INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 09. desember kl i Rissa. Saker til behandling:

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 09. desember kl i Rissa. Saker til behandling: Innhold SAK 35/16 GODKJENING MØTEPROTOKOLLER... 2 SAK 36/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER... 3 SAK 37/16 MØTEPLAN SAK 38/16 HANDLINGSPLAN Vedlegg 1 Møteprotokoll Vedlegg 2 Møteprotokoll Vedlegg 3 Etiske Retningslinjer Fosen Renovasjon... 9 Vedlegg 4 Møteplan Vedlegg 5 Handlingsplan Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder

2 SAK 35/16 GODKJENING MØTEPROTOKOLLER 1. Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 30/16 til 33/ Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 34/16 til 34/16. Vedlegg: Vedlegg 1 Møteprotokoll Vedlegg 2 Møteprotokoll Side 2

3 SAK 36/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Driftsorientering Sykefravær hittil i år 0,34 % Westgaard har stor utskifting av sjåfører. Foreløpig har dette gått uten stor problemer for oss. Regnskap - Det er ikke kommet uforutsette utgifter som vil ha stor betydning for regnskapet. Informasjon om SESAM Kort informasjon om status Informasjon om SeSammen Kort informasjon om status Etiske Retningslinjer Vedlegg 3 Etiske retningslinjer Fosen Renovasjon Det er i tidligere møter diskutert saker som omhandler de etiske retningslinjene. Vedlagt er etiske retningslinjer for Fosen Renovasjon IKS som ble vedtatt Retningslinjene gjennomgås i møtet. Informasjon om plukkanalyse Det er gjennomført en plukkanalyse av restavfall. Resultater og plan for videre kommunikasjon av resultatene, presenteres i møtet. Side 3

4 SAK 37/16 MØTEPLAN 2017 Styret vedtar framlagt møteplan for Vedlegg: Vedlegg 4 Møteplan 2017 Saksopplysninger: Møteplan gjennomgås i møtet og justeres basert på deltagernes ønsker. Vurderinger: Side 4

5 SAK 38/16 HANDLINGSPLAN 2017 Styret vedtar framlagt møteplan for Vedlegg: Vedlegg 5 Handlingsplan 2017 Saksopplysninger: Handlingsplan gjennomgås i møtet. Vurderinger: Det er vurdert at det er bedre å sette fokus på noen områder hvor det gjøres mye for å oppnå målsetningen, istedenfor å gjøre litt på alle områdene. Vedlagt handlingsplan setter fokus på de store prosjektene som allerede er påbegynt i samarbeid med flere selskap i Midt-Norge. Dette gjelder spesielt SESAM (ettersorteringsanlegg) og Se Sammen (felles avfallsstrategi). I tillegg vil det settes stort fokus på reduksjon av matsvinn, noe som vil inngå i flere av selskapets mål. Side 5

6 Vedlegg 1 Møteprotokoll MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS kl Til stede : Kjell Sverre Tung, Gro Kristiansen, Hanne K Høysæter, Marianne Brødreskift, og Ole Hyllmark deltok på møte. Forfall : Andre : Ola Sørås På grunn av stram tidsplan, ble det valgt å gjennomføre sak 32/16 og 33/16, før sak 31/16. SAK 30/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 24/16 til 29/16. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 24/16 til 29/16. SAK 31/16 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 32/16 REGNSKAP 3. KVARTAL 2016 Styret tar regnskapskontrollen for tredje kvartal 2016 til etterretning. Vedtak: Styret tar regnskapskontrollen for tredje kvartal 2016 til etterretning. Side 6

7 SAK 33/16 BUDSJETT 2017 Styret vil anbefale at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2017 godkjennes. 2. Det budsjetteres uten gebyrøkning for renovasjon husholdning i Budsjettet balanseres ved bruk av driftsfond. 3. Det budsjetteres med en gebyrreduksjon for renovasjon slam i Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 5. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 470,- og en pris pr. kbm. på kr. 255,-, begge priser eks. mva. 6. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 7. Den foreslåtte økonomiplan med investeringsbudsjett godkjennes. Drøftinger i møtet: - I budsjettposten «prosjekter» ble fordelingsnøkkel mellom husholdning, næring og slam justert basert på diskusjoner i møtet. - Budsjett ble oppdatert, uten at det ga grunnlag for å justere de foreslåtte gebyrsatsene. Vedtak: Styret vil anbefale at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2017 godkjennes. 2. Det budsjetteres uten gebyrøkning for renovasjon husholdning i Budsjettet balanseres ved bruk av driftsfond. 3. Det budsjetteres med en gebyrreduksjon for renovasjon slam i Avfallsgebyret for et normalabonnement renovasjon settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 5. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 470,- og en pris pr. kbm. på kr. 255,-, begge priser eks. mva. 6. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 7. Den foreslåtte økonomiplan med investeringsbudsjett godkjennes. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Hanne K Høysæter Marianne Brødreskift Gro Kristiansen Side 7

8 Vedlegg 2 Møteprotokoll MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS kl Til stede : Kjell Sverre Tung, Gro Kristiansen, Hanne K Høysæter, Marianne Brødreskift, og Ole Hyllmark deltok på møte. Forfall : Andre : Ola Sørås SAK 34/16 BUDSJETT 2017 Styret vil anbefale at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2017 godkjennes. 2. Det budsjetteres uten gebyrøkning for renovasjon husholdning i Budsjettet balanseres ved bruk av driftsfond. 3. Det budsjetteres med en gebyrreduksjon for renovasjon slam i Avfallsgebyret for et normalabonnement renovasjon settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 5. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 480,- og en pris pr. kbm. på kr. 260,-, begge priser eks. mva. 6. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 7. Den foreslåtte økonomiplan med investeringsbudsjett godkjennes. Drøftinger i møtet: - I budsjettposten «prosjekter» ble delpost angående «jubileumshundrelapp» diskutert. Det ble enighet om at det skal benyttes ca 100 kr pr. abonnement, men at det ikke skal fastsettes på nåværende tidspunkt hvilke tiltak som skal gjennomføres. Vedtak: Styret vil anbefale at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2017 godkjennes. 2. Det budsjetteres uten gebyrøkning for renovasjon husholdning i Budsjettet balanseres ved bruk av driftsfond. 3. Det budsjetteres med en gebyrreduksjon for renovasjon slam i Avfallsgebyret for et normalabonnement renovasjon settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 5. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 480,- og en pris pr. kbm. på kr. 260,-, begge priser eks. mva. 6. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 7. Den foreslåtte økonomiplan med investeringsbudsjett godkjennes. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Hanne K Høysæter Marianne Brødreskift Gro Kristiansen Side 8

9 Vedlegg 3 Etiske Retningslinjer Fosen Renovasjon ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOSEN RENOVASJON IKS 1. Etikk Retningslinjene beskriver den etiske standarden som må respekteres av alle ansatte og valgte medlemmer av selskapets styrende organ i deres kontakt med interne og eksterne interessenter. Disse etiske retningslinjene skal bidra til bevisstgjøring og oppfordre til etisk skjønn. Det er hver enkeltes ansvar å etterleve retningslinjene. Dersom det er tvil om omfanget av reglene, bør handlingen unngås eller spørsmålet drøftes med nærmeste leder. 2. Formål Fosen Renovasjon IKS skal opptre redelig, upartisk og profesjonelt i alle forhold. Ansatte og medlemmer av selskapets styrende organ plikter lojalt å overholde og holde seg orientert om de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for selskapets virksomhet. Dette innebærer også å forholde seg lojalt til vedtak som er fattet av styrende organ og selskapets ledelse. De etiske retningslinjene kan ikke fravikes med begrunnelse i ensidige økonomiske hensyn. 3. Omdømme Ønsket omdømme for Fosen Renovasjon IKS er at vi hos innbyggere og samarbeidspartnere fremstår som en kvalitetsbevisst, samarbeidsvillig og serviceinnstilt organisasjon som legger vekt på åpenhet, redelighet og ærlighet i all sin virksomhet. Virksomheten drives av pålagte gebyr, og innbyggerne skal derfor være sikre på at pengene anvendes på en måte som gir en best mulig tjeneste. Det skal vises vennlighet, høflighet og korrekthet overfor publikum i både skriftlig og muntlig kommunikasjon. All kommunikasjon må utformes på en måte som er lett forståelig for mottakerne. Side 9

10 4. Åpenhet og varsling Åpenhet er et overordnet prinsipp i Fosen Renovasjon IKS, og er en forutsetning for motivasjon, tillit og trygghet. Med åpen bedriftskultur legges det til rette for at ledere, tillitsvalgte og medarbeider forstår de veivalg som tas og at velment kritikk kommer fram slik at bedre beslutninger tas. Medarbeidere har rett og plikt til, på en forsvarlig måte, å varsle om forhold de får kjennskap til som anses kritikkverdige eller uholdbare. Dette kan være brudd på lovverk eller selskapet egne retningslinjer, korrupsjon, underslag, mobbing, diskriminering, håndtering av farlige produkter eller forhold som kan føre til fare for liv og helse. Kritikkverdige forhold kan tas opp med leder, fagforening eller tilsynsmyndigheter. Disse kan om nødvendig bringe saken frem for styret. 5. Habilitet, interessekonflikter Lov om interkommunale selskaper 15, samt forvaltningslovens kap. 2 gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle ansatte og medlemmer av selskapets styrende organ. Det er avgjørende for tilliten til Fosen Renovasjon IKS at ingen skal kunne stille spørsmål ved habiliteten til de som utfører tjeneste eller oppdrag for Fosen Renovasjon IKS. Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for Fosen Renovasjon IKS må løpende vurdere sin egen habilitet. Dersom vedkommende anser seg som inhabil eller er i tvil om egen habilitet skal dette tas opp med nærmeste overordnede. Vurderingen skal også foretas med tanke på hvordan egen rolle kan bedømmes av utenforstående. Den enkelte har selv ansvaret for å vurdere og opplyse om egen inhabilitet og tre til side når saken krever det. 6. Bistilling Medarbeidere plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv som vedkommende har eller senere pådrar seg. Slike må ikke komme i konflikt med konkurranseforhold til Fosen Renovasjon IKS og heller aldri gå på bekostning av hovedstilling. 7. Gaver og andre fordeler Ansatte og medlemmer av selskapets styrende organ skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak, eller kan gi andre grunn til å tro dette. Side 10

11 Situasjoner som kan medføre konflikt mellom selskapets interesser og personlige interesser skal unngås. Disse reglene er likevel ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver utover dette må avklares med overordnet. Reglene hindrer ikke oppmerksomhet i form av moderate former for gjestfrihet og representasjon som hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. I tidsrom der selskapet skal kjøpe varer eller tjenester skal det ikke mottas noen form for representasjon fra potensielle tilbydere. Reiseutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av selskapet. 8. Innkjøp / bruk av selskapets eiendeler Innkjøp skal foretas i henhold til fastsatte rutiner, jfr. Selskapets Prosedyre for innkjøp, økonomireglementet og gjeldende lovverk. Bruk av selskapets maskiner og annet utstyr kan bare skje etter godkjenning av leder. 9. Taushetsplikt Selskapets medarbeidere har taushetsplikt om informasjon mottatt i forbindelse med arbeidet. Taushetsplikten skal likevel ikke innskrenke den enkeltes grunnleggende ytringsfrihet. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i selskapet, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet i selskapet, skal være korrekt og pålitelig og gis en tydelig formulering. Taushetsplikten gjelder også etter at en har sluttet i selskapet. 10. Oppfølging Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å påse at medarbeiderne er kjent med- og etterlever- selskapets etiske retningslinjer. Opptreden i strid med retningslinjene kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. De etiske retningslinjene skal evalueres av ansatte og styret minimum en gang hvert fjerde år. Side 11

12 Vedlegg 4 Møteplan 2017 Fosen Renovasjon IKS Styremøter/Representantskapsmøter - Årsplan/Langtidsagenda februar styret februar Avfallskonferanse Midt-Norge Stjørdal 24. mars Styret 24. mars Generalforsamling Fosen Renovasjon Næring AS 24. april Represent. (Åfjord) 12. mai styret juni Nasjonal Avfallskonferanse Kristiansand 23. juni styret 25. august styret 29. september styret 27. oktober styret 13. november represent. (Bjugn) 8. desember styret Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Gjennomgang av viktige avtaler Gjennomgang forsikringer Halvårsrapport Budsjettforutsetninger Årsregnskap Årsregnskap Kvartalsrapport. Kvartalsrapport Budsjett Budsjett Årsplan/Møteplan Strategi/Handlingsplan Side 12

13 Vedlegg 5 Hand lingsplan 2017 H AN D LI N G SP L AN 2017 Avfallshåndtering Avfallsreduksjon Fosen Renovasjon IKS skal bidra i holdningsskapende arbeid og tilby løsninger for at kundene kan reduseres avfallsmengder - For 2017 settes det ikke inn tiltak på andre fraksjoner enn matavfall (se neste punkt) Det skal spesielt arbeides for å redusere matsvinn 2% årlig reduksjon fra (2017- nivå) - Gjennomføre plukkanalyse med fokus på skille mellom spiselig og ikke spiselig mat. - Holdningsskapende arbeid. Jubileumsblad, avisinnrykk, avisreportasje, deltagelse på arrangement. Gjenbruk Fosen Renovasjon skal ha tilbud om gjenbruk i alle kommuner. 2 % årlig økning (2017- nivå) - Jobbe med å finne en metode for å måle mengde til gjenbruk. - Lage byttebu på de to siste gjenvinnin g sstasjonene Materialgjenvinning Fosen Renovasjon skal øke materialgjenvinningen. 60% innen Det skal jobbes aktivt med SESAM (ettersorteringsanlegg) og SeSammen (felles a vfallsstrategi) - Innføre svartsekkforbud i løpet av Ytre Miljø Tilby løsninger for å sikre at farlig avfall blir samlet inn og behandlet på miljømessig god måte. - G jennomføre plukkanalyse for å finne status. Side 13 Saksliste styremøte Fos en Renovasjon IKS

14 Miljø- og samfunnsansvar Øke innbyggernes kunnskap om avfallshåndtering -Jubileumsblad. Legge til rette for lærlinger og arbeidstrening i egen organisasjon, samt stille krav om dette til leverandører -Sette krav i alle større anbud. -Kartlegge mulighet for lærling i egen bedrift. Delta aktivt i regionale samarbeid for å effektivisere drift, samt utvikle miljøriktige tjenester -Det skal jobbes aktivt med handlingsplan i SeSammen-prosjektet Legge til rette for at næringslivet tilbys gode miljømessige avfallsløsninger -Det planlegges ikke noe spesifikt i Kundeservice Gjøre det enkelt for kundene å ta miljøriktige valg. -Fokus i 2017 er matsvinn -I løpet av første halvår 2017 vedtas plan for struktur på gjenvinningsstasjoner -I løpet av første halvår 2017 vedtas videreføring av SESAM-prosjektet Delta i regionale samarbeid for å standardisere renovasjonsløsninger og bransjespråk. -Delta aktivt i SeSammen Forbedre gjenvinningsstasjoner, returpunkt, og løsninger for fritidseiendommer -I løpet av første halvår 2017 vedtas plan for struktur på gjenvinningsstasjoner Side 14