Fra fylkeskommunal enhet til foretak. Økonomiforum Kirkenes 11. juni 2014

Transkript

1 Fra fylkeskommunal enhet til foretak Økonomiforum Kirkenes 11. juni 2014

2 AFK Eiendom FKF noen fakta Oppstart: Bygningsmasse: ca m2, 268 bygg Bygningsverdi (balanseført): mill. kr Budsjett til FDV (2014): 169,6 mill. kr Budsjett investering (2014): 433,9 mill. kr Ansatte: 55 Lånegjeld: mill. kr

3 AFK Eiendom FKF organisasjonskart

4 AFK Eiendom FKF Profesjonelt styre på 4 medlemmer + 1 ansattrep. Direktør: Tom Kristian Hansen Styreleder: Einar Holstad

5 Situasjonen før eiendomsforetak Effektivitetstap: velger kortsiktig brannslukking framfor langsiktig verdibevarende vedlikehold Produktivitetstap: Kan ikke benytte kompetanse blant ansatte så fleksibelt som ønskelig. Driver serviceoppgaver i stedet for vedlikehold. Strategisk tilpasning: når det finnes sentrale midler er det en fare for at man prioriterer ikke å bruke av rammebudsjettet til vedlikehold. Venter til forfallet blir så stort at det må dekkes sentralt.

6 Situasjonen før eiendomsforetak Sentralt bygge- og eiendomskontor (Bygg & Innkjøp) gjennomfører byggeprosjekter, faginstans FDV. Politisk utvalg for Bygg & Innkjøp. Utøvende FDV ligger hos den enkelte virksomhet. Budsjettmidler til FDV ligger i virksomhetenes rammebudsjetter. Kan omdisponeres til andre formål i hht. virksomhetsleders beslutning. Ulik prioritering av vedlikehold i virksomhetene. Energi: varme/kalde vintre. Bygg & Innkjøp disponerer noen sentrale midler til større vedlikeholdstiltak Virksomhetsleder disponerer driftspersonalet. Ikke optimal bruk av kompetanse. (mye serviceoppgaver).

7 Prosess opprettelse av selskapet Økonomiplan : Fylkestinget ba fylkesrådmannen utrede et fylkeskommunalt eiendomsselskap. Prosjektgruppe jan. sept utredet organisasjonsform, arbeidsfordeling virksomheter eiendomsforetak, finansiering og økonomistyring, implementering. Fylkestinget vedtok i des å organisere eiendomsforvaltningen som et fylkeskommunalt foretak. Et relativt stort mindretall (17 av 43) stemte for å organisere som en virksomhet. Implementeringsprosjekt gjennom hele 2010 (fordeling av oppgaver og ansvar, ansattes organisatoriske tilhørighet, økonomimodell). Betydelig konsulentbistand fra BDO. Vedtekter vedtatt i fylkesting juni 2010 Foretak formelt opprettet ved vedtak i FT i des 2010

8 Hovedformål med selskapet Stille hensiktsmessige lokaler til disposisjon for fylkeskommunens videregående skoler og for andre virksomheter i fylkeskommunens tjenesteproduksjon. Utøve eierrollen for fylkeskommunens bygningsmasse og grunnarealer samt forvalte alle leieforhold som gjelder bygg og lokaler Foretaket skal ha ansvar for å bygge, leie, forvalte, vedlikeholde og drive bygg og tilhørende grunnarealer, med de begrensninger som naturlig følger av den utøvende eierrollen. Foretakets virksomhet skal innrettes på en måte som gir effektiv og rasjonell drift, og det skal sikre god ivaretakelse av eiendommenes realverdi samtidig som det skal bidra til å opprettholde en god arealutnyttelse.

9 Organisasjonsform: Utredet: sentralisert virksomhet, foretak og AS. AS avvist av hensyn til mangel på politisk/demokratisk kontroll og hensyn til ansatte. Kunne fungert OK ut fra rent eiendomsfaglige vurderinger. Sentralisert virksomhet avvist fordi nærheten til politikere/rådmann ble for stor. Ønsket en organisasjon hvor man på profesjonelt grunnlag kunne fatte avgjørelser som sikret et verdibevarende vedlikehold og god bruk av ressursene uten for mye politisk detaljstyring.

10 FKF fordi: God rolleavklaring mellom eier, forvalter og bruker Langsiktig, forutsigbar og robust finansiering som kan bevare realkapitalen i eiendomsmassen. Oversikt og synliggjøring av eiendomsverdier som vil fremme gode prioriteringer og ressursdisiplin. Eiendomsforvaltning som kjerneoppgave. Vil øke status og trivsel blant ansatte. Bedre fagmiljø utnytte kompetanse og stordriftsfordeler Brukernes behov for hensiktsmessige og sikre lokaler ivaretas bedre Sikrer demokratisk styring og kontroll ved å være underlagt fylkestinget.

11 Arbeidsdeling foretak - virksomheter

12 Arbeidsdeling foretak virksomheter. Drift. Virksomhetene (skolene og tannhelse): - Fikk beholde minimum1 driftsmedarbeider (vaktmester). De største skolene ca. 2ÅV. (ca. 42 ÅV fordelt på 34 skoler) - Renhold er virksomhetenes ansvar Foretaket: - Fikk overført 32 ÅV driftspersonell. - I tillegg prosjektavdelingen og øvrige ansatte i Bygg & Innkjøp - 7 nye stillinger tilført foretaket sentralt: teknisk drift, økonomi, ledelse av driftspersonell

13 Arbeidsdeling foretak virksomheter. Investeringer. Ikke endret i forhold til tidligere praksis. Basert på bestiller utførermodell Foretaket gjennomfører investeringsprosjekter etter bestilling fra avdeling for videregående opplæring (og noe tannhelse).

14 Økonomi og finansiering kostnadsdekkende husleie Kostnadsdekkende husleie: beregnes pr virksomhet og faktureres 3 ganger årlig. FDV-del (ca. 23%) 169,6 mill. kr i 2014 Renter og avdrag (ca. 20%) 145 mill. kr i 2014 Kapitalleie (ca. 57% ) 415,3 mill.kr i 2014 Sum husleie: Ca. 730 mill. kr. Foretaket beholder FDV-andel av husleien. Øvrig husleie tilbakeføres fylkeskommunen.

15 Økonomi og finansiering FDV: Vedlikehold, serviceavtaler, energi, kommunale avgifter, forsikringer, personalkostnader. Foretaket tilført ressurser tilsvarende det som lå i virksomhetsbudsjettene. Uttrekk basert på regnskap. I tillegg tilført sentrale midler (såkalt programfestet vedlikehold) Fratrukket utgiftene til energi, kommunale avgifter, forsikringer og serviceavtaler gjensto i underkant av 40 mill. kr til bygningsmessig vedlikehold, dvs. i underkant av 100 kr pr kvadratmeter. Reguleringsmekanisme som sikrer kompensasjon for lønnsvekst, for FDV-utgifter i hht. byggekostnadsindeks og for økning i areal.

16 Økonomi og finansiering Investeringer: 434 mill. kr i 2014 Finansiert ved lån (351,5) og mva-ref. (82,5) FT vedtar hvilke investeringsprosjekter som skal gjennomføres. Fylkeskommunen foretar alle låneopptak og fakturerer foretaket for renter og avdrag. Fylkeskommunen tilfører også nødvendig likviditet

17 Økonomi og finansiering - kapitalleie Kostnadsdekkende leie synliggjør alle kostnader i byggets levetid (NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk). Inkluderer både drifts- og kapitalkostnadene. Gir et nullresultat over byggets levetid (40 år) (netto nåverdi = 0) Kapitalandelen blir høy (77% i 2014). Driftskostnader KPI-/lønnsreguleres. Kapitalkostnader basert på rente på 6,1%.

18 Økonomi og finansiering - kapitalstruktur Balansen rekonstruert/oppjustert for å gi et reelt bilde av eiendomsverdiene. (Levetidsjustert ny-verdi). Ga foretaket en høy grad av egenkapital i starten (55 60%). Nedre grense for robust egenkapitalandel 30%. Betyr at foretakets investeringer har kunnet lånefinansieres 100% så langt. Ikke forutsatt at foretaket skal sitte igjen med kapital som ikke er nødvendig for å opprettholde ønsket egenkapitalandel. Kapitalandelen av husleie tilbakeføres fylkeskommunen i sin helhet. Kapitalandelen brukes til å finansiere virksomhetenes husleie og er således et nullsumspill (internfakturering).

19 Hvordan har det gått? Kostnadsarter drift Total FDV og lønn (mill. kr) 147,8 141,3 161,2 Fordeling (%) Lønn/sosiale utgifter 22,6 26,3 23,7 Forvaltningskostnader 4,2 4,4 3,6 Driftskostnader inkl. energi 44, ,2 Vedlikeholdskostnader 27,0 28,7 36,0 Øvrig/generalia 2,0 2,5 2,5 KOSTRA konsern Akershus Oslo Landet Akershus Oslo Landet Akershus Oslo Landet Utgifter vedlikeholdsaktiviteter skoleleokaler pr m

20 Hvordan har det gått?

21 Hvordan har det gått? Relativt høy medarbeidertilfredshet i 2012 og 2014 og lavt sykefravær. Økt vedlikeholdsinnsats. Større og gjennomgående tiltak kan prioriteres. Har oppnådd stordriftsfordeler og et kompetent fagmiljø. Gode resultater på ENØK Har opparbeidet et fond for å utjevne varierende energipriser Samsvar mellom foretakets utgifter og husleie til FDV? For høy rente på internhusleie (6,1% burde vært 4%)? Byggeproduksjon lavere enn budsjettert. Feil periodisering. God styring i hht. totalramme pr. prosjekt.

22 Støttefunksjoner oa. Lagt opp til en «fleksibel» bruk av fylkeskommunens støttefunksjoner innen HR, økonomi, lønn/regnskap, arkiv, jus etc. Reguleres gjennom leveranseavtaler, men foretaket betaler ikke for tjenestene. Merarbeid med et foretak for mange av støttefunksjonene, men ikke tilsatt flere i fylkeskommunen for å «serve» foretaket. Foretaket styrket på støttefunksjoner bla. økonomi. Ledelsen i foretaket har vært ansatt i fylkeskommunen og kjenner rutiner, personer og politikere. Hva når det kommer nye ledere inn i foretaket? (Bl.a. ny direktør fra 2015).