Kontrollutvalget i Bardu kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 27. april 2017, kl. 9.00, Kommunehuset Setermoen, lille møtesal. Sakskart Sak 07/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 13. februar 2017 Sak 08/17 Selvkostfond Bardu kommune, jfr. svar på revisjonsbrev nr. 6 Sak 09/17 Sak 10/17 Sak 11/17 Sak 12/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Bardu kommune Selskapskontroll Barduheimen orienteringssak Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Bardu, 18. april 2017 Torill A. Johansen Kontrollutvalgets leder Narvik, 18. april 2017 Hålogaland Revisjon AS Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/17 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 13. februar 2017 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 13. februar 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 13. februar 2017

3 KontrollutvalgetiBardu Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset Setermoen, lillemøtesal Fra sak: Til sak: 01/ /2017 Frakl.: Til kl.: 11:00 13:00 Følgende medlemmer møtte: TorillA.Johansen Vilhelm Kjelsvik Ragnhild Movinkel IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: FRAADMINISTRASJONENMØTTE: FRASEKRETARIATET MØTTE: ThomasJensen ANDRE: 3av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 KontrollutvalgetiBardu Sak 01/17 Godkjenning av protokoll framøteden 21. november 2016 Innstillingtil vedtak: Protokoll framøtei Bardu kontrollutvalg den 21. november godkjennes. Protokoll fraforrigemøte ble gjennomgått. Det blefattet enstemmigvedtakihenholdtil innstilling. VEDTAK: Protokoll framøteibardu kontrollutvalg den 21. november 2016 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 02/17 Melding ompolitiske vedtak Innstilling til vedtak: Kommunestyretsmeldinger omvedtak Plan forforvaltningsrevisjon og Planfor selskapskontroll tas til orientering. Kontrollutvalget hadde mottatt to brev frabardu kommune,gjeldendemelding om politiske vedtakplanfor forvaltningsrevisjon ogplan for selskapskontroll ,i henholdsvis sak 93/16 og sak 94/16i kommunestyremøte 7. desember Sekretariatet orienterteimøtet forinnholdet i brevene. Det blefattet enstemmigvedtakihenholdtil innstilling. VEDTAK: Kommunestyrets vedtak om Plan forforvaltningsrevisjon ogplan for selskapskontroll tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 03/17 Forvaltningsrevisjon Innstillingtil vedtak: Redegjørelsenfra sekretariatet tastil orientering. Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosessmed bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelseri Bardu kommune, som var prioritet nr. 1 i den vedtatte planenforforvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeiderforslag til prosjektskissetil nestekontrollutvalgsmøte. Sekretariatetredegjordefor muligfremgangsmåte for bestillingav forvaltningsrevisjonsprosjektet,med sikte pååfåigangsatt forvaltningsrevisjon. Det blefattet enstemmigvedtakihenholdtil innstilling. VEDTAK: ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune13. februar2017 sak01/17 06/17 Side2av4

5 KontrollutvalgetiBardu Redegjørelsen fra sekretariatet tastil orientering. Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosessmed bestillingav forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Bardu kommune, som var prioritet nr. 1 i denvedtatte planenfor forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeider forslagtil prosjektskissetil neste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtak Sak 04/17 Årsmelding kontrollutvalget 2016 Innstillingtil vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtarforslagtil Kontrollutvalgets årsmelding for Kontrollutvalgets årsmelding 2016 oversendes kommunestyret til orientering. Forslagtil årsmeldingfor kontrollutvalget ble gjennomgått,ogmedlemmene kom medinnspill som førtetil noen mindreendringer. Det blefattet følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar forslagtil Kontrollutvalgets årsmeldingfor 2016, med noenforeslåtteendringer. 2. Kontrollutvalgets årsmelding 2016 oversendes kommunestyret til orientering. Enstemmig vedtak Sak 05/17 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor orienteringssak Innstillingtil vedtak: Uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarligforvaltningsrevisortastil orientering. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Sekretariatetredegjordefor innholdet i uavhengighetserklæringen. Det blefattet enstemmigvedtakihenholdtil innstilling. VEDTAK: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune13. februar2017 sak01/17 06/17 Side3av4

6 KontrollutvalgetiBardu Sak 06/17 Eventuelt 06.1/17 Møteplan 2017 Kontrollutvalget drøftet hvorvidt møteplan for 2017, vedtatt i sak 26/16, burde endres, sett iforholdtil møteriandre utvalg. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalgsmøtet som isak 26/16ble berammettil 6.juni 2017,fremskyndes til 16.mai Enstemmig vedtak 06.2/17 Årsrapport 2016Skatteoppkreveren Bardu kommune Skatteoppkrevereni Bardu kommune haravlagt årsrapport for 2016, og kontrollutvalgetsleder redegjorde kort for innholdetiårsrapporten. Møte ble deretter hevet ca. kl. 13:00. Bardu, 13. februar 2017 Torill A.Johansen Leder kontrollutvalget ibardu ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune13. februar2017 sak01/17 06/17 Side4av4

7 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/17 Sakstittel: Selvkostfond Bardu kommune, jfr. svar på revisjonsbrev nr. 6 Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra rådmannen tas til orientering. Saksopplysninger: I revisjonsbrev nr. 6 etter revisjon av årsregnskap for Bardu kommune 2015, tok revisor inn et avsnitt som gikk på at «De gebyrer som kommunen har fastsatt for å dekke de samlede kostnader forbundet med vann- og avløpssektoren, har gitt en akkumulert overdekning de siste 5 årene på henholdsvis ca. kr og kr » Det fremgår av Kommunal- og moderniseringsdepartementets retningslinjer at gebyrene ikke skal dekke mer enn kommunens kostnader. Et positivt selvkostresultat (overskudd) tilbakeføres som hovedregel til brukerne av selvkosttjenesten innen 5 år. I svar på revisjonsbrev nr. 6, datert , skrev daværende rådmann Hege W. Fagertun at «Bardu kommune vil etter andre tertial vurdere å ikke innfordre gebyr på vann og avløp i siste termin for inneværende år. Dette som tiltak for å redusere fondet ekstraordinært.» Kontrollutvalget har invitert rådmannen til møtet for å redegjøre litt om hvordan dette er blitt fulgt opp.

8 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 09/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Bardu kommune Innstilling til vedtak: Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Bardu kommune i bestilling. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet forslag til prosjektskisse, hvor det fremgår mulige problemstillinger som revisor kan undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Bardu kommune. Forvaltningsrevisor har tatt en gjennomgang av forslaget til prosjektskisse, og kommet med sine kommentarer til den. Sekretariatet redegjør for innholdet i forslag til prosjektskisse og i forvaltningsrevisors kommentarer. Vedlegg: Forslag til prosjektskisse Offentlige anskaffelser i Bardu kommune Forvaltningsrevisors kommentarer til forslag til prosjektskisse

9 Prosjektskisse PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTMEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: Offentligeanskaffelser ibardu kommune Lovomoffentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter stiller strengekrav til hvordanbl.a.kommunenemåinnretteseg ved inngåelse av innkjøpsavtaler. Anskaffelser til kommunen foretas av flere instanser/avdelinger ikommunen, og gode rutiner er således viktige for å sikreat regelverketfor offentligeanskaffelser overholdes.overtredelse av regelverketfor offentligeanskaffelser kanved størreavtaleinngåelser medførebetydelige økonomiskekonsekvenser for kommunen. KomRevNORD IKS fastsetter Prosjektet skal undersøkeomde tiltaksomer iverksatt fra kommunens side for å overholde reglene iforbindelse med offentligeanskaffelser er hensiktsmessigefor å kunnebidratil atbrudd på regleneikkeforekommer. Prosjektet skal videreundersøkeomkommunenhar overholdt gjeldende bestemmelser for offentlige anskaffelser. Dersomdet har forekommetbrudd på noenbestemmelser, hvordaner dette håndtert. KomRevNORD IKS fastsetter PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: 1. Bidrar kommunens faktiskepraksis påoffentligeanskaffelser tilat anskaffelsesregelverket overholdes? 2. Har kommunen rutiner for håndteringav brudd påbestemmelsene om offentlige anskaffelser, oger disse fulgt ved eventuelle overtredelser desistetre årene (2014,2015og2016)? 3. Ihvilkengrad har kommunen begynt å forberedesegpå regelendringer tilknyttet miljøhensyniinnkjøpsarbeidet? 4. Har kommunen overholdtbestemmelser omoffentligeanskaffelser for anskaffelser foretattdesiste tre årene (2014,2015og2016)? Se pånoenanbud somligger mellomtnok 100 og500,itilleggtil alle anbud over TNOK 500. KomRevNORD IKS fastsetter METODE: Gjennomføringavprosjektet skalskjeisamsvar med prinsippeneivedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunens revisor selv metodevalgogavgrensinger, menenforutsetning er ateventuelleundersøkelser omfatter representative utvalg iforhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTET DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: KomRevNORD IKS fastsetter

10 KomRev NORD Interkommunalt selskap KOMREV NORD NOTAT Til: Kontrollutvalget i Bardu kommune Fra: KomRev NORD Dato: FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 1. Innledning Vi viser til opplysning i epost fra Hålogaland Revisjon AS om at kontrollutvalget i Bardu kommune ønsker å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt om offentlige anskaffelser. Vi viser også til utkast til prosjektskisse, sendt oss i epost samme dato. Etter vår oppfatning kan prosjektet i all hovedsak gjennomføres med de problemstillinger som er foreslått. Vårt forslag til gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet fremgår av vår overordnede prosjektskisse som følger dette notatet. Vi foreslår i prosjektskissen tre problemstillinger som vi mener vil kunne gi svar på de spørsmål kontrollutvalget ønsker besvart gjennom forvaltningsrevisjonsprosjektet. I e-post fra Hålogaland Revisjon AS er det også opplyst om enkelte forhold som kontrollutvalget ønsker særlig undersøkt i forvaltningsrevisjonen. I det følgende vil vi legge frem et forslag til hvordan disse forholdene kan innarbeides i de opprinnelige problemstillingene. Vi ønsker at kontrollutvalget tar stilling til de vurderingene som er gjort tilknyttet de foreslåtte problemstillingene, og til de særlige forhold som ønskes undersøkt i prosjektet. 2. Innspill til forvaltningsrevisjonsprosjektet 2.1 Problemstillinger 1. Bidrar kommunens faktiske praksis på offentlige anskaffelser til at anskaffelsesreglementet overholdes? Vi forstår problemstillingen slik at det ønskes en undersøkelse av Bardu kommunes faktiske praksis på området for offentlige anskaffelser, og av hvorvidt denne praksisen på generelt grunnlag kan sies å bidra til overholdelse av anskaffelsesreglementet. Vi anser denne problemstillingen for i stor grad å være sammenfallende med problemstilling Har kommunen rutiner for håndtering av brudd på bestemmelsene om offentlige anskaffelser, og er disse fulgt ved eventuelle overtredelser de siste tre årene (2014, 2015 og 2016)? Problemstillingen er formulert til å være en kartlegging. Det vil si at vi ikke utleder revisjonskriterier eller gjør vurderinger av revisors funn. «Rutiner» forstår vi kan være skriftlige rutiner og/eller en bestemt praksis.

11 KomRev NORD Interkommunalt selskap KOMREV NORD 3. I hvilken grad har kommunen begynt å forberede seg på regelendringer tilknyttet miljøhensynet i innkjøpsarbeidet? I forbindelse med at ny lov og forskrift om offentlige anskaffelser er trådt i kraft, er det nå gitt en ny miljøbestemmelse, se Lov om offentlige anskaffelser 5. Lovendringen slår fast at offentlige oppdragsgivere skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der det er relevant. Det betyr i praksis at alle oppdragsgivere i offentlige sektor heretter må ha en «grønn plan» for sine innkjøp. Under denne problemstillingen kan vi undersøke om kommunalt ansatte med ansvar og oppgaver knyttet til offentlige anskaffelser har begynt å forberede seg på nevnte regelendring. Problemstillingen vil besvares som en kartlegging. Det vil dermed ikke oppstilles revisjonskriterier for arbeidet, eller gjøres vurderinger av revisors funn. 4. Har kommunen overholdt bestemmelser om offentlige anskaffelser for anskaffelser foretatt de siste tre årene (2014, 2015 og 2016)? Dette vil utgjøre hoveddelen av vår undersøkelse, og problemstillingen vil besvares gjennom å undersøke et utvalg av innkjøp opp mot sentrale bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Om kriterier for utvelgelse Dersom kontrollutvalget ønsker bestemte kjøp undersøkt, må vi få beskjed om det. Dette gjelder også dersom det er ønskelig å undersøke kommunens kjøp fra konkrete leverandører. Vi ønsker tilbakemelding på om kontrollutvalget ønsker at vi undersøker innkjøp foretatt av flere avdelinger i kommunen, eller om det er anskaffelser foretatt av en bestemt avdeling i kommunen. Vår erfaring er at teknisk etat/avdeling er den avdelingen i kommunen som gjør flest kjøp. Et annet kriterium for utvalg av anskaffelse, er anskaffelsens verdi. Det er krav om kunngjøring for anskaffelser som overstiger den såkalte nasjonale terskelverdien på kr og anskaffelser som overstiger EØS-terskelverdi (kr 1,75 millioner for vare- og tjenestekontrakter og kr 44 millioner for bygg- og anleggskontrakter). Anskaffelser som ikke er kunngjort i henhold til regelverket defineres som en ulovlig direkte anskaffelse. Etter revisors vurdering er det hensiktsmessig at flertallet av de utvalgte anskaffelsene har verdi over kr eks mva. Kontrollutvalget kan velge å overlate utvelgelsen av anskaffelser for undersøkelse til revisjonen. Utvalget vil bli basert på analyser av kommunens regnskap. Vi kan informere kontrollutvalget om utvelgelsen gjennom notat.

12 KomRev NORD Interkommunalt selskap KOMREV NORD 2.2 Særlige forhold som kontrollutvalget ønsker undersøkt Følges anskaffelsesregelverket også på småkontrakter som går over flere år (kantklipping, brøyting, etc), eller om det er de samme som favoriseres hver gang? Avtaler om brøyting, løpende vedlikehold osv. er ofte rammeavtaler 1, eller anskaffelser som det skulle vært inngått rammeavtale for. I utvelgelse av data til undersøkelse i problemstilling 4 kan vi særlig velge ut rammeavtaler. Det er også mulig å velge ut til undersøkelse konkrete anskaffelser dersom det viser seg at det stadig er den samme leverandøren som blir tildelt kontrakt. Prefabrikkering av anbud mot spesifikke/ønskede tilbydere? Dette omfattes av også av problemstilling 4. En undersøkelse av kvalifikasjonskrav (spesifikke krav til tilbydere) og tildelingskriterier (kriterier som vektlegges ved tildeling av kontrakt) som kommunen har oppstilt, kan vise om oppdragsgiver har prefabrikkert anbud tilpasset spesifikke tilbydere, slik at det ikke blir en reell konkurranse om oppdraget. Det oppleves som vanskelig å motta oppgjør fra kommunen for utført arbeid. Oppgjør for utført arbeid er et forhold ved kontrakten mellom oppdragsgiver og leverandør. Slik vi ser det faller dette utenfor hva som er naturlig å undersøke i et forvaltningsrevisjonsprosjekt på offentlige anskaffelser. Vi anbefaler derfor at dette ikke tas inn i prosjektet. 2.3 Arbeidsbeskrivelse Forvaltningsrevisjonsprosjektet gjennomføres i tråd med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Kommunen får informasjon om forvaltningsrevisjonsprosjektet gjennom et såkalt oppstartsbrev og i oppstartsmøte. Vi ber kommunen om å oppnevne en kontaktperson som vi kan forholde oss til i gjennomføringen av prosjektet. Vi innhenter både skriftlige og muntlige opplysninger for å kunne belyse de ovennevnte problemstillingene. Kommunen får våre faktabeskrivelser til bekreftelse før vi gjør vurderinger og konkluderer opp mot problemstillingene. Rådmannen får et utkast av rapporten for høringsuttalelse. Der vi finner det hensiktsmessig, gir vi anbefalinger til kommunen. Endelig rapport oversendes til kontrollutvalgets sekretariat for behandling i kontrollutvalget. Revisor kan presentere rapporten både når kontrollutvalget og når kommunestyret har den til behandling. 2.4 Tidsbruk Vår erfaring er at forvaltningsrevisjonsprosjekter med problemstillinger som foreslått bør ha en tidsramme på minimum 200 timer. Bardu kommune har en samlet forvaltningsrevisjonsressurs på 812 timer for inneværende planperiode ( ). Dersom kontrollutvalget ønsker å bruke mer eller mindre av den samlede rammen, kan problemstillinger endres. Vi kommer til å holde kontrollutvalget orientert underveis om tidsbruk. 1 rammeavtale: avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder, jf. FOA 4-2 a.

13 KomRev NORD Interkommunalt selskap KOMREV NORD 2.5 Veien videre og forventet ferdigstillelse Med dette notatet følger en overordnet prosjektskisse. Skissen legges fram for kontrollutvalget for behandling når det vedtas bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektskissen vil inneholde all ovennevnt informasjon. Prosjektskissen med det innhold kontrollutvalget bestemmer, vil være «kontrakten» mellom kontrollutvalget og revisjonen. Vi kan starte prosjektet så snart kontrollutvalget har behandlet den overordnede prosjektskissen. Dersom denne blir behandlet i løpet av våren, er ultimo 2017 på nåværende tidspunkt et realistisk tidspunkt for ferdigstillelse av rapport fra oss. Mvh Tone Jæger Karlstad e.f. Forvaltningsrevisor

14 KomRev NORD Overordnet prosjektskisse Interkommunalt selskap KOMREV NORD Prosjekttittel: Kommune: Bakgrunn: Prosjektleder: Offentlige anskaffelser Bardu kommune KomRev NORD mottok i e-post fra Hålogaland Revisjon AS informasjon om at Bardu kommune ønsket å få gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt på offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ytret ønske om å ha forvaltningsrevisor med på utforming av bestillingen. Tone Jæger Karlstad Prosjektmedarbeider: - Formål: Slik bestillingen oppfattes, er formålet med forvaltningsrevisjonen å: sikre at Bardu kommune overholder regelverket for offentlige anskaffelser sikre at Bardu kommune har rutiner for håndtering av eventuelle brudd på regelverket få kartlagt hvordan kommunen forbereder seg på endringer i regelverket som er knyttet til miljøhensynet i offentlige anskaffelser Arbeidsbeskrivelse: Avholde oppstartmøte med kommuneadministrasjonen Innhente og analysere relevant skriftlig dokumentasjon og regnskapsopplysninger Innhente supplerende muntlig informasjon fra ansatte som har oppgaver og ansvar på området for offentlige anskaffelser Oversende faktabeskrivelse til revidert enhet for verifisering Innarbeide eventuelle korrigeringer og merknader, vurdere fakta opp mot revisjonskriterier og konkludere på undersøkelsen Oversende rapportutkast til rådmannen for høringsuttalelse. Innarbeide ev. merknader Oversende rapport med eventuelle anbefalinger til kontrollutvalgets sekretariat for behandling i kontrollutvalget

15 Problemstilling (arbeidstittel): 1. Har kommunen overholdt sentrale bestemmelser om offentlige anskaffelser for anskaffelser foretatt de siste tre årene (2014, 2015, 2016)? 2. Har kommunen rutiner for håndtering av brudd på bestemmelsene om offentlige anskaffelser, og er disse fulgt ved eventuelle overtredelser de siste tre årene? 3. Har kommunen begynt å forberede seg på regelendringer tilknyttet miljøhensynet i innkjøpsarbeidet, og i så fall hvordan? Revisjonskriterier (foreløpige): Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som praksisen på det reviderte området skal vurderes i forhold til. For problemstilling 1 vil revisjonskriterier utledes fra følgende kilder: - Lov nr. 69 om offentlige anskaffelser (forkortet LOA) - Forskrift nr. 402 om offentlige anskaffelser (forkortet FOA) Problemstilling 2 og 3 i denne forvaltningsrevisjonen er av deskriptiv karakter, som vil si at de besvares ved en beskrivelse av fakta. For deskriptive problemstilling er det ikke relevant å utlede revisjonskriterier, og det følger av gjeldende revisjonsstandard at revisor ikke kan gjøre vurderinger uten revisjonskriterier. Denne delen av prosjektet vil bli gjennomført som en kartlegging, analyse og oppsummering av innsamlede data uten at revisor gjør normative vurderinger av datamaterialet opp mot utledede revisjonskriter. Det kan også være aktuelt å utlede revisjonskriterier fra kommunens eget økonomi- og innkjøpsreglement. Revisjonskriterier konkretiseres og bearbeides og kan derfor bli endret etter hvert som revisor framskaffer informasjon i prosjektet. Metode: - Analyse av skriftlig dokumentasjon og regnskapsopplysninger - Intervju med ansatte med ansvar og oppgaver knyttet til offentlige anskaffelser.

16 Prosjektstart: Så snart kontrollutvalget vedtar bestilling og overordnet prosjektskisse Forventet ressursbruk: Forventet ferdigstillelse : 200 timer Ultimo 2017 Kritiske faktorer: Kritiske faktorer for revisjonens gjennomføring av undersøkelsen iht. plan er knyttet til bl.a.: Samarbeidet med kommunen i fremskaffing av skriftlig dokumentasjon og muntlig informasjon Hvilke funn vi gjør i undersøkelsen og om disse foranlediger ytterligere undersøkelser og/eller mer omfattende/kompliserte analyser enn det vi kunne forutse i planleggingen av prosjektet Dato: Sign: Tone Jæger Karlstad 1 Under forutsetning av at prosjektets aktiviteter kan gjennomføres som planlagt, jf. kritiske faktorer ovenfor

17 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 10/17 Sakstittel: Selskapskontroll Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok i sak 24/16 den 21. november 2016 Plan for selskapskontroll I planen fremstår Barduprodukter AS som det første selskapet hvor det skal gjennomføres en selskapskontroll. Kontrollutvalget drøfter i møtet hvordan en slik selskapskontroll kan gjennomføres, og hvem som kan gjennomføre den.

18 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 11/17 Sakstittel: Barduheimen orienteringssak Innstilling til vedtak: Informasjonen fra revisor tas til orientering. Saksopplysninger: I kontrollutvalgsmøte 21. november 2016 informerte kontrollutvalget i sak 27/16.1 Vederlag for opphold i Barduheimen om tilfeller av etterberegninger hvor beboerne hadde reagert på fremgangsmåten. Revisor var tilstede i møtet og redegjorde litt for gjeldende regelverk rundt etterberegning og dertil innkreving av for lite betalt vederlag, samt om kommende regelverk rundt disponering av beboeres kontantytelser. Revisor informerte videre om at de som en del av interimrevisjonen hadde planlagt å dra ut til enhetene høsten 2016 for å se på hvilken praksis som blir ført rundt etterberegninger, og videre vurdere disse. Sekretariatet har mottatt informasjon om revisors funn i forbindelse med revisjonsbesøk på Barduheimen, og vil orientere i møtet.

19 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 12/17 Sakstittel: Eventuelt