INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOSEN RENOVASJON

Transkript

1 INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOSEN RENOVASJON INNKALLING Du innkalles herved til møte i representantskapet i Fosen Renovasjon. MANDAG DEN 17. NOVEMBER kl I ØRLAND Møterom Ballsnes Følgende saker tas opp til behandling: SAK 05/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 06/14 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 07/14 BUDSJETT 2015 SAK 08/14 GODTGJØRELSE STYRE OG REPRESENTANTSKAP Både medlemmene og varamedlemmene og andre aktuelle får denne innkallingen. Medlemmene må, hvis de ikke kan, varsle undertegnede, slik at varamedlemmer kan innkalles. Styremedlemmer oppfordres til å møte, og styremedlemmene må varsle hvis de ikke kan møte. Vi kan treffes på telefon eller mobil Mvh Jon Husdal Leder representantskapet Ola Sørås Daglig leder 1

2 SAKSLISTE SAK 05/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I FOSEN RENOVASJON Rissa Kl Kl Til stede Jon Husdal, Tor Martin Sunde, Birger Austad, Hans Eide, Vibeke Stjern Forfall: Arnfinn Astad, Rune Schei, Hallgeir Grøntvedt Andre : Kjell Sverre Tung, Ole Hyllmark, Ola Sørås Neste møte ble satt til 17. november og avholdes på Ørlandet. SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Innstilling: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 04/13 til 09/13. Vedtak: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 04/13 til 09/13. SAK 02/14 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Vedtak: Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning. SAK 03/14 ÅRSREGNSKAP, ÅRSMELDING OG REVISORBERETNING 2013 Framlegg: Styret vedtar følgende framlegg til representantskapet: 1. Styret anbefaler at framlagt årsmelding og regnskap for 2013 godkjennes. 2. Styret foreslår at underskuddet på selvkosttjenestene på henholdsvis på renovasjon og på slam, dekkes av de respektive selvkostfondene. 3. Styret foreslår at overskuddet på næringsrenovasjon på etter skatt settes på driftsfond. Regnskap og årsberetning ble gjennomgått, og det ble gjort en justering i årsberetningen. Vedtak: 1. Representantskapet vedtar årsmelding og regnskapet som fremlagt. 2. Underskuddet på selvkosttjenestene på henholdsvis på renovasjon og på slam, dekkes av de respektive selvkostfondene. 3. Overskuddet på næringsrenovasjon på etter skatt settes på driftsfond. 4. Representantskapet tar revisorberetningen til etterretning.

3 SAK 04/14 REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE Innstilling: Saken ble lagt fram uten innstilling. Valgkomiteen gikk gjennom forslag til reglement. Vedtak: 1. Representantskapet vedtar følgende endringer i reglement datert Pkt. 3. Stedfortreder. Møtesats endres fra 550 kr/møte til 950 kr/møte Pkt. 4. Møtegodtgjørelse a. Møtegodtgjørelse endres fra kr 165 kr/time til 250 kr/time. b. Møtesats for varamedlemmer endres fra 220 kr/møte til 450 kr/møte Pkt. 5. Tapt arbeidsfortjeneste. Følgende setning strykes: Møtegodtgjørelse, beregnet etter antall timer fratrekkes den legitimerte godtgjøringen. Pkt. 6. Omsorgsoppgaver. a. Dagsats endres fra kr 385 kr til 2200 kr. b. Følgende setning strykes: Godtgjørelse dekkes ikke hvis tilsyn eller barnepass utføres av ektefelle eller søsken. 2. Nytt reglement oppdateres basert på endringer i punkt 1 og gjøres gjeldende fra Jon Husdal Runde Schei Hallgeir Grønntvedt Birger Austad Tor Martin Sunde Arnfinn Astad Hans Eide Innstilling: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den fra sak 01/14 til 04/14.

4 SAK 06/14 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Sentralsorteringsanlegg (SESAM) Fosen Renovasjon har sammen med Trondheim Renholdsverk, HAMOS, ENVINA og Innherred Renovasjon fått gjennomført et skisseprosjekt. Prosjektet har sett på mulige løsninger for utsortering av matavfall. Hovedkonklusjonene fra skisseprosjektet er: Dersom det er ønskelig å sortere ut matavfall, vil en løsning med NIR-teknologi (Near InfraRed) være beste løsning økonomisk og miljømessig. Matavfall legges i grønn pose i restavfallsbeholder. Denne sorteres ut i sorteringsanlegget før det resterende restavfallet sorteres i ulike plastfraksjoner, papir, metall etc. Kostnad for et slikt anlegg er beregnet til å ligge på ca kr pr abonnement. Utsortering av matavfall med behandling i biogassanlegg og utnyttelse av biorest, gir en betydelig økt ressursutnyttelse sammenlignet med forbrenning av matavfall. Det er en betydelig klimagevinst ved å benytte et slikt anlegg som følge av at man tar ut større mengder plast. Det er pr i dag ingen krav om utsortering av matavfall. EUs rammedirektiv skal revideres i løpet av 2014, og det er gitt signaler om økte krav til materialgjenvinning. Fosen Renovasjon har vedtatt å delta på et forprosjekt som ferdigstilles i august Selskapet må da ta endelig beslutning om man ønsker å være med som eier i et ettersorteringsanlegg. Etter skisseprosjektet har Steinkjer kommune, MNA (Midtre Namdal Avfallsselskap) og FIAS (Fjellregionen Interkommunale Avfallsselskap AS) blitt med i forprosjektet. Forprosjektet er delt inn i følgende faser: Regional avfallsstrategi Lokaliseringer Organisering/Selskapsform Økonomi (kvalitetssikring av forstudie) Beslutning Næringsselskap (oppfølging av sak 09/13) I sak 09/13 ble det vedtatt å opprette et aksjeselskap som skal betjene næringskunder med renovasjonstjenester. Selskapet er nå opprettet og det er ansatt en salgs- og markedsansvarlig. Kundene ble overtatt og selskapet er i drift. Selskapet er fortsatt i oppstartsfase og det jobbes mye med administrative system og rutiner. Det jobbes også med strategiarbeid og organisering. Anbud innsamling Ref. sak 02/14 er det blitt gjennomført anbud på rutegående avfallsinnsamling. Dagens innsamlingskontrakt med Retura Sør Trøndelag har varighet fram til

5 I anbudet ble det lagt vekt på høy servicegrad på samme måte som i dagens kontrakt, med blant annet 10 m henteavstand. Det ble også lagt vekt på miljø i form av krav til biler, ryddighet/opprydding etc. Innsamlingen vil bli kjørt med nye biler med Euro 6 motorer som gir vesentlig reduksjon i utslipp sammenlignet med dagens biler. Ny kontrakt er skrevet med Reno Norden AS. Tildelingskriteriene var pris vektet med 70 %, mens kvalitet og miljø vektet med 15 % hver. Reno Norden hadde ikke laveste pris av tilbyderne, men vent som følge av høy score på kvalitet og miljø. Nedgravde avfallscontainere Det er stadig større etterspørsel etter løsning for nedgravde containere. Fosen Renovasjon har blitt kontaktet av flere av eierkommunene og byggefirma. Den største utfordringen med å sette i gang et slikt prosjekt er at tømmekostnader på de første anleggene er store. Med de utbyggingsplaner som kommunene har, spesielt i Ørland og Bjugn, kan vi på relativt kort sikt få på plass flere anlegg som gjør at tømmekostnadene pr anlegg reduseres. Fosen Renovasjon har derfor satset på dette og tilbyr nå nedgravde avfallscontainere.

6 SAK 07/14 BUDSJETT 2015 Vedlegg: Vedlegg 1 Budsjettforutsetninger Vedlegg 2 Budsjett 2015 Vedlegg 3 Investeringsbudsjett 2015 Saksopplysninger: Budsjettforutsetninger vedtatt i styresak 26/14 er lagt til grunn, Vedlegg 1. Lønns- og prisstigning følger statsbudsjettet, mens prisstigning for kontraktsfestet transport er hentet fra statistisk sentralbyrås sider med lastebilindekser. Lønnsstigning 3,3 %. Prisstigning 2,1 %. Prisstigning for kontraktsfestet transport 1,6 %. Planlagte investeringer er vist i vedlagt investeringsbudsjett, Vedlegg 3. Ut over normal drift, er det satt av midler til følgende prosjekt i 2015: Forprosjekt - sentralt ettersorteringsanlegg Plukkanalyse Anbud innsamling slam Konsulenthjelp prosjektering omlastingshall Videreutvikling av GPS programvare og tilpasninger ny kundedatabase Kundeundersøkelse Det er tatt høyde for nye priser i forbindelse med nytt anbud på innsamling renovasjon. Basert på 3. kvartalsrapport er det estimert et årsregnskap for 2014 som er vist i tabell under. Dette estimatet er lagt til grunn for budsjett Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM VAREKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM PERSONALKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSINNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr Totalt kr kr 544 kr * kr * kr kr *Før skatt

7 Tabellen under viser utviklingen av driftsfondene de siste årene og estimat for 2014 Fordeling driftsfond Renovasjon husholdning Renovasjon næring Slam Total (estimat) ** **Estimerte kostnader i forbindelse med opprettelse av næringsselskap er inkludert i estimatet Vurderinger: Etter overskudd både i 2011 og 2012 ble det budsjettert nøkternt i 2013 og Tredjekvartalsrapport tyder på et underskudd for renovasjon husholdning og slam i Med utgangspunkt i stipulert årsregnskap for 2014 vil driftsfondet for renovasjon ende på ca 5,8 millioner, mens fondet for slam vil ligge på ca 1,8 millioner. Fondet på renovasjon er fortsatt noe høyt. Det er likevel valgt å budsjettere mot et nullresultat. Renovasjon husholdning Inntektene ut over gebyrinntekter er forventet å være tilvarende som for På kostnadssiden vil kostnadene i forbindelse med innsamling reduseres noe som følge av bedre avtale som har oppstart 1. april. Økning i investeringsbudsjettet gir økte kostnadene på avskrivninger. I tillegg økes postene for vedlikehold av gjenbruksstasjoner og containere. Begge disse postene har økt betydelig de siste årene som følge av økt satsing på gjenbruksstasjonene og som følge av større og eldre containerpark. Renovasjon næring 2014 har vært et år med svært stor aktivitet på næringsrenovasjon med store prosjekter. Det forventes ikke like stor aktivitet i 2015 og det tas utgangspunkt i aktiviteten i 2013 for budsjetteringen. Inntektene vil likevel øke som følge av økt aktivitet i IKSet. Antall ansatte som leies ut til næringsselskapet vil øke fra ca 1 årsverk til 2 årsverk. Dette gir en vesentlig merinntekt, men vil komme som en utgift på personalkostnadene. Fra sommeren 2014 tok IKSet over fakturering av næringskunder som leverer avfall på gjenbruksstasjonene. Dette gir også noe økning på inntektssiden. Utgiftene følger i stor grad inntektene. Tilsvarende som for renovasjon husholdning øker kostnadene i forbindelse med avskrivninger, vedlikehold gjenbruksstasjoner og containere. Slam Det forventes noe økte utgifter i forbindelse med utbedring av EDB-systemet, samt kostnader i forbindelse med nye anbud. Budsjettet for 2014 var noe underestimert på inntektssiden, noe som må korrigeres i budsjett for Gebyr Foreslått budsjett gir en gebyrøkning på 3,7 % for renovasjon husholdning. For et normalabonnement blir ny pris kr. 2466,- (eks. mva.) pr år i 2015, noe som tilsvarer en økning på 88 kr. Normalabonnementet er det abonnementet som alle de andre gebyrene beregnes ut

8 fra i henhold til forskrift. Hovedårsaken til prisstigningen skyldes generell prisstigning på 2,1%, økte mengder spesialavfall, og økte kostnader på vedlikehold av gjenbruksstasjoner og containere. For slam blir alle gebyrene beregnet ut fra en fast pris per tank og en pris pr. kbm. slam (våtvolum). Det foreslås en økning på 4,7 % både for fastpris per tank og kubikkmeterpris. Fastpris per tank blir 522,- og pris per kbm. blir 283,-. Alle priser eks. mva. Dette gir en økning på kr 24,- på fastpris per tank og økning på kr 13,- per kbm. Hovedårsaken til økningen skyldes generell prisstigning på 2,1%. I tillegg forventes noe økte utgifter ifbm EDB-systemet, samt kostnader i forbindelse med nye anbud. Framlegg: Styret vil anbefale at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2015 godkjennes. 2. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 3. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 522,- og en pris pr. kbm. på kr. 283,-, begge priser eks. mva. 4. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 5. Det foreslåtte investeringsbudsjettet godkjennes og finansieres med lån/driftsfond.

9 SAK 08/14 GODTGJØRELSE STYRE OG REPRESENTANTSKAP Evt. forsalg til saksdokumentasjon fra valgkomiteen ettersendes.

10 Vedlegg 1 Budsjettforutsetninger Tilhører sak 07/14 Fra møteprotokoll styremøte sak 26/14 Budsjettforutsetninger: Vedtak: I budsjettarbeidet for 2015 skal følgende legges til grunn: Statsbudsjettet er retningsgivende for lønns- og prisstigning. Priser: Tilsvarende priser som i eksisterende kontrakter legges til grunn både for varekostnader og transportkostnader. Innsamlingskostnader justeres basert på priser i ny kontrakt fra Avfallsmengder: Avfallstype Avfallsmengde 2015 [tonn] Husholdningsavfall til forbrenning 4780 Grovavfall til sortering 2250 Papir 1100 Papp 250 Plast 100 Metall 650 Trevirke 950 Kvist/Hageavfall 600 Farlig avfall 300 Slam 2000 Budsjetteringen skal være så nøktern og reel som mulig for å beholde gebyrene så nær som mulig på dagens nivå. Vedlegg 1 1

11 Vedlegg 2 Budsjett 2015 Tilhører sak 07/14 Fosen Renovasjon Detaljert budsjett 2015 Hovedadm Husholdning Næring Slam Gebyrer hush/næring/slam Gebyr levering gjenbruksstasjon Bytte renovasjonsdunk Renovasjonsgebyr fritid Gebyr levering næring Salg av konteinere og beholderer Papp salg Papir salg Metall salg Utleie personell Andre inntekter EE-avfall Tekstiler Betalte purregebyr Sum driftsinntekter Avgift forbrenning inkl. st.avg Avgift deponi inkl. st.avg Avgift sortering Glass og metallembalasje Farlig avfall Impregnert trevirke Vindu Trevirke Sum varekostnader Lønn fast ansatte Overtid Godtgjørelse styre og rep.skap Arbeidsgiveravgift Premiforsikring KLP Gruppeliv-/ulykkesforsikring Premie LO/NHIO-ordnignene Bedriftshelsetjeneste Fordeling hovedadm Sum lønn Vedlegg 2 1

12 Fosen Renovasjon Detaljert budsjett 2015 Hovedadm Husholdning Næring Slam Ordinære avskrivninger Transport innsamling Containertransport Ekstra transport Reparasjon/vedlikehold hyttecontainere Transport klær Sekker Leie lokaler Elektrisitet Leie maskiner Leie areal Leie kontainere EDB Utstyr Reparasjon/vedlikehold hyttekontain Reparasjon/vedlikehold returpunkt Reparasjon/vedlikehold kontainere Reparasjon/vedlikehold gjenbrukssta Andre driftskostnader Revisjonshonorar Regnskapshonorar Innfordringer Konsulenthonorar Drift av gjenbruksstasjoner Kontorrekvisita EDB-programvare Aviser/tidsskrifter Faglitteratur Kurs/oppdatering Andre kontorkostnader Telefon Porto EDB-utgifter Diesel Løpende vedlikehold traktor Bilgodtgjørelse, oppgavepliktig Reisekostnader, ikke oppgavepl Diettkostnader, oppgavepliktig Reklame- annonsekostnader Kontingenter Forsikringspremier Styre- og bedriftsfors., servering Vedlegg 2 2

13 Fosen Renovasjon Detaljert budsjett 2015 Hovedadm Husholdning Næring Slam Bank- og kortgebyr Tap på fordringer, avgiftspliktig Fordeling andre driftskostnader Sum andre driftskostnader Renteinntekter Sum finansinntekter Rentekostnader Sum finanskostnader Resultat Fordelingsnøkler Husholdning Næring Slam Budsjett 2015 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2014 Personalkost. 49 % 55 % 28 % 15 % 23 % 30 % Purregebyr og renteinntekter 72 % 28 % Andre driftskost hovedadm. 60 % 63 % 16 % 13 % 23 % 25 % Finansinntekt 76 % 67 % 1 % 16 % 23 % 17 % Finanskostnader 82 % 82 % 14 % 12 % 4 % 6 % Personalkostnad er basert en vurdering av hvor mye tid som vil bli benyttet på de ulike delene. Purregebyr og renteinntekter er fordelt på omsetningsandel mellom renovasjon husholdning og slam. Andre driftskostnader er fordelt basert på omsetningsandelen. Finansinntekter er fordelt basert på fordeling av driftsfond. Finanskostnader er fordelt basert på banklånene for de tre avdelingene. For varekostnader er fordelingsnøkler beregnet ut fra faktisk leverte mengder første halvår For transportkostnader er fordelingsnøkkel basert på faktisk leverte mengder i første halvår For drift av gjenbruksstasjoner er fordelingsnøkkel satt opp basert på estimert bruk av tid på husholdningskunder og næringskunder. Vedlegg 2 3

14 Vedlegg 3 Investeringsbudsjett Tilhører sak 07/14 Investeringsår Prosjekt Totalt i perioden Generell opprusting gjenbruksstasjoner Omlastingshall og gravemaskin Ørland gjenbruksstasjon Lager Rissa gjenbruksstasjon Traktorgraver Ørland gjenbruksstasjon Beholdere Returpunkt Containere omlasting Containere hytte Beholdere ( ) Nedgravde containere Sum investeringer: Vedlegg 3 1