Følgende faste medlemmer møtte: Funksjon Representerer Arild Olsen Leder AP Kristin Furu Grøtting Medlem V Kjetil Figenschou Medlem H

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: , kl 14:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Følgende faste medlemmer møtte: Funksjon Representerer Arild Olsen Leder AP Kristin Furu Grøtting Medlem V Kjetil Figenschou Medlem H Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Helga Bårdsdatter Kristiansen Medlem MDG Eirik Berger Nestleder V Følgende varamedlemmer møtte: Møtte for Representerer Odd Gunnar Brøto Braathen Helga Bårdsdatter AP/V/MDG Kristiansen Bente Næverdal Eirik Berger AP/V/MDG Andre frammøtte: Peder Ringheim Ungdomsrepresentant Merknad: Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Arild Olsen lokalstyreleder. Joakim Damkås sekretær

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 17/25 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 17/26 Bruk av boliger i evakuert område i Lia i sommermåneder PS 17/27 Innkjøp av ny hjullaster - Longyearbyen havn PS 17/28 Havnebygg Longyearbyen havn PS 17/29 Transportløyve - Henningsen Transport & Guiding AS PS 17/30 Full barnehagedekning og fremtidig samlet barnehagetilbud PS 17/31 Regnskap Longyearbyen lokalstyre PS 17/32 Årsberetning 2016 for Longyearbyen lokalstyre PS 17/33 Plan for krisekommunikasjon i Longyearbyen lokalstyre 2017 PS 17/34 Søknad om skjenkebevilling Hurtigruten Svalbards beltevogn PS 17/35 Søknad om fritak fra offentlige verv - Helga Bårdsdatter Kristiansen - Orienteringer ved lokalstyreleder og administrasjonssjef Fungerende administrasjonssjef Anne S. Vikanes orienterte om at det arbeides med revidering av avtaler med NFD. Det blir informert mer om dette i neste møte med administrasjonsutvalget den 20. juni. Det arbeides videre med skredsikring og tilbakemelding til Sysselmannnen på dette. Det ble også informert om pågående rekruttering til ledige stillinger i Longyearbyen lokalstyre og status for rekrutteringen.

3 PS 17/25 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Administrasjonsutvalget hadde ingen merknader til protokollen. Administrasjonsutvalgets vedtak : Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget godkjennes. PS 17/26 Bruk av boliger i evakuert område i Lia i sommermåneder Administrasjonsutvalget vedtar at boliger i evakuert område i Lia kan brukes av egne ferievikarer og til utleie til eksterne leietakere fra 1. juni til 1. oktober. Administrasjonsutvalget vedtar at boliger i evakuert område i Lia kan brukes av egne ferievikarer og til utleie til eksterne leietakere fra 1. juni til 1. oktober. PS 17/27 Innkjøp av ny hjullaster - Longyearbyen havn Havnestyrets innstilling ble enstemmig vedtatt. Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar kjøp av hjullaster type Volvo L60 H til Longyearbyen havn. Beløpet finansieres ved opptak av lån på 1.72 mill kr. Lånet avdras over 10 år og belastes havn.

4 Havnestyrets behandling : Havnestyrets innstilling : Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar kjøp av hjullaster type Volvo L60 H til Longyearbyen havn. Beløpet finansieres ved opptak av lån på 1.72 mill kr. Lånet avdras over 10 år og belastes havn. Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar kjøp av hjullaster type Volvo L60 H til Longyearbyen havn. Beløpet finansieres ved opptak av lån på 1.72 mill kr. Lånet avdras over 10 år og belastes havn. PS 17/28 Havnebygg Longyearbyen havn Havnestyrets innstilling ble enstemmig vedtatt. Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar oppstart og gjennomføring av Forprosjektfase for nytt Havnebygg for Longyearbyen havn Bykaia. Forprosjektet skal drive prosjektet videre med mål om å produsere et mer detaljert beslutningsgrunnlag for investeringsvedtak med hensyn på detaljering av løsningsbeskrivelse, tegninger og kalkyle. Det er et overordnet mål at forprosjektering skal bidra til redusert usikkerhet i løsningsvalg og forventet prosjektkostnad. Videre arbeid etter forprosjektfasen vil kreve behandling i havnestyret, AU og lokalstyret. Administrasjonen får på plass og oppdaterer nødvendige tillatelser (byggesak og arbeidsmiljøtilsyn) i forprosjektfasen.

5 Forprosjektet gjennomføres til en kostnad av NOK. Kostnadene belaster havnas driftsbudsjettet og finansieres ved bruk av Longyearbyen lokalstyres disposisjonsfond. Havnestyrets behandling : Havnestyrets innstilling : Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar oppstart og gjennomføring av Forprosjektfase for nytt Havnebygg for Longyearbyen havn Bykaia. Forprosjektet skal drive prosjektet videre med mål om å produsere et mer detaljert beslutningsgrunnlag for investeringsvedtak med hensyn på detaljering av løsningsbeskrivelse, tegninger og kalkyle. Det er et overordnet mål at forprosjektering skal bidra til redusert usikkerhet i løsningsvalg og forventet prosjektkostnad. Videre arbeid etter forprosjektfasen vil kreve behandling i havnestyret, AU og lokalstyret. Administrasjonen får på plass og oppdaterer nødvendige tillatelser (byggesak og arbeidsmiljøtilsyn) i forprosjektfasen. Forprosjektet gjennomføres til en kostnad av NOK. Kostnadene belaster havnas driftsbudsjettet og finansieres ved bruk av Longyearbyen lokalstyres disposisjonsfond. Havnestyret anbefaler at lokalstyret vedtar oppstart og gjennomføring av Forprosjektfase for nytt Havnebygg for Longyearbyen havn Bykaia. Forprosjektet skal drive prosjektet videre med mål om å produsere et mer detaljert beslutningsgrunnlag for investeringsvedtak med hensyn på detaljering av løsningsbeskrivelse, tegninger og kalkyle. Det er et overordnet mål at forprosjektering skal bidra til redusert usikkerhet i løsningsvalg og forventet prosjektkostnad. Videre arbeid etter forprosjektfasen vil kreve behandling i havnestyret, AU og lokalstyret. Administrasjonen får på plass og oppdaterer nødvendige tillatelser (byggesak og arbeidsmiljøtilsyn) i forprosjektfasen. Forprosjektet gjennomføres til en kostnad av NOK. Kostnadene belaster havnas driftsbudsjettet og finansieres ved bruk av Longyearbyen lokalstyres disposisjonsfond.

6 PS 17/29 Transportløyve - Henningsen Transport & Guiding AS Administrasjonsutvalgets vedtak : Administrasjonsutvalget tildeler Henningsen Transport & Guiding AS ytterligere to turvognløyver for perioden For løyvene gjelder forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen, samt vilkår gjort gjeldende i retningslinjer for løyveperioden i sak 14/16. Administrasjonsutvalget tildeler Henningsen Transport & Guiding AS ytterligere to turvognløyver for perioden For løyvene gjelder forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen, samt vilkår gjort gjeldende i retningslinjer for løyveperioden i sak 14/16. PS 17/30 Full barnehagedekning og fremtidig samlet barnehagetilbud Det ble fremmet følgende felles forslag til tilleggsvedtak: Administrasjonen legger frem en mer detaljert plan for gjennomføring med milepæler - før bevilgning - i ett nytt AU, med ønske om oppstart av prosessen i inneværende periode. Oppvekst- og kulturutvalgets innstilling med felles tilleggsforslag ble enstemmig vedtak. Administrasjonen bes om å bestille en mulighetsstudie og arbeide ut delplan for hele oppvekstområdet (barnehage, skole, hall mm). I oppfølging av dette arbeidet bør et fremtidig barnehagetun være byggetrinn 1. Administrasjonen bes om å opprettholde målet om full barnehagedekning - på kort og lang sikt. På kort sikt gjøres dette gjennom å utnytte godkjent leke- og oppholdsareal fullt ut i nåværende arealer og eventuelt finne gode og fleksible løsninger for alternative barnehagetilbud innenfor ordinær drift med økte rammer om nødvendig. Å fravike arealnormen til fastlandsnorm, kan være et alternativ dersom det på tross av løsningene over, ikke lar seg gjøre å opprettholde målet om full barnehagedekning.

7 Administrasjonen legger frem en mer detaljert plan for gjennomføring med milepæler - før bevilgning - i ett nytt AU, med ønske om oppstart av prosessen i inneværende periode. Oppvekst- og kulturutvalgets behandling : Sektorsjef oppvekst og kultur orienterte om saken. Oppvekst- og kulturutvalgets innstilling : Administrasjonen bes om å bestille en mulighetsstudie og arbeide ut delplan for hele oppvekstområdet (barnehage, skole, hall mm). I oppfølging av dette arbeidet bør et fremtidig barnehagetun være byggetrinn 1. Administrasjonen bes om å opprettholde målet om full barnehagedekning - på kort og lang sikt. På kort sikt gjøres dette gjennom å utnytte godkjent leke- og oppholdsareal fullt ut i nåværende arealer og eventuelt finne gode og fleksible løsninger for alternative barnehagetilbud innenfor ordinær drift med økte rammer om nødvendig. Å fravike arealnormen til fastlandsnorm, kan være et alternativ dersom det på tross av løsningene over, ikke lar seg gjøre å opprettholde målet om full barnehagedekning. Administrasjonen bes om å bestille en mulighetsstudie og arbeide ut delplan for hele oppvekstområdet (barnehage, skole, hall mm). I oppfølging av dette arbeidet bør et fremtidig barnehagetun være byggetrinn 1. Administrasjonen bes om å opprettholde målet om full barnehagedekning - på kort og lang sikt. På kort sikt gjøres dette gjennom å utnytte godkjent leke- og oppholdsareal fullt ut i nåværende arealer og eventuelt finne gode og fleksible løsninger for alternative barnehagetilbud innenfor ordinær drift med økte rammer om nødvendig. Å fravike arealnormen til fastlandsnorm, kan være et alternativ dersom det på tross av løsningene over, ikke lar seg gjøre å opprettholde målet om full barnehagedekning. PS 17/31 Regnskap Longyearbyen lokalstyre Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt Årsregnskapet for 2016 godkjennes. Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet disponeres slik: kr avsettes til disposisjonsfond. Driftsbudsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Kr bevilges til gjennomføring av mulighetsstudie og forprosjektering for bygging av nye boliger (jfr sak 10/2016 i lokalstyret). Investeringsbudsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Årsregnskapet for 2016 godkjennes.

8 Regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet disponeres slik: kr avsettes til disposisjonsfond. Driftsbudsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Kr bevilges til gjennomføring av mulighetsstudie og forprosjektering for bygging av nye boliger (jfr sak 10/2016 i lokalstyret). Investeringsbudsjett 2017 korrigeres tilsvarende. PS 17/32 Årsberetning 2016 for Longyearbyen lokalstyre Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt Årsberetning for 2016 godkjennes. Årsberetning for 2016 godkjennes. PS 17/33 Plan for krisekommunikasjon i Longyearbyen lokalstyre 2017 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt Administrasjonsutvalgets vedtak : Plan for krisekommunikasjon i Longyearbyen lokalstyre vedtas. Plan for krisekommunikasjon i Longyearbyen lokalstyre vedtas.

9 PS 17/34 Søknad om skjenkebevilling Hurtigruten Svalbards beltevogn Søknad om skjenkebevilling for hurtigruten Svalbards beltevogn avslås. PS 17/35 Søknad om fritak fra offentlige verv - Helga Bårdsdatter Kristiansen Det ble fremmet fellesforslag fra Arbeiderpartiet og Venstre på Kristin Jæger Wexsahl som nytt medlem i administrasjonsutvalget. Administrasjonssjefens anbefaling med fellesforslaget ble enstemmig vedtatt Helga Bårdsdatter Kristiansen fritas for sitt verv som fast medlem i lokalstyret for Miljøpartiet De Grønne ut valgperioden. Som nytt medlem av administrasjonsutvalget for listesamarbeidet AP/MDG/V velges: Kristin Jæger Wexsahl Helga Bårdsdatter Kristiansen fritas for sitt verv som fast medlem i lokalstyret for Miljøpartiet De Grønne ut valgperioden. Som nytt medlem av administrasjonsutvalget for listesamarbeidet AP/MDG/V velges: