1. Dagens modell for internhusleie utvides fra og med 2016 med kapitalelementer: kapitalkostnader og kapitalinntekter.

Transkript

1 Sak 3/16 Internhusleie 2016 Forslag til vedtak 1. Dagens modell for internhusleie utvides fra og med 2016 med kapitalelementer: kapitalkostnader og kapitalinntekter. 2. For eksisterende bygg beregnes internhusleien på følgende måte: bygg relaterte kostnader drift, vedlikehold, administrasjon mv. og renhold fordeles likt på alle, dvs. samme pris per kvadratmeter. 50 % av kapital kostnadene fordeles med en lik kvadratmeter pris på samtlige bygg. De resterende 50 % fordeles med utgangpunkt i bygningenes tilstand. 3. Kapitalkostnad og kapitalinntekt er beregnet til 200,88 mill kr hver og faktureres 4 gang per år, til sammen 8 fakturaer til og fra foretaket. 4. For fremtidige nye bygg bør internhusleien vurderes fastsatt med utgangspunkt i reelle kostnader. 5. Budsjettet justeres tilsvarende. Sammendrag En sentral forutsetning for etableringen av det kommunale eiendomsforetaket var at virksomheten skulle fullfinansieres gjennom interne og eksterne husleieinntekter. Internhusleie er det vederlaget de kommunale virksomhetene betaler til Bodø kommunale eiendommer KF (foretaket) for bruken av bygningene inkl. en del andre tjenester. I forbindelse med oppstart av foretaket ble det vedtatt at også kapitalkostnader (rente og avdrag på lån som er tatt opp for å finansiere bygningsmasse) skal inngå som en del av husleiegrunnlaget jf PS 145/198 Oppstart Bodø kommunale eiendommer KF. Fram til 2016 var husleie beregnet kun med utgangspunkt i de byggrelaterte kostnadene. For 2016 vil internhusleien består av 3 hovedelementer: Bygg relaterte kostnader drift, vedlikehold, administrasjon mv. Kapitalkostnader Renholdkostnader Kapitalkostnadene er beregnet til 200,88 mill kr. Kapitalkostnadene beregnes på følgende måte: 50 % av kapital kostnadene fordeles med en lik kvadratmeter pris på samtlige bygg. De resterende 50 % fordeles med utgangpunkt i bygningenes tilstand. Rente og avdrag på lån som har finansiert bygningsmassen ligger hos kommunen og skal dekkes av kommunale foretaket gjennom kapitalinntekter. Kapitalinntekter er beregnet til 200,88 mill kr.

2 Både kapitalkostnader og kapitalinntekter er kalkulatoriske tall. Dette betyr at tallene er en antagelse, ikke faktiske tall. Hensikten med dette er å synliggjøre at det å ha kontorlokaler ikke er gratis. Innføring av kapitalellement i husleie skal ikke medføre merkostnad elle merarbeid verken for foretaket eller kommunen. Det legges derfor opp til en enkel fakturering. I saken er det foreslått fakturering 4 ganger per år, til sammen 8 fakturer, hvorav fire fra foretaket og 4 fra kommunen. Renholdkostnader synligjøres med egen m2 pris slik det er vanlig i det private markedet der leietakerne betaler renholdkostnader utover satt husleie. Bygg relaterte utgifter og renholdutgifter fordeles likt på alle bygg, dvs samme pris pr m2. Saksopplysninger Bystyret vedtok i sak 14/198 «Oppstart Bodø kommunale eiendommer KF» bl.a: «Foretaket skal fullfinansieres gjennom interne og eksterne husleieinntekter. Foreslått husleiemodell for internhusleie for 2015 godkjennes. Foretaket får ansvaret for å fremlegge en revidert modell for husleien i løpet av 2015, hvor også kapitalutgifter tas med.» Internhusleie innebærer at: - Bygningenes kostnader blir synliggjort for alle i tjenesteproduksjon - Bygningenes kostnader blir også synlig for politikere og andre beslutningstakere. Alle bygningsarealer får en synlig kostnad som også er avhengig av byggets standard. - Beslutningstakere får bedre styringsinformasjon for å vurdere behovet for nyinvesteringer, fordi driftskonsekvenser er kjent før beslutningen skal tas. - Det blir en klarere rollefordeling mellom de ulike aktørene; eier, forvalter og bruker. - På sikt vil synliggjøring av alle kostnader og konsekvenser av manglende vedlikehold kunne gi et mer planlagt og systematisk vedlikehold av bygninger. - På sikt vil incitamenter for å redusere kostnader kunne gi bedre arealeffektivitet, ved at brukerne og eiere blir mer kostnadsbevisste. Bystyrevedtaket legger opp til prinsipp om kostnadsdekkende husleie, hvilket betyr at alle kostnader knyttet til utleiearealet skal dekkes over husleien. I denne sak skiller vi mellom to typer kostnader. 1. Byggrelaterte kostnader I dette ligger kostnader knyttet til administrasjon og lønn i eiendomsforvaltningen, vedlikehold og drift.

3 - Vedlikeholdskostnader innbefatter periodisk vedlikehold, løpende vedlikehold, akutt vedlikehold og utevedlikehold. - Periodisk vedlikehold er planlagt vedlikehold som gjøres ihht vedtatt vedlikeholdsplan. Utvendig maling, skifte tak og vinduer er eksempler på periodisk vedlikehold. - Løpende vedlikehold er vedlikeholdsarbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på leieobjektet. Typisk eksempler på dette er innvendig vedlikehold av vegger, gulv og tak. - Akutt vedlikehold er når det er behov for vedlikeholdsarbeider som følger av uforutsette ting. Eksempel på dette er ødelagt varmtvannsbereder eller ødelagte el-installasjoner. - Utevedlikehold er vedlikehold knyttet til eiendommen, slik som for eksempel brøyting, gressklipp og parkering. - Driftsutgifter er løpende utgifter til for eksempel bygg-forsikring, kommunale avgifter, renovasjon, serviceavtaler og nøkkelsystemer. 2. Kapitalkostnader Kapitalkostnader er i utgangspunktet kostnader i forbindelse av investering (rente og avdrag) og beregnes etter en viss % avskrivning. Bodø Kommunene har samlet alle kapitalkostnader (både kostnader knyttet til investering i veier og anlegg, og bygningsinvesteringer) under ett slik at det ikke foreligger oversikt som viser reelle kostnader for hvert bygg. Kapitalkostnader til bygningsmasse er derfor anslått til å utgjøre 54 %, altså 200,88 mill kr. Av foretakets samlede driftsutgifter i forslag til budsjett for 2016 på kr ,- skal kr mill kr dekkes over internhusleien. Korrigert for kapitalkomponent vil internhusleie være på mill kr. I husleieprinsippet for 2015 inngikk alle bygg relaterte forhold som renhold, vaktmestertjenester og vedlikehold, i tillegg til foretakets egne utgifter til administrasjon og forsikring. I denne saken drøftes en revidert husleiemodell der kapitalkostnadene tas med i tråd med bystyrets vedtak. Energikostnadene er ikke inkludert. Med en samlet bygningsmasse i foretaket på m2 utgjør internhusleiepris på 1494 kr/m2 hvis man legger til grunn lik kvadratmeterpris for alle arealer. I denne kvadratmeterprisen inngår renholdkostnader med 218 kr/m2. Internhusleien består av følgende komponenter: 1. Kapitalkostnader kr 200,88mill. 2. Foretakets driftsutgifter (drift, vedlikehold, adm. mv.) kr 65,82mill. 3. Renhold kr 45,55mill. Samlet husleie grunnlag (inkludert renhold) kr 312,25 mill. Det foreligger ikke oversikt over markedspris på helsebygg og skoler i Bodø da det i all hovedsak er det offentlige som eier disse. Markedsprisen på administrasjonslokaler i Bodø varierer for tiden

4 mellom Kr/m2. For skole og helsebygg vil sannsynligvis markedsprisen ligge noe over gjennomsnittet for administrasjonsbygg. I husleiegrunnlaget på kr mill inngår også renholdutgifter. I det private leiemarkedet dekker leietaker vanligvis renholdutgifter selv. For å finne sammenlignbar gjennomsnittpris for husleien trekkes renholdutgifter fra husleiegrunnlaget (kr mill 45.55mill = kr mill). Sammenlignbar gjennomsnittspris for internhusleien blir kr kr/m2. Vurderinger Intensjonen er at husleieprinsippet skal inneholde incentiver til mer effektiv arealutnyttelse av bygningsmassen til enhver tid, og at det skal legges til grunn forenklede gjennomsnittsbetraktninger for fordeling av kapitalkostnadene. Ut fra dette er det vurdert Leiepris knyttet til alder på bygget Leiepris basert på gjenstående avskrivningstid Leiepris basert på bygningsmessig og teknisk tilstand Husleien består av tre komponenter, foretakets driftsutgifter (drift, vedlikehold, adm. mv.), renhold og kapitalkostnader Bygg relaterte utgifter og renhold Informasjonen om drifts- og vedlikeholdsutgifter for det enkelte bygg er ikke gjennomarbeidet på en slik måte at det er mulig å fordele disse utgiftene på de respektive bygg. Det samme gjelder renhold. Konsekvensen av dette er at bygg relaterte utgifter og utgifter til renhold fordeles likt per m2 på samtlige bygg. Kapitalkostnader Det er viktig at den modellen som velges gir en fordeling av kapitalkostnader som gjenspeiler kvaliteten på det enkelte bygg. I den forbindelse er det nærliggende å anta at nye bygg belastes med en større andel av kapitalkostnadene enn gamle bygg hvor vedlikehold ikke har vært optimalt siden bygget var nytt. Samtlige modeller baserer seg på at det fastsettes en pris per m2. Vurdering av ulike modeller for fordeling av kapitalkostnadene knyttet til kommunale bygg: Ved vurderingen av internhusleiemodeller ble det sett på de mest vanlige modellene blant kommunale foretak.

5 Det er ulik praksis for hvordan andre kommunale eiendomsforetak beregner internhusleie. Noen foretak har oversikt over reelle kapitalkostnader for hvert bygg mens for de fleste er ikke dette tilfellet. Drammen eiendom KF har for eksempel nøyaktige data på kapitalkostnadene og fordeler derfor reelle kostnader på de ulike bygg, mens Fauske eiendom KF ikke har nøyaktig oversikt over kapitalkostnadene og fordeler derfor sine kostnader etter en flat modell der de kun legger til grunn foretakets forvaltningsutgifter i husleiegrunnlaget. Ålesund kommunale eiendom KF har delt inn sine bygg i eiendomsgruppene skoler, barnehager og helsebygg. Kostnader innen hver gruppe fordeles likt på hver eiendom. Hvis det investeres i et nytt bygg eller tilbygg innen gruppen skoler, vil denne kostnaden blir fordelt likt uavhengig om bygget er nytt eller gammelt. Ålesund har veldig lite administrasjonsbygg i sin portefølje slik at effekten av arealutnyttelse oppleves for dem som liten. Med basis i foretakets situasjon, samt internhusleieprinsipper nevnt tidligere, har vi valgt å legge frem 3 ulike modeller som er brukt av andre foretak og som kan i prinsippet brukes av Bodø Kommune og Bodø Kommunale Eiendommer KF. Modell 1 leiepris knyttet til alder på bygget Denne modellen tar utgangspunkt i når bygget ble oppført. Vi har et aldersspenn på bygningsmassen fra tidlig 1900-tallet og frem til i dag. Bygningen kan eksempelvis deles i tre kategorier - gammel, middels og nyere der bygg oppført før 1970 klassifiseres som gammel, bygg oppført i perioden klassifiseres som middels og bygg oppfør etter 1990 klassifiseres som nyere. Hensikten med å fastsette leiepris etter alder er at gamle bygg skal belastes med en mindre andel av kapitalkostnadene enn nyere bygg. Fordelen med denne modellen er at den er enkel å fordele. Ulempen med modellen er at den ikke tar hensyn til om bygget har vært investert i etter investeringstidspunktet slik at det har en bedre tilstandsgrad enn hva alder alene tilsier. Ulempen med denne modellen kan illustreres med et eksempel: Torvgata 16 (Villa Vekst) er bygd i Ved bruk av denne modellen vil bygget havnet i kategorien med laveste fordelingsnøkkel for kapitalkostnader. Bygget er restaurert i nyere tid og har følgelig høyere standard enn et bygg som ikke har hatt investeringer i sin levetid. Fordelen med modellen er at den er relativt enkel å praktisere. Modell 2 leiepris basert på gjenstående avskrivingstid Denne modellen tar utgangspunkt i gjenstående avskrivningstid. Avskrivningstiden for bygg settes til 40 år. Andelen av kapitalkostnader reduseres med alderen på bygget. Dette betyr at et nyere bygg får en større andel av kapitalkostnadene enn et gammelt bygg. Modellen tar ikke hensyn til investeringer gjort i senere tid som gir økt levetid (nye avskrivninger på investeringer). Mange av de eldre skolene i Bodø har blitt renovert og/eller fått tilbygg som da måtte tas med i beregningen. Modellen tar i lite grad hensyn til dette. Hvis det skal tas høyde for justeringer etter skjønn der man vurderer nye tilbygg ol., vil modellen bli arbeidskrevende å gjennomføre. Modell 3 leiepris basert på tilstandsgrad Modellen baserer seg på en vurdering av den bygningsmessig og teknisk tilstand på bygget. Med utgangspunkt i disse vurderingene gis det en gjennomsnittlig karakter for hvert bygg.

6 Kapitalkostnaden fordeles på byggene ved en vekting mellom tilstandsvurderingen og areal. Prisfastsettelsen er todelt, en fast for alle bygg og en del som vil varierer fra bygg til bygg. Den faste delen fordeles jevnt på samtlige bygg (samme pris per m2 for alle bygg). Den variable delen beregnes med utgangspunkt i byggets tilstand bruker karaktersystemet. Vi bruker nok en gang Torvgata 16 som eksempel: Byggeåret er 1920 og dermed også iflg. avskrivningstiden for bygg, helt nedskrevet. I de to øverste modellene ville dette bygget havnet i en kategori som tilsa at dette bygget skulle belastes med minimalt til ingen kapitalkostnad. Den bygningsmessige/tekniske tilstanden tilsier den at dette bygget har god/gjennomsnittlig standard som følgelig av at det er gjort større investeringer/renovering. Dette tar denne modell høyde for og bygget belastes med en mer korrekt andel av kapitalkostnader. Modellen kan justeres i forhold til hvor stor andel av de totale kapitalkostnadene fordeles jevnt på alle bygg (per m2), og hvor stor andel som fordeles gjennom karaktersystemet. Bodø Kommunale Eiendommer KF Bodø Kommunale Eiendommer KF vurderer modell 3 som best i henhold til foretaket og Bodø Kommunes situasjon. Alle kommunale bygg under foretakets forvaltning er allerede tilsatt et karaktersystem eller tilstandsgrad som kan benyttes - og som medfører en rettferdig, effektiv internhusleie pris som understøtter Bodø Kommunes internhusleieprinsipper. Disse tilstandsgradene er: Tilstandsgrad 0: Ingen symptomer: Tilfredsstillende teknisk-, innemiljømessig- og funksjonell standard. Tilstandsgrad 1: Svake symptomer: Teknisk standard med svakheter, men ingen utbedringspålegg. Innemiljømessige krav med visse svakheter. Funksjonell standard med noen svakheter. Tilstandsgrad 2: Middels kraftige symptomer: Behov for viktige tekniske utbedringer. Innemiljømessige krav med vesentlige svakheter. Funksjonell standard med betydelige svakheter. Tilstandsgrad 3: Kraftige symptomer: Betydelige tekniske utbedringspålegg. Innemiljømessige krav ikke tilfredsstillende. Betydelig manglende funksjonalitet. Tilstandsgraden for et bygg vurderes innenfor bygningskategoriene Bygning utvendig, Bygning innvendig, Varme, Ventilasjon, Sanitær og elkraft- og automatisering. Gjennomsnittlig tilstandsgrad for alle bygningskategorier definerer byggets tilstandsgrad, og ligger på en skala fra 0 til 3. Ved å bruke denne modellen og kostnadene detaljert under Saksopplysninger, blir internhusleie kostnaden som detaljert i tabellene nedenfor.

7 Fig. «mod. 3, internhusleie oversikt» Internhusleie Foretakets Driftsutgifter (Admin, drift, vedlikehold) KR 66.6millioner Dette gir en snitt pris på kr per kvm. Internhusleie Kapitalkostnader Bygg (flat pris) KR mill Kapitalkostnader Bygg (variabel pris basert på tilstandsgrad) KR mill Dette gir en snitt pris på kr per kvm. Sum Internhusleie Total kostnad: KR mill Gjennomsnittpris per kvm: KR Andre utgifter Renhold KR 45.55mill Dette gir en snitt pris på kr per kvm. Totalpris KR mill KR per kvm. Hvis vi da ser på snittprisen i henhold til tilstandsgradene, blir kostnadene per kvadratmeter som detaljert nedenfor: Fig. «mod. 3, leiepris fordelt på tilstandsgrad» Tilstandsgrad Pris per m2 (uten renhold) Pris per m2 (med renhold) 0 Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Vedlikehold

8 Avsatte vedlikeholdsmidler for 2016 er ikke tilstrekkelig for å opprettholde nødvendig vedlikehold av bygningsmassen. Det er beregnet behov for minimum kr 35mill i årlige vedlikeholdsmidler for å opprettholde dagens bygningsverdier. Differanse mellom beregnet behov og avsatt vedlikeholdsmidler 2016 utgjør ca kr 4mill. I avsatte vedlikeholdsmidler er kr 4,8mill. i statlig overføring inkludert. Det foreligger ingen signaler om videreføring av statlige overføringer i årene etter 2016, slik at vedlikeholds-midlene fom 2017 vil reduseres tilsvarende. Det er et mål å opprettholde verdien på bygningsmassen, og det vil derfor bli fremmet en sak ila 2016 som viser beregning av ny husleie fra 2017 der man sikrer nødvendig vedlikeholdsmidler for å unngå økt vedlikeholdsetterslep. Pr 2015 er det beregnet et vedlikeholdsetterslep på kr 457mill. Det synes urimelig å legge kostnader til vedlikeholdsetterslepet på husleien til dagens leietakere. Det vil ila 2016 bli utarbeidet forslag til mål og plan for hvordan vedlikeholdsetterslepet skal reduseres. Hvis man legger til grunn vedlikeholdsbudsjettet for 2016 eksklusiv statlige overføring tilsvarer det ca 125 kr pr m2. Det er vedtatt at foretaket også i 2016 skal levere de samme tjenester og med samme kvalitet som i 2014 og I driftskostnader ligger også utgifter i forbindelse med tjenester som ikke inngår i bygningstjenester, såkalte brukerrelaterte tjenester. Dette kan indikere at det sannsynligvis brukes mindre vedlikeholdsmidler enn hva vedlikeholdsbudsjettet tilsier. Gjennom 2016 skal det vurderes nærmere hvilke tjenester som er såkalte bygningsrelaterte og hvilke som er brukerrelaterte tjenester. Driftskostnader direkte knyttet til bygget skal inngå i foretakets ansvar, mens ansvar for brukerrelaterte kostnader må vurderes nærmere. Dette vil ha konsekvens for internhusleieprisen, slik at foretaket sannsynligvis vil komme tilbake ila 2016 med justerte internhusleiepriser for Konklusjon / anbefaling Det legges til grunn som forutsatt bystyret at det skal beregnes kostnadsdekkende husleie. Det anbefales at kr mill av de samlede driftsutgiftene for foretaket i 2016 dekkes over internhusleien. Videre foreslås det at 54 % av de samlede kapitalkostnadene for kommunen som utgjør kr mill inngår i husleiegrunnlager. Samlet husleiegrunnlag utgjør kr mill. Dette medfører at foretakets driftskostnader og kapitalkostnadene for bygg blir dekket via internhusleien via et nullsumspill. Det anbefales at leieprisen for det enkelt bygg beregnes i henhold til modell 3 leiepris basert på bygningsmessig- og teknisktilstand.