NAV REFUSJONER GRUNNKURS. Webinar 27 mai 2020

Transkript

1 NAV REFUSJONER GRUNNKURS Webinar 27 mai 2020

2 AGENDA Tjenesteløsning for refusjoner fra NAV Kort om relevant regelverk Digital sykemelding og inntektsmelding Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Rapporter

3 Tjenesteløsning for refusjoner fra NAV Systemstøtte Grensesnitt (Altinn, bank) Tilganger (tilpasset tjenestemodell) Programmer (transaksjonskoder) Rapporter Rutiner Kjøreplan Sjekkliste Blanketter Dokumentasjon DFØ brukerdokumentasjon Kundenotat

4 Tjenesteløsning for refusjoner fra NAV Løsningen omfatter : Sykepenger Omsorgspenger Pleie- og opplæringspenger Svangerskapspenger Foreldrepenger Feriepenger av refusjoner (Reisetilskudd) Nav er premissleverandør - Forvalter regelverket, driver saksbehandling og fatter vedtak - Leverer data i form av cremulfil og oppgjørsrapport

5 Tjenesteløsning for refusjoner fra NAV - Automatisk utfylling og innsending av elektronisk inntektsmelding til NAV. - Program som beregner påløpte refusjonskrav. - Elektronisk innlesing av oppgjørsrapportene K27 og tilhørende bankfiler. - Kontrollrapport som viser beregnet krav mot faktisk mottatt refusjon. - Automatisk utligning av differanser ved behov.

6 AGENDA Tjenesteløsning for refusjoner fra NAV Kort om relevant regelverk Digital sykemelding og inntektsmelding Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Rapporter

7 Regelverk Nav refusjoner Folketrygdloven (FTL) Kap. 8 Sykepenger Kap. 9 Stønad ved barns og andre nære pårørendes sykdom Kap.14 Ytelser ved svangerskap, fødsel og adopsjon Kap. 22 Utbetalinger Ferieloven (FL) Hovedtariffavtalen (HTA) 1 mai april 2020 ( september 2020)

8 Regelverk Nav refusjoner Omfang For å få rett til sykepenger, er det et alminnelig vilkår at vedkommende er medlem av folketrygden, jf. FTL kap. 2 og har vært i arbeid i minst 4 uker (opptjeningstid) Antall dager med sykepenger Det ytes normalt sykepenger i 248 dager de siste 3 årene (260 dager inkludert arbeidsgiverperioden). Ny sykepengerett gis etter 26 uker i arbeid. Jf. FTL Arbeidsgiver dekker selv sykepenger til den ansatte i arbeidsgiverperioden (16 kalenderdager).

9 Regelverk Navrefusjoner Hva kan du få? - Du kan ikke få stønad for den delen av inntekten som overstiger 6 G det gjennomsnittlige grunnbeløpet i folketrygden - Pr G = kr ,- ( ,- /12 /21,67 dagsats 2 304,-) - Gjennomsnittlig pr år 1 G = kr ,- (Dette tilsvarer en årsinntekt på kr ,-) Beregningsregler for sykepenger - Arbeidsgiver skal fastsette grunnlaget for ytelsen til en månedsinntekt. - Månedsinntekten skal som hovedregel fastsettes ut fra et gjennomsnitt av den inntekten som er rapportert til a-ordningen i de 3 siste kalendermånedene før første fraværsdag.

10 Regelverk Navrefusjoner Egenmelding IA-avtale (HTA) - 8 dager sammenhengende, - totalt 24 i løpet av 12 måneder - (unntak Corona 16 sammenhengende dager x 4 totalt 64 dager ) - Vedtak kronisk syk refundert alle enkeltdager - Ved sykemelding over 16 dager må den ansatte ha gjenopptatt arbeidet i 16 kalenderdager

11 Regelverk Nav refusjoner Omsorgspenger FTL Nødvendig tilsyn og pleie av sykt barn hjemme eller i helseinstitusjon - Dersom barnepasser er syk - Ved legebesøk - Gis til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år. - Ved kronisk sykdom/funksjonshemming året barnet fyller 18 år. - Antall dager ; 10,15, 20, 30 ( Korona dobbelt antall ) - Det kreves vedtak fra NAV for å få rett til mer enn 10 stønadsdager - Arbeidsgiver kan kreve refusjon fra NAV fra 11. dag ved utvidet kvote.

12 Regelverk Navrefusjoner Opplæringspenger FTL kap Til foreldre eller andre som har omsorg for barnet. Du kan få opplæringspenger hvis du er yrkesaktiv og har omsorg for et langvarig sykt eller funksjonshemmet barn. Flere omsorgspersoner kan få opplæringspenger samtidig.

13 Regelverk Navrefusjoner Pleiepenger FTL kap Tilsyn og pleie av barn grunnet sykdom eller skade under 18 år Livstruende eller alvorlig sykdom, utviklingshemming - ingen aldersgrense Personer som er hjemme og pleier nærstående ved forventet dødsfall Gis fra første fraværsdag og kan graderes ned til 20%. Per barn i 1 år (260 dager) med full kompensasjon, deretter 4 år med 66%

14 Regelverk Navrefusjoner Svangerskapspenger FTL 14-4 Arbeidet, eller forhold på arbeidsplassen, medfører risiko for skade på fosteret. Det er et krav til at det ikke er mulig med omplassering eller tilrettelegging til annet arbeid. Ytes fra det tidspunktet medlemmet må slutte i arbeidet og fram til tre uker før fødselen (skjema: arbeidstilsynet.no). Hvis du kan redusere arbeidstiden, og fortsatt være i jobb, kan du få graderte svangerskapspenger. Hvis du er syk, kan du ha rett til sykepenger.

15 Regelverk Nav refusjoner Foreldrepenger FTL kap Beregning av foreldrepenger etter de samme reglene som for sykepenger fra trygden (FTL 14-7). Stønadsperioden for foreldrepenger: Ved fødsel er stønadsperioden 49 uker med full sats eller 59 uker med redusert sats. Ved flerbarnsfødsler utvides stønadsperioden med: 5 uker ved full sats (100% dekningsgrad) 7 uker ved redusert sats (80% dekningsgrad Uttak av foreldrepenger Foreldrepenger kan tas ut sammenhengende eller kombineres med arbeid og ferie. Kun ferie etter ferieloven (4 uker og 1 dag) kan tas ut i perioden. Må ha vært tatt ut innen tre år, eller før du får nytt barn.

16 Regelverk Nav refusjoner Foreldrepenger uttak dekningsgrad 100% eller 80% Kvote 100% uttak 80% uttak Forbeholdt mor 3 3 Mødrekvote Fedrekvote Fellesperiode Sum Fleksibelt uttak Både mor og far kan søke om fleksibelt uttak i hele stønadsperioden (unntatt tre uker før termin, og seks uker etter fødsel. Du kan strekke perioden over lengre tid ved å ta delvis (gradert) uttak av foreldrepenger samtidig som du arbeider deltid. Du kan utsette perioden med foreldrepenger fordi du arbeider fulltid.

17 Regelverk Navrefusjoner Ferieavikling under sykdom Ferieloven og HTA Arbeidsuførhet før ferien - Kan kreve ferien utsatt - Må være 100 % arbeidsufør Delvis sykemeldt før ferien - Gir ikke grunnlag for utsettelse av ferien - Ingen særregler for delvis arbeidsufør

18 AGENDA Tjenesteløsning for refusjoner fra NAV Kort om relevant regelverk Digital sykemelding og inntektsmelding Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Rapporter

19 Digital sykemelding - inntektsmelding 15 januar 2018 ble sykmelding og søknaden digitalisert for alle arbeidstakere. Arbeidstakere får digital sykemelding hos fastlegen. Noen er unntak og leverer på papir; - Spesialisthelsetjenesten - Behandlingsdager? - Reisetilskudd - Fysio og manuell terapeuter - Tannleger Digital inntektsmelding innført i desember Arbeidsgiver må sende digitalt fra eget lønnssystem/altinn.

20 Digital sykemelding - inntektsmelding Altinn pålogginger og tilganger Digitale sykemeldinger går til virksomhetens innboks i Altinn. Fagbruker må ha rett rolle og e-postadresse Leder og fagbruker får varsel om sykmelding (del C) og søknad ( del D)

21 Digital sykemelding - inntektsmelding Digitalisering av sykemeldt fravær ansatt Nav.no

22 Digital sykemelding - inntektsmelding Søknad om sykepenger krav sendes Nav Ansatte må sende og fylle ut : Sykmelding ( del C ) - Bekrefte leder og fravær Søknad om sykepenger (Del D) - Egenmelding - Entall timer eller % på jobb - Ferie - Flere arbeidsgivere - Utdanning - Sende søknad i «Navportal»

23 Digital sykemelding - inntektsmelding Basiskunder: - Henter selv sykmelding fra Altinn og registrerer fraværet i SAP. - DFØ sender inntektsmelding daglig fra SAP. Fullservicekunder: - DFØ/robot henter sykemelding og registrerer fraværet i SAP. - DFØ sender inntektsmelding daglig fra SAP. Gamle sykemeldinger/del D sendes fortsatt til NAV: - Frist 3 måneder. - Underskrevet av den ansatte. - Ferie skal være angitt.

24 Digital sykemelding - inntektsmelding RPA Robot innlesing av sykemeldinger (DFØ for fullservicekunder) Roboten henter sykmelding (del C) og søknad om sykepenger (del D) fra Altinn. Roboten leser inn del C der det ikke er konflikt med annet fravær i IT2001. Der det er konflikt med IT2001 må sykemeldingene registreres manuelt. Det kan være: - Tilstedetid - Ferie - AAP - Overlappende sykemeldinger

25 AGENDA Tjenesteløsning for refusjoner fra NAV Kort om relevant regelverk Digital sykemelding og inntektsmelding Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Rapporter

26 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Registrere fravær i Sap Fraværsarter i IT2001 som er refusjonsberettiget: 110 Sykemelding fra lege 176 Permisjon i svangerskap 112 Syk behandlingsdager 120 Egenmeldinger 130 Yrkesskade m/sykemelding 140 Yrkesskade m/egenmelding 170 Delvis sykemelding 175 Svangerskapsrelatert sykdom 410 Perm v/fødsel/adopsjon 100% 415 Perm v/fødsel/adopsjon 80% 420 Graderte foreldrepenger 100% 425 Graderte foreldrepenger 80% 460 Pleie/utd.relatert fravær 470 Sykt barn (utover 10 dager)

27 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP For forklaringer på de ulike fraværskoder, bruk brukerdokumentasjonen. Eksempel: Kode 175 og kode 176

28 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Registrere fravær i Sap Transaksjonskode PA20/PA30 (Stamdata) Sykemeldinger registreres i IT2001 (fravær). For hver nye sykemeldingsperiode registrer man en ny forekomst. Ved delvis sykemelding registreres % arbeidsfør. Fraværskvote «sykt barn» oppdateres i IT2006. IT41 (datoangivelser) maksdato NAV.

29 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Registrere fravær i Sap Fraværsopplysninger registreres fortløpende i SAP. Fravær registreres i PA30 - IT2001. Registreres med kode og start/slutt dato.

30 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Registrere delvis fravær i Sap Delvis sykemelding registreres med fraværstype 170 Registrere fra dato og til dato Husk: legg inn prosent arbeidsfør Feltet prosent arbeidsfør kommer bare frem for koder som tillater registrering med prosent.

31 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Registrere refusjonsberettiget vedtak - For å få registrert syke barn utover 10 dager kreves det: Vedtak fra NAV At deltype 2 (Barn) er vedlikeholdt i IT0021 Kvote 50 Sykt barn i IT2006 er utvidet Registrering av kronisk sykdom, enten at den ansatte selv er kronisk syk eller at den ansatte har kronisk sykt barn, krever at IT0028 er vedlikeholdt Kopi av vedtaket må være levert arbeidsgiver. Fullservicekunder kopi av vedtaket sendes i egen sak for registrering

32 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Registrere refusjonsberettiget vedtak

33 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Registrere refusjonsberettiget vedtak Registrer startdato for vedtak under «undersøkelsesdato». Velg deretter aktuell deltype (resultat).

34 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Registrere refusjonsberettiget vedtak Det skal også registreres vedtaksdato slutt og kode for slutt på kronisk syk. Vedtaket vil da se slik ut i IT0028

35 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Registrere permisjoner Permisjoner på 15 dager eller lenger skal alltid registreres som en saksgang (PA40). Forlengelse/endring av en permisjon skal alltid skje i permisjonstiden: Ingen egen saksgang, endringene gjøres i IT2001 Ved store endringer anbefales det alltid å ta en saksgang. Eks: Forlengelse på helt nye vilkår Overgang fra fødselspermisjon til permisjon uten lønn

36 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Generere refusjonskrav i Sap Transaksjonskode PC00_M20_RMB_MAIN Forutsetter at aktuelle infotyper er registrert. Rapporten leser alt refusjonsberettiget fravær og genererer data som grunnlag for utskrift av skjema som sendes NAV. Så lenge relevant fravær er korrekt registrert, vil programmet ta hensyn til: Sammenlegging av sykdomsperioder (arbeidsgiverperioden) Ferie i sykemeldingsperioden (når ferie er registrert i IT 2001) - For fullservicekunder gjøres denne jobben av DFØ.

37 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Generere refusjonskrav i Sap Generere refusjonskrav - PC00_M20_RMB_MAIN TP-dager er de dagene NAV betaler Arbeidsgiverperioden trukket i fra.

38 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Digitalinntektsmelding i Sap Inntektsmelding transaksjonskode PC00_M20_RMB_PRINT Når denne rapporten kjøres lages følgende skjema: - NAV _Inntektsmelding - NAV _Skjema der det foreligger vedtak om fritak i arbeidsgiverperioden (eks. kronisk sy - kdom

39 Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Digitalinntektsmelding i Sap Transaksjonskode: PC00_M20_RMB_PRINT Inntektsmelding XML format Ytelse Bedriftsnr. Fødsels.nr. Arbeidsgiverperiode Inntekt Første fraværsdag (NAV

40 Elektronisk Inntektsmelding sendes inn av DFØ. - Kronisk syk egenerklæring skrives under av arbeidsgiver og den ansatte. - Sendes NAV med egen forside. Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Digitalinntektsmelding i Sap Nav refusjon arbeidsgiverperiode Transaksjonskode: PC00_M20_RMB_PRINT

41 Systemløsningen Innbetaling fra Nav Innbetaling til bank fra Nav Leses automatisk inn i SAP tidlig i måneden (før HL). Ingen personopplysninger DZ bilag er innbetalinger fra NAV: - Debitor NAV i SAP (FBL5N

42 Systemløsningen Innlesing K27- rapport i Sap K27- rapporten blir lagt ut på Altinn.no i begynnelsen av måneden K27-rapporten kommer i filformat pdf og csv Viktig at rapporten blir lest inn i SAP før hovedlønnskjøring. Reisetilskudd inngår i K27 og tilhørende Cremulfil. Feriepenger i en egen kolonne på oppgjørsrapporten (K27). Basis og delservice kunder leser selv inn oppgjørsrapport fra Nav. - For fullservicekunder gjøres dette av DFØ. K27- rapporten lagres på et sikkert filområdet. For fullservicekunder lagres rapporten (både pdf. og csv-filen) på Opal_con

43 Systemløsningen Innlesing K27 rapport i Sap Ved innlesning av K27 benyttes transaksjonskode: PC00_M20_URMB Dato for inneværende måned Csv.fil lagret på server hentes

44 Systemløsningen Innlesing K27 rapport i Sap Ved innlesning av K27 benyttes transaksjonskode PC00_M20_URMB Kontrollere om ansatte har blitt avvist og feilposter

45 Systemløsningen etter hovedlønnskjøring Månedlig kontroll av beregnet krav i Sap og mottatt refusjon fra Nav Transaksjonskode PC00_M20_RMB_RECON Kontrollrapport som avdekker eventuelle avvik mellom krav og mottatt beløp. Differanser kan identifiseres og utlignes. For fullservice gjøres utligning av DFØ NAV refusjoner fra 2018 og tidligere kan ikke lenger avstemmes i Recon fra 1. januar 2020.

46 VIDEO

47 Systemløsningen etter hovedlønnskjøring Månedlig kontroll av beregnet krav i Sap og mottatt refusjon fra Nav Rapport transaksjonskode: PC00_M20_RMB_RECON

48 Systemløsningen etter hovedlønnskjøring Månedlig kontroll av beregnet krav i Sap og mottatt refusjon fra Nav Rapport transaksjonskode: PC00_M20_RMB_RECON Når fravær er registrert og hovedlønn kjørt, vil rapporten vise både genererte krav og mottatt refusjonsbeløp (IT14 - OREF) Merk at fullservicekunder ikke har autorisasjon til å benytte «Avstem» - gjøres av DFØ etter avtale med kunde

49 Systemløsningen etter hovedlønnskjøring Oppfølging av refusjonskrav Krav - grunnlaget er fraværsregistrering i Mottatt refusjon - grunnlaget finnes i IT14, lønnart OREF

50 Systemløsningen etter hovedlønnskjøring Den månedlig kontrollen kan omfatte følgende oppgaver; Benytt kommentarfeltet til intern informasjon, forklaring på differanser, når innsendt inntektsskjema, kontakt med NAV mv. Kontroller krav med refusjonstype refunderbar AP (dvs. kronisk syk, kronisk syke barn, svangerskapsrelatert sykdom). Sjekk at skjema for foreldrepermisjon e-skjema YWF_VIS_SKJEMA er sendt inn. Krav med refusjonstype omsorgsdager (fraværstype 470), kontroller om kravet er reelt. Sjekk kvote i IT 2006.

51 Systemløsningen etter hovedlønnskjøring Den månedlig kontrollen kan omfatte følgende oppgaver; Avstem krav som ikke er reelle og mindre differanser. Når refusjon fra NAV ikke er mottatt 2 måneder etter innsendelse, ta kontakt med NAV. Ved differanse mellom krav og mottatt refusjon sjekk følgende: - Er refusjon for hele sykemeldingsperioden mottatt - Er sykemelding og eventuell ferie registrert rett? - Er det registrert inn egenmeldingsdager etter at inntektsopplysningsskjema er generert? - Send evt. nytt korrigert inntektsopplysningsskjema

52 Systemløsningen etter hovedlønnskjøring Oppfølging av refusjonskrav mulige feilkilder ; - Feil informasjon om avvikling av ferie - Feilregistrert dato eller gradering - Overgang sykdom/foreldrepermisjon - Endringer mellom plan og vedtak i foreldrepermisjon - Lønnsoppgjør som gir rett til høyere refusjon - Egenmeldinger - Mellom år syk over 60 dager bruke fraværstype 199 Lønn utover trygdeperiode

53 Systemløsningen oppfølging av feriepenge Den månedlig kontrollen kan omfatte følgende oppgaver; Refusjonsavstemmingsrapport PC00_M20_RMB_RECON velg variant: CUS&OPAL01 Avstemming feriepenger syk CUS&OPAL02 Avstemming feriepenger fperm Når variant CUS&OPAL01 velges vil alle forekomster for sykepenger framkomme, og ved utligning vil lønnart REC5 genereres på IT0015. Tilsvarende vil lønnart REC6 bli generert ved valg av variant CUS&OPAL02. Lønnartene vil utligne differanser på gjennomgangskontiene for feriepenger samt debitor NAV i SAP.

54 Systemløsningen oppfølging av feriepenger Når det gjelder personer som har sluttet i løpet av fjoråret er det nødvendig med en manuell oppfølging i det lønnarten som genereres ved utligning settes til 1. januar inneværende år Dette løses ved at personer som har fratrådt må identifiseres. Velg variant; - CUS&OPAL03 Avstem. Feriep. Syk++sluttede - CUS&OPAL04 Avstem. Feriep. Fperm sluttede Når personene er identifisert kan utligning utføres samtidig som feltet «avregning til» i IT0003 må oppdateres med en dato i påfølgende lønnskjøringsperiode. Ansatt har vært syk i Da vil det bli generert et krav som vil ligge på feriepenger 2020.

55 AGENDA Tjenesteløsning for refusjoner fra NAV Kort om relevant regelverk Digital sykemelding og inntektsmelding Systemløsningen NAV refusjoner i SAP Rapporter

56 Aktuelle rapporter Lønnartrapport PC_00_M99_CWTR -Variant cus&opal 8K -Konterte krav til NAV Yhr_maksdato Yhr_frav - Variant cus&opal12 - Fravær knyttet til refusjoner Yhr_vedtak - Hva står i IT0028 -Variant cus&opal 82 -Refunderte sykepenger - OREF -Variant cus&opal 8V -Refunderte feriepenger - VREF -Variant cus&opal 8W -Variabelt refusjonsgrunnlag -Variant cus&opal 8Z -Fast refusjonsgrunnlag

57 Regnskap SAP Cremulfil fra bank K27 fra NAV/Altinn Oppsummering av Nav refusjonsløsningen Utligne debitor NAV hvis cremulfiler mangler eller gjelder innbetaling utenom løsningen. Registrere grunnlagsdata og fravær Kjøre Main, sjekke Print og sende til NAV Kontrollere genererte krav og mottatte refusjon RECON Ca. 7. Følge opp feilkonto 15. neste mnd. DZ bilag til regnskap Bokføre datauttrekk fra HL SAP Hvis K27 ikke er lest inn i SAP må dette føres manuelt i Agresso Avstemme refusjoner fra NAV 57

58