UTKAST Organisering Qm+

Transkript

1 DILBERT-prosjektet UTKAST Organisering Qm+ NOTAT Utarbeidet av Bjørn Grønning, Dato Dokumentversjon 0.5 Dette dokumentets formål Beskrive organisering av personellressurser til Qm+ systemet og informere om hvor brukerne skal henvende seg ved spørsmål eller feil. Qm+ organisasjonen Qm+ organisasjonen består av systemeier, koordinatorer, og superbrukere. I tillegg er det en ressursgruppe og et brukerforum. Systemeier og systemansvarlig Fylkesrådmannen er systemeier for Qm+ systemet. Dette er delegert til HMStjenesten som er systemansvarlig og som utfører systemeier-rollen for Qm+ systemet. Systemansvaret inkluderer modul for e-håndbok og modul for uønskede hendelser og alle andre deler av systemet. Systemansvarlig skal forvalte applikasjon slik at applikasjonen utvikler seg i en retning som er i tråd med RFK sine behov. har de funksjoner som er nødvendige for at dette skal bli et godt verktøy for RFK. er tilgjengelig når brukerne vil benytte applikasjonen og at konfidensialitet og integritet er ivaretatt. Applikasjonen skal forvaltes i en livsløpssyklus. Oppgaver som skal ivaretas for applikasjonen er: 1

2 Anskaffelser. Nye moduler, skifte av system, mv. Installasjon. Integrasjoner med andre systemer Tilgangskontroll - autentisering. Driftsoppgaver. Riktig lagring av data for hele perioden (sikkerhet, filformater, komprimering, osv.). Sikkerhetskopiering. Konvertering av data til ny applikasjon ved avvikling av applikasjon. Avvikling av applikasjon. Endringslogg for driftsmiljø og applikasjon. Versjonshåndtering. Testprosedyrer. Tilgang til kode for eldre versjoner. Feilrapportering til leverandør/utvikler. Spesifikasjon av nye moduler og funksjoner. Deltakelse i eksterne brukerfora og arbeidsgrupper. Alle større endringer i systemet eller endringer som har et kostnadselement i gjennomføringen skal godkjennes av systemansvarlig eller systemeier før disse iverksettes. Koordinator En koordinator benyttes for å ha et samlende ledd før systemansvarlig for skolene og tannhelse. Koordinator skal i hovedsak ta direkte kontakt med leverandøren av Qm+ i forbindelse med spørsmål som det ønskes svar på. Dette kan naturligvis også gjøres i samråd med systemansvarlig, men direkte kommunikasjon foretrekkes for å få en raskere saksbehandling av henvendelser fra brukerne. Arbeidsoppgaver er å Delta på avdelingsmøter med avdelingens/foretakets ledelse for å informere om sikkerhets - og kvalitetsarbeidet. Gi veiledning i bruk av e-håndbok. Bistå superbruker på skolen når det er behov for hjelp når det meldes en uønsket hendelse/avvik. Ha kunnskap om hva som regnes som en uønsket hendelse/avvik. Kunne bistå ledere når meldte uønskede hendelser/avvik skal behandles. Følge opp registrerte meldinger for å hjelpe til med å få disse lukket. Ha en generell god forståelse av Qm+ systemet. Superbruker En superbruker skal være den som har litt mer kompetanse på QM+ systemet og fagområdet uønskede hendelser/avvik og e-håndbok enn andre medarbeidere. Gi veiledning i bruk av e-håndbok. Hun/han skal bistå medarbeider i seksjonen/skolen når det er behov for hjelp når det meldes en uønsket hendelse/avvik. Ha noe kunnskap om hva som regnes som en uønsket hendelse/avvik. 2

3 Kunne bistå leder når meldte uønskede hendelser/avvik skal behandles. Utarbeide rapporter til ledelsen om uøskede hendelser i superbrukerens ansvarsområder. Hvis seksjonen/skolen/klinikken har egne retningslinjer og prosedyrer viser superbruker hvordan disse kan legges inn i QM+ og bli tilgjengelig for seksjonen og andre i RFK Administrere brukere, organisasjon og dokumenter i Qm+. Følge opp registrerte meldinger for å hjelpe til med å få disse lukket. Superbrukeren vil også bli spurt om erfaringer med bruken av systemet slik at vi (Dilbert prosjektet) kan gjøre nødvendige justeringer slik at systemet blir bedre tilpasset seksjonenes behov. Ressursgruppe Det skal være en ressursgruppe for QM+ systemet. Systemansvarlig er sekreteriat for ressursgruppen. Systemansvarlig innkaller til møte i ressursgruppen minst en gang per halvår. Ressursgruppene skal påse at bruk av applikasjonen blir benyttet etter hensikten til programvaren. I dette ligger oppgaver som Arbeide med at systemet benyttes og at det benyttes på riktig måte. Tilrettelegging av kurs og andre former for kompetanseheving til brukerne, driftspersonell og andre. Sørge for at arbeidsprosesser er optimalisert slik at ansatte arbeider riktig og effektivt. Sørge for at applikasjonen er tett integrert med andre applikasjoner og tjenester der dette er mulig Tilrettelegge for at eksterne brukere (hvis disse er brukere av tjenestene) har mulighet til selvbetjening, og at det arbeides med å få innført automatiserte saksbehandlingsprosesser der dette er mulig. Sammensetning Ressursgruppen skal bestå av Systemansvarlig/systemeier Fagansvarlige for overlappende løsninger IKT-personell Representativt utvalg av superbruker(e) Medlemmene i ressursgruppene for Qm+ er som vist i tabellene nedenfor. 3

4 Medlemmer Avd/seksjon Rolle Arne Hope HMS-tjenesten Systemansvar (E-håndbok) Siv Heidi Eikemo Stavik HMS-tjenesten Systemansvar (Uønskede hendelser) Anne Elise Winterhus Opplæringsavdelingen Koordinator skole Oppstart ant. i 2013 Tannhelse Rogaland Koordinator tannhelse Eva Høgsveen Våland IKT- og arkivseksjonen Rådgiver E-håndbok xxx Kommunikasjonavd Bindeledd intra/internett Marie Manshaus Fylkesarkivar Fylkesarkivar Superbruker Skole Superbruker skole Superbruker sentraladm Superbruker kolumbus Aktuell i 2013 Superbruker tannhelse Brukerforum Det skal avholdes et rfk brukerforum for Qm+ minst en gang per år der alle superbrukere inviteres til å delta. Ressursgruppen er ansvarlig for gjennomføring av dette arrangementet. Beslutningmyndighet Systemeier er øverste beslutningsmyndighet. Ressursgruppen er et rådgivende forum som sammen med systemansvarlig har oppgaven med å få Qm+ til å fungere best mulig. Brukerforumet er ment som et sted der det skal være dialog mellom brukere og personene som er ansvarlig for drift av løsningen. 4

5 Figur: Organisering knyttet til Qm+ systemet. Behandling av henvendelser Når en bruker har et problem eller spørsmål knyttet til Qm+, skal denne henvendelse besvares av superbruker i egen seksjon/skole/klinikk. Hvis ikke superbruker kan svare, skal henvendelsen gå videre til koordinator for arbeidsområdet. Koordinator kan igjen ta kontakt med systemansvarlig eller leverandøren av Qm+ Fram til må alle henvendelser gå direkte til nærmeste kontaktperson via oppmøte, ved bruk av epost, telefon eller annet (se figur nedenfor). Fra 1. januar 2013 kan henvendelser meldes til brukerhjelpen hos IKT- og arkivseksjonen. Der vil henvendelsene bli lagt inn i servicedesk systemet Support Point som alle superbrukere, koordinatorer og systemansvarlig får til gang til. Den personen som skal ha henvendelsen finner den da i Support Point systemet. Grunnen til at Support Point tas i bruk er for å kvalitetssikre at henvendelser blir fulgt opp og besvart på beste måte. 5

6 Figuren viser hvordan oppgavefordelingen er mellom brukerne, superbrukere, koordinatorer, systemansvarlig og leverandøren av Qm+. Kontaktpunkt for henvendelser, spørsmål og Oversikt over superbrukere finnes her Funksjoner Telefon Epost Avd/seksjon Systemansvarlig HMS-tjenesten Koordinator skole Opplæringsavdelingen Koordinator sentraladministrasjon HMS-tjenesten Koordinator tannhelse Skal i drift i 2013 Tannhelse Rogaland KOMMENTARER - DISKUSJON: Etablere en sikkerhets- og kvalitetsorganisasjon Det er naturlig å se denne organisasjonen i sammenheng med andre arbeidsoppgaver. I dette ligger spesielt etablering av en sikkerhets- og kvalitetsorganisasjon. Derfor bør det vurderes om vi heller skal kalle denne 6

7 organisasjonen for en sikkerhets- og kvalitetsorganisajon hvor Qm+ er en del av det som inngår som arbeidsoppgaver i denne organisasjonen. Dette gir oss gode byggesteiner for å legge inn andre arbeidsoppgaver inn i samme organisasjonen uten at det er nødvendig å gjøre organisatoriske endringer. Det som vi imidlertid trenger da er et lederperspektiv for sikkerhet og kvalitet. Hvordan henger dette sammen med HMS arbeidet/organisasjonen som allerede er i gang??? Bjørn Kommentarer fra Arne: Jeg synes dette ser veldig bra ut. Foreslår å erstatte Leder av administrasjonsavd.. osv med Fylkesrådmannen. Ang siste avsnitt: Jeg er enig i at vi skal ha ambisjoner når det gjelder å bygge opp en sikkerhets- og kvalitetsorganisasjon. Men for ikke å blande kortene, synes jeg vi skal formulere dette dokumentet slik du har gjort, nemlig legge ansvaret til HMStjenesten. 7