Tema/orienteringer Prosessen for valgstyrets godkjenning av partienes listeforslag v/ rådgiver Eli Stigen. Godkjenning av møtebok fra møtet

Transkript

1 MØTEINNKALLING Valgstyret Dato: kl 0930 Sted: Gran rådhus, møterom Granavollen Arkivsak: 15/00019 Arkivkode: 033 Eventuelt forfall skal godkjennes av ordfører Knut Lehre, og meldes via epost eller tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Habilitetsspørsmål sendes også til ordføreren i forkant av møtet. Tema/orienteringer Prosessen for valgstyrets godkjenning av partienes listeforslag v/ rådgiver Eli Stigen SAKSLISTE Godkjenning av møtebok fra møtet /15 14/ Kommunestyre- og fylkestingsvalget stemmetidene på valgtinget, jf. vedtak i sak 1/14 4/15 14/ Kommunestyre- og fylkestingsvalget forhåndsstemmegivning Ordfører- og rådmannssekretariatet, Jaren, 3. mars 2015 for ordfører Eli Stigen Ordfører- og rådmannssekretariatet 1

2 3/15 Kommunestyre- og fylkestingsvalget stemmetidene på valgtinget, jf. vedtak i sak 1/14 Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 014 Saksbehandler Eli Stigen Saksgang Møtedato Saknr Valgstyret /15 Rådmannens innstilling: Valgstyret fastsetter stemmetidene for valgtinget ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015, ved samtlige ordinære stemmesteder i Gran kommune til: søndag 13. september fra kl 1500 til kl 2000 mandag 14. september fra kl 1200 til kl 2000 Saksdokumenter Valgloven av Valgforskriften av Valghåndboka 2013 Vedtak i K-sak 114/14 i kommunestyremøtet Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 antall valgdager Vedtak i sak 1/14 i valgstyremøtet Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 stemmetidene på valgtinget Vedlagt Oppsummering Stemmetidene ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 ble vedtatt i valgstyremøtet i sak 1/14. Kommunestyret vedtok i K-sak 114/14 i møtet å holde valg både søndag 13. og mandag 14. september, men ved en feil ble det oppgitt feil datoer i innstillingen til valgstyrets sak 1/14 om åpningstidene. Denne saken legges fram slik at de korrekte datoene for kommune- og fylkestingsvalget 2015 skal fremgå i vedtaket, - det vil si valgtinget søndag 13. og mandag 14. september. Saksutredning Bakgrunn for saken Det vises til oppsummering over. Ellers ingen endring. Valgstyret skal fastsette stemmetidene ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015, jf. sak 114/14 til kommunestyremøtet , - Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 antall valgdager. 2

3 Stemmegivningen mandag må være avsluttet senest kl I Gran har det ved tidligere valg blitt holdt valgting til kl Ordførerne i Hadelandskommunene tok i 2007 initiativ til en koordinering av stemmetidene for Lunner, Jevnaker og Gran. Da sakene om stemmetider ble lagt fram til politisk behandling ble det i kommunene likevel vedtatt å holde fast ved de innarbeide klokkeslettene. Jevnaker har en stemmekrets og Lunner har fire. Gran har ti stemmekretser. Valgstyret i Gran har ved tidligere valg lagt til grunn at det er viktig å ha samme åpningstider for alle stemmelokalene og da med utgangspunkt i behovet i de store kretsene. Det medfører at valglokalene i de små kretsene vil kunne oppleve lange perioder med få velgere. Det er en times transport av stemmesedler og møtebok fra valglokalet i Bjoneroa, fram til tellelokalet og valgstyret. Konsekvenser Lover og forskrifter Valgloven 9-3 om stemmetidene Eksisterende planer Ingen merknad. Gjeldende vedtak Tilsvarende oppsummeringen over: Stemmetidene ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 ble vedtatt i valgstyremøtet i sak 1/14. Kommunestyret vedtok i K-sak 114/14 i møtet å holde valg både søndag 13. og mandag 14. september, men ved en feil var det oppgitt feil datoer i innstillingen til valgstyrets sak 1/14 om åpningstidene. Denne saken legges fram slik at de korrekte datoene for kommune- og fylkestingsvalget 2015 skal fremgå i vedtaket, - det vil si valgtinget søndag 13. og mandag 14. september. Økonomi Ingen merknad Bemanning Ingen endring, jf. sak 1/14. Stemmetidene påvirker belastningen på valgfunksjonærkorpset ute i de enkelte stemmekretsene. Oppnevningen av stemmestyrer- og valgfunksjonærer til stortingsvalget 2013 og kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015, er basert på de åpningstidene som har vært praktisert ved tidligere valgting i Gran kommune. Tidene er en viktig føring for den videre oppfølgingen og arbeidet etter at valglokalene stenger. De påvirker tidspunktet for mottaket på Gran rådhus, - for når en kan starte med opptelling, og for når valgoppgjøret tidligst kan være ferdig, samt hvordan det helhetlige etterarbeidet bemannes og organiseres i administrasjonen. 3

4 Uttalelse fra andre utvalg Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Andre råd eller utvalg Ja/ Vurdering/alternative løsninger Ingen endring, bortsett fra korrigerte datoer for valgtinget, i rådmannens forslag. Valgstyret kan endre prinsippet med like stemmetider i alle kretsene og vedta kortere åpningstid ved de små stemmestedene. Kortere åpningstid ved stemmesteder med få velgere, vil gi mindre ventetid for stemmestyre og funksjonærer. Mest aktuelt vil det være åpne seinere på mandag, for eksempel kl Søndag er det mest hensiktsmessig å eventuelt stenge tidligere, for eksempel kl 1800, ikke å åpne senere av hensyn til ukependlere. Kortere åpningstid vil gi litt mindre belastning på valgfunksjonærkorpset. Rådmannen anbefaler at praksis med samme stemmetid videreføres. Selv om åpningstid for «ditt valglokale» trykkes på valgkortet, så er det en stor fordel at alle velgere i kommunen mottar lik informasjon om åpningstider. Valgtinget kan holde åpent til kl 2100 mandag. Men siden det er en times transport av stemmesedler og møtebok fra valglokalet i Bjoneroa, fram til tellelokalet og valgstyret, er det praktisk at valglokalene stenger kl Rådmannen foreslår at stemmetidene ved samtlige ordinære stemmesteder i Gran kommune fastsettes slik: søndag 13. september fra kl 1500 til kl 2000 mandag 14. september fra kl 1200 til kl Kommunikasjons- og informasjonstiltak Stemmetidene kunngjøres gjennom valg-annonsering i avisen og på kommunens hjemmeside Dato: 20. februar 2015 Godkjent av rådmannen 4

5 4/15 Kommunestyre- og fylkestingsvalget forhåndsstemmegivning Arkivsak-dok. 14/ Arkivkode. 014 Saksbehandler Eli Stigen Saksgang Møtedato Saknr Valgstyret /15 Rådmannens innstilling: Valgstyret vedtar følgende forhåndsstemmegivning for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015: 1. Tidligstemmegivning holdes på kommunetorget i Gran rådhus, mandag til fredag kl fra og fram til Det holdes åpent for forhåndsstemming fra mandag til fredag , mandag til fredag kl på kommunetorget i Gran rådhus. Kommunetorget har i tillegg langåpent til kl 1900 mandag, tirsdag, onsdag og torsdag i perioden til Det holdes åpent for mottak av forhåndsstemmer to lørdager: på Gran bibliotek i tidsrommet kl på Brandbu bibliotek i tidsrommet kl Det holdes forhåndsstemming i følgende institusjoner: Marka helse- og omsorgssenter Skjervum helse- og omsorgssenter Fagertun Sykehjem Granhøi alderspensjonat Forhåndsstemming i institusjoner foregår fra mandag til torsdag Konkret tidspunkt (dag/tid) fastsettes i samråd med de enkelte institusjonene. 5. Frist for søknad om ambulerende stemmegivning settes til onsdag kl Saksdokumenter Valgloven av Valgforskriften av Valghåndboka 2013 Vedlagt Oppsummering Valgstyret skal fastsette hvor og når det skal mottas forhåndsstemmer. Saksutredning Bakgrunn for saken Valgstyret bestemmer tidspunkter og steder for forhåndsstemmegivningen. Det er et lovfestet krav at det skal holdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner. Velgere som ønsker det 5

6 kan avgi forhåndsstemme fra 10. august i valgåret. I henhold til valgloven må forhåndsstemmegivningen ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen. Fra og med valget i 2009 ble kommunene pålagt å motta tidligstemmer i perioden fra og frem til forhåndsstemmegivningen starter den 10. august. Tidligstemmegivning foregår ved henvendelse til kommunen, og i Gran blir disse stemmene mottatt på kommunetorget. Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme på ordinært stemmested kan søke valgstyret om å avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Valgstyret fastsetter søknadsfristen. I Gran kommune har det ved tidligere valg vært holdt forhåndsstemmegivning ved Marka helse- og omsorgssenter, Gran helse- og omsorgssenter, Anna-Ly sykepensjonat, Fagertun sykehjem og Granhøi alderspensjonat. (Haugsbakken 5 er ikke en institusjon. De som bor der kan forhåndsstemme på rådhuset, om de ønsker det.) Ved valget i 2007 ble det holdt stemmemottak ved Hadeland videregående skole, mens i 2009 og 2011 ble det avgjort at det ikke skulle holdes stemmemottak ved de videregående skolene. Bakgrunnen var at HVGS ikke hadde avdeling på Jevnaker og at i Lunner var det naturlig at de elevene som ønsket å forhåndsstemme, gikk over veien for å avgi stemme på rådhuset. Mulighetene for forhåndsstemmemottak i skoletiden på HVGS var også del av saksutredningen til valget i Vurderingene fremgår under. Ved tidligere valg har forhåndsstemmemottaket i Brandbu blitt holdt i lokaler i Brandbu kino. Nye lokaler for biblioteket i Brandbu blir tatt i bruk fra juni 2015,og dette gir mulighet for å flytte forhåndsstemmegivningen dit. Konsekvenser Lover og forskrifter Valgloven 8-3 annet ledd bokstav a), om forhåndsstemmegivning i helse- og sosialinstitusjoner Valgloven 8-1, om periode for forhåndsstemmegivning Valgloven 8-1, om periode for tidligstemmegivning Valgloven 8-3 (6) om ambulerende stemmegivning Valgloven 8-2 nr 1 a, om oppnevning av stemmemottakere for forhåndsstemmegivning Eksisterende planer Ingen merknad. Gjeldende vedtak Oppnevning av stemmemottakere er delegert til rådmannen; se valgstyresak 1/11. Økonomi Gjennomføres forhåndsstemmegivning som foreslått i innstillingen, vil den direkte økonomiske konsekvensen være kostnader til stemmemottakere utenfor normal arbeidsdag (ettermiddag/ lørdag), ca kroner. Dette dekkes av budsjettmidlene som er satt av til valgavvikling. 6

7 Bemanning Forhåndsstemmegivningen foregår i all hovedsak på kommunetorget i Gran rådhus, innenfor rådhusets åpningstid. Bemanning av stemmemottak i rådhusets åpningstid medfører redusert kapasitet/produktivitet i de enheter som avgir stemmemottakere, det gjelder stemmemottakere både ved stemmemottak i kommunetorget og eksternt (institusjoner/ambulerende). Uttalelse fra andre utvalg Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Andre råd eller utvalg Ja/ Ja Ja Vurdering/alternative løsninger Rådmannen anbefaler at det holdes forhåndsstemmegivning ved de ovennevnte institusjonene ved Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015, og at tidspunktene avtales med den enkelte institusjon. Det anbefales at forhåndsstemmegivning på kommunetorget videreføres med kveldsåpent fram til kl 1900 mandag til torsdag, de to siste ukene før valgdagen (uke 36 og 37). En slik åpningstid legger til rette for at pendlere som kommer med toget fra Oslo får grei tilgang til forhåndsstemming. Videre anbefales det at biblioteket ved Hadeland videregående skole i Gran og Brandbu bibliotek har åpent henholdsvis lørdag og lørdag for mottak av forhåndsstemmer i tidsrommet Biblioteket på Hadeland videregående skole framstår i utgangspunktet som et naturlig sted for å etablere mottak av forhåndsstemmer. Arealene ble besiktiget ved forberedelsene til valget i 2013, og vurdert som mindre egnet for forhåndsstemmemottak over flere dager. Biblioteket er innredet slik at det ikke uten videre er godt rom for et stemmeavlukke med tilhørende skjermet «trafikkareal» og plass for stemmemottak. Skolen/biblioteket har noen møterom inne i biblioteket som ble besiktiget. Dersom det skulle være mulig å legge beslag på et møterom i flere dager, så har det ikke låsbare dører og biblioteket mangler dessuten trygg oppbevaringsmulighet for valgutstyr over natta/helga. (Avlåsing er nødvendig siden det ikke er mulig å holde stemmemottaket åpent i hele bibliotekets åpningstid.) Dette medfører en lite ønskelig transport av bl.a. stemmeurne fram og tilbake - eller forseglet pakking av stemmeurnens innhold og transport til oppbevaring på rådhuset etter hver åpningsdag. Det vil være også nødvendig å bemanne opp med stemmemottakere (fra rådhuset) siden oppgaven ikke kan løses av bibliotekets ansatte (alene). Det skal alltid være to stemmemottakere og biblioteket har ikke bemanningsplan som gjør dette mulig, særlig fordi forhåndsstemmegivning faller sammen med omfattende skolebibliotekarbeid i forbindelse med læremidler ved skolestart. Etter valget i 2013 er det aktuelle rommet i tilknytning til biblioteket på HVGS, blitt tatt i bruk som klasserom. Å holde forhåndsstemmemottak utenfor rådhuset, krever innsats fra to stemmemottakere og transport av valgutstyr fram og tilbake. Relativt mange ansatte tas ut fra daglig drift for å bemanne eksisterende forhåndsstemmemottak, det krever erfaringsmessig 3-4 timer til transport, rigg og rydding i tillegg til tid for forhåndsstemmegivning. Dette er også tatt med i vurderingen, og lagt vekt på i anbefalingen av forhåndsstemmesteder. Ved forhåndsstemmemottaket på Brandbu kino, har det vært en ulempe at lokalene ligger oppe i foajeen utenfor kinosalen, og at en må bruke heis for å komme dit opp. De nye biblioteklokalene i 7

8 Brandbu vil gjøre det mulig å stemme uten å måtte bruke heis. Det vil sannsynligvis komme flere besøkende innom biblioteket, enn kinoen, og dermed flere som kan benytte muligheten til å stemme. Rådmannen anbefaler derfor at forhåndsstemmemottaket i Brandbu flyttes til det nye biblioteket i Brandbu. Kommunikasjons- og informasjonstiltak Forhåndsstemmegivningen annonseres i lokalavisen og på kommunens hjemmeside og facebookside. Andre aktuelle kanaler vil bli vurdert. Det vil bli satt opp oppslag ved det enkelte stemmelokale, også ved rådhuset. Forhåndsstemmegivning i helse- og omsorgsinstitusjonene kunngjøres både med oppslag og informasjonsinnsats fra institusjonens ledelse. Dato: 17. februar 2015 Godkjent av rådmannen 8