Prosjektgruppa har følgende medlemmer: Medlem Funksjon Representerer Ordfører Erik Odlo Elisabeth Folland Arne Fossmo Oddrun Søreng Rådmannen

Transkript

1 GRUPPE 1 Delprsjekt 1 Plitisk arbeid g samhandling plitikk g administrasjn Mandat Vurdere dagens frmelle myndighetsstruktur g praktiske arbeidsmåte i frhldet plitikk g administrasjn. Dersm gruppa finner det aktuelt - utarbeide frslag til endret arbeids- g ansvarsfrdeling mellm plitiske rganer g administrasjnen (rådmannen), herunder endret delegasjnsreglement (skal vurderes innen året etter kmmunevalget). Vurdere m dagens arenaer fr samarbeid g samhandling mellm plitikk g administrasjn er hensiktsmessige g - m gruppa finner det aktuelt - gi frslag til frbedringer (med avgrensning mt prsjektgruppe fr plan- g styringssystem). Dersm prsjektgruppa på grunnlag av vurderingene i de vennevnte punktene finner grunn fr det, vurdere g eventuelt fremme frslag m endringer i nåværende arbeidsmåter. Merknader Et viktig grunnlag fr en gd utvikling av kmmunen er at det plitiske arbeidet fungerer gdt, at flkevalgte er tidlig inne i beslutningsprsessene g har den reelle styringen av kmmunen. Samhandling g samarbeid mellm flkevalgte sm enkeltpersner g flkevalgte rganer, g rådmann/administrasjn er en annen viktig frutsetning. Prsjektgruppa skal vurdere dagens situasjn g m det er frbedringer sm bør gjøres både i frmell struktur (plitisk rganisering) g arbeidsmåter. Prsjektgruppa har følgende medlemmer: Medlem Funksjn Representerer Ordfører Erik Odl Elisabeth Flland Arne Fssm Oddrun Søreng Rådmannen Leder Sekretær Frmannskapet Fellestjenesten Frmannskapet Frmannskapet Møter i prsjektgruppe 1 Prsjektgruppe 1 knstituerte seg i møte Etter dette har gruppen hatt 8 rdinære møter, 2 veiledninger g besøk til Lm Kmmune g Øyer kmmune sammen med gruppe 3. Det har vært gjennmført rientering til kmmunestyret m gruppens arbeid med etterfølgende gruppearbeid: - 1 -

2 1. Hvrdan har arbeidet i kmmunestyret g utvalgene vært: - er de riktige sakene reist g pplever vi reell plitisk styring? - tenkes det helhet i utvalgene? - er saksmengde, møtehyppighet g møtelengde, møteledelse g møtetidspunkt slik vi vil ha det? 2. Hvilke spørsmål er dere pptatt av? Nen Tillegg? Annerledes? Hva er viktig i det videre arbeidet? Freløpig rapprt ble satt pp i gruppens møte Prsjektgruppe 1 har gså vært med i ny gruppe nedsatt av frmannskapet i møte kalt «Tenkesmia». Sammensetningen har vært frmannskapets medlemmer, flkevalgte medlemmer i prsjektgruppe 1 g 2 sm ikke sitter i frmannskapet, rådmann, kmmunalsjefer g sekretærene i gruppe 1 g 2. Tenkesmia startet sitt arbeid med besøk i Øyer kmmune fr bl.a. å få innblikk i g erfaringer fra plitisk rganisering med bruk av kmitémdellen. Etter dette har Tenkesmia gjennmført 4 møter med siste ppsummering den Fremdriften i arbeidet i prsjektgruppe 1 har vært gd. Det har i møtene vært lagt pp til str åpenhet slik at alle har fått mulighet til å kmme med sine synspunkter g erfaringer rundt nåværende plitiske rganisering g arbeidsmåte, g det har fremkmmet mange frslag til frbedringer underveis i gruppen. Innspill fr å få pp det plitiske engasjementet hs flkevalgte sm enkeltpersner g flkevalgte rganer, har hatt strt fkus. Samarbeid g samhandling mellm plitikk g administrasjn har under hele prsessen vært av str betydning. Kmmunestyret besluttet i sitt møte sak 132/12 at gjeldende delegasjnsreglement skal videreføres uendret inntil videre. Frslag til nytt delegasjnsreglement fr Ringebu kmmune skal behandles innen i lys av pågående endringsprsess i prsjektet Styring g ledelse. Frslag fra prsjektgruppa Prsjektgruppe 1 slutter seg til knklusjner g føringer sm er fremkmmet gjennm arbeidet i «Tenkesmia». Knklusjnene g føringene er ikke kmmet frem etter avstemminger, men har kmmet til uttrykk sm mfrente synspunkter med bred tilslutning. På enkeltpunkt er det vist alternativ løsning (MUL). Gruppas frslag er bearbeidet etter drøftinger på kmmunestyrets samling 18. g 19. februar. Det er en anbefaling fra gruppen at frslag til endringer trer i kraft inneværende peride. Prsjektplanens mål fr plitisk styring, kap i prsjektplanen: Styrke kmmuneplitikken sm arena fr demkrati, g bidra til gd rekruttering til plitisk arbeid Styrke reell plitisk styring av kmmunens virksmhet, ved utprøving av andre arbeidsmåter

3 Gruppas frslag skal med andre rd bidra til å nå disse målene. Nærmere m ulike rller kmmunens flkevalgte har: Disse rllene er sentrale: Samfunnsutvikling utvikling av lkalsamfunnet Ringebu, kmmunens rlle i samspill med andre aktører, herunder reginalt utviklingsarbeid. Styring verrdnet ledelse av den kmmunale virksmhet, sette langsiktige mål g føre kntrll med at målene nås. Ombud kntakt med g frmidling fra innbyggere g brukere av tjenester. Arbeidsgiver verrdnet ansvar fr den kmmunale arbeidsgiverplitikk. Samfunnsutvikling Kmmuneplanen strategiske satsingsmråder bruk av kmmuneplan sm instrument i utvikling av g kntakt med lkalsamfunnet Utvikle bsetting g sysselsetting, (kultur)aktiviteter g arrangement. Tettstedsutvikling, utvikle gde møteplasser. Næringsutvikling samspill med lkalt/reginalt næringsliv, rekruttering av nye virksmheter til kmmunen Reginal tilknytning g reginalt samarbeid. Styringsrlle I styringsrllen ligger (mfatter både struktur, prsess g kultur): Ringebu kmmune ivareta helheten, sette langsiktige mål Nyttiggjøre handlingsprgrammet sm styringsprsess definere handlingsmål g handlingsregler, inklusive resultatvurdering av ppnådde mål Sette kvalitetsstandarder fr tjenestetilbud. Ivareta bestiller-rllen (definere kvalitet g vlum) Kvalitet g vlum på tjenester Tilstrekkelig delegering til at utfører kan ta hånd m bestillingene uten nærmere retningslinjer Brukerdialgen Myndighetsutøvelse Viktige prsjekter Ombudsrllen Rllen er knyttet både til brgere definert sm innbyggere g deltakere i den demkratiske prsess g brukere/mttakere av kmmunens tjenester Sette dagsrden ta initiativ innspill til styringsrllen Brukerdialg - både verfr brukere direkte g verfr de tjenesteenhetene (fr eksempel brukerråd) Brukerundersøkelser sm innspill til kunnskap m brukere (g brgere) Medvirkning evnen til å bringe brukere g brgere inn sm aktive medspillere i lkalsamfunnet Arbeidsgiver I denne rllen ligger: Kmmunestyret sm ansvarlig arbeidsgiver fr alle kmmunens tilsatte Administrasjnsutvalg (partssammensatt utvalg) sm kmmunestyrets utøvende arbeidsgiverplitiske rgan - 3 -

4 Rådmannen sm utøvende arbeidsgiver på kmmunestyrets vegne Den enkelte leders ansvar fr å utøve gd arbeidsgiverplitikk Evnen til å utvikle, stimulere g mtivere medarbeiderne til å yte gde tjenester g videreutvikle et gdt arbeidsmiljø Bidra til at kmmunen framstår sm en attraktiv arbeidsgiver, sm styrker evnen til å rekruttere g behlde kmpetente medarbeidere Alle rllene kan sies å ha betydning fr kmmunens mdømme. Prfesjnell utøvelse av rllene, g samspill mellm kmmunens flkevalgte g administrative apparat har avgjørende betydning fr utviklingen av et psitivt mdømme. Dette er ikke i mtstrid til den løpende plitiske meningsbrytning, sm er viktig i lkalplitikken. Gruppa freslår at kmmunen behlder dagens plitiske rganisering basert på utvalgsmdellen, men at det gjøres nen endringer innad blant utvalgene. Hvedprinsipper i gruppas frslag: 1. Kmmunestyret behlder dagens antall på 21 representanter. 2. Målet er å revitalisere kmmunestyret utvalgene må støtte pp m kmmunestyrets arbeid. 3. Gruppa mener at det fr å sikre gd helhetlig styring bør være gjennmgående representasjn mellm kmmunens plitiske styringsrgan. Det vil si mellm kmmunestyret g utvalgene: Utvalgsledere skal være fra kmmunestyret. Et flertall av representantene i hvedutvalgene, inkl frmannskap g UPT bør velges blant kmmunestyrets medlemmer. Kmmunestyret bør være representert med en eller flere representanter i fjellstyret. Det velges representant fra kmmunestyret til kntrllutvalget. 4. Utvalg fr kultur g ppvekst (UKO) g Utvalg fr helse g ssial (UHS) slås sammen til ett nytt utvalg Levekårsutvalget (LKU). Det ønskes alternative frslag til navn på det nye utvalget. 5. Utvalg fr plan g teknisk (UPT) behldes sm i dag, g vertar ne myndighet fra MUL når det gjelder saker etter jrdlv (delingssaker g bplikt) g knsesjnslv. 6. Utvalg fr miljø, utmark g landbruk (MUL) videreføres i hvedtrekk sm i dag. Det fretas en grensedragning mellm UPT g MUL med sikte på å avklare rasjnell ansvarsdeling g å unngå dbbeltbehandling. Turskiløyper verføres fra MUL til Levekårsutvalget. 7. Frmannskapet, Levekårsutvalget, Utvalg fr plan g teknisk g Utvalg fr miljø, utmark g landbruk likestilles under kmmunestyret. 8. Frmannskapet fungerer sm frdelingsutvalg

5 9. Valg av representanter til andre rgan skjer i kmmunestyret. Kmmunestyret kan frdele/delegere slike ppgaver etter en særskilt vurdering. Ny gjennmgang av alle slike valg gjøres i frbindelse med behandling av delegasjnsreglementet. Fr eksempel villreinnemda fr Rndane g Sølnkletten Ringebu g valg til nasjnalparkstyret bør prinsipielt fretas av kmmunestyret ved starten på en valgperide. 10. Andre rgan: Råd fr mennesker med nedsatt funksjnsevne, ungdmsråd, eldrerådet, frliksråd, takstnemnder, etc er ikke nærmere mhandlet her. Nærmere m frmannskapet Behlder antall representanter på 7. Frmannskapet freslås gitt følgende ansvarsmråder: Oppfølging av styringssystem g årshjulet Organisasjnsutvikling g arbeidsgiverplitikk (sm partssammensatt utvalg) Øknmistyring g budsjettarbeid Omdømmeutvikling Næringssaker Utviklingsfnd g fnd fr kulturbasert næringsutvikling Reginalt utviklingsarbeid g interkmmunalt samarbeid (ut ver representantskapets myndighet) Oppfølging av daglig drift (sm ikke er delegert til adm.) Frmannskapet skal fruten de lvbestemte ppgavene - i hvedsak ha ppgaver sm gjelder kmmunens løpende drift. Det frutsettes gjrt en grensedragning mellm frmannskapets ppgaver g myndighet i frhld til kmmunestyret. Kmmunestyret skal ha en klar styringsfunksjn, mens frmannskapet skal ha mer driftsrienterte ppgaver. Grensedragningen gjøres ved revisjn av delegasjnsreglement. Nærmere m Utvalg fr plan g teknisk (UPT) Behlder antall representanter på 7. Frslaget innebærer at nåværende utvalg fr plan g teknisk videreføres, men med ne utvidet ansvarsmråde, jfr MUL. UPT har ppgaver sm framgår av plan- g bygningslven, herunder gså kmmuneplansaker. Utvalg fr plan g teknisk freslås gitt følgende ansvarsmråder: Ansvar fr all arealplanlegging Frurensning Miljøsaker (avgrenses mt MUL) Samferdsel, vegsaker g trafikksikkerhet - 5 -

6 Nærmere m Levekårsutvalg Like mange medlemmer sm Frmannskapet g UPT, dvs. 7 medlemmer. Levekårsutvalget freslås gitt følgende ansvarsmråder: Ansvarsmrådet mfatter hele UKO g UHS sine nåværende ansvarsmråder. Utvalget fremmer frslag til planer g styringsdkumenter innenfr ansvarsmrådet, etter frslag fra administrasjnen. Friluftsliv Tildeling av tilskudd til løypepreparering (fra MUL) Nærmere m Utvalg fr miljø, utmark g landbruk (MUL) Like mange medlemmer sm Frmannskapet, Levekårsutvalget g UPT, dvs. 7 medlemmer. Landbrukssaker Knsesjnssaker Dyrevern Miljøsaker (avgrenses mt UPT) Vilt g jakt Fiske Mtrferdsel i utmark Utmarksfrvaltning (avgrenses mt UPT) Vernemråder Hvrdan få større aktivitet i utvalgene? Øke plitisk engasjement. Plitikerne fremmer selv mer plitiske g flere saker. Det er et ønske å prøve ut andre arbeidsfrmer; i større grad legge til rette fr plitisk initiering av saker, eller tidligere invlvering av plitiske utvalg. Det kan innimellm settes av tid i kmmunestyremøter hvr det deles inn i tverrplitiske grupper sm ser på hvilke saker man ønsker å sette på dagsrden målet er å bidra til å skape større engasjement hs den enkelte plitiker. Faste temaer til gruppene: 1. Er du frnøyd med det plitiske arbeidet? Ne du lurer på? 2. Innspill til nye saker. Møtestyring Alle plitiske møter skal ha starttid g bør ha sluttid i innkallingen. Møteavvikling innenfr varslet tidsramme pririteres av møteleder g møtedeltakere. Tidsstyringen må ikke gå ut ver den enkelte flkevalgt sine muligheter fr å delta i debatten. Opplæring flkevalgte Etter kmmunevalget ble det besluttet å gjennmføre KS - 6 -

7 Flkevalgtpplæring, basisprgrammet sm bestd av 2 heldager med ekstern prsessveileder. En kmmunes ansvarsmråde, de flkevalgtes rller g ansvar, styringssystemer g arbeidsmåter gjør det krevende å begynne sm ny flkevalgt. På mange måter er hele valgperiden en læringsperide. En skal innm mange tema. Det er viktig at flkevalgtpplæringen har hele 4-års periden sm tidsperspektiv, g at mengden pplærings- g rienteringstiltak tidsmessig tilpasses andre saksbelastninger sm flkevalgt. Ordførerrllen Møteleder, saksbehandler, rettslig representant, representasjnsrlle, plitisk strateg, mbudsrlle, partiplitiker sv. Ordføreren har delegert vedtaksmyndighet i enkeltsaker nå, se delegasjnsreglementet pkt. 12. Denne adgangen anses sm tilstrekkelig. Ordføreren bør ha sin egen representasjnsknt i budsjettet. Varardførerrllen Det er ingen fast arbeidsdeling nå. Varardførers gjerning er å fungere sm rdfører i dennes fravær, eller å representere kmmunen etter nærmere avtale. Faste møtepunkter er etablert. Varardfører verlapper g bistår i beredskapssaker. Utvalgslederne Møteleder, mbudsrlle, saksutreder. Det anbefales utarbeidet et enkelt reglement fr utvalgene. Frhldet plitikk / administrasjn - reglementer Følgende prinsipielle mmenter fr arbeids- g ansvarsfrdelingen mellm flkevalgte g administrasjnen legges til grunn: regelstyrte / målstyrte saker, rutinesaker, «kurante» saker / saker sm ppstår sjelden, saker av små / stre knsekvenser, plitisk ukntrversielle / kntrversielle saker, rganisasjnsinterne saker / rganisasjnseksterne saker. Utfrdre kmmunestyremedlemmene på rllefrdeling, rganisering / arbeidsmåte, rekruttering g plitisk styring verrdnet diskusjn. Spille hverandre gde til fellesskapets beste I utgangspunktet har vi kanskje en frestilling at de flkevalgte bør ha det langsiktige g visjnære perspektivet g ta de strategiske beslutningene, mens løpende drift g rutiner kan administrasjnen ta seg av. En slik tilnærming kan være naturlig når vi tar fatt på delegasjnsreglementet. Delegasjnsreglementet reiser prinsipielle spørsmål m ansvars- g ppgavefrdelingen mellm plitikk g administrasjn. Samtidig er det en typisk faglig jbb sm krever kunnskaper m alle kmmunens ansvarsmråder. Nytt delegasjnsreglement reiser t spørsmål: - fremgangsmåten hvem gjør hva - innhldet i reglementet mfanget av delegasjn Arbeidet med nytt delegasjnsreglement bør krdineres av frmannskapet