REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG Sted: Fyrverkeriet bibliotek, Raufoss møterom Tid: Innkalte Fra styret: Kåre Haugli, Helge Tryggeseth, Elin Bjørnsmoen, Erik Aune, Tone Vold og Jan Morten Rønning Forfall: Fra administrasjonen: Trond Eklund Johansen Saksliste 04/16 REGNSKAP /16 ÅRSMELDING /16 OPPSIGELSE AV DELER AV STILLING /16 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER... 4 Hamar, Kåre Haugli (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland NMF Hedmark og Oppland NKs distriktsledd i Hedmark og Oppland Lokalrevisjon AS Kultur, bibliotek og kompetanse - Hedm fylkeskommune Kulturenheten Oppland fylkeskommune Utskrift av enkeltsaker sendes til: 01/16 Regnskapsfører 02/16 MSF Side 1 av 5

2 04/16 Regnskap Regnskapsrapport, ettersendes Bakgrunn Regnskapet for 2015 ferdigstilles i løpet av uka, noe forsinket pga problemer med kommunikasjon med Sparebanken Hedmarks tekniske løsning. Det problemene er nå løst, ifølge Accountor, men en del av fjoråret ble ikke ført riktig blir det en del etterarbeid. Vurdering Oppdateres til møtet, og sendes ut på forhånd Regnskapet for 2015 tas til orientering, og oversendes revisor 05/16 Årsmelding Årsmelding, ikke ferdig. Årsmeldingen utformes i tråd med drøftingene i møtet, og ferdigstilles av AU innen 1.4. C:\Users\Trond\Documents\Hedmark\Styret\2016\Møtereferat docx Side 2 av 5

3 06/16 Oppsigelse av deler av stilling 1. Oppsigelse, 1.3. Bakgrunn Solveig har nylig blitt tilsatt av foreningen Kirsten Flagstad-festivalen/Klassisk Hedmarken i 50% stilling som daglig leder for festivalen/klassisk Hedmarken. Hun starter der 1. april. Dette er gjort i forståelse med AU, og sikrer til sammen en hel stilling for Solveig slik hun primært ønsker. Hennes arbeidsavtale med oss er pr i dag 80% stilling, og hun sier derfor opp den delen som går ut over 50%. Festivalen ønsker å leie seg inn i vårt ene kontor, og har planer om ekspansjon fram mot jubileumsfestival i 2020 (125 år siden Kirsten Flagstads fødsel). Vurdering Et samarbeid med KFF/Klassisk Hedmarken er i tråd med de tradisjonene vi har for samhandling med medlemsorganisasjoner og deres regionale ledd. KFF/Klassisk Hedmarken er en profilert festival og konsertarrangør, og vurderes som en langsiktig samarbeidspartner. Arbeidstrykket som daglig leder for en festival er naturlig nok størst inn mot festivalperioden i juni, slik at vi må lage en god avtale som regulerer arbeidsåret slik at vi får 1) tilstrekkelig kapasitet når vi trenger det (januar-mars og august-oktober), og 2) en forutsigbar arbeidssituasjon for arbeidstaker. Fremtiden for regionkonsulent i VOFO Hedmark er for tida ganske usikker på grunn av et varslet kutt i fylkeskommunale budsjetter og en nylig startet regionprosess i VOFO. Det er derfor trolig at 2016 uansett vil bli et overgangsår for den 30% stillingen som vi i dag har avtale om med VOFO Hedmark. Administrasjonen ber derfor om rom til å forhandle med VOFO Hedmark om en evt nedtrapping av den avtalen, eller at den sies opp dersom det fylkeskommunale budsjettforslaget ikke endres. 1. Styret godkjenner oppsigelsen av stilling ut over 50% fra AU utarbeider ny arbeidsavtale for godkjenning i styret C:\Users\Trond\Documents\Hedmark\Styret\2016\Møtereferat docx Side 3 av 5

4 07/16 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Hamar kulturhus Erklæring om leide lokaler, Orientering: I henhold til Merverdiavgiftsforskriften annet ledd skal det ved utgangen av hvert år foreligge en oversikt over bruken av lokalene gjennom året. Denne dokumentasjonsplikten gjelder for frivillig registrerte utleiere av bygg eller anlegg etter Merverdiavgiftsloven 2-3 første ledd. Svar sendt Musikkens studieforbund Protokoll styremøte , sak 5/16, S SAK 05/16 MSF Budsjett 2016 Vedtak: Budsjettforslaget godkjennes med følgende endringer: Basistilskudd fylkesmusikkrådene settes til kr Avsetning til ped. utv. i budsjettet (kr ) slås sammen med tilsvarende avsetning i Forventes utlyst i løpet av vinteren 2016/17. Avd. 20 Miff: Fylkene får inntil videre beskjed om å opprettholde aktivitetsnivået. Eventuelle endringer vil kommuniseres umiddelbart. Avsetning til nasjonale oppgaver settes til kr Hedmark fylkeskommune Tilskudd 2016, ,- 4. Norsk musikkråd KOMP-tildelinger, Av 1,5 mill gikk til Hedmark og til Oppland 5. Oppland fylkeskommune Vedtak, kulturstrategi , Våre innspill har kommet med + litt til. 6. Jevnaker kommune Kulturhusprosjekt, deltakelse, Det igangsettes et forprosjekt for oppgradering av Bøndernes Hus til lokal kulturscene. Sparebankstiftelsen Jevnaker, Lunner, Nittedal står for kostnader tilknyttet forprosjektet og senere for selve utbyggingen. Forprosjektet skal utover de fysiske oppgraderingsbehov gi en grundig redegjørelse av mulige driftløsninger, og de praktiske og økonomiske konsekvenser for Jevnaker kommune. Endelig løsning legges frem for politisk behandling. 7. Hamar musikkråd Musikkens dag, 7. mai, Nytt tiltak basert på prispengene fra Årets musikkommune Musikkens studieforbund Kartlegging, tiltak i mottak, Musikkens studieforbund Full kontroll, alle VO-kurs i Oppland høst 2015, «Vedlagt finner du notat etter kontrollen. Som du ser er det aller meste i orden, men noen av kursrapportene dine må følges opp/rettes. Vi ber om at du gir oss en tilbakemelding snarest og senest fredag 19.2 på at kurs er endret og lagt tilbake i utbetalingskøen.» Korrigeringer ble gjort samme dag, og besto i korreksjon av noen detaljer rundt deltakere (antall frammøter og alder), lærere som var tatt med på oppropsliste og et bilag for økonomi ift med tilretteleggingstilskudd). 10. Norsk musikkråd/msf Årsapport, rom for spilleglede, Aktivitetsrapport for arbeidet med musikklokaler, snart 500 målt til nå. 11. Oppland fylkeskommune Tilskudd 2016, ,- 12. Musikk i fengsel og frihet Orientering om rapport 2015/tilskudd 2016, 29.2 Miff slår sammen rapport for foregående år (2015) og søknad for inneværende år (2016), og gir dere et skjema som skal fylles ut for hvert Miff-tiltak, slik at det blir minst mulig arbeid for dere i fylkene. Pr dato vet vi ikke noe om hvor store tilskudd vi kan fordele gjennom Miff i Vi har purret både Helsedirektoratet (der vi mangler svar på søknad) og Kriminalomsorgsdirektoratet (som fremdeles ikke har lyst ut tilskuddet til frivillige organisasjoner i 2016). Derfor venter vi med rapporterings- og søknadsskjemaet vårt til vi vet litt mer. Forhåpentligvis skjer dette før påske! 13. Norsk musikkråd Informasjon og synliggjøring, Din kulturfordel, Informasjon deles ut på møtet 14. Norsk musikkråd Reviderte Normer og anbefalinger for musikklokaler, 4.3. Deles ut på møtet C:\Users\Trond\Documents\Hedmark\Styret\2016\Møtereferat docx Side 4 av 5

5 Saker sendt til: 15. NMRs medlemsorganisasjoner Invitasjon til vårt årsmøte, Musikkens studieforbund Kursfiler høsten, 5.2. Timer: m/l u/l 384 totalt: Tilskudd: Fullstendig liste legges ved styrepapirene 17. Norsk musikkråd Status, lokale musikkråd i regionen, 24.2 Fra administrasjonen: 18. Akustikkmålinger For NM Janitsjar i Trondheim, Royal Garden, Rica Nidelv og Lille sal, Olavskvartalet For Telemark kulturnettverk, Stathelle barneskoles gymsal, Rugtvedt ungdomsskoles gymsal og Ibsenhuset, Dovregubbens Hall Målingene i Telemark ble fulgt opp av NRK Telemark og lokalavisen For Ringsaker kommune, Teatersalen og Foajèen, Brumunddal For Teater Innlandet, tba Måling i kontorlandskap 3. etg 19. Bamble kommune Følgebrev akustikkmålinger, Fossajazz/Harpefoss skm Tilbakemelding etter akustiske tiltak i Harpefoss oppvekstsenter, Tromsvang samfunnshus Akustisk prosjektering av Berg-Knudsen AS, Tid for endring Kurs avsluttet, deltakere, 20 med >75% frammøte. Evaluering kommer. 23. MØST/Musikkrådet Selvangivelseskurs for næringsdrivende, 18.4, Hamar, 26.4., Lillehammer og Gjøvik 24. Valgkomiteen Orientering om status for arbeidet, 8.3. Invitasjoner/innkallinger Hvem? 25. Hamar musikkråd Årsmøte, 2.3., Hamar Ingen 26. Kirsten Flagstad festival Årsmøte, 3.3, Hamar Trond 27. Hedmark fylkeskommune Dialogmøte, 4.3. Kåre/Trond 28. Åmot kulturråd Årsmøte, 7.3., Rena Trond 29. VOFO sentralt Regionsamling, , Oslo Trond (for MSF) 30. Jevnaker kommune Oppstartsmøte, kulturbyggprosjekt, 4.4 Trond 31. Hedmark fylkeskommune Informasjonsmøte, institusjoner, (oppr ) Trond/Kåre 32. NMR/MSF Ledermøte, 27.4., Oslo Helge/Kåre 33. Hedmark fylkeskommune Fylkeskulturkonferanse, , Hamar Trond/Solveig/ Tone ons/kåre tors 34. Norsk kulturforum Årsmøte og landskonferanse, , Tønsberg Ingen Orienteringssakene tas til etterretning. C:\Users\Trond\Documents\Hedmark\Styret\2016\Møtereferat docx Side 5 av 5