INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 08. mai kl i Rissa.

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 08. mai kl i Rissa. Saker til behandling: SAK 09 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL SAK 10 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 11 REGNSKAP 1. KVARTAL Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder Side 1

2 SAK 09/15 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS kl Til stede Forfall Andre : Kjell Sverre Tung, Ole Hyllmark, Laila Lund, Håkan Berdahl og Marit Rennan deltok på møte. : Gro Kristiansen : Ola Sørås SAK 05/15 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 01/15 til 04/15. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 01/15 til 04/15. SAK 06/15 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Drøftinger: Det ble diskutert rutiner ifbm. Strandryddedag, samt lovverk rundt kostnadsfordeling av herreløst avfall. Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 07/15 ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP 2014 Styret vedtar følgende framlegg til representantskapet: 1. Styret anbefaler at framlagt årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. 2. Styret foreslår at underskuddet på selvkosttjenesten renovasjon dekkes av tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på settes av til tilhørende selvkostfond. 3. Styret foreslår at overskuddet på næringsrenovasjon på etter skatt settes på driftsfond. Vedtak: Styret vedtar følgende framlegg til representantskapet: 1. Styret anbefaler at framlagt årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. 2. Styret foreslår at underskuddet på selvkosttjenesten renovasjon på kr dekkes av tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på kr settes av til tilhørende selvkostfond. Side 2

3 3. Styret foreslår at overskuddet på næringsrenovasjon på kr etter skatt settes på driftsfond. SAK 08/15 MEDARBEIDERSAMTALE DAGLIG LEDER Saken ble diskutert uten daglig leder til stede 1. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en lønnsforhøyelse på kr , slik at ny årslønn blir kr Denne trer i kraft fra og med Arbeidsavtalen korrigeres i henhold til punkt 1. og underskrives av begge parter. 3. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en engangskompensasjon for 2014 på kr , for pålagt ekstra oppgaver utover gjeldende arbeidsavtale i forbindelse med opprettelsen av Fosen Renovasjon Næring AS Vedtak: 1. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en lønnsforhøyelse på kr , slik at ny årslønn blir kr Denne trer i kraft fra og med Arbeidsavtalen korrigeres i henhold til punkt 1. og underskrives av begge parter. 3. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en engangskompensasjon for 2014 på kr , for pålagt ekstra oppgaver utover gjeldende arbeidsavtale i forbindelse med opprettelsen av Fosen Renovasjon Næring AS Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Laila Lund Marit Rennan Gro Kristiansen (sett) Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 05/15 til 08/15. Side 3

4 SAK 10/15 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Driftsorientering Sykefravær første kvartal 0,7 % Oppstart Reno Norden Oppstart sjåfør servicebil Regnskap - Det er ingen uforutsette hendelse så langt i 2015, så det forventes ikke store avvik fra budsjett. SESAM Det informeres kort om status i prosjektet. Strategi Notat/utkast deles ut i møtet og benyttes som bakgrunn for diskusjon. Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Side 4

5 SAK 11/15 REGNSKAP 1. KVARTAL Vedlegg: Vedlegg 1 Regnskap første kvartal 2015 Saksopplysninger: Oversikten nedenfor viser hovedtallene for regnskapet. Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM VAREKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM PERSONALKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSINNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr Totalt kr kr kr kr kr kr Tidligere er budsjett justert basert på framdrift for å gi et riktig bilde av resultat. Det er nå satt opp kvartalsbudsjett som er basert på forventet utførte tjenester i perioden. Dette for å redusere arbeidsmengde med kvartalsrapportering. Dette betyr at inntekter vil variere fra kvartal til kvartal. Resultat i regnskap må derfor leses som differanse fra budsjett. Slam Ut fra gjennomføringsplan for 2015 skal alle tanker tømmes i månedene mars til oktober. Framdriftsplan for 1. kvartal viser at framdriftsplan holdes, dvs ca 10% av alle tanker er tømt. For alle hovedposter følger regnskapet budsjett i stor grad. Renovasjon husholdning Basert på erfaringer fra tidligere år vil det være vesentlig mer kostnader på sommerhalvåret enn på vinteren på grunn av mer levering på gjenbruksstasjoner, økt volum og økt tømmehyppighet av hyttekonteinere. Basert på disse tallene er budsjett justert på aktuelle poster. Det er stort sett samsvar mellom regnskap og budsjett på alle hovedposter. Det er noe usikkerhet i fordelingsnøklene som er benyttet mellom renovasjon husholdning og renovasjon næring, da systemet ennå ikke får tatt ut mengderapporter på en enkel måte. Fordelingsnøkler fra 2014 er benyttet. Det er stor usikkerhet på kostnadene på levert trevirke. Basert på mengdene så langt tyder det på at mengden trevirke fortsetter å øke. Dette er det ikke tatt høyde for i denne rapporten. Renovasjon næring Det har vært normal aktivitet på næringslivsrenovasjonen i første kvartal. Inntektene viser at vi ligger foran budsjett i første kvartal. Utgiftene følger i stor grad budsjett. Det er noe usikkerhet i inntektene for behandling som er estimert ut fra fakturerte mengder fra Næringsselskapet. ProAktiv Næring har ennå ikke fått på plass nøyaktig leverandørfaktura. Side 5

6 Det er noe usikkerhet i fordelingsnøklene som er benyttet mellom renovasjon husholdning og renovasjon næring, da systemet ennå ikke får tatt ut mengderapporter på en enkel måte. Fordelingsnøkler fra 2014 er benyttet. Vurderinger: Totalt sett vil en si at driften av Fosen Renovasjon IKS skjer i samsvar med de forutsetninger som er lagt. Styret tar regnskapskontrollen for første kvartal 2015 til etterretning. Side 6

7 Vedlegg 1 Detaljregnskap Regnskap Q1 Budsjett Q Renovasjonsgebyrer husholdning Kommunens andel Betalte purregebyrer Tømming av slamavskillere Renovasjonsgebyrer husholdning Kommunens andel Gebyrer levering gjenbruksstasjon Bytte renovasjonsdunk Renovasjonsgebyr fritid Salg av sekker Salg av kontainere og beholdere Andre inntekter Papp salg Papir salg Metall salg EE-avfall Tekstiler Betalte purregebyrer Forbruksavfall husholdning Renovasjonsgebyrer husholdning Gebyrer levering gjenbruksstasjon Andre inntekter Papp salg Papir salg Metall salg Utleie personell Forbruksavfall næring Betalte purregebyrer Renter SUM INTEKTER Avgift forbrenning inkl st.avg Tømming av slamavskillere Avgift forbrenning inkl st.avg Avgift deponi inkl st.avg Avgift sortering Glass- og metallembalasje Spesialavfall Impregnert trevirke Vindusglass Trevirke Forbruksavfall - husholdning Vedlegg 1 side i

8 4500 Avgift forbrenning inkl st.avg Avgift deponi inkl st.avg Avgift sortering Glass- og metallembalasje Spesialavfall Impregnert trevirke Vindusglass Trevirke Forbruksavfall - næring SUM VAREKOSTNADER Lønn faste ansatte Overtid Fordeling lønnskostnader Godtgjørelse styre og rep.skap Arbeidsgiveravgift Premieforsikring KLP Gruppeliv-/ulykkesforsikring Premie LO/NHO ordningene Bedriftshelsetjeneste Hovedadministrasjon Fordeling lønnskostnader Tømming av slamavskillere Fordeling lønnskostnader Forbruksavfall - husholdning Fordeling lønnskostnader Forbruksavfall - næring SUM PERSONALKOSTNADER Leie lokaler Leie maskiner EDB-utstyr Andre driftskostnader Revisjonshonorar Regnskapshonorar Innfordringstjenester Konsulenthonorar Prosjekt Kontorrekvisita EDB programvare Aviser/tidsskrifter Faglitteratur Kurs/oppdateringer Andre kontorkostnader Telefon Porto Vedlegg 1 side ii

9 6950 EDB-utgifter Diesel Bilgodtgjørelse - oppgavepliktig Reisekostnader - ikke oppgaveplikti Diettkostnader - oppgavepliktig Reklame- og annonsekostnader Kontingenter Forsikringspremier Styre- og bedriftsfors., servering Bank- og kortgebyrer Tap på fordringer - husholdninger Fordeling andre driftskostnader Hovedadministrasjon Avskrivning på bygninger og annen f Transport innsamling Leie areal Leie kontainere EDB-utstyr Andre driftskostnader Konsulenthonorar Prosjekt EDB programvare Telefon Porto Reklame- og annonsekostnader Fordeling andre driftskostnader Tømming av slamavskillere Avskrivning på bygninger og annen f Transport innsamling Containertransport Transport papp Transport klær Transport metall Transport restavfall Transport grovavfall Transport papir Ekstra transport Opprydding ved hyttekontainere Sekker Elektrisitet Leie maskiner Leie areal Leie kontainere EDB-utstyr Vedlegg 1 side iii

10 6600 Reparasjon/vedlikehold hyttekontain Reparasjon/vedlikehold returpunkt Reparasjon/vedlikehold kontainere Reparasjon/vedlikehold gjenbrukssta Andre driftskostnader Konsulenthonorar Prosjekt Leid hjelp drift gjenbrukstorg EDB programvare Andre kontorkostnader Diesel Løpende vedlikehold traktor Kjøretøy Reklame- og annonsekostnader Fordeling andre driftskostnader Forbruksavfall - husholdning Avskrivning på bygninger og annen f Containertransport Transport papp Transport metall Transport restavfall Transport grovavfall Transport papir Ekstra transport Elektrisitet Leie maskiner Leie areal Leie kontainere Reparasjon/vedlikehold kontainere Reparasjon/vedlikehold gjenbrukssta Andre driftskostnader Konsulenthonorar Prosjekt Leid hjelp drift gjenbrukstorg EDB programvare Andre kontorkostnader Diesel Løpende vedlikehold traktor Tap på fordringer - næring Fordeling andre driftskostnader Forbruksavfall - næring Bank- og kortgebyrer Renter SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER Vedlegg 1 side iv

11 8050 Renteinntekter - bank Tømming av slamavskillere Renteinntekter - bank Forbruksavfall - husholdning Renteinntekter - bank Forbruksavfall - næring Renteinntekter - bank Renteinntekter - kunder Renter SUM FINNANSINTEKTER Rentekostnader uten fradragsrett Tømming av slamavskillere Rentekostnader uten fradragsrett Forbruksavfall - husholdning Rentekostnader uten fradragsrett Forbruksavfall - næring SUM FINNANSKOSTNADER Vedlegg 1 side v