Samlokalisering av barnehagetilbud i Longyearbyen, videre arbeid og gjennomføring

Transkript

1 Saksbehandler: Dato: 2017/751-8-A10 Stian Rugtvedt Samlokalisering av barnehagetilbud i Longyearbyen, videre arbeid og gjennomføring Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget Administrasjonsutvalget Lokalstyret Administrasjonssjefens anbefaling: Lokalstyret ber administrasjonssjefen jobbe videre med samlokalisering av barnehagetilbudet i Longyearbyen i området ved Polarflokken/skoleområdet, ved gjennomføring av følgende: Det utarbeides et skisseprosjekt (2019). Skisseprosjektet danner grunnlag for senere beslutning om forprosjekt (antatt 2020) og detaljprosjekt (antatt 2021). Det legges inn kr 3 mill. i budsjettprosessen høsten for kommende forprosjekt 2020 (investeringsmidler) Det utarbeides en kalkyle for gjennomføring av prosjektet i sin helhet. Arbeidet med delplan, med tilhørende utredninger, videreføres. Det legges til grunn følgende punkt for dimensjonering og utforming: Totalt 180 plasser. Nye bygg må utformes med en fleksibilitet som gjør at deler av bebyggelsen kan benyttes til andre formål, dersom arealbehovet for barnehage reduseres for kortere eller lengre tidsrom. Den aktuelle delen av bebyggelsen må kunne benyttes til andre formål uten vesentlig endring av lokaler. Eventuell ombygging av eksisterende bygg for Polarflokken vurderes ved senere tidspunkt. Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre har arbeidet, både administrativt og politisk, med problemstillingene knyttet til full barnehagedekning. Dette saksframlegget oppsummerer utredningsarbeid gjennomført vinter og vår 2019 og legger grunnlag for vedtak om videre fremdrift i arbeidet. Denne saken er en direkte oppfølging av vedtak i Lokalstyret (sak 21/2018) punkt 3, og tidligere vedtak om full barnehagedekning og vedtak om samlokalisering av barnehagetilbudet ved Polarflokken barnehage. Følgende vedtak er lagt til grunn:

2 2017/751-8 Side 2 av 7 Lokalstyret (sak 21/2018): Barnehagelokaler og oppnåelse av full barnehagedekning. Beslutning om evt. Utvidelse av barnehagekapasitet utsettes til OKU 24. april. Til ny behandling bes administrasjon klargjøre følgende grunnlag: Det bevilges kr. 1 mill. til utredning av langsiktig løsning ved Polarflokken/skoleområdet. Beløpet finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Driftsbudsjettet for 2018 korrigeres tilsvarende OKU (sak 16/2017): Full barnehagedekning og fremtidig samlet barnehagetilbud. Administrasjonen bes om å bestille et mulighetsstudie og arbeide ut delplan for hele oppvekstområdet (barnehage, skole, hall m). l oppfølging av dette arbeidet bør et fremtidig barnehagetun være byggetrinn 1. Administrasjonen bes om å opprettholde målet om full barnehagedekning - på kort og lang sikt. På kort sikt gjøres dette gjennom å utnytte godkjent leke og oppholdsareal fullt ut i nåværende arealer og eventuelt finne gode og fleksible løsninger for alternative barnehagetilbud innenfor ordinær drift med økte rammer om nødvendig. A fravike arealnormen til fastlandsnorm, kan være et alternativ dersom det på tross av løsningene over, ikke lar seg gjøre å opprettholde målet om full barnehagedekning. OKU (sak 8/2017): Midlertidig fravikelse av arealnorm for barnehagene i Longyearbyen. Administrasjonen går i dialog med tillitsvalgte og enhetsledere for å finne en løsning på situasjonen med venteliste våren 2017, der målsetningen er full barnehagedekning. Midlertidig avvikelse av arealnormen i inntil 3 måneder til fastlandsnorm, tillates brukt som et av flere mulige virkemidler. OKU (sak 7/2017): Nedleggelse av Longyearbyen barnehage. Longyearbyen barnehage nedlegges for all fremtidig barnehagedrift. OKU (sak 19/2016): Fremtidig samlet barnehagetilbud i Longyearbyen. Oppvekst og kulturutvalget ber administrasjonen om å utrede et samlet barnehagetilbud i tilknytting til Polarflokken barnehage, så raskt som mulig, etter NVE sin rapport foreligger i desember Oppvekst og kulturutvalget bed administrasjonen om å arbeide med alternative løsninger, så raskt som mulig, som ivaretar en eventuell stigning i barnetallet som kan utløse behov for barnehageplasser utover det tilbudet vi har i dag. I dette arbeidet ber vi at UHU skjermes. Oppvekst og kulturutvalget ber også om en avklaring av bruk av Longyearbyen barnehage, så raskt som mulig, etter NVE sin rapport foreligger i desember OKU (sak 21/2015): Struktur og organisering av barnehagetilbudet i Longyearbyen. Administrasjonssjefen bes om å utrede et samlet barnehagetilbud i tilknytting til Polarflokken barnehage til budsjettbehandlingen for Utredningen må beskrive mulige løsninger og innbefatte en vurdering av behovet for bebyggelsesplan. Longyearbyen barnehage holdes stengt barnehageåret 2016/2017 i påvente av utviklingen i barnetallet i Longyearbyen.

3 2017/751-8 Side 3 av 7 Det vises også til LL sin prosjektmodell. Vedtak i denne saken er beslutningspunkt 1. Begrepsbruk i tilrådningen samsvarer ikke helt med prosjektmodellen. «Skisseprosjekt» oppfattes i denne sammenheng som en første del av forprosjektet. Figur 1: LL sin prosjektmodell. Utredningene som er utført oppfattes å være konsept, og vi står nå ved beslutningspunkt 1. Gjennomførte utredninger: Hoveddeler av utredningsarbeidet er utført av arkitektkontoret Tegn_3, gjennom to utførte oppdrag (1 og 2 under). Utredningene er vedlagt. 1. Utredning av langsiktig løsning for samlet barnehagetilbud: Utredningen tar for seg arealbehov og bygningsmessig organisering ved nybygg for ny barnehage ved Polarflokken/skoleområdet. Det er laget et rom- og funksjonsprogram for nybygg og sett på mulige løsninger for sameksistens og samhandling med det eksisterende barnehagebygget i Polarflokken. Dette omfatter også en mulig ombygging av Polarflokken, for en mer optimal arealbruk. Hensikten med utredningen har vært å definere barnehagenes behov ved en samlokalisering, og hvordan dette kan løses. Den midlertidige avdelingen, Rødsildra, er definert til å ikke være en del av en fremtidig løsning. 2. Begrenset mulighetsstudie område OPT/ID: Utredningen tar for seg hele oppvekstområdet, for å avdekke utfordringer evt. muligheter knyttet til de øvrige behovene innenfor området. Det er kjent at både skole, idrett og andre interesser har fremtidige behov for ny bygningsmasse, og det har vært viktig å avdekke om utbygging til barnehageformål er i konflikt med andre brukerinteresser i området. Utredningene konkluderer med følgende (kort oppsummert): Det er mulig å slå sammen barnehagene til et felles barnehagetilbud (samlokalisering) i området Polarflokken/skoleområdet. En utvidelse av barnehagetilbudet ved Polarflokken/skoleområdet vil ikke være til hinder for videre utvikling av oppvekstområdet (skole, idrett mm). Det vil være mulig å få til en fleksibel sambruk av ulike arealer, det vil si at deler av bebyggelsen kan benyttes til andre formål, dersom behovet for barnehageplasser reduseres for kortere eller lengre tidsrom. Begrensninger: Administrasjonssjefen oppfatter det som politisk bestilt at det skal utredes en samlokalisering av barnehagetilbudet lokalisert i området ved Polarflokken barnehage. Utredningene omfatter dermed ikke egnethet for andre lokaliteter, eller vekting av den valgte lokaliteten mot andre alternativer.

4 2017/751-8 Side 4 av 7 Både administrativt og politisk har det vært signalisert at det vil kunne være gunstig både økonomisk, organisatorisk og pedagogisk å samle et tilbud til oppvekstområdet ved skolen. Vi viser her til tidligere utredninger, m.a. barnehageutredningen del 1 fra 2015, ref. langsiktige løsninger, sitat: "Et samlet barnehagetilbud vil kunne gi en bærekraftig og fleksibel løsning i et samfunn med stor turnover og svingende barnetall". Prosess/medvirkning: Tegn_3 har i samarbeid med administrasjonen gjennomført brukermøter og verksted med ansatte, foreldre, tillitsvalgte og verneombud våren 2019, i tillegg til ressurspersoner fra oppvekst, eiendom, planavdeling mm - se vedlagt tidsplan. Prosessen har vært preget av høyt engasjement og stor grad av medvirkning og tverrfaglighet. Antall plasser: I utredningsarbeidet har følgende er det lagt til grunn totalt 210 plasser (= x antall barn avhengig under og over 3 år). Vi har 78 plasser i Polarflokken per i dag, og et nybygg vil da måtte romme 132 plasser. 210 plasser avspeiler tidligere behov fra 2012 da vi hadde de høyeste barnetallene i Longyearbyen. Vi hadde da 3 barnehager og i tillegg Rypa som en mindre avdeling knyttet til Longyearbyen barnehage. Vi hadde da 145 barn som utgjorde 203 plasser. Dagens situasjon er annerledes. Vi har to barnehager som til sammen gir et tilbud til 050 barn som i dag utgjør 159 plasser. De siste års utvikling har vist flere småbarn som tar opp flere plasser. Samlet sett er ikke barnetallet i byen så høyt som tidligere år (ref 2012). Det er altså kombinasjonen med at vi nå bare har to barnehagebygg og et høyt antall småbarn som fører til utfordringer med å gi barnehageplass til dem som ønsker det. Under vises en oversikt over antall barn i barnehagealder og antall plasser som har vært gitt siste 10 år. Forhold til Arealplan: Tiltaket oppfattes å være i tråd med formålet i Arealplanen. Det er imidlertid krav om delplan før det kan iverksettes tiltak. For at delplanarbeidet ikke skulle bli forsinkende for prosjektet har

5 2017/751-8 Side 5 av 7 administrasjonssjefen valgt å starte dette arbeidet, uavhengig av beslutning i denne foreliggende saken. Det er derfor allerede varslet oppstart av planarbeid og utarbeidet planprogram. Planprogrammet ble fastsatt av Teknisk Utvalg i møte (sak 14/2019). I planprogrammet er det lagt vekt på følgende utredingstema: 1. Naturmiljø 2. Landskap. 3. Kulturminner og kulturmiljø. 4. Adkomst, trafikk og transport. 5. Barn og unges interesser. 6. Forhold til nærmiljø, samt eksisterende og fremtidig bebyggelse og funksjoner. 7. Overvann. 8. Forurensning i grunnen. 9. Naturfare. 10. Samfunnssikkerhet og beredskap. Det er viktig at utredningene knyttet til delplanen gjennomføres tidlig i det videre arbeidet. For å spare tid er det i denne omgang valgt å lage delplan kun for området som er nødvendig for samlokalisering av barnehagetilbudet. Det antas at det vil ta lengre tid å avdekke behovene til de øvrige interessene i området tilstrekkelig detaljert for å danne grunnlag for en delplan. Økonomi: Skisseprosjekt, utredninger og delplan finansieres som følger: Skisseprosjekt og delplan (2019) dette arbeidet finansier med resterende midler avsatt til formålet i budsjettet for Forprosjekt (2020) det må legges inn kr 3 mill budsjettprosessen høsten for 2020 (investeringsmidler). Detaljprosjekt (2021) og gjennomføring (2021/22) dette må legges inn kr. X i budsjettprosessen høsten 2020 for 2021 (investeringsmidler). Beløpet er foreløpig bare svært grovt beregnet (se under). Det angis derfor ikke her. Finansiering for eventuell gjennomføring av forprosjekt og detaljprosjekt avklares i ordinært budsjettarbeid. Kostnader: Et svært grovt anslag for barnehagebygg er ,- per kvadratmeter. Dette inkluderer infrastruktur, uteområder og inventar. I Tegn_3 sin utredning er det påvist et nytt arealbehov på 1420 m 2 ved 210 plasser. 180 plasser vil gi noe lavere arealbehov, anslått nå til ca m 2. Dette gir følgende regnestykke: plasser: Nye areal til 132 plasser = * m 2 = ,- kr plasser: Nye areal til 102 plasser = * m 2 = ,- kr. Vi minner om at dette er svært usikre tall. Inntjening: Det er pr. nå ikke beregnet på eventuell inntjening fra annen bruk eller avhending av Kullungen.

6 2017/751-8 Side 6 av 7 Vurdering: Lokalisering og Forhold til andre interesser innenfor område OPT/ID: Administrasjonssjefen ser at barnehagetilbudet i Longyearbyen kan samlokaliseres ved Polarflokken/skoleområdet, og det kan trolig utformes løsninger som har den ønskede fleksibilitet i forhold til sambruk og varierende barnetall. Område OPT/ID har plass til både samlokalisering av barnehage og utvidelse av andre funksjoner innenfor området, evt. også tilførsel av nye funksjoner. Ved full utnyttelse av tomta må en imidlertid ta høyde for at eksisterende utearealer (bl.a. parkering) må omorganiseres. Antall barn/dimensjonering: Definisjon: Full barnehagedekning er oppnådd når alle som søker innen hovedopptaket får tilbud om plass innen utgangen av året. I Longyearbyen praktiserer vi 2 hovedopptak i året, 15. april og 15. november. De som får plass sikres dermed plass innen 20 august (barnehageårets oppstart) og 1. januar. I Longyearbyen må man uansett være fylt 1 år før oppstart i barnehage. Full barnehagedekning betyr ikke at alle barn kan få barnehageplass når tid som helst i løpet av året. Ventelister er vanlig også på fastlandet. De som søker utenom hovedopptak må vente til det blir ledig plass, eventuelt til neste hovedopptak. Dette kalles supplerende opptak, i den grad det er eller oppstår en ledig plass. Sett de historiske barnetallene vil 180 plasser trolig å være rikelig for å opprettholde et barnehagetilbud med «full dekning», gitt definisjonen over her. Dersom en ønsker at det til enhver tid skal være ledige plasser for ettåringer, eller barn som flytter til byen underveis i barnehageåret, må en trolig legge opp til flere plasser. Administrasjonssjefen ønsker å påpeke at dette også vil føre til utfordringer/økte kostnader for bemanning og organisering av drift. Helhetlig tenkning barnehage/skoletilbud: Dersom vi tilrettelegger for en utvidelse av kapasitet innen barnehage, vil dette også kunne medføre en utvidelse av skoletilbudet (dvs. flere skoleelever, flere parallelle trinn mm). Dette samsvarer ikke med siste Svalbardmelding som peker på at befolkningen ikke skal økes, og at dagens restriktive skoletilbud skal opprettholdte og tilbudet skal ikke utvides. Konklusjoner: Administrasjonssjefen ser at barnehagetilbudet i Longyearbyen kan samlokaliseres ved Polarflokken/skoleområdet, og det kan trolig utformes løsninger som har den ønskede fleksibilitet i forhold til sambruk og varierende barnetall. Område OPT/ID har plass til både samlokalisering av barnehage og utvidelse av andre funksjoner innenfor området, evt. også tilførsel av nye funksjoner. Ved full utnyttelse av tomta må en imidlertid ta høyde for at eksisterende utearealer (bl.a. parkering) må omorganiseres. Administrasjonssjefen anser det som en god løsning å legge til rette for 180 plasser. Dette vil trolig være tilstrekkelig for å gi full barnehagedekning (i henhold til definisjonen gitt tidligere her), gitt en begrenset befolkningsutvikling. Det vises til de historiske tallene.

7 2017/751-8 Side 7 av 7 Vedlegg: 1 Longyearbyen - samlet barnehagetilbud Mulighetsstudie Longyearbyen skole-bhg-idrett-komprimert 3 Barnehageutredning del Prosjekt Mandat - Full barnehagedekning og fremtidig samlet barnehagetilbud 5 Mandat begrenset mulighetsstudie OPT_ID