Eåälöfièåglíííil VEDLEGG 4 1::. Nye Asker kommune. Version 1.0, 16. desember 2016 T

Transkript

1 Eåälöfièåglíííil VEDLEGG 1::. Nye Asker kmmune Versin 1.0, 16. desember 2016 T

2 lnnhldsfrtegnelse 1. Sammendrag Å bygge en ny kmmune Prrammets hvedfaser Mål suksesskriterier Prinsipper fr rganisering av sammenslàingsprrammet Rller ansvar i prramrganisasjnen Plitisk prsjektrganisering Delprsjekt med behv fr særskilt krdinering Administrativ prsjektrganisering Resultat av verrdnet risikanalyse Freløpig budsjett fr prrammet Prsjektstyrings- rapprteringsmekanismer Vedlegg

3 1. Sammendrag Organiseringen av sammenslåingsprsessen I juni 2016 vedtk kmmunestyrene i Asker, Hurum Røyken å søke m kmmunesammenslåing. Den nye kmmunen skal etableres på bakgrunn av et likeverdig samarbeid mellm kmmunene Hurum, Røyken Asker. Likeverdighet, raushet frståelse fr hverandres ståsted utgangspunkt, skal prege samarbeidet m sammenslåing. Asker, Røyken Hurum er en av de største kmmunesammenslåingene i kmmunerefrmen, sm berører ca innbyggere ansatte. Dette frdrer en rbust rganisering av sammenslâingsarbeidet. Gd prsjektledelse gd prsjektrganisering er avgjørende fr en gd prsess når kmmuner skal slås sammen, ikke minst fr å sørge fr realisering av ptensielle gevinster sm følge av en sammenslåing. Det er lagt til grunn at sammenslåingsprsessen mellm Asker, Hurum Røyken skal rganiseres sm et prram. Et prram er en samling av prsjekter med et felles verrdnet mål. En plitisk fellesnemnd skal lede arbeidet med kmmunesammenslåingen sikre nødvendig samrdning mellm de tre kmmunene. Det freliggende styringsdkumentets definerer prrammet danne grunnlaget fr riktig prramledelse. Styringsdkumentet peker ut retningen mfanget fr prrammet, danner kntrakten mellm prrameier (fellesnemnda) prramledelsen. Styringsdkumentet bør ppdateres behandles i fellesnemnda jevnlig etter sm fusjnsprsessen går inn i nye faser, ny vesentlig infrmasjn freligger. I tillegg til at det er behv fr å gjennmføre jevnlige ROSanalyser gjennm hele fusjnsprsessen. Sammenslåingsprsessens fire faser Prramløpet sentrale milepæler i prramgjennmføringen, må sees i sammenheng med den plitiske behandlingen av kmmunerefrmen på nasjnalt nivå. Det er derfr freslått en faseinndeling av arbeidet sm tar hensyn til dette: Fase 1: Planlegging Fram til kngelig reslusjn høsten 2017 Fase 2: Gjennmføring del 1 Fra kngelig reslusjn til smmeren 2018 Fase : Gjennmføring del 2 Prduksjns- leveransefase fr prrammet, smmeren smmeren 2019 Fase : Avslutning Overgangen fra tre kmmuner til Nye Asker, høsten l tidligere kmmunesammenslåinger har tidsperspektivet fr sammenslåingen vært så kmprimert at det har vært vanskelig å gjennmføre gde planprsesser på tvers av kmmunene. Dette har til dels resultert i behv fr nye mstruktureringer av tjenestene krt tid etter sammenslåingstidspunktet. Da etableringen av Nye Asker skal være et utviklingsarbeid sm går ver tre år, vil det være rm fr å definere felles målsetninger utarbeide et felles planverk tidlig i sammenslåingsprsessen. Arbeidet med kmmuneplanen, sektrplaner temaplaner bør være pririterte ppgaver i den tidlige fasen av sammenslåingsprsessen, frdi grunnlaget fr ressursptimalisering på tvers av kmmunegrensene legges her. Mål fr sammenslåingsprsessen Visjn målsetninger fr sammenslåingsprrammet bør defineres tidlig. Dette fr å tydeliggjøre ambisjnene fr prrammet gi en klar retning til arbeidet sm skal gjøres. Følgende frslag til effektmål resultatmål 1

4 suksesskriterier fr sammenslàingsprsessen er frmulert. Det er videre frmulert knkrete suksesskriterier basert på erfaringene fra sammenslåingsprsesser iandre kmmuner: Effektmålet frmulerer hva sm må være på plass fr at den verrdnede visjnen fr nye Asker skal la seg realisere. Ny kmmune- Asker- i drift fra med med alle avgjørende elementer på plass Det er frmulert fire resultatmål. Disse presiserer hvrdan sammenslåingsprrammet skal sikre at visjnen fr Nye Asker ppnås: Etablering av en helhetlig rganisasjnsstruktur Minimere driftsfrstyrrelser Videreutvikle frbedre kmmunenes prsesser Realisere utnytte synergier er realisert Suksesskriteriene er gruppert i seks mråder, er i str grad utarbeidet med grunnlag i erfaringene fra andre sammenslåingsprsesser: En kmpetent prramrganisasjn med tydelige rller mandat Kntrll på sammenslàingsprsessen dens leveranser Endringsledelse invlvering kmmunikasjn innvasjn Ressursptimalisering Prinsipper fr rganisering - ansvar rller i prramrganisasjnen Erfaringene fra tidligere kmmunesammenslåinger har vist at tydelig ansvars- rlleavklaring mellm plitiske administrative rganer i gjennmføringen av sammenslàingsprsessen er avgjørende fr hvrdan prsessen ppleves, hvilke resultater det er mulig å ppnå. Det er derfr definert prinsipper fr både den plitiske den administrative delen av prramrganiseringen. Prinsippene er ment å gi de retningslinjer sm er nødvendig fr å etablere en rbust prramrganisasjn. Fr å knkretisere ansvarsfrhldene ytterligere er det utarbeidet rlle- ansvarsbeskrivelser fr de ulike rganene i prramrganisasjnen - fellesnemnda, rådmann fr nye Asker, rådmennene i de tre eksisterende kmmunene, prsjektledere tillitsvalgte. Organisering i delprsjekt arbeidsutvalg Oppgavene sm skal ivaretas i prramgjennmføringen er av ulik karakter - nen ppgaver vil være et plitisk ansvar, andre ppgaver vil et administrativt ansvar, mens enkelte ppgaver har både plitiske administrative dimensjner. Det vil derfr være hensiktsmessig å skille mellm plitiske delprsjekter, administrative delprsjekter delprsjekt sm krever særskilt krdinering. Det er lagt pp til å etablere tre plitiske delprsjekt med underliggende arbeidsutvalg. De plitiske delprsjektenes primære ppgave vil være å utarbeide frslag til løsninger/vedtak lage innstilling til fellesnemnda. Følgende plitiske delprsjekt frslås pprettet: P1: Plitisk rganisering, herunder, nærdemkratiske rdninger reglement P2: Identitet, symbler felles kultur, herunder kmmunevåpen, rdførerkjede felles arrangementer P: Frberedelse til kmmunevalget 2019 Oppgaver sm både har tunge plitiske administrative dimensjner freslås rganisert sm delprsjekt, i den administrative delen av prrammet. Disse delprsjektene krever nært samspill mellm plitisk administrativt nivå, vil ha en arbeidsfrm saksgang sm legger til rette fr plitisk frankring. Her legges det pp til hyppigere møtevirksmhet enn i de plitiske delprsjektene gjennmføring av seminarer knyttet til spesifikke tema. Delprsjekt sm freslås rganisert på denne måten er: 2

5 NP 1: Kmmuneplan A/P 2: Arbeidsgiverplitikk A/P : Eierskap interkmmunale samarbeid A/P : Øknmisk plitikk handlingsregler Oppgaver sm freslår rganisert sm administrative delprsjekt er: A1: Sektr temaplaner A2: Administrativ rganisering tjenesteutvikling A: Kmmunikasjn A: Digitalisering lkt A5: Styring, øknmi anskaffelser A6: Eiendm l styringsdkumentets kapittel 7, 8 9 er ppgaver freløpige frslag til mandater fr hvert av arbeidsutvalgene/delprsjektene beskrevet, med tilhørende tentative fremdriftsplaner. l pprettelsen av hvert delprsjekt må det gjøres en grundigere gjennmgang av hva sm skal gjøres, det må utarbeides mandater med sm vedtas av fellesnemnda. Det vil være hensiktsmessig at fellesnemnda gir rådmennene fullmakt til å lage mandat fr de administrative prsjektene. Overrdnet risikbilde Med utgangspunkt i de freslåtte målfrmuleringene suksesskriteriene er det gjennmført en verrdnet risikanalyse fr sammenslåingsprrammet. ldentifiserte hendelser er vurdert ut fra sannsynligheten fr at de vil inntreffe hvr alvrlige knsekvensene vil være. Ut fra dette er det etablert et verrdnet risikbilde sm beskriver situasjnen pr. nvember Det er så arbeidet med å definere risikreduserende tiltak. Ved iverksetting av disse tiltakene vil sannsynlighet /eller knsekvens fr de identifiserte hendelsene kunne reduseres. Spesielt gjelder tiltak knyttet til etableringen av en rbust prramrganisasjn sm er egnet til å håndtere kmpleksiteten i sammenslåingsprsessen. Det er lagt pp til at risikanalysen skal følges pp gjentas ved fastsatte milepæleri gjennmføringen av prrammet. Risikbildet vil derfr være gjenstand fr løpende ppdatering. Det er så lagt pp til at det enkelte delprsjekt skal gjennmføre egen risikanalyse følge denne pp på tilsvarende måte. Freløpig budsjett fr prrammet Det er beregnet at Asker, Hurum Røyken vil mtta 0 mill. kr i tilskudd til dekning av engangskstnader 0 mill. kr i refrmstøtte. I tillegg har Nye Asker allerede mttatt 5 mill. kr til utvikling av digitale tjenesteri den nye kmmunen fra Kmmunal- mderniseringsdepartementet. Fellesnemnda vil dispnere engangstilskudd refrmstøtte fra staten i frbindelse med kmmunesammenslåingen. l det vedtatte vertskmmunesamarbeidet er det vedtatt en budsjettramme på 2,5 milliner krner fr I tillegg har fellesnemnda vedtatt en budsjettramme på 7,5 milliner fr 2017, i tillegg til et IKT-budsjett på 5 milliner (sak 16/06). Fellesnemnda skal vedta tilsvarende budsjettrammer fr Fr hvert delprsjekt må det utarbeides budsjetter sm innarbeides i prsjektmandatene sm skal gdkjennes av fellesnemnda. Prsjektstyrings- rapprteringsmekanismer Omfanget av prrammet, varigheten på mange av prrammets aktiviteter ambisjnene fr gevinstrealiseringen tilsier at det er behv fr å etablere et styrings- rapprteringsregime fr prrammet. Styrings- rapprteringsregime skal følge retningslinjene i Difis prsjektveileder de rutiner sm allerede er etablert i kmmunene når det gjelder prram- prtfølgestyring. Verktøyene sm tas i bruk skal sikre at prramstyret til enhver tid har versikt ver status i prrammet, kan iverksette krrigerende tiltak så frt avvik ppstår.

6 2. Å bygge en ny kmmune I juni 2016 vedtk kmmunestyrene i Asker, Hurum Røyken å søke m kmmunesammenslåing. Vedtaket var resultatet av en lang utredningsprsess med bred deltakelse invlvering. Navnet på den nye kmmunen er Asker, sammenslåingen skal iverksettes Den nye kmmunen skal drives videreutvikles med utgangspunkt i hver av de nåværende kmmunenes unike natur- kulturkvaliteter, tradisjner, ressurser utfrdringer. Et levende lkaldemkrati med gde nærdemkratiske rdninger skal ha høy priritet. Den nye kmmunen skal etableres på bakgrunn av et likeverdig samarbeid mellm kmmunene Hurum, Røyken Asker. Likeverdighet, raushet frståelse fr hverandres ståsted utgangspunkt, skal prege samarbeidet m sammenslåing. Asker, Røyken Hurum er en av de største kmmunesammenslåingene i kmmunerefrmen, sm berører ca innbyggere ansatte. Tidshrisnten fra vedtak til sammenslåingstidspunkt er lenger enn ved tidligere kmmunesammenslåinger. Dette frdrer en rbust rganisering av sammenslåingsarbeidet. Gd prsjektledelse gd prsjektrganisering er avgjørende fr en gd prsess når kmmuner skal slås sammen, ikke minst fr å sørge fr realisering av ptensielle gevinster sm følge av en sammenslåing. En viktig del av dette er å legge til rette fr en gd integrasjn mellm kmmunene sm rganisasjner. Det er lagt til grunn at sammenslåingsprsessen mellm Asker, Hurum Røyken skal rganiseres sm et prram. Et prram er en samling av prsjekter med et felles verrdnet mål. En prramrganisering vil ta hensyn til kmpleksiteten i sammenslåingsprsessen, legge til rette fr bred invlvering gd verrdnet styring med prrammets aktiviteter. Prrammet skal rganiseres i henhld til Prsjektveiviseren Difis anbefalte mdell fr gjennmføring av prsjekter i ffentlige virksmheter.1 Intensjnsavtalen mellm de tre kmmunene slår fast at en plitisk fellesnemnd skal lede arbeidet med kmmunesammenslåingen sikre nødvendig samrdning mellm de tre kmmunene frem til knstituerende møte er hldt av nyvalgt kmmunestyre høsten Fellesnemnda vil derfr ha en sentral plass i prramrganiseringen. Ledere medarbeidere i Asker, Hurum Røyken vil så spille en viktig rlle i arbeidet med å frberede kmmunesammenslåingen. Deres innsats i prramrganisasjnen er avgjørende fr at målsetningene fr nye Asker skal ppnås. Fr å ivareta de ansattes interesser i integrasjnsprsessen vil de tillitsvalgte ha sentrale rller i prramrganisasjnen. lntensjnsavtalens målsetninger m åpenhet medvirkning fra innbyggere, lag, freninger næringsliv skal så prege prramrganisasjnens arbeid med å bygge den nye kmmunen. Frmålet med dette styringsdkumentet er å definere prrammet danne grunnlaget fr riktig prramledelse. Styringsdkumentet peker ut retningen mfanget fr prrammet, danner kntrakten mellm prrameier (fellesnemnda) prramledelsen. 1

7 Styringsdkumentet skal: - Sikre at prrammet har et sunt grunnlag før prrameier blir bedt m å gjøre viktige frpliktelser O Fungere sm et basisdkument sm prrameier prramledelsen kan bruke fr å vurdere fremdrift, emner spørsmål m det pågående prrammets Ievedyktighet Gi et enkelt referansepunkt til prrammet slik at persner sm blir med i den 'midlertidige rganisasjnen' raskt lett kan finne ut hva prrammet gjelder, hvrdan det styres Styringsdkumentet skal alltid gjenspeile nåværende status, planer kntrllmekanismer i prrammet vil således være et levende ledelsesdkument. Det vil være behv fr å ppdatere dkumentet jevnlig etter sm fusjnsprsessen går inn i nye faser, ny vesentlig infrmasjn freligger. Samtidig sm at det er viktig å gjennmføre kntinuerlige ROS-analyser fr å vervåke risikbildet. Styringsdkumentet må leses i sammenheng med andre viktige dkumenter i prramgjennmføringen. Blant disse er: Intensjnsavtale m sammenslåing av kmmunene Hurum, Røyken Asker ( ) Avtale m vertskmmunesamarbeid mellm Asker, Hurum Røyken (se vedlegg) Kmmunikasjnsplan, inkludert lnteressentanalyse (freligger) Gevinstrealiseringsplan (skal utarbeides) Prsjektdirektiv fr hvert delprsjekt (skal utarbeides) 5

8 . Prrammets hvedfaser Nedenfr gis et verrdnet bilde av hele løpet i prrammet, fra utredning våren 2016 til iverksettingen av nye Asker 1.januar 2020: Fasel FaseZ Faseiê Fase Idé è Knsept ':ir~-«~._=:w. :»_-$5 «file Realisere â her Figur 1:Overrdnet bilde av prramløpet med faseinndeling Sm det framgår av figur 1 er prrammet avgrenset til selve sammenslåingsprsessen. Linjerganisasjnen har ansvar fr knseptfasen realiseringsfasen. Prramløpet sentrale milepæler i prramgjennmføringen, må sees i sammenheng med den plitiske behandlingen av kmmunerefrmen på nasjnalt nivå. Kmmunerefrmen skal etter planen behandles av Strtinget våren 2017.Sammenslåingen av Asker, Hurum Røyken vil frmelt sett gdkjennes gjennm kngelig reslusjn, smmeren/høsten 2017.Sammenslåingsprsessens frmelle grunnlag vil således endre seg i prramgjennmføringen. Det vil derfr være hensiktsmessig å etablere en faseinndeling sm tar hensyn til dette. I avsnittene nedenfr presenteres en slik faseinndeling, med beskrivelse av de viktigste aktivitetene i hver fase. Avslutningsvis er de mest sentrale milepælene i prramgjennmføringen synliggjrt i en verrdnet milepælplan. Fram til kngelig reslusjn høsten 2017 ø Vertskmmuneløsning etableres i interimfasen fram til høsten 2017 ø Reglement fr fellesnemnda følger Kmmunelvens bestemmelser m vertskmmunesamarbeid 2 ø Rådmann fr nye Asker ansettes ø Plitisk struktur fr nye Asker vedtas ø Prram/prsjektplanlegging fr hele sammenslåingsprsessen ø Prramrganisasjn etableres ø De nedsatte delprsjektene vil hvedsakelig drive kartlegging/utredning i denne fasen Fra kngelig reslusjn til smmeren Avtale m vertskmmunesamarbeid mellm Asker, Hurum Røyken 6

9 ø Reglement fr fellesnemnda følger lnndelingslvens bestemmelser ø Administrativ struktur fr nye Asker vedtas implementering påbegynnes ø Tppledergruppen i nye Asker ansettes ø Prsjektarbeidet tar til fr fullt i alle nedsatte prsjektgrupper Prduksjns- leveransefase fr prrammet, smmeren 2018 smmeren 2019 ø Fellesnemnda får en sentral rlle sm beslutningsrgan i prramrganisasjnen i denne fasen ø Administrativ rganisering fr nye Asker innføres ø Rådmann i nye Asker har ansvar fr driften av aktivitet sm legges ver til nye Asker ø Prramleder har ansvar fr at alle vesentlige elementer er ved sammenslåingsprsessen er innført innen ø Prsjektarbeidet sluttføres gjøres klart fr verlevering til linjen ø Kmmunevalget høsten 2019 frberedes Overgangen fra tre kmmuner til en høsten ø Kmmunevalg ø Fellesnemnda ppløses ø Knstituering av kmmunestyret fr nye Asker valg av representanter til utvalg/kmiteer ø Fatte vedtak sm frmelt sett ikke kan fattes før nye Askers kmmunestyre er knstituert ø Frberede implementering av mråder/elementer sm ikke kan innføres før Ansettelse av prramleder /eller rådmann fr den nye kmmunen er viktige milepæler i prramgjennmføringen. I tidligere gjennmførte kmmunesammenslåinger er det valgt ulike løsninger når det gjelder rllefrdelingen mellm prramleder ny rådmann. Nen kmmuner har valgt en løsning hvr ny rådmann prramleder er en samme persn. I disse sammenslåingsprsessene er det sm hvedregel pprettet en funksjn sm prsjektkrdinatr fr å støtte ny rådmannen i det mfattende arbeidet. I andre sammenslåingsprsesser har kmmunene valgt en løsning hvr det ansettes en prsjektleder fr å ivareta det prsjektadministrative, mens ny rådmannen i større grad rendyrker ppgaver knyttet til endringsledelse. Fr sammenslåingen av Asker, Hurum Røyken er anbefalte løsning at ny rådmann prramleder er en samme persn. Dette fr å etablere en tydelig ansvarsfrdeling, hvr fellesnemnda fungerer sm plitisk rgan, ny rådmann har det øverste administrative ansvaret fr alle beslutninger sm angår nye Asker. En slik frståelse av rådmanns-/prramlederfunksjnen er lagt til grunn fr utarbeidelsen av styringsdkumentet. I figuren nedenfr er de mest sentrale milepælene i sammenslåingsprrammet tidsmessig plassert i frhld til faseinndelingen. Flere ulike alternativ er vurdert hva angår fremdrift. l figuren nedenfr illustreres anbefalt fremdrift. Milepælene sm her er synliggjrt er knyttet til prinsipielle beslutninger hva angår plitisk administrativ struktur, samt ansettelse av rådmann tppledergruppe. Øvrige milepæler er knyttet til planleggingen gjennmføringen av hvert delprsjekt. Fr en mer detaljert beskrivelse av fremdriften i delprsjektene vises det til kapittel 7,

10 Milepaelene M1- M8 er knyttet til beslutninger sm skal fattes ved ansettelser vedtak m plitisk administrativ struktur, samt gdkjenning av prsjektleveranser Fase 1 lease 2 Fase Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Ansette rådmann fr nye Asker O N" Utrede vedta plitisk struktur fr. M2 nye Asker Utrede vedta administrativ M struktur fr nye Asker O Ansette tppledergruppe nye Asker. M 2019 Q ifase Q Etablere prramrganisasjn Detaljplanlegging i det enkelte "'5 delprsjekt i.h.t mandat O avhengigheter Gjennmføring av det enkelte delprsjekt i.h.t mandat O avhengigheter Siste frberedelser til sammenslåing Figur 2: Overrdnet milepælplan. Grått felt illustrerer tidsperiden fr gjennmføring av ppgavene. M7 M8. Datfestede milepaeler: M1: Rådmann ansatt 1. april 2017 M2: Ny plitisk struktur vedtatt 1. juli 2017 M: Administrativ struktur vedtatt 1. januar 2018 M: Tppledergruppe ansatt 1. juli 2018 M5: Alle prsjektgrupper er etablert 1. april 2017 M6: Alle delprsjekt er planlagt i detalj innen 1. juli 2017 M7: Det enkelte delprsjekt er gjennmført 1. juli 2019 M8: Klart fr sammenslåing til nye Asker Enkelte delprsjekt er allerede etablert. Daten 1. april er satt sm frist fr etablering av hele prramrganisasjnen. 8

11 . Mål suksesskriterier Erfaringene fra tidligere kmmunesammenslåinger er at visjn målsetninger fr sammenslåingsprrammet bør defineres tidlig. Dette fr å tydeliggjøre ambisjnene fr prrammet gi en klar retning til arbeidet sm skal gjøres. Tydelige màlfrmuleringer er så viktig fr å gjøre en realistisk risikvurdering, frdi knsekvens sannsynlighet av bestemte risikfaktrer avhenger av hvilke mål sm skal realiseres. Erfaringene fra tidligere kmmunesammenslåinger viser videre at det er enkelte sentrale suksesskriterier sm må være til stede fr at sammenslåingsprsessen skal bli vellykket. Disse suksesskriteriene har direkte sammenheng med målppnåelsen. Arbeidet med å frmulere visjnen fr nye Asker er en plitisk ppgave. I prsjektplanen er dette lagt inn sm en av de første ppgavene plitikerne skal ta fatt på. Arbeidet med å frmulere effektmål, resultatmål suksesskriterier fr selve sammenslåingsprrammet er en administrativ ppgave. Frhldet mellm visjn, effektmål, resultatmål suksesskriterier er illustrert i figur : etter sammenslåingen Det man ønsker at nye Asker skal bl'» f ' b, ' " tt Q Prrammets ansvar Effêktmål De psitive endringene sm fører ss fram mt det vi nsker Det. vi må levere/ha på plass fr Resultatmal å få til de ønskede endringene suksesskriterier De betingelsene sm må være ppfylt fr at resultatmålene skal HES Figur : Målhierarki Gjennm en prsess med deler av ledergruppene i de tre kmmunene er det frmulert frslag til effektmål, resultatmål suksesskriterier fr sammenslåingsprsessen. Disse er samlet i figur. 9

12 En helhetlig rganisasjnsstruktur er Driftsfrstyrrelser er minimert etablert En kmpetent prsjektrganisasj n med tydelige rller mandat Kntrll på ', I sammenslåingsprs essen Kmmunenes prsesser videreutviklet frbedret Invlvering dens kmmunikasjn leveranser er Synergier er realisert utnyttet Innvasjn i j j Ressurs i I ptimalisering å.l Figur : Definerte Suksesskriteriene effektmål, resultatmål, _; suksesskriterier er gruppert i seks mråder, er i str grad utarbeidet med grunnlag i erfaringene fra andre sammenslåingsprsesserzá 0 En kmpetent prramrganisasjn med tydelige rller mandat Tydelige rllebeskrivelser mandat fr alle rgan nivå i prramrganisasjnen Definere en tydelig visjn fr dag 1 av nye Asker Utarbeide en realistisk prsjektplan med klare mandat fr alle delprsjekt Utarbeide gevinstrealiseringsplan Ansette prramleder Etablere ny plitisk administrativ Velge kmpetente Sikre tilstrekkelig pplæring støtte til prramrganisasjnen tidlig prsjektledere Kntrll på sammenslåingsprsessen struktur tidlig fristille disse (delvis) fra driftsppgaver dens leveranser Sikre frutsigbarhet gjennm gd prramstyring Sikre effektiv praktisk bruk av planleggings- prsjektledelse Vurdere håndtere risiker utfrdringer løpende Jbbe kntinuerlig med gevinstrealisering rapprteringsverktøy rapprtering mt plan fr á sikre realisering av målsetninger Oppretthlde fkus på gd øknmistyring daglig drift parallelt med sammenslâingsprsessen Kntrll krdinering av planprrammet Endringsledelse Sikre en gd mstilling av persnell Sikre at persnal- rganisasjnsfunksjnene er gdt frberedt med nk ressurser riktig kmpetanse ldentifisere erkjenne kulturelle frskjeller pà et tidlig tidspunkt, jbbe med å skape en ny felles kultur Sikre at berørte ledere har kapasitet til å håndtere mstillingen samtidig sm driften ivaretas Omstilling fr å etablere «neste praksis» Redusere usikkerhet tvetydighet ved å implementere ny rganisasjnsstruktur lnvlvering kmmunikasjn Kmmunikasjn Sikre likeverdighet balanse i invlveringen Sikre rett mengde kmmunikasjn preget av åpenhet, lnnbyggermedvirkning respekt trverdighet av alle tre kmmuner til rett tid til ulike interessentgrupper i de delene av sammenslåingsprsessen hvr dette er nødvendig eller naturlig Telemarksfrsking Delitte: Gde grep på veien til en ny kmmune,

13 O Etablere en «vi- følelsen» blant innbyggerne i nye Asker Innvasjn O Digitalisering fr å ppnå frenkling, frnying effektivisering til beste fr innbyggerne Digitalisering fr å etablere framtidens administrative samhandlingsfrmer Ta i bruk samskaping tjenestedesign i utviklingen av tjenester Etablere ny standard fr samfunns- næringsutvikling Hente ut det beste fra kmmunenes systemer skape «neste praksis» O O O Ressursptimalisering O I arbeidet med sektr- temaplaner - utarbeide mål fr tjenesteyting strategier fr ptimal ressursutnyttelse på tvers av de tre kmmunene Overrdnet rganisering tjenestetilbudet i henhld til mål strategier Bemanningsplaner sm er tilpasset verrdnet rganisering Utvikle nye arbeidsprsesser tilpasset ny rganisering bemanning Etablere hensiktsmessige indikatrer fr ressursbruk, gjennmføre nullpunktsmåling følge pp utvikling 11

14 5. Prinsipper fr rganisering av sammenslåingsprrammet Erfaringene fra tidligere kmmunesammenslålnger har vist at tydelig ansvars- rlleavklaring mellm plitiske administrative rganer i gjennmføringen av sammenslåingsprsessen er avgjørende fr hvrdan prsessen ppleves, hvilke resultater det er mulig å ppnå. Likeledes viser erfaringene at det er behv fr å stadfeste hvilke prinsipper sm skal gjøres gjeldende fr rganiseringen av prrammet. Dette fr å skape størst mulig tydelighet frutsigbarhet, samt etablere felles kjøreregler sm alle rganene i prramrganiseringen skal følge. Fellesnemnda har det verrdnede ansvaret fr byggingen av Nye Asker. Dette innebærer at de skal lede styre hele prsessen, fatte nødvendige vedtak i henhld til inndelingslva intensjnsavtalen. Statlige myndigheter har gdkjent sammenslåingen, gjelder kmmunelvens bestemmelser m vertskmmunesamarbeid (se vedlegg). Dette krever at de må hldes løpende rientert m status framdrift gjennm hele prsessen. Fellesnemnda ansvar fr å invlvere de øvrige flkevalgte i Hurum, Røyken Asker kmmuner ha pprette dial med sivilsamfunnet i de tre kmmunene. ø Kmmunelven, lnndelingslven intensjnsavtale m sammenslåing avtale m vertskmmunesamarbeid mellm Asker, Hurum Røyken legges til grunn fr plitisk administrativ prramrganisering ø Prsjektveiviserens anbefalinger fr faseinndeling, rlledefinisjner, beslutningspunkter dkumenter legges til grunn fr prramgjennmføringen ø Prramstyringsmetdikk anvendes fr å sikre: Klare ansvarsfrhld mellm prram, delprsjekt, arbeidsutvalg linje i alle faser av sammenslåingsprsessen Tydelige skillelinjer mellm de plitiske administrative sidene av sammenslåingsprsessen, mråder hvr det er behv fr å se disse i sammenheng Gd verrdnet styring samkjøring av prsjekter med gjensidige avhengigheter Gevinstrealisering i alle prrammets faser ø Mandat fr fellesnemnda de øvrige rganer i prramrganiseringen tilpasses vedtatte prramrganisering, mfanget av ppgaver lagt til det enkelte rgan ø Hvedavtalens bestemmelser m samhandling mellm arbeidsgiver de tillitsvalgte legges til grunn fr hele sammenslåingsprsessen ø Fellesnemnda er et plitisk rgan sm fungerer etter Kmmunelvens 28-1 c (m vertskmmunesamarbeid) i interimfasen fram til kngelig reslusjn høsten 2017 ø Fellesnemnda fungerer sm et plitisk rgan i henhld til Inndelingslvens bestemmelser fra kngelig reslusjn høsten 2017 fram til knstituerende kmmunestyre høsten 2019 ø Fellesnemnda fungerer sm verbygning fr plitisk administrativ del av prramrganisasjnen (prrameier) i alle faser av sammenslåingsprsessen ø Felles partssammensatt utvalg etter kmmunelvens 25 får en sentral plass i prramrganisasjnen ø Det etableres egne delprsjekt med underliggende arbeidsutvalg fr mråder av særlig plitisk betydning ø De plitiske delprsjektene arbeidsutvalgene bør settes sammen med vekt på balanse/representativitet når det gjelder kmmune- partiplitisk tilhørighet ø Fr å fungere effektivt bør ikke prsjektgruppene arbeidsutvalgene ha mer enn 6-9 faste prsjektmedarbeidere (t eller tre representanter fra hver kmmune) 12

15 Arbeidet med ny plitisk struktur pririteres, mange av de øvrige delprsjektene avhenger av dette Administrasjnen stiller ressurser til rådighet fr arbeidsutvalgene. Disse skal bistå utvalgene med å kartlegge, utrede, utarbeide beslutningsgrunnlag, sikre gde saksbehandlingsprsesser ivareta krav til dkumentasjn, ffentlighet arkivering De plitiske arbeidsutvalgene rapprterer til fellesnemnda aktiviteten må krdineres med de O O O administrative delprsjektene prramleder hldes løpende rientert Rådmennene har innstillingsretti de plitiske delprsjektene lntensjnsavtalens føringer legges til grunn fr den administrative prramrganiseringen med særlig vekt på kapitlene m: Kmmunale tjenester Øknmisk plitikk Kmmunen sm arbeidsgiver (herunder kmpetanseutvikling, digitalisering innvasjn) Samfunn samfunnsutvikling Det etableres egne prsjekt fr alle mråder/tema sm vil bli berørt av sammenslåingsprsessen (ingen tema bør være «uplassert») Det tas særlig hensyn til ivaretakelsen av sektrvergripende tema så sm: FNs bærekraftmål Frebygging tidlig innsats verfr barn familier Flkehelse Klima miljø Ledere av alle administrative delprsjekt rapprter direkte til prramleder Prsjektledere frikjøpes fra deler av sin stilling fr à kunne priritere prsjektarbeidet. Graden av frikjøp avhenger av størrelsen på prsjektet sm skal ledes Bruk av ekstern prsjektlederkmpetanse vurderes i prsjekter sm er særlig mfattende /eller krever en prsjektlederkmpetanse sm kmmunene selv ikke besitter Prsjektgruppene arbeidsgruppene settes sammen med vekt på: fagkmpetanse, erfaring fra prsjektarbeid balanse/representativitet når det gjelder kmmune, alder kjønn Prsjektgruppenes hvedppgave er å prdusere leveranser til prrammet. Fr å fungere effektivt bør ikke prsjektgruppene ha mer enn 6-9 faste prsjektmedarbeidere (t eller tre representanter fra hver kmmune) Sammensetningen av prsjektgruppene kan justeres avhengig av hvilken kmpetanse sm er nødvendig i ulike faser av prsjektet Det nedsettes egne arbeidsgrupper fr å utrede spesifikke prblemstillinger, vurdere ulike alternativ eller freta andre saks- tidsavgrensede ppgaver. Arbeidsgruppene blir således så et virkemiddel fr à ivareta bred invlvering i prramrganiseringen. Arbeidsgruppene bør likevel ikke ha mer enn 6-9 deltakere fr å kunne fungere effektivt. Arbeidsgruppenes innsats skal være knsentrert ver en krt tidsperide gruppen ppløses når deres leveranse er gdkjent av prsjektleder Invlvering av de ansattes representanter skal ivaretas i alle prrammets faser. Tillitsvalgte bør ha en sentral plass i rganiseringen av delprsjektene. Prsjektgruppene sm mhandler administrativ rganisering (A2) arbeidsgiverplitikk (A/P 2) bør ha en tillitsvalgt fra hver av kmmunene. De øvrige administrative delprsjektene bør ha én tillitsvalgtrepresentant ppnevnt fra en av de tre kmmunene. Tillitsvalgtes representasjn i arbeidsgruppene vurderes etter behv 1

16 6. Rller ansvar i prramrganisasjnen Å bygge en ny kmmune krever en slid prramrganisering, med tydelige rller ansvarsfrhld. I figur 6 illustreres frslag til en rganisering av prrammet sm tar hensyn til faseinndelingen av prrammet (kapittel ), freslåtte mål suksesskriterier (kapittel ), samt freslåtte prinsipper fr rganiseringen av prrammet (kapittel 6). Det er lagt særlig vekt på å skille mellm de plitiske administrative rganene i prramrganiasjnen, sikre tydelige rapprteringslinjer gd krdinering av prrammets aktiviteter. Sm det framgår av styringsdkumentets kapittel, 5, vil rganene i prramrganisasjnen vil ha ne ulik funksjn ide ulike fasene av sammenslåingsprsessen. Illustrasjnen nedenfr er en prinsippskisse sm ikke fanger pp disse nyansene. Dette er beskrevet i etterfølgende delkapitler. Overrdnet rganisering Plitisk prcigramstyringsnivâ. inkludert arbeidsutvalg Figur 5: Oversikt ver rller ansvarsfrhld i prramrganisasjnen Prrameier er fellesnemnda. Fellesnemndas ansvar er beskrevet i intensjnsavtalen. Fellesnemndas hvedfrmål er å styre gjennmføringen av sammenslàingsprrammet slik at målene fr kmmunesammenslåingen realiseres. Fellesnemnda skal frberede kmmunesammenslåingen, sikre nødvendig samrdning mellm de tre kmmunene i periden fra søknad m sammenslåing er sendt til knstituerende møte er hldt av nyvalgt kmmunestyre høsten Fellesnemndas ansvar reguleres av Kmmunelvens bestemmelser m vertskmmunesamarbeid fram til kngelig reslusjn, høsten Deretter reguleres fellesnemndas ansvar av lnndelingslvens bestemmelser, fram til valg av nytt kmmunestyre høsten

17 Under fellesnemnda pprettes t utvalg: ø Partssammensatt utvalg (PSU) -fr å ivareta medbestemmelsesrdningen etter lv avtaleverk ø Referansegruppe bestående av gruppelederne fra alle kmmunene - fr å knsultere fellesnemnda i arbeidet Det er fellesnemnda sm utnevner persner til de ulike plitiske delprsjektene arbeidsutvalg. Mandater til de plitiske delprsjektene delprsjekter med særskilt behv fr krdinering gdkjennes vedtas av fellesnemnda. Dette skal skje i henhld til de prinsipper sm er fastsatt i styringsdkumentets kapittel 5. Prramlederfunksjnen vil bli ivaretatt på frskjellige måter i de ulike fasene av sammenslåingsprsessen: ø Frem til rådmann fr nye Asker er tilsatt, vil de tre rådmennene i Asker, Hurum Røyken ivareta prramledelsen ø Etter at nye Askers rådmann er tilsatt vil denne verta sm prramleder ø Etter ansettelsen av nye Askers ledergruppe, vil ledergruppen støtte rådmannen i ivaretakelsen av prramledelsen Sm prramledelse har rådmennene/rådmannen krdineringsansvar fr sammenslåingsprrammet de ulike delprsjektene, må rapprtere jevnlig m status til fellesnemnda. Dette innebærer å sørge fr at det utarbeides gdkjennes nødvendig styrende dkumenter fr gjennmføringen av delprsjektene, slik at de strategiske målene realiseres innenfr rammene av intensjnsavtalen. Prramledelsen er ansvarlig fr at prrammet er frmålstjenlig effektivt rganisert bemannet. I frbindelse med vergang til ny fase (beslutningspunkt) har prramledelsen, i henhld til prsjektveiviserens prsjektmetdikk, ansvar fr å sikre at all infrmasjn sm kreves fr gjeldende beslutningspunkt er tilstede. Fellesnemnda gir rådmennene/rådmannen fullmakt til å lage mandater til de administrative delprsjektene, har et særskilt ansvar m å hlde fellesnemnda løpende rientert m status framdrift. Sammenslåingsprrammet består av tre typer prsjekter prramleder har et litt ulikt ansvar fr disse: ø Plitiske delprsjekt: De plitiske prsjektene har en direkte styringslinje til fellesnemnda. Det pprettes arbeidsutvalg sm utarbeider frslag til løsning på de ppgavene sm er lagt til delprsjektet. Den administrative prramledelsen skal støtte pp under de plitiske arbeidsutvalgene bidra med kartlegging, utredning saksfrberedende arbeid. Når leveranser fra de plitiske delprsjektene freligger, er det leder av delprsjektet sm frmelt sett innstiller til fellesnemnda. Rådmannen har innstillingsrett til de plitiske delprsjektene. ø Delprsiekt med særskilt behv fr krdinerinq: Disse delprsjektene har ansvaret fr ppgaver sm krever mfattende kartlegging, utredninger planarbeid, med strt behv fr krdinering på tvers av de tre kmmunene. De er derfr plassert innenfr den administrative prramrganisasjnen. Arbeidet med disse temaene vil imidlertid bli gjennmført med hyppige rapprteringspunkter til plitisk nivå, tettere plitisk invlvering. Når delprsjektets leveranser freligger, er det prramleder sm frmelt sett innstiller til fellesnemnda. ø Administrative brsiekter: Her går det en direkte styringslinje fra prramleder til prsjektleder fr det enkelte delprsjekt eventuelt videre til underliggende arbeidsgrupper. Når delprsjektets leveranser freligger, er det prramleder sm frmelt sett innstiller til fellesnemnda. Når ny rådmann er på plass vil det være vesentlig à finne en hensiktsmessig måte å rganisere samarbeidet mellm rådmennene i Asker, Hurum Røyken rådmannen fr nye Asker på. Fr å sikre en gd gjennmføring er det viktig at rådmennene bidrar til gevinstrealiseringen. Når rådmannen fr nye Asker er ansatt, vil de sittende rådmennene i Asker, Hurum Røyken utgjøre et prramrådf5 Prramrådet har et særlig ansvar fr frankring kmmunikasjn mt kmmunes ledelse rganisasjn underveis i prsessen. 5 l intensjnsavtalen er dette benevnt sm prsjektråd, se punkt.2 bkstav ). 15

18 Det nedsettes et sekretariat, sm vil være en viktig støttespiller fr prramleder, utvalgsledere prsjektledere. Sekretariatet skal ivareta følgende i prramrganiseringen: - Stille tilstrekkelig kartleggings- utredningskmpetanse til rådighet fr fellesnemnda utvalgene - Ivareta det løpende behvet fr kmmunikasjnsfaglig bistand i prrammet. Dette arbeidet skjer i nært samarbeid med eget administrativt prsjekt (A). Kmmunikasjnsfaglige ressurser stilles til rådighet fr både fellesnemnda prramleder. En sentral ppgave vil være å spre infrmasjn m nemndas arbeid, jmf. kmmunikasjnsplanen - Fungere sm plitisk sekretariat, herunder bistå arbeidsutvalgene i det saksfrberedende arbeidet bistå arbeidsutvalgene i den krdinering rapprtering sm prramrganiseringen krever bistå arbeidsutvalgene i planlegging gjennmføring av arrangementer sikre gd saksflyt, tidsriktig utsendelse av saker arkivering i henhld til gjeldende regelverk Fungere sm prramstøtte, herunder Bidra i alt det praktiske rundt prramrganisasjnen, herunder metdebistand, prramteknisk støtte (IKT) merkantil støtte Tilby kurs pplæring l prram- prsjektstyring fr prsjektledere, utvalgsledere prsjektmedarbeidere Utarbeide vedlikehlde en egen prramhåndbk sm bl.a. angir praktisk infrmasjn til alle prramdeltakerne, herunder rutiner fr rapprtering ppfølging i prrammet Sekretariatet ledes av en prramkrdinatr. Prramkrdinatr er ansvarlig fr den daglige ppfølgingen av prrammets delprsjekter arbeidsutvalg. Prramkrdinatr er ansvarlig fr at administrative delprsjekter rapprterer i henhld til fastsatte milepæler krav, samt å bistå arbeidsutvalgene med deres rapprtering. Den administrative delen av prrammet rganiseres i ulike delprsjekter. Det ppnevnes en prsjektleder fr hvert delprsjekt. Prsjektledere frikjøpes fra deler av sin stilling fr å kunne priritere prsjektarbeidet. Graden av frikjøp avhenger av størrelsen på prsjektet sm skal ledes. Delprsjektene er ment å fungere sm prsjektgrupper, med ansvar fr å utrede kmme fram til frslag til løsning innenfr sitt mandat. Prsjektgruppen skal på basis av mandatet detaljplanlegge prsjektet utarbeide en fremdriftsplan med tydelige milepæler fr sitt arbeid. Delprsjektene kan pprette underliggende arbeidsgrupper etter behv. Delprsjektene er selv ansvarlig fr å gjennmføre de utredninger sm er nødvendig fr å ppfylle sitt mandat, men kan støtte seg til prramsekretariatet eller utredningskapasitet i kmmuneadministrasjnene ved behv. Prsjektleder skal hlde prramleder løpende rientert m status i arbeidet hendelser sm kan frrykke fremdriften i prsjektet. Innenfr de mest mfattende delprsjektene vil det være behv fr å nedsette arbeidsgrupper fr å utrede/ivareta avgrensede ppgaver. Dette kan eksempelvis dreie seg m å utrede en bestemt prblemstilling, eller utarbeide beslutningsgrunnlag fr en anbefaling. Arbeidsgruppene skal være et rgan fr å samle fagekspertise på tvers av de tre kmmunene. Arbeidsgruppene skal være hurtigarbeidende ha et ppgave- tidsavgrenset mandat. Det er gjennm innsats i arbeidsgrupper at ledere medarbeidere fra Asker, Hurum Røyken i størst utstrekning vil bli invlvert i prramarbeidet. Arbeidsgruppene er derfr en særdeles viktig arena fr medvirkning. 16

19 Den plitiske delen av prrammet rganiseres i tre delprsjekt. Hvert delprsjekt dekker ppgaver sm det er naturlig å se i sammenheng, sm derfr bør legges til ett samme prsjekt. Det bør nedsettes egne arbeidsutvalg innenfr hvert plitiske delprsjekt. Det bør ppnevnes en utvalgsleder fr hvert arbeidsutvalg. Arbeidsutvalgenes ppgave vil være å utrede en bestemt prblemstilling, eller utarbeide beslutningsgrunnlag fr en anbefaling. Arbeidsutvalgene skal på basis av mandatet utarbeide en fremdriftsplan med tydelige milepæler fr sitt arbeid. Arbeidsutvalgene skal sikre bred, tverrplitisk deltakelse i spørsmål av særlig plitisk betydning. Delprsjektet rapprterer til fellesnemnda, men får administrativ hjelp til krdinering utredning av sekretariatet. Fr å ivareta intensjnsavtalens målsetninger m invlvering av innbyggere, brukere samarbeidspartnere vil arbeidsutvalg delprsjekt knytte til seg referansegrupper. Referansegruppene skal ha en rådgivende funksjn i gjennmføringen av sammenslåingsprrammet. Referansegruppene kan både være eksisterende bruker- interesserganisasjner, eller pprettes fr å ivareta innbygger- brukerinvlveringen på et bestemt tjenestemråde. Sm det framgår av «Prinsipper fr rganisering av sammenslåingsprsessen» bør de tillitsvalgte ha en sentral plass i prsjektrganiseringen. Behvet fr representasjn fra fagrganisasjnene i mange fra krever at fagrganisasjnene selv finner en hensiktsmessig rganisering, på tvers av de tre kmmunene. Det er avgjørende at tillitsvalgte sm sitteri PSU, prsjektgrupper arbeidsgrupper er tydelige på hvem de representerer i ulike fra; eget frbund, egen kmmune eller alle ansatte. I tillegg til dette vil det være behv fr å samrdne de tillitsvalgtes innsats mellm de tre kmmunene. På bakgrunn av intensjnsavtalens føringer fr hvilke tema det skal arbeides med i integrasjnsprsessen freslås følgende verrdnede plitiske rganisering: 17

20 Organisering delprsjekt plitiske Utvalgene rapprterer lil leflesneninda. nta krdinere sin aktivitet med de øvrige aktivitetene i prram mel p1 V 7 P2 P pmisk identitet, Frberedelse rganisering symbler kmmunefelles kultur _, valg 2019 Figur 6 Plitiske arbeidsutvalg.c., _,-,;k z.l,:., I intensjnsavtalen er det skissert flere mfattende ppgaver sm det skal arbeides aktivt med i integrasjnsprsessen, sm krever nært samspill mellm plitisk administrativt nivà. Disse er: Kmmuneplan Arbeidsgiverplitikk Eierskap interkmmunale samarbeid Øknmisk plitikk handlingsregler Frdi disse temaene krever mfattende kartlegging, utredninger planarbeid, med strt behv fr krdinering pà tvers av de tre kmmunene, er de plassert inn i den administrative prramrganisasjnen. Arbeidet vil bli gjennmført med en tettere dial hyppigere rapprteringspunkter til Fellesnemnda enn de andre administrative prsjektene, samt en tettere plitisk invlvering. Fellesnemnda kan pprette egne arbeidsgrupper når det er aktuelt. l disse delprsjektene er det viktig at fellesnemnda har løpende dial med gruppelederfrum. Det kan være aktuelt å gjennmføre egne seminarer knyttet til tema/ppgaver det er viktig å få en bred plitisk diskusjn på. Ut fra dette, øvrige føringer fr hvilke tema det skal arbeides med på administrativt nivà freslås følgende rganisering: 18

21 Organisering delprsjekt med behv fr særskilt krdinering Delprsjektene rganiseres med tettere dial mellm plitisk administrativt nivà. Delprsjektene til prramleder, rapprterer mà krdinere sin aktivitet med de øvrige aktivitetene i prrammet. NP 1 Kmmuneplan A/P 2 Arbeidsgiverplitikk A/P Eierskap IKS NP Øknmisk plitikk handlingsregler i! li Figur 7: Delprsjekt med behv fr særskilt krdinering 19

22 5 æ ii z.st.in.x:'ni5:_;:=at:i~.,.=.".» -'.:'.}yi7' F':.!$G :'!ili 'jv cirzlârielilig; (leiprcisa-jfiiflftttèi anijmuiségruppssz Pà bakgrunn av intensjnsavtalens føringer fr hvilke tema det skal arbeides med i integrasjnsprsessen freslås følgende verrdnede administrative rganisering: Organisering administrative delprsjekt Delprsjektene rapprterer I til prramleder. mà krdinere sin aktivitet med de øvrige aktivitetene i prrammet A1 A2 A A A5 A6 Sektr Organisering Kmmunikasjn Digitalisering Styring, Eiendm temaplaner tjenesteutvikling øknmi, anskaffelser Figur 8: Administrativ rganisering 20

23 7. Plitisk prsjektrganisering Oppgavene sm skal ivaretas i prramgjennmføringen er av ulik karakter nen ppgaver vil ut fra kmmunelvens, inndelingslvens intensjnsavtalens føringer være et plitisk ansvar, mens andre ppgaver vil være et administrativt ansvar. Sm vist i kapittel 6 vil det derfr være hensiktsmessig á skille mellm plitiske delprsjekter administrative delprsjekter. Det er lagt pp til at de plitiske delprsjektene skal rganiseres med underliggende arbeidsutvalg. Arbeidsutvalgenes primære ppgave vil være å utarbeide frslag til løsninger/vedtak lage innstilling til fellesnemnda. Omfanget av, kmpleksiteten i, sammenslàingsprsessen tilsier at det bør etableres et begrenset antall delprsjekt fr ikke å øke kmpleksiteten ytterligere. Behvet fr invlvering deltakelse bør ivaretas gjennm arbeidsutvalgenes sammensetning arbeidsfrm. Pá de neste sidene presenteres frslag til ppgaver, fremdrift avhengigheter, samt fremdrift fr hvert av delprsjektene. 21

24 I dette delprsjektet sm mfatter 6 knkrete ppgaver er utarbeidelse frslag til ny plitisk struktur en viktig premiss fr den administrative rganiseringen. Videre hvilket myndighetsnivà de plitiske utvalgene skal inneha. Også utredning av nærdemkratiske rdninger i Ny Asker vil være nybrttsarbeid da det finnes svært få eksempler på slike rdningeri Nrge, her må man søke kunnskap i våre nabland Oppgaver - i priritert rekkefølge Pririterte ppgaver fr delprsjektet er: 1. Utrede alternativer fr nærdemkratiske rdninger av nye Asker innstille på en anbefalt mdell 2. Utarbeide frslag til delegasjnsreglement. Utarbeide frslag til plitisk reglement gdtgjørelsesreglement øvrige reglement. Utarbeide mdeller fr samskapingô mellm kmmune frivillighet Fremdrift avhengigheter Delprsjektets hvedppgaver er knyttet til utredning. Dette vil kreve dedikert innsats fra utvalgenes medlemmer i de peridene hvr utredningene pågår innstilling skal utarbeides. Da plitisk struktur legger premissene fr svært mange andre aktiviteter i prsjektgjennmføringen er det avgjørende at Fellesnemnda vedtar den innen smmeren Da ppgavene sm er lagt til dette delprsjektet er av prinsipiell karakter, vil prsjektets anbefalinger legge sterke føringer fr større deler av prramtrganiseringen fr øvrig. Dette gjelder spesielt arbeidet med administrativ rganisering tjenesteutvikling (A2). I dette prsjektet bør arbeidet med à utarbeide mdeller fr samskaping mellm kmmune frivillighet bør skjele til valg av administrativ struktur lkalisering av tjenestesteder (A2.) Frslag til delegasjnsreglement bør utarbeides slik at det kan inngå sm en premiss i rekrutteringen av tppledergruppen (definert hvilken myndighet sm ligger til kmmunens øverste ledelse). Frslag til plitisk reglement bør utarbeides slik at det er kjent før nminasjnene til kmmunevalget 2017 tar til. Frslag til harmnisering av avgifter, gebyrer brukerbetaling, bør freligge før arbeidet med budsjettet fr 2020 tar til. Beslutning m avgifter, gebyrer brukerbetaling er viktige innspill til det administrative prsjektet sm tar fr seg styring, øknmi anskaffelser (A5). 25 ' i " i" f ' Prsjekt P1: Plitisk rganisering Utrede alternativer fr nærdemkratiske rdninger Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Utarbeide mdeller fr samskaping Utarbeide frslag til delegasjnsreglement Utarbeide frslag til P l't'sk H re 9 Iement _ 6 Samskaping er en metde fr å aktivere ressurser på tvers av samfunnet. Dette krever interaksjn, deltakelse felles prblemløsning mellm brukere, pårørende, ansatte i førstelinjen fra eksperter. Samskaping er særlig gdt egnet fr utvikling av tjenester, frdi det å trekke inn f.eks. brukerne vil gi verdifull kunnskap m deres pplevelse av tjenestene. Se 22

25 7.2. Mandat 1. Fellesnemnda skal vedta verrdnet plitisk rganisering av Nye Asker innen våren Prsjektet må legge dette til grunn i det videre arbeidet. lntensjnsavtalens føringer fr plitisk styring i den nye kmmunen skal legges til grunn. Følgende bør fastsettes: a. Ansvarsfrhld b. Plitisk rganisering c. Lvpålagte andre råd utvalg Kmmunestyrets delegering av myndighet, rganisering av det plitiske arbeidet utvikling av rllen sm flkevalgt skal bidra til at den flkevalgte styringen frsterkes. 2. Delprsjektet skal utrede alternativer fr nærdemkratiske rdninger av nye Asker innstille på en anbefalt mdell. Det skal legges til rette fr gd kntakt sammenheng mellm kmmunestyret nærdemkratirganet med vekt på økt lkal innflytelse, medvirkning i prsesser beslutninger sm fattes i kmmunestyret. Erfaringer fra naerdemkratirdninger7 i andre kmmuner skal legges til grunn fr anbefalt løsning. Følgende skal utredes: a. Hvrdan flersenterstrukturens kan danne et naturlig grunnlag fr utvikling etablering av nærdemkratirdninger knyttet til tettstedene b. Hvrdan innbyggertrg kan benyttes sm sentral møteplass i tettstedene c. Hvrdan lkale nærmiljørgan kan bidra til à styrke medvirkning d. Behvet fr krdinatrer sm skal fungere sm tilretteleggere fr lkal aktivitet. Delprsjektet skal utarbeide frslag til: a. Delegasjnsreglement sm behandles vedtas av det nye kmmunestyret b. Plitisk reglement gdtgjørelsesreglement øvrige reglement sm skal vedtas av kmmunestyret c. Utarbeide frslag til harmnisering av kmmunale avgifter, gebyrer brukerbetaling. Delprsjektet skal i samarbeid med lag freninger, utarbeide mdeller fr samskaping mellm kmmune frivillighet. 7 Nærdemkratirdninger trekkes frem sm et av tiltakene man kan innføre fr å styrke lkaldemkratiet når kmmunegrensene fr å ivareta lkale interesser sikre at man klarer å behlde det lkale engasjementet i en større kmmune. Det vises til NlBRs rapprt Erfaringer med nærdemkratiske rdninger i Nrden. 5Både Asker, Røyken Hurum definerer har en flersenterstruktur i den frstand at alle kmmunene har flere mindre tettsteder i kmmunen. Eksempler på slike tettsteder er Hlmen, Heggedal, Slemmestad Sætre. 2

26 Oppgavene ansatte sm gjennmføres mverden identitet. Ulike kulturelle7..1 Pririterte i dette delprsjektet rundt. Hvrdan seremnielle Oppgaver ppgaver kmmunen -i handlinger priritert fr dette delprsjektet Utarbeide et frslag til kmmunevåpen Utarbeide frslag til rdførerkjede. Utarbeide frslag til aktiviteter medlemmer ansatte Fremdrift ppgaver markeres andre symbler arenaer innbyggere, er med på å skape samhld i periden frem til sammenslåing. fr den nye kmmunen fr utvikling av en ny, felles kultur avhengigheter knyttet til identitet, i de peridene børjevnlig handling rekkefølge i symbl er: 2. Delprsjektet er svært viktige fr Nye Asker kmmunes fremstår symbler hvr utredningene felles kultur vil kreve dedikert pågår. innsats Det legges pp til bred invlvering fra utvalgenes fra innbyggere i dette arbeidet. Oppgavene peride knyttet til utvikling variere i karakter I arbeidet med kmmunevåpen heraldikk design. Symblverdien aktiviteter av aktiviteter avhengig rdførerkjede i flere av ppgavene fr utvikling av en ny, felles kultur kan gå ver en lengre man er. kan det være aktuelt å knytte til seg ekspertkmpetanse sm er lagt til dette delprsjektet i prramgjennmføringen. av prramrganiseringen. arenaer av hvr i prramløpet Frslagene fra dette utvalget Det er derfr avgjørende har str betydning fr mange vil derfr legge sterke føringer at dette arbeidet startes tidlig sluttføres innen andre fr stre deler innen ppsatt frist. Delprsjektet bør etablere kmmunikasjnsarbeidet Faser i arbeidet et nært samarbeid med det administrative delprsjektet sm rganiserer (A). fr P Q 2017 Q1 Q Q Q Q1 Q Q Q Q1 Q2 Q Q Utarbeide et frslag til kmmunevåpen Utarbeide frslag til rdførerkjede andre symbler fr den nye kmmunen Utarbeide frslag til aktiviteter arenaer fr utvikling av en ny, felles kultur Mandat Delprsjektet prsess skal utarbeide kmmunenes kmmunevåpen gd medvirkningsprsess 2. Delprsjektet mellm skal utarbeide aktiviteter lag freninger frslag til rdførerkjede skal arbeide flkevalgte å brukes elementer andre symbler fr den nye kmmunen. arenaer fr utvikling en kmmunen Det nye med det nye kmmunevåpenet. fr å bygge en ny, felles psitiv kultur fr samarbeidet mellm fra de tre Det gjennmføres i hele den nye kmmunen. fra de gamle kmmunene administrasjn frslag til aktiviteter seremnier Også her skal det skal legges pp til en Det skal vurderes når man skal utvikle nytt felles kmmunevåpen. skal frene kmmunevåpnene Den nye kmmunen flkevalgte, blant ulike interessenter. blant innbyggere, skal utarbeide rdførerkjedet. et frslag til kmmunevåpen. med bred medvirkning innbyggerne. mellm Delprsjektet av en ny, felles kultur. Det skal legges vekt på sm kan bidra til å samle innbyggerne ansatte i den nye kmmunen. 2

27 Valget i 2019 blir spesielt histrisk fr den nye kmmunen. Partiene gjør frberedelser på tvers av kmmunegrenser ifht nminasjner. Gjennmføringen vil kreve gd planlegging fra valgrganene det krdinerte plitiske sekretariatet Oppgaver - i priritert rekkefølge Pririterte ppgaver fr dette delprsjektet er å: 1. Frberede gjennmføre kmmunevalget 2019 i samarbeid med administrasjnen _ 7..2 Fremdrift avhengigheter Gjennmføringen av kmmunevalget 2019 er en avgrenset ppgave sm har en annen karakter enn ppgavene lagt til de øvrige delprsjektene. Like fullt krever planleggingen gjennmføringen av kmmunevalget en krdinering pp mt andre delprsjekt, sm gjør det fruktbart à plassere arbeidet innenfr rammene av sammenslåingsprrammet. Faser i arbeidet fr P Frberede gjennmføres kmmunevalget 2019 Q Q1 Q2 Q 7 Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q 7.. Mandat Kmmunevalget høsten 2019 blir en svært viktig milepæl fr sammenslàingsprsessen. Da velges representanter til kmmunestyret i den nye kmmunen. Det er både i kmmunenes partirganisasjnenes interesse at valget gjennmføres på en samlende måte, slik at kmmunegrensene i minst mulig grad blir brukt sm skillelinjer i valgkampen. 25

28 8. Delprsjekt med behv fr særskilt krdinering Sm nevnt skisserer intensjnsavtalen flere mfattende tema sm krever tettere dial mellm plitisk administrativt nivå: kmmuneplanarbeidet, arbeidsgiverplitikk eierskap interkmmunale samarbeid. Disse temaene er plassert inn i den administrative prramrganisasjnen, men krever hyppige rapprteringspunkter til plitisk nivå, plitisk invlvering. l tidligere kmmunesammenslåinger har tidsperspektivet fr sammenslåingen vært så kmprimert at det har vært vanskelig å gjennmføre gde planprsesser på tvers av kmmunene. Dette har til dels resultert i behv fr nye mstruktureringer av tjenestene krt tid etter sammenslåingstidspunktet. Da etableringen av nye Asker skal være et utviklingsarbeid sm går ver tre år, vil det være rm fr å definere felles målsetninger utarbeide et felles planverk tidlig i sammenslåingsprsessen. Arbeidet med kmmuneplanen, sektrplaner temaplaner er pririterte ppgaver i den tidlige fasen av sammenslåingsprsessen, frdi grunnlaget fr ressursptimalisering på tvers av kmmunegrensene legges her. Arbeidet med kmmuneplanen er definert sm et delprsjekt med behv fr særskilt krdinering, mens arbeidet med sektrplaner temaplaner er definert sm et administrativt delprsjekt. På de neste sidene beskrives ppgaver, fremdrift, avhengigheter mandat fr delprsjekt med behv fr særskilt krdinering mellm plitisk administrativt nivå. Det legges pp til at delprsjektene selv skal detaljplanlegge sine arbeidsprsesser, inkludert gjennmføring av seminarer på tema sm krever bred plitisk invlvering. 26

29 Muligheten fr verrdnet planlegging sammenslàingsprsessen danner kmmunesammenslàinger framhever Likeledes på tvers av kmmunegrensene rammene fr dette delprsjektet. betydningen at det legges til rette fr invlvering i en tidlig fase av Erfaringene av at det tidlig frmuleres av innbyggere ansatte fra tidligere en visjn fr den nye kmmunen. i arbeidet med å kmme fram til en felles visjn. Et felles planprram vil bidra til at Asker, sammenslàingstidspunktet, Pririterte ppgaver samfunnsutvikling. utfrmingen fr dette delprsjektet FNs 17 bærekraftsmàl av planprram Kmmunene har viktige delprsjektet å utarbeide Hurum Røyken at planer fr tjenesteutvikiing er direkte ppgaver Oppgaver fr hvrdan - i priritert Utarbeide en felles visjn fr nye Asker 2) Utarbeide felles planprram ) implementere ) Sikre ivaretakelsen 5) Utarbeide en ffensiv 6) Utarbeide en blig,-areal 7) Utarbeide strategi 8) Utarbeide innvasjnsstraegi 9) Utarbeide strategi fr hvrdan 10) Utarbeide strategi fr samfunnsikkerhet FNs bærekraftsmàl.._...w..._ Deiprsjektets samfunnsikkerhet dette ansvaret tas med i beredskap. skal ivaretas Det ligger til dette i nye Asker. all kmmunaplanlegging miljø samferdselsstrategi transprtstrategi fr næringsutvikling. Framdrift nye Asker skal få status sm en viktig reginal aktør beredskap._. avhengigheter arbeid med visjnen fr nye Asker vil danne grunnlaget sm skal finne sted i løpet av sammenslàingsprsessen. ledestjerne 9 m samfunn i kmmuneplanleggingen av flkehelseperspektiveti klima,- kapittel fr samfunnsutvikling rekkefølge 1) sm et rammeverk fr nye Asker. når det gjelder en strategi knyttet til intensjnsavtalens skal benyttes kmmuneplan peiler ut en felles kurs fram mt harmniseres. fr alle delprsjekt. Visjnen fr alt integrerings- vil dessuten utviklingsarbeid kunne ha en funksjn sm å få denne pà plass tidlig. Det må derfr pririteres _....,..._ Deiprsjektets ppgaveiøsning må sees i nær sammenheng rganisert i A1. Det administrative nødvendig fr å utarbeide planarbeidet gde, fremtidsrette med administrasjnens vil bidra med à innhente arbeid sektr temaplaner det kunnskapsgrunnlaget sm er strategier. ' Q1 Ut"a"r 6éT8'é 'e' r"i f =L'ii' }iéje$ei?5ffiyé Ãskéirl AlA) Uié'r6é i Eé féi Ié biéfi5f6 F5}fi Ir'fiHé?fiEii'féFé' l5n bvaéfélfiéfiémél i Q2 ; " 2618 f) Q _Q._ _ A.0 ; E.f. fóà." Q1;. Wa- ffèfå-. i. S9[U,TUHU Pl 11! 9.9.ifl9eP..v Sikre ivaretakelsenav flkehelseperspektiveti 9, K2rDID9D_?!Rl.D! 99i.D9...._. H. Utarbeide en ffensiv + klima,- miljø samferdselsstrategi i Utarbeide en blig,-areal transprtstrategi m Utarbeide strategi fr næringsutvikiingl Uta. _.. _ j i l eideinnvasjnsstrategi Utarbeide strategi fr hvrdan nye Asker skal lfå siatus..siam.enviktigreginai aktør Utarbeide strategi fr samfunnsikkerhet i beredskap Mandat Delprsjektet skal utarbeide Det skal legges ny visjn, en identitet (intensjnsavtalens en feiles visjn fr nye Asker. pp til en prsess med bred medvirkning et verdigrunnlag fr kmmunen. Feilesnemnda skal selv lede dette arbeidet. blant ulike interessenter intensjnsavtalens hvr det utvikles mmenter en til visjnen punkt 1.1) legges til grunn fr arbeidet. 27

30 2. Kmmunenes rlle sm samfunnsutvikler handler m langsiktig arealbruk utbyggingsmønster, utbygging av infrastruktur, steds- sentrumsutvikling, næringsutvikling, miljø flkehelse i videste frstand. Delprsjektet fr kmmuneplan skal utarbeide strategier fr hvrdan kmmunen kan tilrettelegge fr psitiv utvikling i lkalsamfunnet strsamfunnet i frm av å sikre gde levekår fr innbyggerne gde rammevilkår fr næringslivet frvalte sammenhengende natur- friluftsmråder håndtere klimaspørsmål. lntensjnsavtalens kapittel 9 m samfunn samfunnsutvikling, samt FNs bærekraftmål legges til grunn fr Delprsjektets aktivitet. I delprsjektets ppstartsfase vil det være behv fr å avklare grenseppgangene mellm de ulike strategiene. 28

31 lntensjnsavtalen flkevalgte, slår fast at en gd fremtidsrettet ledere, medarbeidere de mstillingsprsesser tillitsvalgte. sm vil finne sted kunne skape bedre frutsigbarhet mstillingsdkumentet. pensjnsvilkår kan frventes 8..1 Pririeterte Oppgaver ppgaver i arbeidet fr ledere Arbeidet med arbeidsgiverplitikk medarbeidere å virke inn på de ansattes - i priritert plattfrm med å bygge en ny kmmune. å finne gde løsninger fr delprsjektet utgjør et felles verdifundament En felles arbeidsgiverplitisk sm blir berørt. pplevelse Å få denne Det samme fr harmnisering fr de vil danne grunnlaget fr på plass tidlig, vil gjelder av arbeids-, lønns- av sammenslåingsprsessen. rekkefølge er: 1) Utarbeide mstillingsdkument 2) Utarbeide arbeidsgiverplitisk ) Kartlegge hvilke lønns- pensjnsvilkår plattfrm fr den nye kmmunen sm gjelder (inkludert særavtaler) avklare behv fr harmnisering ) Kartlegge 5) Kmme med en anbefaling av prsess fr innfasing av ansatte 8..2 kmpetanse Fremdrift Delprsjektet er avhengig kmpetansebehv i de tre kmmunene den nye kmmunen under ett avhengigheter av den rganiseringen man kmmer frem til i delprsjekt A2 rganisering tjenesteutvikling. Kmpetanserganisering kmpetansebehvskartleggingen Delprsjektet må videre ses i sammenheng medarbeidere under A/P Interkmmunale Faser i arbeidet må tjene t frmål sees på tvers av A2 administrativ A/P 2 arbeidsgiverplitikk. med rganisasjnsutviklingsdelen samarbeid fr A Q med ivaretakelse 2017 Q1 av ledere eierskap. Q Q Q Q1 Q Q Q Q1 Q2 Q Q Omstillingsdkument Utarbeide arbeidsgiverplitisk fr den nye kmmunen Lønns-, arbeids- pensjnsvilkår Kartlegge kmpetanse kmpetansebehv innfasing av ansatte plattfrm Mandat Delprsjektet skal utarbeide frslag til en gd fremtidsrettet sm et felles verdifundamenet. til å realisere initiativrike kmmune 2. den nye kmmunens stlte medarbeidere. Arbeidet skal sikre at de ansatte så smidig sm mulig, med klar tydelig Delprsjektet bør raskt utarbeide rganisatriske endringer Delprsjektet gd prsess sm skal fungere pplever frtløpende innplassering er i stand kultur med kmpetente, vergangen til ny i prsessen. sm gir felles retningslinjer Omstillingsdkumentet skal gjennmføres, skal utarbeide infrmasjn et mstillingsdkument i de tre kmmunene. til frutsigbarhet arbeidsgiverplitikk skal utvikle sikre at ledere ansatte mål, den skal sikre en brukerrientert ledige stillinger hensynet. Arbeidsgiverplitikken fr håndtering skal videre gi retningslinjer av ledere medarbeidere av fr hvrdan fregå, slik at ivaretas. frslag til harmnisering av lønns- arbeidsvilkår gder. 29

32 Asker, Hurum Røyken Omfanget er i dag avhengige av de interkmmunale av interkmmunale samarbeidene samarbeid hva samarbeidsavtalene dekker, avsluttes. må sees i samarbeid til hvrdan knyttet til nye Askers rlle sm eier av kmmunale Dette arbeidet kmmunen prinsipper 8..1 Pririterte Oppgaver ppgaver samt vurdere - i priritert 1. Utarbeide Gjennmføre frslag til strategi detaljerte hvilke samarbeid fr interkmmunale frslag til en felles, aktiv prfesjnell eierskapsmelding 5. Utarbeide frslag til rganisatrisk interkmmunale utredningene Av hensyn avklares uansett Faser tilknytning vil kreve dedikert pågår. Arbeidet frventes til ledere ansatte i arbeidet eierskapsplitikk fr kirke- trssamfunn av frslag til eierskapsplitikk innsats fra delprsjektets å være knsentrert i fretakene/selskapene nkså raskt. Videre må ledere ansatte strategi i den nye virksmheter. avhengigheter knyttet til å utarbeidelse samarbeid hvilken skal ivaretas samarbeid Utarbeide Fremdrift hvilke sm bør eierskapet risik- sårbarhetsanalyser Utarbeide ppgaver ppgaver. fr å kartlegge er: sm bør videreføres det kmmunale. Delprsjektets gjennmgang rekkefølge fr dette delprsjektet 2. fr å løse flere lvpålagte viser at det er behv fr en grundig fr interkmmunale fr NP ver en krtere bør beslutninger z ivaretas Q1 fremtid i alle faser av prrammet, sm velges Q av hvr knyttet til fretakene/selskapene eierskapsplitikk 2017 Q i de peridene peride. i fretakene/selskapene samarbeid videreføring/avvikling medlemmer Q2 Q Q 2019 Q2 Q Q1 Q Utarbeide frslag til strategi fr interkmmunale samarbeid Gjennmføre detaljerte risik sårbarhetsanalyser Utarbeide frslag til en felles, aktiv prfesjnell eierskapsplitikk Utarbeide eierskapsmelding Utarbeide frslag til rganisatrisk tilknytning kirke- trssamfunn Mandat Delprsjektet samarbeid 2. frslag til strategi fretak. samarbeid sm har et frretningsmessig Det skal gjennmføres sikkerhets- detaljerte Prsjektet skal vurdere (hvilke interkmmunale frmål. betydning. fr innbyggerne eierskapsplitikk ulike løsninger drift i egen regi. Prsjektet Arbeidet i Asker, skal vurdere skal resultere risik- sårbarhetsanalyser beredskapsmessig samt knsekvenser samarbeid frslag til en felles, aktiv prfesjnell selskaper interkmmunale selskaper fr interkmmunale hvilke sm skal videreføres) skal utarbeide av kmmunale selskaper,. skal utarbeide sm skal awikles Delprsjektet styring fr Knsekvenser eventuelt utbytte i i en eiermelding. fr interkmmunale fr de ansatte Hurum Røyken med tydelig knyttet til fusjn av samarbeid sm har i fretakene/selskapene, i nabkmmunene skal vurderes særskilt.. De avtalemessige skal gjennmgås 5. Utvalget øknmiske eventuelt skal så kmme frpliktelsene sm inngår i eksisterende interkmmunale samarbeid refrhandles. med anbefalinger til rganisatrisk tilknytning fr kirke- trssamfunn 0

33 Delprsjekt A/P skal svare ut intensjnsavtalens målsetninger fr den øknmiske plitikken i nye Asker, slik dette er frmulert i intensjnsavtalens kapittel 7 Øknmisk plitikk. Det skal legges særlig vekt på målsetningene knyttet til bærekraftig øknmi, gd øknmistyring, samt etableringen av handlingsregler fr driftsbudsjett, investeringsbudsjett finansfrvaltning Oppgaver -i priritert rekkefølge Pririterte ppgaver fr dette delprsjektet er: Utarbeide årlig budsjett fr sammenslåingsprsessen 2. Utarbeide frslag til handlingsregler. Utarbeide frslag til harmnisering av avgifter, gebyrer brukerbetaling. Utarbeide frslag til øknmi- handlingsprram fr 2020 i Nye Asker Fremdrift avhengigheter Delprsjektets ppgaver knyttet til utarbeidelse av frslag til øknmisk plitikk handlingsregler fr den nye kmmunen. I tillegg vil det være viktig at det utarbeider årlige budsjetter fr selve sammenslåingsprsessen fr å sikre en gd frsvarlig øknmistyring gjennm fr hele prsessen. Fellesnemnda skal så utarbeide frslag til øknmi- handlingsprram fr det første året til Nye Asker, sm skal vedtas av det nye kmmunestyret etter knstituering i Mye av arbeidet i dette delprsjektet er av prinsipiell art fr styringen av den nye kmmunen det vil derfr være hensiktsmessig med en tett dial med gruppelederfrum. Kmmuneplanarbeidet i A/P 1 administrativ rganisering tjenesteutvikling i A2 føringer fr arbeidet med budsjett, handlingsprram fr nye Asker. Prsjekt A/P : Øknmisk plitikk Faser i arbeidet fr NP 2016 Q Q1 Q Q Q Q1 Q Q Q Q1 Q Q Q handlingsregler Utarbeide årlig budsjett fr sammenslåingsprsessen Utarbeide frslag til handlingsregler Utarbeide frslag til harmnisering av avgifter, gebyrer brukerbetaling Utarbeide frslag til øknmi- handlingsprram fr 2020 i Nye Asker 8.5. Mandat 1

34 9. Administrativ prsjektrganisering Det freslås pprettet 6 administrative delprsjekt. De ulike delprsjektene er lagt på et verrdnet nivå, fr å sikre sammenhengen helheten i tjenestene. Delprsjektene vil ha individuell fremdriftsplan variere i antall arbeidsgrupper de trenger fr å gjennmføre en kartlegging kmme med anbefalinger fr hvert delprsjekt. Alle delprsjektene har likevel nen ppgaver sm er felles, nemlig sikre gdt arbeid med kmmunikasjn endringsledelse samt legge til rette fr gevinstrealisering i den nye kmmunen. På de neste sidene beskrives ppgaver, fremdrift, avhengigheter mandat fr delprsjektene per nvember Dette vil bli ppdatert detaljert ut etter hvert sm prsjektgruppene etableres tar fatt på sitt arbeid. Arbeidsgruppene sm nedsettes i hvert delprsjekt skal sikre bred invlvering av de ansatte i arbeidet med å bygge den nye kmmunen. 2

35 Gd kmmuneplanlegging tjenesteutvikling frutsetter gde sektr temaplaner. Oppgavene til dette delprsjektet må sees i nær sammenheng med kmmuneplanarbeidet behvet fr à samkjøre planprsesser etablere et felles planprram fr den nye kmmunen (A/P1). Delprsjektet må derfr så se hen til intensjnsavtalens kapittel 9 m samfunn samfunnsutvikling Oppgaver - i priritert rekkefølge 1) Kartlegge temaplaner planprsesser 2) Utarbeide felles mål fr den nye kmmunen ) Samkjøre planprsessene legge føringer fr tjensteutvikling ressursptimalisering ) Utarbeide sektrplaner temaplaner fr den nye kmmunen Fremdrift avhengigheter Delprsjektet vil være avhengig av beslutninger fattet i delprsjekt A/P 1, sm tar fr seg kmmuneplanen felles planprram. Arbeidet i dette delprsjektet vil legge sterke føringer fr alle de andre delprsjektene, arbeidet med rganisering tjenesteutviking (A2) i særdeleshet (mål fr tjenestene, lkalisering, investeringsbehv m.m. i tjenestene). Det er derfr av str betydning at dette arbeidet kmmer tidlig i gang ferdigstilles høsten Faser i arbeidet fr A Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Kartlegge temaplaner planprsesser Utarbeide felles mål fr den nye kmmunen Samkjøre planprsessene legge føringer fr tjensteutvikling ressursptimalisering Utarbeide sektrplaner temaplaner fr den nye kmmunen 9.2. Mandat Delprsjektet skal kartlegge hvilke planer sm freligger på ulike nivå i de tre kmmunene, kmme med frslag til hvrdan planarbeidet kan samrdnes. Det bør utarbeides målsetninger på sektr- tjenestenivå. Videre skal det utarbeides sektrplaner temaplaner sm kan benyttes sm grunnlag fr tjenesteutvikling på tvers av de tre kmmunene, hvr det tas særlig hensyn til målsetningen m ressursptimalisering.

36 I dette delprsjektet arbeidsgrupper. vil det være særlig behv fr å finne en hensiktsmessig Det må tas stilling til m arbeidsgruppene tjenestemrådene tverrgående skal ha en tradisjnell plitisk - i priritert Oppgaver i dette delprsjektet administrering tjenestemråde er tredelt. danner tegnes av underliggende av eller m det vil være mer fruktbart å perere med rekkefølge Arbeidet grunnlag i den nye strukturen Oppgaver under administrativ med den administrative fr rganisering på nytt. Lkalisering tjenestene på slutten rganisasjnsstrukturen av de ulike tjenestene. av nåværende vil kmme tjenester av arbeidet Deretter må kartlegges med rganisering følger av ny må hvert tidlig, mens innplassering av av tjenestene. rganisering: 1) Kartlegge 2) Utrede mulig fremtidig ) sektrinndeling, rganisering med rganiseringen arbeidsgrupper 9..1 Arbeidet sm arbeider eksisterende administrativ rganisasjnsstruktur rganisasjnsstruktur i de tre kmmunene kmme med en anbefaling Bidra inn i delprsjekt A5: Digitalisering, IKT, arkiv, fagsystemer, matrikkelen med infrmasjn m ny rganisasjnsstruktur Oppgaver under arbeidsgruppe 1) Kartlegge 2) Utrede behv fr plassering ) Anbefaling Oppgaver dagens lkalisering: plasseringer av lkalisering under arbeidsgruppene 1) Første del av arbeidet sm mfatter blir en kartlegging Gjeldende Avtaler planer, Avtaler lkale frskrifter med eksterne 9..2 Fremdrift ansatte må arbeide å gjøre. I arbeidet Delprsjekt målsetningene Ansette leverandører eksempelvis kmme ledere etater, fylkeskmmuner, kmmuner, IKS, av varer tjenester rganisering være effektiv, med en anbefaling fr å ppfylle lite byråkratisk, til fellesnemnda målene innvativ m framtidig fr likeverdig administrativ rganisering avhengigheter tett med delprsjekt med lkalisering A/P 2 (Arbeidsgiverplitikk) må delprsjektet fr dette delprsjektet Det er særlig i samspillet m ressursptimalisering Faseriarbeidetfr A2 ` Administrativ med tilhørende reglement (statlige hva sm er beste fremtidige A/P1 vil legge føringer ulike deltjenestene. samarbeidspartnere med eksterne må det utredes Til slutt skal gruppen interne vertskmmuner) kmmunesammenslåingen, Delprsjektet av: Organisering/tjenester/fagmråder/kmpetanse/kmpetansebehv Deretter ) tjenestene: KF, reginråd, 2) bygningsmasse av nye tjenester mellm i alle spørsmål samarbeide med delprsjekt når det gjelder sektrrganisering tjenesteutvikling rganiseringen sm har med de A6 (Eiendm). rganisering av tjenestene av de at skal realiseres. Om ?» Q1 ríanisasinsstruktur 2017 Q2 Q Q T' "' " ct1 é" mm" Q1 {Q2 Q Q Q1 M M 2019 "M" Q2 Q Iedergruppe Lkalisering Organisering utvikling av sektrer tjenestemråder Organisering j utvikling m....sflnmsn W...,.V..._«q».....af _1 av sefllfaladmlfllêfllêäl0fll E..D..99 $If F1!..,._._ P = Plitisk Ansettelse prsess av rådmann denne gruppen er ikke et delprsjekt, men en plitisk er løftet fram i fremdriftsplanen. frme de nye tjenestemrådene Rådmann prsess. Det har likevel betydning skal ansette sin ledergruppe fr arbeidet i være med på å i kmmunen.

37 Kmpetanse- kmpetansebehvskartleggingen rganisering tjenesteutvikling A/P 2 arbeidsgiverplitikk. må tjene t frmål se på tvers av A2 administrativ Delprsjektet A2 Administrativ rganisering tjenesteutvikling vil være det klart mest mfattende arbeidskrevende delprsjektet. Det vil være behv fr mange arbeidsgrupper fr å dekke delprsjektets ppgaver. Dette gjelder spesielt arbeidet med rganiseringen av tjenestemrådene. I dette delprsjektet er det derfr viktig med riktig kmbinasjn av prfesjnell prsjektledelse /ansatte med prsjektledererfaring persner sm kjenner tjenestene gdt. 9.. Mandat Delprsjektet skal kmme frem til en hensiktsmessig ressursptimal rganisering av tjenestene, der temaer sm kvalitet, kmpetanse, kapasitet, sårbarhet, tilgjengelighet lkalisering vurderes. Det er et mål at tjenestene skal være rganisert så nært innbyggerne sm mulig. Fr å nå dette målet må tjenestenivået i de tre kmmunene først kartlegges deretter harmniseres i den nye administrasjnsstrukturen. Her er det så stre muligheter fr å tenke nytt i tjenesteprduksjnen. Den nye kmmunen skal satse på innvasjn digitalisering fr å ppnå frenkling, frnying effektivisering til det beste fr innbyggerne. Kmmunen skal praktisere åpenhet merffentlighet, det skal etableres døgnåpen frvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig. 5

38 Flere av ppgavene sm er lagt til delprsjekt A Kmmunikasjn er allerede igangsatt. Mye av arbeidet styres av vedtatte kmmunikasjnsplan. Gd infrmasjn tydelig kmmunikasjn til ansatte, innbyggere mgivelser er viktig i hele prrammets løpetid Oppgaver - i priritert rekkefølge 1) Utarbeide kmmunikasjnsplan (er allerede gjennmført) 2) Planlegging av knkrete kmmunikasjnsaktiviteter fr ansatte, innbyggere, frivillighet, næringsliv, media andre interessenter identifisert i kmmunikasjnsplanen ) Etablere samhandlingsplattfrm ) Etablere nettsider fr nye Asker 5) Lage kmmunikasjnsstrategi fr nye Asker 6) Kntinuerlig arbeid med infrmasjn kmmunikasjn Fremdrift avhengigheter Faser i arbeidet fr A Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Kmmunikasjnsplan Planlegge Etablere Etablere aktiviteter samhandlingsplattfrm nettsider Kmmunikasjnsstrategi Løpende Gjennmføre kmmunikasjn aktiviteter Arbeidet i dette delprsjektet må settes i nær direkte sammenheng med ppgaver leveranser i alle andre plitiske administrative delprsjekt. Input fra de andre prsjektene er avgjørende fr at delprsjekt A skal lykkes med à ppfylle sitt mandat. Særlig viktig er sammenhengen med plitisk delprsjekt P2 arbeidsutvalget sm tar fr seg felles kultur. 9.. Mandat Delprsjektet skal planlegge gjennmføre kmmunikasjnsppgaver i sammenslàingsprsessen fr å sikre gd infrmasjnsflyt til alle interessenter. Ulike infrmasjnskanaler skal benyttes nytten av de må evalueres underveis fr â sikre at interessentene er frnøyde med infrmasjnen fra prramrganisasjnen. 6

39 Integrasjn av kmmunenes kmmune har mttatt på digitale tjenester løsninger allerede Delprsjektbeskrivelsen Kartlegge 2. Matrikkel ø er hentet i sin helhet fra dette arbeidet. Fkus 2 - Knsept, 1 - Etablere Verktøy Fkus Fkus 2 Pririterte 1 - Vanskelige Fkus Rammene ø : ø : ø : Fremdrift planlegging, priritering Kmmunerganisasjn tjenester strategi mråder fra evalueringen satsningsmråder fr den nye kmmunen Fase 2 fra gamle kmmuner Gjennmføring til ny kmmune Fase ny kmmune Nye Asker kmmune Awikle lanseres Hurum, Røyken gamle Asker kmmuner avhengigheter fr A Q Etablere fr utvikling Fase 1 verføring Fkus - Oppstart ambisjner i delprsjektet. priritering visjn/ambisjn, Gjennmføring Fkus - Gradvis fr de ulike ppgavene fr midlertidig administrative planlegging Knsept, løsninger fr plitiske en tidsplan har, ppgraderingsbehv, av prsjekt: digitale Gjennmføring : Nye Asker det kan bli behv fr nyanskaffelser Ståstedsanalyse, : i arbeidet Etablering Fkus Faser kmmunene på hvilke mråder : delprsjekt. til at en blir en fregangskmmune rekkefølge det er utarbeidet - ø - i priritert er et strt mfattende en har frventninger igangsatt - ø systemer i Nrge. hvilke systemer (digitalisering), plattfrmer midler til dette arbeidet Oppgaver Her er arbeidet 1. digitale statlige Q1 Q Q Q Q Q Q2 Q Q1 Q2 Q Q prsjekt Fase 1: Vanskelige satsningsmråder, kmmunen Fase 2: Gradvis ny kmmune Fase : Oppstart Oppsettet mråder, rammene verføring pririterte fr den nye fra gammel til ny kmmune i systemene, med gdkjenningslinjer m.m., vil avhenge av delprsjekt A2 den nye rganisasjnsstrukturen. I tillegg til støtten planlagt gitt fra KMD til ppstartsaktiviteter til daglig drift utvikling ressurser, dimensjneringen av de eksisterende av prsjektet av prsjektet, har kmmunene kmmuners digitale tjenester. må det jbbes videre de ressursene Prsjektet sm er vil kreve stre med fremver. Øknmi: ø mill. støtte fra KMD til ppstartsaktiviteter av prsjektet Muligheter: ø Det søkes støtte fra venstående ø Andel av IKT-utviklingsmidler ø Andel av nasjnal ø Andel av tjenestemrådenes tilskuddsrdning så i 2017 i de tre kmmunene tilskuddsrdning sm gis i fm kmmunesammenslåinger utviklingsmidler i de tre kmmunene Persnalressurser: 7

40 Kmmunene har de ressursene de har til daglig drift utvikling innleie /knsulenter 9.5. Mandat Delprsjektet skal: Sikre nødvendige digitale tjenester til den midlertidige kmmunen, både administrativt plitisk fr periden Etablere strategi fr digitalisering arkiv- dkumentasjnsfrvaltning fr periden Evaluere de tre kmmunenes digitale løsninger pr delmràde velge digitale løsninger fr den nye kmmunen. Sm en del av evalueringene per delmráde skal det evalueres m alternative løsninger eller «beste/neste praksis»-løsninger bør velges sm digital løsning fr den nye kmmunen. Etablere nye digitale løsninger fr den nye kmmunens pririterte satsningsmråder Implementere de valgte digitale løsningene fr den nye kmmunen Etablere strategi fr digitalisering arkiv- dkumentasjnsfrvaltning fr periden Avvikle de digitale løsningene i de gamle kmmunene 8

41 9.6.1 Oppgaver i priritert rekkefølge 1) Kartlegge dagens praksis rganisering av øknmi- regnskapsfunksjnene 2) Kartlegge dagens rganisering av internkntrll ) Kartlegge dagens mdeller fr innfrdring ) Kartlegge dagens innkjøpsavtaler behvet fr nye 5) Utarbeide anbefaling til ny rganisering nye rutiner Fremdrift frventet ressursbruk Dette delprsjektet er avhengig av beslutninger i delprsjekt A/P når det gjelder avgifter brukerbetaling. Faser i arbeidet fr A Plan fr samkjøring Utarbeidelse Øknmi- Internkntrll av skyggebudsjett regnskapssystem Kmmunal innfrdring harmnisering av kmmunale avgifter Offentlige anskaffelser innkjøp Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q 9.6. Mandat Delprsjektet skal kartlegge dagens praksis deretter utarbeide etablere et helhetlig øknmi- regnskapssystem, rganisering av internkntrllen, en mdell fr innfrdring i kmmunen nye innkjøps- anskaffelsesavtaler. Arbeidet må sikre etablering av nødvendige avtaler reglement fr de ulike mrådene. Delprsjektet skal se etter muligheter fr digitalisering effektivisering sammenlignet med dagens rdninger systemer. 9

42 Asker, Hurum Røyken har i dag valgt ulike strategier fr å ivareta kmmunens eiendmsmasse. Det er derfr behv fr à kartelegge kmmunale eiendmmer eierfrhld, vurdere framtidig eierskapsmdell fr kmmunale bygg vurdere hvilke bygg sm skal benyttes til ulike frmål i nye Asker Oppgaver - i priritert rekkefølge 1) Kartlegge eksisterende kmmunale eiendmmer eierfrhld 2) Vurdere beskaffenhet framtidig bruk av kmmunale eiendmmer ) Verdifastsettelse av eiendmmer ) Vurdere framtidig eierskapsmdell fr kmmunale eiendmmer Fremdrift frventet ressursbruk Delprsjektets vurderinger rundt eierfrhld må sees i sammenheng med hvilken eierskapsplitikk sm utmeisles i delprsjekt A/P sm tar fr seg interkmmunale samarbeid eierskap. Videre vil dette delprsjektets vurderinger av de kmmunale eiendmmenes beskaffenhet ha betydning fr arbeidet sm gjøres i delprsjekt A2 når det gjelder lkalisering. Faser i arbeidet fr A PrsjektA6: Eiendm Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Q1 Q2 Q Q Kartlegge verdifastsette eksisterende kmmunale eiendmmer eierfrhld Vurdere beskaffenhet framtidig bruk av kmmunale eiendmmer Vurdere framtidig eierskapsmdell fr kmmunale eiendmmer 9.7. Mandat I henhld til intensjnsavtalens føringer m fremtidig rganisering av eiendmsfunksjnen (kapittel. bkstav e) skal delprsjektet kartlegge eksisterende kmmunale eiendmmer eierfrhld, vurdere beskaffenhet framtidig bruk av kmmunale eiendmmer, freta verdifastsettelser vurdere framtidig eierskapsmdell fr kmmunale eiendmmer. 0

43 10. Resultat av verrdnet risikanalyse Med utgangspunkt i de freslåtte målfrmuleringer suksesskriterier i kapittel er det gjennmført en verrdnet risikanalyse fr sammenslåingsprrammetg Frmålet med å gjennmføre en risikanalyse så tidlig i prsessen har vært å identifisere uønskede hendelser sm kan påvirke gjennmføringen av sammenslåingen. Ved å ha kjennskap til slike hendelser på et tidlig stadium vil kmmunene kunne ta hensyn til disse i planleggingen av prrammet, iverksette risikreduserende tiltak derigjennm bidra til å sikre målppnåelse i kmmunesammenslåingsprsessen. Det frutsettes at denne verrdnede risiksanalysen gjentas etter behv gjennm hele prramgjennmføringen, slik at den til enhver tid gir et dekkende risikbilde. Videre frutsettes at det utarbeides risik - sàrbarhetsanalyser fr hvert delprsjekt sm ppdateres tilsvarende. Den freliggende risikanalysen er basert på risikbildet slik det framst i nvember identifiserte hendelser er vurdert ut fra sannsynligheten fr at de vil inntreffe hvr alvrlige knsekvensene vil være. Det pereres med en skala fra 1-5 fr både sannsynlighet knsekvens. Knsekvens er vurdert med tanke på tid, kvalitet mdømme. En versikt ver hvilke kriterier sm er benyttet fr å vurdere sannsynlighet knsekvens følger sm vedlegg. Uønskede hendelser med en verdi (sannsynlighet x knsekvens) sm er høyere enn 12 er vurdert å ha så høy risik at iverksetting av risikreduserende tiltak er nødvendig. Fr disse hendelsene er det arbeidet med å definere risikreduserende tiltak. Ved iverksetting av disse tiltakene vil sannsynlighet /eller knsekvens fr de identifiserte hendelsene kunne reduseres. Spesielt gjelder tiltak knyttet til etableringen av en rbust prramrganisasjn sm er egnet til à håndtere kmpleksiteten i sammenslåingsprsessen. I figur 9 gis en versikt ver identifiserte hendelser frhld i tre kategrier: høy, middels lav. Dette er det inititelle risikbildet, slik dette framst i nvember I figur 10 gis en justert versikt ver de samme hendelsene Æ at risikreduserende tiltak er identifisert. Sm det framgår av figuren frventes det at risiken reduseres betraktelig dersm tiltakene iverksettes. Sm nevnt er det lagt pp til at risikanalysen skal følges pp gjentas ved fastsatte milepæler i gjennmføringen av prrammet. Risikbildet vil derfr være gjenstand fr løpende ppdatering. Det er så lagt pp til at det enkelte delprsjekt skal gjennmføre en risikanalyse følge denne pp på tilsvarende måte. En nummerert liste ver identifiserte hendelser frhld følger under figurene. Det er denne nummereringen det henvises til i figurene. En en mer fullstendig beskrivelse av uønskede hendelser, med kbling til resultatmål suksesskriterier framgår av vedlegg. 9 En freløpig analyse ble fretatt et utvalg ledere fra tppledergruppene i de tre kmmunene Analysen er senere supplert av hvedtillitsvalgte vernetjenestene i de tre kmmunene i møte På en samling fr tppledelsen i alle tre kmmunene ble det utarbeidet frslag til risikreduserende tiltak. 1

44 Grafisk fremstilling av risik fr alle vurderte hendelser San Sannsynlighet Meget llten Liten Mderat Str Meget liten Svært str 5. 2e za 29' Q 25 gig' rzífl 2. 2 Ubetydelig Lav 22 Mderat Knsekvens Figur 9: Oversikt ver identifiserte hendelser frhld i tre kategrier. Inititelt risikbilde pr nvember Grafisk fremstilling av risik fr alle vurderte hendelser _\ 21% i? fø F2767: _»@ 'zgij 0?.91 V ' ~1 tie Lav Mderat rt alvrlig Knsekvens Figur 10: Justert versikt ver hendelser etter at risikreduserende tiltak er identifisert 2 Liten

45 Nummerert versikt ver de hendelser sm ligger til grunn fr risikbildet Uklar ansvarsfrdeling innad i prsjektrganisasjnen - grensesnitt mellm delprsjektene Mangel på ressurser til å ppretthlde gd drift i de tre kmmunene i sammenslàingsprsessen Utydelig styring ledelse i prsjektet Mangel på riktig tilstrekkelig kmpetanse i prsjektet Tap av nøkkelpersnell i periden fram til 2020 Manglende invlvering av ansatte Uavklare rller mellm administrasjn flkevalgte i prsjektrganiseringen Manglende felles identitet kultur fr nye Asker Misnøye knyttet til harmnisering av vilkår fr ansatte felles pensjnsrdning Driftsfrstyrrelser knyttet til datasystemer Usikkerheter m fremdriften i prsjektet Press fra media Manglende eller fr sene avklaringer når det gjelder interkmmunale selskaper (IKS) Uenighet rundt lkalisering av arbeidsplasser Plitiske mkamper Frventningsgap mellm plitikk administrasjn Manglende versikt ver prsjektets kstnader Klarer ikke à etablere "neste praksis" - en praksis sm er bedre enn summen av de tre kmmunenes eksisterende praksis Mtstand mt endring i administrasjnen (mellmledere) Ulike arbeidsmetder Svak plitisk frankring kultur i de tre kmmunene Manglende kapasitet hs leverandører av digitale tjenester Klarer ikke å synliggjøre gevinster underveis Lite krdinert planprsess strategiutvikling i prsjektperiden Fellesnemnda har status sm interimnemnd fram til kngelig reslusjn. Misnøye i frbindelse med etablering av ny ledergruppe Mtstand mt endring blant innbyggerne Uklare frventninger til de tre kmmunenes bidrag inn i prsjektet Statisk lite ppdatert Tap av kmmunenes styringsdkument samarbeidspartnere Usikkerhet rundt ffentlig ppgavefrdeling (fylke/kmmune)

46 11. Freløpig budsjett fr prrammet Kmmuner sm slår seg sammen får dekket engangskstnader etter en standardisert mdell. Det er beregnet at Nye Asker vil mtta 0 mill. kr i tilskudd til dekning av engangskstnader. Beløpet utbetales når nasjnale vedtak m sammenslåing er gjrt, smmeren Inntil da følger bestemmelsene i vertskmmuneavtalen m at Asker kmmune bevilger prsjektmidler. I tillegg har kmmunene mttatt 5 mill. kr til utvikling av digitale tjenester i den nye kmmunen. Tilskuddet er Utbetalt fra Kmmunal- mderniseringsdepartementet er hentet fra rdningen fr "veier, bredbånd andre digitaliseringstiltak i kmmuner sm skal slå seg sammen". Kmmuner sm slår seg sammen vil så få refrmstøtte. Refrmstøtten går til alle sammenslåtte kmmuner med vedtak i refrmperiden. Støtten er differensiert etter innbyggertall. Asker, Hurum Røyken vil mtta 0 mill. kr i refrmstøtte. Utbetalingen blir gitt uten ytterligere søknad fra kmmunene, utbetales på tidspunktet fr sammenslåingen, I det vedtatte vertskmmunesamarbeidet er det vedtatt en budsjettramme på 2,5 milliner krner fr I tillegg har fellesnemnda vedtatt en budsjettramme på 7,5 milliner fr 2017, i tillegg til et IKT-budsjett på 5 milliner (sak 16/06). Fellesnemnda skal vedta tilsvarende budsjettrammer fr Fr hvert delprsjekt må det utarbeides budsjetter sm innarbeides i prsjektmandatene sm skal gdkjennes av fellesnemnda. Budsjettene bør innehlde ressursinnsats, tjenestekjøp anskaffelser. Prsjektleder fr hvert delprsjekt rapprterer frbruk i henhld til budsjett til prramleder. De største kstnadene i sammenslåingsprsessen kan frventes å kmme i frbindelse med nyanskaffelser eller mstruktureringer på lkt- mrådet. Erfaringen fra tidligere sammenslåingsprsesser er at de største direktekstnadene i sammenslåingsprsessen er knyttet til prramrganisasjnen, innleie av ressurser knsulentkjøp.

47 12. Prsjektstyrings- rapprteringsmekanismer Omfanget av prrammet, varigheten på mange av prrammets aktiviteter ambisjnene fr gevinstrealiseringen tilsier at det er behv fr å etablere et styrings- rapprteringsregime fr prrammet. Dette fr å sikre at prrammet leverer i henhld til målsetningene, at frsinkelser ikke ppstår i arbeidsutvalg eller delprsjekt sm er avhengige av hverandre. Styrings- rapprteringsregime skal følge retningslinjene i Difis prsjektveileder de rutiner sm allerede er etablert i kmmunene når det gjelder prram- prteføljestyring. verktøyene sm tas i bruk skal sikre at prramstyret til enhver tid har versikt ver status i prrammet, kan iverksette krrigerende tiltak så frt avvik ppstår. Det er pprettet en egen prsjektprtal fr versikt ver alle prsjekter aktiviteter sm har betydning fr fremdriften i prrammet. Prtalen er tilgjengelig her: Prtalen har t nivåer: 1. Dppfølging av det enkelte prsjekt/arbeidsutvalg/den enkelte delaktivitet i prrammet i egne «arbeidsrm». ø Målgruppe: Prsjektstyrer, prsjektledere, utvalgsledere, prsjekt-/utvalgsdeltakere berørte virksmheter i alle tre kmmuner. ø Frmål: Rapprtering, dkumentdeling, ppgavefrdeling, ppfølging av framdrift, usikkerhet, interessenter. 2. Aggregert rapprtering versikt ver alle aktivitetene i prrammet i et «prteføljerm» ø Målgruppe: Prrameier (Nemnd), Prramledelse (prramleder ny rådmann) virksmhetsledelsen i alle tre kmmuner (K rådmenn med Iedergrupper). ø Frmål: Aggregert rapprtering til prrameier prramledelse på framdrift, avhengigheter, øknmi usikkerhet. Framdriftsrapprteringen vil hele tiden ses i lys av arbeidet med endringsledelse gevinstrealisering på prramnivå. Prsjektveiviseren gir føringer på hva sm må til fr å styre prsjekter aktiviteter på en gjennmgående lik måte fr å sikre kvaliteten på leveransene, men fkuserer samtidig på at både metdikken verktøystøtten skal tilpasses mgivelsene det enkelte ppdrag sm skal løses. Begge disse hensynene er ivaretatt i prsjektprtalen. Det skal ikke settes i gang styrings- rapprteringsregimer sm hemmer ppdragene ikke har en spesifikk hensikt. Det legges derfr pp til at det kan være ulikheter i måten de enkelte delprsjekter utvalg bruker prsjektprtalen. Hvert delprsjekt/utvalg vil få bistand til å designe sitt arbeidsrm med de verktøyene sm er tilstrekkelig fr å gi relevant støtte i frhld til ppgaveløsning resultat fr ppdraget. Hvert prsjekt/utvalg har hver sin like rapprtmdul, sm gjør det mulig å følge framdriften på tvers av prrammet på en enkel måte, gjennm at rapprtene autmatisk aggregeres til prteføljemrådet. Ønsker man detaljer, er det så enkelt å klikke seg inn i det enkelte prsjekt/utvalg se hele rapprten med kmmentarer. Dette vil sørge fr gjennmgående lik rapprtering, systemet vil autmatisk flagge prsjekter sm ikke rapprterer jevnlig (månedlig). 5

48 Vedlegg Avtale m vertskmmunesamarbeid mellm Asker, Røyken Hurum kmmuner [Fellesnemnd fr kmmunesammenslåing] Samarbeidsavtale med felles flkevalgt nemnd Kmmunelven 28-1 c. Vedtatt av Hurum kmmunestyre [xx.xx]2016 Vedtatt av Røyken kmmunestyre [xx.xx]2016 Vedtatt av Asker kmmunestyre [xx.xx]2016 UTKAST

49 1. Frmål med avtalen De tre kmmunene har vedtattå slå seg sammen med virkning fra , har inngått lntensjnsavtale m dette datert 12. mai Frmålet med herværende samarbeidsavtale er å skape en frmell ramme fr en felles nemnd... O sm kan samrdne frberedende fase I sammenslåmgsprssen, I pavente av at partene frmelt kan ppnevne fellesnemnd med hjemmel i inndelingslva Partene Vertskmmune: Asker Samarbeidskmmuner: Røyken Hurum. Felles flkevalgt nemnd Vertskmmunesamarbeidet Iedes av en felles flkevalgt nemnd (Nemnda), der hver av kmmunene er representert med tre medlemmer med persnlige varamedlemmer. Nemnda velger selv Ieder nestleder blant sine medlemmer. Ordførere rådmenn har møte- talerett. Nemnda behandler saker treffer sine vedtak i møter Det skal vedtas møteplan fr Nemndas virksmhet - Det skal avhldes møte når lederen finner det påkrevd, eller minst medlemmer krever det Det skal freligge møteinnkalling sakskart til Nemndas møter - Det skal føres prtkll fra Nemndas møter. Nemndas myndighet ppgaver Nemnda kan behandle alle saker, så av prinsipiell karakter, sm gjelder frberedelse til en eventuell kmmunesammenslåing mellm de tre kmmunene. Nemnda skal være et knsensusrgan sm frsøker å ppnå enighet i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Nemnda vurdere m spørsmålet kan utsettes til fellesnemnd kan pprettes etter inndelingslva 26, eller til nytt kmmunestyre er knstituert. Frhld sm likevel vurderes sm nødvendige å ta stilling til, avgjøres med alminnelig flertall, etter frutgående høring i hver av kmmunene. Nemnda skal Iegge til rette fr et gdt samarbeid mellm prsjektleder rådmennene i de tre kmmunene, fram mt etableringen av den nye kmmunen. Nemnda skal hlde kmmunestyrene l de tre kmmunene løpende rientert m sitt arbeid. 7

50 Nemnda har ikke fullmakt til å treffe vedtak sm gjelder driften i de tre kmmunene. Nemnda har likevel et spesielt ansvar fr å vurdere saker sm kan ha øknmiske eller arealplitiske knsekvenser fr den sammenslåtte kmmunen I saker der kmpetansen til å treffe vedtak utelukkende ligger til kmmunestyret selv, kan Nemnda avgi innstilling sm deretter behandles parallelt i de tre kmmunene, slik at de tre kmmunestyrene kan treffe likelydende vedtak i saken. Dette gjelder blant annet: ø reglement fr gdtgjøring, jf. kmmunelven 2 ø fastsettelse av budsjett, jf. kmmunelven 5 nr. 2 ø ansettelse av rådmann fr den sammenslåtte kmmunen, jf. kmmunelven 22 nr. 2 ø valg av revisr fr den sammenslåtte kmmunen, jf. kmmunelven 78 nr. 2 Nemnda kan eventuelt vente med å treffe vedtak til det er ppnevnt fellesnemnd etter inndelingslva, med de fullmakter fellesnemnda har etter lven. Rådmennene i de tre kmmunene kan hver fr seg eller i fellesskap fremme saker fr Nemnda. Det samme kan nemndas medlemmer. Nemnda kan så gi ansatt/engasjert prsjektleder fullmakt til å fremme saker. Alle saker sm gjelder frhldet mellm kmmunene sm arbeidsgiver de ansatte, skal før de blir behandlet av Nemnda frelegges felles partssammensatt utvalg (Felles PSU), pprettet særskilt fr å sikre de ansatte medvirkning medbestemmelse i sammenslåingsprsessen, jf. kmmunelven 25. Det skal pprettes et felles gruppelederfrum sm referansegruppa fr Nemndas arbeid. Nemnda kan pprette arbeidsutvalg, underutvalg arbeidsgrupper etter behv. De ansatte skal være representert der dette er relevant. Nemnda kan gi utvalgene myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker, eller i saker sm ikke er av prinsipiell karakter. 5. Vertskmmunens ansvar frpliktelser Asker kmmune påtar seg følgende ansvar: ø Stille til dispsisjn merkantil faglig sekretariatsbistand fr Nemnda ppnevnte arbeidsutvalg ø Stille til dispsisjn lkaler andre fasiliteter ø Utbetale gdtgjøring til Nemndas arbeidsutvalgenes medlemmer ø Sørge fr frtløpende utadrettet infrmasjn m Nemndas arbeid ø Ivareta arbeidsgiveransvaret fr medarbeidere sm arbeider fr Nemnda ø Sørge fr regnskap fr revisjn av Nemndas arbeid, i henhld til kmmunelven ø Sørge fr arkivering av Nemndas virksmhet, i henhld til arkivlva ø Sørge fr at fylkesmannen blir rientert m vertskmmunesamarbeidet 8

51 6. Samarbeidskmmunenes ansvar frpliktelser Røyken Hurum kmmuner påtar seg følgende ansvar: Stille til dispsisjn nødvendig faglig bistand fr Nemnda arbeid Sørge fr frtløpende utadrettet infrmasjn m Nemndas arbeid 7. Øknmi Nemnda skal bevilges særskilt budsjettramme fr sin virksmhet, basert på innstilling fra Nemnda selv. Budsjettrammen fr 2016 vedtas samtidig med at samarbeidsavtalen vedtas. Finansieringen av Nemndas virksmhet skal i utgangspunktet baseres på følgende frdeling: Asker kmmune 66,2 / Røyken kmmune 2, % Hurum kmmune 10,% Eventuell statlige tilskudd øremerket kmmunesammenslåingen skal i sin helhet dispneres av Nemnda. Disse midlene kmmer til fradrag, før vennevnte frdeling kmmer til anvendelse. Asker kmmune frskutterer finansieringen av Nemndas arbeid frem til Strtinget har truffet vedtak m kmmunesammenslåing våren Asker kmmune skal føre særskilt prsjektregnskap fr Nemndas virksmhet. Prsjektregnskapet skal tertialvis fremlegges Nemnda fr gdkjenning. 8. ikrafttredelse varighet Samarbeidsavtalen trer i kraft fra undertegnelsen, gjelder fram til partene kan etablere fellesnemnd med hjemmel i inndelingslva Oppsigelse endring av avtalen Hver av partene kan si pp avtalen med ett års varsel. Dersm partene er enige m det, kan samarbeidet ppløses med øyeblikkelig virkning, jf. kmmunelven 28-1 i. Vedlegg 9

52 Regler fr gdtgjøring Denne avtalen er undertegnet i (tre) eksemplarer, ett til hver av partene. [DATO] Fr Asker kmmune Fr Røyken kmmune Fr Hurum kmmune 50

53 Vedlegg Regler m dekking av utgifter øknmisk tap Tap av inntekt fr Nemndas medlemmer/varamedlemmer dekkes etter følgende satser: a) Tapt arbeidsinntekt attestert av arbeidsgiver dekkes fullt ut b) Tapt inntekt sm selvstendig naeringsdrivende sm kan sannsynliggjøres/ dkumenteres dekkes, d slik at beløpet ikke må verstige kr per møte c) Tapt inntekt sm ikke kan dkumenteres kan dekkes etter søknad, d slik at beløpet ikke må verstige kr per møte Nødvendige utgifter til skyss, kst vernatting fr reiser i frbindelse med vervet dekkes etter statens regulativ. Regler m gdtgjøring Nemndas medlemmer gdtgjøres etter følgende satser: a) Faste medlemmer: Fast gdtgjøring per år: 5,0 % av gdtgjøring sm gis til statsråder Variabel gdtgjøring per møte: 0,2 % av gdtgjøring sm gis til statsråder b) Varamedlemmer: Variabel gdtgjøring per møte: 0, % av gdtgjøring sm gis til statsråder Gdtgjøringen dekkes av Nemndas budsjett. 51

54 Reglement fr Partssammensatt utvalg(psu) Vedtatt av fellesnemnda sak 16/0 1. Partssammensatt utvalg (PSU) i frbindelse med sammenslåing av kmmunene Hurum, Røyken Asker Partssammensatt utvalg (PSU) er pprettet av Interimsnemnda/ Fellesnemnda i medhld av kmmunelven 25, jf. Hvedavtalen del B. Partssammensatt utvalg skal behandle saker sm gjelder frhldet mellm kmmunen sm arbeidsgiver de ansatte, jf. kmmunelven 25 hvedavtalen del B. Det henvises i denne sammenheng så til AML 8-2. Leder fr utvalget sørger fr innkalling til utvalgets møter. Møteinnkalling utvalgets medlemmer i samsvar med gjeldende regler fr dette. gjøres kjent fr Rådmannen frestår sekretariatet. 2. Frmål/mandat Partssammensatt utvalg skal være et drøftings- knsultasjnsrgan, hvr det fregår gjensidig infrmasjn rådslagning mellm fellesnemnda fagrganisasjnene, i arbeidet med å frberede, samrdne gjennmføre arbeidet med å etablere bygge nye Asker kmmune. PSU skal sikre at beslutninger fattes på et så bredt grunnlag sm mulig at flest mulig perspektiv er belyst. Utvalget skal gi uttalelse i saker sm vedrører verrdnede persnalplitiske spørsmål, retningslinjer planer i frbindelse med kmmunesammenslåingen. Samarbeidet skal med dette bidra til à sikre ansattes medvirkning et best mulig beslutningsgrunnlag ved behandling av saker sm gjelder frhldet mellm den nye kmmunen de ansatte ved kmmunesammenslàingen. Fellesnemnda representerer/ivaretar i dette utvalget arbeidsgiver arbeidstakerrganisasjnene de ansatte. Medlemmene må være åpne lyttende til hverandre knstruktive i sine løsningsfrslag. Utvalget fatter ikke vedtak, men er sentralt plassert i behandlingen av saker sm gjelder frhldet mellm kmmunen sm arbeidsgiver de ansatte. I det ligger det en plikt til å benytte utvalget sm innstillende Interimsnemnda/Fellesnemnda: rgan fr følgende saker sm avgjøres av I

55 Overrdnet persnalplitikk/arbeidsgiverplitikk Overrdnede persnalstrategier Arbeidsreglementer Sm eksempel på plan- strategisaker er verrdnet IA-arbeid HMS. Relevante saker sm partene ønsker å infrmere m eller drøfte. Sammensetning Partssammensatt utvalg består av fellesnemdas 9 representanter representanter fra arbeidstakerrganisasjnene (1 fra hver av kmmunene) bservatører fra arbeidstakerrganisasjnene (l fra Hurum, l fra Røyken 2 fra Asker) l hvedvernembud (bservatørstatus i PSU) De 7 representantene/bservatørene fra arbeidstakerrganisasjnene skal representere alle frhandlingssammenslutninger Det velges persnlige varamedlemmer Fellesnemda velger leder nestleder fr PSU. Ikrafttreden Reglementet trer i kraft med virkning fra 1. ktber Reglementet kan endres av Fellesnemnda selv. Drøftingssaker skal legges fram fr utvalget slik at partene kan gi innspill både i frhld til prsess frslag til endringer Tvistebestemmelse: Tvist m frståelse av denne avtale løses i tråd med Hvedavtalens del A 6. 2

56 Vedlegg : Kriterier fr vurdering av sannsynlighet knsekvens Kriterier fr vurdering av sannsynlighet knsekvens Sannynliget b Mindre enn 5% s'anse fr at hendelsen inntreffer ila. sammenslåin 2 srsessen. 5-25% s'anse fr at hendelsen inntreffer ila. sammenslåin S ' TOSBSSGH Knsekvens Arbeid/ leveranse! Arbeid/leveranse I sammenslåingsprsessen sammenslåingspmsessen i tråd Tap av tillit fra enkelte i kmmunene. fullfres i tide (<1 mnd.) med planlagt kvalitet Du" av amme] leveranser' Deler av arbeidlleveranse i - Ne negativ ppmerksmheti lkal media sammenslåingspr e en har ne - Tap av tillit økt tumver hs enkelte enheteri kmmunene lavere kvalitet enn planlagt. eller enkelte lkale/reginale interessenter. Hele ameidemevemnsen i - Str negativ ppmerksmhet i lkal media frlenges ne lenger enn sammenslåingspmsessen har ne - Tap av tillit økt tumver fra hele krrmuner eller betydelige planlagt ( mnd.) lavere kvalitet enn planla_gt. grugær lkale/reginale interessenter. Hele arbeidetlleveranseni Str negativt ppmerksmhet i nasjnal media. Hele "' _, _, r har Tap av tillit mtstand fra betydelige interessenter.» frlenges betraktelig (6 mnd.) betydelig lavere kvalitet enn glanlagt. Høy tumveri flere kmmuner, inkludert mellmledere. Hele sammenslåingsprsessen - Str langvarig negativ ppmerksmheti nasjnal media. Kvaliteten ved arbeidet/leveransen i sliter med å kmme i mål,. - Tap av tillit betydelig rntstand hs innbyggeme betydelig viktige ppgavermå fullføres ;a:::e:kssl:'pntg: :l:::s " er så 'av lkale/reginale interessenter. L 9"" 5"'" ns'55fl95tid5punkm ' - Høy tumveri alle kmmuner, inkludert tgledelse. 6 O 2016 DelmeA5 6

57 v i grensesnitt mellm delprsjektene Uklar i - rller mandat fr prsjektrganisasjnen på grunn av prsjektrganisasjnen 5 Samtlige 5 1 høy kmpleksitet. Kan bidra til å skape usikkerhet fnfirring blant de invlverte i prsjektet. Frsinker framdrift. Mangel på ressurser til å ppretthlde gd drift i de tre Kmrmnene kmmunene drift frdi mange sentrale persner samnenslâingsprsessen er bundet pp i prsjektet. Kan gi dets leveranser i samrnenslâingsprsessen mangler ressurser til -Kntrll på 5 5 Santtlige resultatmål 5 Samtlige resultatmål 5 Driftsfrstyrrelser er rrinirnert uti redusert kvalitet på krnmunens -Endringsledelse tjenester. -Tydelige rller mandat fr Utydelig ledelse styring av -Kntrll på prsjektet, f.eks på grunn av sarrmenslåingsprsessen utydelige mandat leller "svak" dets leveranser leder, kan gi rnangelfull -En kmpetent prsjektrganisasjnen Utydelig styring ledelse i prsjektet målppnåelse prsjektrganisasjn med tydelige rller mandat Mangel på riktig tilstrekkelig kmpetanse i prsjektet Får ikke tilstrekkelig riktig krrpetanse Kntrll pá sarrmenslåingsprsessen inn i prsjektet grunnet priritering driftsppgaver krrpleksitet av 1 dets leveranser eller prsjektets karakter mfang. W vil svekke kvaliteten málppnåelseni prsjektet Tap av nøkkelpersnell i periden fram til 2020 Endringsledelse Samtlige resultatmål Uklare rller mellm adrrinistrasjn -Tydeige -Synergier plitikk angående ansvar fr prsjektrganisasjnen Usikkerhet m egen framtid rnedfrer at nøkkelpersnell i endringsprsessen slutter i jbben. Skaper kapasitets- krrpetanseutfrdringer Uavklare rller mellm adninistraän flkevalgte i prsjektrganiseringen styring av prsjektet rller mandat fr er realisert utnyttet Kan føre til at -En helhetlig beslutninger tas på feil nivå. Behv rganisasjnsstruktur fr ekstra awlaringsrunder etablert er dermed svak frerndrift frsinkelser Manglende felles identitet kultur fr nye Asker Fare fr at man ppretthlder en Endringsledelse Knirrunenes "Vi dem- kultur". Kan resultere i at man ikke ppnår frbedringer. Msnøye knyttet til harmnisering utarbeidelse av arbeidsvilkår av ny, felles pensjnsrdning prsesser er viderutviklet frbedret nskede _ Uenigheter rundt harmnisering av Endringsledelse Driftsfrstyrrelser er ninimert Driftsfrstyrrelser er ninintert Samtlige resultatmål 5 Samliige resultatmål 5 Driftsfrstyrrelser er rrinimert 5 Driftsfrstyrrelser er rninimert 5 vilkår utarbeidelse av ny, felles pensjnsrdning. Kan skape grbunn fr pplevelse av urettferdighet Driftsfrstyrrelser knyttet til datasystemer Datasystemer sm ikke er harrnniserte. Kan ppleve -Kntrll på sarrmensláingsprsessen betydelig nedetid grunnet innkjørings- dets leveranser -Ressursptimalisering samrdningsutfrdringer. Kan gi føre til driftsfrstyrrelser internt - I nnvasjn negative ppslag eksternt Usikkerheter m frerndriften i prsjektet Usikkerheter m framdriften i -Kntrll på prsjektet på grunn av rrange gjensidige avhengigheter sarrmenslåingsprsessen dets leveranser manglende versikt. Kan skape dårlig fremdriftlfrsinkelser frustrasjn -Endringsledelse blant de invlverte (både interne eksterne) Må bruke mye tid på brannslukking invlvering krrmunikasjn Press fra media pp mt eksteme aktører, typisk media. Høy interesse rundt Manglende eller fr sene avklaringer når det gjelder Kmnunene interkmrmnale ulike knstellasjner. selskaper (IKS) inngåri mange IKS i -Kntrll på Spesialiserte tjenester spisskrrpetanse er saniet i lksene. Nen av dem er kritiske fr innbyggernes Uenighet rundt lkalisering av arbeidsplasser sarrmenslåingsprsessen dets leveranser -Endringsledelse sikkerhet Uenighet rundt hvr - Endringsledelse arbeidsplassene -Invlvering tjenester skal lkaliseres i nye Asker. Sterke interesser rundt arbeidslkasjn blant ansatte kan skape rrisnøye et svekket samarbeidsklirrta krrrnunikasjn 1

58 Plitiske rrkanper Frventingsgap mellm plitikk adrrinistrasjn Manglende versikt ver prsjektets kstnader mt. knmer til uttrykk gjennm plitiske prsjektrganisasjnen prsjekt rrkanper. et -lnvlvering kmmunikasjn Høye frventninger fra plitisk hld -Tydelige rller rnandat fr Samtlige resultatrnål 12,0 Hele angående når resultater fra prsjektrganisasjnen prsjekt sanrnenslåingen skal realiseres -lnvlvering kntrunikasjn et Mangler tilstrekkelige øknmiske -Kntrllpå ressurser til å finansiere sanrnenslâingsprsessen rnstillingen, på grunn av høy dets leveranser Synergier er realisert 12,0 utnyttet Alle faser krrpleksitet strt rrtfang. Kan redusere kvaliteten på prsjektets leveranser gi dårlige prsesser. Klarerikke etablere"nestepraksis"- en praksissm er Man klarerikke å utnytteall felles Innvasjn -Synergier er realisert bedre enn summen av de tre krnrnunenes eksisterende kmpetanse innad i de tre Ressursptimalisering utnyttet praksis knrmunene under planlegging av -Knmunenes nytt teles tjenestetilbud viderutviklet frbedret 12.0 Alle faser prsesser er rganisering grunnet tidspress mangel på innvativ. Resulterer i at tjenestetilbudet ikke ppnårdet ptensielle løftet sm kunne vært Mtstand rnt endring i adrrinistasjnen (mellmledere) Mtkrefteri rganisasjnene. Endringsledelse Driftsfrstyrrelser er ninintert 12,0 Kanskje særlig fra Litt ut í pl uaiulru mellniedere,sm ikke føler seg nk ivaretatt. Kan redusere et skape et negativt rnstillingsklirna, hindre at gevinster kan tas ut. Manglende invlvering av ansatte Manglende invlvering av ansatte Endringsledelse Driftsfrstyrrelser er ninimert 12,0 Litt uti Llike arbeidsmetder kultur i de tre kmnunene under endringsprsessen kan Uenigheter m hvrdan arbeidet Endringsledelse Samtligeresultatrrål 12,0 Ale skal utføres struktureres med Pwää faser bakgrunn i tre ulike kulturer ulike arbeidsmetder. Kan skape splid et utfrdrende sarrarbeidsklirra innad i prsjektrganisasjnen. Svak plitisk frankring 12,0 Fellesnemnda er liten har liten -Tydelige rller nandat fr partiplitisk bredde. Kan føre til at prsjektrganisasjnen prsjekt andre partier pplever at de bir -lnvlvering kmnunikaän et versett. Kan føre til nkanper Samtlige resultatrnål behv fr ekstra kmnunestyrebehandlinger. W frsinke prsessen. Manglende kapasitet hs leverandører av digitale tjenester Mange kmrmner har sarrme -Kntrll på leverandør av digitale tjenester. Kan sarrmenslåingsprsessen ppstå nnnglende kapasitet hs -Driftsfrstyrrelser er minimer ,0 Senere faser dets leveranser leverandørene, frdi gjennmføres flere stre IKT-prsjekter sarntidig. Kan frsinke ppstart hindre drift av IKT-systemer i nye Asker Klarer ikke synliggjøre gevinster under veis Vanskelig å synliggjøre gevinster Synergier er realisert Ressursptimalisering 9,0 utnyttet ved sarrrnenslåingen på et tidlig Alle faser stadium. Indikatrer på kvalitet effektivitet er "trege" det tar tid á dkumentere hvilke resultater sm er ppnådd. Lite krdinert planprsess strategiutvikling i Mangelpå fellesintegrerte -Kntrll på prsjektperiden planprsesser strategiutvikling sanrnensláingsprsessen rrellm de tre kmrmnene i de dets leveranser -Synergier er realisert neste tre årene. Kan føre til større -Ressurspti rnalisering utnyttet utfringer med á krdinere -Innvasjn -Krrrnunenes prsesser er 9,0 viderutviklet frbedret Senere faser tjenester prsesser fra med Fellesnerrnda har status sm interirmemd fram til Regulering etter kngelig reslusjn. vertskrrmunepragrafen -Tydelige rller mandat fr i prsjektrganisasjnen kmrnunelven kan føre til at vedtak -lnvlvering kmnunikasjn i fellesnermda ikke ansees sm legitime. Samtlige resultatrrál 9,0 Hele pt uajuixí

59 -v 1 i frbindelse med etablering av ny ledergruppe Nltstand rnt endring blant innbyggerne Lklare frventninger til de tre krrrnunenes bidrag inn i prsjektet Ansettelse av nye knflikt nisnøye innad i nåværende ledergrupper Lite grad av aksept tillit til sanrnenslåingen blant innbyggere, på grunn av f.eks. mangel på infrmasjn frykt fr å "m`ste" tjenester. Kan skape ur negativ stemning i sanrnenslåingsprsessen. En eller flere av kmmunene nister kntrll ver prsessen, typisk pga størrelsesfrskjeler. Kan føre lil ur, misnøye msland _ prsjektrganisasjnen -Endringsledelse invlvering krrmunikasjn -En kmpetent prsjektrganisasjn rned tydelige rller mandat -Kntrll på sarrmenslåingsprsessen dets leveranser rganisasjnsstruktur er etablert -Driftsfrstyrrelser er minimert Driftsfrstyrrelser er minimert Samtlige resultatmål ,0 8,0 8,0 faser Hele prsjekt et Hele prsjekt et Statisk lite ppdatert styringsdkument Styringdsdkurrient sm ikke jevnlig Kntrll på ppdateres grunnet dårlig sam-nensléingsprsessen frankring i prsjektet /eller dets leveranser tungvint tenkisk løsning. Kan føre til svekket helhetsfrstàelse fr prsjektdeltagere Samtlige resultatmål 2 6,0 Alle faser Tap av kmnunenes samarbeidspartnere Usikkerhet rundt preni sser fr -En kmpetent videre relasjn med prsjektrganisasjn med samarbeidspartnere etter tydelige rller rnandat niegging til nye Asker. Kan føre til -Kntrll på tap av samarbeidspartnere fr sanmenslåingsprsessen knnunen dets leveranser Driftsfrstyrrelser er minimert 2 6,0 Utver i pl el Usikkerhet rundt ffentlig ppgavefrdeling (fylke/kmmne) Usikkerhet rundt hvilke ppgaver sm faller på kmrmnen i frerntiden, grunnet reginrefrrnen, plitirefrmen, barnevernrefrmen, mstilling i NAV sv. Kan skape utfrdringer relatert til planlegging ressursfrdeling i nye Asker -Kntrll på sarrmansléingsprsessen dets leveranser Samtlige resultatrnâl 2 2

60 1 Uklar innad i i prramrganisasjnen prramrganisasjnen grensesnitt - grunn 12 på av høy kmpleksitet. Kan bidra til å skape mellm delprrammene usikkerhet en prramrganisasjn med tydelig definering av rller ansvar. Klar grenseppgang mellm de ulike delprrammene. Tydelig definering av mandat avhengigheter. Kursing i prramstyring. frvirring blant de invlverte i prrammet. Frsinker framdrift. 2 Mangel på ressurser til å Kmmunene ppretthlde de tre gd drift kmmunene i ressurser i sammenslåingsprsessen mangler til drift frdi mange sentrale bundet pp i prrammet. persner 12 Kntinuerlig ppmerksmhet rundt at dette kan bli en utfrdring. Søke å erstatte ressurser sm hentes inn til prramrganisasjnen fr lengre perider. er Kan gi redusert kvalitet på kmmunens Utydellg styring ledelse i prrammet Utydellg tjenester. ledelse styring av prrammet, grunn av utydelige /eller "svak" 12 f.eks. på ansvarsdeling på plass ny rådmann lede delprsjektene mandat leder, Klar rlle- mellm tidlig. plitikk administrasjn. Prsjektledererfaring Få hs de sm skal kan gi mangelfull målppnåelse Mangel på riktig Får ikke tilstrekkelig tilstrekkelig riktig kmpetanse i kmpetanse prrammet prrammet priritering karakter 9 grunnet av driftsppgaver prrammets svekke 0g inn i Frikjøp av prsjektledere andre sm bidrar prrammet. Kursing av deltakere i prsjektet. kmpetanse i de mest kmplekse delprsjektene. fr hvilken kmpetanse sm trengs i hvert tungt inn i Hente inn ekstern Etablere kriterier delprsjekt. eller kmpleksitet, mfang. kvaliteten Vil målppnåelsen i prrammet 5 Tap av nøkkelpersnell periden fram til 2020 i Usikkerhet m egen framtid medfører at nøkkelpersnell i endringsprsessen slutter i 12 Sikre åpenhet frutsigbarhet gjennm gde prsjektplaner med tydelige milepæler. Frsere de delprsjektene/ppgavene sm kan frseres. Utarbeide et gdt tydelig mstillingsdkument sm beskriver hvrdan ledige stillinger/mplasseringer skal ivaretas. 12 Gd tydelig infrmasjn i alle faser. Sikre medbestemmelse i henhld til regelverk. Arbeide aktivt med kulturbygging på tvers av kmmunene. 12 Etablere klar rlle- ansvarsdeling mellm plitikk administrasjn i prramrganisasjnen. Kursing i prsjektledelse. Arrangere en wrkshp fr de plitiske delprsjektene hvr dette jbben. Skaper kapasitets kmpetanseutfrdringer 6 Manglende invlvering ansatte av Manglende ansatte invlvering av under endringsprsessen kan skape, usikkerhet, frykt eventuelt kmpetanseflukt 7 Uavklare mellm rller administrasjn flkevalgte i Uklare rller administrasjn prramrganiseringen mellm plitikk angående ansvar fr styring av prrammet. Kan føre til at beslutninger tas på feil nivå. Behv fr ekstra avklaringsrunder svak fremdrift frsinkelser dermed er tema. Tydelig mandat prramrganisasjnen. fr alle rganene i

61 8 Manglende felles kultur identitet fr nye Asker Fare fr at man 1 ppretthlder en "Vi dem- Kan resultere kultur". 12 Skape felles frståelse av hva vi hlder på med - skape infmateriell i reflektere arenaer/felles parallelle at man ikke ppnår ønskede mfl.) frbedringer. EKSTERNT: møteplasser målgrupper Innbyggere plitikere, Sivilsamfunn kmmunikasjnsstrategien Være praktive i frhld fr ledelse. (ansatte, til pressen, - bruke Må næringsliv i tiltakene så de kan frmidle den gde endringshistrien mulighetene La de ansatte frtelle de gde histriene INTERNT: Gi lederne sm utøver "ledelse det de trenger tett fr å være på (praksisnært, kmpetente Iedere frskningsbasert lederutviklingsprram med ppfølgingsverktøy) Bruke lederne sm hvedkanal mt de ansatte fr å bygge kultur nå ut med infrmasjn. Bruke 9 Misnøye knyttet til Uenigheter rundt harmnisering av vilkår harmnisering av vilkår fr ansatte utarbeidelse felles pensjnsrdning pensjnsrdning, Driftsfrstyrrelser til datasystemer knyttet sm kanal fr psitivt 9 12 Sørge fr å gjøre gde kartlegginger planlegge fr endring/utskiftning. 12 Utarbeide gde prsjektplaner avhengigheter framgår tydelig. Legge grunnen infrmasjn endringsløp fr felles lønns- persnalplitikk tidlig. m hva betingelsene er - transparens Åpenhet av ny, felles på grunn av ulikheter mellm kmmunene i dag. skape grbunn urettferdighet 10 de tillitsvalgte de tre Kan fr følelse Datasystemer sm harmniserte. Kan ppleve betydelig nedetid av ikke er være tidlig ute med å grunnet innkjørings samrdningsutfrdringer. 11 Usikkerheter fremdriften pr m i Kan gi føre til driftsfrstyrrelser internt negative eksternt. Usikkerheter m framdriften i prrammet mange rammet ppslag på grunn av gjensidige hvr framdrift gjensidige Rapprtere jevnlig status, framdrift avhengigheter. avhengigheter manglende versikt. Kan skape dårlig fremdrift/frsinkelser frustrasjn blant de invlverte (både interne eksterne) 12 Press fra media Må bruke mye tid på brannslukking 5 en så åpen prsess sm mulig, være praktive med å tilby pp mt til plitikerne insstrategien eksterne aktører, typisk media. Høy interesse rundt sammenslåingen frsinkelser med rødt" kan skape legge Manglende eller fr infrmasjn Kmmunene inngår i mange IKS i ulike knstellasjner. det gjelder interkmmunale Spesialiserte tjenester (IKS) 2 8 avklaring endringer mer sannsynlig at de negative enn de psitive aktivt til de ansatte, ne derfra tilflyter av hvilke selskaper på hvem prfesjnell avklaring rundt i spisskmpetanse er samlet IKS-ene. Nen av dem er kritiske fr innbyggernes sikkerhet fram - følge pp press sene avklaringer når selskaper - det vil være kmmer på ressurser 1 pressen så ikke myter sm det er nødvendig sm ikke blir berørt prsess i frhld spilleregler etc. vkser i mediene til jus, etc. Synliggjøre å vurdere en frsvarlig Få en rask plitisk velferd, Usikkerhet m IKS-enes framtid kan medføre at medarbeidere søker seg vekk derfra. 1 Uenighet rundt lkalisering av arbeidsplasser Uenighet rundt arbeidsplassene skal lkaliseres hvr tjenester i nye Asker. 2 8 Omstillingsdkumentet rundt endring spørsmål lkalisering medbestemmelse. Sterke interesser rundt arbeidslkasjn blant ansatte kan skape misnøye skal sikre av arbeidssted. frutsigbarhet Starte blir avklart. planleggingen Gde prsesser, m prsessene tidlig slik at kmmunikasjn et svekket samarbeidsklima 15 Plitiske mkamper Mtstand mt 2 sammenslåingen kmmer uttrykk plitiske gjennm mkamper. til 8 Gd infrmasjn fra administrative m mulige knsekvenser (beskrive ledelse, faktagrunnlag scenarier). si fra

62 16 Frventningsgap mellm plitikk administrasjn Høye frventninger fra plitisk hld angående når resultater fra sammenslåingen skal realiseres 2 8 Sørge fr at det blir gjrt pririteringer avstemninger gjennm gd utøvelse av rådmannens frslagsrett i styringsdialen med de flkevalgte Lage gde faktagrunnlag fr beslutninger m priritering Synliggjøre skape en felles frståelse fr ressursbehvet i frhld til å bygge ny kmmune - Avstemme fusjnsaktivitet mt priritering av andre, lkale frslag, samt planarbeid plitiske saker - vektlegge aktivitetene knyttet til en gd fusjnsprsess Lage frmidle en tydelig ansvars- rllefrdeling relatert til fusjnsprsessen. Følge kmmunikasjnsplanens tiltak - tydelig infrmasjn