INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOSEN RENOVASJON IKS

Transkript

1 INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOSEN RENOVASJON IKS INNKALLING Du innkalles herved til møte i representantskapet i Fosen Renovasjon IKS. MANDAG DEN 09. NOVEMBER kl I BJUGN Bjugin fjordhotell Følgende saker tas opp til behandling: SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 05/15 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 06/15 BUDSJETT 2016 Både medlemmene og varamedlemmene og andre aktuelle får denne innkallingen. Medlemmene må, hvis de ikke kan, varsle undertegnede, slik at varamedlemmer kan innkalles. Styremedlemmer oppfordres til å møte, og styremedlemmene må varsle hvis de ikke kan møte. Vi kan treffes på telefon eller mobil Mvh Jon Husdal Leder representantskapet Ola Sørås Daglig leder 1

2 SAKSLISTE SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I FOSEN RENOVASJON IKS Åfjord Kl Kl Til stede: Jon Husdal, Tor Martin Sunde, Vibeke Stjern, Rune Schei, Anne Toril Rødsjø Forfall: Birger Austad, Hans Eide, Ogne Undertun, Hallgeir Grøntvedt, Gerd Hegvik, Knut Ring, Marit Sletten Andre : Kjell Sverre Tung, Ola Sørås Neste møte ble satt til 9. november 2015 og avholdes i Bjugn. SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Innstilling: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 05/14 til 08/14. Vedtak: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 05/14 til 08/14. SAK 02/15 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning. Vedtak: Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning.

3 SAK 03/15 ÅRSREGNSKAP, ÅRSMELDING OG REVISORBERETNING 2014 Innstilling: 1. Framlagt årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. 2. Underskuddet på selvkosttjenesten renovasjon på kr dekkes av tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på kr settes av til tilhørende selvkostfond. 3. Overskuddet på næringsrenovasjon på kr etter skatt settes på driftsfond. Vedtak: 1. Framlagt årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. 2. Underskuddet på selvkosttjenesten renovasjon på kr dekkes av tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på kr settes av til tilhørende selvkostfond. 3. Overskuddet på næringsrenovasjon på kr etter skatt settes på driftsfond. 4. Representantskapet tar revisors beretning til etterretning. Jon Husdal Runde Schei Tor Martin Sunde Anne Toril Rødsjø Vibeke Stjern Innstilling: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 01/15 til 03/15.

4 SAK 05/15 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Drift Renovasjon o Ny transportør, RenoNorden, startet kontrakt på innsamling fra Både avdelingsleder og flere sjåfører fra Retura ST er ansatt i RenoNorden. Driften har fungert meget bra etter oppstart med ny transportør. o Containertransport utføres av Westgaard som er inne i 3. driftår av kontrakten. Dette fungerer meget bra. o Servicebil som har dunkbytter og innsamling fra returpunkt som hovedoppgaver, er utført i egendrift fra 1. april. Dette har fungert meget bra. Slam o Stokkland er inne i nest siste år av kontrakten, og arbeidet går stort sett bra. Det er et gjentagende problem at det ikke er samsvar mellom varsel om tømming og tømmetidspunkt. Sentralsorteringsanlegg og felles strategi Siden forrige informasjon i representantskapet, har det hovedsakelig blitt jobbet med felles avfallsstrategi. Avfallsstrategien skal være ambisiøs, men med realistiske mål. Noe av bakgrunnen til at det lages en felles strategi er å utnytte samarbeidet i Midt Norge enda bedre. En del av strategien er å harmonisere ordninger slik at vi kan ha felles kommunikasjon, innkjøp etc. Avfallsstrategien bygger i hovedsak på 4 satsingsområder med tilhørende overordnede mål: 1. Ressurser 2. Ytre miljø 3. Samfunnsutvikling 4. Kundeservice Det er i tillegg gjennomført plukkanalyse, som er viktig dokumentasjon for kostnadsberegningene for ettersorteringsanlegget. Foreløpige resultater viser at sammensetning er relativt lik i selskapene. Det er som forventet mye matavfall ca 50 % og ca 10 % plast. Detaljerte resultater er ikke ferdig produsert enda. Strategi Fosen Renovasjon IKS Basert på felles avfallsstrategi skal styret og administrasjonen i Fosen Renovasjon IKS jobbe med en ny avfallsstrategi for selskapet. Denne skal ferdigstilles og presenteres for representantskapet på møtet våren 2016.

5 SAK 06/15 BUDSJETT 2016 Vedlegg: Vedlegg 1 Budsjett 2016 Vedlegg 2 Økonomiplan med investeringsbudsjett Saksopplysninger: Budsjett 2016 Budsjettforutsetninger vedtatt i sak 22/15 er lagt til grunn for budsjettet. Lønns- og prisstigning følger statsbudsjettet, mens prisstigning for kontraktsfestet transport er hentet fra statistisk sentralbyrås sider med lastebilindekser. Lønnsstigning 3,5 %. Prisstigning 2,1 %. To akslet lastebil, renovasjonsbil (aug14-okt15) 0,85 %. Tømmertransport, 3- akslet bil med henger (oktober-oktober) 0,55% Planlagte investeringer er vist i vedlagt investeringsplan, Vedlegg 2. Ut over normal drift, er det satt av midler til følgende prosjekt i 2016: Forprosjekt - sentralt ettersorteringsanlegg Anbud innsamling slam Videreutvikling av GPS programvare og tilpasninger ny kundedatabase Detaljregistrering slam Estimert årsregnskap er vist i tabell under. Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM VAREKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM PERSONALKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSINNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr Totalt kr kr * kr * kr *Før skatt

6 Detaljert budsjett er vist i Vedlegg 1. Oppsummert budsjett er vist i tabell under: Husholdning Næring Slam Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2015 Budsjett 2016 SUM INNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM VAREKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM PERSONALKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSINNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr Totalt kr kr * kr * kr *Før skatt Tabellen under viser utviklingen av selvkostfondene de siste årene og estimat for 2015 Selvkostfond Renovasjon husholdning Slam (estimat) I tillegg har selskapet et næringsfond. Dette består av både midler som er bundet i aksjer og frie midler. Fordeling driftsfond Frie midler Aksjer (estimat) kr Økonomiplan Det er ikke planlagt store endringer i driften de fire neste årene. Det planlegges et sentralt ettersorteringsanlegg, men dette vil mest sannsynlig ikke realiseres før tidligst i De fleste stor kontrakter har vært ute på anbud de siste årene og vil vare gjennom perioden for økonomiplanen. Det legges opp til en del større investeringer i perioden. Alle investeringer finansieres med banklån. Det forutsettes at fortsatt lav rente 1,5-2%, og en prisvekst på 3,5%. Den vedlagte investeringsplanen tar med de prosjekter som kan være aktuelle å gjennomføre i perioden. Erfaringsmessig blir ikke alle prosjekt realisert evt. blir de skjøvet i tid. For beregningene for bokført verdi og gjeld er derfor investeringskostnadene justert med en faktor 0,5.

7 Det legges opp til en styrt nedjustering av selvkostfondene ved å holde gebyrene uforandret evt. en liten økning. Vurderinger: Renovasjon husholdning Ut over gebyrene består inntektene av varesalg. Disse inntektene er avhengig av mengde og pris. Varemengdene er relativt stabile, men det er noe usikkerhet i prismarkedet. Spesielt har metallprisen gått ned i den siste tiden. Varekostnadene øker som følge av økte mengder til gjenvinningsstasjonene. Dette gjelder spesielt grovavfall og treverk. Personalkostnadene øker som følge av ny ansettelse av medarbeider på servicebil. Dette veies opp av lavere kostnader på kjøpte tjenester som gjenspeiles i at driftskostnader har gått ned. Dette skyldes i tillegg lavere priser på innsamling med ny kontraktør, samt lavere kostnader på vedlikehold av gjenvinningsstasjonene. Renovasjon næring 2015 har vært et år med svært stor aktivitet på næringsrenovasjon med store prosjekter. Det budsjetteres med tilsvarende aktivitet i Utgiftene følger i stor grad inntektene både når det gjelder varekostnader og transportkostnader. Størst usikkerhet er knyttet til varepris for grovavfall som skal på anbud. Slam Budsjettet for 2015 var noe underestimert på inntektssiden, noe som må korrigeres i budsjett for Det forventes noe økte utgifter i forbindelse med utbedring av EDB-systemet, samt kostnader i forbindelse med nye anbud. Den største usikkerheten er kostnader på behandling av slammet som skal på anbud. Gebyr Det har vært positive driftsfond både på renovasjon husholdning og slam over flere år. Det foreslås derfor et budsjett uten gebyrøkning. For renovasjon er det budsjettert med 0,5 mil i negativt resultat. For at budsjettet skulle gått i balanse, ville det vært nødvendig med en gebyrøkning på 1,5%. Den lave økningen skyldes reduserte kostnader på innsamling, samt at begrenset økning av prisindeksene som regulerer de største kontraktene. I tillegg er det budsjettert stramt som følge av driftsfondets størrelse.

8 For slam er det foreslått å holde gebyrene uforandret. Det er budsjettert med i negativt resultat. For at budsjettet skulle gått i balanse ville det vært nødvendig med en gebyrøkning på 0,7 %. Framlegg: Styret anbefaler at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2016 godkjennes. 2. Det budsjetteres uten gebyrøkning i Budsjettet balanseres ved bruk av driftsfond. 3. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 4. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 522,- og en pris pr. kbm. på kr. 283,-, begge priser eks. mva. 5. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 6. Den foreslåtte økonomiplan med investeringsbudsjett godkjennes.

9 Vedlegg 1 Budsjett 2016 Tilhører Sak 6/15 Fosen Renovasjon Detaljert budsjett 2016 Hovedadm Husholdning Næring Slam Gebyrer hush/næring/slam Gebyr levering gjenbruksstasjon Bytte renovasjonsdunk Renovasjonsgebyr fritid Salg av konteinere og beholderer Andre inntekter Papp salg Papir salg Metall salg Utleie personell EE-avfall Tekstiler Betalte purregebyr Sum driftsinntekter Avgift forbrenning inkl. st.avg Avgift deponi inkl. st.avg Avgift sortering Glass og metallembalasje Farlig avfall Impregnert trevirke Vindu Trevirke Sum varekostnader Lønn fast ansatte Ekstrahjelp Overtid Godtgjørelse styre og rep.skap Arbeidsgiveravgift Premiforsikring KLP Gruppeliv-/ulykkesforsikring Premie LO/NHIO-ordnignene Bedriftshelsetjeneste Fordeling hovedadm Sum lønn Vedlegg 1 Budsjett 2016 Side 1

10 Fosen Renovasjon Detaljert budsjett 2016 Hovedadm Husholdning Næring Slam Ordinære avskrivninger Transport innsamling Containertansport Ekstra transport Opprydding hyttecontainere Sekker Leie lokaler Elektrisitet Leie maskiner Leie areal Leie kontainere EDB Utstyr Reparasjon/vedlikehold hyttekontain Reparasjon/vedlikehold returpunkt Reparasjon/vedlikehold kontainere Reparasjon/vedlikehold gjenbrukssta Andre driftskostnader Revisjonshonorar Regnskapshonorar Innfordringer Konsulenthonorar Prosjekt Drift av gjenbruksstasjoner Kontorrekvisita EDB-programvare Aviser/tidsskrifter Faglitteratur Kurs/oppdatering Andre kontorkostnader Telefon Porto EDB-utgifter Diesel Løpende vedlikehold traktor Kjøretøy Bilgodtgjørelse, oppgavepliktig Reisekostnader, ikke oppgavepl Diettkostnader, oppgavepliktig Reklame- annonsekostnader Kontingenter Forsikringspremier Styre- og bedriftsfors., servering Bank- og kortgebyr Vedlegg 1 Budsjett 2016 Side 2

11 Fosen Renovasjon Detaljert budsjett 2016 Hovedadm Husholdning Næring Slam Tap på fordringer, avgiftspliktig Fordeling andre driftskostnader Sum andre driftskostnader Renteinntekter Sum finansinntekter Rentekostnader Sum finanskostnader Resultat Bruk av driftsfond Årsresultat før skatt Vedlegg 1 Budsjett 2016 Side 3

12 Vedlegg 2 Økonomiplan med investeringsbudsjett Tilhører Sak 6/15 Følgende legges til grunn for økonomiplanen: Estimert rente 1,5 % 2,0 % 2,0 % 2,0 % Antatt prisstigning 3,50 % Inntektsøkning næring 3,50 % 3,50 % 3,50 % 3,50 % Gebyrøkning husholdning og slam 0 % 0 % 1 % 2 % Investeringsbudsjett Investeringsår Prosjekt Generell opprusting gjenbruksstasjoner Omlastingshall og gravemaskin Ørland Traktorgraver Ørland gjenbruksstasjon Beholdere Returpunkt Containere omlasting Containere hytte Beholdere ( ) Nedgravde containere Byttebu (Ørland, Bjugn, Rissa) Utbedring returpunkt Linesøya Sum investeringer: Verdi/gjeld/avskriving/avdrag/renekostnader* Avskriving Bokført verdi Samlet gjeld Avdrag Rentekostnader *Erfaringsmessig blir ikke alle investeringene gjennomført i henhold til investeringsplan, evt. forskjøvet i tid. Det benyttes en faktor 0,5. Resultatutvikling Inntekter Varekostnader Personalkostnader Andre driftskostnader Avskriving Rentekostnader Resultat Fondsutvikling Husholdning Slam Næring Vedlegg 2 Økonomiplan med investeringsbudsjett Side 1