MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 3. mai 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 3. mai 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Truls Wadd (Ap) fratrådte møtet kl Haakon Andreas Alm (H) fratrådte møtet kl Følgende medlem hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende varamedlem møtte: Steinar Kjeverud (Ap), andre vara Ap/Sv/PP Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Arne Andreassen (PP), første vara for Ap/Sv/PP Ellers møtte: Fra administrasjonen: Økonomisjef Torill Hoel, regnskapsleder Marianne Bråthen, økonomirådgiver Kristin Østli og tidligere økonomisjef Jan Christian Eriksen (alle deltok under første del av sak 19). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn (begge møtte under sakene 19 og 20). Fra Stange kommunale Boligforetak KF: Styrets nestleder Helge Bjørnsen og daglig leder Jon Magne Svenkerud (begge møtte under sak 20). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 18, 19, 21, 22 og 20. Til behandling: SAK NR. 18/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE (5 medlemmer) Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 1

2 SAK NR. 19/2018 ÅRSREGNSKAP 2017 FOR STANGE KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Hedmark Revisjon IKS foreløpig og endelig revisjonsberetning og oppsummerte revisjonsarbeidet. Fra Hedmark Revisjon IKS deltok regnskapsrevisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn. Endelig revisjonsberetning (datert ) og revisors årsavslutningsbrev til kommunen var ettersendt på e-post og ble delt ut i møtet. Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskap og årsrapport med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og internkontroll. Til stede fra administrasjonen var økonomisjef Torill Hoel, regnskapsleder Marianne Bråthen og økonomirådgiver Kristin Østli og tidligere økonomisjef Jan Christian Eriksen. (5 medlemmer) KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2017 Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsrapport for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor og kommuneadministrasjonen ved økonomisjef og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at fremlagte revisjonsberetning fra Hedmark Revisjon IKS har en positiv totalkonklusjon, dvs. at revisor mener kommunens årsregnskap for 2017 er avlagt uten vesentlig feil. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap/årsmelding: a) God finansiell stilling og økonomisk handlefrihet: Kontrollutvalget begrunner dette med: Positivt netto driftsresultat ca. 53 millioner kroner: Dette utgjør 3,3 % av driftsresultatet. Dette er godt over Fylkesmannens anbefalte nivå på minimum 1,75 %, men noe i underkant av landsgjennomsnitt for 2017 som er på 3,8 %. Det positive resultatet skyldes i hovedsak bedre skatteinngang enn budsjettert. Moderat lånegjeld: Langsiktig gjeld utgjør pr ca. 1,3 milliarder (økt med ca. 80 millioner i 2017). Lånegjelden utgjør 79 % av driftsinntektene. Dette er over anbefalt nivå (Fylkesmannen) og over kommunens egen vedtatte handlingsregel på maksimum 70 %. I økonomiplanen 2

3 ligger det an til økning i lånegjelden i størrelsesorden millioner. Utviklingen i lånegjelden krever oppmerksomhet i tiden fremover. Moderat rente- og avdragsbelasting: Renter og avdrag utgjør 4,2 % av driftsinntektene pr Dette er under normen om maks nivå 7 % som blir ansett for et kritisk nivå for belastning av finanskostnader i driften. Her kan opplyses at kommunen har betalt 7 millioner mer avdrag i 2017 enn minimumskravet i kommuneloven. Kommunen er sårbar for renteøkninger. En renteøkning på 1 % på langsiktig gjeld utgjør ca. 13 millioner i merbelastning på driften. God likviditet. Her kan bemerkes at kommunen pr har ubrukte lånemidler på 170 millioner som ligger i kontantbeholdningen. Ubrukte lånemidler er langsiktige lån tatt opp til vedtatte investeringer som ennå ikke er gjennomført. En vesentlig reduksjon i ubrukte lånemidler vil gi en vesentlig reduksjon i likviditeten. Dersom man trekker ut ubrukte lånemidler fra kontantbeholdningen har kommunen fortsatt god likviditet. Bra andel frie midler/disposisjonsfond: Kommunen har pr ca. 307 millioner på disposisjonsfond, en økning på ca. 44 millioner siste år. En del av midlene er bundet opp gjennom vedtak i kommunestyret, men er frie ved at de kan omdisponeres om nødvendig. Vedtatte økonomiske handlingsregler i hovedsak innfridd: Det vises til omtale i årsrapporten s. 29 der det bl.a. fremgår at 6 av 9 handlingsmål er innfridd. Dette legger grunnlaget for en kommune med sunn økonomi og handlingsrom. b) God økonomistyring og budsjettdisiplin: Den ordinære driften (virksomhetsområdene) viser et merforbruk/underskudd på ca. 5,9 millioner. Samlet sett indikerer dette en gjennomgående god økonomistyring og budsjettdisiplin. Enkelte områder har derimot utfordringer. Her nevnes særlig Tilrettelagte tjenester som har et merforbruk på 7,1 millioner (2016: 4,4 millioner i merforbruk) og Stange- helse og omsorgssenter med merforbruk på 5,3 millioner (2016: 3,4 millioner i merforbruk). Dette er områder som krever særskilt oppmerksomhet i tiden fremover. Positivt er at barnevernet nå synes å ha kontroll på sine utgifter (2016: merforbruk ca. 1,1 million). c) Høye ubrukte lånemidler og forsinkelse i vedtatte investeringsprosjekter: Ubrukte lånemidler (lån tatt opp til investeringer som ennå ikke er gjennomført) utgjør ca. 119 millioner. 3

4 Dette er en økning på 63 millioner fra Kontrollutvalget er orientert om at de store ubrukte lånemidlene i stor grad skyldes forsinkelser i vedtatte investeringsprosjekter og kapasitetsproblemer knyttet til planlegging og gjennomføring. Kontrollutvalget vil følge opp saken overfor rådmannen i løpet av 2018 med fokus på oppfølging og styring av kommunestyrets vedtak om gjennomføring av investeringer. d) Fortsatt høyt sykefravær 9,5 %: Kontrollutvalget har merket seg at sykefraværet for 2017 holder samme høye nivå som i 2016 ca. 9,5 %. Dette er omkring landsgjennomsnittet i kommunesektoren, men godt over kommunens eget måltall på 7 %. Kontrollutvalget er kjent med at kommunen bl.a. deltar i sykefraværsprosjektet NED med særlig fokus på helse- og omsorg og barnehager. Kontrollutvalget vil følge opp kommunens sykefraværsarbeid i løpet av e) Pensjoner: Kontrollutvalget ønsker å gjøre særskilt oppmerksom på følgende forhold: Utsatt kostnadsføring av pensjoner ca. kr. 84,4 millioner (balanseført premieavvik): Kommunen har valgt å skyve pensjonskostnader foran seg, slik lovverket gir anledning til, og slik svært mange kommuner gjør. Den utsatte kostnadsføringen (omtalt som premieavvik i balansen) utgjør pr ca. 84,4 millioner. Dette vil komme til belastning i fremtidige regnskaper. Kommunen har frie fond (disposisjonsfond) som langt overstiger premieavviket, og har gjennom dette sikret seg reserver til å møte de kommende kostnadene. Netto pensjonsforpliktelse ca. 358 millioner: Bokførte pensjonsmidler (eiendel) i balansen utgjør ca. 1,632 milliarder, mens beregnede pensjonsforpliktelser (gjeld) i balansen utgjør ca. 1,990 milliarder. Differansen gir ca. 358 millioner i netto pensjonsforpliktelse (langsiktig gjeld). Kontrollutvalget forstår det slik at forskjellen mellom pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser skyldes beregningstekniske forhold og noen elementer som er en del av forpliktelsen, men som ikke er en del av midlene pga. årlig avregning (AFP, tidligpensjon og bruttogaranti). Bokført netto pensjonsforpliktelse i regnskapet innebærer ingen reell betalingsforpliktelse, og representerer derfor ikke en bekymring når det gjelder kommunens økonomiske stilling. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 26. april 2018, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for

5 SAK NR. 20/2018 ÅRSREGNSKAP 2017 FOR STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Truls Wadd fratrådte møtet før behandlingen av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av tre medlemmer og ett varamedlem. Under første del av saken presenterte Hedmark Revisjon IKS revisjonsberetningen og orienterte om revisjonsarbeidet. Fra Hedmark Revisjon deltok oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn. Endelig revisjonsberetning (datert ) og revisors årsavslutningsbrev til foretaket var ettersendt på e-post og ble delt ut i møtet. Under andre del av saken presenterte Stange kommunale Boligforetak KF foretakets årsrapport og årsregnskap og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Fra foretaket deltok styrets nestleder Helge Bjørnsen og daglig leder Jon Magne Svenkerud. Haakon Andreas Alm fratrådte møtet etter presentasjonene, men før sluttbehandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av to medlemmer og ett varamedlem. (4 medlemmer) KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2017 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra ledelsen i Boligforetaket og foretakets revisor/hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget har merket seg at fremlagte revisjonsberetning fra Hedmark Revisjon IKS har en positiv totalkonklusjon, dvs. at revisor mener foretakets årsregnskap for 2017 er avlagt uten vesentlig feil. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til foretakets årsrapport og årsregnskap: a) Foretakets økonomiske stilling: Kontrollutvalget vurderer foretakets finansielle stilling som tilfredsstillende pr Likviditetssituasjonen er svært god pr , noe som bl.a. skyldes ubrukte lånemidler (lån tatt opp til investeringer som ennå ikke er gjennomført) på 9,7 millioner. Foretaket har relativt lite reserver og er sårbare for en eventuell renteoppgang med sine 170 millioner i langsiktig gjeld. 5

6 b) Måloppnåelse ivaretakelse av realkapitalen med godt vedlikehold av boligmassen: Et klart uttrykt mål foretaket er å ivareta realkapitalen med godt vedlikehold av boligmassen. I styrets årsrapport fremgår at vektet gjennomsnittlig vedlikehold for hele boligporteføljen er kr. 189,- pr. m2 i Dette er lavere enn i 2016 (217,-) og godt under normtallet (290,-). Foretaket har gjennom mange år ligget under normtallet. Kontrollutvalget mener dette gir grunnlag for å stille spørsmål om foretaket klarer å opprettholde tilfredsstillende vedlikeholdsnivå slik at målsettingen om ivaretakelse av realkapitalen nås. Foretakets ledelse oppfordres til å vurdere dette nærmere. Kontrollutvalget støtter forslaget fra ledelsen om å benytte relevante normtall for ulike deler av boligmassen i en mer grundig analyse. Kontrollutvalget er orientert om at nedgangen i gjennomført vedlikehold i 2017 skyldes kapasitetsproblemer knyttet til sykefravær. Kontrollutvalget er videre orientert om at målsettingen er å øke vedlikeholdet i c) Utvikling av foretakets internkontrollssystem: Et viktig tiltak innenfor foretakets internkontrollsystem er at man har tatt i bruk systemet «IK bygg» for bedre synliggjøring av boligenes/boenhetenes tilstand og skaderisiko i forhold til Helse, miljø og sikkerhet (HMS). Kontrollutvalget er orientert om at systemet ikke fullt ut er implementert, men at dette vil bli prioritert i d) Utarbeidelse av økonomiplan: Kontrollutvalget oppfordret i sin uttalelse til fjorårets årsregnskap at foretaket etablerte rutiner for utarbeiding av rullerende økonomiplan, dvs. samme krav som gjelder for kommunen. Foretakets ledelse har informert kontrollutvalget om at slik rutine er under innarbeiding fra og med kommende økonomiplanperiode. e) Innspill til videreutvikling av foretakets årsrapport: Kontrollutvalget har de siste årene gitt foretaket ulike innspill til utvikling av styrets årsrapport. Av forhold kontrollutvalget mener det fortsatt kan jobbes videre med er: - Internkontroll (det anbefales at det lages et eget punkt der det gis en redegjørelse for foretakets systemer på området). - Etikk (det anbefales at det, i tillegg til dagens tekst, redegjøres kort for hvordan man jobber med temaet i foretaket). - Vesentlige avvik mellom regnskap og regulert budsjett (det forventes at man forklarer avvik ut over 10 %). Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 30. april 2018, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for

7 SAK NR. 21/2018 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Pressemelding Stange kommunes regnskapsresultat for Uavhengighetserklæring fra Hedmark Revisjon IKS oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 3. Uavhengighetserklæring fra Hedmark Revisjon IKS oppdragsansvarlige forvaltningsrevisorer 4. Sykefraværet økte ikke i nærheten av målet (artikkel i Kommunal Rapport ) 5. Kommuneansatte dømt til 6 og 3,5 års fengsel for grov korrupsjon (artikkel i vg.no ) 6. Invitasjon til medlemskap i foreningen Forum for tilsyn og kontroll 7. Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreveren for Stange kommune 8. E-post fra «Nasjonal Varslingsgruppe» - vedr. varsling 9. Kommunalnytt nr Diverse avisartikler 11. Neste møte: Tidspunkt/saksliste (5 medlemmer) Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 22/2018 EVENTUELT Fra behandlingen: Følgende saker ble tatt opp til drøfting: 1. Henvendelse til leder vedr. anbud om tolketjenesten. 2. Artikkel i Kommunal Rapport : 2100 fosterbarn uten lovpålagt tilsyn. 3. Kontrollutvalget fremgår ikke på møteplanen på kommunens hjemmeside. 4. Ekstra møte i kontrollutvalget i mai (5 medlemmer) 1. Sekretær bes om å innhente inngått rammeavtale vedr. tolketjenester. 2. Med bakgrunn i medieomtale inviteres rådmannen/barnevernet til å orientere om kommunens tilsyn med barn i fosterhjem og etterlevelse av lovverket på området. 3. Sekretær bes om å undersøke muligheten for at kontrollutvalget kan leggs inn sammen med øvrige politiske utvalg i kommunens møteplan på kommunens hjemmeside. 4. Ekstra møte i kontrollutvalget fastsettes til torsdag kl

8 Stange, 3. mai Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 3. mai Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Torsdag 24. mai 2018 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Ny personopplysningslov hva betyr det for kommunen? (KU-sak 54/17) Presentasjon av eiermeldingen del 1 og del 2 og status for eierskapssekretariatet (KU-sak 37/17, KU-sak 11/17) Oppfølging av utvalgte politiske vedtak (KU-sak 15/18) Barnevernet: Ansattes arbeidsmiljø, tillit og omdømmebygging (KU-sak 18/17) Barnevernet: Tilsyn med barn i fosterhjem Kommunens tjenestebiler oppfølging av kommunestyrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) Orienteringssak: Rammeavtale tolketjenesten Møte 21/6: Mobbing i skolen (KU-sak 55/17) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til våren 2018) Saker til senere oppfølging: Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Gjennomføring av vedtatte investeringsprosjekter (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten 2018). Oppfølging av to revisjonsrapporter fra 2014 vedr. innkjøp Presentasjon av intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 13/16) Internkontroll: 8

9 Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) Årlige saker: Årsrapport 2016 virksomhetenes egenbeskrivelse Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte (høsten) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) avsluttes høsten 2018 Forundersøkelse HIAS IKS (betinget av enighet mellom 4 kontrollutvalg) Dialog med revisor om forundersøkelser og fokus på tjenestekvalitet, produktivitet og måloppnåelse (KU-sak 06/18) Møteplan kontrollutvalget 2018: Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl avlyst Torsdag kl Torsdag kl i tillegg til opprinnelig møteplan Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Mandag kl