INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte: Mandag den 05. mai kl i Rissa.

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte: Mandag den 05. mai kl i Rissa. Saker til behandling: SAK 11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 13 REGNSKAP 1. KVARTAL SAK 14 KVALITETSSYSTEM OG SELSKAPSSTRATEGI Møtet avsluttes med befaring på Åfjord gjenbruksstasjon. Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder Styret

2 SAK 11/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN REN. Åfjord kl Til stede : Kjell Sverre Tung, Laila Lund, Gro Kristiansen, Ole Hyllmark og Marit Rennan deltok på møte. Forfall : Andre : Ola Sørås Møtet ble avsluttet med befaring på Åfjord gjenbruksstasjon. SAK 06/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 01/14 til 05/14. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 01/14 til 05/14. SAK 07/14 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Drøftinger: Det ble informert om utsett av containere for kildesortering av plast og papir for fritidsabonnenter. Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 08/14 ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP 2013 Styret vedtar følgende framlegg til representantskapet: 1. Styret anbefaler at framlagt årsmelding og regnskap for 2013 godkjennes. 2. Styret foreslår at underskuddet på selvkosttjenestene på henholdsvis på renovasjon og på slam, dekkes av de respektive selvkostfondene. 3. Styret foreslår at overskuddet på næringsrenovasjon på etter skatt settes på driftsfond. Vedtak: Styret vedtar følgende framlegg til representantskapet: 1. Styret anbefaler at framlagt årsmelding og regnskap for 2013 godkjennes. 2. Styret foreslår at underskuddet på selvkosttjenestene på henholdsvis på renovasjon og på slam, dekkes av de respektive selvkostfondene. 3. Styret foreslår at overskuddet på næringsrenovasjon på etter skatt settes på driftsfond. Styret

3 SAK 09/14 SENTRALT ETTERSORTERINGSANLEGG 1. Fosen Renovasjon IKS tar rapporten fra skisseprosjektet «Sentralt ettersorteringsanlegg for husholdningsavfall» til orientering. 2. Fosen Renovasjon IKS vil delta i forprosjektet som skal utredes i henhold til prosjektplanen. 3. Fosen Renovasjon IKS garanterer for prosjektet i henhold til punkt 1 under Rammefaktorer. 4. Fosen Renovasjon IKS sitt prosjektbidrag er beregnet etter skisseprosjektets anbefaling om at alle selskapene i område 1 og 2 deltar. Se punkt 2 under Rammefaktorer. Hvis noen selskaper ikke velger å delta, så vil fordelingen bli justert tilsvarende. Endelig beregning vil skje før avtalen underskrives. Vedtak: 1. Fosen Renovasjon IKS tar rapporten fra skisseprosjektet «Sentralt ettersorteringsanlegg for husholdningsavfall» til orientering. 2. Fosen Renovasjon IKS vil delta i forprosjektet som skal utredes i henhold til prosjektplanen. 3. Fosen Renovasjon IKS garanterer for prosjektet i henhold til punkt 1 under Rammefaktorer. 4. Fosen Renovasjon IKS sitt prosjektbidrag er beregnet etter skisseprosjektets anbefaling om at alle selskapene i område 1 og 2 deltar. Se punkt 2 under Rammefaktorer. Hvis noen selskaper ikke velger å delta, så vil fordelingen bli justert tilsvarende. Endelig beregning vil skje før avtalen underskrives. SAK 10/14 MEDARBEIDERSAMTALE DAGLIG LEDER 1. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en lønnsforhøyelse på kr , slik at ny årslønn blir kr Denne trer i kraft fra og med Arbeidsavtalen korrigeres i henhold til punkt 1. og underskrives av begge parter. Vedtak: 1. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en lønnsforhøyelse på kr , slik at ny årslønn blir kr Denne trer i kraft fra og med Arbeidsavtalen korrigeres i henhold til punkt 1. og underskrives av begge parter. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Laila Lund Marit Rennan Gro Kristiansen Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 06/14 til 10/14. Styret

4 SAK 12/14 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Driftsorientering Sykefravær 0,9% Kildesorteringsløsninger for fritidskunder Oppdatering datasystem Regnskap - Det vises til sak 13/14 Fosen Renovasjon Næring AS Det blir informert om status i saken. Styret

5 SAK 13/14 REGNSKAP 1. KVARTAL Vedlegg: Vedlegg 1 Regnskap første kvartal 2014 Saksopplysninger: Oversikten nedenfor viser hovedtallene for regnskapet. Slam Husholdning Næring Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM VAREKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM PERSONALKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSINNTEKTER kr kr kr kr kr kr SUM FINANSKOSTNADER kr 742 kr 742 kr kr kr kr Totalt kr kr -420 kr kr kr kr Regnskap og budsjett er justert basert på framdrift i arbeidet. Slam Ut fra gjennomføringsplan for 2013 skal alle tanker tømmes i månedene mars til oktober. Framdriftsplan for 1. kvartal viser at framdriftsplan holdes, dvs ca 9% av alle tanker er tømt. Postene som har direkte sammenheng med innsamlingen er justert for dette. Dette gjelder også inntektspostene. Det er en del usikkerhet knyttet til utgiftene på slam da faktura for tømming av tanker i mars ikke er mottatt, men basert på estimat i forhold til antall tanker som er tømt. Renovasjon husholdning Basert på erfaringer fra tidligere år vil det være vesentlig mer kostnader på sommerhalvåret enn på vinteren på grunn av mer levering på gjenbruksstasjoner, økt volum og økt tømmehyppighet av hyttekonteinere. Basert på disse tallene er budsjett og regnskap justert på aktuelle poster. Differansen fra budsjettet skyldes i hovedsak utgifter som er knyttet til et stort vedlikeholdsarbeid på Åfjord gjenbruksstasjon som ble gjennomført ved årsskifte. Renovasjon næring Det har vært stor aktivitet på næringslivsrenovasjonen. Inntektene viser at vi ligger jevnt med budsjett i første kvartal. Vanligvis er det større aktivitet på sommerhalvåret. Også her er det et underskudd som følge av kostnadene med vedlikehold på Åfjord gjenbruksstasjon. Styret

6 Vurderinger: Totalt sette vil en si at driften av Fosen Renovasjon skjer i samsvar med de forutsetninger som er lagt. Både for renovasjon husholdning og slam er budsjettet stramt, som følge av størrelsen på fondene de siste årene. Styret tar regnskapskontrollen for første kvartal 2014 til etterretning. Styret

7 SAK 14/14 KVALITETSSYSTEM OG SELSKAPSSTRATEGI Vedlegg: Vedlegg 2 MKS-04 Miljø- kvalitets- og HMS-mål med handlingsplan 2014 Saksopplysninger: Årlig revideres selskapet av Norsk Institutt og hvert trede år er det resertifisering. Selskapet ble resertifisert i Tirsdag ble det gjennomført revisjon. Revisjonen resulterte i null avvik og fem merknader. Merknadene går i hovedsak på å få på plass rutiner for å registrere at ulike tiltak blir dokumentert lukket. ISO-sertifiseringen krever at selskapet har et MKS-system som bidrar til kontinuerlig forbedring. Vår input til systemet er ønsker og krav fra våre kunder, samt krav fra lover og forskrifter. Vi måler oss selv ved å registrere avvik, gjennomføre vernerunder og internrevisjoner, samt å samsvarsvurdere vår drift mot lover og forskrifter. Basert på dette gjennomføres årlig en gjennomgang (ledelsens gjennomgang) som vurderer nytten og hensiktsmessigheten av systemet. I ledelsens gjennomgang skal det også vurderes om det har skjedd endringer som påvirker selskapets strategi. I 2010 ble det vedtatt en selskapsstrategi for Fosen Renovasjon i perioden Det ble samtidig bestemt at det var ønskelig med en vurdering og gjennomgang hvert år. Det er satt opp spesifikke mål og handlingsplaner for hvert hovedmål i selskapsstrategien. Miljøkvalitets- og HMS-mål og handlingsplan 2013 blir gjennomgått for å vise status på arbeidet. Ny handlingsplan for 2014 blir gjennomgått. Vurdering: Hovedkonklusjonen i ledelsens gjennomgang er at systemet er nyttig for bedriftens satsing på kvalitet og miljø. Vi ser tydelig at systemet bidrar til forbedring på flere punkter. Det konkluderes også med at oppbyggingen og arbeidsformen med systemet kan forbedres. Ledelsens gjennomgang ser på tre mulig punkter som kan påvirke selskapets strategi; 1. Utbyggingen av hovedflybasen på Ørlandet 2. Revidering av EUs rammedirektiv for avfall 3. Opprettelse av Fosen Renovasjon Næring AS Basert på årets gjennomgang av MKS-systemet mener vi ikke at det er nødvendig å oppdatere selskapsstrategien før opprinnelig periode går ut, Styret tar MKS-04 Miljø- kvalitets- og HMS-mål med handlingsplan 2014 til etterretning. 2. Selskapsstrategien videreføres uten endringer. Styret

8 Vedlegg 1 Regnskap Konto Regnskap Budsjett Renovasjonsgebyrer husholdning Betalte purregebyrer Tømming av slamavskillere Renovasjonsgebyrer husholdning Gebyrer levering gjenbruksstasjon Salg av kontainere og beholdere Andre inntekter Papp salg Papir salg Metall salg Betalte purregebyrer Forbruksavfall - husholdning Gebyrer levering gjenbruksstasjon Gebyr levering næring Andre inntekter Papp salg Papir salg Metall salg Forbruksavfall - næring SUM INNTEKTER Avgift forbrenning inkl st.avg Tømming av slamavskillere Avgift forbrenning inkl st.avg Avgift deponi inkl st.avg Avgift sortering Glass- og metallembalasje Spesialavfall Impregnert trevirke Vindusglass Trevirke Forbruksavfall - husholdning Avgift forbrenning inkl st.avg Avgift deponi inkl st.avg Avgift sortering Glass- og metallembalasje Spesialavfall Impregnert trevirke Vindusglass Trevirke Forbruksavfall - næring SUM VAREKOSTNADER Lønn faste ansatte Overtid Godtgjørelse styre og rep.skap Arbeidsgiveravgift Premieforsikring KLP Gruppeliv-/ulykkesforsikring Premie LO/NHO ordningene Bedriftshelsetjeneste SUM PERSONALKOSTNADER Leie lokaler Leie maskiner Leie areal 0 0 EDB-utstyr Andre driftskostnader Revisjonshonorar Regnskapshonorar Konsulenthonorar Kontorrekvisita EDB programvare Aviser/tidsskrifter Faglitteratur Kurs/oppdateringer Andre kontorkostnader Vedlegg 1 Styret

9 Telefon Porto EDB-utgifter Bilgodtgjørelse - oppgavepliktig Reisekostnader - ikke oppgaveplikti Diettkostnader - oppgavepliktig Reklame- og annonsekostnader Kontingenter Forsikringspremier Styre- og bedriftsfors., servering Bank- og kortgebyrer Tap på fordringer - husholdninger Hovedadministrasjon Avskrivning på bygninger og annen f Transport innsamling Leie areal Leie kontainere Andre driftskostnader Konsulenthonorar EDB programvare Innfordringstjenester Tømming av slamavskillere Avskrivning på bygninger og annen f Transport innsamling Containertransport Transport klær Ekstra transport Elektrisitet Leie maskiner Leie areal Leie kontainere Reparasjon/vedlikehold hyttekontain Reparasjon/vedlikehold returpunkt Reparasjon/vedlikehold kontainere Reparasjon/vedlikehold gjenbrukssta Andre driftskostnader Konsulenthonorar Leid hjelp drift gjenbrukstorg EDB programvare Andre kontorkostnader Diesel Løpende vedlikehold traktor Reklame- og annonsekostnader Innfordringstjenester Forbruksavfall - husholdning Avskrivning på bygninger og annen f Containertransport Sekker Elektrisitet Leie maskiner Leie areal Leie kontainere Reparasjon/vedlikehold kontainere Reparasjon/vedlikehold gjenbrukssta Andre driftskostnader Konsulenthonorar Leid hjelp drift gjenbrukstorg EDB programvare Andre kontorkostnader Diesel Løpende vedlikehold traktor Forbruksavfall - næring SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER Finansinntekter Finanskostnader Vedlegg 1 Styret

10 Vedlegg 2 MKS-04 Miljø- kvalitets- og HMS-mål med handlingsplan 2014 Nr Miljømål Miljø- kvalitets- og HMS-mål 1 Tiltak for å redusere avfallsmengden 2 Øke materialgjenvinningsgraden til. 3 Få inn større andel av farlig avfall, samt bidra til reduksjon av farlig avfall. Kvalitetsmål 4 Øke kvaliteten på våre gjenbruksstasjoner. Måltall Måltall, start (2012) Type registrering Måle-frekvens Tiltak Ansv. Ressurs Mål 1 i strategidokument - Være like god eller bedre enn målene i de sentrale myndighetene Gjennomføre minst tre tiltak. Gjennomføre minst ett tiltak internt for å reduseres avfallsmengden 26 % materialgjenvunnet Gjennomføre minst ett tiltak Ett tiltak ark fra kopimaskin i % RE Måles kontinuerlig, men summeres to ganger pr år. Ett tiltak -informasjonskampanjer -hjemmesida -støtte bruktbutikker -byttebua -tiltak for gjenbruk på gjenbruksstasjonene -redusere mengde papir internt. Fortsette informasjonskampanjer, hjemmesida, informasjonsansvarlig osv. -Informasjonskampanjer -Artikler -Aksjon med inns. flere steder i hver kommune. Mål 2 strategidokument Øke kvaliteten på våre gjenbruksstasjoner, returpunkt og hyttekonteinere -Tilfredshet > Tilfredshet ved forrige måling 2011: Pr 83% Fr 78% Kontinuerlig måling av avvik Kundeundersøkelse (Hvert 2. eller 4. år) -Prosjekt forbedring av gjenbruksstasjonene DL DL DL DRL -behov antatt kr antatt kr antatt kr Antatt kr Frist Kont. Kont. Kont. Kont. 5 Øke kvalitet på returpunkt -Tilfredshet > Tilfredshet ved forrige måling 2011: 72% Kundeundersøkelse Ved hver kundeundersøkelse (Hvert 2. eller 4. år) -Kampanjer maling -Skilting DRL Antatt kr Øke kvalitet på løsning for -Tilfredshet > 2011: ureflektert Kundeundersøkelse Ved hver -Ved utskifting av DRL Kont. Kont. Vedlegg 2 Styret

11 Nr Kvalitetsmål Miljø- kvalitets- og HMS-mål fritidsabonnenter 7 Innsamling renovasjon: Sikre god kundetilfredshet på våre tjenester gjennom å holde antall kundeklager på et minimum i forhold til: Overholdelse av ruteplan (kontrakt m/renovatører), etterlevelse av kundeavtaler bedrift. 8 Innsamling slam: Sikre god kundetilfredshet på våre tjenester gjennom å holde antall kundeklager på et minimum i forhold til: Overholdelse av ruteplan (kontrakt m/renovatører), Måltall Tilfredshet ved forrige måling Måltall, start (2012) 63% reflektert 64% Type registrering Måle-frekvens Tiltak Ansv. Ressurs kundeundersøkelse (Hvert 2. eller 4. år) konteinere settes det inn låsbare. -forbedre registrering av fyllingsgrad -Konteiner for kildesortering -forbedre informasjon til fritidskunder Mål 3 strategidokument Sikre god kvalitet på innsamling, omlasting og behandling av både avfall og kloakkslam 1 klage per uke 0,92 pr. uke i gj.sn i klage per uke 1,2 pr uke i 2012 (hele året) RE Fortløpende måling via avvikssystemet. Fortløpende måling via avvikssystemet. - gjennomgang av avvik på kontormøter Dersom antall > måltall skal: - kvartalsvis gjennomgang av avvik, med tiltak for de ulike avvikstypene. Tiltak formidles til renovatører. - kvartalsvis vurdering av effekt av tiltakene - gjennomgang av avvik på kontormøter Dersom antall > måltall skal: - kvartalsvis gjennomgang av avvik, med tiltak for de ulike avvikstypene. Tiltak formidles til renovatører. - kvartalsvis vurdering av effekt av tiltakene DRL DRL -behov Frist kont. Kont. Vedlegg 2 Styret

12 Nr Kvalitetsmål Miljø- kvalitets- og HMS-mål 9 Øke aktiviteten på hjemmesiden Opprette facebookside. Tilby informasjon og opplæring til barnehager, skoler og andre. Måltall Måltall, start (2012) Mål 4 strategidokument Synlig Antall besøk >200 som følger Antall besøk: -5 per år 2012: 9700 besøk, 5600 unike besøk 0 Type registrering Måle-frekvens Tiltak Ansv. Ressurs Antall besøk Antall som følger Årlig -kontinuerlig oppfølging av siden fra Fosen Renovasjon -årlig gjennomgang av/med leverandør -oppdateringer tas inn som eget pkt i kontormøter -kvalitetssikring av data som legges ut. 2012: 5stk Årlig -Tilby informasjon, opplæring og omvisninger. -behov DL Frist Være aktive med å nå ut til media: Antall reportasjer i aviser, radio etc.: -3 per år 2012: 6stk Årlig -Ta kontakt med lokalaviser, lokalradio med aktuelt stoff. Kvalitetsmål Delta i organisasjoner og debatter omkring avfall og slam både lokalt og regionalt: Antall deltagelser: -3 per år 2012: 3 stk Årlig -Ta kontakt med kommuner og organisasjoner med tilbud om orientering fra Fosen Renovasjon -Ta kontakt om deltagelse på miljødager og lignende. Mål 5 strategidokument Kostnadseffektiv Vedlegg 2 Styret

13 Nr Miljø- kvalitets- og HMS-mål Måltall Måltall, start (2012) Type registrering Måle-frekvens Tiltak Ansv. Ressurs -behov Frist 10 Vurdere å finne lokale løsninger for behandling av avfall og slam: HMS-mål Aktivt være med i utvikling av miljømessig og økonomisk gode prosjekter/selskaper: Arbeide med å redusere kostnader: Antall lokale behandlere -2 stk innen 2015 Delta i minst to prosjekt eller selskaper innen 2015 Gebyr -Kostnader på renovasjons- og slamgebyr skal være like store eller mindre enn sammenlignbare selskaper. 2012: 2 stk Ta kontakt med lokale aktører, og beskrive potensialet i avfallet. -Vurdere å være med på eiersiden i aktuelle prosjekter 2012: 2 stk Ta kontkat med lokale aktører, og beskrive potensialet i avfallet. -Vurdere å være med på eiersiden i aktuelle prosjekter 2012: oppnådd Årlig -Gjennomføre gode anbudsrunder og vurdere å gjøre disse i samarbeid med andre firma for å få ned kostnadene. -Vurdere også tilbudsinnbydelser/flere leverandører på innkjøp av mindre størrelse. -Vurdere innkjøpssammarbeid. -Vurdere lokal leverandører vs. transportkostnader DL 11 Fosen Renovasjon skal ha ansatte og styre som er faglig kompetente til å Alle ansatte og styre skal få tilbud om å være med på Opplæringsplan Årlig Arbeidssituasjonen til den enkelte diskuteres på medarbeidersamtale. DL Vedlegg 2 Styret

14 Nr Miljø- kvalitets- og HMS-mål utføre daglig drift og utvikle selskapet. Fosen Renovasjon skal være en attraktiv arbeidsplass hvor de ansatte trives faglig og sosialt. 12 Unngå skader på personell, utstyr og miljø. 13 Dokumenter at underleverandører følger avtalen og dermed lovverk som arbeidsmiljølov og krav til kjøre-hviletid. Måltall relevante kurs. Gjennomføre fellessamlinger/sosiale samlinger for ansatte og styre. -Ingen avvik på vernerundene. Dokumentasjon fra de tre største underleverandører (hvert andre år) Måltall, start (2012) Avvik i 2012: Ørland: 1 Bjugn: Rissa: Åfjord: 2012: 3 stk Type registrering Måle-frekvens Tiltak Ansv. Ressurs Avvik registreres i forhold til sjekkliste verne-runde og utdyping sjekkliste for gjenbruks-stasjonene Måling / vernerunde to ganger pr. år (sommer og vinter) Opplæring og kursing skal være en del av ledelsens gjennomgang, og som en del av medarbeidersamtalene. -Oppfølging opp mot driftsoperatørene. -Gode nedstrømsordninger. -Kursing av personell på gjenbruksstasjoner DRL -behov Frist Antatt kr Kont. Vedlegg 2 Styret