VERSJON 5.1/5.2 HURTIGREFERANSE WINDOWS 16-BIT

Transkript

1 VERSJON 5.1/5.2 HURTIGREFERANSE WINDOWS 16-BIT TM

2 GROUPWISE 5.2 HURTIGREFERANSE GroupWise er programvaren som dekker alle dine behov når det gjelder meldinger, planlegging og kalenderfunksjoner. Nedenfor finner du en kort oversikt over hvordan du kan bruke GroupWise. Send meldinger og planlegg avtaler Med GroupWise trenger du ikke å skrive et memo, kopiere og distribuere det for deretter å lure på om mottakeren noensinne mottar det. Med GroupWise kan du raskt sende en melding til flere personer samtidig og holde oversikt over hvem som har åpnet den, slettet den, og så videre. Med planleggingsfunksjonen kan du enkelt finne ut når personer, konferanserom og andre ressurser er tilgjengelige. Finne og sortere adresser Når du sender en melding til flere personer, ønsker du vanligvis ikke å måtte skrive alle navnene i Til-boksen. Du kan bruke adresseboken til å raskt velge flere mottakere for en melding. Du kan sortere informasjonen i adresseboken på mange forskjellige måter. Du kan unngå å måtte søke i hele adresseboken ved å lage personlige adressebøker. Bruke din private kalender GroupWise hjelper deg med å holde oversikt over avtaler, oppgaver og notater. De forskjellige oversiktene som er tilgjengelige i kalenderen, lar deg se en dag, en uke, et år, bare oppgaver, bare avtaler, og mer. Du kan også planlegge og flytte avtaler fra kalenderen. Vise statusinformasjon I stedet for å lure på om en mottaker har mottattt eller åpnet meldingen fra deg, kan du kontrollere statusen for utgående meldinger ved å bruke Informasjon. Informasjonsvinduet viser datoen og klokkeslettet for når mottakerne mottok, åpnet, godkjente eller slettet meldingen. For innkommende meldinger viser informasjonsvinduet navnene på andre mottakere. Hva mer? GroupWise hjelder deg med å jobbe raskere og mer effektivt. Bruk hyllen til raskt å åpne en filtrert inn- eller utkurv, et postvindu du bruker ofte, et program du ofte starter, og mer. Ikoner som plasseres på hyllen, blir snarveier som er tilgjengelige når GroupWise er åpen. Notify varsler deg når du mottar meldinger, når noen åpner en melding du har sendt og når du har en avtale. Når Notify kjører kan du også aktivere alarmer som minner deg om telefonsamtaler, programmer som skal startes, og så videre. Rutinglisten sender en melding eller oppgave fra ett gruppemedlem til det neste, og lar hver person legge til kommentarer. Du bestemmer rekkefølgen på personene som skal motta meldingen, og hvis du setter deg selv som siste person på rutinglisten, returneres meldingen til deg.

3 Forstå hovedvinduet Hovedvinduet er som hjemmebasen for GroupWise 5. Fra hovedvinduet kan du åpne inn- eller utkurven, planlegge avtaler, vise kalenderen, og mye mer. vise elementene du har sendt. Fra hyllen kan du enkelt åpne dine mest brukte oversikter, makroer og applikasjoner. vise elementene du har mottatt. vise elementene du har slettet. vise kalenderen. planlegge et møte. tildele en oppgave. sende en melding. tildele en oppgave. sende en telefonmelding. Inn- og utkurvmappene Brukermappen (angitt ved brukernavnet ditt) representerer din GroupWise-database. Brukermappen inneholder andre mapper i tillegg til elementer. Postkassemappen i innkurven inneholder alle elementer du har mottatt. I utkurven inneholder den alle elementer du har sendt. Kalenderen viser alle avtaler, notater og oppgaver i en liste. Arkivskapet er en beholder for alle mappene dine. Knapperaden I alle oversikter og vinduer kan du klikke på Vis > Knapperad for å vise en rad med snarveier til vanlige oppgaver. Du kan redigere knapperader for å ta med oppgaver du bruker ofte, starte et program, kjøre en makro, og mer. Mer informasjon om hovedvinduet Et Hjelp-emne kan forklare hva alle ikonene ved siden av elementene i innkurven representerer. ikoner>dobbeltklikk på ikoner (innkurv). En los kan lære deg hvordan du filtrerer innkurven, utkurven eller papirkurven slik at du bare ser elementer som er i samsvar med kriteriene du definerer. Klikk på Hjelp>Los>Vis bare bestemte elementer>ok. Et Hjelp-emne kan vise forskjellige måter du kan bruke hyllen på. hylle>klikk på Vis emner>vis emner. Hvordan-boken inneholder mange forskjellige emner som forklarer hvordan du organiserer postkassen. Klikk på Hjelp>Hvordan>Organisere og rydde postkassen>organisere innkurven og utkurven>klikk på et emne. Et Hjelp-emne forklarer hvordan du bruker kalenderen til tidsplanlegging. kalender>klikk på Vis emner>dobbeltklikk på Kalender.

4 Bli kjent med adresseboken Du kan se på adresseboken som telefonboken i GroupWise. Adresseboken lagrer navn, e- postadresser, telefonnumre og mer. Du kan sortere navnene i listen etter fornavn, etternavn eller bruker-id. Bruk personlige adressebøker til å liste opp interne navn, eksterne adresser og grupper du ofte sender til. Postene i personlige adressebøker kan redigereres når du trenger å oppdatere informasjon om navn, adresse, telefonnummer eller organisasjonsnavn. Komme i gang Sende en melding 1. Klikk på Send>Ny post 2. Skriv ett eller flere brukernavn i Til-boksen. 3. Skriv et emne. 4. Skriv en melding. 5. Klikk på Send. Lese mottatte elementer 1. Dobbeltklikk på innkurven i hovedvinduet. 2. Dobbeltklikk på elementet du vil lese. Vise kalenderen 1. Klikk på Vindu>Kalender. Hvis du vil se en annen kalenderoversikt, klikker du i Min kalender-listen i hovedvinduet og deretter på en oversikt. Legge til kalenderoversikten på knapperaden 1. Hvis det er nødvendig, klikker du på Vis>Knapperad i hovedvinduet for å vise knapperaden. 2. Høyreklikk på knapperaden>klikk på Rediger. 3. I Funksjonskategori-listen klikker du på Vindusmeny. 4. I Funksjoner-listen klikker du på Kalender. 5. Klikk på Legg til knapp>ok. Finne ledig tid for et møte 1. Klikk på Send>Ny avtale 2. Skriv brukernavn og ressursnavn i Til-boksen. Hvis du ikke kjenner de riktige navnene, klikker du på Adresser>dobbeltklikker på hver bruker og ressurs>og klikker på OK. 3. Angi første mulige dag for møtet i Startdatoboksen. 4. Angi møtetes varighet. 5. Klikk på Opptatt?>OK. 6. Dra den stiplede boksen til du finner et tilgjengelig tidspunkt (ikke nedtonet) på øverste rad>klikk på OK. 7. Fullfør avtalen>klikk på Send.

5 Bruke skjermbasert Hjelp All dokumentasjon til GroupWise-klienten er tilgjengelig som skjermbasert dokumentasjon. Du kan bruke skjermbasert Hjelp på en rekke måter. Velg metoden som best passer for deg. Søk viser oppslagsord for å hjelpe deg med å finne emner - som et stikkordregister i en bok. 1. Klikk på Hjelp>Søk etter Hjelp om. Hvordan organiserer Hjelp-emnene i oppgaver slik at du enkelt finner det du leter etter. 1. Klikk på Hjelp>Hvordan. Funksjoner du bør forsøke Funksjon Aktivere alarmer Trekke tilbake en melding Være stedfortreder for en annen bruker Hente statusinformasjon Bruke din personlige kalender Kontrollere tidsplanen til andre brukere for å hindre konflikter når du planlegger et møte Hvor kan du lære mer? Klikk på Hjelp>Los>dobbeltklikk på Avtale- Aktiver alarm. Klikk på Hjelp>Hvordan>Rette feil>trekke tilbake en melding. stedfortreder>klikk på Vis emner>dobbeltklikk på Stedfortreder. KLikk på Hjelp>Hvordan>Sende meldinger>levere meldinger>påse at alle får meldingen. personlig planlegger>klikk på Vis emner>dobbeltklikk på Kalender. Klikk på Hjelp>Los>dobbeltklikk på Planlegg - Kontroller konflikter.

6 Bruke automatiske funksjoner GroupWise Enhancement Pack inneholder ekstrafunksjoner som virker automatisk, som å legge signaturer til meldinger du sender, lete etter stavefeil i meldinger, åpne en kalenderoversikt hver gang du åpner en avtale, sortere liknende meldinger i en meldingstråd, legge navnet ditt til avtaler du planlegger, sende meldinger som ikke kan leveres, på nytt, og mye mer. GroupWise Enhancement Pack installeres separat. Når du skal installere Enhancement Pack, kjører du SETUP.EXE i katalogen UTILS\GEP i installeringskatalogen for klienten. Åpne samme oversikter hver gang du starter GroupWise Hvis du åpner de samme oversiktene hver gang du starter GroupWise, kan du spare tid ved å plassere disse oversiktene på hyllen i et oppstartsikon. Du ønsker kanskje å åpne dagoversikten for planleggeren og en filtrert innkurv når du åpner GroupWise. 1. Åpne to eller flere vinduer eller oversikter. 2. Ordne vinduene slik du vil de skal være når de åpnes. 3. Minimer oversiktene slik at de vises som ikoner i arbeidsområdet. 4. Dra ett av oversiktsikonene til hyllen. 5. Dra det andre oversiktsikonet til det eksisterende ikonet på hyllen. 6. Lukk oversiktsikonene i arbeidsområdet. Når du dobbeltklikker på hylleikonet første gang, vises oversiktene som minimerte ikoner. Dobbeltklikk på hvert ikon og lukk deretter de åpne oversiktene. Når du nå dobbeltklikker på hylleikonet, åpnes begge oversiktene. Du kan finne dette Hurtigreferanse-kortet og annen informasjon om GroupWise på GroupWise Cool Solutions-hjemmesiden på Hvis du har spørsmål angående postkassen, bør du kontakte din lokale IS&T-representant. Patentanmeldt Laget i USA A PDF