Regler for og råd vedr. bruk av e-post ved NIH

Transkript

1 Regler for og råd vedr. bruk av e-post ved NIH E-post har gjort det enklere for oss å kommunisere med hverandre. I mange tilfeller er det et meget hensiktsmessig kommunikasjonsmiddel fordi det gir mulighet for: å kommunisere fort, billig og enkelt å kommunisere uavhengig av tid og rom å ha flere ærender/saker på gang parallelt å sende ut til mange mottakere samtidig. Men det er også negative aspekter. Man må derfor alltid overveie om e-post faktisk er den beste måte å kommunisere på. I noen tilfeller er (telefon)samtalen et bedre alternativ, i andre tilfeller Innersvingen/hjemmesiden - eller kanskje et brev. En svensk doktoravhandling har sett på e-postens ulemper som arbeidsredskap, se evt. som inneholder en sammenfatning av avhandlingen. I avhandlingen peker forfatteren bl.a. på at e-post kan være en tidsrøver og en stressfaktor. Vi blir til tider bombardert med informasjon hvorav ikke alt er like relevant. Vi føler at vi bør lese og svare på e- posten umiddelbart. Vi blir kontinuerlig avbrutt av meddelelser om nye e-post i innboksen. Osv. Alene av den grunn bør man alltid vurdere om det er strengt nødvendig at sende enda en e-post. Doktoravhandlingen lister opp en rekke tilfeller hvor e-post absolutt ikke er egnet som kommunikasjonsmiddel, herunder: i personalsaker i forbindelse med konflikter og i det hele tatt når man er irritert eller sint på mottakeren såfremt man vil viderebringe veldig viktig, vanskelig eller meget omfattende informasjon hvis man ønsker umiddelbar svar eller handling hvis man ønsker å etablere en dialog. I samenheng med det siste punktet er det viktig å huske på at en e-post er endimensjonal (og enveiskommunikasjon). Det er bare tekst. I forhold til en telefonsamtale og i enda høyere grad en ansikt til ansikt samtale får du ikke med den informasjon som ligger i for eksempel tonefall og ansiktsuttrykk. Mye arbeidstid kan brukes på å sende e-post fram og tilbake, fordi mottaker og avsender misforstår hverandre eller fordi svarene ikke er klare nok. I slike tilfeller vil en (telefon)samtale eller et møte hvor begge umiddelbart kan reagere ofte være en bedre løsning. Uansett: Fornuftig bruk av e-post kan både effektivisere saksbehandlingen og øke samarbeidet. Med dette utgangspunktet er formålet med dette dokumentet å presentere anbefalinger for bruk av e- post. Direktøren ber således om at følgende regler og råd legges til grunn når det sendes e-post: Regler for bruk: Det skal ikke sendes sensitive personopplysninger eller annet sensitivt/fortrolig materiale med elektronisk post. Det er spesielt viktig at sensitive personopplysninger eller annen taushetsbelagt/følsom informasjon ikke kommer på avveie/i gale hender. Sensitive personopplysninger er opplysninger om f.eks. helseforhold, seksuelle forhold og etnisk bakgrunn (se personopplysningsloven). Eksempel på annen følsom informasjon er; vurderinger knyttet til personlig egnethet og kvalifikasjoner i tilsettingssaker, personnummer og bankkontonummer og informasjon i forbindelse med personalsaker. Sensitive og taushetsbelagt/følsom informasjon skal ikke sendes elektronisk E-post som inneholder sensitive eller følsom informasjon som en mottar eksternt skal ikke distribueres videre, kommenteres eller besvares. Hvis du mottar e-post med sensitivt/følsom 1

2 eller taushetsbelagt materiale, skal meldingen raskest mulig skrives ut (og evt. registreres som sak i Ephorte). Opprinnelig melding (og evt. kopier av denne) skal slettes. I Outlook er det mange som sender dokumenter eller gir informasjon i møteinnkallingen. Dersom du har delt kalenderen vil andre kunne lese dette. Det er derfor svært viktig at sensitiv, taushetsbelagt eller følsom informasjon ikke omtales i møteinnkalling. Bruk vanlig brev sendt pr. post. Privat bruk av din NIH e-post adresse skal begrenses. Din NIH e-post adresse er et arbeidsverktøy. Privat e-post skal ikke fylle opp NIHs lagerkapasitet og privat e-post skal ikke være skyld i sikkerhetsbrister (pga. virus eller lignende). Det er lov å sende og motta privat e-post, men privat e-post skal alltid slettes når du har lest eller videresendt til egen privat e-post adresse. Husk også å slette privat e-post som du har sendt. Det er ikke tillatt å bruke NIHs e-postsystem til å sende ut e-post der en har private, ikke arbeidsrelaterte interesser i forhold til innholdet. Eksempler på innhold som ikke er tillatt er: o E-post om hybel til leie, tilbud på treningstøy, sykkel gis bort osv. o E-post med oppfordringer om å delta i ideelt arbeid, støtteaksjoner, veldedighet eller lignende. Hvis det er informasjon du mener det er viktig å få sendt ut til alle ved NIH, skal du kontakte informasjonssjefen eller webredaktør slik at de kan legge ut informasjon på Innersvingen. Det er ikke lov å bruke sin NIH e-post adresse som kontaktadresse i forbindelse med privat virksomhet. Reglen gjelder for eksempel hvis du har et sidegjøremål i en bedrift eller lignende. Andre eksempler er frivillig organisasjons-/foreningsarbeid, dugnader etc. Hvis du bruker din NIH e-post adresse i slik sammenheng, vil mottakeren feilaktig få det inntrykk at henvendelsen er relatert til NIH og at høgskolen går god for virksomheten. Det er ikke ønskelig. Det er ikke tillatt å videresende kjedebrev eller (falske) virusadvarsler. Denne type e-post er å betrakte som spam. Det øker trafikken på Internett, tar opp plass på e- posttjenere rundt i verden og er bare til irritasjon for mottakerne. På internett har det i mange år versert ganske mange advarsler om forskjellige virus som spres via e-post. Disse er som regel falske advarsler. Spre ikke slike meldinger til flere personer med mindre du er 100% sikker på at de er autentiske. Vedlegg til e-post skal ikke åpnes, med mindre forsendelsen kommer fra en avsender det er rimelig å forvente ønsker saklig kontakt med deg eller NIH. Vedlegg kan inneholde virus og lignende. Vær derfor kritisk til vedlegg du mottar, særlig fra ukjente personer eller hvis du ikke spesielt har bedt om å få filen. Rydd opp i e-postboksen din jevnlig både innboks og sendte elementer. Lagr e-post du har behov for i personlige mapper og arkiver egnet e-post/vedlegg i ephorte. E-post er først forsvarlig slettet når de er slettet fra e-postsystemets søppelkasse. Alternativt kan du trykke >shift< >delete< slik at e-posten slettes helt umiddelbart. 2

3 Bruk ikke Outlook som arkivsystem. Vi har Ephorte. 3

4 Råd for bruk Bruk alltid emnefeltet til å gi meldingen en kort, men informativ overskrift. Det gjør det lettere for mottakeren å beholde et visst overblikk over mottatt e-post og finne fram til e-posten igjen. Å motta epost uten emne oppleves som irriterende. Innboksens forhåndsvisning bør ikke benyttes. Du bør slå automatisk forhåndsvisning og visningsruter av. Disse finner du under Vis i innboksen. Hvis du bruker forhåndsvisning, kan det medføre at andre får uønsket innsyn i e-post når de besøker deg på kontoret. Verre er imidlertid at visse virus aktiveres via forhåndsvisningen. Gjør det til en vane alltid å lese gjennom hele meldingen før du sender den. Det er en tendens til at vi slurver med e-post (skrivefeil, feil vedlegg, feil adressat osv.). Det skaper irritasjon hos mottaker, oppfattes som uprofesjonelt og kan ha meget uheldige konsekvenser (hvis for eksempel et vedlegg sendes til feil mottaker). Derfor, før du sender e-posten: Sjekk for skrivefeil; sjekk at vedlegget er korrekt; sjekk at adressaten er korrekt osv. Selv om det tar litt ekstra tid, kan det i praksis spare deg for enda mer tid i etterkant. Bruk vanlig folkeskikk når du skriver en melding. E-post er ikke noe mindre alvorlig enn annen post, så ikke tro at du kan sende hva som helst og unnskylde deg med: Det er jo bare e-post. Husk at e-postmeldinger er evige og bør tåle dagens lys uansett sammenheng. Forutsett at alle e-poster du sender vil bli sendt videre. Ville du satt innholdet på et stykke papir? Kunne du forsvart innholdet i et åpent rom? Send e-post som ren tekst, dvs. uten bilder, flotte fonter og farger. E-post er ment som rent tekstlig medium uten bilder, flotte fonter og farger. Noen mottakere har vanskelig ved å lese fancy e-post, og især bilder fører til at e-posten kan ta lang tid å laste. Dessuten krever slike e-post mye mer lagringskapasitet. Ikke send e-post til veldig mange personer samtidig. Hvis du skriver noe som du tror veldig mange vil ha interesse av, bruk Innersvingen. Det å sende e-post til svært mange personer samtidig er ansett som en uting, og desto flere personer du sender til, desto mindre blir sannsynligheten for at alle mottakerne er interessert i det du skriver. Hvis det er nødvendig at du sender e-post til mange personer samtidig bør du bruke blindkopi for å unngå spredning av mottakernes e-postadresser. Blindkopi gjør at mottakerne ikke kan se hvem du for øvrig har sendt e-posten til. Du finner Blindkopi under Vis ( Felt for blindkopi ). Begrens bruk av videresend og svar på svar på svar Husk å kontrollere hva du videresender. Det finnes eksempler hvor avsender har videresendt dokumenter, korrespondanser eller deler av slike som mottaker ikke skulle hatt tilgang til. Det kan få meget uheldige konsekvenser. Risikoen for at noe slik skjer er spesielt stor i forbindelse med lange kjeder av svar. Det er lett å glemme hva som står i den første e-posten i kjeden. 4

5 Begrens bruk av Svar til alle og kopi til. Tenk etter om meldingen er relevant for alle mottakerne. Ha som regel at du bare svarer til avsender. Å motta unødvendige e-post oppleves som irriterende. Ikke send kopier for å involvere overordnet eller vise hvor flink, informativ, produktiv e.l du er. Husk at Kopifeltet skal brukes til dem som bare skal ha en orientering. Ikke send store filer som vedlegg til flere personer. Dette kan bruke utrolig mye plass på mottakernes e-postservere, og kan i verste fall gjøre hele e-posttjenesten utilgjengelig. Dette gjelder især hvis du sender filmsnutter eller bilder. Mange offentlige og private institusjoner/virksomheter avviser epost på over 5 MB. Kan mottakeren lese vedleggene dine? Hvis du først skal sende vedlegg, er det viktig å sjekke at mottakeren har programvare som gjør at han klarer å lese vedlegget. Sjekk også om vedkommende har samme versjon av programvaren som deg. Problemet er størst dersom du har bilder og grafiske elementer i dokumentet ditt. Dette er selvsagt kun et potensielt problem når du sender e-post eksternt. Hvis mottakeren ikke kan lese vedlegget ditt, kan du sende dokumentet som PDF-fil. Konverteringen til PDF gjøres ved at du sender ditt dokument til Trykkeriet via DocWorks (se bruksveiledningen på Innersvingen). 5