INNKALLING MØTE I REPRESENTANTSKAPET

Transkript

1 INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOSEN RENOVASJON INNKALLING MØTE I REPRESENTANTSKAPET Du innkalles herved til møte i representantskapet i Fosen Renovasjon IKS. MANDAG DEN 11. APRIL kl I RISSA Rissa rådhus, Møterom Kommunestyresalen Følgende saker tas opp til behandling: SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 05/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 06/16 REFERAT OG OPPØFLGINGSSAKER SAK 07/16 ÅRSMELDING, ÅRSREGNSKAP OG REVISORBERETNING 2015 SAK 08/16 OPPDATERING SELSKAPSAVTALE Både medlemmene og varamedlemmene og andre aktuelle får denne innkallingen. Medlemmene må, hvis de ikke kan, varsle undertegnede, slik at varamedlemmer kan innkalles. Styremedlemmer oppfordres til å møte, og styremedlemmene må varsle hvis de ikke kan møte. Vi kan treffes på telefon eller mobil Mvh Jon Husdal Leder i representantskapet Fosen Renovasjon IKS Mvh Ola Sørås Daglig Leder Representantskapet

2 SAKSLISTE SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I FOSEN RENOVASJON IKS Bjugn Kl Kl Til stede: Jon Husdal, Tor Martin Sunde, Vibeke Stjern, Rune Schei, Ogne Undertun, Birger Austad, Hans Eide, Tom Myrvold (fullmakt) Forfall: Hallgeir Grøntvedt Andre : Kjell Sverre Tung, Ola Sørås SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Innstilling: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 01/15 til 03/15. Vedtak: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 01/15 til 03/15. SAK 05/15 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning. Vedtak: Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning. SAK 06/15 BUDSJETT 2016 Framlegg: Styret anbefaler at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2016 godkjennes. 2. Det budsjetteres uten gebyrøkning i Budsjettet balanseres ved bruk av driftsfond. 3. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 4. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 522,- og en pris pr. kbm. på kr. 283,-, begge priser eks. mva. Representantskapet

3 5. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 6. Den foreslåtte økonomiplan med investeringsbudsjett godkjennes. Vedtak: Representantskapet fattet følgende vedtak: 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2016 godkjennes. 2. Det budsjetteres uten gebyrøkning i Budsjettet balanseres ved bruk av driftsfond. 3. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 4. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 522,- og en pris pr. kbm. på kr. 283,-, begge priser eks. mva. 5. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 6. Den foreslåtte økonomiplan med investeringsbudsjett godkjennes. SAK 07/15 EVENTUELT Drøftinger i møtet: Det ble planlagt nytt møte i representantskapet 8. januar 2015 som avholdes i Rissa. Saker til møtet er konstituering av nytt representantskap, konstituering av nytt styre og informasjon om selskapet. Forslag til ny valgkomite: Følgende forslag ble lagt fram av leder i representantskapet i etterkant av møtet: Rune Schei (leder), Vibeke Stjern, Tom Myrvold og Ogne Undertun. Jon Husdal Rune Schei Tor Martin Sunde Ogne Undertun Vibeke Stjern Hans Eide Birger Austad Tom Myrvold Innstilling: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 04/15 til 07/15. Representantskapet

4 SAK 05/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I FOSEN RENOVASJON IKS Rissa Kl Kl Til stede: Forfall: Andre : Jon Husdal, Liv Darell, Vibeke Stjern, Rune Schei, Ogne Undertun, Therese Eidsaune, Hans Eide, Tom Myrvold Kjell Sverre Tung, Ola Sørås I tillegg til hovedsakene i møtet ble det gitt en selskapspresentasjon av daglig leder. Neste møte ble satt til mandag 11. april og avholdes i Rissa. SAK 01/16 VALG AV LEDER OG NESTLEDER I REPRESENTANTSKAPET Innstilling: Saken ble lagt fram uten innstilling. Drøftinger: Valgnemnda ved leder Rune Schei la fram forslag om Jon Husdal som leder og Hans Eide som nestleder i representantskapet. Vedtak: 1. Jon Husdal velges som leder i representantskapet 2. Hans Eide velges som nestleder i representantskapet SAK 02/16 VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I FOSEN RENOVASJON Innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Valgkomiteen presenterer sine forslag i møtet. Drøftinger: Valgnemnda ved leder Rune Schei la fram forslag om Kjell Sverre tung som medlem fra Rissa kommune med Torun Bakken som varamedlem, og Gro Kristiansen som medlem fra Åfjord kommune med Håkan Berdahl som varamedlem. Vedtak: 1. Kjell Sverre Tung velges som medlem fra Rissa kommune, med Torun Bakken som varamedlem. 2. Gro Kristiansen velges som medlem fra Åfjord kommune, med Håkan Berdahl som varamedlem. Representantskapet

5 SAK 02-2/16 SUPLERINGVALG Drøftinger: Det ble enighet om å behandle supleringsvalget som egen sak. Valgnemnda ved leder Rune Schei la fram forslag om Hanne K Høysæter som styremedlem fra Ørland kommune, med Birger Austad som varamedlem. Vedtak: Hanne K Høysæter velges som styremedlem fra Ørland kommune, med Birger Austad som varamedlem. Begge velges for 2 år. SAK 03/16 VALG AV LEDER OG NESTLEDER I STYRET Innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Valgkomiteen presenterer sine forslag i møtet. Drøftinger: Valgnemnda ved leder Rune Schei la fram forslag om Kjell Sverre Tung som leder i styret og Hanne K Høysæter som nesteleder i styret. Vedtak: 1. Kjell Sverre Tung velges som styrets leder. 2. Hanne K Høysæter velges som styrets nestleder. Jon Husdal Rune Schei Liv Darell Ogne Undertun Vibeke Stjern Hans Eide Therese Eidsaune Tom Myrvold Innstilling: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 01/16 til 03/16. Representantskapet

6 SAK 06/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Slamanbud: Det er anbud på behandling av kloakkslammet, og valg av leverandør ble gjort basert på tildelingskriterier. Tildeling ble påklaget og vi avventer ekstern rådgivning for å sikre riktig behandling av saken. Etter avklaring på anbud for behandling av kloakkslam, vil det legges ut nytt anbud på innsamling og transport av slammet. Det vil bli lagt vekt på detaljer for å øke kundetilfredsheten. Kommunesammenslåing: Styreleder og daglig leder i Fosen Renovasjon og Innherred Renovasjon har hatt et møte for å diskutere den planlagte kommunesammenslåingen mellom Leksvik og Rissa. Innstilling: Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning. Representantskapet

7 SAK 07/16 ÅRSMELDING, ÅRSREGNSKAP OG REVISORBERETNING 2015 Vedlegg: Vedlegg 1 Årsmelding 2015 Vedlegg 2 Årsregnskap 2015 Vedlegg 3 Revisorberetning 2015 Saksopplysninger: Det vedlagte årsregnskap, årsmelding og revisorberetning inneholder de nødvendige saksopplysninger. Vurderinger: Det synes ikke nødvendig å komme med ytterligere vurderinger til denne saken. Både styrets årsberetning og daglig leders bemerkninger synes å gi tilstrekkelig med informasjon i saken. Styret har vedtatt følgende forslag til framlegg for representantskapet: 1. Styret anbefaler at framlagt årsmelding og regnskap for 2015 godkjennes. 2. Styret foreslår at overskuddet på selvkosttjenesten renovasjon avsettes til tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på settes av til tilhørende selvkostfond. 3. Styret foreslår at overskuddet på næringsrenovasjon på etter skatt settes på tilhørende driftsfond. Innstilling: 1. Framlagt årsmelding og regnskap for 2015 godkjennes. 2. Overskuddet på selvkosttjenesten renovasjon avsettes til tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på settes av til tilhørende selvkostfond. 3. Overskuddet på næringsrenovasjon på etter skatt settes på tilhørende driftsfond. 4. Representantskapet tar revisors beretning til etterretning. Representantskapet

8 SAK 08/16 OPPDATERING SELSKAPSAVTALE Vedlegg: Vedlegg 4 Selskapsavtale Saksopplysninger: I dagens selskapsavtale definerer eiernes eierandel og ansvar. Fordelingen er basert på innbyggertall og skal oppdateres hvert 4. år i forbindelse med ny valgperiode. Innbyggertall er hentet fra ssb og fordeling er satt opp i tabell under. Kommune Innbyggere pr %-vis fordeling Ørland ,2 % Bjugn ,0 % Åfjord ,4 % Rissa ,4 % Basert på dagens selskapsavtale og IKS-lov skal endringer av denne fordelingen gjennomføres av representantskapet med tilslutning på minst to tredeler av de avgitte stemmene. Henvisninger til selskapsavtale og IKS-lov hvor dette er beskrevet er gjengitt under. Selskapsavtalen: 5 Deltakernes eierandel og anssvar: Eierkommunene hefter for selskapets forpliktelser i henhold til sin eierandel i selskapet. Eierne er proratarisk ansvarlig for selskapets gjeld etter følgende %-satser, basert på innbyggertallet pr : Ørland 26 % Bjugn 23 % Åfjord 17 % Rissa 34 % Satsene justeres hvert fjerde år ved starten av en ny valgperiode, første gang pr Selskapsavtalen: 7.2 Representantskapets myndighet (avsnitt h): Endring av selskapsavtalen eller forslag til eierkommunene om slik endring, jf. selskapsavtalens 13. Selskapsavtalen: 13 Endring av selskapsavtalen: Vedtak om endring av selskapsavtalen skal besluttes i henhold til IKS-lovens 4, 2. og 3. ledd. Representantskapet

9 IKS-loven: 4 Selskapsavtale: For interkommunalt selskap skal det opprettes en skriftlig selskapsavtale. For de enkelte deltakere skal kommunestyret eller fylkestinget selv vedta avtalen. For deltaker som er interkommunalt selskap, vedtas selskapsavtalen av representantskapet. Vedtaket krever tilslutning fra samtlige medlemmer av representantskapet med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen for det deltakende selskap. Endringer i selskapsavtalen som gjelder forhold som omtalt i tredje ledd, skal skje på samme måte. Andre endringer vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmer med mindre det er avtalt at også slike endringer skal vedtas i samsvar med regelen i første punktum. Selskapsavtalen skal i det minste angi følgende: 1. selskapets foretaksnavn; 2. angivelse av deltakerne; 3. selskapets formål; 4. Innstilling: Framlagt selskapsavtale datert vedtas. Representantskapet

10 Vedlegg 1 Årsmelding 2015 Tilhører sak 07/16 Fosen Renovasjon ble stiftet i Styrets årsberetning Selskapet eies av de fire kommunene, Åfjord, Bjugn, Ørland og Rissa. Selskapets forretningsadresse er i Rissa kommune. Det overordnede ansvar for selskapet har representantskapet. Representantskapet 2015 Representantskapet består av to personer fra hver kommune, totalt 8 personer. Leder i representantskapet er Jon Husdal. Representantskapet hadde to møter i 2015 og behandlet 7 saker. Medlemmer i representantskapet (2015) er: Navn Kommune Navn Kommune Vibeke Stjern (Liv Hugdal) Åfjord Rune Schei (Tormod Overland) Rissa Jon Husdal (Wenche Sundet) Åfjord Tor Martin Sunde (Liv Heide) Rissa Hallgeir Grøntvedt (Knut Ring)/Tom Myrvold Ørland Ogne Undertun (Anne Torill Rødsjø) Bjugn Birger Austad (Marit Sletten) Ørland Hans Eide (Gerd Hegvik) Bjugn Personene i (parentes) er varamedlemmer. Medlemmer i styret (2015) er: Navn Kommune Navn Kommune Ole Hyllmark (Laila Iren Veie) Bjugn Gro Kristiansen (Håkan Berdahl) Åfjord Laila S. Lund (Bjørn Henrik Solbue) Ørland Kjell Sverre Tung (Liv Darell) Rissa Marit Rennan (Marianne Brødreskift) ansattes representant Personene i (parentes) er varamedlemmer. Styret består av 5 personer, hvorav 1 representerer de ansatte. Leder i styret er Kjell Sverre Tung. Laila Lund er nestleder. Styret har i 2015 hatt 9 møter og behandlet 30 saker. Hovedarbeidsoppgaver i 2015 Selskapets viktigste oppgave i 2015 har vært å sørge for en miljømessig god innsamling og behandling av avfallet i de fire eierkommunene. Tilsvarende er oppgaven med innsamling av slam i de fire eierkommunene, samt Leksvik, Verran og Roan

11 Utvikling i 2015 I 2015 fikk Fosen Renovasjon IKS ny transportør på innsamling av husholdningsavfall. RenoNorden vant anbudet, og ny kontrakt startet 1. april Overgangen til ny transportør medfører ofte økende mengde kundeklager og misfornøyde kunder. Dette skjedde ikke da RenoNorden tok over kontrakten. Dette skyldes blant annet at flere sjåfører ble med over fra forrige kontraktør. I tillegg har Fosen Renovasjon registrert alle hentesteder og ruter på GPS, noe som er en stor fordel for nye sjåfører. Hovedårsaken er likevel at RoneNorden har gjort en god jobb i forkant og i starten av denne kontrakten. Fosen Renovasjon beregner årlig selskapets klimabelastning fra rutegående avfallshåndtering. Resultatene fra denne analysen viser at hoveddelen av selskapets klimagassutslipp skjer i forbindelse med behandling av restavfall. Bedre sortering av restavfallet vil kunne gi betydelige klimabesparelser. Basert på dette har Fosen Renovasjon sammen med andre renovasjonsselskap i Midt-Norge gått sammen for å se på muligheten for å bygge et ettersorteringsanlegg. I 2013 ble det gjennomført et skisseprosjekt og i 2014 ble det startet et forprosjekt. Som en del av dette samarbeidet, er det laget en felles avfallsstrategi for selskapene i Midt-Norge. Selskapene vil i større grad gå i samme retning og det vil være enklere å samarbeide om innkjøp, informasjon og lignende. Strategien ble ferdigstilt i 2015, og Fosen Renovasjon vil ha denne som basis for egen strategi som skal vedtas i Fosen Renovasjon har fram til 2014 hatt et samarbeid med Retura Sør Trøndelag for betjening av næringskunder. Fosen Renovasjon besluttet i 2013 å danne et eget selskap for å betjene næringslivskundene på Fosen. Dette som en del av målsetningen om å tilby næringslivet et godt tilbud. Fosen Renovasjon Næring AS ble dannet Selskapet har vært i drift i overkant av ett år og har fått eget styre og det er ansatt daglig leder i selskapet. Miljø og kvalitetssystem ISO Fosen Renovasjon arbeider etter de systemer som er lagt opp til i vårt miljø- og kvalitetssystem. I 2013 ble selskapet resertifisert for 3 nye år av Teknologisk Institutt, og i 2014 og 2015 ble det gjennomført revisjon. Ytre Miljø Fosen Renovasjon har som målsetting å utføre avfallshåndteringen på en miljømessig og effektiv måte. De problemer som kan oppstå ved vår virksomhet og som kan påvirke det ytre miljø er evt. flygeavfall eller utslipp til grunnen fra virksomheten ved våre gjenbruksstasjoner. Det kan også oppstå utslipp til grunnen av kloakkslam. Det er ikke påvist utslipp eller klager på selskapets driftstillatelser. Styret arbeider hele tiden med tiltak til forbedringer av det ytre miljø både på returpunktene og gjenbruksstasjonene. Fosen Renovasjon må til enhver tid jobbe med å skape gode og rene forhold ved sine anlegg/virksomheter. I forbindelse med det ytre miljø er det også riktig å påpeke at Fosen Renovasjon er sertifisert i miljøstyringssystem etter prinsippene i ISO I dette arbeidet inngår også HMS. I 2015 tok Fosen Renovasjon initiativ til å gjennomføre våraksjonen «rydd en strand». Dette er en aksjon initiert av Hold Norge Rent, hvor målet er å rydde kysten for avfall. I samarbeid med eierkommunene og sponsing fra næringslivet ble aksjonen gjennomført. Det var god

12 oppslutning om aksjonen og spesielt barnehager og skoler gjorde en meget god innsats. Totalt ble det samlet inn over 2 tonn avfall, og det er mottatt mange positive tilbakemeldinger. Likestilling Av de styrerepresentanter som representantskapet har valgt, hadde styret i 2015 to kvinner og to menn, og det tilfredsstiller derfor kravene til likestilling. I administrasjonen har det vært ansatt 4 kvinner og 4 menn. Arbeidsmiljø Det arbeides i selskapets interesse med å skape et godt arbeidsmiljø. Trivsel på arbeidsplassen er svært viktig både for på beste måte å forhindre sykefravær og dernest gi de ansatte det beste grunnlaget for å få utført arbeidsoppgavene så effektivt som mulig. Det gjennomføres blant annet årlige treff mellom de ansatte og styret, noe som bidrar til et godt arbeidsmiljø. I 2015 hadde bedriften sykefravær på 1,2 %. I 2015 hadde vi en hendelse som resulterte i skade og sykmelding. Dette er registrert i avvikssystemet og det vil settes i verk tiltak for å unngå at det skjer igjen. Det er et mål å skape gode relasjoner mellom administrasjon og renovatører, samtidig med at dette skal gi en så god service opp mot publikum som mulig. Samarbeidet mellom daglig leder og styret er meget god. Styret vil takke daglig leder og de ansatte for det gode samarbeidet og for den gode arbeidsinnsats som er lagt ned i Økonomisk resultat og styrets forslag til disponering Regnskapet for 2015 viser et overskudd på renovasjon husholdning på kr ,-, og et overskudd på slam på kr ,- etter skatt. Styret foreslår at overskuddet avsettes til driftsfond for renovasjon husholdning og driftsfond for slam. For renovasjon næring er det et overskudd på kr ,- etter skatt, som avsettes på driftsfond næring. Basert på tidligere års positive resultat og størrelsen på selskapets driftsfond, ble det budsjettert nøkternt for Hovedårsakene til at det likevel ble overskudd på renovasjon husholdning er: Bedre betingelser på ny innsamlingskontrakt Bedre betingelser på ny kontrakt for behandling av trevirke og hageavfall For slam er hovedårsaken til overskudd: Reduserte slammengder sammenlignet med 2013 og 2014 Inntekter er større enn budsjett. Dette skyldes underestimering ved budsjettering. Avgiftene på renovasjon og slam ble satt ned i 2012 og 2013, mens de i 2014 og 2015 ble økt noe. Overskuddet på renovasjon husholdning og slam ble forutsett ved andre og tredje kvartal i Basert det og på fondenes størrelse, ble det valgt å både budsjettere stramt og budsjettere med negativt resultat for Gebyrene blir holdt uendret og det er satt opp et langtidsbudsjett for å bygge ned driftsfondene. Selskapets stilling og resultat av virksomheten Etter styrets oppfatning gir det fremlagte regnskap et riktig inntrykk av selskapets stilling og resultat av virksomheten. Styret foreslår at det fremlagte regnskap sammen med

13 opplysningene som er gitt i notene, fastsettes som selskapets årsregnskap. Det er heller ikke inntruffet forhold etter regnskapsårets utgang, som det ikke er tatt hensyn til i årsoppgjøret, og som kunne hatt betydning for selskapets resultat og stilling. Forutsetninger om fortsatt drift er til stede, og dette er lagt til grunn i regnskapet. Framtidsvurderinger Arbeidet med driften av slam- og renovasjonsordningen, både ut fra at abonnentene skal ha en så god ordning som mulig og at den skal drives så effektivt som mulig, må fortsatt ha høyeste prioritet. En annen svært viktig oppgave framover er å legge en ny strategi for selskapet for de kommende årene. Strategien vil bygge på en felles strategi som renovasjonsselskapene i Midt- Norge har gått sammen om å lage. Samarbeidet med andre selskap vil være avgjørende i årene framover for å kunne oppfylle ny krav som vil bli satt til renovasjonsbransjen. Arbeidet med innføring av nye renovasjonsordninger vil fortsatt sette store krav, både til de vi skal engasjere til å utføre jobbene for oss, og ikke minst til de ansatte i selskapet. Det må på en effektiv og vennlig måte sørges for å gi rett tjeneste til rett pris til rett tid. Vi vil fortsatt ha som mål å ha gode løsninger for næringslivet, som er en konkurranseutsatt del av renovasjonsordningen. Dette vil nå gjøres gjennom det heleide datterselskapet Fosen Renovasjon Næring AS. Det er store endringer på flere områder som kan påvirke selskapet i framtiden. EU vil komme med nytt avfallsregelverk basert på prinsippene om sirkulær økonomi. Dette vil krev økte ressurser og økt kompetanse i renovasjonsselskapene. Det jobbes også med endringer i kommunestruktur både nasjonalt og spesifikt blant våre eierkommuner. Dette er endringer vi følger med på for å være forberedt på eventuelle endringer. Rissa Styret i Fosen Renovasjon Ole Hyllmark Kjell Sverre Tung Laila Lund Gro Kristiansen Bjugn Rissa Ørland Åfjord Marit Rennan Ansattes representant

14 Daglig leders bemerkninger 2015 ble et godt år for Fosen Renovasjon IKS. Vi har jobbet hardt for å forbedre avtaler, administrative systemer og løsninger på våre gjenvinningsstasjoner som vil komme kundene til gode. Vi har mottatt flere henvendelser fra kunder som er fornøyd med ordningene på gjenvinningsstasjoner og jobben som renovatørene gjør. Det ble i 2015 gjennomført en kundeundersøkelse som viser at kundene i stor grad er fornøyd med Fosen Renovasjon IKS og at de er mer fornøyde nå enn ved forrige undersøkelse. Figur: Ureflektert tilfredshet brutt ned på kommune gjennomsnittlige tilfredshetsskårer fra poeng Ørland Rissa Bjugn Åfjord Roan Leksvik Verran Totalt FR Gj. snitt bransje : Husholdning : Husholdning : Fritid : Fritid : Slam : Slam Vi mottar også henvendelser fra kunder som ikke er fornøyd med enkelthendelser og løsninger. Vi forsøker å ta lærdom av disse tilfellene og har satt ekstra fokus på vårt avvikssystem for å forbedre dette

15 Dette er i tråd med Fosen Renovasjons visjon om «Bare fornøyde kunder». Det jobbes kontinuerlig med konkrete mål og handlingsplaner for å nærme seg denne visjonen. I forbindelse med dette arbeidet vil jeg gi ros til de ansatte for måten de løser sine daglige oppgaver og bidrar i prosessen med kontinuerlig forbedringer. Avfallsmengder Avfallsmengder for Fosen Renovasjon i 2015 Fraksjon Leveringssted Mengder i tonn Mengder i tonn %-vis endr Restavfall Statkraft varme ,0 % Avfall til deponi Meldal miljøanlegg ,8 % Farlig avfall Veglo ,9 % Papir TRV til sortering ,8 % Papp TRV til sortering ,2 % Plast TRV til sortering ,4 % Metall Metallco, Norsk Gjenvinning, Fosen Gjenvinning ,7 % Glass og metallemballasje SYKLUS ,8 % Tekstiler Fretex, Trondheim ,1 % Treverk Retura IR, Norsk Skog Skogn ,9 % Store hvitevarer ERP ,5 % Kuldemøbler ERP ,8 % TV og monitorer ERP ,4 % EE-avf. inkl. småapp ERP ,8 % Kvist, gress og løv Retura IR ,7 % Grovavfall Retura TRV ,5 % Sum ,2 % Oversiktene over avfallsmengden viser at total mengde avfall har økt med 8% prosent. Denne økningen skyldes i stor grad økte mengder fra næringslivet, men også økning fra husholdningskunder. Vi ser en økning av mengde farlig avfall som eternitt, elektrisk avfall, vindusruter med klorparafin og PCB. Dette må vi se på som en gledelig nyhet. Det er meget viktig å unngå at dette havner ut i naturen og kretsløpene, og på den måten vil være en fare for miljø, liv og helse. Mengde husholdningsavfall som hentes på fast rute er stabil og tilnærmet uendret fra år til år. Mengde papir reduseres. Dette følger trenden i samfunnet, hvor mengde post og aviser reduseres til fordel for elektroniske tjenester

16 Fosen Renovasjon IKS har en material gjenvinningsgrad i 2015 på 21,5% mot 23,5% i Årsaken til nedgangen er i første rekke økte mengder trevirke fra næringsliv. Det er ingen gode behandlingsmetoder for å materi algjenvinne trevirke. Det benyttes imidlertid til forbrenning i industri og fjernvarmeanlegg hvor det erstatter fossilt brennstoff. Hv a brukes gebyrene til? 0 % 1 % 5 % 12 % 3 % 6 % 9 % Innsamling Behandling Drift av gjenbruksstasjoner 42 % Maskiner og anlegg Informasjon Lønnsutgifter Avskrivning Finansutgifter 22 % Andre driftsutgifter Den største delen av avfallsgebyret går med til utgifter som er knyttet til langvarige kontrakter med entreprenører som utfører tjenester for oss. Basert på dette legger vi stor vekt på å få gjennomført gode anbudskonkurranser for alltid å få best mulig tjeneste til best mulig pris

17 Klimabelastning 3000 KLIMAUTSLIPP IFBM RUTEGÅENDE INNSAMLING I TONN CO2-EKVIVALENTER Behandling Innsamling Videretransport Ungåtte utslipp Fosen Renovasjon beregner årlig selskapets klimabelastning fra rutegående avfallshåndtering. Dette er vist i figuren over. I 2015 var netto utslipp beregnet til 923 tonn CO2-ekvivalenter, noe som tilsvarer CA 400 personbiler. Med den kildesorteringen som allerede utføres av våre innbyggere, sparer vi klimaet for utslipp tilsvarende 150 personbiler. Men som figuren viser er det fortsatt potensial for reduksjon. Det største potensialet ligger i plast i restavfallet. Det vil derfor jobbes videre med å bedre utsorteringen av plast. Fosen Renovasjon deltar i en studie, der det utredes muligheten for bygging av et ettersorteringsanlegg. Et ettersorteringsanlegg vil kunne ta ut vesentlig mer plast fra restavfallet enn hva kundene klarer ved tradisjonell kildesortering. Ettersortering vil evt. komme i tillegg til kildesorteringen som utføres av kundene. Beregninger viser at med et ettersorteringsanlegg, vil selskapets være klimanøytralt fra rutegående avfallshåndtering

18 Tiden framover Etablering av ny hovedflybase på Ørlandet vil påvirke Fosen Renovasjon. Antall husholdningskunder og mengde avfall fra næringslivet vil øke. Fosen Renovasjon vil i tiden fremover forberede seg på denne økningen og gjøre de nødvendige tilpasninger for å kunne gi et godt tilbud både til husholdningskunder og næringsliv. Vi vil fortsette arbeidet med å forbedre løsningene for fritidsabonnenter og unngå forsøpling rundt hyttecontainerne. Utplassering av låste containere har vist seg å være effektiv og er noe vi vil fortsette med. Vi vil i tillegg tilby løsninger for kildesortering for fritidsabonnenter. En annen prioritert oppgave i tiden framover er å forbedre rutiner og systemer i forbindelse med slaminnsamlingen. Forholdet mellom de styrende organer i selskapet og administrasjonen er viktig for driften og utviklingen av selskapet. Administrasjonen vil takke styret for det gode samarbeidet. Rissa Ola Sørås Daglig Leder

19 Vedlegg 2 Årsregnskap 2015 Tilhører sak 08/16 Resultatregnskap Noter Regnskap Budsjett Regnskap Driftsinntekter Salgsinntekter Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Driftskostnader Varekostnad Lønnskostnad 2 Lønn fast ansatte Ekstrahjelp/overtid Annen lønn & trekkpl. godtgj Godtgjørelse styre og representantskap Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader/forsikringer Bedriftshelsetjeneste Refusjon sykepenger Sum lønnskostnader Avskrivninger på varige driftsmidler Transport Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Aksjeutbytte Gevinst salg aksjer 0 0 Renteinntekter, bank Renteinntekter, kunder Sum finansinntekter Finanskostnader Rentekostnad Annen finanskostnad Sum finanskostnader Ordinært resultat før skattekostnad Skattekostnad Ordinært resultat Vedlegg 1 1

20 BALANSEREGNSKAP EIENDELER Anleggsmidler Noter Utsatt skattefordel Varige driftsmidler 7 Containere/utstyr Returpunkter Gjenbruksstasjoner Servicebil Sum Finansielle anleggsmidler Aksjer Egenkapitalinnskudd KLP Sum Omløpsmidler Fordringer Kundefordringer Utestående fordringer PA Utestående fordringer UQ Avsetning tap på fordringer Sykepenger 0 0 Lønnsforskudd 0 0 Tilgode merverdiavgift Sum Bankinnskudd Driftskonto OCR-konto Skattetrekkskonto Sum Sum eiendeler Vedlegg 1 2

21 EGENKAPITAL OG GJELD Opptjent egenkapital 1 Driftsfond Årets overskudd husholdning Årets overskudd slam Årets overskudd næring Sum Gjeld Langsiktig gjeld Kommmunalbanken Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Betalbar skatt Forskuddstrekk Fagforening 0 0 Arbeidsgiveravgift Feriepenger Påløpne, ikke forfalte renter Rissa kommune Åfjord kommune 0 0 Ørland kommune Roan kommune Periodisering Annen kortsiktig gjeld Sum Sum egenkapital og gjeld Vedlegg 1 3

22 Note 1 Selvkostberegning - fordeling driftsfond Selvkostberegning 2015 Forbruksavfall Forbruksavfall husholdning næring Slam Totalt Inntekter Kostnader Varekostnader Personalkostnader Andre driftskostnader Finans Finansinntekter Finansutgifter Resultat før skatt Betalbar skatt Endring utsatt skatt Underskudd/overskudd Fordeling driftsfond Note 2: Ansatte/lønn/pensjonsordning Det har vært 8 ansatte. Ytelser til ledende personer Daglig leder kr ,- inkl. feriepengeavsetning Styre og representantskap kr ,- inkl. Fosen Renovasjon Næring AS Fosen renovasjon IKS har sin pensjonsordning i KLP For 2015 er regnskapet belastet med en innbetaling på kr ,- Det er utbetalt honorar til Fosen kommunerevisjon for 2015 med kr ,- inkl. mva. Note 3: Fordringer, gjeld, garantiforpliktelser Alle fordringer har forfall i løpet av kommende år. Gjeld med lengre forfallstid enn 5 år er kr ,- Pr har Fosen renovasjon IKS et garantiansvar til Statens vegvesen på kr ,- Vedlegg 1 4

23 Note 4: Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med Regnskapsloven og God regnskapsskikk. Særreglene for små foretak er brukt for poster der det foreligger slik valgadgang, unntatt utsatt skattefordel som er ført opp i balansen. Hovedregel for vurdering og klassifisering av eiendeler og gjeld Eiendeler bestemt til varig eie eller bruk er klassifisert som anleggsmidler. Andre eiendeler er klassifisert som omløpsmidler. Fordringer som skal tilbakebetales innen et år fra etableringstidspunktet, er uansett klassifisert som omløpsmidler. Ved klassifisering av kortsiktig og langsiktig gjeld er analoge kriterier lagt til grunn. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi når verdifallet forventes å være forbigående. Anleggsmidler med begrenset økonomisk levetid avskrives etter en fornuftig avskrivningsplan. Omløpsmidler er vurdert til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Langsiktig og kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Inntektsføring Inntektsføring ved salg av varer skjer på leveringstidspunktet. Tjenester inntektsføres i takt med utførelsen. Varige driftsmidler. Varige driftsmidler er vurdert til historisk kostpris etter fradrag av avskrivninger. Avskrivningene er beregnet på grunnlag av kostpris og fordelt lineært over antatt økonomisk levetid. Fordringer Kundefordringer er ført opp etter et mindre fradrag for avsetning til forventede tap. Andre fordringer - både omløpsfordringer og anleggsfordringer er ført opp til pålydende. Skatter Skatt kostnadsføres når de påløper - dvs. at skattekostnaden er knyttet til det regnskapsmessige resultatet før skatter. Skattekostnaden består av betalbar skatt (skatt på årets skattepliktige inntekt) og endring i utsatt skatt. Utsatt skatt/utsatt skattefordel i balansen beregnes på grunnlag av midlertidige forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier. Årsaken til at det oppstår verdiforskjeller er anvendelse av ulikt regelverk for enkelte poster regnskapsmessig og skattemessig (avskrivningene). Note 5: Aksjer Anskaffelsesverdi Rekom AS ,00 Miljøpartnerne AS ,00 Fosen renovasjon Næring AS ,00 Vedlegg 1 5

24 Note 6: Resultat i tilknyttet selskap/konsern Fosen renovasjon Næring AS er et heleid datterselskap til Fosen renovasjon IKS. Fosen renovasjon Næring AS har avlagt regnskap for 2015 med følgende resultat: Egenkapital kr ,- Resultat før skatt kr ,- Resultat etter skatt kr ,- Salg av varer og tjenester til Fosen renovasjon næring AS i løpet av 2015: Utleie av personell - gjelder 4, kvartal ,50 Sluttavregning utleie containere og behandlingskostnader ,50 Styrehonorar ,50 Behandlingskostnader og leie 4. kvartal ,50 Utfakt. som gjelder 2014 pga sein oppstart på næringsselskapet ,00 Utleie servicebil - 1. halvår ,00 Utleie servicebil - 2. halvår , ,00 Utleie personell - 1. halvår ,00 Utleie personell - 2. halvår , ,00 Varekostnader - 1. halvår ,75 Behandlingskostnader og avviksgebyr 2. halvår , ,75 Styrehonorar ,50 Alle kostnader er ført opp inklusive mva. Fordringer på Fosen renovasjon næring AS pr : Styrehonorar ,50 Utleie personell ,00 Utleie servicebil ,00 Behandlingskostnader og avviksgebyrer , ,50 Fosen renovasjon næring AS er et heleid datterselskap av Fosen renovasjon IKS Fosen renovasjon IKS eier 100% av aksjene. Vedlegg 1 6

25 Note 7: Anleggsmidler Inngående balanse ,10 Investeringer ,00 Avskrivninger ,00 Utgående balanse ,10 Investeringsbudsjettet Totalt Opprusting gjenbruksstasjoner Omlastingshall/gravemask Ørland gj Lager Rissa gjenbruksstasjon Traktorgraver Ørland gjenbruksstasjon Beholdere returpunkt Containere omlasting Containere hytte Beholdere Nedgravde containere Sum investeringer Investeringene i 2015 er finansiert med egne midler. Det var budsjettert med låneopptak i 2015 for å finansiere investeringene - men dette låneopptaket er ikke tatt opp pr Det er planlagt å ta opp lånet i i forbindelse med planlagte investeringer for Vedlegg 1 7

26 Følgende fordelingsnøkler er benyttet til selvkostberegningene: Fordelingsnøkler Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Personalkost. 49 % 49 % 28 % 28 % 23 % 23 % Purregebyr og renteinntekter 73 % 72 % 27 % 28 % Andre driftskost hovedadm. 60 % 60 % 18 % 16 % 22 % 23 % Finnansinntekt 57 % 67 % 23 % 16 % 21 % 17 % Finnanskostnader 81 % 82 % 15 % 12 % 4 % 6 % - Personalkostnad er basert en vurdering av hvor mye tid som er benyttet på de ulike delene. - Purregebyr og renteinntekter er fordelt på omsetningsandel mellom renovasjon husholdning og slam. - Andre driftskostnader er fordelt basert på omsetningsandelen. - Finansinntekter er fordelt basert på fordeling av driftsfond. - Finanskostnader er fordelt basert på banklånene for de tre avdelingene. Andre kostnader som varekostnader og driftskostnader er basert på faktiske mengder. Dersom det er kostnader hvor dette ikke er mulig er det benyttet skjønnsmessig fordelingsnøkler. Vedlegg 1 8

27 Vedlegg 3 Revisorberetning 2015 Tilhører sak 07/16 Representantskapet

28

29

30 Vedlegg 4 Selskapsavtale Tilhører sak 08/16 Representantskapet

31 SELSKAPSAVTALE FOR FOSEN RENOVASJON IKS 1 SELSKAPET Fosen Renovasjon IKS er et interkommunalt selskap i henhold til lov om interkommunale selskaper (IKS-loven) av nr. 6. Selskapet eies av: Ørland kommune Rådhusgata Brekstad org.nr Bjugn kommune Alf Nebbs Gate Bjugn org.nr Åfjord kommune 7170 Åfjord org.nr Rissa kommune Rådhusveien Rissa org.nr Selskapet er et eget rettssubjekt. (selskapet er en videreføring av det interkommunale selskap med samme navn som er etablert i hht kommunelovens 27) 2 FORRETNINGSKONTOR Selskapet har sitt forretningskontor i Rissa kommune. 3 FORMÅL Selskapets formål er på vegne av eierkommunene og i henhold til delegasjon å utføre den forvaltningsmyndighet og de oppgaver som eierkommuner har i tilknytning til innsamling, transport, behandling og omsetning av avfall og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor denne formålsangivelse. Selskapet kan også utføre forvaltningsoppgaver på andre områder, både for eierkommunene og andre kommuner. For forvaltningsoppgavene har ikke selskapet erverv som formål. I tillegg til dette formålet skal selskapet søke å redusere avfallsmengdene, utnytte ressursene i avfallet og behandle avfallet på en måte som fullt ut tilfredsstiller miljømessige krav som myndighetene stiller. 4 DELTAKERNES INNSKUDDSPLIKT Eierne har ikke betalt kapitalinnskudd i selskapet. Fosen Renovasjon

32 5 DELTAKERNES EIERANDEL OG ANSVAR Eierkommunene hefter for selskapets forpliktelser i henhold til sin eierandel i selskapet. Eierne er proratarisk ansvarlig for selskapets gjeld etter følgende %-satser, basert på innbyggertallet pr : Ørland 26,2 % Bjugn 24,0 % Åfjord 16,4 % Rissa 33,4 % Satsene justeres hvert fjerde år ved starten av en ny valgperiode, første gang pr ORGANISASJON Selskapet skal ledes av representantskap, styre og daglig leder. Om habilitet gjelder IKS-lovens REPRESENTANTSKAPET 7.1 Representantskapets sammensetning Selskapets representantskap skal være sammensatt av to representanter fra hver av eierkommunene, til sammen åtte representanter. Antall medlemmer justeres ved økning/reduksjon i antall eierkommuner eller kommunesammenslåing. Medlemmer av styret kan ikke være medlemmer av representantskapet. Kommunestyret i den enkelte eierkommune velger medlemmene med personlige varamedlemmer til representantskapet for en periode på 4 år. Valgene følger valgperioden for kommunestyrene. Nytt representantskap trer i kraft 1. januar etter valgåret. 7.2 Representantskapets myndighet Deltakerne utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet og representantskapet er selskapets øverste myndighet. Representantskapet skal behandle følgende saker: a) Selskapets reviderte årsregnskap med årsberetning b) Fastsetting av godtgjørelse til representantskapet, styret, samt revisor. Fosen Renovasjon

33 c) Valg: - leder og nestleder i representantskapet - styremedlemmer med varamedlemmer - styrets leder og nestleder - revisor ved skifte av revisor - klageorgan d) Forslag fra styret til budsjett og økonomiplan. e) Forslag fra styret til avfallsgebyr. f) Forslag fra styret til låneopptak når lånesum er over kr ,- g) Forslag fra styret om avhendelse eller pantsettelse av fast eiendom eller andre større kapitalgjenstander eller investeringer som er av vesentlig betydning for selskapet eller en eller flere av deltakerne. h) Endring av selskapsavtalen eller forslag til eierkommunene om slik endring, jf. selskapsavtalens 13. i) Forslag om utelukkelse av deltakere i henhold til 15. j) Forslag fra styret til langtidsplaner og vesentlige endringer i metoder/systemer. k) Andre saker som kreves behandlet av styret, revisor, eller minst 1/3 av representantskapets medlemmer. l) Representantskapet kan vedta deltakelse med eierinteresser i andre selskap innenfor selskapets formålsområde. Det skal avholdes minst to representantskapsmøter i året. Det første møte skal avholdes innen utgangen av mai måned, og representantskapet skal da behandle sakene nevnt i punktene a c. Innen utgangen av november måned skal det avholdes møte til behandling av sakene d e. Øvrige saker behandles ved behov og representantskapet kan innkalles i samsvar med IKSlovens Saksbehandlingen i representantskapet Representantskapet er vedtaksberettiget og gjennomfører saksbehandlingen i samsvar med IKS- lovens 9. Valg skal skje skriftlig dersom ett av representantskapets medlemmer krever det. Kopi av møteinnkalling med saksliste og møtebok for hvert representantskapsmøte sendes eierkommunene. Fosen Renovasjon

34 8 STYRET 8.1 Sammensetning Styret skal ha 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. 4 av styremedlemmene, en fra hver av eierkommunene, velges av representantskapet. Disse velges for 4 år ad gangen. 1 styremedlem med varamedlem velges av og blant de ansatte. Den ansattes representant skal ikke delta i behandlingen av saker hvor det skal fattes forvaltningsvedtak som enkeltvedtak eller fastsettelse av forskrifter. For å sikre kontinuitet skal ved første valg skal halvparten velges for 2 år. Utvelgelsen av disse skjer ved loddtrekning. Suppleringsvalg kan foretas i valgperioden og representantskapet kan bytte ut et styremedlem uavhengig av funksjonstiden. 8.2 Styrets myndighet Styret har ansvaret for selskapets forvaltning og ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet, jf. IKS-loven 13. Styret har myndighet til å ansette, si opp/avskjedige daglig leder samt fastsette dennes ansettelsesvilkår. Styret kan vedta låneopptak innenfor en lånesum på kr Styrets saksbehandling Innkalling til styremøte og saksbehandlingen i styret skal gjennomføres i samsvar med IKSlovens 11 og Signatur - prokura Selskapet tegnes av styrets leder, eller i dennes fravær av to av styrets medlemmer, og styret kan meddele prokura. 9 DAGLIG LEDER Selskapet skal ha en daglig leder, og den daglige leder forestår den daglige ledelse av selskapet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt, jf. IKS-loven OPPTAK AV LÅN Selskapet kan ta opp lån etter vedtak i kompetent organ, jf. selskapsavtalens 7.2 og 8.2, innenfor en ramme på kr hvor maksimalt kan gå til drift. Lån utover disse rammer krever samtykke fra eierkommunene. For øvrig gjelder reglene om låneopptak i IKS-loven 22, herunder kravet om at låneopptak må godkjennes av departementet (fylkesmannen). Fosen Renovasjon

35 11 REGNSKAP Selskapet skal føre regnskap etter regnskapsloven. 12 KLAGEORGAN BEHANDLING AV ENKELTSAKER Selskapet kan ha et klageorgan i tilknytning til forvaltningsmyndigheten. Klageorganet skal bestå av 4 medlemmer med varamedlemmer. Klageorganet konstituerer seg selv med leder og nestleder. Vedtak i enkeltsaker avgjøres av administrasjonen og kan påklages til klageorganet. Før saken oversendes klageorganet, skal styret ta standpunkt til om vedtaket skal omgjøres eller avvises, jf. forvaltningslovens ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Vedtak om endring av selskapsavtalen skal besluttes i henhold til IKS-lovens 4, 2. og 3. ledd. 14 UTTREDEN Hver enkelt eierkommune kan si opp sitt deltakerforhold i selskapet i henhold til IKS-loven UTELUKKELSE Dersom en deltaker vesentlig misligholder sine forpliktelser i selskapsforholdet kan de øvrige deltakere enstemmig beslutte at vedkommende deltaker skal utelukkes fra selskapet i henhold til reglene i IKS-loven 31. Ved utelukkelse skal det økonomiske oppgjør være som ved uttreden. 16 OPPLØSNING Ved oppløsning av selskapet gjelder reglene i IKS-loven TVISTER Oppstår det tvist om forståelse av denne avtale avgjøres den med bindende virkning av en voldgiftsrett på tre medlemmer der partene i tvisten oppnevner hvert sitt medlem og fylkesmannen i Sør-Trøndelag det tredje. Medlemmet oppnevnt av fylkesmannen er leder. Omkostningene ved voldgiftsretten fastsettes og fordeles av denne. 18 IKRAFTTREDEN Denne selskapsavtale skal gjelde fra Fosen Renovasjon