Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Oppvekst- og kulturutvalget Tidspunkt: , kl 12:00 Sted: Næringsbygget, 3 etasje, møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Kristin Furu Grøtting utvalgsleder 1

2 Saksliste Utv.saksnr. PS 8/18 PS 9/18 Tittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Barnehagelokaler og oppnåelse av full barnehagedekning - ny behandling PS 10/18 Tildeling av Tyfusstatuetten 2018 PS 11/18 Tildeling av ungdommens kulturstipend

3 PS 8/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2018/ Anne Søvold Vikanes Barnehagelokaler og oppnåelse av full barnehagedekning - ny behandling Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 9/ Anbefaling: Saken legges frem uten anbefaling. Saksopplysninger: Viser til vedlagte sak Barnehagelokaler og oppnåelse av full barnehagedekning. Lokalstyret besluttet den om at en evt. utvidelse av barnehagekapasitet utsettes til OKU 24. april Til ny behandling ble administrasjonen bedt om å klargjøre følgende grunnlag: 1. Kunnskap om barnehagebehovet etter søknadsfrist 15. april, samt forventede oppsigelser og overgang til storbarn. 2. Estimat på hvor mange flere barn det blir plass til ved å innføre fastlandsnorm. I tillegg ble det bevilget kr. 1 mill. til utredning av langsiktig løsning ved Polarflokken/skoleområdet. Beløpet skal finansieres ved bruk av disposisjonsfond og driftsbudsjettet for 2018 korrigeres tilsvarende. Administrasjonssjefen ble også bedt om å jobbe for å skaffe et nytt areal (eie eller leie) til ungdommen som en varig løsning. Nytt areal skal romme alle ungdommene. Dersom en finner et aktuelt bygg har administrasjonsutvalget fullmakt til å inngå avtale om leie eller kjøp av nye lokaler og finne hensiktsmessig finansiering. Dette skal gjøres i samarbeid med OKU. Vurdering: Barnehageopptak per 15. april 2018 er gjennomført, og vi kjenner nå til hvilke behov det er for barnehageplasser per dags dato. Når det gjelder forventede oppsigelser vet vi at 11 skolestartere skal over i grunnskole fra høsten av. Dette er en liten gruppe, og det frigjør derfor ikke så mange plasser som tidligere årskull. I tillegg kjenner vi til 9 oppsigelser som totalt utgjør 13 plasser. Det er 19 barn som går over til storbarn, noe som frigjør 19 plasser. Når det gjelder et estimat på hvor mange flere barn det blir plass til ved å innføre fastlandsnorm, så viser tallene at det ikke er like mye å hente på dette som tidligere antatt. Grunnen er en kombinasjon av at vi har utnyttet nåværende leke- og oppholdsareal fullt ut, samt sammensetningen av barn. Når det gjelder Kullungen opprettholder vi tidligere beslutning om at dette lokalet ikke kan ta imot flere barn pga egnethet, da selve byggets utforming gir noen utfordringer med tanke på at så mange små barn skal oppholde seg i lokalene. Dette handler om gruppesammensetning, hvor mange barnevogner som brukes til soving, samt andre forhold som brannsikkerhet mm. Også i Polarflokken viser det siste barnehageopptaket at det er en økende mengde småbarn. Det må gjøres erfaring også i denne 4

5 2018/283-3 Side 2 av 2 barnehagen om byggets egnethet med tanke på organisering og bruk, før man tar inn f.eks flere småbarn. Fastlandsnorm kan derimot gi mulighet for å ta inn to barn over 3 år. Samlet sett ser vi ut fra de tallene vi kjenner til i dag at barnehagene mest sannsynligvis er fulle til høsten (nytt barnehageår fra 20. august). Selv om vi frigjør plasser er det svært mange småbarn som teller to plasser i stedet for en. Et resultat kan være at vi ikke har ledige barnehageplasser til nye familier som flytter opp de neste månedene/høsten Neste barnehageopptak er 15. november 2018, og en tar kun inn barn før dette dersom noe blir ledig. Administrasjonens erfaring er uansett at tallene er høyst usikre, da familier kommer og drar, og det ikke er mulig å ha full oversikt. Oppvekst- og kulturutvalget må ta stilling til om en i periode frem til eventuelt nytt areal til ungdommene er på plass, skal leve med usikkerhet knyttet til barnehageplasser og ventelister, eller om administrasjonen skal se på noen av de løsninger som tidligere er skissert (f.eks. i forrige saksfremlegg fra mars 2018). Et scenario kan være at man ikke finner nytt areal til ungdommene, ikke bruker deler av ungdomshuset til barnehage og heller ikke har noe særlig å hente på å innføre fastlandsnorm. Da kan ventelister være en realitet i mange år fremover, inntil vi har et nytt samlet barnehagetilbud ved Polarflokken. Vedlegg: 1 Særutskrift Barnehagelokaler og oppnåelse av full barnehagedekning 5

6 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2018/ Anne Søvold Vikanes Barnehagelokaler og oppnåelse av full barnehagedekning Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 7/ Administrasjonsutvalget 22/ Lokalstyret 21/ Behandling i Lokalstyret Kjetil Figenschou (H) satte frem følgende tilleggsforslag: 4.Administrasjonssjefen jobber for å skaffe et nytt areal (eie eller leie) til ungdommen som en varig løsning. Nytt areal skal romme alle ungdommene. Administrasjonsutvalget får fullmakt til å inngå avtale om leie eller kjøp av nye lokaler og finne hensiktsmessig finansiering. Dette gjøres i samarbeid med OKU. Administrasjonsutvalgets innstilling med Figenschous tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Lokalstyret Beslutning om evt. utvidelse av barnehagekapasitet utsettes til OKU 24. april. Til ny behandling bes administrasjonen klargjøre følgende grunnlag: 1. Kunnskap om barnehagebehovet etter søknadsfrist 15. april, samt forventede oppsigelser og overgang til storbarn. 2. Estimat på hvor mange flere barn det blir plass til ved å innføre fastlandsnorm. 3. Det bevilges kr. 1 mill. til utredning av langsiktig løsning ved Polarflokken/skoleområdet. Beløpet finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Driftsbudsjettet for 2018 korrigeres tilsvarende. 4. Administrasjonssjefen jobber for å skaffe et nytt areal (eie eller leie) til ungdommen som en varig løsning. Nytt areal skal romme alle ungdommene. Administrasjonsutvalget får fullmakt til å inngå avtale om leie eller kjøp av nye lokaler og finne hensiktsmessig finansiering. Dette gjøres i samarbeid med OKU. Behandling i Administrasjonsutvalget Administrasjonssjefen foreslo at pkt. 3 i innstillingen fra OKU endres til: Det bevilges kr. 1 mill. til utredning av langsiktig løsning ved Polarflokken/skoleområdet. Beløpet finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Driftsbudsjettet for 2018 korrigeres tilsvarende. Oppvekst- og kulturutvalgets innstilling med administrasjonssjefens forslag til endring av pkt. 3 ble enstemmig vedtatt. Saken går videre til behandling i lokalstyret. Vedtak i Administrasjonsutvalget

7 2018/283-1 Side 2 av 10 Beslutning om evt. utvidelse av barnehagekapasitet utsettes til OKU 24. april. Til ny behandling bes administrasjonen klargjøre følgende grunnlag: 1. Kunnskap om barnehagebehovet etter søknadsfrist 15. april, samt forventede oppsigelser og overgang til storbarn. 2. Estimat på hvor mange flere barn det blir plass til ved å innføre fastlandsnorm. 3. Det bevilges kr. 1 mill. til utredning av langsiktig løsning ved Polarflokken/skoleområdet. Beløpet finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Driftsbudsjettet for 2018 korrigeres tilsvarende. Behandling i Oppvekst- og kulturutvalget Referat fra allmøte for ungdommene som ble holdt på UHU den 15/ var ettersendt til møtet. Sektorsjef oppvekst og kultur Anne Søvold Vikanes orienterte nærmere om saken. Følgende omforente forslag ble lagt fram: Beslutning om evt. utvidelse av barnehagekapasitet utsettes til OKU 24. april. Til ny behandling bes administrasjonen klargjøre følgende grunnlag: 1. Kunnskap om barnehagebehovet etter søknadsfrist 15. april, samt forventede oppsigelser og overgang til storbarn. 2. Estimat på hvor mange flere barn det blir plass til ved å innføre fastlandsnorm. 3. Administrasjonen bes videre om å intensivere arbeidet med langsiktig løsning med utvidelse og evt. samlokalisering av barnehagetilbudet ved Polarflokken/skoleområdet. Det omforent forslaget ble satt opp mot administrasjonssjefens anbefaling. Det omforente forslaget ble enstemmig vedtatt. Saken går videre til behandling i administrasjonsutvalget og lokalstyret. Vedtak i Oppvekst- og kulturutvalget Beslutning om evt. utvidelse av barnehagekapasitet utsettes til OKU 24. april. Til ny behandling bes administrasjonen klargjøre følgende grunnlag: 1. Kunnskap om barnehagebehovet etter søknadsfrist 15. april, samt forventede oppsigelser og overgang til storbarn. 2. Estimat på hvor mange flere barn det blir plass til ved å innføre fastlandsnorm. 3. Administrasjonen bes videre om å intensivere arbeidet med langsiktig løsning med utvidelse og evt. samlokalisering av barnehagetilbudet ved Polarflokken/skoleområdet. Anbefaling: 1. Lokalstyret vedtar at Kullungen barnehage overtar lokalene til UHU (ungdomslokaler til ungdom Vg-nivå og lærlinger), for å ta toppene av barnehagebehovet. Ungdomsklubben ( trinn) fortsetter i sine lokaler. Det arbeides sammen med ungdommene og ungdomsvirksomheten for å finne kompensasjoner for manglende lokaler til de eldste ungdommene. 2. Det bevilges inntil 1,5 mill. kroner til tilpasning av lokalet til barnehagebruk. Kostnadene belastes eiendom sitt driftsbudsjett. 3. Det bevilges kr til økte bygningsmessige driftskostnader og netto bemanningskostnader til Kullungen barnehage. 4. Beløpene i punkt 2 og 3 finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Eiendom og Kullungen sitt budsjett for 2018 korrigeres tilsvarende. 7

8 2018/283-1 Side 3 av 10 Saksopplysninger: De siste årene (fra 2016 til d.d.) har det i perioder vært ventelister i tilknytting til barnehageopptak i barnehagene i Longyearbyen. Det er ulike årsaker til dette. Tidligere var det tre separate barnehager i drift; Longyearbyen barnehage, Kullungen barnehage og Polarflokken barnehage. En hadde da et samlet større areal å ta inn barn på og ventelistene uteble. Fra og med 2016 ble Longyearbyen barnehage stengt i påvente av utviklingen i barnetallet i Longyearbyen. I 2017 ble det bestemt at det ikke skal være barnehagedrift i dette bygget, mellom annet på grunn av at det ligger i rasfarlig område. Ved å ha et samlet mindre areal enn tidligere, samt stor tilkomst av små barn som teller to plasser, ser vi at vi nå i perioder får ventelister for barn som søker barnehageplass. Erfaringsmessig ser vi at det har vært store svingninger i barnetall, både fra år til år og i løpet av barnehageåret. Politikerne i Longyearbyen ønsker å ha full barnehagedekning for byens familier. Tidligere har barnehagene tatt inn barn dersom det har vært mulig, også løpende/supplerende i året utenom de to hovedopptakene (15. april og 15. november). Barn som søker innen fristen for de to hovedopptakene får plass fra hhv. 20. august og 1. januar. Det oppleves at det er en forventning fra foreldre og arbeidsgivere i byen om at barn skal få plass i barnehage også utenom hovedopptakene. Ventelister kan bestå av barn som har søkt plass både innenfor og utenfor frist. De barna som er søkt inn innen frist blir prioritert først. I Longyearbyen kommer og drar familier gjennom hele året. Det vil være utfordrende å ha en fast ordning med løpende/supplerende opptak. Administrasjonen er blitt bedt av politikerne i Longyearbyen om å finne gode og fleksible løsninger for alternative barnehagetilbud innenfor ordinær drift og med økte rammer om nødvendig (jfr. vedlegg 1 politiske vedtak). Gjeldende politiske vedtak innebærer også at det er mulig å fravike arealnormen til fastlandsnorm, som alternativ, dersom det ikke lar seg gjøre å opprettholde målet om full barnehagedekning. Dagens situasjon er at både Polarflokken barnehage og Kullungen barnehage har det antall barn som er mulig innenfor den lokale normen for leke- og oppholdsareal som vi opererer med i Longyearbyen. Sammensetningen i år har vært at byen har en liten skolestartergruppe (11 barn), som en har valgt å holde samlet i Polarflokken. I Kullungen har en valgt å samle de aller fleste av de minste småbarna. Kullungen barnehage hadde noe ledig kapasitet i Ved nyttår 2018 har en tatt inn det antallet barn som barnehagen har totalt plass til. Dette fører til en større gruppe med småbarn samlet i en avdeling enn hva man har vært vant med tidligere. Selve byggets utforming (Kullungen) gir noen utfordringer med tanke på at så mange små barn skal oppholde seg der (på gulvet når de leker, i vogner når de sover og så videre). Administrasjonen vil ikke på nåværende tidspunkt anbefale at en endrer til fastlandsnorm for leke- og oppholdsareal. Administrasjonen ønsker heller å se på andre løsninger for å finne mer egnet areal til barna i barnehagene. Når det gjelder ventelister per dags dato er det 15 barn som søker barnehageplass. 4 av disse barna er søkt inn innen fristen 15. november To igjen av disse ønsker oppstart i løpet av våren, og vi vil finne plass til dem. De andre to ønsker oppstart i juni/juli. I tråd med vedtatte barnehagevedtekter tar vi ikke opp barn i sommermånedene, blant annet grunnet ferieavvikling for personalet. Disse to får derfor plass fra 20. august. Av de 11 barna som er søkt inn utenom frist er fire barn født i 2017 og ønsker plass fra august De resterende sju barna ønsker plass på våren 2018 (2 barn i februar, 4 barn i april og 1 barn i mai). Mangel på barnehageplasser har skapt engasjement både i lokalavisen, på sosiale medier og hos byens arbeidsgivere. Foresatte i SU/FAU ved Kullungen barnehage har utrykt misnøye gjennom e- post til LL vedrørende at LL har tatt opp flere småbarn i barnehagen, slik at det nå er flere småbarn 8

9 2018/283-1 Side 4 av 10 samlet i en avdeling enn hva det har vært før. Administrasjonen har hatt møte med FAU/SU i Kullungen barnehage, der vi drøftet ulike løsninger for barnehagesituasjonen byen er i. I AU den 27. februar 2018 presenterte administrasjonen noen alternativer for AU's medlemmer. I forkant hadde administrasjonen gått i dialog med enhetsleder for Kullungen og ungdomskoordinator og barnetalsperson, for å drøfte alternativer og mulige løsninger. I møtene ble det drøftet muligheter, og vi gikk sammen om en prosess på hvordan vi kunne involvere de ulike partene som kunne bli berørt, alt etter hvilken retning medlemmene i AU gav oss med tanke på videre prosess. De ulike løsningene er skissert under. Løsning 4, 5 og 6 involverer det tilbudet vi gir ungdommene i byen. I disse alternativene blir ungdommenes tilbud redusert eller erstattet, for å gi full barnehagedekning. 1. Dagens løsning 2. Satellittbarnehage 3. Påbygg Polarflokken 4. Utvide Kullungen m halve ungdomsklubbhuset 5. Utvide Kullungen m hele ungdomsklubbhuset og kjøpe/leie nye lokaler til ungdommene 6. Kombinere alternativ c og d, parallell prosess Med henvisning til Svalbardlovens 37/Kommunelovens 31 nr 5 ble det vedtatt å lukke møtet under behandlingen av saken. I forkant av møtet ble det også drøftet med ungdomskoordinator/ barnetalsperson om ungdomsrepresentanten skulle forlate møtet på grunnlag i rundskriv Q-27/2006 B, kapittel 2 under kommuneloven: «Når det gjelder deltakelse i kommunale råd og utvalg kan ungdom velges som representanter med fulle rettigheter til nemnder, råd og utvalg selv om de ikke har stått på liste ved kommunestyre- eller fylkestingsvalget. Det er i utgangspunktet ingen nedre aldersgrense for valgbarhet til andre folkevalgte organer enn kommunestyret/fylkestinget, men ungdom under 15 år bør ikke gis innsyn i taushetsbelagte opplysninger.» Ungdomsrepresentanten (13 år) deltok derfor ikke på denne delen av møtet. Alle forslagene (1.-6) ble debattert i AU-møtet, og positive og negative konsekvenser med de ulike forslagene blir presentert under Vurderinger. Når det gjelder ungdommenes lokaler og et eventuelt sambruk med barnehagen, har politikerne tidligere fredet tilbudet til ungdommene (jfr. politiske vedtak, vedlegg 1). Dagens situasjon er at vi nå står ovenfor større utfordringer enn noen gang tidligere (boligmangel, skredsikring osb). En ønsker derfor å revurdere om man likevel skal gi noe av arealet som ungdommene disponerer til barnehagebruk. Ungdommene disponerer et areal på 400 kvadratmeter til ungdomsklubbvirksomhet. Dette er en ypperlig løsning for denne gruppen og flere av de eldste ungdommene ønsker også lengre åpningstider og flere kvelder der de kan være i UHU-lokalene sine. Ungdommene har pusset opp selv, innredet og engasjerer seg stort i saker som omhandler barn og unge. Spørsmålet er om ungdommene i utfordrende tider for Longyearbyen, skal gi fra seg deler av godene sine, til fordel for de minste barna og foreldre som trenger barnehageplass. Spørsmålet er også hvor mye en skal tilrettelegge og investere i kompensasjoner for et redusert lokale. Disse problemstillingene ble tatt opp i møte med Ungdomsrådet den 8. mars, der administrasjonssjef og begge sektorsjefene stilte. Vi hadde et lengre møte der vi samlet sett drøftet de ulike utfordringene som samfunnet vårt står over, og også hvordan man kan løse barnehageutfordringene med ventelister. Det ble også holdt møte med ungdommene i ungdomsskolealder og videregåendealder, mandag 12. mars. På dette møtet var også utvalgsleder for OKU, samt lokalstyreleder med. Ungdommene har lagt ved sine synspunkter i eget vedlegg til dette saksfremlegget (vedlegg 2). Etter drøftinger i AU den 27. februar, ble følgende bestilling gitt til administrasjonen: 9

10 2018/283-1 Side 5 av 10 1) Forbered en sak til OKU og AU den 20. mars og LS den 22. mars 2018, med utgangspunkt i to parallelle prosesser: a) Utred muligheten for å halvere ungdommenes lokale - for å gi egnet areal til barnehageplasser. b) Se på muligheten for å kjøpe egnet areal til ungdommene i et egnet ungdomsklubblokale, også med tanke på at dette kan være en permanent løsning for ungdommene. 2) Forbered god prosess i dialog med ungdommene - i forkant av saksfremlegg og ta deres innspill med til OKU og AU den 20. mars og LS 22. mars Prosess og involvering: I AU-møtet den 27. februar ble det lagt frem forslag til prosess for å involvere Ungdomsrådet og ungdommene i byen, dersom man ønsket at administrasjonen skulle gå videre med noen av alternativene som involverte ungdommene i byen. Følgende forslag til prosess ble presentert: Møte med ungdomsrådet 8. mars presentere utfordringer og alternativer. Åpent allmøte i UHU for ungdommer fra 8. trinn og oppover - mandag 12. mars presentere utfordringer og alternativer. Sak i OKU 20. mars med anbefaling Vedlegg 2: Ungdommens innspill. Sak i LS 22. mars med anbefaling Vedlegg 2: Ungdommens innspill. Når det gjelder de ansatte både i barnehage og ungdomsvirksomhet, er disse involvert på følgende måte: Ungdomskoordinator/barnetalsperson og enhetsleder Kullungen: Med i diverse møter med administrasjonen i forkant av AU-møtet den 27. februar. Klubbleder, ungdomsvirksomheten: Informasjon fra sektorsjef på møte tirsdag 6. mars. Ansatte i barnehagen: Sektorsjef har gjennomført møte med HTV (hovedtillitsvalgt for både Fagforbundet og Utdanningsforbundet) 9. mars 2018 og informert om sak og prosess som gjelder de ansatte i barnehagen. Informasjon til alle ansatte fra enhetsleder tirsdag 13. mars om sak og forslag til løsninger. Ytterligere informasjon til alle ansatte fra admsjef og sektorsjef på personalmøte i Kullungen barnehage onsdag 14. mars. For foreldre i Kullungen barnehage: Møte mellom SU/FAU tirsdag 13. mars der enhetsleder og sektorsjef gir informasjon om sak og mulige løsninger. Vurderinger: I forkant av AU-møtet og i selve AU-møtet ble ulike alternativer lagt på bordet til politikerne, med både positive og negative konsekvenser for de ulike valgene. Prosessen så langt har gitt signaler om at overtagelse av UHU-lokaler er den beste løsningen for Kullungen barnehagen på nåværende tidspunkt: Det er nært og har tilhørende utearealer, man beholder kollegiet samlet og man holder barna samlet. Bygget er godt egnet, men trenger noen justeringer. I tillegg er bygget så stort at man ser for seg at det kan ta toppene av barnetall i flere år fremover, og således kan man arbeide med en grundigere og mer langsiktig prosess med tanke på mulighetsstudiet av samlet oppvekstområde og et fremtidig samlet barnehagetilbud. Ved denne løsningen kan man trolig ta inn barn også utenom hovedopptak, såkalt løpende opptak, så lenge det er nok personale og andre rammer er på plass. 10

11 2018/283-1 Side 6 av 10 Alternativ Positive konsekvenser Negative konsekvenser Dagens løsning: Drift kun i Kullungen og Polarflokken barnehager, samt ha tilbud til ungdomsklubb og UHU i nåværende lokaler Satellitt-barnehage (ekstra bygg eksternt til barnehagedrift) Påbygg Polarflokken Utvide Kullungen m/ halve ungdomsklubbhuset (ungdommene deler resten av ungdomsklubbhuset) Ungdommene har gode lokaler til sitt bruk som de har et godt forhold til Oppfyller mål om full barnehagedekning Kan bli byggetrinn 1 av flere byggetrinn Oppfyller mål om full barnehagedekning (løsning for å ta toppene i barnehagebehovet) Nært lokale for Kullungen med tilhørende uteareal. Samler personal og barn Trolig ønsket løsning av både foreldre, ansatte og barnehagebarn. Enkle byggetekniske løsninger engasjement i byen av For ungdommene vil derimot en slik løsning kunne bety at de må dele på lokalene til ungdomsklubben, og de må gi fra seg lokalene som nå en gruppe (de eldste ungdommene i byen) bruker. På sikt er det bestemt at hele dette bygget skal rives (jfr. arealplan) da det ligger i siktsone. Det er ikke sagt noe om når eller hvor et eventuelt nytt ungdomshus skal ligge. Dersom man finner nytt areal til ungdommene som er tilfredsstillende på nåværende eller snarlig tidspunkt, kan dette være en løsning som også er permanent. Ungdommene har sagt at en slik løsning bør være sentrumsnær. Oppstartdato og omfang av nye barnehageplasser: Barnehagene er fulle og det etableres ventelister etter ordinært opptak, samt at det ikke vil være mulig å gjennomføre løpende opptak Uro blant foreldre og arbeidsgivere Oppfyller ikke ønsket politikk Negativ presseomtale Administrativt og økonomisk sårbart Midlertidig løsning Fra to til tre barnehager, i stedet for fra to til en Utfordrende å finne egnet areal pga store krav i lovverk (særlige regler for barnehagebygg, utområde mm) Tar tid før et påbygg er på plass Midlertidig løsning som kan bli en varig løsning Manglende helhet knyttet opp mot mulighetsstudie Løser ikke behovet for barnehageplasser på kort sikt Ungdommene må ha aktivitet på halve arealet i forhold til i dag Ungdommene mister det som de har kjempet for over tid Kan skape negativt Med tanke på de ombygninger som må gjøres i UHU-bygget og det at det også må skaffes egnet personale, er det ikke realistisk at vi får til et tilbud i de nye lokalene (UHU) før ved nytt barnehageår oppstart 20.august. Vi må også ta i betraktning at vi på nåværende tidspunkt ikke har full oversikt over barnetallet til høsten. Det er ordinært opptak til barnehagene 15. april for høsten. Det kan da komme behov for ytterligere flere plasser, eller behovet for plasser kan være redusert. Blir behovet for plasser redusert kan det resultere i at det blir overkapasitet både på bemanning og barnehagelokaler, da ombygging og ansettelser må gjøres i vår. De ulike løsninger som har vært beskrevet er vurdert under, med positive og negative konsekvenser: 11

12 2018/283-1 Side 7 av 10 Utvide Kullungen m/hele ungdomsklubbhuset kjøpe eller leie nye lokaler til ungdommene Kombinere alternativ c og d parallell prosess Oppfyller mål om full barnehagedekning Det billigste alternativet utenom alternativ a (dvs å ikke gjøre noe) Kullungen disponerer hele ungdomsklubbhuset: Løser både kontorplasser til ansatte, lagerplass og nok plass til et x antall barn (400 kvadratmeter) Samler personal og barn trolig ønsket løsning av både foreldre, ansatte og arbeidsgivere Enkle byggetekniske løsninger Oppfyller mål om full barnehagedekning Kullungen disponerer halve ungdomsklubbhuset: Gir nok plass til barn på venteliste ++ Samler personal og barn trolig ønsket løsning av både foreldre, ansatte og arbeidsgivere Enkle byggetekniske løsninger i ungdomsklubbhuset Oppfyller mål om full barnehagedekning OG vi kan planlegge en god og fremtidig løsning Kan bli et byggetrinn 1 i et fremtidig barnehagetilbud ungdommer og foreldre Kan oppleves som et tap av gode for ungdommene, dersom nytt lokale ikke tilfredsstiller krav og ønsker fra ungdommene Kan være et dyrt alternativ (både kostnader til nytt bygg, samt å gjøre tilpasninger til barnehagedrift i UHU og klubblokaler. Kan være vanskelig å finne gode lokaler til ungdommene som ikke koster for mye. Kan skape negativt engasjement i byen av ungdommer og foreldre Grupper blir stilt opp mot hverandre Økonomisk utfordrende Blir et påbygg på Polarflokken «godt nok» planlagt på nåværende tidspunkt med tanke på et fremtidig mulighetsstudie? Økonomi Hovedregelen er at drifts- og investeringstiltak skal fremmes i forbindelse med kommende års budsjett- og økonomiplanarbeid. Det gir mulighet for en samlet politisk prioriteringer av hvilke tiltak som skal iverksettes. AU har i møte bedt om å få seg forelagt sak om hvordan en kan oppnå at søknader om barnehageplass imøtekommes. Det er årsaken til at denne saken fremmes utenfor ordinær budsjettprosess. Nedenfor beskrives anslåtte økonomiske konsekvenser for to ulike tilnærminger: Dagens lokaler til UHU omdisponeres til barnehagelokaler. UHU og ungdomsklubben får sambruk av lokalene som ungdomsklubben i dag bruker Dagens lokaler til UHU og ungdomsklubben omdisponeres til barnehagelokaler. UHU og ungdomsklubben etableres i nye lokaler (enten ved at LL kjøper nye lokaler eller ved at LL leier nye lokaler) I de økonomiske beregningene er det tatt utgangspunkt i et scenario ut fra dagens situasjon: ønske om 18 nye barnehageplasser fra Tilpasning / kjøp / leie av lokaler UHU og ungdomsklubben: 12

13 2018/283-1 Side 8 av 10 Om det skal kjøpes lokaler til UHU og ungdomsklubben må sannsynligvis kjøpet finansieres ved opptak av lån. En tommelfingerregel er at hver 1 mill. kr. som opptas i lån og som avdras som serielån over 25 år med 2,5 % rente, belaster LL sitt budsjett med ca. kr i årlige kostnader. Hvis det f.eks. tas opp 5 mill. kr. i lån til kjøp av lokaler vil årlige kostnader til renter og avdrag bli ca. kr ,-. Om det inngås avtale om leie av lokaler vil årlig kostnad gå fram av den avtalen som inngås. Uavhengig av leie eller kjøp av lokaler kan det påløpe kostnader til tilpasning av lokalene til formålet. Beløpet er umulig å anslå, da en først må vite hvilket lokale en skal forholde seg til. Barnehagelokaler Hvis Kullungen barnehage tar over hele / deler av dagens lokaler til UHU og ungdomsklubben vil det påløpe kostnader til tilpasning av lokalene til barnehageformål. Beløpet er avhengig av hva som må gjøres. Et grovt anslag er at kostnadene blir et sted mellom 0,5 1,5 mill. kr. Kostnader til drift av bygninger. UHU og ungdomsklubben: Regnskapet for 2017 viser ca. kr i driftskostnader (i hovedsak vaktmester- og renholdskostnader) for hele lokalet til UHU og ungdomsklubben. Det forutsettes at kostnadene til drift av lokaler til UHU og ungdomsklubben blir tilsvarende om virksomheten flyttes til et nytt lokale. Om barnehage, UHU og ungdomsklubb foregår i dagens UHU- og ungdomsklubb-lokale forutsettes det at driftskostnadene fordeles mellom de to formålene, men fortsatt holder seg innenfor byggets budsjett, jfr. likevel avsnittene nedenfor. Arealet er på tilsammen ca. 400 kvm. 200 kvm vil bli brukt til barnehageformål og 200 kvm vil bli brukt til UHU- og ungdomsklubb-formål. Kostnader til strøm, renovasjon, fjernvarme og vann/avløp kommer i tillegg til vaktmester- og renholdskostnader, og var på ca. kr i Beløpet forutsettes videreført på enhet barn og unges budsjett. UHU- og ungdomsklubbaktiviteten bruker dagens lokaler på 400 kvm. ca. 15 timer pr. uke i ca. 44 uker i året. Lokalet vaskes to ganger i uka. Hvis Kullungen barnehage tar over lokalene til UHU og ungdomsklubben vil 200 kvm av lokalet være i bruk fra ca. kl kl hver dag, dvs. 50 timer i uka, året rundt. Kostnader til renhold, strøm, renovasjon, fjernvarme og vann/avløp vil bli høyere pga. mer bruk av bygget. Beløpet anslås til kr på årsbasis (se tabellen nedenfor som tilsier en kostnad på kr i året for 400 kvm). Barnehagelokaler Om barnehage tar over dagens lokaler til UHU og ungdomsklubben i sin helhet vil barnehagedriften måtte stå for alle kostnadene med drift av lokalet. Anslag på bygningsmessige driftskostnader til barnehagedrift i UHU og ungdomsklubben (400 kvm) er beregnet forholdsmessig ut fra tilsvarende kostnader for Kullungen barnehage (600 kvm) i 2017: Beregnet kostnad for 5 måneder i 2018 for 400 kvm Beregnet kostnad pr. år for 400 kvm Daglig renhold Kr Kr Strøm Kr Kr Renovasjon, fjernvarme, vann, avløp Kr Kr Delsum Kr Kr Vaktmesterkostnader Kr Kr Sum Kr Kr Kostnader ved direkte tjenesteyting (andre kostnader enn kostnader til lokaler): 13

14 2018/283-1 Side 9 av 10 UHU og ungdomsklubben: Det forutsettes at kostnader til ungdomsvirksomheten i enhet barn og unge løses innenfor gjeldende driftsbudsjett, uavhengig av hvilke lokaler tjenesteytingen foregår i. Barnehagetjenester: Dagens norm for bemanning i barnehagen er 1 voksen pr. 6 plasser og 1 pedagog pr. 18 plasser. Forutsatt scenario (jfr. omtale ovenfor) tilsier en bemanning på 1 pedagog og 2 assistenter fra Det forutsettes at barnehagen organiserer seg slik at en ikke går ut over gjeldende bemanningsnorm. Anslag på netto driftskostnader: 5 måneders driftskostnad i 2018 Helårs driftskostnad i assistenter og 1 pedagog i 100 % stilling (lønn og pensjon) Kr Kr Foreldrebetaling for 12 barn (uten søskenmoderasjon) -Kr Kr Følgekostnader (vikarer, kurs o.l.) Kr Netto kostnad Kr Kr Oppsummert: Antatte kostnader knyttet til innstilling alternativ nr. 1: Engangsbeløp i måneder driftskostnad i 2018 Helårs driftskostnad i 2019 Tilpasning av UHU til barnehagelokale Kr Netto bemanningskostnader Kr Kr Bygningsmessige driftskostnader til barnehagedrift Kr Kr Sum Kr Kr Kr Antatte kostnader knyttet til innstilling alternativ nr. 2: Engangsbeløp i måneder driftskostnad i 2018 Helårs driftskostnad i 2019 Tilpasning av UHU til barnehagelokale Kr Netto bemanningskostnader Kr Kr Bygningsmessige driftskostnader til barnehagedrift Kr Kr Kjøpe eller leie alternativt arealer til UHU og ungdomsklubben (ved kjøp finansiert ved låneopptak vil kostnadene først komme i 2019) Kr.? Kr.? Tilpasning av kjøpt eller leid lokale til UHU og Kr.? ungdomsklubben Kostnader til utarbeidelse av konseptbeskrivelse for Kr.? mulighetsstudiet Sum Kr ? Kr ? Kr ? Beløpene i tabellene ovenfor er kun anslag som bygger på gitte forutsetninger. Kostnadene som gjelder 2018 foreslås finansiert ved bruk av disposisjonsfond i Administrasjonssjefen vil imidlertid i forbindelse med tertialrapporteringen pr vurdere om noe av kostnadene kan finansieres ved omdisponeringer innenfor LL sitt gjeldende driftsbudsjett. Fra 2019 må kostnadene finansieres innenfor LL sitt løpende driftsbudsjett. Finansieringen skjer i forbindelse med budsjettarbeidet til høsten. 14

15 2018/283-1 Side 10 av 10 Administrasjonssjefen minner om informasjon gitt om økonomiske utfordringer LL står overfor og hvordan det kan påvirke gjeldssituasjon og fondsbeholdning. Valg som gjøres nå binder framtidige års budsjetter. Administrasjonssjefen mener at det er mest økonomisk forsvarlig å velge en løsning som gir minst mulig økonomiske bindinger for framtidige budsjett og foreta en samlet prioritering i høstens budsjett-/ økonomiplanprosess. Administrasjonens anbefaling vil derfor være: 1. Lokalstyret vedtar at Kullungen barnehage overtar lokalene til UHU (ungdomslokaler til ungdom Vg-nivå og lærlinger), for å ta toppene av barnehagebehovet. Ungdomsklubben ( trinn) fortsetter i sine lokaler. Det arbeides sammen med ungdommene og ungdomsvirksomheten for å finne kompensasjoner for manglende lokaler til de eldste ungdommene. 2. Det bevilges inntil 1,5 mill. kroner til tilpasning av lokalet til barnehagebruk. Kostnadene belastes eiendom sitt driftsbudsjett. 3. Det bevilges kr til økte bygningsmessige driftskostnader og netto bemanningskostnader til Kullungen barnehage. 4. Beløpene i punkt 2 og 3 finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Eiendom og Kullungen sitt budsjett for 2018 korrigeres tilsvarende. Alternativ innstilling er: 1. Lokalstyret vedtar at Kullungen barnehage overtar lokalene til UHU (ungdomslokaler til ungdom Vg-nivå og lærlinger), for å ta toppene av barnehagebehovet. Ungdomsklubben ( trinn) fortsetter i sine lokaler. Det arbeides sammen med ungdommene og ungdomsvirksomheten for å finne kompensasjoner for manglende lokaler til de eldste ungdommene. 2. Det bevilges inntil 1,5 mill. kroner til tilpasning av lokalet til barnehagebruk. Kostnadene belastes eiendom sitt driftsbudsjett. 3. Det bevilges kr til økte bygningsmessige driftskostnader og netto bemanningskostnader til Kullungen barnehage. 4. Beløpene i punkt 2 og 3 finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Eiendom og Kullungen sitt budsjett for 2018 korrigeres tilsvarende. 5. Administrasjonssjefen jobber for å skaffe et alternativt areal (eie eller leie) til ungdommene som en midlertidig eller varig løsning. Alternativt areal kan romme alle ungdommene eller bare de eldste (UHU). 6. Administrasjonssjefen får fullmakt til å inngå avtale om kjøp eller leie av lokaler. Rammen for kjøp av areal settes til inntil kr X mill. Beløpet finansieres ved opptak av lån. Ramme for leie av lokaler settes til inntil kr. X pr. år. Beløpet finansieres ved bruk av disposisjonsfond i Budsjett 2018 korrigeres når beløpene er kjent. 7. Administrasjonssjefen bes om å utarbeide konseptbeskrivelse for Mulighetsstudiet - i henhold til LLs vedtatte prosjektgjennomføringsmodell, som gir anbefalinger for budsjett Behov for bevilgninger til utarbeidelse av konseptbeskrivelsen vil administrasjonssjefen komme tilbake til. Vedlegg: 1 Politisk tilbakeblikk 2 Innspill fra ungdomsrådet og allmøte 15

16 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2018/ Roger Zahl Ødegård Tildeling av Tyfusstatuetten 2018 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 10/ Anbefaling: Saken fremmes uten anbefaling. Saksopplysninger: Den årlige tildelingen av Tyfusstatuetten 2018 foretas av OKU uten innstilling fra administrasjonen. Informasjon om Tyfusstatuetten og litt historikk følger vedlagt. Informasjon om praktiske rutiner knyttet til tildelingen er ikke vedlagt. Mottatte forslag og oppsummering av forslagene utleveres i møtet. Vedlegg vedlagt: Ingen Vedlegg er unntatt fra offentlighet jf Offl. 26, 2. ledd og jf. statuttene vedr. Tyfusstatuetten. Vedlegg blir utdelt i møtet. Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 Essens innkomne forslag - Tyfusstatuetten Mottatte forslag 16

17 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2018/ Roger Zahl Ødegård Tildeling av ungdommens kulturstipend 2018 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 11/ Anbefaling: Saken fremmes uten anbefaling. Saksopplysninger: Den årlige tildelingen av Ungdommens kulturstipend foretas av OKU uten innstilling fra administrasjonen. Informasjon om Ungdommens kulturstipend og litt historikk følger vedlagt. Informasjon om praktiske rutiner knyttet til tildelingen er ikke vedlagt. Administrasjonen vil til møtet dele ut innkomne forslag/oppsummering av innkomne forslag. Vedlegg vedlagt: ingen Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 Essens innkomne forslag - Ungdommens kulturstipend Mottatte forslag Vedlegg er unntatt fra offentlighet jf Offl. 26, 2. ledd og jf. statuttene for kulturstipendet. Vedlegg blir utdelt i møtet. 17