Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 15. mars 2018, kl. 10:00, formannskapssalen ved rådhuset i Tjeldsund. Sakskart Sak 01/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 14. september 2017 Sak 02/18 Sak 03/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste Selskapskontroll Sak 04/18 Møteplan 2018 Sak 05/18 Kontrollrapport Skatteoppkreveren for Tjeldsund og Evenes kommune 2017 Sak 06/18 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Tjeldsund kommune orienteringssak Sak 07/18 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tjeldsund, 8. mars 2018 Narvik, 8. mars 2018 Hålogaland Revisjon AS Kåre Edgar Miklegard Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/18 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 14. september 2017 Protokollen fra møte i Tjeldsund kontrollutvalg den 14. september 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 14. september 2017

3 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tjeldsund rådhus, kommunestyresalen Fra sak: Til sak: 13/17 21/17 Frakl.: Til kl.: 10:00 11:10 Følgende medlemmer møtte: Kåre Edgar Miklegard (leder) Ann-Karin Hoff IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: AinaInstanes FRAADMINISTRASJONENMØTTE: FRASEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Fra KomRev NORD IKS møtte: KontaktrevisorHåvard Nystad 2av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 KontrollutvalgetiTjeldsund Sak 13/17 Godkjenning av protokoll framøteden 24.mai 2017 Innstillingtil vedtak: ProtokollenframøteiTjeldsundkontrollutvalg den 24. mai 2017 godkjennes. Protokoll fraforrigemøte ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokollen framøtei Tjeldsund kontrollutvalg den 24. mai 2017 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 14/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste Innstillingtil vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekthelsestasjon- og skolehelsetjeneste tas til orientering. Våren 2017 bleforvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste kommune satt i bestilling. Etter ønskefra kontrollutvalget, hadde sekretariatetinnhentet statusfra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatetredegjordefor status imøtet, og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 15/17 Selskapskontroll Status på selskapskontrollen på Tjeldsund Eiendom- og UtbyggingsselskapAStas til orientering. Våren 2017 ble det vedtatt at HålogalandRevisjonAS skullegåigangmed en selskapskontroll på TjeldsundEiendom- og UtbyggingsselskapAS høsten Etter ønskefra kontrollutvalget redegjorde ThomasJensenfraHålogaland RevisjonAS for status på selskapskontrollen imøtet. ThomasJensen fortalte også litt om det videre arbeidet fremover, samt litt om hvordan kontrollutvalget ville bli holdt oppdatert om status på møtenefremover. Protokollkontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune14. september2017sak13/17 21/17 Side2av5

5 KontrollutvalgetiTjeldsund Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på selskapskontrollen på Tjeldsund Eiendom- ogutbyggingsselskap AS tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 16/17 Budsjett Kontrollutvalget fremmersak tilkommunestyret om å vedta forslag til budsjettfor 2018 forkontroll- ogtilsynsvirksomheten itjeldsund kommune medenramme på kr ,-. Kontrollutvalgetsforslag til budsjettrammeforkontroll og tilsyn2018 bes innarbeidetiformannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak omforslagtilbudsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sekretariatet haddeiforkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslagtil budsjett for 2018 for kontroll-og tilsynsvirksomheten i Tjeldsund kommune. Kontrollutvalget behandlet forslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeiderforslag til budsjett forkontroll- og tilsynsarbeidet ikommunen.kontrollutvalgetsforslag til budsjettrammeforkontroll- og revisjonsarbeidet skal følgeformannskapetsinnstillingtil kommunestyret. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammeinneholder utgiftenetil driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslageter basert på regnskapstall fratidligere år, satser formøtegodtgjørelse, samt prisestimat frakomrevnord IKS og HålogalandRevisjonAS, som er partene kommunen kjøper tjenesterfra. Forslaget ble gjennomgått imøtet. Etter innspillframedlemmene, bledet foretatt justeringer av enkelte poster,og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget fremmer sakfor kommunestyret om å vedtaforslagtil budsjett for 2018 for kontroll- ogtilsynsvirksomheteni Tjeldsund kommune medenrammepå kr ,-. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn 2018 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg,og kontrollutvalgets vedtak om forslagtil budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstillingtil kommunestyret. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune14. september2017sak13/17 21/17 Side3av5

6 KontrollutvalgetiTjeldsund Sak 17/17 OppsummeringsbrevTjeldsund kommune 2016 orienteringssak Oppsummeringsbrev etterrevisjon av årsregnskap Tjeldsundkommune 2016tas til orientering. Kontaktrevisor vartilstedeimøtet og redegjorde forinnholdet ibrevet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrevetterrevisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2016 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 18/17 Svarpå oppsummeringsbrev Tjeldsund kommune 2016 orienteringssak Svar på oppsummeringsbrev etterrevisjon av årsregnskaptjeldsundkommune 2016 tastil orientering. Kontaktrevisor vartilstedeimøtet og redegjorde forinnholdet isvarbrevet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Svar på oppsummeringsbrevetterrevisjonav årsregnskap Tjeldsund kommune 2016 tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 19/17 Protokoll representantskapsmøteikomrevnord IKS 24. april 2017 orienteringssak Innstillingtil vedtak: Protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Kontrollutvalgetsleder redegjorde for at kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøteikomrevnord IKS, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune14. september2017sak13/17 21/17 Side4av5

7 KontrollutvalgetiTjeldsund Sak 20/17 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordninginordland fylkeskommune-orienteringssak Innstillingtil vedtak: Redegjørelsenfra sekretariatet tastil orientering. IFylkestingetsmøte 12. juni 2017 ble sak 079/2017 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning inordland fylkeskommune og sak 080/2017 Utredning av revisjonsordningen inordland fylkeskommune behandlet. Sekretariatet redegjordeforfylkestingets vedtakimøtet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra sekretariatet tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 21/17 Eventuelt 21.1/17 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Kontrollutvalget haddeiforkant avmøtet mottatt kopi av uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarligregnskapsrevisor for Tjeldsund kommune. Sekretariatetredegjordefor innholdet imottatt uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarligregnskapsrevisor tastil orientering. Enstemmig vedtak Nestemøteerberammet tiltirsdag 28. november Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:10. Tjeldsund, 14. september 2017 Kåre Edgar Miklegard Leder kontrollutvalget itjeldsund Protokollkontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune14. september2017sak13/17 21/17 Side5av5

8 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste satt i bestilling. Etter ønske fra kontrollutvalget, har sekretariatet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Epost fra forvaltningsrevisor

9 Thomas Jensen Fra: Lene Zahl Johnsen Sendt: 7. mars :53 Til: Thomas Jensen Kopi: Margrete Mjølhus Kleiven; Knut Teppan Vik Emne: SV: Bursdag og status forvaltningsrevisjonsprosjekt Tjeldsund :-) God dag, Ang. status for forvaltningsrevisjonsrapporten «Helsestasjons- og skolehelsetjeneste». Rapportens faktagrunnlag er verifisert av administrasjonen og et høringsutkast til rapport er nå til intern kvalitetssikring. Når utkastet er ferdigstilt sendes det til rådmannen for uttalelse. Rådmannens høringssvar innarbeides så i rapporten og oversendes sekretariatet for saksbehandling. Jeg ser på nettsidene deres at neste kontrollutvalgsmøte i Tjeldsund er satt opp 25. mai, og til det møtet skal rapporten kunne presenteres. Vi ber om snarlig tilbakemelding om det skulle bli endringer i møtetidspunktet. Med ønske om en flott onsdag, og minst like fin kvinnedag i morgen. Lene Zahl Johnsen Rådgiver/forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS Tlf: / E-post: lzj@komrevnord.no Post- og besøksadresse: Vestregt TROMSØ Fra: Thomas Jensen <tje@halogalandrevisjon.no> Sendt: 5. mars :34 Til: Lene Zahl Johnsen <lene.zahl.johnsen@komrevnord.no> Kopi: Margrete Mjølhus Kleiven <margrete.kleiven@komrevnord.no> Emne: Bursdag og status forvaltningsrevisjonsprosjekt Tjeldsund :-) Hei Lene Gratulerer så mye med dagen! Årets første KU-møte i Tjeldsund er berammet til neste torsdag 15. mars. Innkalling til møtet sendes ut på selveste kvinnedagen. 1

10 Kan du i forkant av at innkalling sendes ut gi meg ei statusoppdatering på forvaltningsrevisjonsprosjektet «Helsestasjon- og skolehelsetjeneste»? Med vennlig hilsen Hålogaland Revisjon AS Thomas Jensen revisor Telefon: Mobil: Fax: Epost: tje@halogalandrevisjon.no 2

11 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/18 Sakstittel: Selskapskontroll Status på selskapskontrollen på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS høsten Etter ønske fra kontrollutvalget vil Hålogaland Revisjon AS redegjøre for status på selskapskontrollen i møtet.

12 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/18 Sakstittel: Møteplan 2018 Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for resten av 2018.

13 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/18 Sakstittel: Kontrollrapport Skatteoppkreveren for Tjeldsund og Evenes kommune 2017 Kontrollrapport Skatteoppkreveren for Tjeldsund og Evenes kommune 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt Kontrollrapport Skatteoppkreveren for Tjeldsund og Evenes kommune Sekretariatet vil redegjøre for saksforholdet i møtet. Vedlegg: Kontrollrapport Skatteoppkreveren for Tjeldsund og Evenes kommune 2017 deles ut i møtet.

14 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/18 Sakstittel: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Tjeldsund kommune orienteringssak Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Tjeldsund kommune 2018 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Sekretariatet redegjør for innholdet i uavhengighetserklæringen. Vedlegg: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Tjeldsund kommune 2018

15 KomRev NORD Interkommunalt selskap Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune v/ Hålogaland Revisjon AS Postboks NARVIK Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Telefon: Dato: /ktv Knut Teppan Vik ktv@komrevnord.no Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet i forhold til Tjeldsund kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget. Ifølge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovkrav til revisors uavhengighet Følgende framgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som Besøks- og postadresse: Avdelingskontor: Telefon: Organisasjonsnummer: 9405 Sjøgt 3 HARSTAD post@komrevnord.no Tromsø, Finnsnes, Narvik, Sortland, Sjøvegan

16 Krav til kommunerevisors uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13, som slår fast at revisor ikke kan inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan heller ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Og videre framgår det av 13 i revisjonsforskriften at revisor ikke kan delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg til ovenstående gjelder følgende begrensninger for den som foretar revisjon for en kommune/fylkeskommune, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Funksjoner i annen virksomhet Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev NORD IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Tjeldsund kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i og innehar heller ikke funksjoner i annen virksomhet på måter som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Tjeldsund kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres, gjør undertegnede en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, utfører vi ikke tjenesten. Revisor vurderer hvert enkelt tilfelle særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Undertegnede er bevisst på at også slike veiledninger skjer med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Tjeldsund kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Side 2 av 3

17 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Fullmektig Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Tjeldsund kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Tjeldsund kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Tromsø, 3. januar 2018 Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS Side 3 av 3

18 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/18 Sakstittel: Eventuelt