INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 26. august kl i Rissa. Saker til behandling:

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 26. august kl i Rissa. Saker til behandling: Innhold SAK 20/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL... 1 SAK 21/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER... 2 SAK 22/16 RETNINGSLINJER BETALING GJENVINNINGSSTASJONER... 3 SAK 23/16 REGNSKAP FØRSTE HALVÅR Vedlegg 1 Møteprotokoll Vedlegg 2 Utkast til beslutningsgrunnlag SESAM (ettersendes som eget dokument)... 8 Vedlegg 3 Utkast til tilbudsinnbydelse (ettersendes)... 9 Vedlegg 4 Retningslinjer for betaling på Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner Vedlegg 5 Detaljert halvårsregnskap Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder

2 SAK 20/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Innstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 16/16 til 19/16. Vedlegg: Vedlegg 1 Møteprotokoll Side 1 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

3 SAK 21/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Driftsorientering Sykefravær hittil i år 0,3 % Drift sommeren 2016 gikk bedre enn de to foregående årene. Mindre klager på fulle hyttecontainere, samt at transportørene har hatt mindre kapasitetsproblemer. Brann i container på Ørland gjenvinningsstasjon. Regnskap Det vises til sak 23/16 Informasjon om anbud slambehandling Det er mottatt to tilbud på anbud slambehandling. COWI har evaluert tilbudene og gjort en tildeling. Det informeres i møtet om tilbudene og videre framdrift i tildeling og kontraktsinngåelse. Informasjon om SESAM Vedlegg 2 Utkast beslutningsgrunnlag (ettersendes som eget dokement) Det har ikke vært møter i etterkant av forrige styremøte. Oppdatert utkast til beslutningsgrunnlag ettersendes. Dette viser status på de ulike delene i prosjektet. Informasjon om SeSammen Det har ikke vært møter i etterkant av forrige styremøte. Informasjon om strategi Fosen Renovasjon IKS Det er gjort små endringer i strategidokumentet basert på innspill i forrige styremøte. Oppdatert versjon deles ut i møtet. Endelig selskapsstrategi legges fram til vedtak på neste styremøte. Ørland gjenvinningsstasjon Ørland kommune har inngått en 50 år lang festeavtale med grunneier av arealer som Fosen Renovasjon IKS leier til gjenvinningsstasjon. Ørland kommune ønsker å ta opp diskusjonen/forhandlingene som ble påbegynt for flere år siden. De ønsker å få på plass en framleieavtale. Utredning struktur gjenvinningsstasjoner Vedlegg 3 Utkast til tilbudsinnbydelse (ettersendes) Det er ønskelig å diskutere hvilke kriterier vi skal ha svar på i forbindelse med et forprosjekt. For å kunne få konkrete svar og beslutningsgrunnlag fra en slik rapport, er det vesentlig å sette systemgrenser slik at det ikke blir for omfattende. Side 2 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

4 SAK 22/16 RETNINGSLINJER BETALING GJENVINNINGSSTASJONER Innstilling: Styret vedtar retningslinjer for betaling på gjenvinningsstasjoner. Vedlegg: Vedlegg 4 Retningslinjer for betaling på Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner Saksopplysninger: I 2011 ble det vedtatt gratis levering til gjenvinningsstasjoner for sortert avfall fra private- og fritidskunder (husholdning). Dette har vært en suksess med stort sett positive tilbakemeldinger. Utfordringene har i hovedsak vært å skille mellom private som kan levere gratis og næringsliv som må betale for å levere avfall. De som drifter gjenvinningsstasjonene savner klarere retningslinjer for å kunne skille private og næringskunder. Det har vært noe sprikende informasjon og praksis på dette området. De vedlagte retningslinjer er utarbeidet av administrasjonen i Fosen Renovasjon IKS og er sendt på høring til de som drifter gjenvinningsstasjonene. Vurderinger: De nye retningslinjene vil gjøre det enklere å drifte gjenvinningsstasjonene. Skillet mellom husholdning og næring vil bli klarere. Side 3 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

5 SAK 23/16 REGNSKAP FØRSTE HALVÅR 2016 Innstilling: Styret tar regnskapskontrollen for første halvår 2016 til etterretning. Vedlegg: Vedlegg 5 Detaljert halvårsregnskap 2016 Saksopplysninger: Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM VAREKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM PERSONALKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSINNTEKTER kr kr kr -650 kr -758 kr kr SUM FINANSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr Totalt kr kr kr kr kr kr Det er budsjettert med følgende årsresultat for 2016: Husholdning Næring Slam Resultat Bruk av driftsfond Årsresultat før skatt Regnskap er justert basert på framdrift i arbeidet. Slam Ut fra gjennomføringsplan for 2015 skal alle tanker tømmes i månedene mars til oktober. Basert på fremdriftsplan ved utgangen av juni er 45 % av tankene tømt. Dette er lagt til grunn for periodisering. Inntekter er noe over budsjett pga flere ekstra- og nødtømminger på Fosen Yards i første kvartal. Det er noe usikkerhet i tallen på varekostnader da vi ikke har mottatt faktura fra Namdal Tankrens for 2. kvartal. Estimerte tall er benyttet i regnskapsrapporten. Renovasjon husholdning Inntekter er noe over budsjett. Dette skyldes i hovedsak økt antall og større renovasjonsdunker til husholdningskunder. Andre inntekter er også over budsjett, noe som i hovedsak skyldes tilskudd til strandryddeaksjonen. Side 4 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

6 Renovasjon næring Det er noe økte mengder på næring sammenlignet med Dette fører til noe høyere inntekter. Spesielt har mengde metall økt betydelig. Økte mengder fører til økte vare- og transportkostnader. Overforbruket på andre driftskostnader skyldes i tillegg et tap på fordringer på ca Vurdering: Totalt sett vil en si at driften av Fosen Renovasjon skjer i samsvar med de forutsetninger som er lagt. For slam er det budsjettert med et lite underskudd. Halvårsresultatet viser et lite overskudd, men det er forventet noe høyere forbruk i andre halvår med blant annet konsulenthjelp til innsamlingsanbud. For husholdning er det budsjettert med et underskudd på ca Foreløpig ligger det an til et regnskap i balanse. Det er imidlertid planlagt innkjøp av noe programvare og konsulenttjenester som det ikke er budsjettert med. Det er også forventet høyere personalkostnader som følge av innleid sommervikar som ikke var budsjettert. For næringsavdelingen viser regnskapet et overskudd på ca Det er budsjettert med et overskudd på ca Sannsynligvis vil årsresultatet bli noe større, pga at resultat første halvår inkl. overnevnte tap på fordringer. Side 5 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

7 Vedlegg 1 Møteprotokoll MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS kl Til stede : Kjell Sverre Tung, Birger Austad, Marianne Brødreskift, Gro Kristiansen og Ole Hyllmark deltok på møte. Forfall : Hanne K Høysæter Andre : Ola Sørås SAK 16/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Innstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 12/16 til 15/16. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 12/16 til 15/16. SAK 17/16 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Drøftinger i møtet: Styret ønsker en utredning av fremtidige løsninger for gjenvinningsstasjonene. Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Side 6 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

8 SAK 18/16 GJENNOMGANG AVTALER Innstilling: Styret tar fremlagte informasjon om avtaler til orientering. Vedtak: Styret tar fremlagte informasjon om avtaler til orientering. SAK 19/16 GJENNOMGANG FORSIKRINGER Innstilling: Styret tar fremlagte forslag til forsikringsløsning til orientering. Vedtak: Styret tar fremlagte forslag til forsikringsløsning til orientering. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Birger Austad Marianne Brødreskift Gro Kristiansen Side 7 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

9 Vedlegg 2 eget dokument) Utkast til beslutningsgrunnlag SESAM (ettersendes som Side 8 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

10 Vedlegg 3 Utkast til tilbudsinnbydelse (ettersendes) Side 9 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

11 Vedlegg 4 Retningslinjer for betaling på Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner Fosen Renovasjon IKS gjenvinningsstasjoner tilbyr levering av avfall fra både husholdningskunder og næringslivskunder. Disse retningslinjene beskriver hvilke betingelser som gjelder for betaling. 1.Privat- og fritidsabonnenter Privat- og fritidsabonnenter (husholdninger), kan kostnadsfritt levere 3 m3 sortert avfall. Utgifter i forbindelse med dette er dekket gjennom renovasjongebyret. Krav som må være oppfylt for at man skal kunne levere avfall kostnadsfritt: Avfallet må stamme fra en eiendom (husholdning) som har aktivt renovasjonsabonnement hos Fosen Renovasjon IKS. Avfallet må være sortert i de fraksjoner, som det til enhver tid er tilbud om på gjenvinningsstasjonene. Mengde pr. levering er maksimalt 3 m3. Ved større leveranser må det betales ordinære priser for det overskytende. Avfallet kan ikke stamme fra nåværende eller tidligere næringsvirksomhet. Avfallet må leveres av eier av eiendommen hvor avfallet kommer fra.* Avfallet skal leveres med private biler.** * Dersom du selv ikke har mulighet til å levere avfallet på gjenvinningsstasjonene, kan du bestille henting av avfallet fra firma som tilbyr transport. For at firmaet skal kunne levere avfallet gratis må et skjema, privat avfall levert av transportør, fylles ut og signeres av kunde og være med til gjenvinningsstasjonen når avfallet skal leveres. **Dersom kunder ønsker å levere avfall med firmabiler eller traktorer må skjema privat avfall levert av transportør fylles ut og leveres. Dersom vilkårene over ikke er oppfylt, må kunde betale ordinære priser. 2.Næringsliv Kunder som ikke kommer innenfor definisjonene i kap. 1, defineres som næringslivskunder og må betale i henhold til ordinære priser. Side 10 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

12 Vedlegg 5 Detaljert halvårsregnskap 2016 Fordelingsnøkler er fordelt på faktiske avfallsmengder, registrert arbeidstid, omsetning, investerte beløp hvor dette er hensiktsmessig og mulig. På konto hvor dette ikke er mulig er det benyttet skjønnsmessige vurderinger. Fordelingsnøkler Hushol Konto Regnskap Budsjett dning Næring Slam Renovasjonsgebyrer husholdning Betalte purregebyrer Tømming av slamavskillere Renovasjonsgebyrer husholdning Gebyrer levering gjenbruksstasjon Bytte renovasjonsdunk Renovasjonsgebyr fritid Salg av sekker Salg av kontainere og beholdere Andre inntekter Papp salg ,05 0,95 Papir salg ,94 0,06 Metall salg ,69 0,31 EE-avfall Tekstiler Betalte purregebyrer Forbruksavfall - husholdning Renovasjonsgebyrer husholdning Gebyrer levering gjenbruksstasjon Andre inntekter Papp salg Papir salg Metall salg Utleie personell Forbruksavfall - næring SUM INNTEKTER Avgift forbrenning inkl st.avg Tømming av slamavskillere Innkjøp av sekker og kompostholdere for videresalg Avgift forbrenning inkl st.avg ,73 0,27 Avgift deponi inkl st.avg ,95 0,05 Avgift sortering ,70 0,30 Glass- og metallembalasje ,00 Spesialavfall ,90 0,10 Impregnert trevirke ,95 0,05 Side 11 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

13 Fordelingsnøkler Hushol Konto Regnskap Budsjett dning Næring Slam Vindusglass ,85 0,15 Trevirke ,65 0,35 Forbruksavfall - husholdning Avgift forbrenning inkl st.avg Avgift deponi inkl st.avg Avgift sortering Glass- og metallembalasje Spesialavfall Impregnert trevirke Vindusglass Trevirke Forbruksavfall - næring SUM VAREKOSTNADER Lønn faste ansatte Ekstrahjelp Overtid Annen lønn og trekkpl godtgjørelse Fordeling lønnskostnader Godtgjørelse styre og rep.skap Arbeidsgiveravgift Premieforsikring KLP Gruppeliv-/ulykkesforsikring Premie LO/NHO ordningene Bedriftshelsetjeneste Hovedadministrasjon Fordeling lønnskostnader Tømming av slamavskillere Fordeling lønnskostnader Forbruksavfall - husholdning Lønn faste ansatte Overtid Annen lønn og trekkpl godtgjørelse Fordeling lønnskostnader Godtgjørelse styre og rep.skap Arbeidsgiveravgift Premieforsikring KLP Gruppeliv-/ulykkesforsikring Forbruksavfall - næring SUM PERSONALKOSTNADER Leie lokaler Leie maskiner EDB-utstyr Side 12 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

14 Konto Regnskap Budsjett Kontorutstyr Andre driftskostnader Revisjonshonorar Regnskapshonorar Innfordringstjenester Konsulenthonorar Prosjekt Leid hjelp drift gjenbrukstorg 0 0 Kontorrekvisita EDB programvare Aviser/tidsskrifter Faglitteratur Kurs/oppdateringer Andre kontorkostnader Telefon Porto EDB-utgifter Kjøretøy 0 0 Bilgodtgjørelse - oppgavepliktig Reisekostnader - ikke oppgavepliktig Diettkostnader - oppgavepliktig Telefongodtgjørelse Reklame- og annonsekostnader Kontingenter Forsikringspremier 0 0 Styre- og bedriftsfors., servering Øresavrunding Bank- og kortgebyrer Tap på fordringer - husholdninger Fordeling andre driftskostnader Hovedadministrasjon Avskrivning på bygninger og annen fast eiendom Transport innsamling Leie areal Leie kontainere 0 0 Andre driftskostnader Konsulenthonorar Prosjekt Konsulenttjenester Porto Reklame- og annonsekostnader Fordelingsnøkler Hushol dning Næring Slam Side 13 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

15 Fordelingsnøkler Hushol Konto Regnskap Budsjett dning Næring Slam Fordeling andre driftskostnader Tømming av slamavskillere Avskrivning på bygninger og annen fast eiendom ,00 Transport innsamling ,00 0,00 Containertransport ,71 0,29 Ekstra transport ,71 0,29 Opprydding ved hyttekontainere ,00 Sekker ,00 Elektrisitet ,70 0,30 Leie maskiner ,70 0,30 Leie areal ,78 0,18 0,05 Leie kontainere ,70 0,30 EDB-utstyr ,00 Kontorutstyr 0 0 1,00 Reparasjon/vedlikehold hyttekontainere ,00 Reparasjon/vedlikehold returpunkt ,00 Reparasjon/vedlikehold kontainere ,70 0,30 Reparasjon/vedlikehold gjenbruksstasjon ,80 0,20 Andre driftskostnader ,80 0,20 Konsulenthonorar ,94 0,06 Prosjekt ,00 Leid hjelp drift gjenbrukstorg ,90 0,10 EDB programvare 0 0 1,00 Aviser/tidsskrifter ,80 0,20 Kurs/oppdateringer ,80 0,20 Andre kontorkostnader ,80 0,20 Telefon ,80 0,20 Porto ,00 0,00 Diesel ,80 0,20 Løpende vedlikehold traktor ,80 0,20 Kjøretøy ,80 0,20 Bilgodtgjørelse - oppgavepliktig ,00 0,00 Reisekostnader - ikke oppgavepliktig ,00 0,00 Reklame- og annonsekostnader ,00 0,00 Kontingenter ,00 0,00 Forsikringspremier ,00 0,00 Styre- og bedriftsfors., servering ,00 0,00 Tap på fordringer - husholdninger ,00 Fordeling andre driftskostnader ,00 Forbruksavfall - husholdning Avskrivning på bygninger og annen fast eiendom Side 14 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

16 Konto Regnskap Budsjett Containertransport Ekstra transport Elektrisitet Leie maskiner Leie areal Leie kontainere Reparasjon/vedlikehold kontainere Reparasjon/vedlikehold gjenbruksstasjon Andre driftskostnader Konsulenthonorar Leid hjelp drift gjenbrukstorg Diesel Løpende vedlikehold traktor Kjøretøy Bilgodtgjørelse - oppgavepliktig Reisekostnader - ikke oppgavepliktig Telefongodtgjørelse Kontingenter Fordeling andre driftskostnader Forbruksavfall - næring SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER Renteinntekter - bank Tømming av slamavskillere Renteinntekter - bank Forbruksavfall - husholdning Renteinntekter - bank Forbruksavfall - næring Renteinntekter - bank Renteinntekter - kunder Renter SUM FINANSINNTEKTER Annen rentekostnad Renter leverandørgjeld Hovedadministrasjon Rentekostnader uten fradragsrett Tømming av slamavskillere Rentekostnader uten fradragsrett Renter leverandørgjeld Forbruksavfall - husholdning Rentekostnader uten fradragsrett Forbruksavfall - næring Annen rentekostnad Fordelingsnøkler Hushol dning Næring Slam Side 15 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

17 Konto Regnskap Budsjett Renter leverandørgjeld Renter SUM FINANSKOSTNADER Fordelingsnøkler Hushol dning Næring Slam Side 16 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS