Sted: Chez Solveig, Fischers veg 4, Gjøvik Tid:

Transkript

1 STYREMØTE ONSDAG Sted: Chez Solveig, Fischers veg 4, Gjøvik Tid: Innkalte Fra styret: Kåre Haugli, Helge Tryggeseth, Tone Vold, Birgitte Rosenberg og Jan Morten Rønning Forfall: Jertru Stallvik Fra administrasjonen: Solveig Rønningen og Trond Eklund Johansen Saksliste 01/18 ÅRSMØTEFORBEREDELSER /18 REGNSKAP /18 UTLYSNING AV STILLING /18 HØRINGSSVAR - TEMAPLAN FOR OPPVEKST OPPVEKSTPLAN /18 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER... 8 Gjøvik Kåre Haugli (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Referat sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland NMF Hedmark og Oppland Lokalrevisjon AS Kultur, bibliotek og kompetanse - Hedmark fylkeskommune Kulturenheten Oppland fylkeskommune Utskrift av enkeltsaker sendes til: 02/18 Revisor 04/18 Hamar kommune Side 1 av 8

2 01/18 Årsmøteforberedelser Saksdokumenter 1. Forslag til nye vedtekter med tabell for representasjon 2. Forslag til nytt handlingsprogram 3. Reviderte retningslinjer for valgkomitèen 4. Vedtak fra MSF s styre, : 1 b MSF/HOMR Nye vedtekter Hedmark og Oppland musikkråd MSF vil ikke motsette seg dette forslaget. Videre drøfting kommer før regionreform i Tilbakemelding fra AU i Norsk musikkråd, Bakgrunn AU (sak 23/17) har tidligere gått gjennom vedtekter og handlingsprogram, og Norsk musikkråd og Musikkens studieforbunds styrer er i gang med å sjekke ut vedtektsforslaget vs mønstervedtektene. Så langt har MSF akseptert det vi har foreslått (jfr styrevedtak), og uttaler: «Håper det er tilstrekkelig støtte. MSF-styret mener modellen ser meget fornuftig ut for Hedmark og Oppland, men tenker at en justering/gjennomgang av mønstervedtektene for fylkesmusikkrådene i forkant av regionreformen 2020 kanskje kan komme. Da kan vi se om dette prinsippet er overførbart, eller om det må gjennom en helt separat vurdering i hver region, de vil jo variere mye i størrelse. mvh Ludvig» NMR s styreleder og daglige leder har gått gjennom forslaget, og vurderer det på samme måte. Vurdering Administrasjonen mener det er god sammenheng i disse dokumentene, og at vi kan legge dem ved årsmøteinnkallingen i den formen de er nå. Vedtektene sendes over sammen med tabellen som viser hvordan representasjon fordeles etter antall medlemslag. Dette er kanskje det punktet som vil gi grunnlag for debatt, så det er viktig å forklare det godt, samt gi medlemmene god tid til å ta det inn over seg. De ferdige forslagene oversendes sammen med innkallingen til møtet. Dokumenter/STYRE_HOMR/2018/Møtereferat 0124.docx Side 2 av 8

3 02/18 Regnskap 2017 Saksdokumenter 1. Regnskapsutskrift, (foreløpig kan bli erstattet over helgen) 2. Oversikt over konti som musikkrådet disponerer for lokale musikkråd. Større endringer 3430 VO-tilskudd egne kurs Vi har ikke hatt egne kurs i skoleåret 2016/17 som utløser tilskudd Admtilskudd Frifond Utbetales etterskuddsvis, men i 2017 er ikke dette arbeidet prioritert Akustikkmåling Nedgang fordi det er lavere etterspørsel. Så er det heller ikke frontet så veldig, pga tid Pensjon Halvert etter overgang fra YTP til OTP Revisjonshonorar Overgangen fra Visma (Ditt regnskapskontor) til Accountor i 2016 dro opp et litt større arbeid for revisor, det vil normaliseres videre Reise som refunderes Viser andelen av 7100/7140 som faktureres videre til kunder (akustikkmålinger). Bakgrunn Regnskapet viser et foreløpig overskudd på ,- men det er før de aller periodiseringene og avskrivningene ( ,-) er klare. Samlet saldo for konti rådet «passer på» for lokale musikkråd er ved årsskiftet: ,45. NB Disse påvirker ikke resultatet, og skal kun stå listet i en oversikt i årsmeldingen. De siste posteringer og føringer er drøftet med regnskapsfører, og er nå så avklart som mulig. Det tas likevel et forbehold om enkelte endringer som følge av omposteringer i forbindelse med overgang fra ett regnskapssystem til et annet. Trolig vil det ikke påvirke resultatet vesentlig. Korreksjon etter siste periodiseringer Dokumenter/STYRE_HOMR/2018/Møtereferat 0124.docx Side 3 av 8

4 For perioden ligger det an til et overskudd på (74.541, ,- 9100,- = ,- Vurdering I 2017 har det blitt mindre inntekter på salg av tjenester/akustikkmålinger enn tidligere, noe som henger sammen med kapasitet og etterspørsel. VO-administrasjonstilskuddet har også blitt noe lavere enn forutsatt, og kommer at vår relative andel av totalen har gått noe ned. Vi ser også at utgiftene til pensjon går vesentlig ned etter overgang fra YTP til OTP. Kontrollen med likviditet og oppfølging av regnskapet er vesentlig enklere i nytt system, så når vi går inn i et helt regnskapsår med alt på ett sted, vil det spare oss tid/arbeid. 1. Regnskapet, som viser et overskudd på ,- før avskrivninger, godkjennes og oversendes revisor 2. Administrasjonen avklarer med Stor-Elvdal kommune hvordan midlene etter det lokale musikkrådet skal forvaltes 03/18 Utlysning av stilling Saksdokumenter 1. Forrige stillingsutlysning, Dokumenter/STYRE_HOMR/2018/Møtereferat 0124.docx Side 4 av 8

5 Bakgrunn Solveig er tilbudt jobb i Gjøvik kommune, og vil avslutte sitt arbeidsforhold i år. I en overgangsperiode vil hun fortsette i 50% stilling som daglig leder i Kirsten Flagstad-festivalen (fram til 1. august), for å fullføre årets festival. Når VOFO Hedmark legges ned i september, for å fusjonere med VOFO Oppland, så vil vår avtale med VOFO Hedmark også avsluttes Oppsigelser er ikke mottatt pr i dag, men varslet muntlig. Styret har derfor flere vurderinger som må tas samtidig; når skal stillingen besettes, hvor stor stilling skal lyses ut, og ikke minst, skal det legges til rette for en fortsatt deling av kontorplass og ansatt med Kirsten Flagstad-festivalen. Vurderinger Utlysningstidspunkt Erfaringsmessig er det større mobilitet i arbeidsmarkedet om sommeren enn på andre tider av året. For tidligere ansettelse enn 1.8. blir det kort tid for å gjøre en god prosess med utlysning og rekruttering. Dokumenter/STYRE_HOMR/2018/Møtereferat 0124.docx Side 5 av 8

6 Overgangsfasen mai-august inneholder mye VO-arbeid og sommerkursplanlegging. Ved tilsvarende overgang da Marit Wedvik sluttet, løste vi det ved å leie inn en kollega fra Trøndelag. Det vil også være en mulighet til nå. Line Thorsen er spurt. Stillingsstørrelse for musikkrådet Ambisjonen er å kunne ha to 100% stillinger når en så stor region skal betjenes. Pr i dag har vi ikke avklart økonomirammene tilstrekkelig til å lyse ut mer enn 60% stilling. NB Dette er et løst anslag, basert på at vi taper inntekter (ca kr) fra VOFO Hedmark og Flagstadfestivalen, samt at VO-tilskuddet fra Hedmark fylkeskommune er foreslått avviklet fra I motsatt retning kommer ekstra inntekter fra Musikkens studieforbund, som vil kompensere for dette, og kanskje gi noen ekstra kroner. Melder NMF seg inn igjen i MSF, vil det bli enda større økning. Etter kontakt signaliserer kultursjefen i Oppland slik: «Fra administrativ side har vi ikke muligheter å øke din ramme framover, derimot har vi ingen planer om å redusere den. Vår egen ramme er redusert med ca kr dette året. Jeg synes dere gjør en god jobb og regner med at dere fortsetter med det!». Et møte med politisk ledelse (utvalgsleder) kan komme i slutten av januar. Med for liten stillingsressurs blir det vanskelig å prioritere arbeid mot lokale musikkråd og medlemsorganisasjoner, siden det i svært liten grad gir inntekter. Oppdrag for NMR/MSF, kommuner/fylkeskommuner og akustikkmålinger gir inntekter, men det forutsetter at det er tid for det. Arbeidsmengden innen VO-saksbehandling vil dobles, og gjør juni-august og desember-januar spesielt intense på den fronten. Mulige samarbeidsløsninger for en sammensatt stilling Erfaringer over tid viser at det ikke er alle stillingskombinasjoner som er gunstige, verken for arbeidsgiver eller arbeidstaker. Det blir ofte et regnestykke som blir mer enn summen av delstillingene, og det blir vanskelig å styre topper i arbeidsintensitet unna hverandre. En avsjekk med aktørene i Hamar kulturhus og med medlemsorganisasjonene i NMR, viser at det ikke er klare koblingsmuligheter pr i dag. Diskusjoner i styremøtet Hvordan få tak i mest mulig kvalifisert arbeidskraft? Hvor er det mulig å sette stillingsstørrelsen. OBS på «bijobbens» størrelse kan vi holde den så liten som mulig? 60% kan være litt snautt, og 1. Utlysning av ledig stilling som konsulent/fagkonsulent fra iverksettes. 2. Stillingsstørrelsen settes til 80%. 3. Søknadsfrist settes til 4.4. og prosessen med intervju/tilsetting skal være ferdig innen /18 Høringssvar - temaplan for oppvekst OPPVEKSTPLAN Saksdokumenter 1. Invitasjon til høring fra Hamar kommune, Forslag til Oppvekstplan Forslag til høringssvar fra musikkrådet, Bakgrunn Dokumenter/STYRE_HOMR/2018/Møtereferat 0124.docx Side 6 av 8

7 Musikkrådet er invitert av Hamar kommune til å komme med innspill til Oppvekstplan for perioden Saken løftes inn til styret med mål om å etablere svaret som grunnlag for en mal for innspill til slike planer i alle kommunene i Innlandet. Normalt er det lokale musikk- /kulturrådet invitert i en slik høring. Noen kommuner har ikke slike råd, og da vil vårt innspill være spesielt viktig. Vurdering Det er valgt å spisse høringssvaret inn mot temaet skolen som lokal kulturarena, og mot hvordan nybygg/rehabiliteringer kan ta høyde for flere behov enn de som skolen selv har. Etter modell fra «Standard funksjonsprogram for skoleanlegg» i Oslo kommune, spilles det inn momenter som kan sikre gode lokaler til beste for skolen og for det lokale kulturlivet. Det er spesielt viktig at sambrukslokaler dimensjoneres etter NS8178, dersom de skal kunne gi gode forhold for musikk. Høringssvaret godkjennes, og bearbeides til en generell henvendelse til alle kommunene i regionen. Dokumenter/STYRE_HOMR/2018/Møtereferat 0124.docx Side 7 av 8

8 05/18 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Trysil kommune Kommunalt tilskudd til voksenopplæring, ,- 2. Nordea Innskuddspensjon premium, avtale (OTP), 8.12 Avtalefornyelse for OTP 3. Lillehammer kommune Tilskudd til husleie for VO-arrangører 2017, ,- 4. Nordea Liv Årsavslutning 2017, 1.1. Oversikt over innskudd i ,- 5. Valgkomitèen Innstilling, 4.1. Komitèen har hatt to møter, og jobbet godt i mellom. De endte opp med flere kandidater enn det var plasser til, og har lagt vekt på geografi og bredde i organisasjonsbakgrunn, samt prøvd å få kjønnsbalanse. Leder: Kåre Haugli Styremedlemmer: Birgitte Rosenberg, Jan Morten Rønning, Jertru Stallvik, Terje Asprusten (ny fra Gran musikkråd). Vara: Liv Bjerke, Hundorp (NASOL + korps), Else Myhr, Trysil (FolkORG), Anne Kristin Rødal, Os (NASOL + korps). Valgkomitè: Erik Aune (leder), Elin Bjørnsmoen, Tone Vold, Torill Nysted. 6. Norsk musikkråd Frifond kompetanse, Norsk musikkråd TONO-forhandlinger brutt, Saker sendt til: 8. Lag i Lillehammer Kommunalt husleietilskudd til øvelokaler, ,- 9. Sør-Odal kommune Tilbakemelding på skisse for ny skole, Fra administrasjonen: 10. MSF Kontrollrutiner for saksbehandling av kurs, Mange sliter med å forstå at repertoar er en del av studieplanen, og at det må foreligge før kursstart. 11. VO-aktivitet høsten 2017 Gjennomgang av statistikk, 22.1 Ferdige kursavslutninger oversendes MSF orientering om aktiviteten 12. Østnorsk jazzsenter Sommerkurs storbandspill, Moelv, Bruvoll fengsel Skade på Yamaha stage pas 250, Mikser/forsterker til lydanlegget i fengselets øvingsrom har fått totalskade, og erstatning må skaffes. Pristilbud vil foreligge til møtet. Invitasjoner/innkallinger Hvem? 14. Sør-Odal kommune Skisseprosjekt ny skole/kultursal, Skarnes, 8.1. Trond 15. MØST Stiftelsesmøte, Oslo, Ingen 16. Musikkutstyrsordningen Kontordag, Hamar, kl Trond 17. Søndre Land AP Oppstartsmøte, lokalt kulturråd, Hov i Land, 7.2. Trond 18. MUSTEK 2018 Presentasjon av NS8178, , Kolbotn Trond (for NMR) 19. HFFR/HIK Frivillighet og inkludering, februar (4 møter) Solveig Flerkulturelt råd inviterer til regionale møter om kultur og inkludering. Rådet samarbeider med idrettskretsen, og invitasjonen er på vårt initiativ sendt lokale musikkråd og organisasjoner Fjellregionen/8.2. Hamarregionen 3.2. Kongsvingerregionen/15.2. Sør-Østerdalsregionen 20. Folkeakademiet Opp-Hed Årsmøte, 10.3., Gjøvik (ønsker innlegg) Ingen Orienteringssakene tas til etterretning Dokumenter/STYRE_HOMR/2018/Møtereferat 0124.docx Side 8 av 8