PROTOKOLL FRA STYREMØTE TORSDAG 11. MARS

Transkript

1 PROTOKOLL FRA STYREMØTE TORSDAG 11. MARS Sted: Fylkeshuset, Hamar Tid: Innkalte Fra styret: Anne Koht Walmsnæss, Kåre Haugli, Arne Johan Austrheim og Bente Kvile Buflod Fra administrasjonen: Per Ivar Tamnes (t.o.m. sak 3/ 10)og Trond Eklund Johansen Forfall Ingrid Sløgedal og Gunleik Groven Saksliste 05/10 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER /10 BUDSJETT /10 FORSLAG TIL ENDRING I VEDTEKTER OG FORRETNINGSORDEN... 3 Hamar, Anne Koht Walmsnæss (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland Lokalrevisjon AS Kultur og kompetanse - Hedmark fylkeskommune Kultur og idrett Oppland fylkeskommune Utskrift av enkeltsaker sendes til: Side 1 av 5

2 05/10 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Kongsvinger kommune Møtereferat, Kulturhuskvartalet, Trysil-Knut-leken Søknad om prosjektstøtte for 2010, Hedmark folkemusikklag Vedr Prosjektet Bygda dansar, (kopi) 4. Musikk i Fengsel og frihet Tilskudd til MIFF-aktiviteter i 2010, Vi har meldt behov for neste runde (2011) 5. Løten kommune Kommunale VO-midler, 22.2 Avslag 6. Grue kommune Minikulturhus utredning, Engerdal kommune Kommunale VO-midler høst 2009, ,- 8. Norsk musikkråd Tildeling KOMP-midler til storbandkurs, ,- Saker sendt til: 9. Hedmark fylke Søknad Storbandsommerskole, ,- 10. VOFO Notat om organisasjoner og andre enheter, Hedmark fylke Søknad tilskudd voksenoplæring høsten 2009, Siden fylkestinget kuttet VO-tilskuddet fra 2010, søker vi for høsten 2009, selv om det ikke er satt av midler. VOFO Hedmark er orientert, og oppfordrer alle andre studieforbund om å gjøre det samme. 12. Kommunene Søknad kommunale VO-midler høsten 2009, Trysil-Knut-leken Avslag på søknad om prosjektstøttte 2010, Hamar kommune Om øvelokaler i Hamar kulturhus (Stortorget), Norsk musikkråd Notat om oppgjør etter MOU-infodag, 2.3. Avventer svar 16. Lokalrevisjon Regnskap 2009 Noter, Lokalrevisjon Regnskap 2009 Uttalelse fra ledelsen, Hedmark fylke Høringsuttalelse strategisk kulturplan, TONO Konsertprogrammer høst 2009, Fra administrasjonen: 20. Muntlig orientering VOFOs brev til Kunnskapsdepartementet, 3.3. Invitasjoner/innkallinger Hvem? 21. VOFO NY GIV om voksnes læring, LHMR, Ingen 22. Hedmark fylkeskommune Konferanse musikkarkiv, Elverum, 21.4 Per Ivar 23. Grue kommune Befaring og møte om minikulturhus, Trond 24. NMR/MSF Ledermøte/Rådsmøte, Oslo, stk Referatsakene tas til etterretning 20. Musikkrådet sender umiddelbart bekymringsmelding til politikere via våre kontakter W:\Datafiler HMR\Styret\2010\Møteprotokoll 0311.doc Side 2 av 5

3 03/10 Budsjett Tidligere vedtak, : Utsatt til neste styremøte Sakspapir 1. Forslag til styret, (se vedlegg) Budsjettarbeidet for har vært krevende, fordi det helt i det siste har kommet nye forutsetninger, ved at Hedmark fylkeskommune kuttet i timetilskuddet til voksenopplæring i studieforbund og fordi det er uklart om Musikkens studieforbund kan bruke av opplæringstilskuddet til å drifte virksomheten. Etter drøfting med AU, har vi konkludert med å legge fram budsjett for årsmøtet med de kjente forutsetningene fra Dersom det viser seg at avklaringene med departementet fører til vesentlig endring, må vi ta forbehold om å komme tilbake til dette i et evt ekstraordinært årsmøte. Budsjett for godkjennes og legges fram for årsmøtet 06/10 Forslag til endring i vedtekter og forretningsorden Dokumenter 1. Hedmark og Oppland musikkråds vedtekter, Norsk musikkråds vedtekter, vedtatt på musikktinget, 2009 Styrets vurderinger I våre gjeldende vedtekter er det i 4.2., siste setning, en formulering om hvem som er valgbare til rådets styre: Personer som velges til tillitsverv i musikkrådet må ha medlemstilknytning til en medlemsorganisasjon i det regionale musikkrådet. Sett i relasjon til at medlemsorganisjoner i NMR uten fylkes-/regionledd kan sende delegater med fulle rettigheter til årsmøtet (jfr 4.3. a), så begrenser det antall aktuelle kandidater vesentlig, og det er for eksempel strengere enn det som gjelder Norsk musikkråds vedtekter ( 5.3., siste setning): Personer som skal velges til tillitsverv i organisasjonen må ha medlemstilknytning til en medlemsorganisasjon. Denne endringen foreslås: W:\Datafiler HMR\Styret\2010\Møteprotokoll 0311.doc Side 3 av 5

4 Personer som skal velges til tillitsverv i musikkrådet må ha medlemstilknytning til en medlemsorganisasjon i Norsk musikkråd, og ha sitt virke i Oppland eller Hedmark. Da vil alle medlemmer av lag eller organisasjoner i Norsk musikkråd, og som har en tilknytning til regionen være valgbare til styreverv. Styrets forslag til vedtak: Siste setning i 4.2. endres til: Personer som skal velges til tillitsverv i musikkrådet må ha medlemstilknytning til en medlemsorganisasjon i Norsk musikkråd, og ha sitt virke i Oppland eller Hedmark. Endring i forretningsorden Vurderinger Gjeldende forretningsorden er vedtatt for mange år siden, og er ment for å håndtere større årsmøteforsamlinger enn det vi nå er. I tillegg er henvisninger og betegnelser ikke helt i samsvar med dagens vedtekter og virkelighet. Det foreslås derfor disse endringer: W:\Datafiler HMR\Styret\2010\Møteprotokoll 0311.doc Side 4 av 5

5 Forslagene til endring av vedtekter og forretningsorden godkjennes og legges fram for årsmøtet W:\Datafiler HMR\Styret\2010\Møteprotokoll 0311.doc Side 5 av 5

6 Forslag til årsmøtet DRIFTSINNTEKTER MERKNAD/FORKLARING PÅ ENDRINGER Salgsinntekter 3110 SALGSINNTEKTER - TJENESTER Antatt salg av tjenester til ulike prosjekter (kulturhusprosjekter - Web for HSF - MSF studieplanutvalg) 3200 KURSINNTEKTER Inkl storbandsommerkurs (vi har hatt nedgang ift planlagt aktivitet på resten) 3300 DRIFTSTILSKUDD, MSF Blir større enn tidligere - pga sammenslåingen (noe usikkert for 2010, fordelingen fra MSF er ikke klar ennå) 3350 VO-TILSKUDD, EGNE KURS Av dette er VO-tilskudd til sommerkurs (storband) 3410 VO-TILSKUDD, FYLKET Her er kun etterskudds utbetaling for høst 2009 lagt inn. Ikke avklart om dette tilskuddet kommer inn igjen 3420 DRIFTSSTØTTE - FYLKET Forutsetter at avtalen med Oppland fylkeskommune forlenges etter VO-TILSKUDD KOMMUNER Disse midlene går i sin helhet videre til lokale lag (se 7670) 3520 ADM.TILSKUDD - FRIFOND Regnet kun med Frifond, siden MVO er avviklet 3550 ANDRE TILSKUDD - NMR Tilskudd fra Sangløftet til seniorkorsatsing (for 2010) - forventer noe tilsvarende for 2011 Sum salgsinntekter Annen driftsinntekt 3606 LYDFESTINGSUTSTYR Utleie er litt tregt for tida, mange kjøper slikt utstyr selv 3900 ANDRE INNTEKTER Tilskudd til storbandsommerskole - samarbeid med Østnorsk jazzsenter. Satser på dette som et årvisst arrangement Sum annen driftsinntekt SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER MERKNAD/FORKLARING PÅ ENDRINGER Lønnskostnad 5010 FASTE LØNNINGER ,5 stilling - justert opp 3%/år fra LØNN U/OPPGAVEPLIKT < 2000 kr/år LØNN, INSTRUKTØRER PÅLØPTE FERIEPENGER Kostnadene for nytilsatt er tatt med 5330 GODTGJØRELSE STYRE/RÅD Regner med noe økt styreaktivitet enn i ARBEIDSGIVERAVGIFT ,1% av (postene ) 5430 GRUPPELIV/PENSJONSKOSTNADER Vi er varslet fra forsikringsmegleren at dette blir rimeligere enn i AFP-PREMIE Ny kostnad - kommet inn i forbindelse med siste tariffavtale Sum lønnskostnad

7 Annen driftskostnad MERKNAD/FORKLARING 6300 HUSLEIE Justeres e indeks 6305 FELLESUTGIFTER Justeres e indeks 6310 LOKALLEIE - KURS Lagt til for leie av Arbeiderbevegelsens fhs (losji/kost sommerkurs) 6320 KURSKOSTNADER Lagt til for noter/materiell sommerkurs 6545 UTSTYR Ny PC og noen kontormøbler i VEDLIKEHOLDSAVTALER Programvareavtaler (regnskap, kontorstøtte) 6620 REP. OG VEDLIKEHOLD, UTSTYR REVISJONSHONORAR HONORAR SELVST. NÆRING Kursinstruktører egne kurs 6730 KONSERTUTGIFTER Tatt med for kursavslutninger (storband/sangkurs) 6800 KONTORREKVISITA Vi har rimelige vilkår i fylkeshuset, og med litt påholdenhet skal dette kunne gå 6840 AVISER, TIDSSKRIFTER, BØKER MV Oppjustert - dekker Musikkfokus, Musikk i skolen og KultMag 6850 KONTINGENTER VOFO Hedmark/VOFO Oppland/Folkeakademiet/Musikk i Skolen 6860 MØTER, KURS, OPPDATERING MV TELEFON Justert opp i forbindelse med økt stilling 7100 BILGODTGJØRELSE Justert opp i forbindelse med økt stilling 7140 REISEKOSTNADER, IFLG.BILAG Justert opp i forbindelse med økt stilling 7150 DIETTKOSTNADER ANNONSE- OG REKLAMEKOSTNADER Annonsering av kurs 7380 GAVER TILSKUDD, KURS Til samarbeidsprosjekter (sommerkurs storbandspill) 7670 KOMMUNALT VO-TILSKUDD, TIL LAG Jfr post STIPEND STYREMØTER ÅRS-/LEDERMØTE REGIONALE MØTER Deltakelse på landskonf i Hurdal (lok mr) 7770 BANK OG KORTGEBYRER ANDRE DRIFTSUTGIFTER Sum annen driftskostnad SUM DRIFTSKOSTNAD Driftsresultat Legger opp til å sette av noe i 2010 for å møte mindre inntekt - noen tilskudd for 2011 vil ventelig avklares gjennom 2010