Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og II) ved anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og II) ved anskaffelse av: Rammeavtale for levering av rørtekniske arbeider

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsen Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Tilbudskonferanse Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av tilbud Lønns- og arbeidsvilkår Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsstruktur Innbinding, pakking og merking Vedståelsesfrist Kontrakt Tilbud på hele eller deler av leveransen Alternative tilbud Forbehold og endringer Tilbakekalling av tilbud Avvisning av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier og evaluering Tildelingskriterier Evaluering Side 2 av 12

3 9 Avslutning av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Side 3 av 12

4 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca studenter og ca ansatte. Bygningsmassen består av ca. 100 bygninger på forskjellige steder i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. UiO drifter og forvalter m2 egne bygninger, og ca m2 leide arealer. Det skjer kontinuerlig endringer i arealene. Bygningsmassen har høy kvalitet når det gjelder arkitektur, materialbruk og detaljer. Mange av anleggene og enkeltbygningene har stor antikvarisk og kulturhistorisk verdi. Denne anskaffelsen er administrert av Plan- og eiendomsseksjonen i Teknisk avdeling som har ansvar for planlegging, utvikling og drift av UiOs bygningsmasse. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsen Avtalene skal dekke UiOs løpende behov for rørtekniske arbeider. Leveransen er nærmere spesifisert i vedlagt rammeavtale, bilag 1. Unntatt fra avtalen er store ombygningsprosjekter og nybygg hvor disse tjenestene er en del av en egen entreprise. Ved oppdrag med estimert verdi over eks. mva, vil UiO så langt det er mulig tildele oppdrag ved å benytte intern konkurranse mellom de to valgte leverandørene (minikonkurranse). UiO vil i sistnevnte tilfelle benytte tildelingskriteriene fastsatt i konkurransegrunnlaget for minikonkurransen. For oppdrag med estimert verdi under eks. mva vil UiO så langt det er mulig fordele oppdragene likt på de to leverandørene. Det antas at total omsetning for begge avtalene vil ligge på ca. 10 mill. kr ekskl. mva, per år. Dette er ment som veiledende informasjon, og UiO kan ikke forplikte seg til noe bestemt kjøpsvolum i avtaleperioden Kontraktstype For oppdraget skal det inngås rammeavtale med en leverandør. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 2 år/1+1, til sammen maksimalt 4 år. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin ( på dato angitt i pkt Side 4 av 12

5 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består følgende deler: Del 1 (dette dokument) som inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 2 inneholder kontrakten for denne anskaffelsen inklusive tekniske krav til anskaffelsen. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Kontraktsbestemmelser med bilag som nevnt i bilagslisten i kontrakten. Prisskjema 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Tove Kristiansen Innkjøpsrådgiver innkjop@ta.uio.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 12:00 Tilbudsfrist kl. 12:00 Tilbudsevaluering Uke 45 Kontraktstildeling Karensperiode Kontraktsignering Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse Side 5 av 12

6 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 3 Lønns- og arbeidsvilkår Dersom denne konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeid i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder egne krav og beføyelser knyttet til dette, jf. del 2 Kontraktsbestemmelser. 4 Konfidensialitet og offentlighet 4.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. 4.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Leverandørene skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet, eller levere en oversikt over hvilke deler man anser er unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova Side 6 av 12

7 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsstruktur Tilbud skal leveres elektronisk på minnestikk/minnepenn eller CD/DVD som skal være tydelig merket med leverandørens navn. Tilbudet skal være strukturert i mapper med dokumenter som beskrevet nedenfor. Dokumentene skal leveres i pdf format. Det skal ikke opprettes undermapper og filnavnet skal ikke overskride 40 tegn. Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter: Mappe nr. 1. Dokumentasjon: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde følgende: Leverandørens adresse og kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. pkt Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren. Opplysninger om eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget eller kontrakten, jf. pkt Dokumentasjon kvalifikasjonskrav Tilbyder skal legge ved dokumentasjon i henhold punkt i dette konkurransegrunnlaget. 3. Dokumentasjon av tildelingskriterier Tilbyder skal legge ved dokumentasjon av tildelingskriterier, jf. pkt Priser: Vedlagte Prisskjema skal fylles ut. Det skal ikke endres på formatet i prisskjema. Prisene skal oppgis inklusive alle avgifter, men eksklusiv mva. For å kunne sammenligne tilbudene er det helt nødvendig at prisskjema er komplett, dvs. at alle celler som er markert gult er utfylt (merk at det er 2 faner i prisskjemaet). Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. Kvalitet: Leverandørens løsningsbeskrivelse. Herunder leverandørens redegjørelse for oppfyllelse av kravspesifikasjonen, leverandørens organisasjon for gjennomføring av oppdragene ved UiO og hvordan oppdragene tenkes gjennomført. Kompetanse og erfaring på tilbudt personell dokumenteres med CV. 4. Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt Annen relevant informasjon 5.2 Innbinding, pakking og merking Det elektroniske tilbudet skal leveres i lukket emballasje som skal merkes med Tilbud Rørtekniske arbeider. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfristen Side 7 av 12

8 5.4 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i del 2 Kontraktsbestemmelser. 5.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 5.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 5.7 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt. 5.1 nr. 4. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 5.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 6 Tilbudslevering 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Tilbudet skal leveres til: Universitetet i Oslo Teknisk avdeling Problemveien 7 Lucy Smiths hus (Administrasjonsbygningen), 8 etasje Oslo Merk at tilbudet må leveres direkte til Teknisk avdeling. Universitetets postboks og e- post kan ikke benyttes Side 8 av 12

9 6.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert med mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne skjemaet for HMS egenerklæring som er gjengitt i vedlegg 2 til Forskrift om offentlige anskaffelser som mal.se: html#map Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig Norske leverandører: etablert foretak. Firmaattest Side 9 av 12

10 Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha Kredittratingrapport, ikke eldre enn 6 mndr., fra Dun tilstrekkelig finansiell styrke til å & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. kunne oppfylle kontrakten. Dersom slik kredittrapportering ikke foreligger, kan leverandøren som alternativ vedlegge regnskap med revisorberetning for siste 2 regnskapsår. Ovennevnte informasjon skal også leveres for evt. morselskap. 7.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha Egen virksomhet: tilstrekkelig gjennomføringsevne. Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Leverandøren må ha tilstrekkelig kapasitet Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Tilbyder må kunne dokumentere tilstrekkelig kapasitet for den oppdragsmengden som kan påregnes. Attester fra lignende leveranser de tre siste årene. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å få til, skal leverandøren levere en liste over alle relevante oppdrag med beskrivelse i henhold til punktene ovenfor Side 10 av 12

11 Leverandøren skal ha offentlig godkjenning for å kunne gjennomføre rørtekniske arbeider Tilbyder må ha lærlingordning Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. Leverandøren skal vedlegge kopi av sentral godkjenning. Leverandøren skal dokumentere tilknytning til lærlingeordning og beskrive sin lærlingeordning. 8 Tildelingskriterier og evaluering 8.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor. TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT % Priser Pris på tilbudte tjenester og varer. 60 Forbehold som har innvirkning på prisene Kvalitet Leverandørens løsningsbeskrivelse. Herunder vurderes leverandørens redegjørelse for oppfyllelse av kravspesifikasjonen hvordan oppdragene ved UiO tenkes gjennomført leverandørens organisasjon for gjennomføring av oppdragene ved UiO Leverandørens kompetanse/erfaring på tilbudt personell innenfor ulike type rørtekniske arbeider Forbehold som har innvirkning på ytelsenes kvalitet Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 0 er lavest. Tildelingskriterium pris vil bli vurdert etter forholdsmessig metode hvor tilbyder med beste pris får 6 poeng. Øvrige får poeng etter følgende: Poeng (leverandørn)=6*(timepris beste leverandør)/timepris leverandørn. For tildelingskriterier kvalitet vil tilbudet(tilbudene) som UiO vurderer som best få 6 poeng. For de øvrige tilbudene, gis de score i forhold til hva oppdragsgiver vurderer som den relevante forskjellen fra tilbudet med høyest score Side 11 av 12

12 9 Avslutning av konkurransen 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått Side 12 av 12