MØTEAGENDA STYREMØTE DIH

Transkript

1 MØTEAGENDA STYREMØTE DIH Oppdrag Emne Driftsassistansen i Hedmark Styremøte Dato 2017/03/28 Tidspunkt 10:15-15:00 Sted Møte nr Referent Deltagere Forfall Fylkeshuset i Hamar, Møterom Osensjøen Fra Rambøll:, Ingrid Bakke Styremedlemmer: Hanne Rolsdorph, Inge Ryen, Hanne Thingstadberget, Geir Martinsen, Leiv Andreas Schulstad Ingeborg Aasvangen Saksliste: 1/17. Orientering 2/17. Foreløpig årsmelding for DiH /17. Regnskap for DiH /17. Gjennomgang av forslag til årshjul og innmeldte oppdrag /17. Status timebruk pr /17. Timebruk akkreditert prøvetaking. 7/17. Status regnskap /17. Status Handlingsplan pr /17. Eventuelt Sak 1/17 Orientering Med en kort gjennomgang av hvordan byttet fra Hias til Rambøll har gått så langt. Ingen Ny daglig leder i DiH,, takket for den gode mottakelsen Rambøll har fått ute i kommunene og hos driftspersonell. Det var noe turbulent rett etter at overtagelsen var et faktum, men nå oppfatter vi at usikkerheter rundt skifte av drifter av Dritsassisatanse er tilbakelagt. Alle akkrediterte anlegg (unntatt Hias) er nå inne i Rambølls ordning. Rambøll Norge AS 1/6 NO MVA

2 Nesten alle kommuner har hatt møte, med unntak av noen som av ulike årsaker kun har hatt telefonkontakt. Hamar kommune er falt ut, men kontaktes så fort som mulig. Rambøll ønsker at styret er flinke til å ta kontakt dersom det er oppgaver de synes det ikke tas tak i, eller de har ønsker om endringer. Dette gjelder også hver kommune, da det er vanskelig for Rambøll å vite hva som forventes. Hjemmesida er nå overført, og vi vil begynne å legge ut saker her framover. Styret ønsker saksdokumenter tilsendt ca en uke før styremøtene. Styret ga tilbakemelding om at de også opplever at byttet har gått greit. Noe turbulent oppstart, men at det går greit nå. Noen kommuner har gitt tilbakemelding om at de savnet et møtereferat etter oppstartsmøte. Gjerne et dokument som kan følge kommunen i flere år. Styret oversender et eksempel, og Rambøll oppretter slik mal for alle anlegg. Det ble oppfordret til at Rambøll benytter siste utsendte referat fra Hias som grunnlag, det kan være saker her det er aktuelt å jobbe videre med. Ikke aktuelt. Ikke aktuelt. Sak 2/17 Foreløpig årsmelding for DiH 2016 Presenterer forslag til årsmelding oversendt av Irene Mauseth. Årsmelding er ikke ferdigstilt da vi venter på at regnskapet skal avsluttes. Eventuelle endringer vil bli sendt i etterkant av møte. Ingen. Årsmelding skal utarbeides av Hias, men er ikke ferdigstilt, bl.a. pga at revisor er sykemeldt Årsmelding sendes ut til styremedlemmene så fort Rambøll mottar den fra Hias. Behandling av årsmelding utsettes til neste styremøte. Sak 3/17 Regnskap for DiH 2016 Presenterer forslag til detaljregnskap oversendt av Irene Mauseth. Forslaget har ikke rukket å bli godkjent av revisor På tross av dette velger vi å gå igjennom forslaget. Eventuelle endringer vil bli sendt i etterkant av møtet. 2/6

3 Foreløpig regnskap 2016 fra Hias. Regnskapet er ikke gjennomgått av revisor. Vedlegg 1. Regnskapet ble gjennomgått. Hias har avsluttet oppdraget på høyskolen på Gjøvik. Dette er fakturert rett ut til kommunene. Regnskapet godkjennes under forutsetning av at revisor ikke har anmerkninger. Endelig regnskap sendes ut til styremedlemmene når revisor har godkjent det. Sak 4/17 Gjennomgang av forslag til årshjul og innmeldte oppdrag 2017 Årshjul 2017, vedlegg 2 Liste over innmeldte oppdrag, vedlegg 3. Eva gikk igjennom utarbeidet årshjul. Det ble diskutert om Fagseminar på våren bør gjennomføres i Liste over innmeldte oppdrag og forslag til oppdrag i 2017 ble sett på, og ulike aktuelle oppgaver ble diskutert. Årshjulet godkjennes. Fagseminar på våren hoppes over i 2017, men gjennomføres i Styret ønsker at det skal utarbeides årsrapporter (med tekst og figurer) for renseanlegga for 2017-resultater, at resultater følges opp forløpende og at det varsles ved overskridelser av krav. Ingrid Bakke sørger for å innhente utslippstillatelser for alle anlegg, og for å få system på fortløpende oppfølging, samt utarbeider mal for årsrapportering. Sak 5/17 Status timebruk pr Oversikt over timer brukt pr (Direktebistand). Vedlegg 4. Oversikt over timer brukt pr (Fordelt på aktiviteter). Vedlegg 5. 3/6

4 4 kommuner har så langt gått over sin ramme for direktebistand. Noen av disse har bedt om å bli direktefakturert. Rambøll hadde spørsmål om det skal faktureres via DiH eller via Rambøll. Det ble diskutert hvordan styringen av direktebistand over flere år skal gjøres. Hias har hatt en 5-årssyklus. Skal Rambøll hensynta brukte timer siste 5 år, eller begynner vi på nytt nå? Styret diskuterte dette. Kjøp av utstyr via Rambøll og fakturering av dette ble diskutert. Oversikt over tidsforbruk i henhold til ulike poster (direktebistand, akkreditering, administrasjon etc) ble gjennomgått. Ekstraarbeider i kategorier som inngår i konkurransegrunnlaget skal faktureres via DiH. Eventuelle arbeider i andre kategorier (eks detaljprosjektering) faktureres direkte fra Rambøll. Rambøll skaffer tall fra siste 5 år, og viderefører 5-årssyklusen på timeforbruk mot ramme. Utstyr (som målesylindere etc) som kjøpes av Rambøll faktureres som det er best for Rambøll. Etter NA-besøk må kommuner uten akkreditering og andre typer prosjekter prioriteres. Sak 6/17 Timebruk akkreditert prøvetaking. Diskutere forventet timebruk, da oppsatt budsjett er lite realistisk. Ingen Rambøll ser at oppsatt budsjett for akkreditering er for lavt. Erfaringsmessig holder fellesutgiftene seg ganske konstant. Drift at systemet tar tid, også etter godkjenning. Mye må revideres, endres, etc. Og Rambøll utvikler stadig systemet til mer brukervennlighet. Vi erfarer at arbeid som går på felleskostnadene medfører lavere direktekostander. Det er heller ikke kjent hvordan Hias delte mellom felleskostnader og direktebistand sammenlignet med hvordan Rambøll gjør det. Felleskostnader tas opp på neste styremøte. Dersom vi fortsatt ser i september at felleskostander er budsjettert for lavt, økes kontingent til felleskostnader for 2018 til et nivå styret og Rambøll kommer fram til at er fornuftig. 4/6

5 Ingrid Bakke Sak 7/17 Status regnskap Regnskap pr Vedlegg 6. Regnskap ble gjennomgått. Det var enighet om at Rambøll kan finne «sin egen mal» for oppsett på budsjett og regnskap. Egenkapital ble diskutert, det er litt uklart hvor mye egenkapital som gjenstår. Det er budsjettert med ca i underskudd i I tillegg har Hias sendt regning på ca Det må undersøkes om det finnes egenkapital nok til dette. Neste regnskap settes opp med budsjett pr samme periode som regnskapet er for. Egenkapital tas opp som punkt på neste styremøte. Sak 8/17 Status Handlingsplan pr Handlingsplan Vedlegg 7. Handlingsplanen ble gjennomgått. Punkter der Rambøll har kommentarer er nevnt under: Punkt 3: Lekkasjesøk. Rambøll vil kartlegge behovet for lekkasjesøk til sommeren. Dersom behovet ikke er veldig stort, er det et alternativ å inngå avtale med eksternt firma framfor å oppfriske egen kunnskap. Punkt 5: Etablering av ordning for nødvannsutstyr. Dette prosjektet er lagt ned etter at Hias gikk ut av driftsassistansen. Punkt 6: Det har vært diskutert å lage en felles presentasjon av DiH/vann og avløp som fag/rekrutteringsmateriell. Norsk Vann har en del på dette feltet. Punkt 11: Alle kapittel 14-anlegg er besøkt. Kapitell 13-anlegg i noen kommuner uten akkreditering er besøkt, mens mange 13-anlegg ikke har hatt besøk. Punkt 15: Besøk i jan/feb med gjennomgang av neste års oppgaver. Punkt 18: Dette punktet har bakgrunn i fordeling av kostnader. Alle medlemmer har betalt inn til fellesprosjekter uavhengig av om de deltar. Rambøll kan fordele timer på deltagende kunder. Der det er rom innenfor direktebistand benyttes dette. Punkt 19: Avsluttet Punkt 3: Kommunene i DiH kontaktes for å avklare behov for lekkasjesøk, og om noen kan tenke seg å bistå andre kommuner/inngå avtale med DiH om å ta lekkasjesøk-jobber i fyl- 5/6

6 ket. Hamar kommuneentreprenør, Ringsaker og Givas kan kontaktes angående en avtale, evt ha avtale med flere avhengig av geografisk område Punkt 5: Avsluttet. Punkt 6: Dette utsettes, og tas opp til neste år. Punkt 11/15: Rambøll ser an behov og hva kommunene ønsker. Viktig å ikke glemme små kommuner og anlegg. Punkt 18: Rambøll fordeler utgifter på de som deltar. Det er viktigere å gjennomføre gode prosjekter enn at alle regioner skal ha fellesprosjekter. Rambøll skal legge til rette for at det kan opprettes fellesprosjekter. Nord-Østerdal ønsker fortsatt regionsmøter (Os, Tolga, Tynset, Alvdal, Folldal, Rendalen). Ofte er også Stor-Elvdal og Engerdalen med (hvis de ønsker det). Sak 9/17 Eventuelt Ingen Orienteringer og vedtak: Fylkeskommunen orienterte om at de muligens avslutter sitt oppdrag. Det ble diskutert hvor mye som er nødvendig av dokumentene som finnes. Strategiplan med tiltakslister, handlingsplan, årshjul osv. Bakgrunnen er et ønske fra et tidligere styre om å få litt mer konkrete planer enn det som var tidligere. Noe planer/føringer bør det være, og det synliggjør for medlemmene hva som blir gjort. Det er ønske om at Rambøll har disse dokumentene i bakhodet fram til 2019 når strategiplanen skal fornyes. Noen av punktene virker litt «kunstige», ønskelig at Rambøll vurderer disse. Styret ønsker at Rambøll finner sine måter å jobbe på, og presenterer ting på måter de finner fornuftig, så kan dette diskuteres. Styret ønsker videre at Rambøll, som kommer utenfra med «nye øyne», kommer med ideer og innspill. Årsrapportering for vann- og avløp ble diskutert. Rambøll sender forslag på årsrapportmaler til styret til høsten. Møtegodtgjørelse: Styremedlemmene sender reiseregning til Rambøll etter hvert møte. Det utbetales da styrehonorar og reisegodtgjørelse. 6/6