Slik skriver vi i NPE. en veileder i klart språk

Transkript

1 Slik skriver vi i NPE en veileder i klart språk 1

2

3 Forord Skriftlig kommunikasjon er den viktigste måten vi kommuniserer med omverdenen på. Hver dag går det ut mange brev til erstatningssøkere, pårørende og advokater. Vi skriver mange e-poster, både internt og eksternt. Vi har også mye skriftlig informasjon på nettsidene våre, i brosjyrer, i skjema og veiledere. Som offentlig etat er det viktig at mottakeren kan forstå innholdet i det vi skriver, uten å ha mye kunnskap om fagområdet vårt. Visjonen vår, pasienten i fokus, får derfor konsekvenser også for hvordan vi skriver. Det innebærer at brevene våre må ta hensyn til hvem erstatningssøkeren er, og hvilke forutsetninger han eller hun har for å forstå det vi skriver. Hvordan vi får til det, sier verdiene våre noe om. Vi skal være omtenksomme når vi skriver, og alltid huske på at vi skriver til levende mennesker som er personlig engasjert i sakene vi behandler. Vi skal videre være opplysende når vi skriver, og alltid skrive slik at brukeren kan forstå hva vi skriver uten å måtte støtte seg til en lege eller en advokat. Vårt kvalitetsbegrep «Raskt og riktig» gjelder også når vi skriver vi skal derfor skrive etterrettelig, klart og korrekt. Derfor leser du nå denne veilederen. Her finner du konkrete råd om hvordan du skal klare å ha brukeren i fokus når du skriver. Leserne skal forstå det du skriver og oppleve at vi har tatt hensyn til dem i saksbehandlingen vår. Målet er ikke at alle skal være fornøyde med utfallet av sakene, men at alle skal forstå hva som står i brevene våre, og hvorfor utfallet ble som det ble. Bruk veilederen aktivt når du skriver, og bruk den som rettesnor når du diskuterer språk med kollegaene dine. For det håper jeg denne veilederen kan bidra til: levende språkdiskusjoner som leder til gode og effektive tekster. God skriving! Rolf Gunnar Jørstad direktør 2

4 Innhold Hvorfor trenger vi en språkveileder? Tilpass teksten til den aktuelle leseren Sørg for at teksten er oversiktlig Skriv direkte til leseren din Unngå lange setninger Bruk verb i stedet for substantiver der du kan Unngå byråkratisk sjargong og moteord Forklar fagbegreper når det trengs Unngå de vanligste skrivefeilene Bruk den interne ordlista...27 Veilederen i kortversjon ni skrivetips

5 Hvorfor trenger vi en språkveileder? Vi har gjennom de siste årene jobbet mye med språket vårt. Vi har laget nye maler, jobbet med nettsidene våre og arrangert skrivekurs. Det har gitt resultater. Tekstene vi sender ut i dag, ser helt annerledes ut enn tekstene vi sendte ut for 5 10 år siden. klar tanke = klart språk 4

6 Veilederen skal sørge for at vi fortsetter å skrive klart og oppdatert Denne veilederen skal først og fremst sikre at vi fortsetter å skrive som vi har begynt å gjøre. Den beskriver noen av valgene som allerede er gjort i de nye brevmalene våre, her formulert som tydelige skriveråd. I tillegg er det tatt inn noen råd på bakgrunn av tekstene våre i dag. Ledelsen i NPE anbefaler alle ansatte å skrive i tråd med disse rådene. Veilederen skal bidra til god balanse mellom fagspråk og allment språk Veilederen skal ikke stå i veien for deg når du har bruk for å uttrykke deg faglig presist overfor andre fagfolk. Du kan fortsatt bruke de spesifikke fagbegrepene når du må, men du skal forklare eller unngå dem hvis det er grunn til det av hensyn til leseren. Veilederen skal sikre at vi skriver så effektivt som mulig Det er mye tid og penger å spare på gode tekster. Denne veilederen skal hjelpe deg til å skrive tekster som står på egne bein og ikke krever muntlige forklaringer i tillegg. Det sparer oss for ekstraarbeid, men det sparer også leserne for unødvendig frustrasjon. Når teksten treffer leseren på første forsøk og gir det som trengs av informasjon verken for mye eller for lite da har vi skrevet en god tekst. Ni råd som sørger for at vi har pasienten i fokus Her finner du ni råd som hjelper deg på veien mot tekster som tar hensyn til leserne og sørger for at vi følger både visjonen og verdiene våre også når vi skriver. Ved å følge rådene kommer du et godt stykke på vei mot målet vårt om å være omtenksomme, opplysende og kvalitetsbevisste. Helt til slutt i veilederen finner du en egen ordliste med utvalgte ord og anbefalte begreper og skrivemåter og dessuten en kortfattet oversikt over de ni skrivetipsene. 5

7 1. Tilpass teksten til den aktuelle leseren Når vi skriver som fagpersoner, tenker vi naturligvis fag og sørger for at det faglige innholdet er grundig og korrekt. Når du skriver i NPE, er dette likevel ikke nok. Du må også sørge for at måten du presenterer det faglige innholdet på, er forståelig for leseren. Tilpass teksten til hovedleseren din Tekstene vi skriver, har ofte flere lesere både fagpersoner og ikke-fagpersoner. I slike tilfeller må du tilpasse teksten til den av de aktuelle leserne som kan minst. I mange av vedtaksbrevene våre er det erstatningssøkeren som er hovedleseren, og da er det han eller hun vi må tilpasse teksten til, selv om også en advokat eller en lege skal lese teksten. I tillegg må du ha i tankene at tekstene våre i noen tilfeller kan bli lest av media eller andre uinnvidde lesere. Hva det helt konkret innebærer å tilpasse teksten i hvert enkelt avsnitt, setning og ord, kan du lese mer om i resten av rådene nedenfor. Når du skriver til andre fagfolk, må du også tilpasse teksten til leseren. Da er ikke utfordringen nødvendigvis å skrive forståelig nok, men å skrive på en måte som er tilpasset den aktuelle situasjonen, den aktuelle mottakeren og forholdet du har til mottakeren slik at budskapet blir mottatt slik du ønsker. Ha en vennlig og respektfull tone i teksten Hensynet til leseren krever at vi må være på vakt mot å bruke et språk som leseren kan oppfatte som arrogant eller avvisende. Vis at du har satt deg inn i erstatningssøkerens situasjon og har forståelse for hans eller hennes historie. 6

8 Vær derfor ikke redd for å bruke ord som uttrykker empati med erstatningssøkerens situasjon Videre har vi lagt til grunn at behandlingen har vært livsnødvendig, selv om pasienten dessverre døde som følge av komplikasjonene ved behandlingen. Sørg dessuten for å gi valg og alternativer der det er mulig Vi oppfordrer deg til å svare på spørsmålene i vedlagte spørreskjema, slik at vi kan komme i gang på en rask og enkel måte. Hvis du heller ønsker det, kan du lage en oppstilling over utgifter og tap på et eget ark Argumenter gjerne med leserens fordeler når du ber om noe Du kan bidra til å redusere saksbehandlingstiden ved å sende oss opplysningene så tidlig som mulig, og senest XX. Sørg ellers for å vise at NPE er interessert i dialog og samarbeid For å komme frem til riktig erstatningsbeløp er vi avhengige av å samarbeide med deg. Du må gjerne ta kontakt hvis du har spørsmål. 7

9 2. Sørg for at teksten er oversiktlig En effektiv tekst er kjennetegnet ved at den er oversiktlig og godt strukturert. Ha derfor et bevisst forhold til avsnittsinndeling, og lag avsnitt når du har passert 6 12 linjer. Lag avsnitt ved hjelp av linjeskift, ikke bruk innrykk. De viktigste virkemidlene for å lage oversiktlige tekster er en informativ hovedoverskrift, beskrivende mellomtitler og ryddige punktlister. Lag en informativ hovedoverskrift Det første leseren møter når han eller hun åpner konvolutten med et brev fra oss, er hovedoverskriften. Allerede der må vi derfor fortelle leseren noe vesentlig slik at det fra første stund er klart hva slags tekst leseren har med å gjøre. Det er i hovedoverskriften vi forteller hva leseren kan forvente å finne i teksten, og det er gjennom hovedoverskriften vi skaper førsteinntrykket av oss som avsender. Pass på å nevne sentrale ord som «svar» og «varsel» i hovedoverskriften Varsel om at kravet er meldt for sent Svar på søknad om erstatning 8

10 Lag beskrivende mellomtitler Alle tekster som er på over en halv A4-side, bør inneholde mellomtitler i fet skrift som sorterer innholdet. Mellomtitlene sørger for at leseren får oversikt over innholdet i teksten. Dermed blir det mulig å lete seg fram til enkelte tekstdeler. Når vi bruker mellomtitler, blir vi dessuten tvunget til å tenke gjennom hva slags tekstdeler som henger sammen med hverandre, og i hvilken rekkefølge vi skal presentere de enkelte tekstdelene. Formuler gjerne mellomtitlene som hele setninger. Det gir innholdsrike mellomtitler. De kan formuleres som påstander eller som spørsmål Hvem kan få dekket advokatutgifter? Saken avgjøres uten dokumentasjon fra behandlingsstedet I andre tilfeller kan det passe bedre å lage stikkordsmessige overskrifter som sier mer om funksjon enn om innhold. Lovgrunnlag Vedtak Om beregning av erstatningen 9

11 Lag gjerne et tredje overskriftsnivå Begrunnelsesdelen i brevene våre blir ofte lang. Da bør du vurdere å dele teksten opp i egne deler med mellomtitler som du markerer med understreking. Bruk punktlister til å skape oversikt I tilfeller når vi skal ramse opp mye informasjon, kan det være tydeliggjørende å sette opp en punktliste i stedet for å ramse opp informasjonen i løpende tekst. En god og ryddig punktliste inneholder punkter som er på samme språklige form ikke for mange punkter punkter med store forbokstaver bare når punktene er helsetninger 10

12 Her er noen eksempler på gode punktlister: De mest vanlige utgiftspostene i denne typen saker er pleie og omsorg bil og transport boligtilpasning egenandeler med mer I arbeidet har NPE forenklet språk i brevmaler gjennomført språkkurs for alle ansatte revidert informasjonstekster både på nett og på papir satt i gang en språkspalte på intranettet Personlige egenskaper Du er profesjonell, fleksibel og imøtekommende. Du har engasjement og initiativ. Du er selvstendig, strukturert og har gjennomføringsevne. 11

13 Her er et eksempel på et brev med god struktur: Vår referanse: xx Vår dato: xx.xx.xxxx xx xx Saksbehandler: xx Tlf: xx E-post: xx Svar på søknad om erstatning Erstatningssak: Pasient: Behandlingssted: xx xx xx Du krever erstatning for behandling av betennelse i høyre håndbak. Du mener at behandlingen har ført til lammelse i alle fem fingrene og smerter i håndleddet. På grunn av dette, kan du ikke bruke høyre hånd. Vedtak xx har krav på erstatning etter pasientskadeloven for forsinket operasjon med trykkavlastning på nerve. Dette medførte akutt utvikling av carpal tunnel syndrom, med påvirkning av håndfunksjonen. Sykehistorien i hovedtrekk Vi oppsummerer kort at du ble innlagt på sykehuset den med mistanke om akutt leddbetennelse (bakteriell artritt) i høyre håndledd. Ved ultralyd fant man væske i håndleddet som tydet på en byll (abscess). Den hadde du økende hevelse, smerter og rødhet. Byllen ble punktert og man startet opp med antibiotikabehandling. Den klaget du på at du var nummen i fingrene og at du ikke kunne bruke hånden. Da du ble undersøkt klinisk hadde du følsomhet i alle fingrene, men denne var sterkt redusert i 3. finger. Du skulle fortsette med antibiotika. Du kom tilbake den med smerter, hevelse og bevegelsessmerter i fingrene. Ved kontroll den klaget du på vedvarende nummenhet i 1., 2. og 3. finger og manglende førlighet mellom 1. og 2. finger. Du ble henvist til nevrolog. Nevrografi den viste klare funn som tydet på trykk på en følenerve (carpal tunnel syndrom). Nerven går gjennom en kanal på undersiden av håndleddet. Du ble operert med trykkavlastning på nerven den Medisinske vurderinger og kommentarer Du har mottatt kopi av behandlingsstedets uttalelse og kopi av sakkyndigvurderinger datert og , utarbeidet av John H. Williksen, spesialist i ortopedisk kirurgi. Vi forutsetter at du er kjent med disse, og gjengir derfor ikke innholdet. Du kommenterte behandlingsstedets uttalelse i brev datert Du skriver blant annet at punkteringen ikke ble utført korrekt. Du viser til at du ble stukket seks til syv ganger. Videre skriver du at du rett etter punkteringen merket at fingrene var slappe og følelsesløse. 12 I telefonsamtale opplyste du at du fremdeles hadde plager fra høyre hånd.

14 Vilkår for å få erstatning For å ha rett til erstatning må behandlingen være årsak til skaden som beskrives. I tillegg må skaden som hovedregel skyldes en svikt ved denne behandlingen. Med svikt mener vi at behandlingen ikke har vært i tråd med god medisinsk praksis. Det er ikke et krav at noen kan lastes for en slik svikt. Begrunnelse for vedtaket Skyldes skaden behandlingen? På bakgrunn av opplysningene i saken har vi kommet til at det mest sannsynlig er årsakssammenheng mellom punksjonen den og tilkommet akutt carpal tunnel syndrom med smerter og følelsestap i høyre hånd. Dette skyldes derfor behandlingen. Har det vært svikt i behandlingen? Det var medisinsk grunnlag for å punktere byllen den Vi viser til at det var viktig å få materiale til dyrkning på grunn av leddbetennelsen du hadde. Ut i fra beskrivelsen i journalen, er punksjonen mest sannsynlig utført i tråd med god medisinsk praksis. Vi viser til at det er beskrevet at det ble utført to stikk og at det ble trukket ut væske fra leddet. Etter kontrollen den burde man operert deg med trykkavlastning på nerven uten å vente på en nevrografi. Operasjonen ble derfor forsinket med tre måneder. Oppfølgingen har etter dette ikke vært i tråd med god medisinsk praksis. Forsinkelsen har mest sannsynlig ført til nerveskade (symptomatisk carpal tunnel syndrom), med nervesmerter og følelsestap med redusert håndfunksjon som følge. Mest sannsynlig vil plagene avta med tiden. Dette kan ta opp mot et års tid. Vi har derfor kommet til at vilkåret om at skaden må skyldes svikt, er oppfylt, og du har da rett til erstatning. Vi gjør oppmerksom på at du bare har rett til erstatning dersom tapet er på minst 5000 kroner. Lovgrunnlag Saken er avgjort etter pasientskadeloven 1 annet ledd, 2 første ledd bokstav a. Vedlagt følger et utdrag av pasientskadeloven. Klagemulighet Du kan klage på dette vedtaket. Klagen sendes til Norsk pasientskadeerstatning for vurdering. Dersom vi ikke finner grunn til å gjøre om vedtaket, sender vi klagen videre til Pasientskadenemnda som behandler klagene på vedtakene våre. Frist for å klage er tre uker fra du har mottatt dette brevet. Vi gjør oppmerksom på at saken ikke kan bringes inn for domstolene før Pasientskadenemnda har behandlet klagen. Om beregning av erstatningen For å komme frem til riktig erstatningsbeløp, er vi avhengige av et samarbeid med deg. Vi ber deg lese vedlagte veiledning om beregning av erstatning. Du finner nærmere informasjon om dette på nettsiden vår npe.no under punktet Pasient/Beregning av erstatning. 13

15 3.Skriv direkte til leseren din Et språktrekk som mer enn noe egner seg til å sette pasienten i fokus, er direkte henvendelse og såkalt aktivt språk. Motstykket kaller vi passiv, og passiv er et av de tydeligste kjennetegnene på klassisk, byråkratisk språk. Bruk «du» og «vi» Der idealet tidligere var å skrive et nøytralt og upersonlig språk, har vi nå tatt innover oss hvordan vi kommuniserer muntlig. Vi skriver derfor direkte til et «du» fra et «vi». Dette gjør vi nå konsekvent i NPE, og det skal vi fortsette med. Det aktive språket der vi angir hvem vi skriver til, og hvem som skal gjøre hva, er velegnet til å lage konkrete og klare tekster. Unngå For at saken skal kunne behandles, må det fylles ut et skademeldingsskjema. Det bes derfor om at vedlagte skjema fylles ut og returneres oss så snart som mulig. Skriv slik For at vi skal kunne behandle saken, må du fylle ut et skademeldingsskjema. Vi ber derfor om at du fyller ut vedlagte skjema og returnerer det til oss så snart som mulig. Unngå også unødvendig bruk av «man» og «en» Ord som «man» og «en» bør du også unngå i tilfeller der du kan være mer konkret og bruke «du» eller andre mer konkrete uttrykk Unngå Tann 25 ble trukket, og man tilpasset da bro fra tann 24 til 26. Skriv slik Tann 25 ble trukket, og tannlegen tilpasset da bro fra tann 24 til

16 Noen ganger er passiv det beste alternativet Selv om det beste som regel er å unngå det, finnes det tilfeller der det er greit å bruke passiv. Noen ganger kan passiv til og med være det beste alternativet. Det gjelder når det ikke er noe poeng hvem som utfører handlingen det er snakk om, eller når det er uinteressant hvem som utfører eller skal utføre handlingen. Menerstatning gis for tapt livskvalitet. Med betydelig menes at skaden må gi en medisinsk invaliditet på minst 15 prosent. 15

17 4. Unngå lange setninger Når vi fordyper oss i faglige problemstillinger, er det en fare for at vi også ender opp med en del lange og kompliserte setninger. Lange setninger er nyttige for å lage vanntette og fullstendige resonnement, men problemet med dem er at det kan bli vanskelig for leseren i den andre enden å dekode hva du mener. Faren for å miste tråden og ikke klare å lage en avslutning som henger sammen med innledningen, øker dessuten også når du passerer linje tre og fire. 16

18 Del opp setningene Sørg derfor for å dele opp de lange setningene dine hvis de er på over ord. Du trenger ikke telle ordene i hver eneste setning, men vær oppmerksom på setninger med masse oppramsing og mange innskutte leddsetninger. Unngå Unntak fra denne hovedregelen vil kunne være de tilfeller hvor det er vanskelig å kommunisere med erstatningssøkeren, f.eks. fordi han eller hun ikke kan lese, skrive eller snakke, der erstatningssøkeren eller de pårørende ikke snakker norsk, eller hvor erstatningssøkeren har reduserte mentale evner, og dermed ikke kan ivareta sine interesser i tilstrekkelig grad. Skriv slik Unntak fra denne hovedregelen vil kunne være de tilfellene hvor det er vanskelig å kommunisere med erstatningssøkeren. I noen tilfeller kan for eksempel han eller hun ikke lese, skrive eller snakke. Et annet tilfelle kan være der erstatningssøkeren eller de pårørende ikke snakker norsk. Det kan også være at erstatningssøkeren har reduserte mentale evner og dermed ikke kan ivareta sine interesser i tilstrekkelig grad. Erstatningssøkeren kan ta kontakt med NPE hvis det foreligger opplysninger en mener er feilaktige, og som derfor bør rettes, eller hvis det foreligger nye opplysninger som supplerer informasjonen i saken, se personellopplysningsloven 27. Erstatningssøkeren kan ta kontakt med NPE hvis det foreligger opplysninger han eller hun mener er feilaktige, og som derfor bør rettes. Det gjelder også hvis det foreligger nye opplysninger som supplerer informasjonen i saken. Se personellopplysningsloven

19 5. Bruk verb i stedet for substantiver der du kan Brukervennlige tekster er kjennetegnet ved at de er konkrete og handlingsrettede. For å få til det må vi bruke mye verb og ikke overlesse teksten med unødvendige substantiver. I byråkratisk skriving er det nemlig lang tradisjon for å bruke abstrakte substantivuttrykk i stedet for mer konkrete formuleringer med verb. Verb i stedet for substantiv! 18

20 Vær oppmerksom på endelsene -ing og -else Dersom teksten din inneholder mange ord som ender på -ing og -else, er sjansen stor for at teksten din er unødvendig substantivtung. Har du for eksempel skrevet at NPE skal «foreta en fornyet vurdering av rutiner», bør du vurdere om du heller kan skrive at vi skal «vurdere rutinene på ny». Unngå Etter vår mening er det imidlertid også for denne fasen av saksbehandlingen fortsatt potensial for reduksjon av dagens gjennomsnittlige saksbehandlingstid på 325 dager. Skriv slik Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for denne fasen er nå 325 dager. Vi mener det er mulig å redusere den enda mer. I tillegg er det tatt inn nye elementer for automatisering og effektivisering av tidligere manuelle rutiner I tillegg er det tatt inn nye elementer for å automatisere og effektivisere tidligere manuelle rutiner. Arbeidet i denne fasen innebærer oversendelse av skademeldingen til innklaget behandlingssted for uttalelse og innhenting av dokumentasjon, samt innhenting av dokumentasjon fra eventuelle øvrige behandlingssteder erstatningssøkeren har vært til behandling for sin lidelse/skade Arbeidet i denne fasen innebærer at vi sender over skademeldingen til det innklagede behandlingsstedet for å få en uttalelse og hente inn dokumentasjon. I tillegg henter vi inn dokumentasjon fra eventuelle andre behandlingssteder der erstatningssøkeren har vært til behandling for lidelsen/skaden sin 19

21 6. Unngå byråkratisk sjargong og moteord Det er vanlig i jobbsammenheng å kopiere andres skrivemåter og virksomhetens etablerte stil. Noen av formuleringene vi kopierer, bør vi likevel ikke videreføre enten fordi formuleringene eller betydningene ikke er like klare utenfor virksomheten, eller fordi formuleringene er utdaterte. Skriv heller «dette brevet» enn «dette brev» Konstruksjoner av typen «denne lov» og «disse bestemmelser» kalles for enkel bestemmelse og er et av de tydeligste sporene av dansk i norsk skriftspråk. Moderne norsk har såkalt dobbel bestemmelse som i «denne loven» og «disse bestemmelsene». Dobbel bestemmelse bidrar til å konkretisere språket, og det er i tråd med hvordan vi snakker. Vi bør derfor bruke det også når vi skriver. Unngå I den aktuelle sak anførte barnets advokat at barnet ville ha behov for hjelpeverge eller lignende til å administrere sin økonomi og koordinere det offentlige tilbud. Skriv slik I den aktuelle saken mente barnets advokat at barnet ville ha behov for hjelpeverge eller lignende til å administrere sin økonomi og koordinere det offentlige tilbudet. Også denne erstatning for framtidig tap skal utbetales som et engangsbeløp. Også denne erstatningen for framtidig tap skal utbetales som et engangsbeløp 20

22 Bruk «fokus» og «i forhold til» med forsiktighet Disse to uttrykkene er begge gode eksempler på moteord ord som er populære, og som det går inflasjon i. Det er i utgangspunktet ikke noe i veien med selve uttrykkene, og det går til og med an å se for seg en utvidet definisjon av ordene i framtida, men det er unødvendig å ty til ordene når det finnes andre og mer presise alternativer. Ordet «fokus» er greit i forbindelse med at noe «er i fokus», og når vi «fokuserer på» noe. I andre tilfeller bør vi unngå ordet. Uttrykket «i forhold til» kan du bruke når det betyr «sammenlignet med», ellers bør du unngå det. Unngå fokus Vi planlegger et prosjekt hvor vi ønsker å rette større fokus på innholdet i uttalelsene fra innklagede behandlingssteder. Skriv slik fokus Vi planlegger et prosjekt hvor vi ønsker å fokusere mer på innholdet i uttalelsene fra innklagede behandlingssteder. NPE har fortsatt høyt fokus på arbeidet med tiltak som kan redusere saksbehandlingstiden. NPE prioriterer fortsatt høyt arbeidet med tiltak som kan redusere saksbehandlingstiden. i forhold til I forhold til sosionomutgifter gir lagmannsretten noe senere i dommen uttrykk for følgende i forhold til Når det gjelder sosionomutgifter, gir lagmannsretten noe senere i dommen uttrykk for følgende Erstatningssøkerens advokat uttalte i retten at erstatningssøkeren ville få administrasjonsutgifter i forhold til hjelpeapparatet Erstatningssøkerens advokat uttalte i retten at erstatningssøkeren ville få administrasjonsutgifter til hjelpeapparatet. 21

23 7. Forklar fagbegreper når det trengs Den mest åpenbare fellen vi som fagpersoner kan gå i, er å bruke fagbegreper overfor ikke-fagpersoner, uten å forklare begrepene. Derfor har vi de senere årene etablert en praksis med å forklare slike begreper første gangen de dukker opp i tekstene våre. Konsekvensen kan bli at vi skriver lengre tekster enn tidligere, men det er ikke noe problem så lenge tekstene samtidig blir mer forståelige. 22

24 Sett det presise fagbegrepet i parentes Når du må bruke et medisinsk eller juridisk fagbegrep i en tekst som skal leses av en ikke-fagperson, skal du alltid bruke et mer allment forståelig begrep for det samme i den løpende teksten, og så plassere det presise fagbegrepet i parentes. Unngå Nye CT-bilder viser betydelig økt feilstilling fra subluksasjon til luksasjon og lateral deviasjon på C1 og C2. Skriv slik Nye CT-bilder viser betydelig økt feilstilling i virvlene, fra delvis ute av stilling (subluksasjon) til helt ute av stilling (luksasjon) og avvik fra det normale (lateral deviasjon) på siden av halsvirvlene C1 og C2. Den ble du operert (med intubasjonsnarkose) for lateral halscyste med radikal halsglandeldisseksjon på høyre side ble du operert i narkose hvor kulen på siden av halsen (lateral halscyste) og alle halskjertlene på høyre side ble fjernet (radikal halsglandeldisseksjon). Unngå juridiske floskler Der det er mulig uten at det går på bekostning av presisjonen, bør du unngå spesifikt juridiske formuleringer av typen «finner ikke å kunne» og «tilstå stønad». Blir det for mange slike formuleringer, skaper det en unødvendig avstand til leseren, som vanligvis ikke er fortrolig med denne typen formuleringer. Unngå Med bakgrunn i den dokumentasjon som foreligger, finner vi å kunne fremsette et forslag til erstatningsoppgjør i saken. Skriv slik På grunnlag av dokumentasjonen som foreligger, har vi et forslag til erstatningsoppgjør i saken. Videre er det tilstått grunnstønad med sats fire. Videre får du grunnstønad med sats fire. 23

25 8. Unngå de vanligste skrivefeilene Tekstene i NPE er preget av at de som skriver, er faglig sterke og kvalitetsbevisste. Det er ikke mange skjemmende skrivefeil i tekstene vi sender fra oss. Nedenfor finner du likevel noen få regler som en del av oss kan ha nytte av å friske opp. Sett inn flere komma Kommafeil er den vanligste skrivefeilen i NPE. Det skyldes ikke feilplassert komma, men manglende komma. Prøv derfor å bruke den enkle formelen nedenfor for å finne ut om setningen din skal ha komma. Setningen skal trolig ha komma hvis du kan svare ja på alle spørsmålene nedenfor. Føles det naturlig med en pause noe sted i setningen når du leser den høyt? Havner pausen rett foran et verb i nåtid eller fortid? Ser du ord som «hvis», «dersom», «at», «fordi», «som», «hvordan» og «hva» i setningen? I tillegg skal det alltid være komma foran «men», og i en del tilfeller foran «og». Skriv navn på lover og forskrifter med liten forbokstav Det er i utgangspunktet slik at pasientskadeloven ikke anses å gi [ ] Skriv navn på sykdommer med liten forbokstav Pasienten fikk diagnosen parkinsonisme. Hun utviklet også hepatitt C etter å ha fått en blodoverføring. I tillegg hadde hun hatt diabetes type 2 i flere år. 24

26 Unntaket er når navnet på sykdommen begynner med et egennavn. Da skal du bruke stor forbokstav Han hadde hatt Parkinsons sykdom i to år. Dessuten hadde han fått behandling for Crohns sykdom i lengre tid. Skriv navn på bakterier med liten forbokstav Hun ble smittet med stafylokokker på sykehuset. Skriv tall uten punktum Erstatning for utgifter til hjelp, pleie og omsorg fastsettes til kr Skriv datoer på formelen DD.MM.ÅÅÅÅ Pasienten ble operert Hun ble utskrevet fra sykehuset Forklar forkortelser første gang du bruker dem i teksten En hovedregel er at du skal bruke få forkortelser. Men hvis det er hensiktsmessig å bruke en forkortelse for å slippe å gjenta et langt navn, kan du bruke forkortelsen. Da må du huske på å forklare forkortelsen første gangen du bruker den i teksten. Sjekk dessuten hva som er den offisielle forkortelsen, før du bruker den. Unngå Tapet kunne ikke dekkes direkte med hjemmel i Skl 3-4. Skriv slik Tapet kunne ikke dekkes direkte med hjemmel i skadeserstatningsloven (skl.)

27 Orddeling Orddelingsfeil (egentlig særskrivingsfeil) oppstår når vi deler opp ord som egentlig skal skrives sammen. Dette gjelder særlig såkalte sammensatte ord, ord som er satt sammen av to eller flere enkeltord. En grei huskeregel er at hvis du uttaler ordet som ett ord, skal det også skrives som ett ord. Du må derfor skrive «fastlegejournal», ikke «fastlege journal». Påvirkning fra engelsk kan være en årsak til at vi deler ord som ikke skal deles. Engelsk har andre regler for å skrive sammensatte ord. Det gjør at sammensatte ord som skrives som ett ord på norsk, ofte blir delt på engelsk. I tillegg blir vi lurt av stavekontrollen, siden mange sammensatte ord ikke er lagt inn i ordlisten i Word. Du får rød strek under en del sammensatte ord selv om de egentlig er skrevet korrekt. Mer informasjon? Nyttig hjelp på nettet Du finner mer informasjon om skriveregler og annet på disse nettsidene:

28 9. Bruk den interne ordlista Nedenfor finner du en liste med ord som flere av oss bruker jevnlig, men som kan skape en unødig avstand til leserne våre. Det er ord som er forbundet med byråkratisk og juridisk språk, og som i liten grad blir brukt i allmennspråket. Lista er ikke ment som en absolutt forbudsliste. Den er ment som en påminning om ord som bidrar til unødvendig tungt språk og inneholder forslag til alternative ord og formuleringer. Det er med ordlister som med maler du kan ikke følge dem blindt. Du må alltid vurdere kritisk hvilke ord og formuleringer du skal bruke, ut fra hvem du skriver til, hva du skriver om, og hva du vil oppnå. Lista er ikke fullstendig og blir oppdatert fortløpende. 27

29 Prøv å unngå anføre Du anfører at skaden skyldes operasjonen for grå stær. Erstatningssøkerens advokat anfører imidlertid at erstatningssøkeren har et stort behov for bistand til alle dagliglivets gjøremål fokus Det er korrekt å skrive at du «har noe i fokus» eller «fokuserer på» noe. Men ordet betyr «brennpunkt» eller «midtpunkt», og da blir det feil å skrive for eksempel «høyt/bredt/stort fokus». Skriv heller skrive, mene, vise til, nevne, hevde, argumentere Du skriver at skaden skyldes operasjonen for grå stær. Erstatningssøkerens advokat mener imidlertid at erstatningssøkeren har et stort behov for bistand til alle dagliglivets gjøremål. prioritere, ha oppmerksomhet på, legge vekt på, jobbe/arbeide med NPE har fortsatt høyt fokus på arbeidet med tiltaket. NPE prioriterer fortsatt å arbeide med tiltaket. Vi har over lengre tid hatt sterkt fokus på å bygge opp kapasiteten på dette området. Vi har over lengre tid arbeidet med å bygge opp kapasiteten på dette området. foreta Ordet er uproblematisk i seg selv, men blir ofte brukt i unødvendige substantiveringer av typen «å foreta intervjuing» i stedet for «å intervjue». Derfor bør vi ofte finne alternative formuleringer. Skriv om hele uttrykket som «foreta er brukt i, og bruk et mer verbalt språk. Vi vil foreta en gjennomgang av våre interne rutiner. Vi vil gå gjennom de interne rutinene våre. Vi har på bakgrunn av nye opplysninger foretatt en ny vurdering av saken. Vi har på bakgrunn av nye opplysninger vurdert saken på ny. 28 Ordlista fortsetter på neste side

30 Prøv å unngå finne å (i juridisk språk) Vi finner å kunne overføre erstatningen til din klientkonto. Skriv heller Ofte: kunne, ville, finne grunnlag for Vi kan overføre erstatningen til din klientkonto. Vi har på bakgrunn av nye opplysninger foretatt en ny vurdering av saken og funnet å kunne endre vårt tidligere vedtak. Vi har på bakgrunn av nye opplysninger vurdert saken på ny og funnet grunnlag for å endre vårt tidligere vedtak. hensynta Også rettspraksis ellers har eksempler på at foreldres lønnstap har vært hensyntatt. ta hensyn til, ta i betraktning Også rettspraksis ellers har eksempler på at det er tatt hensyn til foreldres lønnstap. herunder Fastlegen burde ha iverksatt andre tiltak, herunder bildediagnostikk og henvisning til spesialist. som, i den forbindelse, blant annet, inkludert, for eksempel Fastlegen burde ha satt i gang andre tiltak, som bildediagnostikk og henvisning til spesialist. hva gjelder når det gjelder, som NPE må formelt treffe et vedtak om erstatningens størrelse ved sakens avslutning, også hva gjelder erstatningsposter som erstatningssøkeren måtte være enig i underveis. NPE må formelt treffe et vedtak om erstatningens størrelse ved sakens avslutning, også når det gjelder erstatningsposter som erstatningssøkeren måtte være enig i underveis. Du har fått delvis medhold i kravet ditt (hva gjelder skade i armen). Du har fått delvis medhold i kravet ditt (som gjelder skade i armen). Ordlista fortsetter på neste side 29

31 Prøv å unngå i forhold til Skriv heller sammenlignet med, som gjelder, med hensyn til, ut fra, i, til, knyttet til Det er korrekt å bruke dette uttrykket når det betyr «sammenlignet med». Det fremgår ikke av journalen om han har fått en diagnose i forhold til økt søvnbehov. Det står ikke i journalen om han har fått en diagnose knyttet til økt søvnbehov. Vi har funnet grunnlag for å gjøre en del justeringer i forhold til de nye opplysningene. Vi har funnet grunnlag for å gjøre en del justeringer ut fra de nye opplysningene. indikasjon grunnlag for Dette ordet skal vi ikke bruke i NPE. Det var ikke indikasjon for inngrepet Det var ikke grunnlag for inngrepet. pasient erstatningssøker, bruker Vi ønsker å erstatte ordet pasient med erstatningssøker eller bruker, fordi de som søker om erstatning er ikke pasienter hos oss. Pasientens advokat uttalte i retten at pasienten ville få administrasjonsutgifter til hjelpeapparatet. Erstatningssøkerens advokat uttalte i retten at erstatningssøkeren ville få administrasjonsutgifter til hjelpeapparatet. Når vi omtaler behandlingen erstatningssøkeren har fått, kan man likevel bruke ordet pasient. Det ble gjort en undersøkelse av pasienten. 30 Ordlista fortsetter på neste side

32 Prøv å unngå samt Skriv heller og, og dessuten, og i tillegg Ordet er greit nok i seg selv, men kan i mange tilfeller byttes ut med «og», «og dessuten» eller «og i tillegg». (Det skal for øvrig ikke være komma før samt.) Det ble gjort en forsvarlig undersøkelse av pasienten, samt en EKG-undersøkelse (fredag). Det ble gjort en forsvarlig undersøkelse av pasienten og i tillegg en EKGunder-søkelse (fredag). Dere har mottatt en kopi av behandlingsstedets uttalelse samt en kopi av sakkyndig vurdering datert således Dette vedtaket erstatter således det tidligere vedtaket i saken. Dere har mottatt en kopi av behandlingsstedets uttalelse og en kopi av sakkyndig vurdering datert derfor, med dette, dermed Dette vedtaket erstatter derfor det tidligere vedtaket i saken. utmåling beregning Dette ordet skal vi ikke bruke i NPE. Vi vil foreta en erstatningsutmåling i saken. Vi vil beregne erstatningen i saken. vedrørende Vi finner å kunne dekke ditt krav vedrørende erstatning for utgifter til transport. årsakssammenheng om, for, til, som gjelder Vi dekker ditt krav om erstatning for utgifter til transport. sammenheng med/mellom Dette er et nødvendig faguttrykk, men kan i noen tilfeller byttes ut med ordet «sammenheng». Det foreligger mest sannsynlig ikke årsakssammenheng mellom operasjonen og dine plager. Det er mest sannsynlig ikke sammenheng mellom operasjonen og plagene dine. 31

33 Veilederen i kortversjon ni skrivetips 1. Tilpass teksten til den aktuelle leseren 2. Sørg for at teksten er oversiktlig 3. Skriv direkte til leseren din 4. Unngå lange setninger 5. Bruk verb i stedet for substantiver der du kan 6. Unngå byråkratisk sjargong og moteord 7. Forklar fagbegreper når det trengs 8. Unngå de vanligste skrivefeilene 9. Bruk den interne ordlista 32

34 33