POLITISKE SAKSDOKUMENTER:

Transkript

1 POLITISKE SAKSDOKUMENTER: FRA PAPIR TIL PC Installasjons- og brukerveiledning Sunndal kommune Side 1 of 20

2 Side 2 of 20

3 Innholdsfortegnelse 1 Laste ned PDF-XChange Viewer Installere PDF-XChange Viewer Anbefalt struktur på lagring Fornuftig lagring Hvis du bruker Windows XP: Hvis du bruker Windows 7: Lage mapper Hvis du bruker Windows XP: Hvis du bruker Windows 7: Mappestruktur Filnavn Bruke PDF-XChange Viewer Åpne og lukke bokmerker Hoppe fram og tilbake i det politiske dokumentet Museknapp over objekter Notatverktøy Rød pil Gjennomstreking Skrive Link til referatsaker Angre...20 Side 3 of 20

4 Side 4 of 20

5 1 LASTE NED PDF-XCHANGE VIEWER En nødvendighet for at politikere skal kunne ha papirløse møter, er å ha programvare for redigering, og endring av møtepapirer. Sunndal kommune har valgt programmet PDF-XChange Viewer, som er det samme som Vestnes kommune bruker. 1. Last ned PDF-XChange Viewer Denne finner du ved å gå inn på Sunndal kommunes sine hjemmesider på Under Politikk helt nederst på siden, finner du. Her kan du laste ned programmet Direktelinken er: Sunndal kommune.no -> Politikk -> 2. Trykk på PDF-Program politikere -knappen. Litt avhengig av om du bruker Internet Explorer, Mozilla Firefox, eller en annen nettleser, vil du nå få spørsmål om hvor du vil lagre filen din. Velg skrivebordet Side 5 of 20

6 2 INSTALLERE PDF-XCHANGE VIEWER Etter at du har lastet ned PDF-XChange Viewer, som er programmet du skal bruke på framtidige papirløse politiske møter, er vi klar for å installere PDF-XChange Viewer. Finn fram til programmet du skal installere. Den ligger nå på skrivebordet, og heter PDFXVwer.exe. Hvis den ikke ligger på skrivebordet, kan det være at den automatisk har havnet på nedlastinger. Denne mappen finner du ved å gå på: Start -> Dokumenter -> Nedlastinger. Når du har funnet filen PDFXVwer.exe er det klart for installering. 3. Trykk en gang på filen med venstre museknapp. Filen vil bli blå (3). 4. Trykk Enterknappen (Return-knappen) ned en gang. OBS! Etter at installasjonen har begynt, vil mange få spørsmål om Åpen fil Sikkerhetsadvarsel. Hvis det skjer deg, er det bare å trykke KJØR, og fortsette installasjonen. 5. Velg språk for installasjonen (5). 6. Trykk OK for å fortsette. Side 6 of 20

7 7. Trykk Neste for å fortsette installasjonen (7). 8. Velg så Jeg Aksepterer Lisensbetingelsene (8). Trykk så Neste (9) for å fortsette. Side 7 of 20

8 Denne lille installasjonsmanualen går ikke inn på hva du skal gjøre hvis du ønsker å endre installasjonsområde. 9. Trykk neste for å fortsette installasjonen (9). Side 8 of 20

9 10. Forsikre deg om at A) Addon for Internet Explorer ikke er haket av. Forsikre deg om at B) Addon for Mozilla Firefox, opera og Chrome ikke er haket av. Trykk Neste for å fortsette (10). Side 9 of 20

10 11. Trykk neste for å fortsette. 12. Trykk neste for å fortsette. Side 10 of 20

11 13. Trykk for å ikke akseptere ASK Toolbar (13A). a. Trykk for å ikke akseptere å bytte søkeleverandør (13B). b. Trykk Neste for å fortsette (13C). 14. Trykk neste for å fortsette. Side 11 of 20

12 15. Trykk Installer for å installere PDFX-Change-programmet. Så er det bare å vente mens programmet installerer seg ferdig. Side 12 of 20

13 Side 13 of 20

14 3 ANBEFALT STRUKTUR PÅ LAGRING For å ha en ordentlig struktur over mapper og filer som tilhører de ulike utvalgene, har Sunndal kommune en anbefalt struktur. Vi skal her ta for oss anbefalt struktur, og hva vi skal gjøre for å få til mappene. 3.1 Fornuftig lagring Hvis du bruker Windows XP: Gå inn på mine dokumenter (Start -> Kjør -> Mine dokumenter) Hvis du bruker Windows 7: Gå inn på Dokumenter (Start -> Dokumenter) 3.2 Lage mapper For å lage en mappe, gjør følgende: Hvis du bruker Windows XP: Velg FIL -> NY -> Mappe Side 14 of 20

15 3.2.2 Hvis du bruker Windows 7: Trykk med høyre museknapp et eller annet sted midt i bildet, og velg så NY -> MAPPE 3.3 Mappestruktur Vi har noen anbefalinger på bruk av en fornuftig struktur når det gjelder politiske dokumenter. En anbefalt mappe struktur får du i dette underkapittelet. Lag en mappe som heter 2010 I mappen som heter 2010 lager du mapper som har navn lik de politiske råd og utvalg du er medlem av. Eksempler på gode navn som ligger i 2010-mappen kan være: - Kommunestyret - Økonomi- og planutvalget - Oppvekst- og omsorgsutvalget - Teknikk-, miljø- og kulturutvalget - Administrasjons- og arbeidsmiljøutvalget - Eldrerådet - Ungdommens kommunestyre - Kontrollutvalget - Andre styrer, råd og utvalg I mappen Kommunestyret lager du to mapper: - Innkallinger - Protokoller Hold venstre museknapp nede mens du merker de to mappene ved navn Innkallinger og protokoller. Side 15 of 20

16 OBS! Dette gjøres for og lett kunne lage flere mapper! Når mappene er merket, trykk høyre museknapp ned, og velg KOPIER. Du har nå kopiert de tomme mappene. Gå så tilbake til mappen som heter Trykk på høyre museknapp på de rådene du ikke har laget mapper i enda. Velg så lim inn. Gjenta dette på alle mapper du ikke har laget mapper i. Når du har gjort dette, vil du ha følgende mappe struktur: For å spare tid kan du nå gjøre følgende: Lag mapper som heter 2011, 2012, 2013, og Merk alle mapper som ligger rett under Trykk med høyre museknapp på mappen som heter Velg lim inn. Gjenta på alle andre mapper med årstall. Da har du laget mappestruktur for alle politiske råd og utvalg du er medlem i. 3.4 Filnavn En anbefaling på filnavn som kan være oversiktlige og strukturerte er: Alle innkallinger og protokoller blir navngitt etter måned først. For eksempel 03_2010 som viser til at møtet var i mars Hvis det eventuelt er ønskelig med dato kan da filnavnet bli 03_24_2010. Hvis navnekonvensjonen gjøres på måned_årstall(eks 03_2010), er det lett å sortere på navn. Da vil politiske dokumenter bli sortert på måned først. Side 16 of 20

17 4 BRUKE PDF-XCHANGE VIEWER I denne lille brukerveiledningen skal vi gå igjennom vanlig bruk av et PDF-program. Vi skal se litt på de viktigste verktøyene for bruk av PDF-XChange Viewer Åpne og lukke bokmerker Av og til er det nødvendig å lage ekstra plass på skjermen til saksdokumenter. Da kan det være greit å kunne lukke bokmerker midlertidig. Ved å trykke på a) skjuler du bokmerker Ved å velge VIS -> Bokmerker viser får du fram bokmerkene igjen Hoppe fram og tilbake i det politiske dokumentet Når det gjelder hopping fram og tilbake i det politiske dokumentet (fra sak til sak, mellom vedlegg osv), er det enklest å bruke Bokmerker. Under bokmerker finner du en oversikt over alle saker som er med i det politiske møtet. Ved å trykke på +-tegnet som er ved siden av saken, får du fram underpunktene. Ved å trykke på Saksfremlegg hopper du direkte til saksfremlegget. Ved å trykke på +-tegnet som er ved siden av Vedlegg, viser du fram underpunktene. Da kan du ved å trykke på underpunktene hoppe direkte dit. Side 17 of 20

18 4.1.3 Museknapp over objekter Hvis du ønsker å vite mer om hva et verktøy gjør i PDF-XChange Viewer, kan du holde museknappen over et verktøy. Da vil du få opp en tekstboble som sier noe om funksjonaliteten til verktøyet. Ved å holde musepeker over uthevingsverktøy (a), får jeg opp en tekstboks (b) som sier noe om verktøyet Notatverktøy Ved å holde musepeker over Notatverktøy (a), får du opp en tekstboks(b) som gir deg informasjon om det aktuelle verktøyet. Ved å trykke på (a), får du opp en palett (b) med forskjellige notatverktøy-valg For å bruke kommentarfeltet, er det bare å trykke på den plassen i dokumentet du ønsker å kommentere Side 18 of 20

19 Ved å trykke på (b), får du opp forskjellige uthevingsverktøy. For å bruke kommentarfeltet, er det bare å trykke på den plassen i dokumentet du ønsker å kommentere Side 19 of 20

20 4.1.5 Rød pil Ved å trykke på den røde pilen, får du opp et pilverktøy. Dette kan være nyttig for å peke til noe i ditt politiske dokument. For å bruke dette verktøyet, er det nok å holde venstre museknapp nede, dra fra der pilen skal starte, til der pilen skal slutte. For å lage en kommentar, er det nok å dobbeltklikke på pilen du har laget Gjennomstreking For å velge et gjennomstrekingsverktøy, er det nok å trykke på symbolet For å gjennomstreke noe, kan du holde venstre museknapp nede, og merke teksten som skal gjennomstrekes Skrive Hvis du ønsker å skrive noe i det politiske dokumentet, kan du trykke på symbolet Trykk så med venstre museknapp der du ønsker å skrive. Så er det bare å skrive i vei Link til referatsaker For å lese referatsaker, kan du finne dem på: Sunndal kommunes hjemmesider under Politikk. Trykk deg ned i det aktuelle utvalget, og underst på sakslistene, finner du referatsakene. Disse er nummerert med RS Angre Det er flere måter å angre på. Ved å gå på Rediger, og så velge Angre siste handling, går du et steg tilbake på det siste du gjorde. En snarvei for dette er å holde nede CTRL-tasten mens du trykker på Z. Side 20 of 20