forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Viktige frister

Transkript

1 EØS Konkurrausegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK KONKURRANSEGRUNNLAG: Åpen anbudskonkurranse etter forskrft om offentlge anskaffelser del I og del III for kjøp av Revsjonstjenester forvaltnngsrevsjon og selskapskontroll for leverng tl Bergen kommune Anskaffelsesnr. EØS Vktge frster Tlbudsfrst 20. aprl 2016, kl. 12:00 Vedståelsesfrst 20. jul 2016, kl. 12:00 Sste frst nnsendng av spørsmål tl konkurransen 11. aprl 2016 Sde 1 av 14

2 EØS Konkurransegrunntag åpen anbudskonkurranse BKSAK Innholdsfortegnelse: 0 FORKORTELSER OG UTTRYKK 3 OPPDRAGET 1.1 OPPDRAGSGWER KUNNGJØRING IANNONSERING ANSKAFFELSEN GJELDER KONTRAKTENS OMFANG FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGWER(E) KONTRAKTENS VARIGHET -. 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK KONKUERANSEFORM PLANLAGT FRAMDRWF 2.4 ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD AVKLARINGER AvvIsNING AV LEVERANDØR AVVISNING AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN SPRÅK INFORMASJONSFORMmLING OG KOMMUNIKASJON KONTAKTPERSON FOR DENNE ANSKAEFELSEN KOSTNADER VED DELTAKELSE I KONKURRANSEN INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER GENERELT OM KVALII1KASJONSKRAV LEVERANDØRENS ORGAMSATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASTET LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER DER TILBYDER STØTTER SEG PÅ ANDRE FORETAK FOR Å BLI KVALIFISERT UNDERLEVERANDØRER 10 KRAVSPESWIKASJON GENERELT OM KRAVSPESIFIKASJON KRAVSPESWIKASJON 10 5 TILDELINGSKRITERIER 11 Sde 2 av 14

3 . EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 5.1 TILUELINGSKRITER1ER.11 6 KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST TJIBuDsÅPNING TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST 14 Vedlegg: Vedlegg 1: Kontrakt mlblag (Lste over blag, se kontraktens pkt. 2.1) Vedlegg 2: forpllctelseserklærng Vedlegg 3: Referanseskjema o Forkortelser og uttrykk I konkurransedokumentene benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk: LOA Lov om offentlge anskaffelser av 16. jul 1999 n. 69 FOA Forskrft om offentlge anskaffelser av 7. aprl 2006, nr. 402 Off. Lov om rett tl nnsyn dokument offentleg verksemd av 19. ma 2006 nr. 16 FVL Lov om behandlngsmåten forvaltnngssaker av 10. februar 1967, nr. 9 erknd DOFF]N Database for offentlge nnkjøp Nasjonal database for offentlge anskaffelser TED Tenders Electronc Daly Europesk database for offentlge anskaffelser Oppdraget 1.7 Oppdragsgver Oppdragsgver for denne anskaffelsen er Bergen kommune ved Kontrollutvalget Anskaffelsen vl bl admnstrert av Byrådsavdelng for fnans, eendom og eerskap/innkjøpsseksjonen. 1,2 Kunngjørng Iannonserng Konkurransen er kunngjort DOFFIN tww doffn no) og TED twww ted europa eu) Konkurransedokumentene er tlgjengelg pä ww doffn no sammen med kunngjørmgen Sde 3 av 14

4 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 1.3 Anskaffelsen gjelder Anskaffelsen gjelder Forvaltnngsrevsjon og selskapsrevsjon etter Lov om kommuner og fylkeskommuner med tlhørende forskrfter. Se kontrakt og spesfkasjon (vedlegg tl konkurransegrunnlag og blag 1 tl kontrakten) for ytterlgere nformasjon. 7.4 Kontraktens omfang Anskaffelsen omfatter forvaltnngsrevsjon av hele den kommunale vrksomheten (Bykassen) og det kommunale foretaket Bergen Vann KF og selskapskontroll selskap som kommunen alene eller sammen med andre kommuner har eernteresser, samt eventuell forvaltnngsrevsjon dsse. Vdere omfatter anskaffelsen andre oppdrag på nært beslektede områder, hvor kontrollutvalget er bestller, slk som betenknnger og enkle karteggngsoppdrag. Oppdraget omfatter kke regnskapsrevsjon og avtalte kontrolhandlnger. Anskaffelsen omfang anslås tl 4000 Anskaffelsen omfatter kke gransknngstjenester tmer pr. år avhengg av behov. Det vl kke være anlednng tl å g tlbud på deler av oppdraget. 7.5 Forbehold fra oppdragsgver(e) Oppdragets omfang vl kunne endres som følge av endrnger aktvtet og organserng av den vrksomheten som er omfattet. Slke endrnger vl bl.a. kunne være budsjettmessge endrnger og beslutnnger om konkunanseutsettng eller rekommunalserng av tjenester. Det gjøres denne forbndelse oppmerksom på de førnger om endrnger som fremgår av den poltske plattformen for det sttende byrådet. Endrnger vl kunne nnebære så vel reduksjon som øknng av oppdragets omfang. Det tas vdere forbehold om endrnger som måtte oppstå som følge av endrnger lover, forskrfter og andre regelverk som legger førnger for utførelsen av oppdraget. Den leverandøren som tldeles kontrakt, vl måtte avstå fra deltakelse konkurranser om oppdrag som vl medføre at kravet tl uavhengghet kommunelovens 79 samt forskrft om revsjon kommuner og fylkeskommuner kke kan oppfylles. 1.6 Kontraktens varghet Kontrakten skal ha en varghet på 2 år, med opsjon for oppdragsgver tl å forlenge kontrakten nntl ytterlgere 2 år, totalt maksmalt 4 år. Oppdragsgver kan velge å nnløse opsjonen på 2 år flere omganger, f.eks. for år av gangen. 2 Gjennomførng av konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og f. Sde 4 av 14

5 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Lov og forskrft er tlgjengelg under lenken regelverk T på Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse henhold tl FOA 14-1 (1), jf 4-2, bokstav a. Dette nnebærer at alle nteresserte leverandører kan g tlbud. Leverandørene må nnlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalfsert, samtdg som de nnleverer tlbudet. Det er ldce tllatt å forhandle på grunnlag av de nnleverte tlbud, jf. FOA 21-1 (1). 2.3 Planlagt framdrft Det er lagt opp tl følgende tdsrammer for gjennomførng av konkurransen frem tl kontrakt nngås. Datoene nedenfor er foreløpge med unntak av dato for nnsendng av spørsmål og tlbudsfrst. Sste frst nnsendng av spørsmål tl konkurransen 11. aprl 2016 Tlbudsfrst 20. aprl 2016, kl Kontroll utvalget 18. ma Vedtak (bystyret) 15. jun 2016 Orenterng om tldelng 16. jun 2016 Kontraktsnngåelse /sgnerng Uke 26/ Endrng av konkurransegrunnlaget Innen tlbudsfrstens utløp har oppdragsgver rett tl å foreta rettelse, supplerng og endrng av konkunansegrunnlaget som kke er vesentlg, jf. FOA 17-2 (1). 2.5 Endrng og tlbakekall av tlbud Tlbud kan tlbakekalles eller endres nntl tlbudsfrstens utløp. Tlbakekallngen skal skje skrftlg. Endrng av tlbudet er å anse som et nytt tlbud, jf. FOA Forbehold Det er adgang tl å ta forbehold dersom de kke er vesentlge. Tlbud som nneholder vesentlge forbehold vl bl avvst, jf. FOA (1), bokstav d. Forbehold skal både være avkrysset på tlbudsforsden og fremgå nøyaktg og detaljert av tlbudsbrevet for å være gyldg. Eventuelle forbehold tl kontraktsteksten skal tlbyder også føre nn blag 5 tl kontrakten. Forbehold skal være presse og entydge slk at oppdragsgver kan vurdere dsse uten kontakt med tlbyderen. Dersom forbeholdet kke lar seg kostnadsberegne vl det kunne føre tl at tlbudet blr avvst. Det anbefales at tlbydere stller spørsmål stedet for å ta forbehold, jf. pkt nformasjonsutvekslngfkommunkasj on. Sde 5 av 14

6 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 2.7 Alternatve tlbud Alternatve tlbud vl kke bl vurdert. 2.8 Avklarnger Ved en åpen anbudskonkurranse er det kke tllatt å endre tlbudene eller forsøke å endre tlbudene gjennom forhandlnger. Det er mdlertd tllatt med avklarnger av tlbudene for å klarlegge uldarheter, såfremt uklarhetene kke er av en slk art at tlbudet skulle vært avvst, jf. FOA 21-1 (1)og(2). 2.9 A vvsnng av leverandør Oppdragsgver plkter å avvse leverandør av årsaker som angtt FOA (1). Oppdragsgver har adgang tl å avvse leverandør av årsaker som angtt FOA (2) Avvsnng av tlbud Oppdragsgver plkter å avvse tlbud av årsaker som angtt FOA (1). Oppdragsgver har adgang tl å avvse tlbud av årsaker som angtt FOA (2) A vlysnng av konkurransen Oppdragsgver kan avlyse konkurransen eller forkaste alle tlbud, dersom det forelgger saklg grunn,jf. FOA Språk Tlbudet skal skrves på norsk Informasjonsformdlng og kommunkasjon Dersom oppdragsgver foretar rettelser, supplernger eller endrnger av konkunansegrunnlaget vl orenterng bl sendt tl alle som har mottatt konkunansegrunnlaget. Oppdragsgver vl benytte for å admnstrere konkurransen frem tl nnleverng av tlbud. Dette kan for eksempel gjelde korrgerng av utlysnngen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endrng av tlbudsfrst, og svar på spørsmål fra leverandørene. Alle henvendelser skal foregå skrftlg tl kontaktpersonen for denne anskaffelsen. LeverandØrer som henter konkurransegrunnlaget fra andre klder enn Doffn, er selv ansvarlg for å skaffe seg tlgang tl denne tlleggsnformasjonen. Eventuelle spørsmål tlknytnng tl konkunansedokumentene fremsettes så tdlg som mulg. Sste frst for nnsendng av spørsmål er mandag 11. aprl Frsten er fastsatt på bakgrunn av at oppdragsgver skal ha tlstrekkelg td å utarbede svar og sende dette svaret ut tl alle tlbydere som tdlgere har mottatt konkurransegrunnlaget. Tlleggnformasjon skal leveres tlbydeme senest 6 dager før tlbudsfrstens utløp, jf. FOA 19-1(6). Sde6av 14

7 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK I I 2.14 Kontaktperson for denne anskaffelsen Kontaktperson vedr. konkurransegrunnlaget: E-post: Innkjøpsseksjonen 2.15 Kostnader ved deltakelse konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader tl deltakelse konkurransen Innstllng på kontraktstldelng Oppdragsgvers nnstllng på kontraktstldelng meddeles rmelg td før kontrakt nngås, jf. FOA Meddelelsen vl være skrftlg og gs samtdg tl deltakerne Offentlg nnsyn konkurransedokumenter I henhold tl Off. 23 (3) vl oppdragsgver holde anskaffelsesprotokollen og tlbudene konkurransen skjermet for offentlg nnsyn frem tl valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysnnger tlbudene som er å anse som forretnngshemmelgheter eller taushetsbelagte personopplysnnger unntatt fra offentlgheten, jf. FOA 3-6, Off. 13 og Fvl. 13. Oppdragsgver vl foreta en selvstendg vurderng av forelggende dokumenter behandlng av nnsynskravet. Off. krever kke at det skal nnhentes samtykke for nnsyn. Når oppdragsgver har skjermet opplysnnger, kan den som har krevd nnsyn anmode oppdragsgver tl å nnhente samtykke for nnsyn dsse opplysnngene, jf. Off. 13, tredje ledd. 3 Krav tl leverandørens kvalfïkasjoner 3 Generelt om kvalfkasjonskrav Kvalflcasj onskrav er mnmumskrav som knytter seg tl leverandørens egnethet tl å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalfkasjonskravene gjennom nnleverng av den dokumentasjon som er angtt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tlbudet. Det kan leveres kop av attester og autorsasjonsbevs, men orgnaldokumentet må kunne forevses etter anmodnng fra oppdragsgver. Manglende dokumentasjon eller mangelflle opplysrlnger vl føre tl at leverandør blr avvst, jf. FOA (1). 3.2 Leverandørens organsatorske og jurdske stllng Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn tl betalng av skatt. Dokumentasjon: $katteattest, utstedt va Mtnn, Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret. Attesten skal kke være utstedt mer enn 6 måneder før tlbudsfrstens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tlsvarende myndgheter det land de er Sde 7 av 14

8 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK regstrert avgftspllctge. Dersom myndghetene aktuelle land kke utsteder slke attester, må leverandøren fremlegge en egenerklærng vedrørende om det forelïgger restanse på skatt og evt. størrelsen på denne. Egenerklærngen må være sgnert. Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn tl betalng av merverdavgft. Dokumentasjon: Merrverdavgftsattest, utstedt va Mtnn, Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret. Attesten skal kke være utstedt mer enn 6 måneder før tlbudsfrstens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tlsvarende myndgheter det land de er regstrert avgftsplktge. Dersom myndghetene aktuelle land kke utsteder slke attester, må leverandøren fremlegge en egenerklærng vedrørende om det forelgger restanse på merverdavgft og evt. størrelsen på denne. Egenerdærngen må være sgnert. Krav: Leverandør skal være et lovlg etablert foretak. Dokumentasjon: frmaattest, som kke er utstedt mer enn 6 måneder før tlbudsfrstens utløp. Bekreftelse for regstrerng bransjeregster eller foretaksregster som foreskrevet lovgvngen det land hvor leverandøren er etablert (gjelder utenlandske selskaper). Krav: Oppfyllelse av kravet tl uavhengghet kommuneloven Ved revsjon av Bergen kommune gjelder kommunelovens bestemmelser om uavhengghet 79 samt forskrft om revsjon kommuner og fylceskommuner mv. 13 tl 15. Leverandøren må derfor g opplysnnger om oppdrag/rådgvnng gtt tl Bergen kommune, og Bergen krkelge fellesråd, slk at det kan gjøres en vurderng av om det forelgger forhold som vl komme konflkt med kravet tl uavhengghet. Dokumentasjon: Egenerklærng vedrørende oppdrag/rådgvnng for Bergen kommune og Bergen krkelge fellesråd fra tl tdspunktet hvor tlbudet blr levert. Erklærngen må omfatte alle oppdrag, både ekssterende oppdrag, og oppdrag som er avsluttet denne peroden. Det må opplyses om hvlken enhet som bestlte oppdraget og gs nærmere opplysnnger om hva oppdraget har gått ut på. Egenerklærng som bekrefter at ledende ansatte leverandørens vrksomhet kke står et slkt forhold tl ledelsen Bergen kommune og Bergen krkelge fellesråd, eller fagansvarlg regnskapsavdelngene eller ansatt som nnehar overordnede økonomfunksjoner, slk at det forelgger nhabltet. 3.3 Leverandørens økonomske og fnanselle kapastet Krav: Selskapets soldtet] LeverandØren må ha tlstrekkelg Økonomsk og fnansell kapastet tl å oppfylle kontrakten. Sde $ av 14

9 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Dokumentasj on: LeverandØren kan dokumentere sn Økonomske/fnanselle kapastet på følgende måter: Kredttratngrapport fra selskap som har konsesjon fra Datatlsynet tl å drve kredttopplysnngsvrksomhet Norge, eventuelt fra selskap med tlsvarende godkjennng medlemsstat EU/E0S. Kredttratngrapporten må være basert på oppdaterte regnskapsopplysnnger. Sste års godkjente årsregnskap med styrets årsberetnng og revsorerklærng. Nystartede selskaper som kke har mulghet tl å fremlegge godkjent årsregnskap, kan fremlegge de regnskapene som er ferdgstlt. Egnede bank-/morselskapsgaranter og/eller relevant ansvarsforskrng. Oppdragsgver anser bank-/morselskapsgaranter eller relevant ansvarsforskrng som egnet, dersom dsse dokumentene dekker oppdragsgvers Økonomske rsko der leverandøren kke har økonomsk og fnansell kapastet tl å oppfylle kontrakten. Med oppdragsgvers Økonomske rsko menes Økonomsk tap som forårsakes av manglènde kontraktoppfyllelse. Morselskap som gr garant, må dokumentere at de på selvstendg grunnlag oppfyller kravet tl «selskapets soldtet». Leverandøren står frtt tl å supplere med annen nformasjon som kan anses som relevant forhold tl vurderngen av om kravet tl selskapets soldtet er oppfylt. Oppdragsgver forbeholder seg mulgheten tl å nnhente kredttratngrapport. Alle nnleverte og eventuelt nnhentede opplysnnger vl danne grunnlag for en helhetsvurderng av om kvalfkasjonskravet er oppfylt. 3.4 Leverandørens teknske og faglge kvalfkasjoner Krav: Gjennomførngsevne - personell Det kreves at leverandøren vser god evne tl å gjennomføre oppdraget tråd med oppdragsgvers behov. Det kreves derfor at leverandør har tlstrekkelg kapastet tl å kunne gjennomføre oppdraget, herunder at leverandør har en bemannng som dekker et bredt spekter av fagkompetanse som er relevant for forvaltnngsrevsjonsoppdrag. Dokumentasjon: Overskt over antall ansatte og årsverk hos leverandøren som vl kunne benyttes ved gjennomførng av henholdsvs forvaltnngsrevsjonsoppdrag og selskapskontroller, fordelt på de ulke typer fagkompetanse og erfarng som leverandøren bestter. Speselt må det oppgs antall personer som vl kunne benyttes for oppdragene og som har utdannng på nvå med master revsjon/høyere revsorutdannng og spesalstkompetanse. Krav: Erfarng fra lgnende oppdrag Det kreves at leverandør har god erfarng fra lgnende oppdrag Dokumentasjon: Sde 9 av 14

10 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Leverandør må fylle ut vedlegg 4 - leveranser de sste 3 år, nkludert deres omfang (antall månedsverk/oppdragets nnhold), verd, tdspunkt og oppdragsgver eller mottaker. referanseskjema, vedrørende de 3 tl 5 vktgste relevante Med relevante leveranser menes tlsvarende leveranser av betydelg størrelse og omfang tl kommuner eller andre offentlge eller prvate oppdragsgvere. Ved kvalfserngen vl oppdragsgver særlg vektlegge leveranser av samme størrelse og omfang som denne anskaffelsen, samt leveranser tl større kommuner eller fylkeskommuner og store organsasjoner. Krav tl kvaltetsstyrng Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvaltetsstyrng og skker prosessgjennomføflng. Dokumentasjon: - Beskrvelse - Ledelsens - Planleggng - Styrng - Gjennomførng, - Kontnuerlg av frmaets rutner for kvaltetsstyrng, med særlg vekt på: ansvar og rslcostyrng av ressurser og kompetanse herunder bruk av revsjonsmetodkk analyse og forbedrng 3.5 Der tlbyder støtter seg på andre foretak for å bl kvalfsert Må tlbyder støtte seg på andre foretak for å kvalfsere seg henhold tl oppdragsgvers kvalfkasjonskrav, skal tlbyder dokumentere overfor oppdragsgver at han vl ha rådghet over de nødvendge ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forplktelseserdærng om dette fra dsse foretakene. For det foretaket som tlbyder må støtte seg på for å oppfylle et kvalfkasjonskrav, må det leveres slk dokumentasjon som det stlles krav om det aktuelle kvalflcasjonskravet. 3.6 Underleverandører Eventuelle underleverandører må ha nødvendge kvalfkasjoner, og det er tlbyders ansvar at underleverandørene har dette. Dersom tlbyder støtter seg på en underleverandør for selv å bl kvalfsert gjelder også dokumentasjonskravene punkt Kravspesïfkasjon 4.1 Generelt om kravspesfkasjon Kravspesfkasjonen er de nærmere defnerte krav som oppdragsgver stller tl de tjenester som skal anskaffes. Dersom den tlbudte tjenesten kke tlfredsstller enkelte av oppdragsgvers krav må dette presseres tlbudsbrevet, jf. pkt. 6.1, tlbudets utformng og leverng dok. 1, tlbudsbrev. Avvkene skal være presse og entydge, og skal være beskrevet slk at oppdragsgver kan vurdere avvlcene uten kontakt med leverandør. 4.2 Kravspesfkasjon Oppdragsgvers kravspesflcasjon fremgår av blag 1 tl kontrakten. Kontrakten er vedlegg 1 tl konkurransegrunnlaget. Sde 10 av 14

11 løs Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 5 Tldelngskrterer 5.7 Tldelngskrterer Tldelngskrterer er de krterer som oppdragsgver skal legge vekt på ved valg av tlbud. En samlet vurderng av tldelngskrterene vl avgjøre hvem av de kvalfserte tlbydeme som blr tldelt kontrakt. I denne konkurransen har oppdragsgver valgt følgende krterum for valg av leverandør: Det Økonomsk mest fordelaktge tlbudet for oppdragsgver I vurderngen av det Økonomsk mest fordelaktge tlbudet vl følgende underkrterer bl vurdert: Ttdelngskrterum 1: Prs Oppdragsgver Ønsker tmeprs henhold tl kontraktens blag 4, Tabell I Prser. LeverandØr må selv dekke oppstartskostnader forbndelse med oppdraget. Dokurnentasjonskrav: Prsene skal oppgs eksk. mva. kontraktens blag 4, Tabell Prser. Tldetngskrterum 2: Løsnng ogforståelse av oppdraget, tlbudt kompetanse Momenter som vl bl vektagt evaluerngen er: Forståelse av særtrekk ved kommunal forvaltnng og økonomforvaltnng. Forståelse av hvordan kommunens organserng har betydnng for leverandørens organserng av leveransen. LeverandØrens forståelse av og beskrvelse av hvordan de vl gjennomføre forvaltnngsrevsjon og selskapskontroll. Leverandørens rolleforståelse forhold tl prosesser som krever samspll med oppdragsgver. Leverandørens forståelse av revsjonsoppdraget en poltsk kontekst. Tlbudt kompetanse - nvå og faglg dybde. LeverandØrens rutner for å skre rett kompetanse/rett person de ulke deler av oppdraget. Dokumentasjonskrav: Beskrvelse av løsnng og forståelse av oppdraget, samt CV for tlbudt kompetanse. Det vl bl lagt lk vekt på henholdsvs løsnng og forståelse av oppdraget, og på tlbudt kompetanse. Den relatve vektngen av krterene er angtt følgende tabell: Ttener 1 1. Prs 40% 2. Løsnng og forståelse av oppdraget, tlbudt kompetanse 60 % SUM 100% Tlbyderen har ansvar for at tlbudet nneholder relevant dokumentasjon knyttet tl de fastsatte tldelngskrterene. Sde 11 av 14

12 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK 6 Krav tl tlbudet 6.7 Tlbudets utformng og leverng Bergen kommune har utarbedet vedlagt kontrakt som standard for alle anskaffelser, jf. vedlegg tl konkurransegrunnlaget. Tlbyder må gjøre seg kjent med de vlkår som framgår av kontrakten mlblag og vedlegg. Dsse vl bl lagt tl grunn ved en eventuell kontraktnngåelse. Deler av tlbudsbesvarelsen fylles ut kontraktsdokumentets blag/vedlegg henhold tl det som er angtt tabellen nedenfor. Leverandør er selv ansvarlg for at hans tlbud svarer på alle krav og avkarngspunkter konkurransegrunnlaget samt vedlegg. Følgende vedlegg tl konkurransegrunnlag og blag tl kontrakten skal fylles ut og legges ved t:111 I I. I 11 nnhold/besvarelse; Dok- Tlbudsbrev_[leverandØmavn] 11 Dudsbrevet skal være datert, undertegnet av person med fullmakt tl å bnde leverandøren, og etter behov og relevans, nneholde nformasjon om følgende momenter: og fullstendg beskrvelse av alle - Nøyaktg avvk og forbehold forhold tl konkurransegrunnlagets bestemmelser. Eventuelle forbehold tl kontraktsteksten m/blag skal tlbyder også føre nn blag 5 tl kontrakten). Hvlke prskonsekvenser en eventuell delng av tlbudet vl ha. Dok2- Tlbudsforsde_[leverandØmavnj Tlbudsforsden (vedlegg 2 tl konkurransegrunnlaget) må nnleveres fullstendg utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt tl å bnde leverandøren. Dok3- Kvahflcasjonskravjleverandømavn] Pabudt dokumentasjon lt kvalfkasjonskrav oppgtt konkurransegrunnlaget. All dokumentasj on/attester skal legges samme dataf1: - Skatteattest for skatt - Skatteattest for mva. - HMS egenerklærng. Eks.: Eks.: Attest for regstrerng relevant bransjeeller foretaksregster (Frrnaattest for norske 1everandØrer Selskapets soldtet Eks.: Gjennomførngsevne Eks.: Erfarng fra lgnende oppdrag (Referanselste, vedlegg 5 tl Sde 12 av 14

13 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK konarransegrnn]aget Eks.: Rutïner for mljøstyrng Eks.: - Kvaltetsstyrng Eks.: Annet generelt Dok4- Oppfyllelse av - Dokumentasjon på oppfyllelse av kravspesfkasjon_[leverandømavnj kravspesffkasjon, jf. blag tl kontrakten. Fylles ut som blag 2 tl kontrakten. Dok5- Tldelngskrterer_[leverandømavn] - fyll ut kontraktens blag 4, tahel prsskjema redgerbart regnearkformat. Eks.: Beskrv mljøperspektvet ved valg av transportør Eks.: Beskrv servce- og leverngsbetngelser Dok6- oppfyllelse av speselle Eks.: Kontrakt àm elektronsk samhandlng kontraktsvlkår_[leverandømavnj over Markedspassen ehandehno, kontraktens bag 3, vedlegg A Eks: Bekreftelse JLO, kontraktens blag 3. vedegg B Eks.: Annet Dok7- Brosjyrematerell_[leverandørnavnj Det kan legges ved relevant brosjyrernaterel som dokumenterer de tlbudte produktene et allment elektronsk format. Tlbudene skal leveres på oppdragsgvers leverngsadresse (kontoradresse) nnen utløpet av frsten. [Bergen kommune Byrådsavdelng. for fnans, konkurranse og eerskap, Innkjøpsseksjonen fortunen etasje 5013 Bergen] [Âpnngstd: kl 09M ] Tlbudet skal leveres paprformat og med orgnale sgnaturer. Det skal leveres [XJ koper av tlbudet. Prsskjemaet skal sgneres av person som har fullmakt tl å bnde selskapet, med ntaler på hver sde. Dette gjelder kke for standard prslster. Dokumentene skal leveres nnsatt rngperm med tydelge sklleblad med faner, nndelt etter den struktur som er angtt ovenfor. Tlbudet (permene) skal merkes på forsde og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: [E0S XXX/2Oxx - produkt! tjeneste]. Innholdet tlbudet skal størst mulg grad være uten noen form for nnbndng, Sde 13 av 14

14 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK plastlommer, stfter, bnders og lgnende. Det skal også leveres en elektronsk versjon form av en cd eller usb-brldce, som skal være skret mot vrus. Den elektronske versjonen må være lesbar MS-programvare eller et allment elektronsk fonnat, for eksempel Adobe PDF-format. Det må kke leveres tlbud va e-post eller telefaks. Tlbudet bør leveres lukket konvolutt/pakke For å skre at tlbudet/forespørselen kke apnes før etter utløpet av tlbudsfrsten, bør konvoluttenlpaldcen merkes med følgende betegnelse: [E0S XXXI2OIX produkt/tjenestel. 6.2 Tlbudsfrst Frst for å levere nn tlbud fremgår av forsden tl dette dokumentet. 6.3 Tlbudsåpnng Det vl kke bl holdt offentlg tlbudsåpnng. 6.4 Tlbudets vedståelsesfrst Tlbudet er bndende for leverandør nntl utløp av vedståelsesfrsten som fremgår av forsden tl dette dokumentet. Bergen, den 18. mars 2016 X(JVCX Sde 14 av 14

15 - Vedlegg 5 EØS [XXX-201X Navn på anskaffelse] FORPLIKTELSESERKLÆRING frma forplkter seg tl å stlle sn kompetanse og kapastet tl rådghet som underleverandør for for frma forbndelse med følgende oppdrag for Bergen kommune: Kontrakt EØS [XXX-201X Navn på anskaffelse] Selskapet skal levere følgende tjenester som underleverandør (beskrv leveransens nnhold kort): Beskrvelse av tlgjengelg [kompetanse] [og] [kapastet] hos underleverandøren: (Forplktelseserklærngen kan omfatte både kompetanse og kapastet, eller bare kompetanse eller kapastet, avhengg av konkurransen. Tlpasses den enkelte konkurranse før utsendelse) Dato/sted frma underskrft (underleverandør) Sde av

16

17 AVTALESKJEMA TIL RAMMEAVTALE MED EN LEVERANDØR - TJENESTEKONTRAKT Avtalereferanse: EØS Avtaleområde: Revsjonstjenester forvaltnngsrevsjon og selskapskontroll For Oppdragsgver: For Leverandøren: Sde av 5

18 BKsak nr.: Rammeavtale mellom: Bergen kommune (heretter omtalt som Oppdragsgver) og [Navn på LeverandØren] (heretter omtalt som LeverandØr) For Oppdragsgver: [Sted/dato] - Sgnatur For LeverandØr: [Stedldato] [Navn på sgnatursetter] [Navn på sgnatursetter] [Tttel] [Tttel] Oppdragsgvers sgnatursetter bekrefter med sn sgnatur på dette dokument at han nnehar de fullmakter som er nødvendge for å bnde sn rarnmeavtalepart under denne avtale. LI Fullmakt henhold tl stllng LI Skrftlg fullmakt vedlagt For oppdragsgver er kontrakten parafert av: Intaler: LeverandØrs sgnatursetter bekrefter med sn sgnatur på dette dokument at han nnehar de fullmakter som er nødvendge for å bnde sn rammeavtalepart under denne avtale. LI Fullmakt henhold tl stllng LI Skrftlg fullmakt vedlagt Denne rammeavtalen er utstedt [antall] eksemplarer, hvorav [antall] beholdes av Oppdragsgver og [antall] beholdes av Leverandør. For Oppdragsgver: For Leverandør: Sde 2 av 5

19 BKsak nr.: Skrftlge henvendelser relasjon tl avtalen Alle skrftlge henvendelser angående dette rammeavtaleforholdet skal sendes tl følgende adresser: Henvendelser tl Oppdragsgver: Henvendelser tl LeverandØr: [Adressat] [Adressat] [Adresse] [Adresse] [Postnummer og poststed] [Postnummer og poststed] Partenes oppnevnte kontaktpersoner (navn, stllng, telefon, e-post) For Oppdragsgver: For Leverandør: [Navn] [Navn] [Stllng] [Stllng] [Telefon] [Telefon] [E-postJ [E-post] Gjeldende avtalevlkår Rammeavtaleforholdet og det enkelte avrop reguleres av dette avtaleskjemaet og vedlagte Standardkontrakt for tjenestekjøp. Med avrop menes en bestllng av en tjeneste nnenfor rammeavtalen 2 Blag tl Standardkontrakt for tjenestekjøp Følgende dokumenter er blag tl $tandardkontrakt for tjenestekjøp: Jle rubnkker skal være krysset av (ja eller ne) Ja Ne 3lag 1: Oppdragsgvers spesfkasjon X 3lag 2: LeverandØrens løsnngsbeskrvelse X 3lag 3: Admnstratve bestemmelser X - Blag 3a: Samhandlngsavtalen X - Blag 3b: Egenrapporterng lønns- og arbedsvllcår X 3lag 4: Samlet prs og betalngsbestemmelser X - Blag 4a: Prsskjema X 3lag 5: Endrnger den generelle rammeavtaleteksten X 3lag 6: Endrnger av leveransen etter rammeavtalenngåelsen X 3lag 7: Opsjoner X ndre blag X For Oppdragsgver: For Leverandør: Sde 3 av 5

20 EKsak nr.: 3 Rammeavtalens varghet Kontrakten gjelder fra og 2 år, med opsjon for Oppdragsgveren tl å forlenge Kontrakten nntl ytterlgere 2 år, total maksmalt 4 år. Oppdragsgver kan velge å nnløse opsjonen på 2 år flere omganger, f.eks. for 1 år av gangen. Evt. forlengng skal skje med mnmum 2 måneders skrftlg varsel før utløpet av en kontraktsperode. Avrop under rammeavtalen kan skje hele rammeavtalens perode. Avrop nnenfor rammeavtalen kan ha varghet utover rammeavtalens varghet Rammeavtalens vlkår skal fortsatt regulere avtaleforholet mellom partene for eventuelle enketkontrakter som løper ut over rammeavtaleperoden, forutsatt at dsse er nngått under rammeavtaleperoden. 4 Rammeavtaletype Med «rammeavtale» menes en avtale nngått mellom en eller flere oppdragsgvere og en eller flere leverandører som har tl formål å fastsette vlkårene for de kontrakter som skal tldeles løpet av en gtt perode. Denne rammeavtalen er en (kryss av): X Rammeavtale med én leverandør der alle vlkår er fastlagt rammeavtalen, jf. avropsprosedyre pkt LI Rammeavtale med én leverandør der kke alle vlkår er fastlagt rammeavtalen, jf. avropsprosedyre pkt Avrop under rammeavtale med én leverandør der alle vlkår er fastsatt rammeavtalen Avrop nnenfor rammeavtaler med én leverandør der alle vlkår er fastsatt rammeavtalen foretas på grunnlag av vlkårene som er fastsatt rammeavtalen. 4.2 Avrop under rammeavtale med én leverandør der kke alle vlkår er fastsatt rammeavtalen Avrop nnenfor rammeavtale med én leverandør der kke alle vlkår er fastsatt rammeavtalen foretas på grunnlag av vlkårene som er fastsatt rammeavtalen. For vlkår som kke er fastsatt rammeavtalen kan Oppdragsgveren forbndelse avropet skrftlg konsultere Leverandøren, og om nødvendg be om at rammeavtalen utfylles. 5 Hvem som kan gjøre avrop Avrop kan gjøres av alle som Oppdragsgver har gtt fullmakt tl å gjøre avrop. Dersom Leverandøren er uskker påom en person har fullmakt tl å gjøre avrop, plkter han å undersøke med Oppdragsgver. For Oppdragsgver: For Leverandør: Sde 4 av 5

21 BKsak nr.: Dersom avrop er gjort av en person uten fullmakt tl å gjøre avrop, og Leverandøren skjønte eller burde ha skjønt at slk fullmakt manglet, skal avropet annulleres slk at Oppdragsgver blr stlt som om avropet kke var skjedd. For slke forhold bærer Leverandøren alle kostnader. 6 Mslghold Konsekvenser av evt. mslghold må hver for seg vurderes særsklt forhold tl rammeavtalen som sådan og det aktuelle avrop. For Oppdragsgver: Sde 5 av 5 For Leverandør:

22

23 xi 0) 0) > 0 DQ L

24

25 FOR - - tevtsorutdmnelse) BERGEN KOMMUNE E0S Tjenestekontrakt blag Blag - Oppdragsgvers spesfkasjon Anskaffelsen gjelder Anskaffelsen omfatter forvaltnngsrevsjonstjenester og selskapskontroll for Bergen kommune. Vdere omfatter anskaffelsen andre oppdrag på nært beslektede områder, hvor kontrollutvalget er bestller, slk som betenknnger og ende kartleggngsoppdrag. Revsjonsplkten og kravene tl utførelsen av og nnholdet denne, er lov- og forskrftsbestemt. Leverandøren forplkter seg derfor tl å levere revsjonstjenester som tl enhver td er henhold tl lov, forskrfl og god kommunal revsjonsskkk, med de tllegg og pressernger som fremgår av dette konkunansegrunnlaget. 2 Nærmere beskrvelse av anskaffelsen 2.7 Generelle krav For revsjonstjenestene gjelder det fl! enhver td gjeldende krav om kommunal revsjon med bl.a. krav, ansvar, plkter og rettgheter for revsor herunder: Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) - kaptel 12 Internt tlsyn og kontroll. Revsjon. Forskrft om revsjon kommuner og fylkeskommuner mv. Forskrft om kontrollutvalg kommuner og fylkeskommuner lov FOR Den tl enhver td gjeldende øvrge lovgvnng som berører oppdraget, samt Øvrg regnskaps- og revsjonslovgvnng. øvrge allment aksepterte standarder. Det lovpålagte revsjonsarbedet utføres på revsors selvstendge faglge ansvar. Oppdragsansvarlg revsor skal ha kompetanse tlsvarende rc ;sor pa mastemva - - -ferknad [BYK1] Dette (kravet om fremstftr etter vrt syn sàmetuhensktsmessghaven Revsjonen skal oppfylle alle krav fastsatt lov forsknft eller annet aktuelt statlg regelverk cotikurranseomforvatmngsrevsjon Her og allment aksepterte standarder. På forespørsel fra kontrollutvalget må revsor g nformasjon, og fremlegge arbedsdokumenter, dokumentasjon for utført arbed og vurdernger. I os nrknptanseog oppd agsansvarlg xevsor 2.2 Forvaltnngsrevsjon og selskapskontroll Forvaltnngsrevsjon Av revsjonsforskrften fremgår forvaltnngsrevsjonens nnhold, jf 7. Parafer / Sde av 4

26 BERGEN KOMMUNE E0S Tjenestekontrakt blag Innholdet forvaltnngsrevsjonen er angtt slk: Forvaknngsrevsjon nnebærer å gjennomføre systematske vurdernger av Økonom, produktvtet, måloppnåelse og vrknnger ut fra kommunestyrets eller fylkestngets vedtak og forutsetnnger. Herunder om a) forvaltnngen bruker ressurser tl å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetnnger, b) forvaltmngens ressursbmk og vrkemdler er effektve forhold tl målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvalmngens styrngsverktøy og vrkemdler er hensktsmessge, e) beslutnngsgrunnlaget fra admnstrasjonen tl de poltske organer samsvarer med offentlge utrednngskrav, f) resultatene tjenesteproduksjonen er tråd med kommunestyrets eller fylkestngets forutsetnnger og/eller om resultatene for vrksomheten er nådd. Forvaltnngsrevsjonen skal utføres samsvar med krav kommuneloven med tlhørende forslcrfter, annet relevant regelverk, god kommunal revsjonsskkk og etablerte, anerkjente standarder, herunder standard for forvaltnngsrevsjon (RSK 001). Ved bestllng av et forvaltnngsrevsjonsoppdrag skal revsor utarbede en prosjektplan. I prosjektplanen skal det redegjøres for prosjektets problemstllnger, revsjonskrterer eller grunnlaget for dsse, metodebruk, tdsplan, tmeomfang og bruk av personell. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget. Navn på oppdragsansvarlg forvaltnngsrevsor og vedkommendes kompetanse skal gå frem av prosjektplanen. Bergen kommune stller krav tl at oppdragsansvarlg forvaltnngsrevsor skal ha kompetanse tlsvarende revsor pä masternv - For hvert forvaltnngsrevsjonsoppdrag skal det gjennomføres og dokumenteres en vurderng av prosjektteamets uavhengghet. Uavhenggheten skal også vurderes fortløpende gjennom prosjektet. Merknad [BYK2]: Ref. kommentar underpkt 21 over, for hvert forvaltnngsrevsjonsoppdrag skal det leveres en prosjektrapport samsvar med kravene RSK 001. Berørte enheter Bergen kommune skal gs anlednng tl å g uttrykk for stt syn på de forhold som fremgår av rapporten, og eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Revsor skal fortløpende rapportere tl kontrollutvalget om resultatet av gjennomførte forvaltnngsrevsjoner. Dt.t skal kke fakmrerts fo; td som medgar tl utarbe;delse av prosjektplaner/ sksser Ytelsen herunder admnstrasjon prosjektene skal nng tlmepnsen - at tl Blag 4, Pkt. J -[Merknad [BYK3] VtforesI3r nt Parafer I Sde 2 av 4

27 -- oversørten - Merknad BERGEN KOMMUNE EØS Tjenestekontrakt blag Selskapskontroll LeverandØren skal føre kontroll med forvaltnngen av kommunens nteresser selskaper m.m. Jf. Kl og 80 (selskapskontroll). Dersom det nngår kontrollutvalgets bestllng, skal det også gjennomføres forvaltnngsrevsjon som en del av selskapskontrollen. Selskapskontroll for Bergen kommune av selskap som omfattes av kommunelovens 80, vl omfatte aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner og/eller Hordaland fylkeskommune eer alle aksjene, nterkommunale selskaper og nterkommunate samarbed som er egne rettssubjekt Merknad [BYK4]; V har fanget opp at leverandørene synes det er nyttg at denne - konkurransegrunnlagel Skal den nngå, setter v nn en oppdatert versjon (v har tt orentert om to nye selskaper på lsten : )et kan egtå!1å Havnevesen - foreta selskapskontroll av Bergen og Omlaud Selskapskontroller skal gjennomføres samsvar med regelverk og anerkjente standarder. [BYK5]: Skal tabellen ut av dokunarntet bør dette avsnstet følge med Ved bestllng av en selskapskontroll skal revsor utarbede en prosjektplan. I prosjektplanen skal det redegjøres for prosjektets problemstllnger, hvlken nformasjon som skal hentes nn og hvordan, tdsplan, tmeomfang og bruk av personell. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget. Parafer I Sde 3 av 4

28 BERGEN KOMMUNE E0S Tjenestekontrakt blag For hver selskapskontroll skal det gjennomføres og dokumenteres en vurderng av prosjektteamets uavhengghet. Uavhenggheten skal også vurderes fortøpende gjennom prosjektet. For hver selskapskontroll skal det leveres en prosjektrapport. Den som utøver kommunens eerfunksjon skal gs anlednng tl å uttale seg om rapportens nnhold, og eventuelle kommentarer bør fremgå av rapporten. Ved forvaltnngsrevsjon av selskap skal styret og daglg leder gs anlednng tl å g uttrykk for stt syn på de forhold som fremgår av rapporten. Revsor skal fortløpende rapportere tl kontrollutvalget om resultatet av gjennomførte selskapskontroller Møter kommunestyret og kontrollutvalget. kommunestyrets møter når saker som har tlknytnng tl revsors oppdrag skal behandles, jfr. revsjonsforskrften for kommuner Oppdragsansvarlg revsor har møteplkt 19. Revsor har også møteplkt bystyrets komteer og oppdragsansvarlg for skal behandles Avgrensng av oppdraget kontrollutvalget når saker revsor er Oppdragsgver er kke forplktet tl å anskaffe et bestemt antall tmer forvaltnngsrevsjon og selskapskontroll pr. år. Som et anslag kan det legges tl grunn et omfang på om lag tmer pr. år, avhengg av behov. Alle oppdrag skal avtales skrftlg på forhånd. Dersom det ved tldelng av enkeltoppdrag oppstår en nhabltetsstuasjon, må dette løses ved at leverandør fraser seg det aktuelle oppdrageurevsjonsprosjektet. Avtalen omfatter kke oppdrag som går ut på å vurdere nnholdet rapporter utarbedet av LeverandØren, herunder fornyet vurderng av det som er undersøkt eller kontrollert («second opnon»). Avtalen omfatter heller kke arbed med overordnet analyse som danner grunnlaget for plan for forvaltnngsrevsj on. Avtalen omfatter kke gransknngstjenester. Parafer / Sde 4 av 4

29 BERGEN KOMMUNE / E0S Tjenestekontrakt blag 3 Admnstratve bestemmelser Fremdrftsplan Avtales mellom partene for hvert enkelt oppdrag, ref. Kontraktens blag 1. 2 Leverngssted Ref. Kontraktens blag 1 og pkt. 10 dette blaget. 3 Leverngstd Avtales mellom partene for hvert enkelt oppdrag, ref. Kontraktens blag 1. 4 Fakturerng LeverandØren skal levere elektronsk faktura tl Bergen kommune på Elektronsk handels format(ehf), fastsatt av Kommunal- og modernserngsdepartementet. Nærmere beskrvelse av formatet fnnes her: For å kunne levere EHF-faktur tl Bergen kommune, må leverandøren nngå avtale med et Alcsesspunkt. Nærmere beskrvelse av hvordan komme Fakturaer som kke har det nnhold som fremgår av pkt gang fnnes her: mottatt. Betalngsfrst løper først fra den dato korrekt falctura er mottatt. Fakturannhold ansees som kke 4.1 fakturafonnat og nnhold Elektronsk faktura skal merkes med bestllers navn og fakturabehandlers ressursnummer. feltet «Party.Contact.dentfer». Det eller er kun ressursnummeret med numerske tall som skal være feltet «party.contact.name Ressursnummeret består av legges 5 6 sffer, og skal legges dette feltet. Bestllers navn skal For nnkjøpsordrer som mottas elektronsk fra Bergen kommunes ehandelsløsnng (va ffx) feltet Order Referencedentfer». Det samme gjelder nnkjøpsordrer på papr som er merket med ordrenummer. For mkjøpsordrer som kke skal Bergen kommunes ordrenummer angs er merket med oppdragsgvers ordrenummer skal dette feltet vært tomt. Organsasjonsnummer tl Bergen kommune må være angtt. Bergen kommune er regstrert med følgende organsasjonsnummer Kop av orgnalfaktura er beskrevet ELMA: PDF-format med referanse mellom selve EHF-transen og flen slk den standarden for EHF-formatet. Vedlegg akseptert. Vedlegget skal være «bakt nn flen» andre formater enn PDF blr kke følgende felt: «Jnvoce.Addtonal_dokument.Reference, og skal leveres som <cbc:embeddeddocumentbnaryobjekt. PDF skal ha med tagen «Commercal nvoce som er det hovedfakturaen skal tagges med når det er vedlegg. Kredtnota skal ha oppdragsgvers ressursnummer eller ordrenummer Party.Contact.Identfer og feltet OrderReference skal være tomt. Det skal være mnst 10 feltet års ntervall hvs leverandør gjenbnker fakturanummer. Sde av 4

30 BERGEN KOMMUNE EØS Tjenestekontrakt blag 3 For Øvrg vses tl den teknske beskrvelsen under: Felt Innhold Invoce.Addtonal_dokument.Refe PDF av orgnalfaktura skal ha med tagen Commercal rence nvoce som er det hovedfakturaen (fakturaforsden) skal tagges med når det er et vedlegg. Den skal leveres som - Dokument - Dokument Dokumentnavn <cbc:embeddeddocumentbnaryobject Det vl s bakt nn flen og kke som egen f tllegg. Reference.Identfer <cbc:d>tbs pdf4cbc:D> <cbc:documentlype> Commercal Reference.DocumentType nvoce</cbc:documenttype> Invoce.OrderReference Oppdragsgvers ordrenummer - OrderReference Eks: <cac:orderreference><cbc:id> cbc:ffl>4 Invoce.Accountng_CustomerParty - Party.Contact.Identfer cac:orderreference> Hvs IKKE det er en nnkjøpsfaktura (fra elektronsk bestllngssystem) skal feltet være blankt Ressursnummer tl bestller Skal kun leveres som et 5 eller 6-sfret nummer. Eks: 4cac:PartyLegalEntty><cac:Contact><cbc:ID> cbc:ID>4cac: Contact> Invoce.Accountng_CustomerParty Bestlers navn - Party.Contact.name Hvs det er en nnkjøpsfaktura kan oppdragsgvers ordrenummer også legges her, da feltet er et må felt 4.2 Fel fakturaformat Faktura som har fel eller mangler forhold tl beskrvelsen 4.1. vl kke bl betalt, men tlbakemeldt som fel. LeverandØr må slke tlfeller sende ny og korrekt faktura med ny fakturadato og tlsvarende ny forfallsdato. Kredtnota skal slke tlfeller kke utstedes/sendes tl oppdragsgver. 5 Godkjente underleverandører Følgende underleverandører er godkjent av Oppdragsgveren: [Fyl ut ved avtatenngåelsej 6 Frst og rutner for møter Det vses tl Kontraktens blag 1 Oppdragsgvers spesfkasjon, særlg pkt. 2 Særsklte krav. Sde 2 av 4

31 BERGEN KOMMUNE EØS Tjenestekontrakt blag 3 7 ehandel (Markedspassen) Bestffng fra Bergen kommune (BK): BK har tatt bruk Markedspassen ehandelno for å foreta bestfflnger på en rekke vareområder. For en nærmere beskrvelse av Markedspassen ehandel.no, henvses det tl nettstedet Løsnngen er foreløpg kke fullt ut tlrettelagt for tjenestekjøp, men Bergen kommune arbeder for å tlrettelegge løsnnger som mulggjør elektronske bestlhnger på alle områder. Det forutsettes derfor at leverandøren kan tlpasse seg elektronsk handel dersom BK stller krav om dette avtaleperoden. $ Krav tl statstkkmaterale 8.1 Statstkkfonnat Oppdragsgver kan kreve at LeverandØren leverer statstkk for tjenester som er levert henhold tl denne kontrakten. Statstkken skal leveres på elektronsk format, som er lesbart og redgerbart (regneark - Excel eller tlsvarende). Hva statstkken skal nneholde nformasjon om, avklares mellom partene ved behov. 9 Admnstratve bestemmelser for lønns- og arbedsvlkår 9.1 Vrkeområde for bestemmelsene pkt. 9 Leverandøren plkter å følge de admnstratve bestemmelsene knyttet tl lønns- og arbedsvlkår, jf. pkt. 9, så langt dsse er gjort gjeldende for denne kontrakten: a) Pkt. 9.2 gjelder for alle kontrakter som er dekket av forskrft om lønns- og arbedsvfflcår, samt for kontrakter med verd over kroner eks. mva som er dekket av allmenngjort tarffavtale. b) Pkt. 9.3 og 9.4 gjelder for alle kontrakter som er dekket av forskrft om lønns- og arbedsvllcår og for alle kontrakter som er dekket av allmenngjort tarffavtale. c) Bestemmelsene pkt vl for øvrg kunne gjøres gjeldende av oppdragsgver ved mstanke om rregulære forhold som gjelder lønns- og arbedsvllcår hos leverandøren eller dennes underleverandører. d) Pkt. 9.5 og 9.6 gjelder for alle kontrakter. 9.2 Egenrapporterng Leverandøren skal gjøre rede for hvordan vrksomheten varetar kravene kontraktens punkt om lønns- og arbedsvllkår. Dette skal gjøres ved å fylle ut skjema for egenrapporterng av lønns- og arbedsvlkår (blag 3, vedlegg B). Med mndre annet er avtalt, skal egenrapporterngen sendes tl oppdragsgver nnen én måned etter kontrakten har startet. Egenrapporterng kan kreves flere ganger løpet av kontraktsperoden. 9.3 Oppdragsgvers rett tl å kreve dokumentasjon Leverandøren skal på forespørsel og nnen tdsfrst satt av oppdragsgver kunne dokumentere at kravene tl lønns- og arbedsvlkår blr overholdt egen vrksomhet og hos eventuelle underleverandører. Dokumentasjonen kontrolleres av oppdragsgver eller ekstem kontrollør engasjert av oppdragsgver. Dokumentasjonen kan ndudere, men er kke begrenset tl, Sde 3 av 4

32 BERGEN KOMMUNE EØS Tjenestekontrakt blag 3 komplett lste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte som drekte medvrker tl å oppfylle kontrakten, overskt over allmenngjorte og/eller landsomfattende tarffavtaler som legges tl grunn for de samme ansatte, nnsyn leverandørens avtalte lønns og arbedsvlkår med eventuelle underleverandører, tmelster, arbedsavtaler, lønnslpper og avtaler om kost og losj. 9.4 Rett tt å foreta annonserte og uannonserte kontroller Oppdragsgver, samt eksteme kontrollører engasjert av oppdragsgver, har rett tl å foreta annonserte og uannonserte stedlge kontroller hos leverandøren, eventuelle underleverandører og ved lokasjonen hvor tjenesten utføres. En stedlg kontroll vl kunne nldudere nnsyn lønns- og personaldata. 9.5 Taushetsplkt vedr. nnhentede opplysnnger Oppdragsgver og eventuell ekstem kontrollør som mottar opplysnngene, har taushetsplkt om opplysnngene dokumentasjonen. 9.6 Ved påleggfra Arbedstlsynet gjelderfølgende Hvs leverandør eller underleverandør får pålegg fra Arbedstlsynet som gjelder lønns og/eller arbedsvlkår, skal leverandøren uten opphold nformere oppdragsgver ved kop av pålegget. Leverandøren eller underleverandøren skal utbedre forholdene pålegget nnen Arbedstlsynets frster. 10 Kommunkasjon mellom oppdragsgver og leverandør Kontrollutvalgets sekretarat er bndeleddet mellom kontrollutvalget og LeverandØr alle forhold som vedrører Kontrakten og arbed som utføres under kontrakten. Kontrollutvalgets sekretarat skal snarest mulg etter nngåelse av Kontrakten sørge for å etablere konkrete skrftlge rutner for kommunkasjon mellom sekretaratet og Leverandøren. Vedlegg tl blag 3: Vedlegg B: Egenrapporterng av lønns- og arbedsforhold Sde 4 av 4

33 (J ae Drektoratet for torvatnng og 1Kr Versjon 4, oppdatert EGENRAPPORTERING AV LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Krav tl Iønns- og arbedsvlkår er omtalt punkt 2 a) [punkt XX] kontrakten. Denne egenrapporterngen er en del av oppfølgngen, beskrevet oppdragsgver nnen én måned etter kontraktsperoden har startet, med mndre annet er avtalt, og kan kreves flere ganger kravene. Den skal sendes tl løpet av avtaletden. Alle spørsmålene skal besvares med utgangspunkt etter planen skal drekte medvrke tl å oppfylle kontrakten hos dere som leverandør eller hos underleverandører. Dersom dere har underleverandører, skal de også fylle ut samme skjema de ansatte, nnlede og utsendte arbedstakerne som drekte medvrker, eller som skal sendes nn sammen med denne rapporterngen. Navn, daglg leder Sted/Dato Underskrft av 3

34 j arbedsvl kår egen vrksomhet -.- Svar utfyllehde på følgende spørsmål: a) Beskrv vrksomheten korte trekk. Inkluder nformasjon om eerstruktur, organsasjonsform, omsetnng, stftelsesdato og organsasjonsnummer, evt. legg ved lenke tl nettsde med denne nformasjonen. b) Hvordan sørger dere for at deres egne ansatte som utfører arbed på denne kontrakten får lønns- og arbedsvlkår henhold tl kontraktsvlkårene? Beskrv systemer og rutner for hvordan dette skal vedlkeholdes kontraktsperoden. c) Hvlke allmenngjorte og/eller landsomfattende tarffavtaler legges tl grunn for arbed utført på denne kontrakten? Legg ved lenker. d) Benytter dere nnled og/eller utsendt arbedskraft? Beskrv så fall hvordan dere varetar deres lønns- og arbedsvlkår kontraktsperoden. gpmhet SVar kort på følgrfde spørsmål: a) Hvor mange ansatte har vrksomheten? b) Hvlke fagområder arbedet de ansatte med? c) Fnnes det særregler og/eller avtaler som regulerer arbedstden utover de almnnelge bestemmelsene arbedsmljøloven og evt. tarftavtaler? Legg avtale. så fall ved lenke tl eller kop av d) Har det vært utskftng av personalet løpet av det sste året? Ang ca. prosentandel. e) Omtrent hvor stor andel er utenlandske arbedstakere? f) Dekker vrksomheten kost og losj? g) Har de ansatte en eller flere tlltsvalgte bsdrften å henvende seg tl? Legg så fall ved kontaktnfo tl vedkommende. h) Har de ansatte en eller flere verneombud bedrften eller et regonalt verneombud de 2 av 3

35 - J kan henvende seg tl? Legg ved L kontaktnfo tl vedkommende... Underlevérandorer 2_L a) Lst opp eventuelle underleverandører, nkludert bemannngsbyråer, som utfører, eller etter planen skal utføre arbedet Norge under denne kontrakten. Lsten skal omfatte fullstendg organsasjonsnavn, organsasjonsnummer og nasjonaltet b) Er kravene nkludert tl tl underleverandøren. lønns- og arbedsforhold deres kontrakter med eventuelle underleverandører? Legg ved eksempel på formulerngene dere bruker kontraktene. c) Hvordan følger dere opp lønns- og arbedsvlkår hos eventuelle underleverandø ter? 3 av3

36

37 - - r 4 BERGEN KOMMUNE EØS Tjenestekontrakt blag 4 Prsbestemmelser lpns Alle prser fremgår av blag 4a prsskjema et skal kke faktureres for td som medgår tl utarbedelse av prosjektplanerl-sksser Dsse ytelsene og admnstrasjon av prosjektene for øvrg skal nnga tmepnsen - Merknad [Al] Flttet fra [spesfkasjonen og noe justert 2 Prsregulerng 2.1 Tdspunkt for regulerng Prsene denne kontrakten kan reguleres årlg, første gang tdlgst ett år etter kontraktsgnerngen. Utgangspunktet for når dette tdspunktet nntreffer er kontraktsgnerng, men slk at nye prser etter prsregulerng tar t å gjelde fra 1. januar, 1. aprl, 1. jul eller 1. oktober. Den dato som nntreffer først, tdlgst ett år etter kontraktsgnerng, legges tl grunn som tdspunkt for endrng av prsene. Prsregulerng skjer med mnmum 45 dagers skrftlg varsel forut for prsregulerngstdspunktet angtt første avsntt. Den part som krever prsreguerng er ansvarlg for å sende varsel, samt utarbede grunnlaget for prsregulerngen ht. pkt Den part som krever et møte vedrørende prsregulerngen, må fremsette dette kravet skrftlg senest 7 dager etter mottak av varsel om prsregulerng. Et slkt møte skal avholdes mnmum 30 dager før det aktuelle regulerngstdspunktet. Der krav om prsregulerng kke er fremsatt nnen ovennevnte frst på 45 dager, bortfaller retten tl å kreve prsendrng frem tl neste regulerngstdspunkt. Da må prsregulerngskrav fremsettes på nytt ht. kontraktens prsregulerngsbestemmelser. 2.2 Indeks for regulerng Prsene skal reguleres på bakgrunn av følgende ndeks: SSB Tabell Tabell: 09529: Regnskap og revsjonstjenester, prsndeks (2010=100) Delndeks, revsjonstjenester Endrnger valutakurser utover det som blr fanget opp av aktuell prsndeks er Levetandørens rsko. Prsregulerng skal skje ved hjelp av prsregulerngsformelen nntatt under. P1=P0+(P0*((l l-i0)[10)) P1 = Prsen som skal betales (eksklusve mva). P0= Bassprs (eksklusve mva), dvs. tlbudsprs for tdspunkt 1 Parafer I Sde av 2