KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Møte med RS om valgkomiteen Mandag (24.01) tok jeg inititativ til å møte de som sitter i GF komiteen i RS for å skape bevissthet rundt valget 10. mai så tidlig som mulig. Det viste seg å være et langt bedre utgangspunkt enn fryktet i det alle fremmøte hadde forholdsvis lik formening om arbeidsfordelingen mellom Kvast og RS, og hva som kreves av en valgkomité. Vi krysser fingrene for at kandidater melder seg over de kommende uker og måneder. Arbeidsmøte med driftsansvarlig På mandag (24.01) fikk jeg til et arbeidsmøte med driftsansvarlig, og har nå snakket med eksten, intern, prosjekt og pr om de respektive prosjektene i handlingsplanen. Dorgeforhandlingsmøte Dorgeforhandlingsmøte tirsdag kl. 17:00 vil bli orientert om i møte. Majoriteten av Kvast kommer til å være tilstede, og tema er vedlegg 3 interngoder. Saker den kommende tiden Nå står Påskekvarteret og Sommerkvarteret først på plakaten, deretter kommer etableringen av Vaktselskap til å få oppmerksom til Kvastmøte i neste uke. Fra andre uken i februar blir det et spennende arbeid, spesielt for prosjekt, i forhold til femårsplanene. Kvarterets Lille Røde er også et spennende prosjekt for februar. Takk til Kvast Det har vært en god og krevende start for styret, og jeg vet at mange i Kvast har gjort en veldig god innsats så langt. Med god innstats tilbakelagt gjennom januarukene håper og regner jeg med at vi vil gli inn i roligere måneder utover våren. Takk for innsatsen så langt! 2. ØKONOMIANSVARLIG KØR. Anders er nesten ferdig med fordelingsmodellen. Det ventes stadig på noen avskrivninger fra V&E, men planen er at første utbetaling går som normalt. KØR har rekrutteringsmøte tirsdag Muntlig orientering om hvordan dette gikk. Annet: Eksamen og Homecoming for Skjenke og Vakt fre Hjalp Skjenke i pub på lør Setter meg inn i skattesaken. Finner priser for backstagedrikke når jeg får dokumentasjon fra driftsansvarlig.

2 Vurderer ulike løsninger for betaling av påskearbeidere. Gleder meg til jeg mottar ordlydstolkning av "ankefrist" fra RS. Møte med logistikkansvarlig, driftsansvarlig, skjenkeøko man for å finne bedre rutiner for vare- og kontantflyt. 3. EKSTERNANSVARLIG Eggstock Har gitt tilbakemelding til Eggstockfestivalen om at vi kan huse dem. Vi har diskutert hvilke rom de ønsker når. Vi kommer tilbake til leiepris litt senere. Bergen Tango Meeting Også dette vil falle under sommerkvarteret, men det er en enighet også her om hvilke rom de kan bruke når. Her er også leieprisen satt. I forhold til disse to må jeg ha en runde med Rettsvesnet for å få satt opp kontrakter slik at alt er på stell i god tid. Jeg skal også forhøre meg om vi kan få til en standardkontrakt for slik utleie. Vertskapskomiteen Hjelpegruppen for rombooking ser endelig ut til å kunne bli en realitet i løpet av våren. Leder for PG, Hanne, har rekrutert en person så langt og det er flere som er interessert i å gjøre en slik jobb. Dette lover godt og fortsettelse følger forhåpentligvis snarlig! Møte med GF-komiteen Deltok 24.januar på møte med komiteen for den neste Generalforsamlingen med internansvarlig og leder. Diskuterte rekrutering til valg og andre småting som må på plass frem mot mai. DORG Skal holde dorgemøte 25.januar, muntlig orientering gis på møtet. 4. INTERNANSVARLIG Deltok på møte med valgkomiteen på mandag. Deltar på Dorgemøte tirsdag, der vedlegg 3 i Dorgeavtalen skal diskuteres. Deltar på PG-møte tirsdag. Der skal vi blant annet diskutere Ledsem, argeundersøkelser og internkort til Dorgene. Det meste er på plass når det gjelder produksjonene av disse kortene, og satser på å få de ferdig til 15.februar så lenge Dorgene sender inn den informasjonen som trengs. Har arbeidet med idealmedlemstall for arbeidsgruppene og rekrutteringsstrategi, som jeg har sendt inn saker på til møtet vårt. Det neste jeg skal jobbe med nå er å sette opp kursplan til Helhus-dugnadene, og ser for meg at første kurs vil være kurs i skjenking, altså nå på søndag.

3 5. PR-ANSVARLIG Retningslinjer for publisering Har sendt inn sak til møtet ang retningslinjer for publisering. Rekrutteringsstrategi Har saman med internansvarleg utarbeidd ein strategi for rekruttering. Månadsprogram Gjennomført korrektur og sendt inn til Bodoni. Blir levert på fredag. PR-forum Blir denne veka på torsdag kl 16:00. Har vore vanskeleg å finne eit tid som passar for alle. Kursing Info har fått tildelt kurspengar av PG og skal sende to personar på kurs i sosiale media. Det ser ut som det kan bli Amund og eg som reiser. Personen som held dette kurset er pingvin, og han vil bruke DAK som case på kurset. 6. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke 7. DRIFTSANSVARLIG Møter 1.) Produktgruppemøte torsdag (les referat) 2.) Kontor for skjenkesaker mandag sammen med Thomas. Tok opp dette med billetering og øvrige andre saker som er blitt påpekt. Snakket om deres syn på kvarteret generellt. Hvor det blant annet kom frem at skjenkekontoret har registrert overskjenking noe som kan være uheldig på sikt. Det ble ymtet at vaktene våre er for liberale i forhold til hva som anses for å være høyt alkoholinntak. Vi gikk igjennom avviksregistrering, forsvarlig salg, IK-Mappen og annet (Orienterer mer på møtet). 3.) Møte med Tove sammen med Kjetil og øko i skjenkestyret. Det skal bli ukentlige møter for å gå igjennom skiftoppgjør etter at det har blitt registrert høye differansetall den siste uken. Så på hva man kan gjøre i forhold til opplæring, forenkle oppgjørskjemaene ect. Etter å ha sett på utfyllte oppgj.skjemaene er det helt klart noe man må ta tak i. Det kan være en ide å ha dette som et punkt på søndagen. At Bartene får en gjennomgang i dette. 4.) Møte med Lars mandag Gikk igjennom hva jeg har av løpende oppgaver, litt om situasjonen i skjenke/vakt, prod.gruppen. Hovedfokus på vaktloven og det som må gjøres i forhold til dette. 5.) Møte med Rettsvesenet tirsdag (Ikke vært på møtet i skrivende stund. Orienterer derfor på møtet) Saker forøvrig 1.) Hansa: Kontaktet for kursing av de interne og kjøleskap 2.) SM: Venter på svar på mail jeg sendte i forrige uke. Om det lar seg gjøre

4 ser jeg for meg å få til et møte med dem neste uke. 3.)Vaktvesenet: Snakket med Ørjan leder for vaktvesenet angående muligheten for å ha våre vakter ansatt hos seg. Dette var han positivt innstilt på. Han la frem et ønske om møte i uke 8 eller 9. (Orienterer mer enn gjerne om samtalen på møte) Vakt og Skjenke 1.) vakt Avholder første møte dette semesteret onsdag Så ingenting å rappotere. 2:) Skjenke Avholdt møte tirsdag forrige uke, jeg hadde da eksamen så var ikke på selve møtet. Det ble blant annet tatt opp skift på søndager og det disukteres om man ikke skal ha kortere skift og om man skal stå alene. Saker som skal følges opp løpet av uken 1.) Google Kalender - På vei ser for meg at denne er klar til å sendes dere løpet av fredagen. 2.) Plan over arbeid med vaktloven - samarbeid med Ida. Etter møtet med Lars mandag vil jeg nå i løpet av uken og kansje muligens neste uke lage en strategiplan. Jeg må først ha et møte med Ida om ikke minst hele vaktstyre da det virker som om det er stor forvirring inad hva man bør fokusere på i forhold til hva dette vil få av konsekvenser og hva det innebærer av arbeid for å få dette ut i livet 3.) Svar til kontor for skjenkesaker Svarfrist er satt til Jeg skal i møte med en representant i rettsvesenet tirsdag sammen med Thomas hvor vi skal gå igjennom det rettslige. Jeg vil bruke onsdagen og fredagen til å formulere et endelig skriv hvor dette vil bli sendt på kvastmailen slik at alle får sjangsen til å uttale seg før jeg sender det endelige svaret til skjenkekontoret. 4.) Skjema - Skiftoppgjør. Skal lage ett nytt skiftoppgjørskjema sammen med Tove slik at det blir "lettere" å forstå. 5.) Se på opplæringsplanen til skjenke - oppdatere om nødvendig Dette ble gjort i høst, men da det virker som om det fortsatt er en del "sykdomstegn" i skjenke ser jeg det som hensiktsmessig å gå igjennom dem og ta en dialog med dem som er ansvarlig for opplæring slik at gode rutiner er på plass før de nye rekruttene er på plass. 8. ADMINISTRASJONEN Avtalt møte med EiA om ferdigstilling av driftsavtale og utarbeidet endelig notat til møtet. Organisert innstramminger i billetteringssystemet for å sikre opphold innenfor regelverket. Hatt møter med Nordea om nettbank og andre bankrelaterte saker. Må avvente nettbank inntil Brønnøysund er blitt oppdatert med korrekt informasjon. Avtalt oppstart av ny kjøkkenpraktikant.

5 INTERNNOTAT Fra Anne-Lise Breivik, internansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Idealmedlemstall for arbeidsgrupper ved Det Akademiske Kvarter Vi har satt opp et ideelt medlemstall for alle arbeidsgruppene på Kvarteret ut i fra dagens arbeidsmengde, de ser slik ut: KØR: 10 E-tjenesten: 10 Rettsvesenet: 10 Expo: 15 Romvesenet: 15 Geriatrisk Avdeling: 20 Personalgruppen: 20 Info: 35 Vaktetaten: 50 Kraftetaten: 90 Skjenkegruppa: 155 Sum: 430 Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

6 INTERNNOTAT Fra Linn Karlsen, Driftsansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Jobbmat Jobbmat har vært oppe til diskusjon ved flere anledninger både våren 2010 og høsten Nå er det nytt semester og det er på tide å få på plass rutiner i forhold til dette med mat primært på siste skift torsdag, fredag og lørdag. Det har vært diskutert tidligere om man skal bruke en del av sosialpengene på dette, men da ekskluderer man blant annet kvartene samtidig som det ikke er alle gruppene som har like mye sosialpenger å ta av. Det en må se på er hvor mye man skal bruke pr.kveld samt hvor man skal ta pengene fra. Hvem som skal stå ansvarlig for innkjøp og om man fortsatt skal gå til innkjøp av maten hos Rema Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

7 INTERNNOTAT Fra Driftsansvarlig Til Kvarterstyret AD: Innkjøp av Kassalaptop/Mini KDR-Kombimaskin Da vi er pålagt å kunne tilby cover/garderobe/billett kvittering trenger man å gå til innkjøp av utstyr som muliggjør registrering av salg fortløpende samt å kunne tilby kunden en kvittering. Pr.dags dato har vi to kassalaptoper. Det en må diskutere videre er hvor mange flere man trenger og om man eventuellt skal vurdere å kjøpe et KDR-Kassapparat. Det er en viss forskjell på bruksområde samt pris for de to valgene. KDR-Apparatet har en pris mellom Dette er et kombiapparat hvor alt er intrigert og som er lett å flytte rundt på. Det blir hovedsakelig brukt i småbarer, ved uteservering og ved billettering. Her er alt inkludert utenom bankterminal, men dette kan kobles til så vidt jeg forstod. Etter å ha gått igjennom hvor vi trenger laptop eventuellt en KDR-kombi kom jeg og Silje Dyngelan Sjursen frem til dette: 1.) Støy 4.) Billettering i inngangsparti 7.) Speilsalen 2.) Maos 5.) Garderobe 8.) Storelogen 3.) Tegelverket 6.) Tivoli NB! eventuellt: mobilbar og uteservering (Fadderuken/våren) Vi har som sagt to kassalaptoper pr.dags.dato hvilket dekker 2 områder. Anbefalt er å gå til innkjøp av 3 kombimaskiner for dekke de større salgstedene. Da særlig billettering i døren. Spørsmålet blir hvorvidt man skal gå til innkjøp for å ha fullt dekke, som Silje påpekter er det utenkelig at man har billettering i 5 rom. Utenom de 3 kombimaskinen kom vi frem til at det kunne vært gunstig å gå til innkjøp av 3-4 kassalaptoper. Da vil man kunne dekke: KDR-Maskin: Støy, Maos, Billetering Minilaptop: Garderobe, Tegelverket, Tivoli, Storelogen, Mesaninen + ha en ekstra for eventuellt mobilbar eller uteservering.

8 INTERNNOTAT Fra Eirik Magnar Høydal, PR-ansvarleg, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Publiseringsrutiner på heimeside Formålet med denne saka er å legge nokre føringar på kor ofte og kva innhald infoetaten skal oppdatere heimesida med. Featuresaker Dette er hovudartiklane på sida, og desse roterar i eit visst tempo som per dags dato er 15 sekund, men som bør settast ned til ca 10 sekund. Her er det primært tenkt å legge ut artiklar om dei større tinga som skal skje, men kan og nyttast til viktige kunngjeringar. Alternativ 1. Kvar måndag skal det publiserast! Ein artikkel om det komande helhuset! Ein artikkel om hovudarrangement på fredag! Ein artikkel om hovudarrangement på torsdag! Ein artikkel om Studentersamfunnet sine aktivitetar! Ein artikkel om Filmklubben sine aktivitetar I tillegg skal Immaturus sine oppsetningar publiserast ei veke før første framsyningsdag. Alternativ 2. Det blir oppdatert løpande seks dagar før for tilsvarande arrangement som i alt. 1. Det vil seie at RF sin torsdagskonsert i neste veke blir publisert på fredag, ASF sin fredagskonsert på laurdag og Helhus på søndag, evt måndag. Fordelen med dette alternativet er at heimesida alltid vil vere oppdatert med arrangement ei veke fram i tid. Enkelte problem: Det må vere ei viss begrensing på kor mange featureartiklar ein har til ei kvar tid. Synlegheit for andre arrangørar. Dorgane må sende artiklane. Dei har materiale klart. Øvrige artiklar Det er tenkt at det skal vere fem rekker med mindre artiklar nedanfor featureartiklane, og her er det tiltenkt artiklar om kva som har skjedd på Kvarteret den siste tida, og evt. mindre arrangement, faste postar som fotballpub og diverse som kvarteret arrangerar sjølv. Infoetaten skal skrive og legge ut saker om det som har skjedd dagen etter hendinga. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-postkontakt@kvarteret.no Nett

9 INTERNNOTAT Fra Anne-Lise Breivik, internansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret xx.xx.2010 AD: Rekrutteringsstrategi Det Akademiske Kvarter 2011 Målet for denne rekrutteringsstrategien er å rekruttere nye medlemmer til Det Akademiske Kvarter både på vårsemesteret, og på høstsemesteret. Ikke minst i fadderperioden da byen fylles med nye studenter. Vår 2011: - Dele ut flyers på UiB-fakulteta, NHH, HiB, NKF, Noroff - Slides til infoskjerm på NHH og kanskje HiB - Info på hjemmeside, facebook - Påmeldingslister på Kvarteret - Infomøte i uke 5 Høst 2011: Plan for stands (intern) - Innhold: Flyers, infohefte, rollup (3 stk?), PP-presentasjon på laptop med bilder og info, påmeldingsliste, snop, kaffe, penner/lightere, promoteringsklær - Varighet: 1,5-2 timer - Steder: Grieghallen, Studentsenteret, HiB, alle UiB-fakultet, NHH, NKF, BI, Noroff 15.februar 2011: Komme på kartet til Utdanning i Bergen (pr) - Sende mail til Utdanning i Bergen 15.april 2011: Plan for søknad om stands der det trengs (intern) - 30 timer stands er målet - Sende mail til EiA og fakultet 15.april 2011: Plan for å søke om å komme på informasjonsmøte til faddere, orienteringsforelesere osv. (intern) - Sende mail til fadderstyrer - Sende mail til administrasjonen ved fakulteter og utdanningsinstitusjoner - Besøke forelesninger på starten av semesteret 1.mai 2011: Få sendt ut flyer/infohefte i velkomstbrevet til læresteder (pr) - UiB, HiB, NHH, NKF, NLA, BI og Noroff 1.mai 2011: Infomøter på Kvarteret (intern) Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

10 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvast Til Kvast AD: Sommeravtalen 2011 Vedlagt ligger utkast til Sommeravtalen Stort sett er avtalen fra 2010 uforandret. Det er gjort små grammatikalske endringer, og to endringer av mer essensiell betydning (markert i rødt). Disse to endringene er for det første at vi ønsker at Sommerkvarteret skal forholde seg til vår renholdsavtale (og vedlikeholdsavtaler for øvrig), det andre punktet understreker ennå tidligere enn fjorårets avtale at vi ønsker umiddelbar handling etter budsjettavvik. Det vil si at Sommerkvarteret plikter å redegjøre for grunnen til et budsjettavvik, samt sine planer for å rette avviket opp. Jeg ønsker å unngå passive rapporter som om at det går dårlig, tilsynelatende uten noen videre tanker om hvordan neste uke skal gå bedre. Det eneste beløpet nevnt i avtalen som er sikkert er leien på kroner Timesatsene og månedslønnen settes etter det budsjettet som blir satt opp. Sommeravtalen går til diskusjon denne uken og presenteres for SKiBAS 8. februar med endringer forekommet i møtet. Neste steg er da forhandling med Sommerkvarterstyret før et endelig utkast sendes til Kvarterstyret og SKiBAS for vedtak.

11 INTERNNOTAT Fra Linn Karlsen, Driftansvarlig. Kvarterstyret Til Kvarterstyret Vedtak: Retningslinjer for bonger Se vedlegg. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar notat Rutineskriv - Bonger datert som gjeldene reglement for opprettelse og bruk av Bonger ved Studentkulturhuset i Bergen AS, Det Akademiske Kvarter

12 RUTINESKRIV BONGER Vedtatt Beskrivelse Kriterier I forbindelse med representasjon og avtaler med artister kan bonger deles ut. En bong er en lapp som er trykket opp og signert og som kan veksles inn i et spesifisert produkt i baren For at bonger skal være gyldige skal de oppfylle følgende krav. 1. Dato og sted for gyldighet (NB! Kun gyldig samme dag som datert) 2. Produkt 3. Verdi (pris på produktet). 4. Signatur 5. Stempel NB! Alle bonger skal være signert av enten kvart, adm. leder eller et medlem av KvaSt. Pris 1. DORGER: Pris pr. bong er satt til 39,- som er gjeldende pdd. 2. BORGER: Pris pr. bong er satt til 49,- som er gjeldende studentpris pdd. NB! Priser ovenfor gjelder KUN de 20 første. ALLE bonger over 20 har fastsatt pris på 59;- pr. stk. Dette gjelder for ALLE.

13 INTERNNOTAT Fra Jon Hågan Fjelland, leder for ASF Til Kvast Vedtaksforslag om egenbillettering til Teglverket 29. jan Etter fallende publikumstall på våre Helhus har vi bestemt oss for å satse på større og mer kjente artister i Teglverket på våre Helhus. Dermed har vi booket kritikerroste Kvelertak til Teglverket lørdag 29. Jan. Dette er en kostbar booking. For å ikke tape penger søker om å kunne ta 100 kr egenbillettering til Teglverket. Vi antar også, til tross for høyere billettpris, at det blir enorm pågang i døra ved å selge billetter på kveldstid, og ønsker derfor å starte salget av Kvelertak-billetter kl 13 samme dag. Salget vil foregå fra hovedinngangen til Kvarteret. Dette er allerede avklart med Kvarten. For å opprettholde kulturtilbudet til de som betaler vanlig Helhuspris, har vi også booket Put Your Hands Up For Neo Tokyo til Tivoli. Det blir også StåOppJazz og ASF SUB i Storelogen og Speilsalen som vanlig. Kvelertak vil derfor virke som et supplement til noe som ellers ser ut som et vanlig Helhus. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar at Aktive Studenters Forening kan praktisere egenbillettering på 100 kr inn til Teglverket på Helhus 29. Januar, samt starte billettsalget kl 13. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

14 SOMMERAVTALE 2011 Avtale mellom Kvarterstyret / Studentkulturhuset i Bergen AS og Sommerkvarterstyret

15 Innledning 1.1. Avtalens parter Avtalen regulerer forholdet mellom Sommerkvarterstyret Kvarterstyret/SKiBAS (heretter Kvarteret) 1.2. Avtalens bakgrunn Sommerkvarterstyret ansettes av Kvarterstyret for å drive den daglige driften av Olav Kyrres gt. 49 i perioden 30. mai til 15. august. Denne avtalen fastsetter vilkårene for denne driften Virkeområde Denne avtalen fastsetter leiesum, lønnsbetingelser og sosiale goder. Avtalen regulerer leveranse av og fordeling av ansvar for drifts-, vedlikeholdsog andre tjenester i tilknytning til driften av Kvarteret. Den gjør og greie for hvilke av Kvarterets avtaler Sommerkvarterstyret må forholde seg til. I tillegg regulerer avtalen overlapping mellom Kvarterets drift og Sommerkvarteret søndag 29. mai og søndag 14. august. 2. Kvarterets ansvar og rettigheter Kvarteret har særlig ansvar for: 2.1. Kontroll og oppfølging Kvarteret skal følge opp den tekniske standarden når det gjelder lys, luft, vann, varme, kjøl, orden, strøm, sikkerhet, brann og diverse Veiledning og støtte Kvarteret skal følge opp, veilede og støtte Sommerkvarterstyret Kvarterets kostnader Posten Leie av Kvarteret skal blant annet dekke over Kvarterets kostnader med følgende: TONO-avgift (Utfra ordinær avtale). Avskrivninger Lønnskostnader til administrativ leder, kjøkkensjef og regnskapsfører Slitasje og vedlikehold Forsikring Andre pers. kostnader (forsikring m m.) Strømkostnader Kommunale avgifter Telefonkostnader Kontorrekvisita Dette gjelder kun ordinær bruk av disse kostnadene.

16 2.4. Kvarterets særfordeler Medarbeidere fra Kvarteret og Kvarterets driftsorganisasjoner skal komme gratis inn ved billettering i hoveddøren. Dette gjelder kun personer med gyldig internkort for vårsemesteret Nøkler og nøkkelkort Kvarteret styrer til enhver tid hvem som har som har adgang og nøkler/nøkkelkort til husene Romleie Dersom Kvarteret har behov for å bruke rom under sommerperioden skal dette stilles til disposisjon vederlagsfritt, under den forutsetning at det finnes ledige lokaler og at bruken ikke gjør det nødvendig med ekstra personell på vakt. Slik lån av lokaler skal avtales mellom Kvarterstyret og Sommerkvarterstyret. 3. Sommerkvarterstyrets ansvar og rettigheter 3.1. Forsvarlig drift Sommerkvarterstyret har ansvar for at driften av Sommerkvarteret er forsvarlig og lovlig. Dersom Kvarteret pådrar seg prikker fra Skjenkekontoret grunnet Sommerkvarterets brudd på skjenkelover kan Sommerkvarteret faktureres inntil kr 5 000,- per prikk, oppad begrenset til kr ,-. Dersom Kvarteret mister skjenkebevillingen i en periode grunnet Sommerkvarterets brudd på skjenkelover vil faktureringen nevnt over settes til kr ,-, så fremt inndragelsen blir klar før Sommerkvarterets regnskap er godkjent. Dersom det lar seg gjøre skal en slik periode legges til tidsrommet Sommerkvarteret drives Budsjett Sommerkvarterstyret er pliktig til å følge det vedtatte budsjettet. Sommerkvarterstyret skal gi ukentlige økonomiske rapporter der avvik mellom regnskap og budsjett kommer klart til syne. Ved budsjettoverskridelser skal det alltid legges ved en begrunnelse og en redegjørelse for hvordan driften skal nærme seg budsjettet. Ved arrangement som innebærer en økonomisk risiko skal Sommerkvarterstyret utarbeide arrangementsbudsjett med forventede utgifter og inntekter. Ved arrangement med større risiko (honorar over ,- uavhengig av arrangementsoverskudd) må Kvarterstyret først godkjenne arrangementet. Dette gjelder ikke honorarer som er knyttet til billettinntekter eller lokalets salgsinntekter på en slik måte at Kvarterets risiko for tap elimineres.

17 3.3. Teknisk utstyr Sommerkvarterstyret kan kun benytte personell godkjent av Kraftetaten til betjening av Kraftetatens utstyr. Sommerkvarterstyret plikter å ansette en person godkjent av e-tjenesten til å drifte nettverk og dataanlegg Prispolitikk Sommerkvarterstyret plikter å følge lik prispolitikk som resten av året. Alle prisendringer på tobakk og alkoholholdig drikke skal godkjennes av Kvarterstyret Leverandør- og sponsoravtaler Sommerkvarterstyret plikter å holde seg orientert om de avtaler som er inngått mellom Kvarteret og eksterne samarbeidspartnere, og reagere i henhold til disse. Dette gjelder spesifikt med henhold til sponsorer og leverandører. Sommerkvarterstyret skal ikke handle på noen måte som kan skade Kvarterets forhold til sine samarbeidspartnere. All bruk av eksterne samarbeidsparter skal rapporteres til Kvarterstyret. Dette medfører også at Sommerkvarteret plikter å følge de avtaler for renhold og vedlikehold satt opp av SKiBAS/Kvarterstyret Ansatte Sommerkvarterets ansatte skal ansettes gjennom vedtak i Kvarterstyret etter innstilling fra Sommerkvarterstyret. Ansatte tas inn etter liste godkjent av Kvarterstyret etter følgende kriterier. a) ansatte innehar kompetanse som utfyller Sommerkvarterets daglige driftsgjøremål b) kvalifiserte søkere som har søkt Sommerkvarteret om jobb skal favoriseres. All bruk av ekstrahjelper skal inn i rapport til Kvarterstyret. Alle ansatte i perioden skal skrive arbeidskontrakt. Alminnelig arbeidstid skal ikke overstige 38 timer per uke. Sommerkvarterstyret kan inngå individuelle avtaler med de ansatte om gjennomsnittsberegning av arbeidstiden etter at disse har signert arbeidskontrakt. Alminnelig arbeidstid skal ved gjennomsnittsberegning ikke overstige 48 timer i en enkelt uke. Kvarteret dekker forsikring av ansatte etter gjeldende regler for Det Akademiske Kvarter, når den enkelte ansatte har underskrevet sin arbeidskontrakt Sosiale goder Mat og mineralvann etter Kvarterets ordinære regler når man er på jobb. Kaffe og te er gratis når man er på jobb.

18 Internpriser etter følger Kvarteret sine ordinære internpriser. Dette gjelder kun styremedlemmer og heltidsansatte. Ordningen skal utføres diskret overfor andre kunder. Villaen disponeres av Kvarterstyret i hele perioden. Kvarterstyret kan gi Sommerkvarterstyret tillatelse til å bruke deler av villaen Instruksjonsmyndighet Sommerkvarterstyret er til enhver tid underlagt Kvarterstyrets instruksjonsmyndighet i saker der Kvarterstyret er av den oppfatning av at driften er skadelig for Kvarteret. Sommerkvarterstyret skal selv dekke merkostnader som påløper på bakgrunn av ansattes brudd på arbeidsavtaler Verv med særegne oppgaver Plikter etter disse bestemmelsene kan lempes dersom ekstraordinære eller ellers særlige hensyn gjør seg gjeldende. Arbeidsgiver må i slike tilfeller gi skriftlig tilsagn om dette. Leder Leder skal rapportere om driften til SKiBAS og Kvarterstyret på en ukentlig basis. Leder av Sommerkvarterstyret står ansvarlig for at Sommerkvarterets profil samsvarer med nærmere instrukser fra Kvarterstyret. Leder av Sommerkvarterstyret har tilsynsplikt overfor de øvrige ansatte i Sommerkvarteret. Leder av Sommerkvarterstyret har løpende informasjonsplikt om forhold som er av interesse for arbeidsgiver. Forhold som bør rapporteres umiddelbart vil være ekstraordinære utgifter, omsetningssvikt, o.l. Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig skal gjennom hele ansettelsestiden ha kontakt med Kvarterets regnskapsansvarlig og administrativ leder. Økonomiansvarlig plikter å føre tilsyn med at antallet arbeidstimer ikke overstiger budsjettet. Økonomiansvarlig plikter å føre regnskap samsvarende med de vanlige regnskapsrutinene. Økonomiansvarlig har ansvaret å opprette og følge gode økonomiske rutiner. Økonomiansvarlig plikter til enhver tid å ha god økonomisk styring i samsvar med det framlagte budsjett. Økonomiansvarlig skal holde leder i Sommerkvarterstyret løpende underrettet om lagerbeholdning og andre opplysninger som er av interesse for arbeidsgiver. Økonomiansvarlig har ansvar for at lagerbeholdningen til enhver tid er tilstrekkelig til driften, samtidig slik at lagerføringen ikke medfører unødvendige kostnader. Økonomiansvarlig har ansvar for at rutinene for Kvarterets lagerstyringssystem blir fulgt. Økonomiansvarlig skal sørge for at alle som jobber bak noen av skjenkepunktene har en god forståelse av kassesystemet, og skal ha egne kurs i dette med de ansatte i forkant av Sommerkvarterets åpningsdato. Personalansvarlig Personalansvarlig skal holde leder av Sommerkvarteret løpende informert om eventuelt behov for ekstern kompetanse. Personalansvarlig skal holde økonomiansvarlig i Sommerkvarteret løpende informert om vurdering av vaktenes karakter, om antall personer oppsatt på vaktliste er tilstrekkelig, eller unødvendig. Personalansvarlig skal føre timelister og sette opp vaktlister

19 og påse at disse blir fulgt. Personalansvarlig har ansvar for at det ikke påløper unødvendige personalutgifter. Personalansvarlig skal påse at ansatte til enhver til innehar den kompetansen som kreves for oppgaven. Dersom Personalansvarlig ser behov for å innhente ekstern kompetanse skal dette gjøres i samråd med Kvarterstyret. Eksempelvis Kraftfolk ved bruk av det tekniske utstyret. Personalansvarlig plikter å sørge for opplæring av de øvrige ansatte og ellers iverksette tiltak som minsker fare for svinn. Sikkerhetsansvarlig Sikkerhetsansvarlig har ansvaret for sikkerheten til gjester og ansatte i åpningstiden. Sikkerhetsansvarlig skal påse at gjeldene brannrutiner blir fulgt. Sikkerhetsansvarlig har også ansvaret for å rapportere Kvarterstyret om situasjoner som kan sette brannsikkerheten i fare. Hver gang brannalarmen går av skal sikkerhetsansvarlig påse at rapport om hendelsen leveres Kvarterstyret. Hvis det oppstår situasjoner som setter sikkerheten i fare, skal sikkerhetsansvarlig levere rapport til Kvarterstyret. Rapporten skal inneholde situasjonsbeskrivelse og forslag til nødvendige tiltak slik at lignende situasjoner ikke oppstår i fremtiden. Teknisk ansvarlig Teknisk ansvarlig skal holde leder i Sommerkvarterstyret løpende underrettet om tilstand på det tekniske utstyret på huset og tilstand på huset for øvrig. Teknisk ansvarlig har tilsynsplikt for Kvarterets eiendom, inventar og utstyr. All skade på Kvarterets eiendom, inventar og utstyr skal rapporteres umiddelbart til Kvarterstyret Sommerkvarterets kostnader Leien fastsettes til kr. Dersom ikke alt romarealet er tilgjengelig reduseres leien i forhold til beregnet inntektstap. 4. Samarbeidsforhold og kontaktpersoner 4.1. Kontaktpersoner I de daglige drifts- og vedlikeholdsspørsmål er administrativ leder Kvarterets kontaktperson overfor Sommerkvarterstyret. Kvarterets kontaktperson er: (Leder Kvarterstyret) Sommerkvarterstyrets kontaktperson er: (Leder Sommerkvarterstyret) Om kontaktpersoner som er nevnt ovenfor ikke er tilgjengelig i lengre perioder vil andre kontaktpersoner bli oppnevnt Driftsansvarlig Sommerkvarterstyret skal sørge for at det til enhver tid er en driftsansvarlig tilstede når huset er åpent. Kvarterets sivilarbeidere og driftsledere kan være driftsansvarlig. Kvarterstyret kan godkjenne at Sommerkvarterstyret eller andre kan være driftsansvarlig dersom de har

20 fått nødvendig opplæring. Driftsansvarlig har samme ansvar, myndighet og instrukser som Kvarterets driftsledere normalt har. Sommerkvarterstyret har samme instruksjonsmyndighet ovenfor driftsansvarlig som Kvarterstyret normalt har. Dersom Sommerkvarterstyret endrer driftsansvarlig sine eksisterende instrukser skal kopi av disse sendes til Kvarterstyret. Kvarterstyret kan i slike tilfeller gi motstridende instrukser, og driftsansvarlig plikter da å følge Kvarterstyrets instrukser. Alle rapporter som driftsansvarlig normalt plikter å sende til Kvarterstyret skal i løpet av sommeren sendes til Kvarterstyret og Sommerkvarterstyret Særlige samarbeid Sommerkvarterstyret plikter å legge til rette for forsvarlig gjennomføring av Eggstock 2011 (andre mulige samarbeidspartnere gjennom sommeren?) 4.4. Rapportering Rapporter skal utformes slik at den kan brukes som hjelpemiddel for fremtidige Sommerkvarter. Følgende rapporter skal leveres i henhold til plan vedlagt til avtalen Leder Sommerkvarterstyret skal skrive rapport til SKiBAS ved Kvarterstyret for hver uke av Sommerkvarteret. Rapportene leveres på mail til kvast@kvarteret.no, senest tirsdag kl i påfølgende uke. Rapporten skal inneholde følgende; a. Vurdering av driften generelt. b. Besøkstall for dager med helhusbillettering, og anslått besøkstall øvrige dager. c. Vurdering av utført markedsføring kontra målbare resultater av denne. d. Lagerbeholdning og andre opplysninger som er av interesse for arbeidsgiver. e. Tilstandsrapport for Huset for øvrig. f. Eventuelt behov for ekstern kompetanse. Første rapport skal inneholde opplysninger om varelageret og kontantbeholdningens størrelse og skjæringstidspunkt for løpende utgifter som skal inngå i beregningen av overskuddet til Sommerkvarteret. Dersom denne plikten ikke overholdes gis arbeidsgiveren rett til å regne ut overskuddet av sommerdriften. Kvarterstyret kan fakturere Sommerkvarterstyret inntil kr 5 000,- per rapport som ikke leveres innen fristen eller som ikke tilfredsstiller kravene over Økonomiansvarlig skal skrive rapport til SKiBAS ved Kvarterstyret for annenhver uke av Sommerkvarteret. Rapportene leveres på mail til kvast@kvarteret.no, senest tirsdag kl i påfølgende uke. Rapporten skal inneholde følgende; a. Antall solgte enheter av mat, drikke etc. b. Totalomsetning.