MØTEINNKALLING. Valgstyret SAKSLISTE 1/17 16/3466 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING Valgstyret Sted Rakkestad kulturhus, formannskapssalen Dato Tid 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 16/3466 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN /17 17/284 STORTINGSVALGET ENDRINGER I VALGLOVEN 3/17 17/285 STORTINGSVALGET VALG AV STEMMESTYRER 4/17 17/286 STORTINGSVALGET DELEGERING AV MYNDIGHET OG FULLMAKTER 5/17 17/287 STORTINGSVALGET VALGLOKALER OG ÅPNINGSTIDER Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 8. mars 2017 Ellen Solbrække (s) Ordfører

2 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 16/3466 Saksnr. Utvalg Møtedato 1/17 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Valgstyret den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Valgstyret den Side 2 av 12

3 STORTINGSVALGET ENDRINGER I VALGLOVEN Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 17/284 Saksnr. Utvalg Møtedato 2/17 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Det innføres elektronisk avkryssing i manntallet i Rakkestad kommune ved Stortingsvalget Valgstyret tar meldingen for øvrig til orientering. Vedlegg 1. Brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert Brev fra Valgdirektoratet, datert Bakgrunn Valgdirektoratet ble opprettet og har ansvaret for den operative valggjennomføringen på statlig nivå. Valgdirektoratet er underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Direktoratet ligger i Tønsberg. De skal bidra til å opprettholde høy tillit og demokrati i Norge gjennom å sikre frie, direkte og hemmelige valg. De har ansvar for valggjennomføringen på landsbasis. Det innebærer å støtte kommunene og fylkeskommunene i den praktiske gjennomføring av valg, informasjon til velgere, opplæring av kommune og fylkeskommuner, evalueringer, drift og forvaltning av valgadministrasjonssystemet EVA, samt valgfaglig utredning og analyse. Stortinget vedtok 13. juni 2016 følgende endringer i valgloven som vil få innvirkning for gjennomføringen av stortingsvalget Endringene trådte i kraft 1. juli Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen innføres som et permanent og frivillig tilbud til alle kommuner, og de som ønsker det kan benytte ordningen under valget i Elektronisk avkryssing i manntallet har blitt gjennomført som et forsøk i et utvalg av kommuner (ikke Rakkestad) ved de tre siste valgene og evalueringen har vist at kommunene som har deltatt har vært svært fornøyd, og ønsker ikke å gå tilbake til rutinene med papirmantall. Hensikten er å effektivisere valgavviklingene på valgdagen både for velgere og valgfunksjonærer både i valglokalet, under opptelling og ved valgoppgjøret. Antall feilavkrysninger i manntallet vil bli redusert og endringen vil bidra til en mer ensartet valghandling for velgeren. Side 3 av 12

4 Sak 2/17 En slik endring forutsetter at den innføres i samtlige av kommunens kretser. Valglokalene må ha stabil nettilgang på valgdagen og valgdirektoratet anbefaler en kablet nettløsning. Det er viktig å sørge for gode back-up løsninger på nettilgangen kan være trådløst nett, rutere med 4G-nettilgang. Det er ikke anledning til å benytte papirmanntall som back-up løsning. Innføring av elektronisk manntall vil bety endringer i enkelte rutiner for bl.a. fremmede stemmer. Man vil ikke lenger motta fremmede stemmer fordi et elektronisk manntall vil gi tilgang til manntallet for hele kommunen. Velgeren kan gå til hvilket som helst valglokale i kommunen og avgi sin stemme rett i urne. Det betyr også at kommunen ikke trenger å behandle fremmede stemmer etter av valglokalet er stengt. Derimot blir det aktuelt med en ny stemmetype som heter beredskapsstemmer. Denne benyttes dersom nettilgangen mistes og back-up løsningen ikke fungerer. Stemmegivningene legges i konvolutt oransje beredskapskonvolutter. Disse stemmegivningene må behandles sentralt etter at valglokalet er stengt. KMD arbeider med en forskrift for en beredskapsprosedyre. Det er fortsatt slik at velgeren tilhører en bestemt krets, men kan allikevel stemme hvor som helst i kommunen. Stemmeseddelen blir telt opp i den kretsen hvor velgeren faktisk møtte opp og avga sin stemme dette innebærer at kretsvise resultat og oppmøteprosent kan bli noe annerledes fordelt fra tidligere år Endret frist for godkjenning av forhåndstemmer Fristen for å godkjenne forhåndsstemmer flyttes fra valgdagen kl. 21 til tirsdag etter valgdagen kl. 17. Fristen for å søke seg innført i manntallet flyttes tilsvarende. Endringen skal sikre at flest mulig forhåndsstemmer avgitt innenfor lovens frister telles med i valgoppgjøret. Todagersvalg Kommunestyret kan selv vedta at det kan holdes valg på søndag før valgdagen, men det er ikke lenger mulig å vedta et slikt forslag med mindretall i kommunestyret. Presisering av valglovens regler for fritak for kandidater Kandidater kan ikke kreve seg fritatt etter at de har blitt valgt. Administrasjonens vurdering Rakkestad kommunestyre vedtok den i sak 33/14 at antall valgkretser i Rakkestad kommune skulle endres fra 3 til 2 f.o.m. kommunestyrevalget og fylkestingsvalget Sentrum og Kirkeng kretser. Disse kretsene er også vedtatt for Stortingsvalget 2017 i kommunestyret sak 28/16. Valglokalet for Sentrum krets er Rakkestad Kulturhus og for Kirkeng krets er det Degerneshallens kantine. Ved Kommunestyrevalget i 2015 var disse lokalene meget godt egnet og tilfredsstilte kravene til universell utforming. Rakkestad kommune har gjennomført elektronisk avkryssing i manntallet ved forhåndsstemmegivning ved de 3 siste valgene med meget god erfaring, men har ikke gjennomført forsøk på elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagene. Side 4 av 12

5 Sak 2/17 Valglokalene tilfredsstiller de krav som stilles til nettilgang for elektronisk manntall, og det forventes ikke ustabilt nett. Elektronisk avkryssing i manntallet vil bidra til å effektivisere valgavviklingen både for velgerne og valgfunksjonærene. Spesielt positivt er det at velgerne nå selv kan velge hvilket valglokale de vil avgi sin stemme og at fremmede stemmer utgår. Rådmannen anbefaler at det innføres elektronisk avkryssing i manntallet ved gjennomføringen av Stortingsvalget Side 5 av 12

6 STORTINGSVALGET VALG AV STEMMESTYRER Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 17/285 Saksnr. Utvalg Møtedato 3/17 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret oppnevner for Stortingsvalget og Sametingsvalget 2017 følgende stemmestyrer: Sentrum krets: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. (leder) (nestleder) Kirkeng krets: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. (leder) (nestleder) Stemmestyrets leder innkaller varamedlemmer og permitterer stemmestyremedlemmer og valgfunksjonærer etter behov på det enkelte stemmested. 3. Valgfunksjonærer i administrativ valgorganisasjon utpekes av rådmannen. Valgstyret og stemmestyrene gis melding om navnene. Vedlegg Ingen. Bakgrunn I forbindelse med gjennomføringen av høstens stortingsvalg og sametingsvalg, skal det velges et stemmestyre for hvert stemmested, og bland disse leder og nesteleder. Stemmestyre skal lede gjennomføringen av valget på valgdagene. Et stemmestyre er et fast utvalg i kommunelovens forstand, jf. kommunelovens 10. Et stemmestyre skal bestå av minst 3 medlemmer og det er kommunelovens regler om valg av faste utvalg som gjelder for stemmestyrene. Side 6 av 12

7 Sak 3/17 Rakkestad kommunestyre vedtok den i sak 28/16 at det ved stortingsvalget 2017 skal være 2 valgkretser i Rakkestad kommune. Sentrum og Kirkeng krets. Det skal velges stemmestyrer for Sentrum og Kirkeng krets. Hjemmel Kommunelovens 10 Faste utvalg. Komiteer. Valglovens 4-2 omhandler valg av stemmestyrene som følger: Foregår stemmegivningen på flere steder i kommunen, skal et stemmestyre med minst tre medlemmer administrere stemmegivningen på hvert sted. Kommunestyret kan delegere oppnevningen av stemmestyrer til valgstyret. Kommunestyret delegerte den i sak 76/11 til valgstyret å oppnevne stemmestyrer. Videre regulerer valglovens 9-3 (4) organisering ved valgtinget som følger: Kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i vedkommende kommune. Kandidat som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i kommunene i vedkommende fylke. Andre faktaopplysninger Stemmestyrene kan sammensettes av kommunalt ansatte og/eller politikere. Dersom det velges politikere, bør det sørges for en sammensetning med representanter fra flere partier. En kan også velge personer som ikke er politikere, så sant de er folkeregisterført som bosatt i kommunen, jf. kommunelovens 14. Det er ikke krav om at valg av stemmestyrer skal skje blant personer som bor i vedkommende stemmekrets. Det er etter valgloven begrensninger i hvilke oppgaver listekandidater kan ha ved gjennomføringen av valg. Listekandidater er ikke valgbare til stemmestyrer, og de kan heller ikke tjenestegjøre som stemmemottakere eller valgfunksjonærer. Dette er begrunnet med at det er prinsipielt uheldig at kandidater som selv stiller til valg har direkte kontakt med velgeren i stemmesituasjonen. Økonomi Det utbetales godtgjørelse i henhold til «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte» Administrasjonens vurdering Stemmestyret besto ved forrige valg (Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015) av 6 medlemmer og 4 varamedlemmer i Sentrum krets og 4 medlemmer og 3 varamedlemmer i Kirkeng krets. I tillegg opprettet rådmannen en administrativ valgorganisasjon som bistår stemmestyrene på valglokalene. Side 7 av 12

8 Sak 3/17 Det foreslås tilsvarende antall medlemmer og varamedlemmer for stortingsvalget i I tillegg foreslås det fra ca 10 administrative valgfunksjonærer i Sentrum krets og ca 3 i Kirkeng krets. Til sammen antas det å være behov for ca. 25 administrative valgfunksjonærer med ulike roller inkl administrativ ledelse og forhåndsstemmemottakere. Det foreslås at rådmann gis fullmakt til å sette administrativ valgorganisasjon og at det gis tilbakemelding til valgstyret når denne er klar. Arbeidsoppgavene til stemmestyrene består i å rigge valglokalet, å gjennomføre stemmegivning i lokalet etter lov, forskrift og lokale retningslinjer, samt skrive stemmestyrets møtebok. Rakkestad kommune planlegger å iverksette elektronisk avkryssing i manntallet. Skal behandles i egen sak. Rakkestad kommune skal også telle elektronisk ved å skanne stemmesedlene. Dette blir beskrevet nærmere i egen melding. Arbeidsoppgavene kan bli endret dersom forskrift eller departementets valghåndbok krever det. Reglene for kjønnskvotering i kommunale utvalg gjelder tilsvarende for valg av stemmestyrer. Stemmestyrer og valgfunksjonærer får opplæring i valggjennomføringen i forkant av valget. Side 8 av 12

9 STORTINGSVALGET DELEGERING AV MYNDIGHET OG FULLMAKTER Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 17/286 Saksnr. Utvalg Møtedato 4/17 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret i Rakkestad kommune delegerer enkeltsaker av kurant karakter og praktisk art til valgstyrets leder. 2. Valgstyret i Rakkestad kommune delegerer de praktiske oppgavene med manntallet til rådmannen. 3. Manntallet legges ut på følgende steder: Servicekontoret, Rakkestad Rådhus. Biblioteket, Rakkestad Rådhus. Coop Marked, Degernes. Tidspunktet for utlegging avgjøres av valgstyrets leder. Eventuelle klager behandles av valgstyret. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Det er kommunelovens regler om saksbehandling i faste utvalg som gjelder for valgstyret. Således skal avgjørelser treffes i møte. Valgstyret kan delegere sin myndighet som omfatter enkeltsaker eller type saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. kommunelovens 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Hjemmel Valglovens 4-1. Kommunelovens 10 nr. 4, 23 nr. 4. Valgforskriften 35. Departementets valghåndbok kap. 3, Valgorganene og delegering. Valglovens 2-3 Ansvar for å opprette og oppdatere manntall. Valglovens 2-6 Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn. Valgforskriftens 4 Utleggingsmanntallet. Departementets valghåndbok kap. 4. Andre faktaopplysninger Departementet uttaler i Valghåndboken av delegeringsvedtaket må leses med den Side 9 av 12

10 Sak 4/17 begrensning at den som har fått myndighet, har plikt til å gå tilbake til valgstyret hvis en enkeltsak innenfor en generell fullmakt må anses å ha prinsipiell betydning. Videre står det at det ikke er mulig å gi eksakt svar på hva som ansees for å være av prinsipiell betydning, slik at myndigheten ikke kan delegeres. Som en veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Dette kan være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater og lignende. Prøving og godkjennelse av kurante forhåndsstemmegivninger er ikke av prinsipiell betydning, og kan også delegeres, men det følger av valgforskrfiten 35 at valgstyret ikke kan overlate til lederen å utføre denne oppgaven alene. Lederen må gjøre det sammen med valgstyrets sekretær eller annen valgmedarbeider. Det er departementet som er ansvarlig for at manntallet opprettes og oppdateres på grunnlag av opplysninger fra folkeregistermyndigheten. Dette skjer gjennom det valgadministrative systemet EVA som alle kommuner og fylkeskommuner har tilgang til. Valgstyrene skal sørge for at stemmeberettigede som har vært bosatt utenfor landet i mer enn 10 år føres inn i manntallet i den kommunen vedkommende sist var registrert. Disse velgerne må søke valgstyre om innføring. Dette kan gjøres samtidig som at stemme avgis. Det er folkeregisteret den 30. juni i valgåret som legges til grunn for manntallet. Så snart det lar seg gjøre denne dato skal valgstyret legge manntallet ut til offentlig ettersyn, jf. valglovens 2-6 første ledd. Manntallet kan ikke legges ut på internett, jf. Folkeregisterlovens 13. Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for utlegging og opplyse om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil retter, jf. valglovens 2-6. Manntallet skal oppdateres så langt det er praktisk mulig fram til valgdagen. Hva som gir grunnlag for oppdateringen er detaljert regulert i valgloven med forskrift. I praksis skjer dette for det meste i valgadministrasjonssystemet (EVA) via endringsmelding fra folkeregistermyndigheten. Endringene foretas av kommunen. Administrasjonens vurdering Det foreslås at valgstyret delegerer enkeltsaker av kurant karakter og praktisk art til valgstyrets leder. Det er vanlig å delegere oppgaver knyttet til manntallet til administrasjonen. De fleste oppgavene utføres i valgadministrasjonssystemet (EVA). Det foreslås at valgstyrets oppgaver med manntallet delegeres til rådmannen. Evt. klager blir lagt frem for behandling i valgstyret. Side 10 av 12

11 Sak 5/17 STORTINGSVALGET VALGLOKALER OG ÅPNINGSTIDER Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 17/287 Saksnr. Utvalg Møtedato 5/17 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Ved Stortingsvalget 2017 holdes valgting i følgende lokaler: Rakkestad Kulturhus for Sentrum krets. Degerneshallen for Kirkeng krets. 2. Åpningstiden søndag fastsettes til kl Åpningstiden mandag fastsettes til kl Vedlegg Ingen. Bakgrunn Det er valgstyret som bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivningen. Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale. Valgstyret skal videre kunngjøre tid og sted for stemmegivningen. Kommunestyret vedtok i sak 28/16 den at det i sammenheng med stortingsvalget 11. september 2017 også skal holdes valgting søndag 10. september Samtidig ble det vedtatt at det skal være 2 valgkretser i Rakkestad kommune Sentrum og Kirkeng kretser. Andre faktaopplysninger Ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015 ble stemmegivningen for Kirkeng krets gjennomført i Degerneshallens kantine. Lokalene innfrir lovkravene og fungerte meget tilfredsstillende ved forrige valg. Det er inngått avtale om å benytte Degerneshallen som valglokale for Kirkeng krets. Bestemmelsen om åpningstid/stemmetiden står i valglovens 9-3 (2): Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale. Velgerne skal kunne ta seg inn i valglokalene uten hjelp. Andre lokaler skal ikke benyttes med mindre særlige grunner foreligger. Kommunestyret kan selv, med tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene, vedta å holde valglokalene åpne lenger enn det valgstyret har vedtatt. Slikt Side 11 av 12

12 Sak 5/17 vedtak må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Stemmegivningen mandag må ikke foregå senere enn kl. 21. For øvrig inneholder ikke valgloven bestemmelser som regulerer stemmetiden, hverken søndag eller mandag. Når valgstyret skal fastsette tid for stemmegivningen, må det legges avgjørende vekt på hensynet til velgerne. Departementet forutsetter at velgerne får rimelig tid til å avgi stemme. I den vedtatte åpningstiden skal valglokalet være åpent hele tiden. Det er ikke anledning til å stenge valglokalene midlertidig, for eksempel for å ha spisepause. Det er viktig at stemmestyret er nøye med at dørene til valglokalet åpnes og stenges på nøyaktig de tidspunkter som valgstyret har fastsatt. Når den tid som er fastsatt for stemmegivningen er ute (både søndag og mandag), skal alle som har møtt frem ved valglokalet før stengetid, gis anledning til å stemme, jf. valglovens 9-7. Økonomi Det utbetales godtgjørelse til stemmestyrene i henhold til Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og lønn til administrativ valgorganisasjon i tråd med gjeldende lover og regler. Administrasjonens vurdering Det foreslås at åpningstiden i valglokalene settes til kl på søndag og kl på mandag. Side 12 av 12