Møteprotokoll. Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: , kl 14:00 Næringsbygget, 3.etasje, møterom Newtontoppen

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: , kl 14:00 Sted: Næringsbygget, 3.etasje, møterom Newtontoppen Følgende politikere møtte: Vara for: Arild Olsen Leder AP Eirik Berger Nestleder V Kristin Furu Grøtting Medlem V Kjetil Figenschou Medlem H (Ingen) MDG Kristin Jæger Wexsahl Andre frammøtte: Hege Walør Fagertun Anne Søvold Vikanes Elin Dolmseth Tobias Fjerdingøy Administrasjonssjef Sektorsjef oppvekst og kultur Økonomisjef Ungdomsrepresentant Merknad: Ingen Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Arild Olsen leder. Svein Olav Ween sekretær

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 34/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 35/18 Inngåelse av utbyggingsavtale for delplan D49 Gruvedalen PS 36/18 Boliger i Longyearbyen - tilbud på kjøp og leie av leiligheter fra Statsbygg PS 37/18 Finansforvaltningsrapport pr PS 38/18 Tertialrapport per 1. tertial 2018 PS 39/18 Søknad om tilskudd fra Næringsfondet - Visit Svalbard AS/Svalbard Cruise Network PS 40/18 Utomhusplan for Næringsbygget PS 41/18 Søknad om løyve for persontransport mot vederlag i Longyearbyen - Turvognløyve II - Se og opplev AS PS 42/18 Søknad om fritak fra offentlige verv - Carl Einar Ianssen PS 43/18 Oppnevning av styrerepresentanter - Svalbard Folkehøgskole AS PS 44/18 Forslag til medlemmer til styret for Universitetssenteret på Svalbard AS - UNIS Orienteringer: - Avtale Svalbard Folkehøgskole AS v/kirstin Mobakken Orienteringer v/advokat Geir Steinberg: Iht. saksbehandlingsforskrift 7 siste ledd, jfr. offentlighetsloven 23, ble det vedtatt å lukke møtet under orienteringene fra Steinberg. Flg. orienteringer flyttes til møtet i lokalstyret: - Status budsjettprosessen Skredsikringsarbeidet i Lia og Sukkertoppen

3 PS 34/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Ingen merknader. Protokoll fra møte godkjennes. PS 35/18 Inngåelse av utbyggingsavtale for delplan D49 Gruvedalen Teknisk utvalg sitt forslag ble enstemmig vedtatt. Longyearbyen lokalstyre inngår utbyggingsavtale slik den foreligger for realiseringen av delplan D49 Gruvedalen, jamfør Byggeforskrift for Longyearbyen (BfL) 2, og plan- og bygningsloven (pbl.) kapittel 17. Utbyggingsavtaler kan ikke påklages, jf. BfL 2 og pbl Budsjett 2018 korrigeres slik for prosjekt 6096 Utvikling infrastruktur i nytt boligområde i Gruvedalen: Vei Vann Fjernvarme Strøm Sum Kostnader: Ansvar/tjeneste: Anleggsutgifter Plankostnader Interne lønns-/driftskostnader Rigg og drift Uforutsett Sum kostnader Finansieres slik: Tilknytningsgebyr fra Statsbygg Tilknytningsfond fjernvarme Tilknytningsfond vann Statstilskudd Opptak av lån Sum finansiering

4 PS 36/18 Boliger i Longyearbyen - tilbud på kjøp og leie av leiligheter fra Statsbygg Administrasjonssjefen opplyste at vedlegg 2 som var sendt ut med saken var feil. Nytt vedlegg ble delt ut. Lokalstyreleder Arild Olsen foreslo at første avsnitt endres til: Det inngås avtale med Statsbygg om leie av 20 leiligheter i Gruvedalen i hht. alternativ 5 i saksutredningen. Administrasjonssjefens anbefaling med lokalstyrelederens endringsforslag ble vedtatt med 3 mot 1 stemme. Det inngås avtale med Statsbygg om leie av 20 leiligheter i Gruvedalen i hht. alternativ 5 i saksutredningen. Administrasjonssjefen får fullmakt til å inngå endelig leieavtale samt avgjøre hvilke bygg / leiligheter som skal leies. Finansiering av leiekostnadene innarbeides i budsjett / økonomiplan for PS 37/18 Finansforvaltningsrapport pr Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Finansforvaltningsrapport pr tas til orientering. PS 38/18 Tertialrapport per 1. tertial 2018

5 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning, informasjon om kvalitetsstyring og beredskap og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr tas til orientering. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i tertialrapporten. PS 39/18 Søknad om tilskudd fra Næringsfondet - Visit Svalbard AS/Svalbard Cruise Network Administrasjonssjefens anbefaling falt enstemmig og søknaden ble dermed ikke imøtekommet. Søknaden imøtekommes ikke. PS 40/18 Utomhusplan for Næringsbygget Følgende omforente endringsforslag ble lagt fram: Det bevilges kr ,- til fase 1 av opparbeidelse av Næringsbyggets utomhusareal (se vedlagt situasjonsplan). Beløpet finasieres ved bruk av disposisjonsfond. Investeringsbudsjettet for 2018 korrigeres tilsvarende. Det omforente forslaget ble enstemmig vedtatt. Aministrasjonssjefens forslag falt dermed bort. Det bevilges kr ,- til fase 1 av opparbeidelse av Næringsbyggets utomhusareal (se vedlagt situasjonsplan).

6 Beløpet finasieres ved bruk av disposisjonsfond. Investeringsbudsjettet for 2018 korrigeres tilsvarende. PS 41/18 Søknad om løyve for persontransport mot vederlag i Longyearbyen - Turvognløyve II - Se og opplev AS Administrasjonssjef Hege Walør Fagertun fratrådte under behandlingen av saken da hun er gift med søkeren og dermed inhabil i saken etter forvaltingslovens 6. Lokalstyrelederens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalget tildeler Se & Opplev AS, org.nr , en turvognløyver II, jf. forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen 3. Ett turvognløyve II løyvenummer: Løyven tildeles for 5 år til , jf. forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen 6. Vilkårene i forskrift om persontransport med motorvogn mot vederlag innenfor Longyearbyen og Retningslinjer knyttet til forskrift om persontrafikk mot vederlag i Longyearbyen, skal følges. Løyvedokument påført løyvenummer skal oppbevares i motorvognen. PS 42/18 Søknad om fritak fra offentlige verv - Carl Einar Ianssen Det forelå ingen forslag på nytt medlem og det ble derfor enighet om at navneforslag legges fram ved behandlingen av saken i lokalstyret. Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Carl Einar Ianssen fritas fra sitt verv som representant for Longyearbyen lokalstyre i Stiftelsen Svalbardposten.

7 Som nytt medlem velges: PS 43/18 Oppnevning av styrerepresentanter - Svalbard Folkehøgskole AS Lokalstyreleder Arild Olsen foreslo Eirik Berger som medlem. Eirik Berger (V) foreslo Kjetil Figenschou som varamedlem. Administrasjonssjefens anbefaling med lokalstyrelederens og Bergers forslag på medlem og varamedlem ble enstemmig vedtatt. Lokalstyret velger følgende representanter for Longyearbyen lokalstyre i Svalbard Folkehøgskole AS: Som medlem: Eirik Berger Som personlig varamedlem: Kjetil Figenschou PS 44/18 Forslag til medlemmer til styret for Universitetssenteret på Svalbard AS - UNIS Eirik Berger (V) foreslo gjenvalg av Arild Olsen som medlem og Kristin Furu Grøtting som varamedlem. Kjetil Figenschou (H) foreslo Stein-Ove Johannessen som medlem med Khanitta Sinpru som varamedlem. Det ble først stemt over Figenschous forslag som falt med 3 mot 1 stemmer. Deretter ble Bergers forslag vedtatt med 3 mot 1 stemmer. Med hjemmel i delegasjonsreglementets punkt 3.2 foreslår AU følgende representanter med lokal tilknytning som medlem av styret til Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) for :

8 Arild Olsen som styremedlem og Kristin Furu Grøtting som varamedlem