SPRÅKVEILEDEREN Oppdatert august 2018

Transkript

1 SPRÅKVEILEDEREN Oppdatert august 2018

2 Språkveilederen Oppdatert april 2018 Tilpass teksten til leseren... 2 Tydelige overskrifter...3 Punktlister... 5 Bruk et aktivt språk... 6 Unngå lange setninger... 7 Bruk verb i stedet for substantiver... 8 Etterstilt pronomen og dobbelt bestemmelse... 9 Forklar fagbegreper Bruk av komma Liten forbokstav på lover og sykdommer Tall og datoer Forklar forkortelser Orddeling Intern ordliste

3 Tilpass teksten til leseren Skriv et språk som er tilpasset hovedleseren og bruk en vennlig tone i språket. Eksempel Bruk gjerne ord som uttrykker forståelse og empati med erstatningssøkerens situasjon. Du fikk dessverre komplikasjoner etter operasjonen. Vi har forståelse for at det kan være en påkjenning for deg at saken tar lang tid. Vi håper å kunne avslutte saken utpå høsten, og beklager at dette tar tid. Når vi skriver sørger vi for at det faglige innholdet er grundig og korrekt. Når du skriver i NPE er dette likevel ikke nok. Du må også sørge for at måten du presenterer det faglige innholdet på, er forståelig for leseren. Ha en vennlig og empatisk tone i teksten Vi må være på vakt mot å bruke et språk som leseren kan oppfatte som arrogant eller avvisende. Vis at du har satt deg inn i erstatningssøkerens situasjon og har forståelse for hans eller hennes historie. Vær derfor ikke redd for å bruke ord som uttrykker empati med erstatningssøkerens situasjon, der det er naturlig. Tilpass teksten til hovedleseren din Tekstene vi skriver, har ofte flere lesere både fagpersoner og ikke-fagpersoner. I slike tilfeller må du tilpasse teksten til den av de aktuelle leserne som kan minst. I mange av vedtaksbrevene våre er det erstatningssøkeren som er hovedleseren, og da er det han eller hun vi må tilpasse teksten til, selv om også en advokat eller en lege skal lese teksten. I tillegg må du ha i tankene at tekstene våre i noen tilfeller kan bli lest av media eller andre lesere som ikke kjenner vårt fagområde. 2

4 Tydelige overskrifter En effektiv tekst er kjennetegnet ved at den er oversiktlig og godt strukturert. Tydelige overskrifter og avsnitt er et godt hjelpemiddel for å få det til. Eksempler Pass på å nevne sentrale ord som «avslag/medhold» og «varsel» i hovedoverskriften. Varsel om at kravet er meldt for sent Svar på søknad om erstatning - avslag Formuler gjerne mellomtitlene som hele setninger. Det gir innholdsrike mellomtitler. De kan formuleres som påstander eller som spørsmål. Hvem kan få dekket advokatutgifter? Vi avgjør saken uten dokumentasjon fra behandlingsstedet. I andre tilfeller kan det passe bedre å lage stikkordsmessige overskrifter som sier mer om funksjon enn om innhold. Lovgrunnlag Om beregning av erstatningen Lag en informativ hovedoverskrift Det er i hovedoverskriften vi forteller hva leseren kan forvente å finne i teksten, og det er gjennom hovedoverskriften vi skaper førsteinntrykket av oss som avsender. Lag beskrivende mellomtitler Alle tekster som er på over en halv A4-side, bør inneholde mellomtitler i fet skrift som sorterer innholdet. Mellomtitlene sørger for at leseren får oversikt over innholdet i teksten. Lag gjerne et tredje overskriftsnivå Begrunnelsesdelen i brevene våre blir ofte lang. Da bør du vurdere å dele teksten opp i egne deler med mellomtitler, som du markerer med understreking. Avsnitt Ha et bevisst forhold til avsnittsinndeling, og lag avsnitt når du har passert 6 12 linjer. Lag avsnitt ved hjelp av linjeskift, ikke bruk innrykk. 3

5 Punktlister En god og ryddig punktliste kan bidra til å gi leseren bedre oversikt. Her kan du lese hvordan du setter opp en punktliste. Eksempler på gode punktlister De mest vanlige utgiftspostene i denne typen saker er pleie og omsorg bil og transport boligtilpasning egenandeler med mer I arbeidet har NPE forenklet språk i brevmaler gjennomført språkkurs for alle ansatte revidert informasjonstekster både på nett og på papir satt i gang en språkspalte på intranettet Personlige egenskaper Du er profesjonell, fleksibel og imøtekommende. Du har engasjement og initiativ. Du er selvstendig, strukturert og har gjennomføringsevne. Bruk punktlister til å skape oversikt I tilfeller når vi skal ramse opp mye informasjon, kan det være tydeliggjørende å sette opp en punktliste i stedet for å ramse opp informasjonen i løpende tekst. Sånn lager du gode punktlister: Når punktene bare er stikkord, bruker du liten forbokstav og ikke punktum. Skriv punkter med stor forbokstav og punktum bare når punktene er hele setninger. Skriv punkter som er på samme språklige form. Ikke ha for mange punkter. Merk at Word har som standard at det automatisk kommer store forbokstaver i punktlister. I de tilfellene du ikke skal ha det, må du rette dette manuelt. 4

6 Bruk et aktivt språk Unngå passive formuleringer. Velg heller et aktivt språk som forteller hvem som gjør hva. Bruk «du» og «vi» Der idealet tidligere var å skrive et nøytralt og upersonlig språk, har vi nå tatt innover oss hvordan vi kommuniserer muntlig. Vi skriver derfor direkte, og bruker «du» og «vi». Dette gjør vi nå konsekvent i NPE, og det skal vi fortsette med. Det aktive språket der vi sier hvem som skal gjøre hva, er velegnet til å lage konkrete og klare tekster. Unngå For at saken skal kunne behandles, må det fylles ut et søknadsskjema. Det bes derfor om at vedlagte skjema fylles ut og returneres oss så snart som mulig. Skriv heller For at vi skal kunne behandle saken, må du fylle ut et søknadsskjema. Vi ber derfor om at du fyller ut vedlagte skjema og returnerer det til oss så snart som mulig. Unngå også unødvendig bruk av «man» og «en» Ord som «man» og «en» bør du også unngå i tilfeller der du kan være mer konkret og bruke «du» eller andre mer konkrete uttrykk. Unngå Tann 25 ble trukket, og man tilpasset da bro fra tann 24 til 26. Skriv heller Tann 25 ble trukket, og tannlegen tilpasset da bro fra tann 24 til 26. 5

7 Unngå lange setninger Når vi fordyper oss i faglige problemstillinger, er det en fare for at vi også ender opp med en del lange og kompliserte setninger. Derfor er det viktig at vi deler opp setningene. Del opp setningene Sørg derfor for å dele opp de lange setningene dine hvis de er på over ord. Du trenger ikke telle ordene i hver eneste setning, men vær oppmerksom på setninger med masse oppramsing og mange innskutte leddsetninger Unngå Unntak fra denne hovedregelen vil kunne være de tilfeller hvor det er vanskelig å kommunisere med erstatningssøkeren, f.eks. fordi han eller hun ikke kan lese, skrive eller snakke, der erstatningssøkeren eller de pårørende ikke snakker norsk, eller hvor erstatningssøkeren har reduserte mentale evner, og dermed ikke kan ivareta sine interesser i tilstrekkelig grad. Skriv heller Unntak fra denne hovedregelen vil kunne være de tilfellene hvor det er vanskelig å kommunisere med erstatningssøkeren. I noen tilfeller kan for eksempel han eller hun ikke lese, skrive eller snakke. Et annet tilfelle kan være der erstatningssøkeren eller de pårørende ikke snakker norsk. Det kan også være at erstatningssøkeren har reduserte mentale evner og dermed ikke kan ivareta sine interesser i tilstrekkelig grad. Erstatningssøkeren kan ta kontakt med NPE hvis det foreligger opplysninger en mener er feilaktige, og som derfor bør rettes, eller hvis det foreligger nye opplysninger som supplerer informasjonen i saken, se personellopplysningsloven 27. Erstatningssøkeren kan ta kontakt med NPE hvis det foreligger opplysninger han eller hun mener er feilaktige, og som derfor bør rettes. Det gjelder også hvis det foreligger nye opplysninger som supplerer informasjonen i saken. Se personellopplysningsloven 27. 6

8 Bruk verb i stedet for substantiver Brukervennlige tekster er kjennetegnet ved at de er konkrete og handlingsrettede. For å få til det må vi bruke mye verb og ikke overlesse teksten med unødvendige substantiver. I byråkratisk skriving er det lang tradisjon for å bruke abstrakte substantivuttrykk i stedet for mer konkrete formuleringer med verb. Vær oppmerksom på endelsene -ing og -else Dersom teksten din inneholder mange ord som ender på -ing og -else, er sjansen stor for at teksten din er unødvendig substantivtung. Har du for eksempel skrevet at NPE skal «foreta en fornyet vurdering av rutiner», bør du vurdere om du heller kan skrive at vi skal «vurdere rutinene på ny». Unngå Etter vår mening er det imidlertid også for denne fasen av saksbehandlingen fortsatt potensial for reduksjon av dagens gjennomsnittlige saksbehandlingstid på 325 dager. Arbeidet i denne fasen innebærer oversendelse av søknadsskjemaet til innklaget behandlingssted for uttalelse og innhenting av dokumentasjon, samt innhenting av dokumentasjon fra eventuelle øvrige behandlingssteder erstatningssøkeren har vært til behandling for sin lidelse/skade. Skriv heller Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for denne fasen er nå 325 dager. Vi mener det er mulig å redusere den enda mer. Arbeidet i denne fasen innebærer at vi sender over søknadsskjemaet til det innklagede behandlingsstedet for å få en uttalelse og hente inn dokumentasjon. I tillegg henter vi inn dokumentasjon fra eventuelle andre behandlingssteder der erstatningssøkeren har vært til behandling for lidelsen/skaden sin. 7

9 Etterstilt pronomen og dobbelt bestemmelse I moderne norsk språk bruker vi som regel etterstilt eiendomspronomen og det som heter dobbelt bestemmelse. Konstruksjoner av typen «denne lov» og «disse bestemmelser» kalles for enkel bestemmelse og er et av de tydeligste sporene av dansk i norsk skriftspråk. Moderne norsk har dobbel bestemmelse som i «denne loven» og «disse bestemmelsene». Dobbel bestemmelse er mer i tråd med hvordan vi snakker. Det samme gjelder for etterstilt eiendomspronomen. Vi sier oftere "saken min" i stedet for "min sak". Når du bruker etterstilt eiendomspronomen og dobbel bestemmelse, får teksten et mer ledig og naturlig språk. Bruk etterstilt eiendomspronomen Unngå I vårt brev viser vi til søknadsskjemaet, som du finner på våre nettsider. Skriv heller I brevet vårt viser vi til søknadsskjemaet, som du finner på nettsidene våre. Bruk dobbel bestemmelse Unngå I den aktuelle sak anførte barnets advokat at barnet ville ha behov for hjelpeverge eller lignende til å administrere sin økonomi og koordinere det offentlige tilbud. Skriv heller I den aktuelle saken mente barnets advokat at barnet ville ha behov for hjelpeverge eller lignende til å administrere sin økonomi og koordinere det offentlige tilbudet. 8

10 Forklar fagbegreper Vi skal forklare fagbegreper første gangen de dukker opp i tekstene våre. Sett det presise fagbegrepet i parentes Ofte trenger du ikke å bruke faguttrykk, fordi det er en dekkende beskrivelse på vanlig norsk. Hvis du må bruke et medisinsk eller juridisk fagbegrep i en tekst som skal leses av en ikke-fagperson, skal du alltid bruke et mer allment forståelig begrep i den løpende teksten. Det presise fagbegrepet setter du i parentes. Unngå Nye CT-bilder viser betydelig økt feilstilling fra subluksasjon til luksasjon og lateral deviasjon på C1 og C2. Skriv heller Nye CT-bilder viser betydelig økt feilstilling i virvlene, fra delvis ute av stilling til helt ute av stilling, og avvik fra det normale på siden av halsvirvlene C1 og C2. Den ble du operert (med intubasjonsnarkose) for lateral halscyste med radikal halsglandeldisseksjon på høyre side ble du operert i narkose hvor kulen på siden av halsen og alle halskjertlene på høyre side ble fjernet (radikal halsglandeldisseksjon). 9

11 Bruk av komma Det er ikke alltid så lett å sette komma! Her kan du lese mer om hvordan du kan bli bedre på det. Sett inn flere komma Kommafeil er den vanligste skrivefeilen i NPE. Det skyldes ikke feilplassert komma, men manglende komma. Prøv derfor å bruke den enkle formelen nedenfor for å finne ut om setningen din skal ha komma. Setningen skal trolig ha komma hvis du kan svare ja på alle spørsmålene nedenfor. Føles det naturlig med en pause noe sted i setningen når du leser den høyt? Havner pausen rett foran et verb i nåtid eller fortid? Ser du ord som «hvis», «dersom», «at», «fordi», «som», «hvordan» og «hva» i setningen? I tillegg skal det alltid være komma foran «men», og i en del tilfeller foran «og». 10

12 Liten forbokstav på lover og sykdommer Her kan du lese mer om reglene knyttet til hvordan vi skriver navnet på lover og sykdommer. Liten forbokstav på lover og forskrifter I utgangspunktet gir ikke pasientskadeloven... Stor forbokstav om grunnleggende statsorgan Stortinget, Høyesterett Men liten forbokstav i sammensetninger: stortingsrepresentant, odelstingsproposisjon og høyesterettsdom. Liten forbokstav på navn på sykdommer Pasienten fikk diagnosen parkinsonisme. Hun utviklet også hepatitt C etter å ha fått en blodoverføring. I tillegg hadde hun hatt diabetes type 2 i flere år. Unntaket er når navnet på sykdommen begynner med et egennavn. Da skal du bruke stor forbokstav: Han hadde hatt Parkinsons sykdom i to år. Dessuten hadde han fått behandling for Crohns sykdom i lengre tid. Liten forbokstav på bakterier Hun ble smittet med stafylokokker på sykehuset. 11

13 Tall og datoer Her kan du lese mer om hvordan vi skriver tall og datoer i NPE. Store tall ordner vi i grupper på tre og tre siffer. Det skal ikke være punktum noe sted kroner Firesifrede tall kan også skrives sammen kroner I tabeller gjennomføres hovedregelen med å bruke mellomrom, fordi tallene da presenteres bedre i kolonner. Eksempel: «Vi utbetaler 1000 kroner i tillegg». Men i en tabell skriver vi Små tall skriver vi som regel med bokstaver. Vi regner tall til og med tolv som små tall. Skriv datoer på formelen DD.MM.ÅÅÅÅ Pasienten ble operert Vi bruker ikke "den" foran dato. 12

14 Forklar forkortelser Som hovedregel skal vi unngå å bruke mange forkortelser i en tekst. Der det er hensiktsmessig å bruke dem, er det viktig at vi forklarer dem. Forklar forkortelser første gang du bruker dem i teksten En hovedregel er at du skal bruke få forkortelser. Men hvis det er hensiktsmessig å bruke en forkortelse for å slippe å gjenta et langt navn flere ganger i teksten, kan du bruke forkortelsen. Da må du huske på å forklare forkortelsen første gangen du bruker den i teksten. Sjekk dessuten hva som er den offisielle forkortelsen, før du bruker den. Unngå Tapet kunne ikke dekkes direkte med hjemmel i Skl 3-4. Skriv heller Tapet kunne ikke dekkes direkte med hjemmel i skadeserstatningsloven (skl.)

15 Orddeling Orddelingsfeil oppstår når vi deler opp ord som egentlig skal skrives sammen. Orddeling Orddelingsfeil oppstår når vi deler opp ord som egentlig skal skrives sammen. Dette gjelder særlig såkalte sammensatte ord, ord som er satt sammen av to eller flere enkeltord. En grei huskeregel er at hvis du uttaler ordet som ett ord, skal det også skrives som ett ord. Du må derfor skrive «fastlegejournal», ikke «fastlege journal». Påvirkning fra engelsk kan være en årsak til at vi deler ord som ikke skal deles. Engelsk har andre regler for å skrive sammensatte ord. Det gjør at sammensatte ord som skrives som ett ord på norsk, ofte blir delt på engelsk. I tillegg blir vi lurt av stavekontrollen, siden mange sammensatte ord ikke er lagt inn i ordlisten i Word. Du får rød strek under en del sammensatte ord selv om de egentlig er skrevet korrekt. 14

16 Intern ordliste Her finner du en liste med ord som flere av oss bruker jevnlig, men som i dag oppleves som stive og gammeldagse. Ordene kan med fordel byttes ut med andre, mer moderne ord. Det er ord som er forbundet med byråkratisk og juridisk språk, og som i liten grad blir brukt i allmennspråket. Lista inneholder forslag til alternative ord og formuleringer for å få et ledig og klart språk. Unngå a konto Du har bedt om mer a konto, og vi har nå utbetalt kroner til kontoen din. Skriv heller forskudd, delutbetaling Du har bedt om mer forskudd, og vi har nå utbetalt kroner til kontoen din. adekvat Behandlingen har vært adekvat. dekkende, fullgod, samsvarende med Skriv om, der dette ikke passer. Behandlingen har vært i tråd med god medisinsk praksis. anføre, anførsler Du anfører at skaden skyldes operasjonen for grå stær. Du har kommet med følgende anførsler til den sakkyndige erklæringen... skrive, mene, vise til, nevne, hevde, kommentere Du skriver at skaden skyldes operasjonen for grå stær. Du har kommet med følgende kommentarer til den sakkyndige erklæringen... erstatningsrettslig vern Dette tapet har ikke erstatningsrettslig vern. Skriv om hele uttrykket, slik at meningen kommer fram. Dette tapet gir ikke rett til erstatning. finne å (i juridisk språk) ofte: kan, vil Vi finner å kunne overføre erstatningen til din klientkonto Vi vil overføre erstatningen til din klientkonto. 15

17 foreta Skriv om hele uttrykket som «foreta er brukt i, og bruk verb istedenfor foreta + substantiv. Vi vil foreta en gjennomgang av våre interne rutiner. Vi har på bakgrunn av nye opplysninger foretatt en ny vurdering av saken. Vi vil gå gjennom de interne rutinene våre. Vi har på bakgrunn av nye opplysninger vurdert saken på ny. hensynta Også rettspraksis ellers har eksempler på at foreldres lønnstap har vært hensyntatt. ta hensyn til, ta i betraktning Også rettspraksis ellers har eksempler på at det er tatt hensyn til foreldres lønnstap. herunder Fastlegen burde ha iverksatt andre tiltak, herunder bildediagnostikk og henvisning til spesialist. som, i den forbindelse, blant annet, inkludert, for eksempel Fastlegen burde ha satt i gang andre tiltak, som bildediagnostikk og henvisning til spesialist. hva gjelder NPE fatter et vedtak om erstatningens størrelse ved sakens avslutning, også hva gjelder poster som erstatningssøkeren måtte være enig i underveis. når det gjelder, som NPE fatter et vedtak om erstatningens størrelse ved sakens avslutning, også når det gjelder poster som erstatningssøkeren måtte være enig i underveis. i forhold til Det er korrekt å bruke dette uttrykket når det betyr «sammenlignet med». Det fremgår ikke av journalen om han har fått en diagnose i forhold til økt søvnbehov. sammenlignet med, som gjelder, med hensyn til, ut fra, i, til, knyttet til Det står ikke i journalen om han har fått en diagnose knyttet til økt søvnbehov. Vi har funnet grunnlag for å gjøre en del justeringer i forhold til de nye opplysningene. indikasjon Det var ikke indikasjon for inngrepet. Vi har funnet grunnlag for å gjøre en del justeringer ut fra de nye opplysningene. grunnlag for Det var ikke grunnlag for inngrepet. 16

18 kognitiv svikt Utredningen har vist at behandlingssvikten førte til kognitiv svikt. legge til grunn Vi legger til grunn at det ikke var grunnlag for operasjonen. Skriv konkret hva svikten består i og tilpass formuleringen til den aktuelle saken. Stryk det som ikke passer, eller legg til noe hvis det ikke står her. Utredningen har vist at behandlingssvikten førte til redusert evne til oppfatning/tenkning/ oppmerksomhet/hukommelse/problemløsning/ resonnering/språk/kommunikasjon (kognitiv svikt) mene, ta som utgangspunkt Vi mener at det ikke var grunnlag for operasjonen. leiring Vi mener at pasienten fikk en leiringsskade i venstre bein under operasjonen. liggestilling på operasjonsbordet Vi mener at pasienten fikk en nerveskade i venstre bein, som følge av liggestillingen på operasjonsbordet. pasient Advokaten uttalte i retten at pasienten ville få administrasjonsutgifter til hjelpeapparatet. erstatningssøker, bruker Advokaten uttalte i retten at erstatningssøkeren ville få administrasjonsutgifter til hjelpeapparatet. Når vi omtaler behandlingen erstatningssøkeren har fått, kan man likevel bruke ordet pasient. samt Dere har mottatt en kopi av behandlingsstedets uttalelse samt en kopi av sakkyndig vurdering. Det ble gjort en undersøkelse av pasienten. og, og dessuten, og i tillegg Dere har mottatt en kopi av behandlingsstedets uttalelse og en kopi av sakkyndig vurdering. således Dette vedtaket erstatter således det tidligere vedtaket i saken. derfor, med dette Dette vedtaket erstatter derfor det tidligere vedtaket i saken. utmåling Vi vil foreta en erstatningsutmåling i saken. beregning Vi vil beregne erstatningen i saken. vedrørende Vi finner å kunne dekke kravet ditt vedrørende erstatning for utgifter til transport. om, for, til, som gjelder Vi dekker kravet ditt om erstatning for utgifter til transport. 17

19 årsakssammenheng Dette er et nødvendig faguttrykk, men kan i noen tilfeller byttes ut med ordet «sammenheng». sammenheng med/mellom Det foreligger mest sannsynlig ikke årsakssammenheng mellom operasjonen og dine plager. Det er mest sannsynlig ikke sammenheng mellom operasjonen og plagene dine. 18