammen bringe stemmesedlene til Strømgaten 1.. Alt utstyr er forseglet under transport, og kontrolleres sentralt. Det kvitteres ved inn- og utpakkinger. Stemmeseddeleskene og stemmestyrets møtebok kontrolleres i Strømgaten 1. før stemmestyret blir permittert. Andre etasje i Strømgaten 1. benyttes til oppbevaring og skanning av stemmesedlene, og alle rom, hyller mv. merkes slik at Bystyrets kontor har god kontroll på hvor alt materiell oppbevares. Tilgangen til EVA avgrenses for den enkelte til kun de funksjoner den skal utføre, og alle medarbeidere får opplæring. I skannerlokalet og i verifiseringsrommet vil det være egne ansvarlige som følger opp kontrollerer medarbeiderne. Helgen før valgdagen skal alle forhåndsstemmene klargjøres for foreløpig manuell telling. Disse skal telles manuelt og registreres i EVA valgdagen om formiddagene. Valgdirektoratet har sendt ut en veileder om manuell foreløpig opptelling som bl.a. inneholder anbefaling om stikkprøvekontroller av de manuelt opptalte stemmesedlene. Det er også lagt inn en egen modul i EVA for stikkprøvekontroller. Bystyrets kontor vil følge anbefalingene fra Valgdirektoratet mht. omfang av stikkprøvekontroller. Det utarbeides en egen rutine for godkjenning og forkasting av stemmegivninger og foreslåtte forkastinger behandles i arbeidsutvalgets første møte i uke 34/35. Lokalene som benyttes til telling og valgoppgjør klargjøres for valget i løpet av sommeren, og det settes inn egen låser som sikrer at bare de valgmedarbeidere som har oppgaver i lokalene får tilgang. Nøklene må kvitteres ut og returneres i etterkant av valget. Alle som har oppgaver for valget og som skal inn i andre etasje, må bære eget ID-kort for valget. Fra og med 10. september vil det være en egen vaktordning i rådhuset frem til kontrolltellingen er avsluttet. Samlet risikovurdering Ved vurdering av risiko innenfor oppgaver ser en på sannsynligheten for at en uønsket hendelse inntreffer, og konsekvensen om så skjer. For valget samlet fremgår det av de foretatte vurderinger, at sannsynligheten for at uønskede hendelser skal inntreffe, hovedsakelig vurderes til å ha middels risiko. På noen områder er risikoen lav, og i noen få tilfeller høy. Det som er gjennomgående er at sannsynligheten for at hendelser inntreffer er relativt lav, det er konsekvensene som trekker opp vurderingen av risikonivået. I den grad de er mulig er det lagt opp til tiltak som skal forebygge at hendelser inntreffer, for eksempel med obligatorisk opplæring av alle valgmedarbeidere. På noen områder forebygges det ved at back up løsning er på plass i lokalet, og tiltak er klar om hendelser inntreffer, som for eksempel hvis nettilgangen faller ut. Risikoen knyttet til bruken av valgadministrative systemet EVA og EVA skanning vurderes som relativt lav, men konsekvensene er høy om hendelser inntreffer. Det er lagt inn omfattende testing, og kontroll av innlegging av data og tilganger til systemet fra kommunens side. Kommunene deltar i Valgdirektoratets prøvevalg og test av systemet. Det er også en sikkerhet i at leverandøren av skannerløsningen er godt kjent med «EVA» og har utført egne 7

8 tester. Leverandøren vil være tilstede under installasjon, og testing og har support frem til valgoppgjøret er klart. Valgdirektoratet er systemeier og ivaretar sikkerheten på selve systemet. 8