Kontrollutvalget i Lavangen kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Lavangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 8. januar 2018, kl. 9:30, helsesenteret, møterom Båten. Sakskart Sak 01/18 Sak 02/18 Sak 03/18 Sak 04/18 Sak 05/18 Protokoll fra møte den 5. oktober orienteringssak Selskapskontroll Orneset Eiendomsselskap AS Forvaltningsrevisjonsprosjekt Gjennomgang av overordnet planverk i Lavangen kommune Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting av flyktninger i Lavangen kommune Sykefravær Sak 06/18 Møteplan 2018 Sak 07/18 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Lavangen, 2. januar 2018 Narvik, 2. januar 2018 Hålogaland Revisjon AS Jon Rasdal Eliassen Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 5. oktober orienteringssak Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Lavangen kontrollutvalg den 5. oktober 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra samtlige medlemmer på at protokollen er godkjent. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på kontrollutvalgets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 5. oktober 2017

3 KontrollutvalgetiLavangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Møterommet på servicebygget Fra sak: Til sak: 18/17 25/17 Frakl.: Til kl.: 09:30 12:30 Følgende medlemmer møtte: JonRasdal Eliassen (Frp) Unn-Tove Bakkevoll (H) Svenn Ole Wiik (Sp) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Teknisk sjef Albert Pedersen var til stedeimøtetiforbindelsemed behandlingav sak 19/17 og 20/17. FRASEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch HopeogThomas Jensen ANDRE: KontaktrevisorSisselJ.Pedersen frakomrev NORD IKS var tilstedeimøtet under behandlingav sak 18/17 22/17. Forvaltningsrevisor ToneJæger Karlstad frakomrev NORD IKS var tilstedeimøtet under behandlingav sak 18/17 21/17. 3av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 KontrollutvalgetiLavangen Sak 18/17 Protokoll fra møteden 12. juni 2017 Innstillingtil vedtak: ProtokollenframøteiLavangenkontrollutvalg den 12. juni 2017 godkjennes. Ingenav møtedeltakernehadde noen kommentarer til protokollenfra sist avholdte kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokollen framøteilavangen kontrollutvalgden 12. juni 2017 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 19/17 Nytt vannverk ihesjevikelva orienteringssak Innstillingtil vedtak: Redegjørelsen fra teknisksjef tastil orientering. Kommunestyret vedtoki sak 59/16 å etablerenyvannkildemed utgangspunkti Hesjevikelva.Senerehar formannskapet i sak 57/17 vedtatt innstilling på etableringav vannverket itilknytningtil Hesjevikelvamedtotal budsjettert kostnad på kr Teknisk sjef var tilstedeimøtet for å redegjøre for statusi prosjektet. Han redegjordefor kontrollutvalget om hvilkearbeider som var utført, samt om hvilkearbeider som gjenstod. Prosjektet er p.t. under prosjektering. Asplan Viak forestår prosjekteringen. Det tas sikte på at denne skal væreferdigstilt rundt årsskiftet 2017/2018, slikat fremdriftsplan kan følges hvor defysiskearbeidene påbegynnes våren Teknisk sjef svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra teknisksjeftastil orientering. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune5.oktober 2017 sak18/17 25/17 Side2av8

5 KontrollutvalgetiLavangen Sak 20/17 Vedlikehold kommunale veier - orienteringssak Innstillingtil vedtak: Redegjørelsenfrateknisk sjef tastil orientering. Det er tidligerebesluttet å avsette kr 4 millionertil vedlikeholdav kommunale veier ilavangen kommune.for 2017 er det innstilt på økningav budsjettet med ytterligere kr 800 tusenfor å dekke behovfor vedlikeholdav veinettet. Teknisk sjefvar tilstede imøtet for å redegjøre for statusvedlikeholdavveinettet. Han redegjordefor kontrollutvalget om en del arbeider som var utførti 2015/2016,iforkant avasfalteringen. I 2016/2017 har arbeidet med asfaltering pågått,mens det nå i hovedsak gjenstår arbeider rekkverketc. Medgåtteressurser prnåer anslått tilca kr 5,198 mill, det vil si et foreløpig anslått merforbrukpå kr 398 tusen. Teknisk sjef opplyser at merforbruketidet alt vesentlige skriver seg til ønsker og behov som er dukket opp underveisi arbeidetmed veivedlikeholdet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen frateknisk sjef tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 21/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelseri Lavangen kommune Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyretmed følgende innstillingtil vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser ilavangenkommune til orientering. Forvaltningsrevisor Tone JægerKarlstadfraKomRevNORD IKS vartilstedei møtet presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelseri Lavangenkommune, ogsvartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgetsmedlemmer kom med sinesynspunkter på forvaltningsrevisjonsrapporten. Kontrollutvalget merket segat det iflereav anskaffelsestilfelleneikkeforelå signert anskaffelsesprotokoll. Det ble viderebemerket at det var bekymringsfulltat detikkeforeligger et innkjøpsreglement ilavangen kommune,og kontrollutvalget fattet så følgende Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune5.oktober 2017 sak18/17 25/17 Side3av8

6 KontrollutvalgetiLavangen VEDTAK: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyretmed følgende innstillingtil vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser ilavangenkommune til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om snarest åfå på plasset innkjøpsreglement. Enstemmig vedtak Sak 22/17 Selskapskontroll Orneset Eiendomsselskap AS Innstillingtil vedtak: Status på selskapskontrollen på Orneset Eiendomsselskap AS tastil orientering. Sekretariatet har påbegynt prosessen med å utføre en selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Sekretariatet orientertekontrollutvalget om arbeidet somer utført så langti selskapskontrollen, herunderinnhentingog sorteringav tilgjengelig informasjon.viderehar sekretariatetferdigstiltog sendt ut oppstartsbrev m/vedleggtil kommunenseierrepresentant, og vil sende ut tilsvarendebrev til styretiorneset Eiendomsselskap AS. Sekretariatetredegjordekort imøtet for den videre prosessen med selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra sekretariatet tastil orientering.sekretariatet fortsetter prosessenmed selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Enstemmig vedtak Sak 23/17 Budsjett Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget fremmer sakforkommunestyret om å vedtaforslagtil budsjett for 2018 forkontroll- ogtilsynsvirksomhetenilavangen kommunemed en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammefor kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak omforslag til budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstilling tilkommunestyret. Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune5.oktober 2017 sak18/17 25/17 Side4av8

7 KontrollutvalgetiLavangen Sekretariatet haddeiforkant av kontrollutvalgsmøtet laget et utkast til budsjett for 2018 for kontroll-og tilsynsvirksomheten ilavangen kommune basert på tilgjengeliginformasjon og kjennskaptil forventet kontroll- ogtilsynsutførelse. Kontrollutvalget behandlet utkastet til budsjettrammefor kontroll ogtilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeiderforslag til budsjett forkontroll- og tilsynsarbeidet ikommunen.kontrollutvalgetsforslag til budsjettrammeforkontroll- og revisjonsarbeidet skal følgeformannskapetsinnstillingtil kommunestyret. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammeinneholder utgiftenetil driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslageter basert på regnskapstall fratidligere år, satser formøtegodtgjørelse, samt prisestimat frakomrevnord IKS og HålogalandRevisjonAS, som er partene kommunen kjøper tjenesterfra. Utkastet blegjennomgått imøtet. Medlem SvennOleWiik foreslofølgendeforslag til budsjett for 2018 for kontroll- ogtilsynsfunksjonenilavangen kommune: Kommunerevisjonen KjøpfraKomRevNORDIKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte 7400 Taptarbeidsfortjeneste 0 Bevertning 500 Opplæring,kurs Skyss- ogkostgodtgjørelse 1000 Selskapskontroll Sekretariatet SekretariatstjenesterfraHålogalandRevisjonAS Tilleggstjeneste sekretariat Sumkontrollutvalget/sekretariatetog kommunerevisjonen Forslaget frasvenn Ole Wiik baserer seg på følgende: Antall møter reduseresfra 4 til 3 Redusere posten Opplæring,kurs frakr til kr Øke posten Selskapskontroll fra kr 0 til kr Medlem SvennOleWiik sforslagtil budsjett summerer segtil totalt kr Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune5.oktober 2017 sak18/17 25/17 Side5av8

8 KontrollutvalgetiLavangen Leder Jon R. Eliassen og nestlederunn-tovebakkevoll foreslofølgende forslagtil budsjett for 2018 for kontroll- ogtilsynsfunksjonenilavangen kommune: Kommunerevisjonen KjøpfraKomRevNORDIKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte 8200 Taptarbeidsfortjeneste 0 Bevertning 500 Opplæring,kurs Skyss- ogkostgodtgjørelse 1000 Selskapskontroll Sekretariatet SekretariatstjenesterfraHålogalandRevisjonAS Tilleggstjeneste sekretariat Sumkontrollutvalget/sekretariatetogkommunerevisjonen Forslaget frajonr. Eliassen ogunn-tovebakkevoll basererseg på følgende: Opprettholde grunnlaget i budsjettet med 4 møter Øke posten Selskapskontroll fra kr 0 til kr JonR. Eliassen s ogunn-tovebakkevoll sforslagtil budsjett summererseg til totalt kr JonR. Eliassen ogunn-tovebakkevoll meddelte behov for 4 kontrollutvalgsmøter,for å sikre gjennomføring av kommunestyrets vedtak om planfor forvaltningsrevisjoner ogselskapskontroller, samt øvrig pliktig kontrollutvalgsarbeid. Forslagettil Jon R. Eliassen ogunn-tove Bakkevoll ble vedtatt med 2 mot 1 stemmer. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget fremmer sakfor kommunestyret om å vedtaforslagtil budsjett for 2018 for kontroll- ogtilsynsvirksomhetenilavangen kommune, basert på kommunestyrets vedtak om antall selskapskontroller og forvaltningsrevisjoner,medenrammepå kr ,-. Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune5.oktober 2017 sak18/17 25/17 Side6av8

9 KontrollutvalgetiLavangen Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn 2018 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg,og kontrollutvalgets vedtak om forslagtil budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstillingtil kommunestyret. Vedtatt mot 1 stemme Sak 24/17 Protokoll representantskapsmøteikomrevnord IKS 24. april 2017 orienteringssak Innstillingtil vedtak: Protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Kontrollutvalgetsleder redegjorde for at kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøteikomrevnord IKS. Kontrollutvalget drøftet innholdetimottatt protokoll, ogfattet så følgende VEDTAK: Protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 25/17 Eventuelt 25.1/17 Sykefravær Sett iforholdtil sammenlignbare kommuner,har Lavangen et relativt høyt sykefravær. Kontrollutvalget ønsker å innhenteinformasjon om hvilketiltak som eriverksatt for åfå nedsykefraværet i kommunen og statusfor utviklingenisykefraværet i Kontrollutvalget drøftet hvordan slikinformasjon skulleinnhentes, ogfattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å innhenteinformasjon om hvilke tiltak som er iverksatt for åfå ned sykefraværet ikommunen, samt informasjon om hvordansykefraværet har utviklet segi Enstemmig vedtak 25.2/17 Møteplan Kontrollutvalget drøftet møteplanen,oganså det ikke som nødvendig å avholdet møtet som var berammet til 6. november Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune5.oktober 2017 sak18/17 25/17 Side7av8

10 KontrollutvalgetiLavangen VEDTAK: Nestemøte berammestil mandag 8. januar Enstemmig vedtak 25.3/17 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalget drøftet hvilkeforvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller som skulle settesi bestillingi Kontrollutvalget ønsker åfå satt toforvaltningsrevisjonsprosjekter i bestillingi begynnelsen av 2018: - Gjennomgang av overordnet planverkilavangen kommune - Bosetting avflyktninger Kontrollutvalget ønsker videre åfå satt i bestilling selskapskontroll av Astafjord Barneverntjenestei 2018, dog vil man avventeresultat avpågående selskapskontroll avastafjordvekst AS, som fremkommer som selskapskontroll nr. 2 i vedtatt Plan for selskapskontroll Lavangen kommune Denneselskapskontrollen er alleredeigangsatt av Hålogaland RevisjonAS for Gratangen kommune. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å utarbeide prosjektskisser til neste møte på forvaltningsrevisjonsprosjekt nr. 2 og 3, henholdsvis Gjennomgang av overordnet planverkilavangen kommune og Bosetting avflyktninger, jfr. vedtatt Planfor forvaltningsrevisjon Lavangen kommune Enstemmig vedtak Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:30. Lavangen, 5. oktober 2017 Jon Rasdal Eliassen Leder kontrollutvalgetilavangen Protokollkontrollutvalgsmøte Lavangenkommune5.oktober 2017 sak18/17 25/17 Side8av8

11 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/18 Sakstittel: Selskapskontroll Orneset Eiendomsselskap AS Innstilling til vedtak: Status på selskapskontrollen på Orneset Eiendomsselskap AS tas til orientering. Saksopplysninger: Sekretariatet er i sluttfasen av selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS, og vil redegjøre for status i møtet.

12 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Gjennomgang av overordnet planverk i Lavangen kommune Innstilling til vedtak: Kontrollutvalgets leder følger opp at kontrollutvalgets ønskede problemstillinger knyttet til forvaltningsrevisjonsprosjektet utformes hensiktsmessig i overordnet prosjektskisse. Kontrollutvalgets leder gis mandat til å iverksette bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet når endelig prosjektskisse foreligger. Sekretariatet bistår med formell bestilling. Saksopplysninger: Sekretariatet har vært i dialog med forvaltningsrevisor, med hensikt i å få utformet hensiktsmessige problemstillinger som revisor kan undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Gjennomgang av overordnet planverk i Lavangen kommune. Forvaltningsrevisor ber om en nærmere avklaring på hvilke problemstillinger kontrollutvalget ønsker undersøkt i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Kontrollutvalget drøfter hensiktsmessige problemstillinger i møtet. Det tas sikte på å konkretisere prosjektskisse når problemstillingene er avklart. Kontrollutvalgets leder gis mandat til å iverksette bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet når endelig prosjektskisse foreligger.

13 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting av flyktninger i Lavangen kommune Innstilling til uttalelse: Kontrollutvalget godkjente, og vil legge til grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 19. desember Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting av flyktninger i Lavangen kommune i bestilling. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet forslag til prosjektskisse, hvor det fremgår mulige problemstillinger som revisor kan undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Bosetting av flyktninger i Lavangen kommune. Forvaltningsrevisor har tatt en gjennomgang av forslaget til prosjektskisse, og kommet med sine kommentarer til den. Forvaltningsrevisor har videre laget en Overordnet prosjektskisse. Sekretariatet redegjør for innholdet i forslag til prosjektskisse og i forvaltningsrevisors Overordnet prosjektskisse. Vedlegg: Forslag til prosjektskisse Bosetting av flyktninger i Lavangen kommune Overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor

14 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTMEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: Bosetting av flyktninger i Lavangen kommune Hvert år anmoder Integrerings-og mangfoldsdirektoratet (IMDi) norske kommuner om å bosette et visstantall flyktninger somfår oppholdstillatelse inorge. For kommunene er bosetting av flyktninger en frivilligoppgave,og deter kommuneneselv somvedtar hvor mange flyktninger de ønsker å bosette.kommunene mottar ulike tilskudd frastaten for å dekke kommunale utgifter somfølgeavbosetting av flyktninger. Ved å gjørevedtakombosetting, forplikter kommunen seg blantannettil å gitilbud omintroduksjonsprogramihenhold til introduksjonsloven. Rettog plikttil deltakelseiintroduksjonsprogramgjelder ihovedsakpersoner som er bosatt ikommunenihenhold til særskilt avtale mellom utlendingsmyndighetene ogkommunen.denne gruppenbestår for detmeste avpersoner somer innvilgetopphold pågrunnavasyleller somer kommet til Norgesomkvoteflyktning. Målet med introduksjonsprogrammeter å gi den enkelte flyktning grunnleggendeferdigheter inorsk,innsikt inorsk samfunnsliv,og forberededenenkeltetilovergang til detnorske arbeidslivet. KomRevNORD IKS fastsetter Lavangenkommune har vedtatt å bosetteet relativt høyt antall flyktninger. Formålet med denne forvaltningsrevisjonener å se nærmere påhvordan kommunen løser sineoppgaver med bosettingav flyktningeneogde to påfølgende åreneder deerdeltakereiintroduksjonsordningen. KomRevNORD IKS fastsetter 1.Greier kommunen å bosette detantallflyktninger somkommunestyret har vedtatt? 2.Jobberkommunen systematiskogeffektivt med å fremskaffeboliger og å følge opp flyktningeneibosettingsfasen? 3.Oppfyller kommunen grunnleggende lovpålagtekravi introduksjonsloven? 4.Sikrer internkontrollsystemet entydeligansvars-og rollefordelingog god samhandling mellomsentrale enheter iarbeidet med introduksjonsordningen? 5.Praktiseres mål-og resultatstyringinnenfor arbeidet med introduksjonsordningen? KomRevNORD IKS fastsetter METODE: Gjennomføringavprosjektet skalskjeisamsvar med prinsippeneivedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunens revisor selv metodevalgogavgrensinger, menenforutsetning er ateventuelleundersøkelser omfatter representative utvalg iforhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTET DATO FOR FERDIGSTILLELSE

15 KomRev NORD Overordnet prosjektskisse KOMREV NORD Prosjekttittel: Kommune: Bakgrunn: Bosetting og integrering av flyktninger Lavangen kommune Hvert år anmoder Integrerings- og mangfoldsdirektoratet norske kommuner om å bosette et visst antall flytkninger som får oppholdstillatelse i Norge. For kommunene er bosetting av flyktninger en frivillig oppgave, og det er kommunen selv som vedtar hvor mange flyktninger de ønsker å bosette. Kommunuen mottar ulike tilskudd fra staten for å dekke kommunale utgifter som følge av bosetting av flyktninger. Ved å gjøre vedtak om bosetting, forplikter kommunen seg blant annet til å gi tilbud om introduksjonsprogram i henhold til introduksjonsloven. Rett og plikt til deltakelse i introduksjonsprogram gjelder i hovedsak personer som er bosatt i kommunen i henhold til særskilt avtale mellom utlendingsmyndighetene og kommunen. Denne gruppen består for det meste av personer som er innvilget opphold på grunn av asyl eller som er kommet til Norge som kvoteflyktning. Målet med introduksjonsprogrammet er å gi den enkelte flytkning grunnleggende ferdigheter i norsk, innsikt i norsk samfunnsliv, og forberede den enkelte til overgang til det norske arbeidslivet. Kommunestyret i Lavangen vedtok i møte under sak 60/16 Plan for forvaltningsrevisjon Bosetting av flyktninger var prioritert som prosjekt nummer 3 som skulle gjennomføres i planperioden. I møte under sak 25.3/17 vedtok kontrollutvalget å sette forvaltningsrevisjonsprosjekt nummer 2 og 3 på planen i bestilling. Prosjektleder: Ikke avklart Lavangen kommune har vedtatt å bosette et relativt høyt antall flyktninger. Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å se nærmere på hvordan kommunen løser sine oppgaver tilknyttet bosetting av flyktninger og de to påfølgende årene der flyktningene er deltakere i introduksjonsordningen. Revisjonen vil først etablere kontakt med Lavangen kommune og få oppnevnt kontaktperson for prosjektet. Deretter ber vi om å få oppstartsmøte med representant(er) fra kommunens administrasjon. I forbindelse med oppstartsmøtet begynner vi med datainnsamlingen; innhenter skriftlig dokumentasjon og eventuelt gjennomgår mapper for innvandrere som deltar på

16 introduksjonsprogrammet. Samtidig vil vi gjennomføre de intervjuene vi finner nødvendige. Skriftlig dokumentasjon og intervjudata vil bli analysert og oppsummert og skrevet inn i rapporten fortløpende. Vi sender utkast til rapport til kommunens administrasjon for verifisering av faktaopplysningene som tenkes lagt til grunn for revisors vurderinger opp mot utledete revisjonskriterier. Eventuelle faktafeil/-mangler vil bli korrigert før vi vurderer og konkluderer og sender rapporten på høring til kommunens administrasjonssjef. Kommunens høringsuttalelse vedlegges rapporten sammen med revisjonens eventuelle anbefalinger når rapporten oversendes Hålogaland Revisjon AS for behandling i kontrollutvalget. 1. Bosetter Lavangen kommune det antall flyktninger som kommunestyret har vedtatt? 2. Hvordan organiserer Lavangen kommune arbeidet med å fremskaffe boliger og å følge opp flyktninger i bosettingsfasen? 3. Oppfyller Lavangen kommune lovpålagte krav og faglige anbefalinger for introduksjonsordningen og opplæring i norsk og samfunnskunnskap for bosatte flyktninger? Revisjonskritier er krav, normer og/eller standarder som praksisen på det reviderte området skal vurderes i forhold til. For problemstillingen i dette prosjektet utleder vi revisjonskriterier fra følgende kilder: Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) Ot. prp. nr. 28 ( ) om lov om introduksjonsordning for nyankomne invandrere Rundskriv Q-27/2015 Samarbeid mellom kommunen og Arbeids- og verferdsetaten om introduksjonsordning for nyankomne innvandrere (Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet ) Meld.St.30 ( ) Fra mottak til arbeidsliv en effektiv integreringspolitikk Rundskriv G-01/2016 Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere Evt. lokale planer, interne rutiner og samarbeidsavtaler for Lavangen kommune Problemstilling 2 i denne forvaltningsrevisjonen er av deskriptiv karakter, som vil si at den besvares ved en beskrivelse av fakta. For deskriptive problemstillinger er det ikke relevant å utlede revisjonskriterier. Denne delen av prosjektet vil dermed bli gjennomført som en kartlegging, analyse og oppsummering av innsamlede data uten at revisor gjør normative vurderinger av datamaterialet oppmot utledede revisjonskriterier. Revisjonskriterier konkretiseres og bearbeides og kan derfor bli endret etter hvert som revisor framskaffer informasjon i prosjektet. Dokumentanalyse og intervju 2

17 Januar 2018 Kritiske faktorer vil være knyttet til innsamling av data, dvs. samarbeidet med kommuneadministrasjonen i framskaffing av skriftlig dokumentasjon og muntlig informasjon. Dato: Sign: Tone Jæger Karlstad e.f. 1 Under forutsetning av at prosjektets aktiviteter kan gjennomføres som planlagt, jf. kritiske faktorer 3

18 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/18 Sakstittel: Sykefravær Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Sett i forhold til sammenlignbare kommuner, har Lavangen kommune et relativt høyt sykefravær. Kontrollutvalget ønsket etter forrige møte å innhente informasjon om hvilke tiltak som er iverksatt for å få ned sykefraværet i kommunen, samt status for utviklingen i sykefraværet i Sekretariatet har vært i dialog med administrasjonen. Sekretariatet er kjent med at administrasjonen arbeider med en formell tilbakemelding til kontrollutvalget. Slik tilbakemelding er foreløpig ikke mottatt, men vil om mulig legges frem i møtet. Sekretariatet vil for øvrig redegjøre for status i saken.

19 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/18 Sakstittel: Møteplan 2018 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget drøfter hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for resten av 2018.

20 Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/18 Sakstittel: Eventuelt