Hvordan skrive (og få) bedre e-poster?

Transkript

1 Hvordan skrive (og få) bedre e-poster?

2 Hvem er jeg? Christine Calvert Studieleder på Norges Kreativ Høyskole 25 års erfaring som skribent Forfatter av Skriv så det selger og Skriv for nettet kort og godt side 2

3 Dere aner ikke hvor heldige dere er side 3

4 Det ene unike USP Unique Selling Proposition side 4

5 Hva betyr USP for meg? Si én ting om gangen! Ikke minst i en e-post og, for eksempel, på en presentasjonsfoil, brosjyre eller nettside: side 5

6 Å vekke oppmerksomhet AIDA Attention Interest Desire Action side 6

7 Hvordan gjøre en e-post mer leservennlig Vi vet fra eyetracking-undersøkelser at de fleste brukere skanner sider. Hvordan kan vi så tilrettelegge for skanning? side 7

8 Brukervennlighet Bruk kulepunkter Bruk halvfete triggerord side 8

9 Eksempel Her er fokus på utviklingen innenfor nye konsepter og metoder for operativ planlegging, operative løsninger for kommando og kontroll, ledelse og gjennomføring av operasjoner. Dette inkluderer hovedkvartersprosesser og den generelle utviklingen innen informasjonsoperasjoner, psykologiske operasjoner, strategisk kommunikasjon, spesialoperasjoner, og CIMIC. HL PSYOPS forvalter i tillegg høgskolens fagansvar for psykologiske operasjoner i Forsvaret og leder Forsvarets PSYOPS Enhet (FPOE). side 9

10 Eksempel Her er fokus på utviklingen innenfor nye konsepter og metoder for operativ planlegging, operative løsninger for kommando og kontroll, ledelse og gjennomføring av operasjoner. Dette inkluderer hovedkvartersprosesser og den generelle utviklingen innen: informasjonsoperasjoner psykologiske operasjoner strategisk kommunikasjon spesialoperasjoner CIMIC HL PSYOPS forvalter i tillegg høgskolens fagansvar for psykologiske operasjoner i Forsvaret og leder Forsvarets PSYOPS Enhet (FPOE). side 10

11 Avsnitt Avsnitt skal inneholde to tre linjer. Den bærende ideen kan gjerne fremheves i halvfet. side 11

12 Hvordan bør teksten din ellers se ut? Unngå blokkbokstaver. De er MYE VANSKELIGERE Å LESE. I tillegg er det vanlig nettikette å unngå blokkbokstaver, fordi det tilsvarer skriking. Farger: Sort tekst på lys bakgrunn er lettest å lese. Bruk aldri understreking på normal tekst. Understreking er forbeholdt lenker. Unngå for mye halvfet tekst/for mange nøkkelord. Unngå kursiv. side 12

13 Skriveregler

14 1. Skriv enkelt, klart og tydelig Jo enklere språk du bruker, desto lettere er det å forstå teksten. Utviklings- og kompetanseetaten skal på vegne av Byrådsavdeling for finans og utvikling tilrettelegge for at virksomhetene i Oslo kommune oppfyller lov- og avtaleverket innen mangfold og likestilling. Utviklings- og kompetanseetaten skal bidra til mangfold og likestilling i Oslo kommune. side 14

15 2. Skriv kort Prøv å korte mengden informasjon ned til det som er nødvendig og tilstrekkelig: Døra skal sjekkes i dag. Jeg er klar over at døra er noe sliten, vi har ofte reparasjon og justering på den, så en utskifting vurderes. Jeg mener ikke å være flåsete; De som skulle få belastninger i armer og skuldre pga denne døra, bør vurdere om det kan være lurt å begynne å trene. Døra skal sjekkes i dag, og vi vurderer å skifte den ut. side 15

16 3. Kom til poenget Det viktigste i en e-post må stå først. Ofte blir en tekst bedre hvis du stryker litt: Hvis du arbeider med kommunikasjon mellom mennesker, har du noe å hente i Kommunikasjonsforeningen. Kommunikasjonsforeningen er et faglig fellesskap, åpent for deg som arbeider med kommunikasjon. side 16

17 4. Skriv korrekt Unngå: Skrivefeil og grammatikalske feil Faglige feil Sett av tid til kvalitetssikring av e-posten. side 17

18 5. Skriv til én person Skriv direkte til du og deg fra vi og oss. Eksempler fra skolen min: Har noen der ute sett den røde tralla?? Har du sett en ikke særlig pen rød kort/liten aluminiumstige på din vei? side 18

19 Persona et eksempel fra et sykehus Forklaring ventetider Forventet ventetid uttrykker behandlingsstedenes skjønnsmessige vurdering av hvor lang tid de lavest prioriterte pasientene maksimalt kommer til å vente på utredning, behandling eller innleggelse. Ventetiden oppgis i antall uker. At pasienter er høyt eller lavt prioritert betyr at sykehuset har vurdert hvor raskt pasienten trenger undersøkelse eller behandling. Pasientene som er alvorlig syke stiller først i køen. side 19

20 Mitt forslag Hvorfor er det ventetider? Pasienter som er alvorlig syke stiller først i køen. Derfor kan det hende at du må vente på utredning, behandling eller innleggelse. I så fall får du beskjed fra oss om hvor mange uker du må vente. side 20

21 6. Hva hvis du er forbanna??! Vent med å sende e-posten Få noen andre til å lese den Eller sende den til deg selv! side 21

22 E-post-regler

23 Titler og emnefelt E-post-regel 1: Titler må være tydelige og lette å forstå. Spørsmål vekker interesse og er en psykologisk trigger. Skriv NY tekst i emnefeltet når du bytter emne! side 23

24 Titler og emnefelt et tips som har gjort livet mitt lettere Husk at du i Outlook kan åpne en e-post, endre teksten i emnefeltet og lagre ny tekst! side 24

25 Emnefeltet det verste jeg vet Hei! Eller at det ikke står noe side 25

26 Med kopi med kopi med kopi E-post-regel 2: Hvis du er på kopilista, er det ikke forventet at du skal gjøre noe. Kanskje lurt å lage en regel som sender all CC: i en egen mappe? Jeg vil gjerne vise at jeg gjør jobben min Husk at når du selv kopierer noen, må du ikke skrive en beskjed til henne i e-posten! Vær tydelig på at du fra nå vil bli strengere! Kopi med kopi med kopi er også ansvarsfraskrivelse! Kan status eller oppdatering være et alternativ? side 26

27 Når du skal spørre om noe E-post-regel 3: Spør bare om én ting pr. e- post! Hvis du må spørre om to ting, skriv: Nå skal jeg spørre deg om to ting: AA og BB. Først til AA: Kan du? Antakeligvis får du bare svar på det første likevel side 27

28 BCC: E-post-regel 4: Hvis du må sende til mange på én gang, bruk blindkopi-feltet (konfidensialitet). Men vær ellers forsiktig med hvordan du bruker blindkopi. side 28

29 Hvis du ikke kan svare med én gang Kjære Jørgen. Takk for innspill! Jeg har lagt inn i min plan at jeg leser gjennom og gir deg tilbakemelding innen 20. juni. Vennlig hilsen Christine Og så kan du legge det inn i kalenderen din? Eller lista? side 29

30 Fravær (dagens mest provoserende foil?) Ferier: Skriv en tydelig melding: Jeg er på ferie. Alle e-poster datert før 20. juli vil bli SLETTET uten å bli lest. Vennligst send på nytt ETTER 25. juli hvis det er viktig. Det handler om ansvar. side 30

31 Til slutt Lykke til! E-post er gøy!! side 31