Valgstyret. Møteinnkalling. Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: Tidspunkt: 11:00

Transkript

1 Møteinnkalling Valgstyret Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: Tidspunkt: 11:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmann. Støren, den Erling Lenvik -1-

2 -2-

3 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/15 Valgstyrets oppgaver i forbindelse med kommune- og fylkestingsvalget delegering av myndighet PS 2/15 Kommunestyre- og fylkestingsvalget forhåndstemmegivning 2015/ /649 PS 3/15 Kommunestyre- og fylkestingsvalget valglokaler 2015/527 PS 4/15 Kommunestyre- og fylkestingsvalget valg av opptellingsmåter ved valgtinget 2015/745 Informasjon om nye regler ved valg av stemmestyrer. Mulige andre saker Innhold Lukket Arkivsaksnr -3-

4 Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2015/424-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 1/ Saksbehandler: Margret Innset Buberg Valgstyrets oppgaver i forbindelse med kommune- og fylkestingsvalget 2015 Saksopplysninger Delegering av myndighet kan skje i henhold til kommunelovens bestemmelser. Delegeringsadgangen omfatter enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. kommuneloven 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Valgstyrets leder eller rådmannen kan gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven. Konkrete enkeltsaker kan delegeres. I tillegg gis det adgang til delegering i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Saker som er av ren praktisk art, vil sjelden være av prinsipiell betydning. Dette vil typisk være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater, trykking av stemmesedler og lignende. Prøving og godkjennelse av kurante forhåndsstemmegivninger er ikke av prinsipiell betydning, og kan også delegeres. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning, og som dermed ikke kan delegeres, er eksempelvis å treffe avgjørelser om listeforslag og tilbakekalling av listeforslag skal godkjennes, og forkastelse av stemmegivninger. Som kjent er arbeidet med nytt delegeringsreglement i gang. Delegeringsreglementet skal vedtas før sommerferien. Oppgaver i henhold til valgloven foreslås fordelt mellom kommunestyret, valgstyret, stemmestyrene og rådmannen. Dette er i tråd med tidligere delegeringer innen valgområdet. Valgloven er endret slik at den som avgir skriftlig erklæring om at vedkommende ikke ønsker å stille til valg på den aktuelle valglisten, har rett til å kreve seg fritatt. Rådmannen vil tilrå at leder av valgstyret delegeres myndighet til å behandle slike søknader. Kommunestyret I henhold til valgloven skal kommunestyret selv velge valgstyre, fastsette valgdag, bestemme inndelingen av stemmekretser og godkjenne valget. Valgstyret Valgstyret tar prinsipielle avgjørelser som ikke kommunestyret selv skal vedta. -4-

5 Valgstyrets leder Valgstyrets leder delegeres myndighet til å foreta suppleringsvalg til stemmestyrene og gi listekandidater fritak i henhold til valglovens ledd. Stemmestyrene Stemmestyrene delegeres myndighet til å utføre alle oppgaver i valglokalene på valgdagen. Rådmannen Rådmannen delegeres myndighet til å utføre praktiske oppgaver og tar avgjørelser av ikke-prinsipiell betydning både før, under, og etter valget. Videre delegeres rådmannen myndighet til å oppnevne stemmemottakere i forbindelse med forhåndsstemmegivningen samt å godkjenne forhåndsstemmegivninger. Vurdering Gjennomføring av valg er en stor arbeidsoppgave, og oppgavene må fordeles. Kommunestyret må derfor delegere oppgaver både til valgstyret, stemmestyrene og rådmannen. Valgstyret må ta alle beslutninger når det gjelder prinsipper for opptelling av stemmesedler. Forkasting av stemmer må ligge til valgstyret. Det betyr at valgstyret bør være tilgjengelig hele tiden når opptellingen foregår. Alternativt må alle tvilsspørsmål legges til side til valgstyret igjen er kommet sammen. Valgstyret må ta en drøfting på hvordan de ønsker å organisere dette. Rådmannens innstilling Valgstyret vedtar følgende delegering av myndighet: Valgstyrets leder Valgstyrets leder delegeres myndighet til å foreta suppleringsvalg til stemmestyrene og gi listekandidater fritak i henhold til valglovens ledd. Stemmestyrene Stemmestyrene delegeres myndighet til å utføre alle oppgaver i valglokalene på valgdagen. Rådmannen Rådmannen delegeres myndighet til å utføre praktiske oppgaver og tar avgjørelser av ikke-prinsipiell betydning både før, under, og etter valget. Videre delegeres rådmannen myndighet til å oppnevne stemmemottakere i forbindelse med forhåndsstemmegivningen samt å godkjenne forhåndsstemmegivninger. -5-

6 Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2015/649-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 2/ Saksbehandler: Toril Grøtte Kommunestyre- og fylkestingsvalget forhåndstemmegivning Saksopplysninger Reglene om forhåndsstemmegivningen fremgår av valgloven kapittel 8 og valgforskriften kapittel 6. Det er kommunene som har ansvaret for å legge til rette for forhåndsstemmegivningen innenriks. Velgere som ønsker det kan avgi forhåndsstemme fra 1. juli både innenlands og utenriks. Dette er et tilbud til velgere, for eksempel studenter som reiser til utlandet, som verken kan stemme i ordinær forhåndsstemmeperiode eller stemme på valgdagen. Slike velgere må henvende seg til kommunen og gjøre avtale om når og hvor de kan forhåndsstemme. I perioden 10. august 11. september 2015 er det ordinær forhåndsstemmegivning i kommunene. Valgstyret bestemmer hvor det skal mottas forhåndsstemmer. Det er imidlertid et lovfestet krav at det skal avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner, minst en dag ved alle institusjonene. Av hensyn til sent ankomne, bør forhåndsstemmegivningen legges så nært opp til valgdagen som mulig. Alle velgere har adgang til å forhåndsstemme på disse institusjonene, både beboere, personale og andre velgere. Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jfr. Valgloven 8-3, 6. ledd. Valgstyret fastsetter svarfristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Søknadsfristen skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Ordningen med ambulerende stemmegivning må kunngjøres i god tid før fristen. Valgstyret må vurdere konkret hvor mange steder det er behov for å ha forhåndsstemmemottak i kommunen. Det samme gjelder lokalenes åpningstider. Loven bygger imidlertid på en forutsetning om at det i hele perioden skal være mulig å forhåndsstemme minst ett sted. Dette gjelder likevel bare på vanlige arbeidsdager (mandag fredag). Valgloven og valgforskriften stiller enkelte krav til de lokalene som skal benyttes til forhåndsstemmegivningen. Lokalene skal både være egnet for stemmemottak og de skal være tilgjengelige for velgerne. -6-

7 Vurdering Valgstyret må vurdere hvor mange steder det er behov for å ha forhåndsstemmemottak i kommunen. Forhåndsstemmegivning på mange steder i kommunen er et godt tilbud til kommunens innbyggere, men dette må vurderes opp mot den ressursinnsatsen som kreves og antall forhåndsstemmer som blir mottatt på de ulike stedene. Ved de siste valgene har kommunen erfart at ikke alle steder hvor forhåndsstemmegivning har foregått har vært like hensiktsmessig. Det er derfor gjort noen justeringer de siste årene. I Soknedal ble Coop-butikken benyttet tidligere, men ved Stortingsvalget 2013 ble et lokale mellom Soknedal bakeri og Spar-butikken tatt i bruk. Også det nye lokale ble lite benyttet og Rådmannen forslår at all forhåndsstemmegivning heretter foregår ved Soknedal bo og dagsenter. I Singsås har alle forhåndsstemmegiving de siste valgene foregått ved Singsås bo og dagsenter. I Budal og på Kotsøy foreslår rådmannen at man forsetter å benytte Coop-butikken, da disse lokalene var godt egnet til formålet. Det samme gjelder for Berghall på Rognes. På Støren ble det for første gang tatt i mot forhåndsstemmer i Kultursalen ved GSK. Rådmannen foreslår at dette fortsetter ved kommende valg, men at et mere synlig område velges enn Kultursalen. Dette kan bidra til å få opp valgdeltakelsen blant førstegangsvelgerne samtidig som GSK er en stor arbeidsplass. I Støren sentrum er Domus-senteret tidligere benyttet, men dette ble utelatt i 2013 pga. lav deltakelse ved tidligere valg. Rådmannen foreslår at det gjøres et nytt forsøk med å ta i mot forhåndsstemmer ved Domus-senteret og at en mere synlig plassering velges. Rådmannen foreslår også at det legges til rette for å ta i mot forhåndsstemmer ved Prestteigen hvis det kan gjøres avtale om egnet sted. Antall forhåndsstemmer ved de siste to valg har fordelt seg slik fordelte seg slik: Singsås tjenestesenter Coop Singsås 23 - Soknedal tjenestesenter Coop Soknedal/Soknedal bakeri 3 13 Coop Budal Berghall Coop Kotsøy Sykehjemmet Domussentret 29 - GSK 30 Ambulerende 3 5 Sum u/servicetorget Servicetorget Poststemmer 2 87 Sum totalt

8 Mulighetene til å avgi forhåndsstemme bør gjøres godt kjent for kommunens innbyggere. Dette gjøres gjennom annonsering i media, kommunens hjemmeside samt ved oppslag. Rådmannens innstilling Valgstyret i Midtre Gauldal kommune vedtar at forhåndsstemmegivningen ved Kommune-og fylkestingsvalget 2015 skal foregå slik: Sted: Tidspunkt: Stemmegivningssted: Støren 1. juli 9. august, mandag fredag kl. 08:00 14:00 Midtre Gauldal rådhus, etter avtale med valgmedarbeiderne i kommunen. servicetorget. 10. august 11. september mandag fredag kl. 08:00-14:30. Mandag 7. september kl. 10:30-12:30. Mandag 7. september kl. 14:00-17:00. Tirsdag 8.september kl. 10:00-14:00 Fredag 11.september kl. 14:00-17:00 GSK Domussenteret Midtre Gauldal sykehjem/svartøymoen Prestteigen Rognes Tirsdag 8. september kl. 16:00-18:00 Berghall Soknedal Onsdag 9.september kl. 12:00-14:00 Soknedal bo og dagsenter Budalen Onsdag 9. september kl. 15:00-17:00 Coop Marked Budal Kotsøy Torsdag 10. september kl. 12:00-14: 00 Coop Marked Kotsøy Singsås Torsdag 10. september kl. 16:00-18:00 Singsås bo og dagsenter Frist for å søke om ambulerende stemmegivning settes til tirsdag 8.september -8-

9 Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2015/527-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 3/ Saksbehandler: Margret Innset Buberg Kommunestyre- og fylkestingsvalget valglokaler Saksopplysninger I Midtre Gauldal kommune er det 5 stemmekretser, og følgende valglokaler har de senere år vært benyttet: Støren barneskole Soknahall forsamlingshus Singsås skole Budal flerbrukshus Hauka skole Når valgstyret bestemmer hvilke lokaler som skal benyttes, er det nødvendig å ta hensyn til velgere med nedsatt funksjonsevne. Valglokalene skal ha universell utforming og dette innebærer et sterkere likestillingskrav enn det som ligger i begrepet tilgjengelighet for personer med nedsatt funksjonsevne. Mens tilgjengelighet for funksjonshemmede kan oppnås gjennom spesielle løsninger, forutsetter universell utforming at hovedløsningen skal imøtekomme alle brukerbehov. Parkeringsmulighetene må også vurderes. Det tas sikte på at stemmestyrene nå skal føre møteboka elektronisk. Dette krever nett-tilgang. IT-avdelingen har ansvar for å påse at dette fungerer. Vurdering Det har ved flere valg vært stor oppmerksomhet rundt at valglokalene skal være slik at alle velgere kan stemme uten å måtte be om hjelp. Dette har sannsynligvis lyktes, da det ikke har kommet tilbakemeldinger fra velgere om at tilgjengeligheten ikke har vært tilfredsstillende. Stemmestyrene må likevel fortsatt ha fokus på dette, - og sørge for at valggjennomføringen skjer i henhold til valglovens bestemmelser. -9-

10 Rådmannen vil, med bakgrunn i ovenstående, tilrå at samme valglokaler som har vært brukt tidligere, også benyttes ved kommunestyre- og fylkestingsvalget Rådmannens innstilling Valgstyret i Midtre Gauldal vedtar at følgende valglokaler skal benyttes ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015: Støren krets Støren barneskole Soknedal krets Soknahall forsamlingshus Singsås krets Singsås skole Budal krets Budal flerbrukshus Hauka krets Hauka skole -10-

11 Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2015/745-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 4/ Saksbehandler: Toril Grøtte Kommunestyre- og fylkestingsvalget valg av opptellingsmåte ved valgtinget Saksopplysninger Kommunen må ta stilling til hvilken opptellingsmåte som skal benyttes ved valgtinget. Kommunen har tre valg: Sentral opptelling samlet for alle kretser - Kun antall sedler i urna og antall kryss i manntall telles ute i det enkelte valglokale. - Alle stemmesedler scannes sentralt og telles opp samlet. - Valgresultatet oppgis samlet sett for kommunen på Sentral opptelling fordelt på krets. - Kun antall sedler i urna og antall kryss i manntall telles ute i det enkelte valglokale. - Alle stemmesedler scannes sentralt fordelt på de ulike kretsene. - Valgresultatet oppgis for de ulike kretsene på Lokal opptelling fordelt på krets - Antall sedler i urna og antall kryss i manntall telles ute i det enkelte valglokale. - Foreløpig telling og partifordeling foregår manuelt i det enkelte valglokale - Endelig telling med bruk av scanner foregår sentralt fordelt på de ulike kretsene - Valgresultatet oppgis for de ulike kretsene på Nytt av året er at hvis kommunen velger kretsvis opptelling så vil også valgresultatet offentliggjøres kretsvis og ikke bare for kommunen samlet sett slik det har vært tidligere år. Fram til valget i 2009 hadde kommunen sentral opptelling samlet fra alle kretser. Fra og med valget 2009 har kommunen hatt lokal opptelling fordelt på krets. -11-

12 Vurdering Valg av opptellingsmåte starter med å vurdere om resultatet fra opptellingen skal presenteres samlet eller kretsvis. Vurderingen bør balansere følgende faktorer: Hurtig og kvalitetsmessig god gjennomføring av opptelling og resultatformidling Krav til hemmelige valg. Geografisk utstrekning på valglokaler og kommunikasjonsforhold i kommunen. Tid til disposisjon for opptelling og resultatformidling Hvilket behov kommunen har for detaljering av valgresultatet Ved kommende valg skal kommunen på nytt scanne stemmesedlene. All scanning foregår sentralt på rådhuset. Hvis man velger at alle sedler skal telles sentralt og samlet, vil man kunne få et raskere valgresultat enn ved at sedlene telles opp kretsvis. Alle valglokaler i kommunen stenger kl på valgdagen. Ingen valglokaler ligger lengre unna rådhuset enn 30 min. slik at alle valgkretser kan ha levert stemmesedlene til scanning før kl. 22:00. Dette vil gi en hurtig og kvalitetsmessig god gjennomføring av opptelling og resultatformidling. Sentral opptelling der alt skjer via scanning vil redusere sjansen for feil i opptellingen som kan føre til forsinkelser i valgoppgjøret. Et annet moment som er viktig i vurderingen av om man skal ha opptellingen samlet eller fordelt på krets er hvor detaljert man ønsker at resultatene skal presenteres. Tidligere var det kun resultatet samlet sett for kommunen som ble presentert via Nytt i år er at for de kommuner som velger kretsvis opptelling så vil også de kretsvise resultatene være tilgjengelig. Det må derfor gjøres en vurdering på hvor detaljerte resultater man ønsker skal offentliggjøres. Kommunen har to små valgkretser og man må foreta en vurdering om resultatene herfra skal offentliggjøres i lys av kravet til hemmelig valg. Ved sist valg ble 22% av stemmene mottatt som forhåndsstemme. Forhåndsstemmene vil ikke bli fordelt på de ulike valgkretsene, men blir liggende som egen krets. Hvis kommunen ønsker å benytte kretsvis resultatfordeling, er neste steg å vurdere om den foreløpige opptellingen av valgtingstemmer skal foregå sentralt i kommunen eller på det enkelte stemmested lokalt. Ved sentral opptelling fordelt på krets vil stemmestyrene kun telle antall sedler i urna opp mot antall kryss i manntallet. Når stemmesedlene ankommer rådhuset vil de scannes to ganger, både for foreløpig telling og endelig telling. Resultatet registreres på de ulike valgkretsene. Velger man lokal opptelling fordelt på krets skal stemmestyrene telle opp sedlene fordelt på partier og melde inn foreløpig opptelling pr. telefon, før sedlene kjøres til rådhuset for scanning. Siden scanning er en raskere opptellingsmåte enn manuell opptelling, samt at scanning minsker risikoen for feil, vil en sentral opptelling fordelt på krets føre til et raskere valgoppgjør enn ved en lokal opptelling. Rådmannen vil ut fra ønsket om en hurtig og kvalitetsmessig god gjennomføring av opptelling og resultatformidling ved kommende valg tilrå at en sentral opptelling, samlet for alle kretser velges. Rådmannens innstilling Valgstyret i Midtre Gauldal vedtar at sentral opptelling samlet for alle kretser velges som opptellingsmåte ved kommunestyre- og fylkestingsvalget